Comunicação Eficaz para o Sucesso Empresarial

Projeto de Experiência - Pós-graduação - Gestão e Negócios - 231

 Comunicação Eficaz para o Sucesso
1 Equipe do Projeto
Empresarial
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Gestão e Negócios - 231
DANIELA VIEIRA FERNANDES
DF

CHRISTIAN HENRIQUE DOS SANTOS

CS christian.2012.2012@hotmail.com

GUILHERME HIDEO OKUMOTO

GO gui_hideo12@hotmail.com

LUCIO SANTANA DA SILVA NETO

LN lucios.netto@gmail.com
 RAFAEL ASSUMPÇÃO DUARTE
RD rafael.assumpcaoduarte@hotmail.com
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2 Vivências
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Vivências
• Rafael Assumpção Duarte: Falta de incentivos, feedback construtivo e reconhecimento.
• Guilherme Hideo Okumoto: Devido ao alto nível de informações simultâneas e grande volume de stakeholders, algumas informações e alinhamentos, quanto ao prazo e
avanço físico do projeto se perdem ao longo da vida útil do projeto.
• Christian Henrique dos Santos: Desinformação e Falta de comunicação, por falta dessas praticas, estamos tendo falhas em nossos processos internos e não estamos
conseguindo atender o cliente corretamente, e além de tudo estamos tendo prejuízo.
• Lúcio Santana S Netto: Informações desalinhadas que geram impacto negativo para o cliente e uma imagem ruim da empresa nas redes sociais.
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3 Desafios e Problemas
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Desafios Problemas
• Rafael Assumpção Duarte: Identificar as necessidades dos funcionários, • Falta de Motivação dos funcionários, falta de clareza sobre as
estabelecer metas claras, oferecer feedback regular e incentivos, criar uma expectativas do trabalho que está realizando, confiança e auto estima
cultura de reconhecimento para valorização dos profissionais e investir em abalada e falta de reconhecimento.
treinamento e desenvolvimento.
• Metodologia e cultura organizacional enraizada, dificultando a
• Guilherme Hideo Okumoto: Definir um focal para acompanhamento e aplicação de novas metodologias e ferramentas para melhoria na
condução de reuniões com as empresas terceirizadas envolvidas, condução dos projetos.
realizando reuniões de feedback, status do avanço dos projetos, revisão de
cronogramas, etc. • Funcionários desmotivados, sem treinamento e instrução periódica, e
mal entendimento da função designada.
• Christian Henrique dos Santos: Identificar melhor forma de comunicação,
para que possa ter uma comunicação correta, rápida e eficaz. Seja • Informações desalinhadas;
impacto negativo para o cliente;
imagem
ruim da empresa nas redes sociais;
Individualidade entre as áreas;
instruindo funcionários, desenvolvendo praticas ou investimento em
ferramentas.

• Lúcio Santana S Netto: Comunicação assertiva e alinhada com todas as

áreas.
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4 Planejamento do Design Thinking
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Problema escolhido Pessoas a entrevistar
Esses problemas mostram que as empresas estão tendo dificuldades em • Raimundo Guedes Junior - Assistente Administrativo
motivar seus funcionários e deixar claro o que se espera deles. Isso pode
fazer com que eles se sintam desvalorizados e desmotivados, afetando a • Lucas - Analista de Planejamento
qualidade do trabalho que realizam e a imagem da empresa. Além disso, • Diandra Gonçalves - Analista Financeiro
pode ser difícil implementar novas maneiras de trabalhar porque as empresas
possuem uma cultura muito arraigada, resistente a mudanças, informações • Adriane - Secretária
desalinhadas entre as áreas, que como consequência leva a erros e atrasos
• Junior - Gerente
no atendimento ao cliente e afeta negativamente a reputação da empresa.
• Mauricio Bastos - Gestor de Infraestrutura de TI e Redes
Ferramentas e fontes
• Diovana - Analista
• Google documents - Formulário do Google
• Jade - Análise de suporte a implantação

• Giovana Gonçales - Analista de Marketing Pleno

• Mariana - Assistente Financeiro

• Warlley Rodrigues - Funcionário Público

Visitas de campo
• Análise das vivências profissionais nas respectivas empresas

• Aplicação da pesquisa em grupos online de cursos de pós graduação.

