O futuro para os profissionais de secretariado

A profisso de Secretrio, que tem sua origem atravs dos Escribas, homens que dominavam a escrita, faziam contas, classificavam os arquivos e redigiam as ordens, alcana destaque nas dcadas de 50 e 60. O incio da atuao dos profissionais de secretariado, que ocupavam uma posio operacional, consistia basicamente no desempenho de tcnicas secretariais. Suas atribuies eram compostas por atividades como: executar tarefas relativas anotao e redao, inclusive em idiomas estrangeiros, datilografar e organizar documentos e outros servios de escritrio como recepo e registros de compromissos. Um pouco mais adiante, com o Secretariado j institudo na categoria de profisso, as atribuies dispostas so mais abrangentes, como: assistncia e assessoramento direto a executivos, planejamento, organizao e direo de servios de secretaria, coleta de informaes para a consecuo de objetivos e metas de empresas. O perfil exigido do profissional na dcada de 60 requeria apenas pessoas com domnio de lngua estrangeira e tima datilografia, muito diferente do que se exige hoje. Com as transformaes que vem ocorrendo na dinmica social e empresarial, o profissional inserido no contexto das atividades empreendedoras, iniciadoras e criadoras contribuindo significantemente na construo da organizao empresarial. As atribuies que compreendiam o perfil do profissional de secretariado desde o incio de sua profisso, assim como as mudanas ocorridas em todo o cenrio mundial, mais especificamente nas empresas, que estabeleceram ento as novas atribuies presentes na Lei de Regulamentao da Profisso do Secretrio, so conhecidas por todos ns. A partir dos fatos citados e considerando a evoluo constante do mundo globalizado, podemos partir ento para as perspectivas para a profisso de Secretariado, assim como a possibilidade de novas atribuies.Algumas profisses do futuro apresentadas pela pesquisa realizada pelo FastFuture (www.fastfuture.com), nos levam a relacion-las com atribuies que fazem parte do perfil do Secretrio Executivo, atravs de suas competncias, habilidades e atitudes. A primeira o Gestor de Informao Virtual, especialista responsvel por ajudar na organizao da vida eletrnica. Sendo o Secretrio Executivo, profissional conhecedor de informtica, organizador, com capacidade de sntese, criativo e discreto, capaz de conhecer as necessidades de quem ir atender, e atravs disso criar um software capaz de facilitar a vida de seu usurio, atravs de guias que contenham os passos detalhados para utilizar cada funo, alm de alertar sobre riscos e dados salvos no sistema de modo redundante, que possam ser excludos. Assim o profissional facilita o acesso virtual de quem no tem tempo ou no possui os conhecimentos tcnicos para lidar com esse meio eletrnico. Outra profisso seria Gestores de Dados Excessivos, na qual o profissional fica responsvel por cuidar dos dados que seu cliente fornece na internet e redes sociais. Para isso o profissional deve conhecer muito alm das tcnicas de informtica; deve compreender tambm os direitos legais, conhecer o trabalho do seu cliente, para saber discernir entre informaes que podem ser prejudiciais, evitando srios problemas alm do roubo de identidade. Funo que caberia ao profissional de secretariado principalmente por sua capacidade de discernimento, comprometimento, agilidade de raciocnio, ponderao e discrio. Ser Especialista em Social Networking tambm caberia ao profissional de secretariado, que atenderia pessoas marginalizadas ou traumatizadas pelas redes sociais. Para isso, o profissional, que j conhecedor das redes sociais, tambm dever entender das tcnicas de estratgias para sobrevivncia no mundo conectado. O profissional deve ajudar o cliente a determinar as causas de uma imagem negativa perante as redes sociais e tambm desempenhar esse papel de gerenciar as redes sociais de pessoas que simplesmente no gostam e se sentem pressionadas a fazer parte deste mundo virtual. Por ltimo, o Personal Brander, criador dos perfis sociais de celebridades, publicitrios, famosos em geral. Para garantir que o profissional crie as marcas pessoais, atravs das mdias e sites, alm de gerenciar os assuntos, problemas, que devero chegar a essas pessoas, ele dever contar com suas habilidades de

