Exercícios de preparação para o teste – PSA

Parte 1- Secretariado na organização

1. A palavra secretária tem origem no Latim. Diga por palavras suas o que entende
relativamente ao conceito.
• A palavra secretária significa “secreta”, ou seja, aquela que guarda segredos. Tem
como função assegurar um conjunto de tarefas que foram designadas ao gabinete por
superiores. São lhe atribuídas diversas funções tais como: veicular informação, dar
resposta a questões da hierarquia sobre qualquer questões do gabinete, tratar de
situações pontuais. Esta é o elo de ligação entre a direção/chefia e o mundo
organizacional, como por exemplo os fornecedores, os outros colaboradores. Para
além do contacto direto com a hierarquia, procede também não em contacto indireto
através de telefonemas, fax, emails, mas também como direto. Procedem também à
receção e consequente tratamento de informação- abrem, selecionam, leem,
registam, classificação e acedem à base de dados. O papel da secretária é de acolher e
acompanhar os problemas dos clientes, dos utentes, fornecedores, chefia, visitantes e
colegas.

2. “Hoje, quem está no ramo sabe que tem de estar atenta às necessidades da chefia,
antecipando soluções e resultados”. Comente esta afirmação à luz das alterações que a
profissão de secretário/a tem vindo a sofrer ao longo das últimas décadas.
• Desde o seu começa até aos dias de hoje a profissão de secretariado, as funções e
objetivos, tal como a própria profissão foram se alterando com o passar do tempo. O
trabalho que uma secretária na altura de Alexandre Magno (338 a.C.) de registar por
escrito os acontecimentos das batalhas nada se compara ao que é feito hoje em dia. O
tempo nem tem comparação possível, as ferramentas igualmente, as mentalidades, os
pagamentos. O objetivo é parecido, servir uma entidade superior através de
assessoria, seja em tarefas ou na escrita. Também a autonomia é um elemento de
diferenciação entre a atualidade e o início e decorrer da evolução da profissão. Hoje, é
esperado que a secretária já tenha a solução mesmo antes de o problema existir. Seja
o cancelamento de um voo importante para o qual já é esperado pela chefia que ela
resolva, até ao cancelamento de uma reunião.

3. Reflita sobre a evolução do secretariado enquanto profissão, desde os seus primórdios

até aos dias de hoje.
• O surgimento da profissão de secretariado deu-se em 332 a.C. com a necessidade de
assessorar o poder dominante (reis, imperadores). A profissão era apelidada de “O
escriba”, limitava-se a dominar a escrita (dados numéricos, ordens), classificar
arquivos, dominar o idioma, e já a zelar pela fidelidade e sigilo. Foi sempre dominada
pelo sexo masculino até à Primeira Guerra Mundial devido ao envio de homens para a
guerra então existiu a necessidade da sua substituição pelas mulheres. Uma revolução
na profissão do secretariado deu-se com a invenção da máquina de escrever. Nos anos
 50 a função era de mera cumpridora e executora de ordens (limitava-se a
agendamento, atendimento telefónico, dactilografia, anotação de recados,
manutenção de arquivos). Na década seguinte ter uma secretária era sinal de status e
cada chefe tem a sua secretária. Nos anos 70 é vista como um membro ativo na
gerência ganhando respeito nas organizações e passa também a ter uma presença
mais dinâmica. Nas duas seguintes décadas esta profissão passa a ser mais
empreendedora, assessora executante e polivalente. Desvia-se um pouco das décadas
anteriores pois passa de ser “secretária do chefe” para ser “assessora de equipa”. A
sua autónima aumenta e as responsabilidades também.