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5 Plano de trabalho
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Imersão
Reflexão
Ideação

de 10-04-2023 a 17-04-2023 de 10-04-2023 a 17-04-2023 de 10-04-2023 a 17-04-2023

Prototipação
Validação

de 17-04-2023 a 25-04-2023 de 17-04-2023 a 30-04-2023

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6 A sua comunidade
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Quem são as pessoas? Descrição da comunidade
As Equipes de trabalho e demais áreas das empresas e clientes. Os funcionários das equipes estão na faixa etária entre 25 e 40 anos
sendo que os sexos são bem distribuídos, girando em torno de 50%
Principais características homens e 50% mulheres, além de PCD's devido a valorização à
Diversidade e Inclusão. Percebe-se que são respeitosos uns com os
• Diversidade
outros e se comunicam através de emails, mensagens instantâneas,
• Disposição videoconferências, reuniões presenciais e pelas páginas oficiais das
empresas em redes sociais e por redes próprias. Possuem estilo de
• Respeito vida urbano e agitado e características como colaboração e disposição
para compartilhar conhecimento uns com os outros.
Os clientes
possuem um perfil bastante exigente pois estão cada vez mais
informados e são usuários ferrenhos de redes sociais e possuem um
grande potencial de fidelização e recomendação dos serviços das
empresas.
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7 Comunidade em imagens
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A minha comunidade em imagens

8 Pesquisa
Fontes de informação
• Formulário de Pesquisa do Google aplicada a estudantes de pós graduação.
• Análise das vivências profissionais nas respectivas empresas
• Dados e estatísticas de pesquisas de outras empresas através da internet
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Conclusões
O quanto é importante cada um de nós, individualmente, estarmos
motivados para que o todo funcione de forma adequada e transforme a
cultura de uma empresa e a importância de uma comunicação clara e
bem feita para todos irem na mesma direção. A dimensão de grupos
que são impactados por nossas atitudes no dia a dia.

Autoavaliação da pesquisa Resultados da pesquisa

• As fontes de informação que usei são confiáveis.

• Para cada registro de pesquisa, encontrei pelo menos 3 fontes dizendo o

mesmo.

• A informação que registrei está atualizada e recente (últimos 4 ou 5 anos)

• A informação corresponde a fatos (e não opiniões).

• Sempre que possível, usei a fonte de informação original.


9 Resumo da pesquisa
BARREIRAS NA COMUNIDADE
Resistência à mudança: Como as empresas estão
muito acostumadas a fazer as coisas de uma
maneira, pode ser difícil a adaptação. Falta de
recursos: A resolução desses problemas pode exigir
investimentos em treinamento, programas de
valorização profissional. Falta de Liderança: A falta de
liderança eficaz pode inviabilizar a implementação de
soluções efetivas. Falta de tempo: A implementação
de soluções para esses problemas pode exigir tempo
e recursos significativos. Falta de comprometimento:
A resolução desses problemas requer
comprometimento e esforços contínuos da gerência e
dos funcionários.
RECURSOS DA COMUNIDADE
Recursos Pessoais: Liderança forte e engajada, que
possa motivar e inspirar os funcionários e promover
mudanças na cultura organizacional; Equipe de RH
(Recursos Humanos) para desenvolver e implementar
programas de treinamento, capacitação e
desenvolvimento profissional dos funcionários;
Funcionários motivados e engajados em melhorar a
eficácia da empresa; Colaboração entre as áreas da
empresa para atender às necessidades dos clientes.
Recursos Materiais: plataformas de gerenciamento de
projetos, mensagens instantâneas e videoconferência;
Escritórios e ambientes de trabalho que incentivem a
colaboração e a comunicação aberta; Materiais de
treinamento. Recursos Financeiros: Investimentos em
programas de treinamento e desenvolvimento,
ferramentas e tecnologias, programas de
reconhecimento.
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IDEIAS DE SOLUÇÃO
• Reconhecer o trabalho dos funcionários, oferecer
recompensas, promoções, incentivos financeiros e
oferecer treinamento e oportunidades de
desenvolvimento profissional. A empresa também
pode criar um ambiente de trabalho agradável e
estimulante.
• Investir em ferramentas de comunicação e
colaboração para garantir que todos os funcionários
estejam na mesma página.
• Adoção de uma cultura de inovação e melhoria
contínua para poder adaptar-se a novas metodologias
e ferramentas. A empresa deve incentivar uma
comunicação aberta e uma cultura de feedback para
garantir que os funcionários se sintam valorizados.
• Oferecer treinamento regular aos funcionários para
que eles estejam atualizados com as novas
tecnologias e metodologias. Isso ajuda a melhorar a
eficiência e eficácia dos processos e projetos da
empresa.
• Estabelecer indicadores e metas claras para cada
função e departamento. Isso ajudará a monitorar o
desempenho dos funcionários e a identificar possíveis
problemas.
• Medir a satisfação do cliente para entender as suas
necessidades e avaliar a eficácia dos seus serviços.
Isso ajudará a identificar áreas que precisam de
melhoria.
• Realizar um plano de visitas frequentes para um
grupos de colaboradores aos principais clientes, para
visualizar o que realmente é entregue ao cliente e
conhecer os processos.
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10 Pessoas afetadas
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Quem sente esse problema? Quantificação
As Equipes de trabalho e demais áreas das empresas e clientes.
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11 Entrevistas
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Objetivos da entrevista Conclusões
Entender quais são as suas vivências profissionais, desafios e necessidades Necessidade de melhora na comunicação da empresa como cultura,
e que nos deem sugestões de melhoria para contribuir em nossa análise. dos superiores com as equipes, entre as áreas, clareza nos processos e
investir em pessoas lhes oferecendo treinamento, reconhecimento e
Participantes valorização profissional.

