Modelo de comunicado: tudo que

você precisa saber para criar um

comunicado interno eficiente
06 Jan 2016

A comunicação eficaz é um dos principais fatores responsáveis pelo

sucesso de uma empresa, afinal todas as ações começam com a
comunicação. Quando ela é falha, todos os processos são prejudicados, o
que além de gerar perdas financeiras pode causar um mal estar entre os
colaboradores.

Mas conseguir garantir a eficiência da comunicação dentro de uma

organização não é nada fácil, é preciso saber lidar com várias
personalidades diferentes e muitas vezes, ainda driblar a distância física
entre matriz e filiais.

Para que a comunicação seja eficiente é preciso garantir que todo o seu
processo seja eficaz. De forma simplificada, ele é composto por emissor,
quem dá início ao processo comunicativo emitindo uma mensagem;
receptor, o alvo do emissor, que recebe a mensagem; mensagem, o objeto
da comunicação, ela é constituída pelo conteúdo das informações
transmitidas; e pelo canal, meio pelo qual o emissor transmite a
mensagem ao receptor.

Nesse processo, o principal cuidado deve ser para eliminar os ruídos e

garantir que a mensagem emitida foi corretamente recebida e
interpretada pelo público-alvo.

São várias as ferramentas e práticas que ajudam a eliminar os ruídos na

comunicação no ambiente empresarial, entre elas: jornal mural,
comunicados internos, intranet, comunicadores internos, agenda
compartilhada, informativos, reuniões e fórum de discussão. É preciso
identificar a que melhor se encaixe a realidade da sua empresa e
desenvolver um trabalho de implementação.

Descobrir qual a forma mais eficiente para transmitir uma mensagem ou

informação aos colaboradores da sua empresa não é muito simples. Essa
tarefa, que quase sempre cabe ao departamento de comunicação ou de
recursos humanos, exige muito conhecimento sobre a equipe de trabalho
para identificar o que atinge melhor cada integrante.

É necessário testar vários canais até encontrar o mais efetivo para a sua
organização. Além de manter todos os colaboradores alinhados com o
que está acontecendo na empresa, ampliar a visão do funcionário sobre
os processos da organização, o comunicado interno ajuda a padronizar as
notícias, e colaboram para um ambiente de trabalho com comunicação
mais transparente.

O post de hoje é para que você conheça melhor um desses canais, o

comunicado interno. Além de apresentar esse conceito, preparamos um
modelo de comunicado para você usar em sua empresa. Continue
acompanhando.

Comunicado interno
O comunicado interno pode parecer um meio de comunicação
ultrapassado, mas não é. Um dos documentos oficiais mais comuns
dentro de uma instituição, órgão público ou empresa, o comunicado
interno é muito importante. É ele que informa, torna público e alerta a
todos que fazem parte de uma empresa sobre algum procedimento ou
qualquer tipo de acontecimento.

Além de manter todos os colaboradores alinhados com o que está

acontecendo na empresa, ampliar a visão do funcionário sobre os
processos da organização, o comunicado interno ajuda a padronizar as
notícias, e colaboram para um ambiente de trabalho com comunicação
mais transparente.

Comunicado interno x Tecnologia

Muitas pessoas costumam dizer que o avanço da tecnologia eliminou o
comunicado interno, o que é um equívoco. O que aconteceu foi uma
mudança na forma de fazer comunicados internos por parte de algumas
empresas que tem usado a tecnologia como aliada.

Agora é mais fácil fazer comunicados inovadores. O jornal mural vem

sendo substituído pelo mural eletrônico e pela TV corporativa, nem
sempre o comunicado é impresso e entregue em mãos, ele também pode
ser enviado por email.

O comunicado interno tradicional, impresso e assinado, se adaptou as

novas tecnologias mas não deixou de ser fundamental para o bom
funcionamento da sua empresa e deve ser elaborado com muita atenção
e cuidado.

Mas para ser eficaz e alcançar o objetivo para o qual foi criado, um
comunicado precisa ser claro, objetivo e escrito de uma forma que seja
entendida por todos. Como criar um comunicado interno? Qual sua
estrutura? Qual linguagem usar? Como entregá-lo aos colaboradores?
Vamos te ajudar a responder essas perguntas com as nossas dicas.

Estrutura do comunicado interno

É muito importante elaborar um comunicado interno bem estruturado.
Antes de começar a elaborar o modelo de comunicado para usar sempre
em sua empresa, confira quais são os itens que normalmente compõe
esse tipo de documento e como desenvolver cada um deles.