4. Identifique as principais diferenças entre o secretariado tradicional e o secretariado

moderno.
• A secretária tradicional é uma secretária pessoal, serve apenas o chefe, atua com rigor
sob instruções muito concretas e pontuais sem grande autonomia, também recolhe
informação e faz a mesma chegar ao chefe, descentraliza em nome do chefe. Trata-se
de uma profissão de assessoria ao chefe, de acatar ordens e resolver e tratar os
assuntos que a chefia apresenta. A secretária moderna trabalha em equipa pois não
presta assessoria apenas ao chefe mas vários cargos e pessoas. É ambivalente, flexível,
ágil, pró-ativa, pragmática, participativa, autónoma. Esta assume o papel de
disseminadora de informação pois é o elo de ligação entre a chefia e o mundo
organizacional. Deve ser também apreciadora de informática e dos meios multimédia,
deve ser bem-educada, bem-disposta e oportuna pois é muitas vezes a primeira
impressão de uma empresa, deve ser polivalente, ser ágil, ter flexibilidade, ter poder
de antecipação para poder prever problemas e ter respetivas soluções para estes. O
que significa que as principais diferenças são na autonomia, e a quem servem.

5. Diga o que é a ética e a deontologia no exercício desta profissão.

• Ao explicar o que é a ética e a deontologia é necessário primeiro explicar que o
profissional de secretariado se deve reger por ele. Sendo o secretariado uma profissão
de extrema exigência, esta requer uma boa formação tanto a nível pessoal como a
nível profissional. Dentro das várias competências que este profissional deve ter está o
conhecimento do código deontológico que é o que pauta a conduta dos profissionais
de secretariado para procurar a excelência no exercício do trabalho. Em relação à ética
é necessário dizer que esta significa hábitos e costumes, assim sendo é uma reflexão
sobre atos, costumes ou carácter. É a ética profissional que orienta o comportamento
profissional e é importante para o funcionamento das organizações. No que toca à
deontologia esta é um conjunto de princípios, normas e deveres que são aplicados ao
exercício de uma profissão. Assim sendo a deontologia é uma ética profissional das
obrigações práticas que visam o aperfeiçoamento pessoal, profissional e coletivo.
6. Identifique as principais competências pessoais, técnicas e profissionais de secretariado.
• Competências: As competências pessoais são os aspetos que dizem respeito à nossa
personalidade que nos ajudam a saber ser e saber estar em sociedade e são, como por
exemplo: a assertividade, a capacidade de comunicação, cultura geral, flexibilidade,
pontualidade, determinação, brio profissional, pontualidade, proatividade entre
outras. Em relação às competências profissionais dizem respeito aos aspetos da nossa
personalidade que facilitam o nosso desempenho em secretariado, exemplo:
capacidade de adaptação, eficácia, sigilo profissional, facilidade de aprendizagem,
lealdade, dinamismo, tenacidade. Por último, as competências técnicas são
conhecimentos específicos que permitem o desenvolvimento das funções do
profissional de secretariado, exemplo: domínio da língua materna, informática,
protocolo, conhecimento de línguas estrangeiras, relações públicas, técnicas de
arquivo, entre outros.

7. Distinga entre atividades principais e específicas de um profissional de secretariado e dê

exemplos.
• As atividades principais são aquelas que os profissionais de secretariado estão
preparados para fazer, as mais básicas mas também as mais salientes como por ex:
atendimento; receção, separação, registo e distribuição da correspondência recebida;
arquivo; gestão da agenda; organização de viagens, eventos e reuniões. Quanto às
tarefas específicas são aquelas tarefas que são destinadas exclusivamente a uma
pessoa, são tarefas um pouco mais rigorosas, tais como: marcação e preparação de
reuniões, coordena e assegura de forma eficaz os trabalhos em curso, assume tarefas
administrativas, supervisionar ou contratar pessoal, recebe e acompanha visitantes,
atende telefonemas, trata da agenda de trabalhos.