• Lucas - Analista de Planejamento Roteiro da entrevista

• Diandra Gonçalves - Analista Financeiro Entrevista de Empatia

• Raimundo Guedes Junior - Assistente Administrativo

• Adriane - Secretária

• Junior - Gerente

• Mauricio Bastos - Gestor de Infraestrutura de TI e Redes

• Diovana - Analista

• Jade - Análise de suporte a implantação

• Giovana Gonçales - Analista de Marketing Pleno

• Mariana - Assistente Financeiro

Principais perguntas
• Quais são os maiores desafios que você enfrenta no trabalho?

• Como você descreveria a comunicação entre as áreas da empresa?

• O que a empresa poderia fazer para ajudar a resolver esse problema?

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12 Observações da entrevista
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Fazer Pensar
A Falta de Clareza do que se é esperado, do que se pretende atingir, fez com Um pensamento muito comum foi a de melhoria de processos e uma
que as pessoas apresentassem um comportamento vulnerável e melhor comunicação da equipe e liderança.
desmotivado, impactando na qualidade e produtividade de seus trabalhos.
Sentir
Dizer
As pessoas no geral sentem que não têm as ferramentas, recursos
Algumas frases que realmente expressam o sentimento no dia a dia de necessários e muitas vezes apoio para o desempenho de suas funções,
alguns e que vem se tornando muito recorrente: "quando o gerente está é além de não terem suas habilidades e experiências valorizadas.
tóxico, quando não está é bem tranquilo", "Infelizmente não tenho o que fazer
quanto a Cultura organizacional EXTREMAMENTE enraizada", mostram que Registro das entrevistas
muitas empresas não promovem uma mudança de cultura, dando autonomia
Respostas - Entrevista de Empatia

para seus funcionários e influenciam o ambiente negativamente.

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13 Ideia
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Possíveis soluções A solução escolhida
A ideia que vimos que além de proporcionar um ambiente mais colaborativo e
participativo, gera um maior impacto da qualidade de vida das comunidades
é a de estabelecer metas claras e objetivas, pois com todos tendo ciência de
sua função rumo a um objetivo maior, trabalham em sintonia, são mais
engajados e assim se motivam, favorecendo e muito seu reconhecimento e
valorização. Essa também foi a maior deficiência relatada pelo entrevistados.
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14 Soluções preliminares
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Soluções Comparativo das soluções
• Reconhecer o trabalho dos funcionários, oferecer recompensas, promoções,
incentivos financeiros e oferecer treinamento e oportunidades de
desenvolvimento profissional. A empresa também pode criar um ambiente
de trabalho agradável e estimulante.

• Investir em ferramentas de comunicação e colaboração para garantir que

todos os funcionários estejam na mesma página.

• Adoção de uma cultura de inovação e melhoria contínua para poder adaptar-

se a novas metodologias e ferramentas. A empresa deve incentivar uma
comunicação aberta e uma cultura de feedback para garantir que os
funcionários se sintam valorizados.

• Oferecer treinamento regular aos funcionários para que eles estejam

atualizados com as novas tecnologias e metodologias. Isso ajuda a
melhorar a eficiência e eficácia dos processos e projetos da empresa.

• Estabelecer indicadores e metas claras para cada função e departamento.

Isso ajudará a monitorar o desempenho dos funcionários e a identificar
possíveis problemas.

• Medir a satisfação do cliente para entender as suas necessidades e avaliar

a eficácia dos seus serviços. Isso ajudará a identificar áreas que precisam
de melhoria.

• Realizar um plano de visitas frequentes para um grupos de colaboradores

aos principais clientes, para visualizar o que realmente é entregue ao cliente
e conhecer os processos.
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15 Modelo de Negócios
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Parceiros-Chave Atividades-Chave Proposta de Valor Relações com Clientes Clientes
RH da empresa; Liderança e Definir metas SMART; Comunicar Melhora na qualidade do trabalho Manter relações com os colegas Os colegas de equipe, membros
Colegas de Equipe
claramente as metas; Estabelecer realizado, maior motivação dos da equipe e lideranças no dia a dia.
de outras áreas da empresa,
responsabilidades; Identificar e funcionários, redução de erros e Lideranças e Clientes.