planejamento, organizao e controle; capacidade de identificar, analisar e encaminhar para soluo, possuir conhecimento de gesto da informao, alm de possuir vrias atitudes como, discernimento, discrio, posicionamento, criatividade, entre outras. Podemos concluir que a profisso de secretrio evoluiu significativamente desde seu surgimento at os dias atuais, e a tendncia que continue evoluindo, criando possibilidades variadas para a atuao do profissional, que possui conhecimentos, habilidades e atitudes que possibilitam essas diversas atuaes, para tanto, ele deve se manter no s atualizado, como tambm um passo a frente, preparado para o que o futuro ir apresentar. Autora: Thays Ferreira Lima, secretria executiva, aluna do MBS - Ps Graduao em Secretariado: Gesto de Pessoas e Processos, convnio CESUSC/SINSESC, em Florianpolis (SC).

A secretria do sculo XXI - Posturas, atribuies e responsabilidades

Por Beatriz Bernardi O sculo XXI chegou com fora total e trouxe realidade novas exigncias. Com tantos acontecimentos turbulentos, seja na poltica, seja dentro da sociedade, ou ainda na economia, esses poucos 10 anos que vivemos do novo sculo reavivaram diversos valores que haviam se perdido e at mesmo desconsiderados -, como o bom relacionamento, o respeito nas relaes comerciais e a tica, alm de deixar bem claro quais as consequncias para aqueles que ignoram o grande valor de cada um deles. O avano da tecnologia foi um fator fundamental nesse processo. Sobretudo, a internet facilitou a comunicao no mundo todo com a rapidez da veiculao de informaes e cada vez mais dando credibilidade s relaes firmadas virtualmente, potencializando at mesmo a disseminao de dados e notcias de alto valor. A telefonia fixa, por sua vez, se expandiu com a mesma rapidez que a telefonia via web e trouxe a agilidade que se fez necessria por conta do ritmo dos negcios. Estar por fora da rede neste sculo significou estar fora do planeta. Como no podia deixar de ser, portanto, grandes transformaes rodearam a secretria nos ltimos anos. Alis, diga-se de passagem, desde o surgimento da profisso, diversos aspectos inerentes s suas atividades foram alcanados pelas novas necessidades, modificando, assim, parte da sua estrutura bsica de atuao. Tanto pelo seu prprio executivo, quando pelas exigncias do mercado e pelas atualizaes em termos acadmicos, a secretria, hoje, j no mais a mesma de 10 anos atrs. Ela deixou de ser simplesmente a assistente que cuida dos telefonemas, da agenda e das viagens; o esteretipo da senhora que usa culos e coque nos cabelos, serve caf e digita na mquina de escrever h muito tempo no existe mais. Robert Reich, em seu livro "O Trabalho das Naes", descreve o secretariado como uma das profisses de futuro, e ser uma profisso de futuro significa englobar uma multiplicidade e diversidade de tarefas e exige das pessoas a capacidade de antecipar, identificar e resolver problemas. Roberto Shinyashiki diz que a secretria [...] cada vez mais est se tornando uma profissional capaz de pensar estrategicamente e no ser uma cumpridora eficiente e rpida de ordens e solicitaes. A secretria tem se colocado em um novo patamar, no qual consegue compreender a dinmica de todos os projetos com os quais o executivo esteja comprometido. No basta mais assessorar o executivo, mas ter plena conscincia do que ocorre ao seu redor; ele nunca estar s: sempre haver uma equipe suportando-o nas suas aes, nos processos e que o auxiliaro a alcanar os melhores resultados. Logo, auxiliar o superior e assegurar que ele realize o melhor trabalho significa hoje, tambm, auxiliar queles que esto ao seu redor; ou seja, a secretria passou a ser a ponte da informao, muitas vezes para intermediar a comunicao entre o executivo e os clientes internos (funcionrios e colaboradores) e externos (consumidores e distribuidores). A secretrias assumiram, portanto, um papel cada vez mais estratgico nas companhias, desempenhando funes de assessoria e coordenao e incorporando uma postura mais executiva. Atender telefones, marcar compromissos ou selecionar correspondncia ainda fazem parte das suas atividades, mas esto longe de serem as principais atribuies dessa nova profissional. Vejamos quais so as caractersticas que mais tem chamado a ateno do mercado e das empresas: Adaptabilidade Dinamismo Empreendedorismo Sociabilizao Capacidade Visionria Business Engagement

Se voc est intrigado em no ter visto na lista acima caractersticas como pro-atividade, etica, discrio, multifuncionalidade e boa retrica porque estes requisitos j so dados como fundamentais para a nova face da secretria e j no so mais vistos como diferenciais para o profissional de secretariado. As empresas querem mais e no se satisfazem com um trabalho de nvel mdio. Para Meire Naomi Fujimoto, consultora de recursos humanos, da Catho On Line, as secretrias assumiram a postura de brao direito das corporaes, tendo lugar at mesmo nos processos decisrios. Para ela, a capacidade de administrao o fator que mais tem agradado aos contratantes e a nova chave para o sucesso estar sempre antenada s inovaes e tendncias tecnolgicas, tanto para o prprio desenvolvimento quanto para alcanar boas colocaes no mercado. At mesmo a grade curricular das universidades que oferecem cursos na rea de secretariado esto sendo atualizadas. Matrias relacionadas s reas de atuao gerencial e estratgica, como Recursos Humanos, Finanas, Marketing e Tecnologia so abordadas com mais intensidade e os contedos cada vez mais se relacionam realidade e cotidiano de uma empresa. Fazer uma ps-graduao na rea de secretariado j no mais impossvel: a abrangncia das vertentes disponveis no mercado aumentou e tudo ficou ao alcance das secretrias. Em uma entrevista divulgada no site da Livraria Nobel em comemorao ao dia das secretrias, Stefi Maerker, coordenadora do Comit de Secretrias da Cmara Americana, revelou que um fato relevante no momento de uma contratao a atitude. Formao acadmica muitos tm e experincia importante, mas a atitude a maneira [...] como voc transmite a idia de que voc vai ser capaz de fazer aquilo que ele quer., diz Stefi. Shinyashiki afirma que [...] as secretrias tm de manter postura pr-ativa, executando aes eficientes e em tempo real, pensando junto ou at antes dos executivos que assessoram. fundamental que conheam os desafios dos diretores e tenham contedo de informaes que lhes permita dialogar, propor, ponderar, antecipar-se e apresentar solues em vez de problemas. Versatilidade a palavra que tem dominado o ambiente secretarial e todas essas novas atribuies que lhe so dadas, atualmente, giram em torno desse conceito. Hoje, o profissional deve ser multifuncional, ter viso macro e agir integradamente. Deve tambm ter muito mais do que s o desenvolvimento de tarefas e funes pertinentes ao cargo, mas, principalmente, a capacidade de apreender novos conhecimentos e estar preparado para oferecer solues. A secretria tem que estar engajada no s com o seu dia a dia e do seu chefe, mas estar sempre pronta para entrar num jogo competitivo de polivalncias, alm de estar sintonizada com tudo o que acontece na empresa, em todos os nveis, para estar pronta a opinar e colaborar sempre que for necessrio, e assim fazer o diferencial humano que se espera e que as empresas precisam. * Beatriz Bernardi secretria executiva, formada pela Faculdade de Tecnologia em So Paulo, desde 2007, e atua na rea h quatro anos. Hoje assistente executiva em uma grande multinacional do ramo de tecnologia, alm de Consultora Acadmica em Lingua Portuguesa.