Parte II- Ergonomia no posto de trabalho

1. Identifique os meios de que um escritório necessita para funcionar.

• O escritório é o centro de informações da empresa, pois é nele que se desenrolam
todas as tarefas relativas à receção e envio de todas as informações. É onde tudo s e
passa e processo, sendo portanto onde está instalada a atividade administrativa,
dispondo de um determinado tipo de mobiliário. O escritório para funcionar necessita
de: pessoas (que interferem na obtenção de informações e no processo de tomada de
decisões); equipamento: (permite guardar documentos, melhorar a comunicação e
facilitar a tomada de decisões); mobiliário e ambiente: (que complementam as duas
componentes anteriores para além de tornarem o escritório atraente e funcional).
2. Diga o que entende sobre o conceito de Ergonomia.
• Ergonomia estuda a situação de trabalho: a atividade, ambiente, posto de trabalho,
dimensões entre outros. Esta busca dar o máximo de conforto, segurança e melhoria
das condições de trabalho existentes. Deve ter em conta as medidas ergonómicas, que
contribuem para criar boas condições materiais e físicas de trabalho, o que leva a um
amior bem estar dos profissionais e uma posterior elevada produtividade do trabalho
e aumentar a rentabilidade da empresa. Ou seja, é a ciência que estuda a adaptação
dos meios e do ambiente ao trabalhador, procurando desenvolver uma integração
perfeita entre as condições de trabalho, as capacidades e limitações físicas e
psicológicas do trabalhador e a eficiência do sistema produtivo. Procura, então,
conceber, desenhar e realizar locais, máquinas e materiais de escritório, pensando no
trabalhador que se vai servir deles, procurando ainda que o local de trabalho seja
atraente e agradável.

3. Identifique os principais objetivos da ergonomia.

• Os objetivos da Ergonomia são: aumentar a eficiência organizacional; aumentar a
segurança, a saúde e o conforto do trabalhador; criar um espaço de trabalho
convidativo e acolhedor; diminuir o stress; diminuir os riscos laborais; aumentar a
segurança e funcionalidade; incrementar a prevenção.

4. Indique os principais fatores ambientais abordados pela ergonomia, enumerando para

cada um deles as condições ideias num escritório.
• Fatores ambientais: Os fatores ambientais são: a iluminação, o ar e a climatização,
acondicionamento acústico (cor) e o ruído. Primeiro, uma boa iluminação permite a
realização do trabalho com o mínimo de espaço, a má iluminação provoca dores de
cabeça, desconforto e problemas de visão. As condições ideias seriam: nível de
iluminação apropriado ao nível de trabalho; utilizar iluminação direta e indireta;
utilizar iluminação natural; ter em atenção se os trabalhadores são destros ou
esquerdinos; evitar o encadeamento; utilizar iluminação florescente. Em segundo,
para que um local de trabalho seja motivador tem de se ter em conta certos fatores
como: a circulação do ar, a temperatura e a humidade. O arejamento deve ser natural,
o local deve possuir janelas. A temperatura deve ser adequada ao tipo de trabalho a
executar; deverá existir uma certa quantidade de água na composição do ar; procurar
ter um ambiente confortável.
Quanto às cores, devem ser cores com alto valor de reflexão que facilitam a
iluminação e produtividade. As tonalidades mais claras tornam os locais mais
agradáveis e grandes, as escuras tornam os locais mais frios e desagradáveis.
Em relação ao ruído, este é qualquer som que causa mau estar e perturbação, se o
ruído for muito alto o ser humano não consegue resistir e isso afeta a sua capacidade
de concentração e, consequentemente, os níveis de produtividade de trabalho. Para
minimizar o ruído: insonorização; utilização de materiais à prova de som; isolar os
gabinetes de receção; colocação de suportes de borracha nas cadeiras/móveis; utilizar
equipamentos silenciosos. Por último é a música, que começou a ser usada para
 relaxar as tensões e eliminar a influência de factos produtores de angústia, e ajuda a
combater a fadiga e proporcionar uma sensação alegre e otimista. Normalmente é
utilizada música antiga para não ativar o subconsciente.

5. A escolha de equipamento adequado é fundamental para o bem-estar no local de

trabalho de um profissional de secretariado. Indique qual o principal equipamento
existente num escritório e as principais características que devem reunir.
• O equipamento é constituído pelo conjunto de utensílios (mobiliário, máquinas) que o
local de trabalho funciona. Esta escolha deve ter em conta a função desempenhada, o
equipamento deverá garantir ao utilizador o conforto, bem-estar e contribuir para
condições boas condições de trabalho, ou seja, deve obedecer a princípios
ergonómicos. O principal objeto que deve existir num escritório na minha opinião é a
cadeira: esta tem de permitir uma posição correta e natural do corpo é necessário que
a cadeira tenha um encosto regulável para um bom posicionamento da coluna, um
assento regulável para um bom posicionamento dos cotovelos e para que contribua
para uma distribuição do nosso peso por toda a superfície.

