Formador(a): Inês Fernandes

Código do Curso: SEDI

Data: Abril 2017

MOD. 018
Revisão | 03
Data | 15/06/2015
 KEY Training & Consulting fundada em 2007
 Duas marcas: KEY School e KEY Corporate
 Empresa Portuguesa de Formação e Consultoria Empresarial
 Acreditada pela DGERT
 Actuação a nível Nacional e Internacional
 Áreas Negócio: Formação e Consultoria
 Mais de 700 Cursos
 Dois Centros de Formação:
◦ Porto
◦ Lisboa

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 Formação para Empresas e Particulares

 Formação Aberta em regime interempresa

◦ Formação executiva em regime presencial aberta ao mercado e Clientes

 Horários :
o Laboral (09h30-16h30);

o Pós-Laboral (19h00-22h30);

o Sábado (09h30-13h00).

KEY School | Tlf.: (+351) 225 103 310 (+351) 21 726 18 99 |

e-mail: geral@key.pt| www.key.pt

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 Adobe  Línguas
 Archicad  Marketing
 Autodesk  Microsoft
 Comercial  Programação
 Compras  Projetos
 Comunicação  Qualidade
 Contabilidade  Recursos Humanos
 Desenvolvimento pessoal  Redes
 Desenvolvimento web  Saúde
 Finanças  Secretariado
 Gestão Industrial  Solidworks
 Higiene e segurança

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 Formação Fechada em regime intraempresa
◦ Cursos desenvolvidos e organizados para um único Cliente

 Formação Aberta em regime interempresa

◦ Formação executiva em regime presencial aberta ao mercado e Clientes

 Formação à Medida
◦ Acções criadas e desenvolvidas à medida dos nossos Clientes

 Formação One-to-One
◦ Especialmente organizada para executivos, onde garantimos um formador para um único formando

 Formação On-the-Job
◦ Desenvolvida no local de trabalho e utilizando as ferramentas diárias dos Formandos

 Personal Coach de Línguas

◦ Coach de língua nativa, para desenvolver o conhecimento de uma língua em contexto organizacional

 Formação Outdoor
◦ Especialmente desenvolvida em ambiente natural, orientada para processos de mudança e desenvolvimento

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 Banca & Seguros
 Comercial / Vendas
 Design Gráfico & Autocad
 Direito
 Finanças / Contabilidade / Fiscalidade /
Controlo de Gestão e Auditoria
 Gestão & Outsourcing
 Gestão de Projectos
 Gestão de Recursos Humanos e Formação
 Gestão Industrial/ Petróleo, Gás e Minas
 Liderança & Comunicação
 Logística / Armazéns & Stocks / Compras /
Comércio Internacional
 Marketing & Relações Públicas
 Microinformática
 Pacotes de Formação - Mini MBA - Certificação
Corporate
 Qualidade / Higiene & Segurança / Ambiente /
Saúde
 Secretariado / Gestão Documental
 Tecnologias de Informação / Processos e
Metodologias

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 OBJECTIVOS :
1. Identificar as principais actividades
executadas pelo secretariado de direcção

2. Enumerar as diferenças entre secretariado

geral e de direcção

Secretariado de Direcção 7
 Etapas de evolução da profissão
1. Antes de 1950: início do trabalho feminino nas
organizações. A formação não era uma exigência
básica. Trabalho voltado para a dactilografia.
2. Anos 50: funções voltadas para as técnicas
administrativas básicas: agenda, atendimento
telefónico, dactilografia, anotação de recados,
manutenção de arquivo. Mera cumpridora e
executora de ordens. Recebia formação apenas nas
áreas afins (dactilografia, português e arquivo).

Secretariado de Direcção 8
 Etapas de evolução da profissão
3. Anos 60: este profissional passa a fazer parte do
pessoal de gestão como membro dinâmico e
actuante.
4. Anos 70: visto como um membro activo
na gestão das organizações, participando
de programas de desenvolvimento
e adquire respeito dos colegas e chefias.