Título

A seção do título – ou cabeçalho – identifica para quem é o público-alvo

daquele comunicado interno. Nele, devem estar itens como remetente,
data de envio e assunto. Além disso, essa parte deve conter um título
atrativo, para que o comunicado não passe despercebido. Não se
esqueça de colocar como destinatário quem realmente precisa receber
aquela informação.
Abertura

O parágrafo de abertura define e apresenta o propósito de seu

comunicado. Essa parte deve ser muito breve e composta por poucas
frases. Procure deixar o assunto claro de forma resumida e discorra sobre
o assunto apenas no próximo item.

Corpo do texto

É no corpo do texto que você vai apresentar a sua mensagem. Quando for
elaborar o conteúdo, comece pela informação principal, a mesma que
você apresentou na abertura. Nesse espaço você deve explica-la melhor,
mas mesmo assim a regra é não se estender demais. O corpo do texto
também é o espaço para você inserir informações mais gerais e não tão
importantes.

Encerramento

A parte final do seu comunicado interno deve ser destinada às

considerações finais. O ideal e mais recomendado é encerrar o texto de
maneira positiva, para deixar uma boa impressão. É muito importante
incluir também uma saudação final ou os seus cumprimentos para
encerrar o seu texto. Caso você sinta a necessidade de reforçar algo que
foi dito, o encerramento é o espaço ideal.

5 dicas para criar um comunicado interno eficaz

para a sua empresa
Agora que você já sabe qual a estrutura do comunicado interno,
separamos algumas dicas fundamentais para que sua a mensagem seja
passada de forma clara, transparente e eficiente. Acompanhe.

Use uma linguagem simples, fácil e objetiva

Quando se pensa em comunicado interno, muitos já imaginam uma carta

oficial cheia de palavras difíceis. Evite isso. Seja objetivo e claro no que
você quer dizer usando palavras de fácil entendimento. Quanto mais
rebuscada for a sua linguagem, maiores são as chances da sua
comunicação falhar.

Mantenha uma estrutura de comunicado simples e você estará no

caminho certo. O objetivo é que a mensagem seja entendida por todos,
por isso, não seja o dificultador do processo.

Evite grandes blocos de texto

Se o assunto que você precisa tratar requer muitas linhas, divida tudo em
parágrafos. Grandes blocos de textos sem interrupção deixam o leitor
com pouca disposição para uma leitura completa. E é importante que ele
leia tudo até o fim.

Use bulletpoints

Ao final do seu comunicado acrescente um box com um resumo dos

tópicos mais importantes tratados. Lembre-se que todos devem ter uma
linha. Assim, se seu colaborador não tiver muito tempo para ler tudo no
momento que ele recebe o comunicado, ele pode passar os olhos pelos
tópicos principais e já se familiarizar com o assunto.

Isso facilita a leitura e aumenta o grau de compreensão do texto por parte

de todos.

Seja educado e não se esqueça do destinatário e

assinatura

O comunicado é formal, mas não precisa ser muito seco. Peça um minuto
de atenção, diga por favor e dê direcionamentos ao invés de ordens. Não
se esqueça também de colocar no início do comunicado para quem ele se
direciona e no final um agradecimento com assinatura. Isso deixa o
comunicado mais oficial e bem estruturado.

Não se esqueça da identidade da sua empresa

O comunicado interno transmite uma mensagem da sua empresa aos
colaboradores, por isso é muito importante que ele leve a marca da sua
empresa. Inserir a sua identidade dá mais credibilidade a informação, além
de organizar os documentos que circulam na empresa.

Distribua o comunicado interno por e-mail

Além de afixar seu comunicado em murais, divulgá-lo na intranet ou

entregá-lo impresso, envie uma versão dele por e-mail. Este meio de
comunicação é um dos mais eficazes, pois, além de integrar todos os
seus colaboradores em apenas um clique, a pessoa que recebe o e-mail
ficará na incumbência de lê-lo, mesmo que apenas quando tiver tempo.

Isso faz que com aumente as chances do seu comunicado ser recebido e
lido por todos.

Modelo de comunicado
Para te ajudar a elaborar um modelo de comunicado interno para usar
sempre em sua empresa, separamos alguns exemplos de temas variados.
Assim, você pode escolher um padrão para cada situação. Confira.

