Conceito de secretária

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Do latim secretarĭus, uma secretária (ou um secretário) é uma pessoa que

se encarrega de receber e redigir a correspondência de um superior
hierárquico, organizar e gerir a agenda deste e vigiar, classificar e ordenar
os documentos, as pastas e os processos num escritório (ou num
gabinete). O cargo que ocupa uma secretária costuma designar-se
auxiliar administrativo(a).

A secretária, por conseguinte, realiza certas atividades elementares e

imprescindíveis no seio de uma empresa ou de uma organização. Trata-se
da funcionária que se encarrega da gestão diária, prestando sempre
contas ao seu superior.

O emprego de secretária ou secretário é chamado de secretariado, por

exemplo: “ela começou no secretariado já tem mais de cinco anos”.

Atender o telefone, efetuar chamadas, responder os correios electrónicos,

receber as visitas, arquivar documentos, preparar as assembleias
(reuniões) ou ainda as viagens de negócios e coordenar os pagamentos e
as cobranças são apenas algumas das tarefas que desempenha uma
secretária.

Por exemplo: “Gostaria que tivéssemos uma reunião nos próximos dias
para analisarmos este negócio. Por favor, ligue à minha secretária, uma
vez que ela conhece melhor do que eu a minha agenda”, “Vou pedir os
documentos à minha secretária para procedermos à celebração do
contrato”, “Ontem, falei com a tua secretária e ela disse-me que estavas
doente: o que se passa contigo?”.

Embora o cargo de auxiliar administrativo possa ser exercido por homens

ou mulheres, é mais habitual ser uma mulher a desempenhar esta função,
daí ser muito mais frequente falar-se de secretária (isto é, no feminino) em
vez de secretário.

Com o crescente número de empresas que atuam online, inclusive com

aquelas que possibilitam o trabalho remoto, agora as secretárias também
têm (quando disponível na empresa) a possibilidade de trabalharem de
suas casas, realizando os mesmos procedimentos como atender ligações,
agendar compromissos, elaborar planilhas, etc.

Há também a secretária executiva que é considera o braço direito de

muitos dos líderes de mercado, sendo que essas profissionais
desempenham funções de maior complexidade dentro da organização.

Algumas das funções de uma secretária executiva são: planejamento

estratégico e de comunicação interna e externa, gerenciamento de
equipes, realização de controle de pagamentos, ela participa da rotina da
organização, além de realizar outras tarefas como organizar agendas,
organização de arquivos, controle de atividades, controle de pagamentos,
acompanhar e preparar e reuniões, ajuda no desenvolvimento da
organização, etc.

Um secretário ou secretária executiva precisa de uma formação como

administração, gestão comercial, ciências econômicas ou ciências
contábeis para que possa exercer essa função.

Há também a chamada secretária administrativa que possui funções

similares a essa.

São muitas as funções de uma secretária, logo, ela precisa dispor de

muitas habilidades e competências, especialmente conhecimento e
habilidades no que diz respeito a tecnologia, pois usará de muitas
ferramentas digitais.

Por outro lado, dá-se o nome de secretária ao móvel composto por uma
mesa para escrever, gavetas e prateleiras para arquivar documentos e
livros, no qual se encontra (ou não) um computador ou uma máquina de
escrever, canetas, calculadora e telefone. Noutros termos, é uma
ferramenta de trabalho.
A secretária eletrônica é um aparelho que vem em alguns modelos de
telefones fixos e serve para gravar mensagens quando a pessoa não pode
atender a ligação no momento.

Citação

Equipe editorial de Conceito.de. (21 de Janeiro de 2013). Conceito de

secretária. Conceito.de. https://conceito.de/secretaria