Inicialmente, o Arquivo Público do Estado propôs evoluir o sistema SPdoc a fim de torná-lo capaz de

produzir e gerenciar documentos digitais e promoveu dois eventos científicos com a participação de
grandes especialistas na área para discutir os inúmeros aspectos envolvidos na gestão, preservação e
segurança da informação: o I Seminário Documentos Públicos na Era Digital, realizado em 25 de abril
de 2017 e o II Seminário Documentos Públicos na Era Digital, realizado nos dias 9 e 10 de maio de
2018, com notável repercussão entre os servidores e gestores estaduais. Ainda, para avaliar a
produção do conhecimento acerca da tecnologia da informação aplicada aos Arquivos, o Arquivo
Público do Estado lançou a sexta edição da Revista do Arquivo, em abril de 2018. Nota-se, portanto,
que a partir de 2017, para atender à demanda do Governo, a Secretaria de Governo, a Companhia
de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - PRODESP e o Arquivo Público do Estado
passaram a avaliar efetivamente alternativas para realizar a seleção de uma solução tecnológica
corporativa e gratuita capaz de promover a substituição gradual e segura de documentos em papel
pelos documentos digitais no âmbito da Administração Estadual. A solução, contudo, deveria
observar os requisitos mínimos obrigatórios da gestão arquivística de documentos, ou seja, a
classificação no ato da produção, o controle de documentos avulsos e compostos, a captura de
documentos externos ao sistema e a contagem de prazos de guarda. A recomendação, após
inúmeros estudos e testes, foi pela adoção do “Módulo de Gestão de Documentos” do “Sistema
Integrado de Gestão Administrativa” (SIGA- -doc), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 2ª
Região (TRF-2), uma solução gratuita licenciada como software livre, cujo desenvolvimento observou
os principais requisitos arquivísticos e que impunha poucas restrições à mudança de seu código
fonte, permitindo evoluções no sistema para adequá-lo à realidade estadual. Com o apoio da equipe
técnica do TRF-2, iniciou-se os projetos piloto, com prova de conceito, mapeamento de fluxo e
modelagem de documentos digitais. A atuação do Arquivo Público do Estado no projeto foi sempre
no sentido de garantir que a solução tecnológica de produção de documentos digitais fosse capaz de
atender aos requisitos e metadados mínimos indispensáveis de gestão, preservação e segurança da
informação, a fim de proteger a autenticidade, integridade e disponibilidade dos documentos
arquivísticos produzidos em ambiente digital. Para promover o regramento da produção de
documentos no ambiente digital, o Arquivo Público do Estado aprovou a Portaria UAPESP/SAESP n.
2/2018, que define procedimentos para orientar a modelagem de documentos digitais, e dispendeu
enormes esforços na definição de um marco legal para regular a produção de documentos digitais
em âmbito estadual, os quais resultaram na aprovação do Decreto n. 64.355/2019, que instituiu o
Programa SP Sem Papel e seu Comitê de Governança Digital - cujo Comitê foi extinto pelo Decreto n.
65.347/2020 e suas atribuições transferidas para o Comitê Gestor de Governança de Dados e
Informações do Estado de São Paulo, instituído pelo Decreto n. 64.790/2020. Política Pública de
Arquivos e Gestão Documental do Estado de São Paulo 13 O Programa ganhou o Portal SP Sem Papel
com o objetivo de produzir documentos e processos digitais com segurança, transparência,
economicidade, sustentabilidade e, sempre que possível, de forma padronizada, bem como imprimir
maior eficácia e celeridade aos procedimentos administrativos. O Portal SP Sem Papel é de uso
exclusivo dos servidores públicos da administração estadual, prefeitos e entidades sociais
autorizados a produzir documentos digitais e/ou formalizar relação bilateral com o Governo do
Estado de São Paulo - também facilita o relacionamento entre Prefeituras, Assembleia Legislativa e o
Governo do Estado de São Paulo. A partir de julho de 2019, o sistema SP Sem Papel (“Documentos
Digitais”) vem sendo gradativamente aprimorado, com melhorias nas regras de negócio, definição
de procedimentos de gestão documental adaptados ao ambiente digital e modelagem de
documentos digitais que contribuem para a padronização de forma e conteúdo dos documentos
públicos. A expansão gradual do Programa também ganhou impulso com a colaboração da Fundação
Vanzolini e da PRODESP nas ações de capacitação em larga escala e apoio aos usuários, com o
desenvolvimento de ambiente virtual de aprendizagem e treinamentos à distância.