Formador(a): Dra.

Inês Fernandes
Código do Curso: SEDI
Data: Abril 2017

MOD. 018
Revisão | 03
Data | 15/06/2015
 KEY Training & Consulting fundada em 2007
 Duas marcas: KEY School e KEY Corporate
 Empresa Portuguesa de Formação e Consultoria Empresarial
 Acreditada pela DGERT
 Actuação a nível Nacional e Internacional
 Áreas Negócio: Formação e Consultoria
 Mais de 700 Cursos
 Dois Centros de Formação:
◦ Porto
◦ Lisboa

2
 Formação para Empresas e Particulares

 Formação Aberta em regime interempresa

◦ Formação executiva em regime presencial aberta ao mercado e Clientes

 Horários :
o Laboral (09h30-16h30);

o Pós-Laboral (19h00-22h30);

o Sábado (09h30-13h00).

KEY School | Tlf.: (+351) 225 103 310 (+351) 21 726 18 99 |

e-mail: geral@key.pt| www.key.pt

3
 Adobe  Línguas
 Archicad  Marketing
 Autodesk  Microsoft
 Comercial  Programação
 Compras  Projetos
 Comunicação  Qualidade
 Contabilidade  Recursos Humanos
 Desenvolvimento pessoal  Redes
 Desenvolvimento web  Saúde
 Finanças  Secretariado
 Gestão Industrial  Solidworks
 Higiene e segurança

KEY School | Tlf.: (+351) 225 103 310 (+351) 21 726 18 99 |

e-mail: geral@key.pt| www.key.pt

4
 Formação Fechada em regime intraempresa
◦ Cursos desenvolvidos e organizados para um único Cliente

 Formação Aberta em regime interempresa

◦ Formação executiva em regime presencial aberta ao mercado e Clientes

 Formação à Medida
◦ Acções criadas e desenvolvidas à medida dos nossos Clientes

 Formação One-to-One
◦ Especialmente organizada para executivos, onde garantimos um formador para um único formando

 Formação On-the-Job
◦ Desenvolvida no local de trabalho e utilizando as ferramentas diárias dos Formandos

 Personal Coach de Línguas

◦ Coach de língua nativa, para desenvolver o conhecimento de uma língua em contexto organizacional

 Formação Outdoor
◦ Especialmente desenvolvida em ambiente natural, orientada para processos de mudança e desenvolvimento

KEY Corporate | Tlf.: (+351) 225 103 310 (+351) 21 726 18 99 |

e-mail: corporate@key.pt| www.key.pt

5
 Banca & Seguros
 Comercial / Vendas
 Design Gráfico & Autocad
 Direito
 Finanças / Contabilidade / Fiscalidade /
Controlo de Gestão e Auditoria
 Gestão & Outsourcing
 Gestão de Projectos
 Gestão de Recursos Humanos e Formação
 Gestão Industrial/ Petróleo, Gás e Minas
 Liderança & Comunicação
 Logística / Armazéns & Stocks / Compras /
Comércio Internacional
 Marketing & Relações Públicas
 Microinformática
 Pacotes de Formação - Mini MBA - Certificação
Corporate
 Qualidade / Higiene & Segurança / Ambiente /
Saúde
 Secretariado / Gestão Documental
 Tecnologias de Informação / Processos e
Metodologias

KEY Corporate | Tlf.: (+351) 225 103 310 (+351) 21 726 18 99 |

e-mail: corporate@key.pt| www.key.pt

6
Tema: A GESTÃO DE TEMPO
Objectivos:
1. Saber gerir o seu tempo e definir prioridades
2. Organizar melhor as tarefas administrativas
3. Desenvolver o campo de autonomia
4. Optimizar o funcionamento do secretariado em
caso de ausência
5. Elaborar um plano de acção pessoal

Secretariado de Direcção 7
A organização das tarefas de apoio administrativo e
secretariado implicam:
 Uma PLANIFICAÇÃO: estabelecimento de
prioridades
 Uma EXECUÇÃO: com o auxílio dos meios
indispensáveis para a sua realização
 Um CONTROLO: verificação constante da obtenção
das metas e objectivos propostos

Secretariado de Direcção 8
Só PREVENDO e PREVENINDO
Só ACTUANDO e CONTROLANDO

Se atinge uma colaboração eficiente e a

execução de tarefas com qualidade!!

Secretariado de Direcção 9
GERIR O TEMPO é
MELHORAR A EFICÁCIA
AUMENTAR A PRODUTIVIDADE
SER ACTIVO E NÃO REACTIVO

O tempo é um recurso estratégico e não renovável.