atrasos no atendimento ao cliente,

Recursos-Chave o que aumenta a satisfação do Canais
cliente e melhora a reputação da
Utilização do portal da empresa A Comunicação será feita através
empresa. Promoção de uma
para comunicação geral; Disparo de Reuniões, encontros virtuais,
cultura de mudança e inovação, as
de Emails pelo RH em conjunto emails, apps de chat utilizados
empresas podem se adaptar mais
facilmente às mudanças no
Despesas Receitas
Liberação de tempo na agenda dos colaboradores; Utilização de ferramentas; Opções de Ambiente de trabalho mais agradável e motivador; Satisfação dos clientes; Reconhecimento e
Reconhecimento e Valorização dos profissionais
Valorização profissional; Melhora na reputação da empresa; Colaboração e Participação de
todos; Comunicação Clara e Eficaz

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16 Protótipo
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Objetivos do protótipo Conclusões
Nesse primeiro momento precisamos validar se a comunicação das metas e Vimos que é importante termos um plano B para possíveis imprevistos
as responsabilidades de cada um está sendo de forma clara e objetiva que conflitos que possam surgir e buscar sempre por formas de
capacitar as pessoas para um trabalho eficiente. A parceria com RH foi
Participantes bastante acertada, promove uma percepção melhor nos envolvidos e os
métodos utilizados foram bem práticos para um entendimento geral.
• Raimundo Guedes Junior

• Warlley Rodrigues Protótipo

• Mariana Protótipo da Solução

• Adriane

• Lucas

Descrição do protótipo
Para ajudar a estabelecer os objetivos utilizaremos métodos simples: o
método Smart e para ajudar a esclarecer as estratégias, utilizaremos o
método BSC(Balanced Scorecard) e softwares para organizar as tarefas,
estabelecer prazos e monitorar o progresso de cada um, por ex o Trello. E
iremos comunicar a todos em parceria com o RH agendando encontros
virtuais e presenciais, disparar emails e estimular reuniões entre as equipes.

17 Observações do protótipo
Gostos
Tivemos elogios referente a simplicidade que os métodos utilizados
proporcionam entender o objetivo que precisam alcançar, a organização que
a ferramenta de produtividade trás, conseguindo entender o que realmente
precisar ser feito e quando precisam entregar, a liberdade em expor suas
sugestões nos encontros com lideranças e o fato de o RH incentivar essa
comunicação que contribuir para uma maior aceitação e sucesso do projeto.
Críticas
Em situações especificas os métodos podem não encaixar por ser algo mais
genérico e o uso de softwares em excesso para organização de tarefas pode
diminuir a capacidade de delegação de tarefas pelas lideranças.
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Perguntas
Algumas perguntas foram feitas como: A empresa irá fornecer o
treinamento para utilização das ferramentas de produtividade? Como
lidar com imprevistos e mudanças que possam ocorrer? Como
identificar e solucionar possíveis conflitos entre as equipes e os
colaboradores?
Ideias
Algumas ideias surgiram durante o bate papo, como parcerias com
empresas que possam ajudar com o treinamento e capacitação das
ferramentas de produtividade, de preferência E-learning. Utilizar canais
de comunicação mais variados e personalizados para atender às
necessidades e expectativas de cada membro da equipe. Estabelecer
planos de contingência para lidar com possíveis imprevistos e
mudanças que possam ocorrer durante o projeto, garantindo maior
flexibilidade e adaptabilidade da equipe. Estabelecer indicadores de
desempenho para avaliar o progresso do projeto de forma mais precisa.
Incentivar a troca de ideias e experiências para identificar e solucionar
possíveis conflitos e obstáculos que possam surgir.
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18 Autoavaliação
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Desenvolvimento da minha ideia inicial Competências desenvolvidas
Todo o processo do Design Thinking ajudou a identificar os problemas
vivenciados no dia a dia da empresa, e através da empatia, pesquisa de
mercado, prototipação e testes foi possível obter ideias e sugestões para
aplicação e implantação na empresa. Análise de problemas
5.0

Meus maiores aprendizados 4.5

4.0
3.5
Empatia: Se colocar no lugar da pessoa e entender a dor do próximo.
3.0
Problemas identificados nas empresas: Foi possível observar os mesmos 2.5
problemas em comum entre a maioria das empresas como por exemplo: 2.0
1.5
deficiência nas ferramentas de comunicação da empresa, programa de
1.0
treinamentos interno para capacitação dos funcionários, falta de feedback 0.5
com a liderança e clareza nas metas e objetivos de cada colaborador. Inovação Resolução de Problemas

O que gostaria de ter feito de forma diferente:

Acredito que todo o objetivo desejado foi alcançado, utilizando a excelente
ferramenta e metodologia do design thinking e através da plataforma
DreamShaper.

Geração de ideias