Secretariado de Direcção 9
 Etapas de evolução da profissão
5. Anos 80 e 90: afirma-se como um profissional
empreendedor, um assessor executante e
polivalente. Abandona-se a ideia de “secretário/a
do chefe” para ser assessor de um equipa.
Exigida agora formação
académica superior, pelo
que deixa de ser uma
função para ser uma
profissão.
Secretariado de Direcção 10
 Distante está a imagem de um secretariado
com funções meramente operativas, sem
qualquer articulação com outros sectores da
organização.

Hoje em dia as organizações

sentem necessidade de envolver
activamente todos os seus
colaboradores, de modo a
enfrentarem os desafios actuais.
https://www.youtube.com/watch?v=Z6aUCIclXTE
FICHA DE EXERCÍCIO Nº1
Secretariado de Direcção 11
Para desempenhar correctamente as suas funções, este
profissional deve estar apto a responder as seguintes
questões:
1. Quais as funções que desempenha e o seu papel no
seio da organização?
2. Qual a missão e objectivos da organização?
3. Que funções e actividades desenvolve no
cumprimento dessa missão?
4. Quais os circuitos de comunicação interna da
organização?
5. Quais os meios que possui ao seu dispor?

Secretariado de Direcção 12
 MISSÃO

A transformação do papel e funções do

secretariado acompanhou a abertura dos
mercados, a reengenharia das organizações e a
necessidade de profissionais multidisciplinares,
com poder de decisão.

Secretariado de Direcção 13
 O profissional e suas responsabilidades
 Cuidar da organização e do seu pessoal
 Peça que une e integra os elementos da
organização, permitindo e facilitando a comunicação
entre chefias e funcionários
 Verdeiro cartão de visita da organização, que abre as
portas a quem entra e a quem sai
 Coração do ambiente de trabalho, bombeia energia
e informação para todos os sectores da organização

Secretariado de Direcção 14
 PERFIL do profissional
Competências exigíveis
Características pessoais e profissionais que contribuem
para construir o perfil ideal desta função, à luz das
necessidades sentidas pela sociedade actual em
constante mudança.
E QUE CARACTERÍSTICAS
SERÃO ESSAS?

Secretariado de Direcção 15
 CARACTERÍSTICAS
PESSOAIS PROFISSIONAIS
Boa cultura geral Facilidade de expressão e comunicação
Simpatia e cortesia Disponibilidade
Espírito de iniciativa e cooperação Capacidade de organização e de trabalho
Boa memória (escrita e visual) Gosto pelo trabalho em equipa
Capacidade de adaptação Polivalência
Apresentação cuidada Lealdade profissional
Resistência à rotina e ao stress Capacidade de tomada de decisão
Assertividade Resiliência
Discrição e sigilo Responsabilidade

Secretariado de Direcção 16
 ACTIVIDADES
Responsável por inúmeras tarefas, entre as quais se
destacam:
 Pelas diversas actividades administrativas necessárias ao
bom funcionamento de uma administração, serviço ou
escritório.
 Administração dos serviços de compras, stocks e
respectivo controlo.
 Planeamento e organização da rotina diária da
chefia/direcção, providenciando o cumprimento dos
compromissos agendados.

Secretariado de Direcção 17
 ACTIVIDADES
Responsável por inúmeras tarefas, entre as quais se
destacam:
 Organização, aquisição e desenvolvimento de recursos
financeiros, humanos e materiais.
 Estruturação do fluxo de informações, de autoridade e
de responsabilidade.
 Implementação e execução de procedimentos de
controlo, restrição e regulamentação de sectores e
trabalhadores.

Secretariado de Direcção 18
Normalmente as organizações possuem um
SECRETARIADO DE DIRECÇÃO e vários outros
dependentes dos diversos serviços e sectores que as
integram, composto por profissionais com objectivos e
metas diferentes. (análise doc. apoio nº1)

Secretariado de Direcção 19
 CONCLUSÃO
A cultura organizacional específica de cada entidade
assenta na IMAGEM que ela mesma cultiva, desenvolve e
incentiva.
Na obtenção desta tal imagem de qualidade que se
pretende transmitir, compete ao profissional
administrativo e de secretariado executivo adquirir uma
visão ampla e global de todos os campos de decisão,
conhecer profundamente os seus serviços e produtos, os
seus múltiplos interlocutores e adaptar os seus métodos e
técnicas de trabalho à realidade organizacional.

Secretariado de Direcção 20