A sua gestão é uma questão de vontade, de motivação,
de autodisciplina e de prática. As tarefas devem ser
analisadas tendo em conta o seu grau de importância e
a definição do tempo útil para a sua realização.
 http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=PMoINjIgE3o

Secretariado de Direcção 10
GESTÃO DE TEMPO
Muitos problemas de gestão de tempo têm origem em
prioridades mal definidas, falta ou excesso de controlo,
indecisões ou atitudes ineficazes, dispersão na
execução, energias mal canalisadas, etc.
Devemos ter em conta determinados PRINCÍPIOS:
1. Conhecermo-nos bem: personalidade, pontos fortes
e fracos
2. Definição de objectivos e prioridades

Secretariado de Direcção 11
GESTÃO DE TEMPO
Devemos ter em conta determinados PRINCÍPIOS:
3. Ter o conhecimento da nossa função na
organização: o que é, o que deveria ser, o que os
outros esperam dela?
4. Privilegiar o essencial – fundamental – face ao
acessório

Secretariado de Direcção 12
 DESPERDIÇADORES DE TEMPO
O TEMPO Recurso não renovável
Interrupções Ausência de
Reuniões objectivos
frequentes
Troca de
Indecisão
Desorganização prioridades Limitações de
pessoal Ausência de equipamentos
planeamento Incapacidade
Limitações de de delegar
espaço Exaustão
Socialização
Procedimentos
excessiva
inadequados

Secretariado de Direcção 13
 DESPERDIÇADORES DE TEMPO
Origens

INTERNAS
(auto-gerados) EXTERNAS
(contexto
ambiental)

Secretariado de Direcção 14
 DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES
Questões a ter SEMPRE em conta:
1. Porque é que estou a fazer isto?
2. Qual o objectivo?
3. O que é que acontece se eu não fizer isto?

IMPORTÂNCIA VERSUS URGÊNCIA

Valores, pessoas, Tempo, pressões de
acções, sucesso, prazo, stress,
objectivos, futuro interrupções,
crises, problemas
Secretariado de Direcção 15
 MÉTODO ABC
Estabelecimento de prioridades num processo de 2
etapas:
1. Listar as tarefas e actividades a desenvolver
2. Ordenar por prioridades os itens da lista
PRIORIDADE A: Itens urgentes
PRIORIDADE B: itens de valor médio
PRIORIDADE C: itens de baixo valor

Secretariado de Direcção 16
 LEIS E PRINCÍPIOS DA GESTÃO DE TEMPO
1. Pareto ou 20/80
2. Sequências homogéneas de trabalho
3. Parkinson
4. Contra-produtividade do tempo investido
5. Alternância
6. Ritmos biológicos
7. Dimensão subjectiva do tempo

Secretariado de Direcção 17
 CONTROLO DA UTLIZAÇÃO DO TEMPO: dicas
1. Estabelecimento de responsabilidades, prioridades e
objectivos
2. Eliminação de actividades desnecessárias e
inapropriadas
3. Planeamento semanal e diário: deixar espaço para
imprevistos e eliminar ou reduzir distrações
4. Divisão de tarefas por categorias: de rotina, projectos
em curso e planeamento, tendo em conta a sua
distribuição ideal ao longo do dia de trabalho (15, 25
e 60%, respectivamente).

Secretariado de Direcção 18
GESTÃO DE AGENDAS
Importante ferramenta na óptica da organização do
trabalho e gestão perfeita do TEMPO.
Deverá anotar-se:
 O nome das pessoas que contacta
 Hora e local das reuniões, entrevistas, etc.
 Assunto das reuniões (quando necessário)
 Tarefas importantes a serem executadas.

Secretariado de Direcção 19
 O LOCAL DE TRABALHO
Será importante a avaliação das condições de trabalho
do funcionário face ao esforço que o mesmo faz para
executar as suas tarefas.

Ciência que visa maximizar o

ERGONOMIA rendimento, reduzindo, ao mínimo,
o risco de erro humano, ao mesmo
tempo que trata de diminuir a fadiga
e eliminar, dentro do possível, os
perigos para o trabalhador.
Secretariado de Direcção 20
 ERGONOMIA NO TRABALHO
https://www.youtube.com/watch?v=LT1hFaJpENE

Como observávamos, pequenas modificações podem

mudar significativamente o conforto, a segurança, a
qualidade e a eficácia da actividade profissional.
Enumere alguns dos cuidados que podemos ter na
criação de um ambiente de trabalho ideal.

Secretariado de Direcção 21
 A ORGANIZAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO
Assume a maior importância, com reflexos visíveis na
produtividade e na qualidade do trabalho desenvolvido.
Garantindo ainda maior conforto e segurança na sua
execução.
Do mesmo, a desordem e desorganização influenciam
significativamente o rendimento do profissional,
provohcando inúmeras perdas de tempo, atrasos e
tarefas inúteis.

Secretariado de Direcção 22
 A ORGANIZAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO
DICAS
1. Elimine tudo o que não é necessário, útil ou deixou
de ter utilização.
2. Determine um lugar para coisa, crie o seu próprio
modo de organização e mantenha-o.
3. Tenha sempre à mão o material básico de escritório e
demais objectivos essenciais ao seu trabalho.
4. Cada objecto tem o seu lugar e depois de utilizado,
deve regressar ao local original.

Secretariado de Direcção 23
 A ORGANIZAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO
DICAS
5. Independentemente do seu formato (papéis,
documentos digitais), ordene a documentação de
acordo com a frequência da sua utilização, e
identicando-os segundo uma determinada categoria
ou classificação para uma maior facilidade de
recuperação.
6. Mantenha o espaço sempre limpo.

Secretariado de Direcção 24