INTRODUÇÃO

Gerenciar projetos não é uma tarefa simples, mesmo em projetos de baixa

complexidade. Todas as nuances características de projetos tornam a gestão
de todas as etapas, que começa ainda no planejamento, um desafio para
qualquer profissional. Prazo muito apertado, orçamento baixo, equipe
enxuta ou grande demais, falta de material e comprometimento são
fantasmas que rondam o dia a dia de qualquer gestor.

Por isso é preciso se preparar bem para não largar um projeto no meio do
caminho ou concluí-lo de maneira não satisfatória. A realidade de um
projeto está sempre suscetível à tensões de prazo, qualidade e custos, e
além disso, ainda existem diferentes níveis de necessidades e interesses —
e um bom gestor de projetos deve saber como contornar tudo isso.

Ambiente multidisciplinar, profissionais de setores ou empresas distintas e

até problemas com a questão de autoridade exigem desse profissional
algumas habilidades e práticas. Por ser uma área ainda nova na cultura
empresarial brasileira, o gerenciamento de projetos pode ser uma
oportunidade para pessoas que gostam de organizar, liderar e inspirar. Além
de ser uma posição bem valorizada no ambiente corporativo.

Pensando em todos esses desafios, elaboramos este guia, com dicas

valiosas para assumir o cargo de gerente de projetos. Abordaremos aqui
conceitos, dicas e situações para todo gerente de projetos se tornar um
excelente profissional.

Boa leitura!
 O QUE É SER UM GERENTE
DE PROJETOS

O que é um gerente de projetos?

Esse profissional é o responsável pelas etapas de planejamento, execução

e acompanhamento de projetos. Para isso, deve ter habilidades e
competências que motivem a equipe, facilitem a comunicação e respeite
prazos. O gerente de projetos pode ter formações diversas e dependendo
de seu desempenho dentro de uma empresa, pode evoluir para a posição
de gerente de portfólio ou até de gerente do escritório de projetos (PMO)

Dessa forma, as principais atribuições de um gerente de projetos são

planejamento, execução e controle de um projeto. Para isso, precisa ter
além de conhecimentos técnicos, habilidades interpessoais para melhorar
a comunicação entre a equipe, motivar e liderar. Esse profissional faz
propostas que aperfeiçoem os recursos, as prioridades, ajude a promover a
continuidade, ou evitar interrupções ou encerramento de projetos. Além
disso, o gestor de projetos também coordena e influencia na seleção,
formação da equipe, assim como avalia o desempenho de cada um. Em
suma, o profissional que ocupa esse cargo deve:

• Planejar o trabalho
• Administrar o plano de trabalho
• Administrar conflitos
• Administrar escopo
• Administrar riscos
• Administrar a comunicação
• Administrar a documentação
• Administrar qualidade
• Administrar métricas
• Administrar pessoas
• Administrar contratos
 COMO SE TORNAR
UM GERENTE DE PROJETOS

Quais as principais habilidades?

Organização
É a mais básica, mas também a mais essencial. É muito comum ter de
administrar vários projetos ao mesmo tempo e se a organização deixar a
desejar, o gestor enfrentará muitos problemas. Mesmo que você não seja a
pessoa mais organizada do mundo, é possível desenvolver essa habilidade
facilmente. Além disso, existem milhares de ferramentas para ajudar na
gestão e organização de tarefas.

Liderança
Ser um líder não é ser um chefe. Claro que é muito mais fácil agir como
chefe, mas um gestor de projetos precisa trabalhar no seu perfil e buscar a
liderança constantemente. Só um líder consegue se transformar em um
agente de mudança, engajamento e inspiração para o time. É uma
habilidade que dá para desenvolver, mas pode ser mais complexa que
aprender a mexer em uma ferramenta, por exemplo. Ser um gestor líder
exige que o profissional reconheça os membros da equipe por todas as
suas habilidades e perfis, encaixando-os nos projetos mais adequados, de
acordo com suas competências individuais.

Comunicação
Acredite ou não, a comunicação é um problema em grande parte dos
projetos que vemos por aí. Para evitar ruídos, é necessário criar um
processo aberto e transparente, sempre voltado à troca de ideias e
opiniões. Gestores que buscam melhorar a produtividade de seus projetos
precisam focar em uma comunicação clara, objetiva e concisa entre sua
equipe.
Negociação
Como o cargo exige que o gestor lide o tempo inteiro com interesses
distintos, o profissional precisa sempre buscar um acordo que seja
satisfatório para todas as partes envolvidas. Por isso, uma habilidade
interessante é exercitar o poder de persuasão e jogo de cintura. Isso é
importante para auxiliar as pessoas a verem outras opções. Isso também
inclui o pedido de um prazo maior e de mais recursos para alguma tarefa
do projeto.

Gerenciar crise
Na verdade, o melhor é antecipar a crise. Para isso, o gestor de projetos
precisa mapear riscos e vulnerabilidades do projeto antes mesmo de
executá-lo. A maior dica aqui é evitar crise interna, já que lidar e gerenciar
crises externas e que envolvem pessoas de fora da empresa é muito mais
delicado e perigoso. Por isso, tente manter um clima amigável e controlar o
nível de estresse.

Resolução de problemas e tomada de decisão

É preciso ter confiança para tomar decisões e resolver problemas. E
ninguém tem confiança se não tem conhecimento das informações
essenciais disponíveis. Um gerente de projetos deve detectar os
problemas e propor soluções. Se for necessário, deve agir e liderar a
equipe no caminho certo.

Persistência
Se fosse fácil ter paciência e insistir quando necessário, a profissão não
seria tão valorizada. O gestor precisa ser persistente e não pode desistir
frente às dificuldades que aparecerem.

Soft Skills X Hard Skills

Entre essas competências, existem as soft e hard skills, que são habilidades
de natureza diferentes. Um bom gestor de projetos sabe que os dois
modelos de gestão são complementares porque integram alto
conhecimento técnico com fortes habilidades interpessoais. Os benefícios
são enormes já que além de colaboradores com conhecimento técnico,
existem colaboradores motivados e engajados a fim de ajudar a
organização a atingir seus objetivos estratégicos.
As soft skills se referem a capacidades mais subjetivas do que palpáveis
(habilidades interpessoais) e por isso são mais difíceis de mensurar e
avaliar. Profissionais com esse perfil costumam se sair melhor em
negociações, gerenciamento de conflitos, resolução de problemas e
motivação de equipes. Já as hard skills se referem a habilidades técnicas
dentro de um determinado campo de atuação. Essas habilidades são mais
fáceis de ensinar, identificar e também de serem quantificadas — no
currículo, por exemplo.

Guias que podem te ajudar a desenvolver essas habilidades

Guia PMBOK
O Guia PMBOK é a principal obra do PMI (Project Management Institute),
um instituição sem fins lucrativos, criada no final da década de 60. Esse
guia identifica uma série de conhecimentos e informações em
gerenciamento de projetos consensuais e identificadas por profissionais
da área como fator essencial para aumentar as chances de sucesso dos
projetos.

Esse guia de melhores práticas é na verdade uma padronização das

diferentes teorias sobre o assunto, onde são nomeados e identificados
todos os processos, técnicas, regras, métodos e áreas do conhecimento. No
PMBOK, o gestor de projetos vai encontrar conceitos de gerenciamento de
projetos — incluindo todos os seus processos, entradas e saídas — e
também boas práticas de gestão.

Guia da IPMA
A International Project Management Association (IPMA) começou a definir e
avaliar as competências essenciais para certificação em gerenciamento de
projetos na década de 90. A entidade organizou essas competências em
três áreas: técnica (20), comportamental (15) e contextual (11). Dentro
dessas áreas, existem hoje quarenta e seis elementos que descrevem um
bom profissional especializado no planejamento e controle de projeto.

Como abordado anteriormente, nesse guia, a IPMA sistematiza as

competências de gestão de projetos nas áreas técnica, comportamental e
contextual. Dessa forma, o gestor de projetos tem objetivos bem mais
claros e pode encontrar uma maneira de se expressar e solucionar
dificuldades que surjam mais facilmente.
Chamado de National Competence Baseline (NCB), o guia oferece uma
estrutura comum que rege todas as associações membro e organismos de
certificação IPMA, assegurando harmonia e consistência das normas
aplicadas.

Dessa forma, grande parte do conteúdo é centrada na descrição dos

elementos de competência, contemplando os profissionais interessados
no processo de certificação para cada nível. O guia NCB dá acesso aos
elementos de competência técnica, comportamental e contextual da
gestão de projetos, mas nem por isso é um livro de receitas. Como o guia
de competência é um livro de estudo, apresenta exemplos para ajudar e
não para limitar, e por isso não condena divergência de ideias e de
opiniões.
 COMO TREINAR PARA SER UM
GERENTE DE PROJETOS?

Depois de estudar bastante sobre metodologias, guia de boas práticas e

até o uso de ferramentas que auxiliam a gestão, comece a gerenciar tudo
como se fosse um projeto corporativo, até a festa de aniversário do seu
filho ou uma viagem. Nessa espécie de brincadeira você estará na verdade
treinando suas habilidades e conhecendo melhor as diferenças entre
teoria e prática, desenvolvendo seu estilo próprio de gestão.

Se puder, participe de projetos de sua empresa sendo membro da equipe,

sem a responsabilidade de um gestor de projetos. Dessa forma, vai entrar
em contato com a dinâmica de trabalho real, que conta com desafios
constantes como variações de prazo, custo, atrasos, folgas, entre outros
empecilhos. Outra forma de treinar é ser voluntário. Procure oportunidades
de praticar a gestão de projetos, auxilie um gerente de projetos mais
experiente que você, transforme iniciativas da sua área dentro da empresa
em projetos, etc. Quando se sentir seguro, depois de todas essas
experiências práticas, comece a gerenciar projetos oficiais.

Gerenciando negociação e conflitos

Um conflito sempre começa com um desacordo, com uma frustração ou
com um atrito, já que pessoas são diferentes e também possuem uma
bagagem cultural distinta.

Em projetos corporativos, o conflito pode trazer fatores positivos, quando

mostra que algum processo não está bom ou mesmo quando motiva os
colaboradores a resolverem problemas em conjunto. Dessa forma, acaba
induzindo as pessoas a fazerem descobertas de ideias e novas tecnologias.
No entanto, também podem trazer fatores negativos, o que dificulta o
alcance de metas e objetivos, gerando tensão entre a equipe e desviando
a atenção dos objetivos reais e que realmente importa.
Quando isso acontece, há desperdício de tempo e esforços, o que nenhum
gestor de projetos quer para seu trabalho. Por isso, é muito importante que
ele aja como uma espécie de síndico, negociando, ouvindo as partes,
entendendo que essas situações podem ser também proveitosas se
conduzidas em benefício do projeto.

Um bom síndico, mantém a equipe sempre disposta a desenvolver ideias,

dialogar, criar e inovar. Nenhuma ideia pode ser descartada sem antes todo
o grupo pensar a respeito dela. Quando os membros do projeto
discordarem, negociar é uma maneira perfeita de solucionar a diferença de
ponto de vista, que significa compreender a diversidade de opiniões e
ajudar os membros envolvidos a entrarem em um acordo. Mas esse diálogo
deve ser franco e aberto, para que todos os envolvidos possam se
comunicar e ouvir o que o grupo tem a dizer. É o que o síndico de um
prédio costuma fazer diariamente.

Conduzindo equipes

Um bom gestor é como um capitão de um time: é um líder, não um chefe.

Se você almeja a posição, precisa desenvolver competências e habilidades
que ajudem a conduzir equipes em situações desafiadoras, em que todos
devem caminhar na mesma direção.

A liderança em projetos é fundamental e determinante para o sucesso ou o

fracasso de um trabalho e por causa disso é cada vez mais reconhecida
pelas organizações como diferencial estratégico na execução de projetos.
Se o gestor não compartilhar ideias, não desenvolver as habilidades dos
membros do projeto, não reconhecer potenciais nas pessoas e não ouvir
sua equipe, dificilmente o projeto será bem sucedido. Só assim, é possível
identificar oportunidades a fim de ajudar a equipe.

Para conduzir um projeto, o capitão do time precisa deixar claro para todos
da equipe o propósito do projeto e das condições de trabalho. O gestor
precisa mostrar para os colaboradores que o aprendizado será em conjunto
e por isso todos os membros precisam compartilhar tarefas e
responsabilidades, mantendo entusiasmo e confiança. Conduzir equipes
não é das tarefas mais fáceis porque os times são extremamente dinâmicos
e porque geralmente apenas o gestor e alguns membros da alta gerência
conseguem enxergar a equipe do projeto como uma entidade única.
Entretanto, um bom capitão sabe contornar os desafios das relações
interpessoais e usa essa diversidade a favor do projeto.

Comece a planejar

No conceito de projeto, estão inclusos planejamento, organização e

desenvolvimento com o objetivo de criar um produto ou serviço. Isso
significa que é nesta fase que o gestor deve determinar como o trabalho
será realizado, quem fará parte, qual o orçamento, possíveis desafios e
problemas, etc. É preciso levantar os riscos e os custos que incidem até o
fim do projeto para só então criar estratégias eficazes e garantir a
qualidade do processo e do resultado final.

A habilidade de planejar talvez seja a mais básica e essencial, mas costuma

ser negligenciada por muitos gestores. Muitas vezes você terá que
gerenciar mais de um projeto ao mesmo tempo, e se organização não for a
sua maior qualidade, você enfrentará alguns problemas. Mas não se
preocupe, se este for o seu caso, não é difícil desenvolver esse tipo de
habilidade. Se for preciso, busque ferramentas que o auxiliem nisso.

Para treiná-la, planeje a viagem de férias pensando em um projeto de

férias, ou seja, com escopo, orçamento, prazos, etc. Só com a prática diária
você conseguirá aperfeiçoar essa etapa do processo e alcançar resultados
cada vez melhores.
 CONCLUSÃO
Fica evidente que gerenciar projetos é planejar e acompanhar a
execução atentamente. Um gestor de projetos precisa estar sempre
alerta e mostrar jogo de cintura e flexibilidade na hora que surgir um
problema ou conflito. No entanto, este profissional também precisa
se manter firme quanto ao plano inicial, já que se esquecer de o que
foi planejado e aceitar todas as sugestões e alterações propostas
pela equipe pode acabar perdendo o controle.

Gerir projetos é uma arte e por isso precisa ser praticada diariamente.
Não se atenha apenas ao ambiente corporativo. Utilize pequenos
projetos do dia a dia, como uma festinha de aniversário ou a reforma
de um cômodo, para treinar. Bons gestores nunca param de treinar,
mesmo quando assumem o cargo. Além disso, saber comunicar,
liderar, ouvir, admitir erros e gerir conflitos são características
essenciais de gerentes de projetos e podem ser desenvolvidas e
praticadas.

Esperamos que este guia tenha auxiliado você que almeja assumir o
posto de gerente de projetos ou que já está no cargo, mas não cansa
de buscar conhecimento para atingir a excelência.

Obrigado pela leitura e até a próxima! Quer saber mais sobre

gerenciamento de projetos?
Acesse a fanpage da Seed Intelligence no Facebook.