1 – Reunião

Para:
Atenção a:
De:

Assunto: Comunicado de reunião

Prezado Senhor,

Conforme nossa conversa telefônica, estou escrevendo para lembrá-lo da

reunião agendada em data, para discutirmos as mudanças estabelecidas.

A reunião está marcada para data, horário, local.

Solicito, portanto, a comunicação de qualquer impedimento de sua parte.

Atenciosamente.

[ Nome ]

[ Cargo ]

2 – Férias Coletivas

[Local e data.]

Prezado Cliente:

Estaremos em férias coletivas no período de [Data] até [Data]

Portanto, pedimos a gentileza de reforçarem seu último pedido para evitar

falta de mercadoria.

Aproveitamos essa oportunidade para agradecer a todos os nossos

clientes e fornecedores por mais um ano de parceria comercial.

Desejamos a todos um Natal de paz, cheio de amor, prosperidade e

harmonia.

Atenciosamente,

[Nome da empresa]

[Assinatura da diretoria]

3 – Ausência de empregado

Para: Departamento de Recursos Humanos

De: Departamento de Compras

Assunto: Ausência de Empregado

Comunico que Rogérios Dias, auxiliar administrativo, Carteira Profissional

nº…, não comparece ao serviço desde o dia …… último. Solicito tomar
providências.

Grato,

[Nome],

[Cargo]

4 – Aviso do Departamento de RH

Para: Colaboradores
De: RH

Assunto: Aviso

O Departamento de Recursos Humanos comunica a todos os

colaboradores que a Diretoria, por liberalidade, resolveu que não haverá
expediente na segunda-feira de carnaval. O expediente voltará ao normal
quarta-feira de cinzas, às 12h00.

[Local e data]

[Nome]

[Cargo]

5 – Ausência de empregado com justificativa

[Local e data.]

Para: Departamento de Recursos Humanos

De: Departamento financeiro

Assunto: Comunicação de falta com justificativa

Luciana Oliveira, Carteira Profissional nº…, funcionária de nosso

departamento, avisou que deixaria de comparecer ao expediente de hoje
por motivo de doença, o que ficou de comprovar.

Grato,

[Nome],
[Cargo].

6 – Palestra

[Local e data]

Para: Colaboradores
De: Diretoria

Comunicamos a todos os colaboradores que, na próxima quinta-feira, dia

XX/XX/XXXX, no período vespertino, será realizada em nosso auditório
uma palestra ministrada pelo Dr. Cláudio Munk, abordando o tema
Administração Eficiente do Tempo

Em virtude disso, não haverá expediente no período, sendo que todos os

colaboradores estão convidados a participar da palestra.

[Nome]
[Cargo]

7 – Não haverá expediente

Comunicado interno XXXX/XX – De XX de XXXXX de XXXX.

De: Direção da Faculdade

Para: Funcionários Administrativos, Docentes e Discentes

Comunicamos a todos que, na próxima segunda-feira, dia XX/XX/XXXX,

não haverá expediente na XXX, devido  realização  das apresentações das
defesas de monografia que acontecerão  aos sábados entre os dias :

XX/XX: Curso de Pedagogia

XX/XX: Curso de Administração

XX/XX: Curso de Letras

Em virtude disso, não haverá expediente na data aprazada, no entanto

todos os Docentes e Discentes estão convidados a participarem das
defesas.

Os Discentes que participarem como ouvintes, receberão certificação.

[Nome]

[Cargo]

Assim como todas as práticas de comunicação interna, o comunicado

interno é fundamental para manter um ambiente de trabalho transparente
e agradável para todos. É muito importante para qualquer empresa,
manter os colaboradores bem informados sobre tudo que acontece na
organização.

Vale lembrar que também cabe aos colaboradores buscar essas

informações e absorve-las da melhor maneira possível, contribuindo
assim com o crescimento da empresa e com a sua própria carreira.

Levando em consideração todos os modelos e dicas apresentados em

nosso post, não tem como errar: com certeza ficará muito mais fácil criar
um comunicado interno eficiente.

Para saber mais sobre comunicado interno, confira o nosso infográfico:

“Comunicado interno: tudo que você precisa saber“.

Você já aplica alguma delas no seu dia a dia empresarial? Na sua empresa,
o comunicado interno é muito utilizado? Você já passou por algum
problema causado por comunicados ineficientes? Deixe um comentário e
compartilhe sua experiência e suas dúvidas conosco! Continue
acompanhado nosso blog e fique de olho em novas dicas!

Por Talita Maria