6. Indique 5 conselhos ergonómicos que entenda serem determinantes para o correto

exercício da atividade de um profissional de secretariado.
• Os 5 conselhos para haver um ambiente de trabalho ideal, 5 conselhos ergonómicos
de um ambiente adequado de trabalho: 1) cadeira com apoio de braços regulável; 2)
pés firmes no descanso apropriado; 3) monitor à altura dos olhos e braços
distanciados; 4) material de referência bem posicionado; 5) costas eretas e apoiadas.

Parte III- Comunicação

1. Identifique e comente as diferentes etapas no processo de comunicação.

• O processo de comunicação divide-se em 6 etapas. Para isso acontecer é necessário
existir um emissor e um recetor. As 6 etapas no processo de comunicação são: o
conteúdo, ou seja, a mensagem que é transmitida pelo emissor. De seguida, a
codificação, é o processo de transformar o nosso pensamento em forma simbólico;
Em terceiro, temos a transmissão, é o momento de interação, de mandar a
mensagem. Após a transmissão, temos a receção, é o momento em que a mensagem
passada chega ao seu recetor. É logo após a receção da mensagem que surge a
descodificação, que é o processo pelo qual o recetor “traduz” os símbolos emitidos
pelo emissor. Por fim, temos a resposta do recetor que se vai tornar no emissor e vai
emitir uma mensagem que vai ser recebida pelo recetor, antigo emissor. E assim
sucessivamente.

2. Identifique e comente os principais tipos de comunicação.

• Os principais tipos de comunicação são: as formais, em que as mensagens são
enviadas, transmitidas e recebidas através de um determinado padrão de autoridade
 que foi estruturado pela empresa (emails de trabalho); as informais: as mensagens são
transmitidas fora dos canais da empresa (não existe uma forma especial); bilaterais:
comunicações que provocam uma alternância entre emissor e recetor (já existe uma
troca de comunicação); unilaterais: comunicações entre emissor e recetor com
ausência de feedback; verticais: processam-se entre diferentes níveis hierárquicos;
horizontais: mesmo nível hierárquico.

3. Identifique e explique as principais barreiras à comunicação.

• Saber comunicar é essencial, é um dom que pode ser treinada e aprimorado. Barreiras
na comunicação são obstáculos ou formas de resistência que impedem que a
mensagem seja bem transmitida ou entendida. Estas podem ser: jargão técnico:
vocabulário utilizado pelos diferentes grupos profissionais que interfere na
compreensão da mensagem das pessoas externas a esses grupos (linguagem numa
cozinha); idioma: incompreensão das mensagens que são transmitidas devido à
inexistência de um código comum (diferentes idiomas que não dominados por todos
os participantes); dicção: dificuldade na articulação e pronunciação das palavras
influenciam na compreensão da mensagem; tom de voz: muito alto ou muito baixo
provoca dificuldade de compreensão e são também percetíveis emoções; tiques: são
reações involuntárias que denunciam o nervosismo; linguagem corporal: tudo
comunica, cruzar os braços, postura, olhar; cultura: as diferenças culturas interferem
na forma de interpretar mensagens; apresentação: influencia a opinião pessoal e a
imagem que os interlocutores formam acerca dos demais; ruido: tudo o que interfere
coma reação e compreensão da mensagem; estados de espíritos: estado emocional
afeta como as mensagens são transmitidas e recebidas; os valores e os juízos de valor;
dificuldades em saber escutar.

4. Identifique e caracterize os 4 principais estilos comunicacionais.

• Os estilos servem para o secretário se interrelacionar eficazmente com os outros e
evitar ou resolver os conflitos que possam surgir, portanto deve conhecê-los bem. O
estilo agressivo: submete os outros ao invés de os fazer curvar, fala alto, gesticula
muito interrompe e faz barulho com o que está a fazer enquanto os outros falam; age
de forma excessivamente crítica como se a sua opinião fosse a única que importasse
desgastando o psicológico de que o rodeia; como se não cometesse erros e fosse
intocável.
O estilo passivo: pessoa que se apresenta com uma atitude de evitamento das outras
pessoas e situações. Não se afirma tranquilamente, em vez disso afasta-se ou
submete-se, não toma atitude nas situações, tendo em conta que não se afirma torna-
se normalmente uma pessoa bastante ansiosa pois tem medo das deceções. Bloqueia
com facilidade quando lhe é apresentada uma questão para resolver, e apresenta má
comunicação.
Manipulador: pessoa que apresente diferentes discursos tendo em conta a quem se
dirige e considera-se indispensável. Considera-se indispensável e um útil
intermediário, mas que usa as pessoas sem nunca apresentar os seus motivos.
 Manipula histórias e factos, através de meias palavras, boatos e chantagem moral. Faz
transparecer boas intenções através da utilização do “nós”.
Assertivo: pessoa que defende os próprios direitos sem transgredir os direitos dos
outros. São diretos e honestos, respeitam as diferenças e não as rejeitam, estão
abertos ao compromisso e negociação.

5. Quais as principais regras básicas da comunicação oral em contexto profissional?

• As regras básicas da comunicação oral implicam a boa utilização da comunicação
autoafirmativa, o que pode levar a um bom acolhimento e atendimento presencial ou
não. Dentro da comunicação oral temos: apresentação e cumprimentos; formas de
tratamento e boa educação; saber conversar e tom de voz; olhar, sorriso, empatia e
delicadeza; gestos e naturalidade; postura perante a reclamação.

6. Quais as principais regras básicas da comunicação escrita em contexto profissional?

• A comunicação escrita constitui outra das áreas essenciais para o exercício da função
de secretariado. Visto que toda a comunicação é importante, dado ser umas das
formas de transmitir e preservar a boa imagem da organização, através de uma
redação cuidada e bem-apresentada. As regras básicas são: qualidade é melhor que
quantidade; os documentos devem ser todos assinados; deve-se dar resposta a toda a
documentação; nunca abrir a correspondência que não é direcionada a nós, salvo com
autorização; ter o cuidado de planificar a resposta a cada correspondência recebida.

7. Identifique 3 dos principais documentos escritos mais utilizados em contexto

profissional e caracterize-os.
• Começando pelas cartas comerciais, devemos ter em máxima atenção que o emissor
deve conhecer perfeitamente o teor da mensagem que quer enviar ou a pergunta que
quer colocar, tendo esta de de ser clara e concisa. A carta deve ser escrita de uma
forma simples e direta e dar enfâse ao objetivo principal, sendo que as mensagens
devem seguir uma ordem lógica e prioritária não contendo erros ortográficos, de
gramática ou de vocabulário selecionado para prevenir dificuldades de compreensão.
Esta deve seguir as normas existentes e ser concisa. Uma carta comercial possui 2
objetivos: permite que se façam contactos comerciais sem que as partes envolvidas
precisem de reunir pessoalmente; permite que ambas as partes guardem registo
desses contactos. No decorrer de uma reunião, o profissional de secretariado deverá
anotar todos os elementos que lhe permitam elaborar a chamada ata, isto é, o resumo
do que se passou na reunião. Estas têm de obedecer a normas: todas as atas são
numeradas; todos os números são escritos por extenso; não se deve deixar espaços
em branco, estes devem ser trancados com uma linha horizontal; não pode haver
rasuras ou emendas. Outro documento importante no seio de uma empresa são as
convocatórias, estas pertencem à comunicação escrita e prendem-se com a realização
de reuniões. Tendo em conta que grande parte das decisões importantes de uma
 empresa são tomadas nas reuniões a sua convocatória é imprescindível. É conveniente
que os convocados tomem conhecimento da mesma com a máxima antecedência,
sendo que o período mínimo de antecedência com que se deve fazer é de 48 horas.

Parte IV- Atendimento

1. Ainda que o atendimento seja um processo contínuo, é possível dividi-lo por fases.
Identifique essas diferentes fases.
• O profissional de secretariado no seu dia-a-dia na organização vê-se numa série de
momentos em que a sua função é a de atendimento. Este divide-se em fases: o
primeiro contacto, saudação ou acolhimento; de seguida a exploração das
necessidades da pessoa ou argumentação; depois segue-se o encaminhamento,
demonstração ou execução; e no final a reformulação e/ou despedida.

2. Identifique as virtudes, ou características que um profissional de secretariado deva

reunir para efetuar um atendimento de excelência.
• Para um bom atendimento, devemos considerar as 7 virtudes do atendimento. Estas
são: competência (conhecimento, experiência e segurança); credibilidade (confiança e
honestidade); disponibilidade (predisposição para ajudar e servir); comunicação
(informação adequada e completa); iniciativa (adaptação a situação novas); cortesia
(educação, respeito e cordialidade); flexibilidade (nas atitudes).

3. Identifique os “pecados”, ou aquilo que não deve ser feito por um profissional de
secretariado aquando de um atendimento.
• Aquilo que não devemos fazer, ou seja os 7 pecados do atendimento é: a apatia:
sensação de quem está desligado do que está a fazer; dispensa: qualquer atitude para
se ver livre do cliente; frieza: o cliente é tratado como um que vem dar trabalho;
condescendência: tratamento paternalista como se o cliente n percebesse nada do
assunto); automatismo: “obrigada tenha um bom dia, próximo”- cassete
despersonalizada; livros de regras: cumprir regulamentos n pode ser cegamente
obrigatório.
4. Identifique os princípios do atendimento presencial. Desenvolva a sua resposta
relativamente a cada princípio identificado.
• Presencial é o atendimento “frente a frente”, em que o cliente fala diretamente com o
atendedor, “cara a cara”. Neste caso a expressão do rosto e toda a expressão corporal,
a voz, o vocabulário e a aparência são aspetos essenciais no contacto direto c/ o
cliente. O primeiro é o principio de competência: é esperado pelo cliente que cada
pessoa que o atenda tenha informações detalhado sobre o funcionamento da
organização e do problema que ele tem. De seguida o princípio da legitimidade: o
cliente deve ser atendido com ética, respeito, imparcialidade, sem descremações e
com justiça. Também o princípio da disponibilidade: existir o empenho para que o
cliente não se sinta esquecido, desemparado e sem assistência. Por último o princípio
da flexibilidade: o profissional deve procurar identificar as necessidades do cliente e
esforçar-se para ajudá-lo.

5. Identifique estratégias verbais, não-verbais e ambientais para que o cliente se sinta o

mais bem atendido possível.
• As estratégias dividem-se em verbais, não-verbais e ambientais. As estratégias verbais:
reconheça a presença das pessoas o mais rápido possível; se houver demora, peça
desculpa; trate o cliente pelo nome; demonstre que quer entender as necessidades do
cliente; escute atentamente, analise e apresente questões. As não-verbais: olhe
diretamente para a pessoa; prenda a atenção do recetor; não escreva enquanto fala
com o cliente; preste atenção à comunicação não-verbal. As ambientais: mantenha o
ambiente organizado e limpo; assegure acomodações adequadas para o cliente; evitar
pilhas de papel, processos e documentos desorganizados pela mesa; solicite uma
decoração de bom gosto.

6. Diga o que entende por RP.

• As RP são um conjunto de técnicas e de processos destinados a promover a boa
imagem de uma organização e de assegurar a boa vontade do público relativamente a
ela, o modo como pratica e aos serviços que presta à coletividade. Aos RP está
implícito informar o público e recolher a opinião que esse público tem de uma
organização e dos seus bens ou serviços. Ao recolher esse feedback, permite ao
profissional de RP organizar e planear a sua atividade. Este, sendo um agente de RP
por excelência, tem de assumir uma postura assertiva mas também de recetividade
tentando encontrar um equilíbrio entre ambas, que represente a organização, o
departamento em que se insere e a chefia que assessoria.
 Parte V- Organização do trabalho

1. Reflita sobre a importância do tempo para a organização.

• Seja no mundo do trabalho seja no dia-a-dia fora do mesmo o tempo é um recurso
escasso. É imprescindível e irreversível, portanto deve-se aprender a economizar e a
utilizá-lo de forma racional. Isto aplica-se à maior parte das áreas da nossa vida, mas é
especialmente verdadeiro no mundo do trabalho, porque aí as potenciais exigências e
pressões ultrapassam de longe o tempo de que dispomos. É necessário definir quais os
objetivos que se pretende alcançar e gerir com muito cuidado as capacidades e o
tempo que se dispõe para os conseguir alcançar. O tempo é esgotável e existem
tarefas que são prioritárias, e é a essas que damos atenção prioritária. É necessário
organizar e escalar o serviço ara conseguir gerir o tempo adequadamente na tentativa
de desenvolver o trabalho de uma forma eficaz. O trabalho de secretário, implica,
bastantes vezes, ritmos inconstantes de trabalho e maus horários, assim como o
cumprimento de uma grande diversidade de tarefas num curto espaço de tempo, o
que planear rigorosamente o serviço, sistematizar e criar rotinas diárias, estabelecer
prioridades e eliminar tarefas redundantes, é necessário. É fácil a distração quando
temos nas nossas mãos uma tarefa da qual gostamos e o contrário também acontece.
Daí a necessidade de uma boa organização ser indispensável.

2. Identifique e caracterize os três tipos de planeamento.

• O planeamento é um sistema pelo qual é possível organizar o trabalho com recursos a
gráficos que permitem analisar o trabalho a decorrer na organização. Antes de efetuar
o planeamento é fundamental estabelecer prioridades e estabelecer/verificar os
prazos para a concretização das tarefas. Tipos de planeamento: planeamento
momento: planeamento das tarefas a realizar hora a hora; planeamento diário:
planeamento das tarefas a realizar num dia de trabalho. Aqui, deve-se fazer uma lista
de tarefas a realizar e um mapa com o horário das reuniões e de outros
compromissos. Deve hierarquizar-se as tarefas de acordo com as suas prioridades;
planeamento hebdomadário: planeamento das tarefas a realizar num determinado
intervalo de tempo (semana, quinzena, mês, ano). Permite efetuar o enquadramento
do tempo mais realista, controlando e orientando para os objetivos.
3. Indique o que são esquemas e quais os seus objetivos.
• A esquematização é tal como o próprio nome indica a representação por esquema das
fases de concretização de um plano de trabalho. Estes têm como objetivo explicar de
forma sintetizada e simples uma ideia ou um plano de trabalho permitir a
concretização dos objetivos com rapidez, eficácia, qualidade, menores custos e sem
omissão das ideias ou do plano de trabalho. Os esquemas são, então, grafismos que
permitem a organização e a visualização das ideias e do plano de trabalho de uma
forma resumida, objetiva e clara. A sua utilização facilita o trabalho e permite atingir
os fins propostos eficazmente, bem como facilitar a organização das tarefas e a gestão
eficaz do tempo.

4. Identifique e caracterize os diferentes tipos de esquemas.

• Os dividem-se em esquemas linear e geométrico, sendo que o linear ainda se
subdivide em sintético e analítico. Os esquemas lineares, que são normalmente os
mais utilizados para o cumprimento de tarefas, destinam-se a auxiliar na tarefa de
planificação do dia de trabalho e exibem as fases de execução segundo a ordem
temporal (horas do dia), indicando as tarefas de uma forma clara e objetiva. O
esquema linear analítico, é normalmente utilizado quando se trata de trabalho
administrativo e permite identificar as tarefas a realizar com maior especificidade,
havendo criação de divisões e subdivisões mais específicas. No que toca ao esquema
linear sintético, permite a organização de ideias e tarefas de uma forma lógica e
objetiva, recorrendo a frases curtas. Por fim, o esquema geométrico, permite a
organização e esquematização das ideias e do trabalho. Este método recorre a
esquemas de processos circulares, pirâmides ou hierarquia.

5. Distinga eficácia de eficiência.

• A eficácia e a eficiência inserem-se na gestão do tempo realista. A gestão realista da
gestão do tempo passa por usar o tempo de forma eficaz em vez de o usar de forma
eficiente. Importa então saber, a diferença entre estes 2 termos. A eficácia refere-se a
fazer as coisas que precisam de ser feitas. Já a eficiência, refere-se a produzir mais por
unidade de tempo. