Formador(a): Dra.

Inês Fernandes
Código do Curso: SEDI
Data: Abril 2017

MOD. 018
Revisão | 03
Data | 15/06/2015
 KEY Training & Consulting fundada em 2007
 Duas marcas: KEY School e KEY Corporate
 Empresa Portuguesa de Formação e Consultoria Empresarial
 Acreditada pela DGERT
 Actuação a nível Nacional e Internacional
 Áreas Negócio: Formação e Consultoria
 Mais de 700 Cursos
 Dois Centros de Formação:
◦ Porto
◦ Lisboa

2
 Formação para Empresas e Particulares

 Formação Aberta em regime interempresa

◦ Formação executiva em regime presencial aberta ao mercado e Clientes

 Horários :
o Laboral (09h30-16h30);

o Pós-Laboral (19h00-22h30);

o Sábado (09h30-13h00).

KEY School | Tlf.: (+351) 225 103 310 (+351) 21 726 18 99 |

e-mail: geral@key.pt| www.key.pt

3
 Adobe  Línguas
 Archicad  Marketing
 Autodesk  Microsoft
 Comercial  Programação
 Compras  Projetos
 Comunicação  Qualidade
 Contabilidade  Recursos Humanos
 Desenvolvimento pessoal  Redes
 Desenvolvimento web  Saúde
 Finanças  Secretariado
 Gestão Industrial  Solidworks
 Higiene e segurança

KEY School | Tlf.: (+351) 225 103 310 (+351) 21 726 18 99 |

e-mail: geral@key.pt| www.key.pt

4
 Formação Fechada em regime intraempresa
◦ Cursos desenvolvidos e organizados para um único Cliente

 Formação Aberta em regime interempresa

◦ Formação executiva em regime presencial aberta ao mercado e Clientes

 Formação à Medida
◦ Acções criadas e desenvolvidas à medida dos nossos Clientes

 Formação One-to-One
◦ Especialmente organizada para executivos, onde garantimos um formador para um único formando

 Formação On-the-Job
◦ Desenvolvida no local de trabalho e utilizando as ferramentas diárias dos Formandos

 Personal Coach de Línguas

◦ Coach de língua nativa, para desenvolver o conhecimento de uma língua em contexto organizacional

 Formação Outdoor
◦ Especialmente desenvolvida em ambiente natural, orientada para processos de mudança e desenvolvimento

KEY Corporate | Tlf.: (+351) 225 103 310 (+351) 21 726 18 99 |

e-mail: corporate@key.pt| www.key.pt

5
 Banca & Seguros
 Comercial / Vendas
 Design Gráfico & Autocad
 Direito
 Finanças / Contabilidade / Fiscalidade /
Controlo de Gestão e Auditoria
 Gestão & Outsourcing
 Gestão de Projectos
 Gestão de Recursos Humanos e Formação
 Gestão Industrial/ Petróleo, Gás e Minas
 Liderança & Comunicação
 Logística / Armazéns & Stocks / Compras /
Comércio Internacional
 Marketing & Relações Públicas
 Microinformática
 Pacotes de Formação - Mini MBA - Certificação
Corporate
 Qualidade / Higiene & Segurança / Ambiente /
Saúde
 Secretariado / Gestão Documental
 Tecnologias de Informação / Processos e
Metodologias

KEY Corporate | Tlf.: (+351) 225 103 310 (+351) 21 726 18 99 |

e-mail: corporate@key.pt| www.key.pt

6
O que será DOCUMENTAÇÃO?
Informação registada, isto é, a informação já existe na
mente humana, inserindo-se num processo que visa a
comunicação.

E INFORMAÇÃO?
Conjunto estruturado de representações mentais e
emocionais codificadas (signos e símbolos) e modelados
com/pela interacção social, passível de ser registado num
suporte material e comunicado de forma assíncrona e
multidireccionada.

Secretariado de Direcção 7
DOCUMENTAÇÃO
 Objecto material constitutivo de um determinado
arquivo
 É a cristalização da informação através do registo
tecnológico da dinâmica comunicacional
INFORMAÇÃO
 De natureza factual e/ou patrimonial, pressupõe um
valor probatório intrinsecamente associado, o que
exige a sua evidência através de um suporte
documental

Secretariado de Direcção 8
 REQUISITOS DA INFORMAÇÃO
a. Objectiva: corresponder ao facto
b. Precisa: deve ser possível conhecer as suas origens
c. Fiável: estar correcta e merecer credibilidade
d. Oportuna: estar disponível no momento certo
e. Relevante: ser adequada à utilização
f. Segura: impedir-se a sua utilização indevida
g. Rentável: que gere proveitos adicionais

Secretariado de Direcção 9
DOCUMENTO
Unidade de informação constituída pela informação
(elemento referencial ou dado) e o seu suporte físico
(material) produzido no decurso de uma actividade.

E será o mesmo que um DOCUMENTO DE ARQUIVO?

Documento produzido para fazer prova e/ou informar
um procedimento administrativo ou judicial.

Secretariado de Direcção 10
 VALIDADE DE UM DOCUMENTO

1. Autenticidade: carácter probatório de um documento

2. Fidedignidade: conteúdo deve representar de uma
forma completa e fiel as actividades ou factos que atesta
3. Integridade: necessidade de um documento de arquivo
permanecer completo e protegido
4. Utilização: pressupõe que um documento de arquivo
possa ser localizado, recuperado, apresentado e
interpretado.

Secretariado de Direcção 11
 TIPOLOGIA DOCUMENTAL
1. Comunicação organizacional
interna
Conjunto de meios e
procedimentos utilizados pela
organização na sua interacção com
os diversos públicos de interesse.

Secretariado de Direcção 12
Tipos de documentos associados a esta função
Jornais e boletins internos
Relatórios departamentais, sectoriais e de direcção
Actas de reunião, correspondência, memorandos,
comunicados internos, plantas e croquis, gráficos,
cronogramas, etc.
Documentos sobre a política institucional,
responsabilidade social, ética, comunicação, recursos
humanos.

Secretariado de Direcção 13
 TIPOLOGIA DOCUMENTAL
2. Comunicação organizacional
externa
Aquela através da qual uma
organização comunica as suas
práticas, objectivos, políticas,
visando a formação/manutenção de
uma imagem positiva junto do seu
público de interesse.

Secretariado de Direcção 14
Abrange modalidades como:
1. Marketing empresarial: registo de campanhas
publicitárias veiculadas pelos meios de comunicação
social
2. Marketing cultural: patrocínio de actividades
culturais, científicas, educativas e desportivas
3. Marketing social: realização de programas
comunitários como serviço social, educação, saúde,
lazer, entre outros.

Secretariado de Direcção 15
Tipos de documentos associados a esta função
Notas de imprensa e entrevistas
Clipping e recortes de jornais como notícias sobre a
história das instituições, marcas, produtos, catálogos,
etc.
Prémios, troféus, diplomas, certificados
Anúncios nos meios de comunicação social eletrónica e
impressa
Vídeos, filmes promocionais e depoimentos
Campanhas publicitárias

Secretariado de Direcção 16
 ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS
1. Carta comercial
Estabelece uma relação entre a empresa e o exterior,
projectando a sua imagem.
Deverá apresentar os seguintes elementos:
a. Cabeçalho
g. Corpo da carta
b. Destinatário
h. Fecho da carta
c. Referência
d. Data
i. Assintura
e. Assunto
j. Cargo que ocupa
k. Anexos
f. Evocativo
Secretariado de Direcção 17
2. Fax
Permite, através da rede telefónica, a transmissão de
mensagens sob a forma escrita e de modo rápido.
Campos a ter em conta na sua elaboração:
a. Logótipo da entidade remetente
b. Nome do destinatário
c. Cargo que ocupa e/ou área funcional
d. Nome do remetente
e. Data
f. Assunto
g. Corpo de texto

Secretariado de Direcção 18
3. Comunicações internas
Documentos que expõe, de forma objectiva,
determinada ocorrência, factos passados, pretam
esclarecimentos, etc.
Deverá contemplar os seguintes campos:
a. Número sequencial
b. Data
c. Nome do destinatário e cargo que ocupa
d. Assunto e seu desenvolvimento
e. Assinatura do emissor

Secretariado de Direcção 19
4. Actas
Possui o mesmo caractér de objectividade e
corresponde, na maioria dos casos, a uma impoisção
legal.
A sua redacção obedece à seguinte ordem:
a. Introdução = fórmula legal
b. Desenvolvimento = transcrição de todos os
assuntos e/ou decisões
c. Frase de conclusão = indicação da hora de
conclusão, marcação de reunião próxima e se
referencia quem assina o documento
Secretariado de Direcção 20
5. Relatórios
Documento que responsabiliza o seu autor, o qual
formula juízos a partir de factos e faz propostas e/ou
sugestões, visando uma tomada de decisão.
Deverá possuir os seguintes campos:
a. Introdução = objectivo do documento e seus limites
b. Desenvolvimento = formulação de sugestões ou
propostas, a partir da recolha de factos, observações
e informações
c. Conclusão = repetição, de forma clara, das intenções
do autor

Secretariado de Direcção 21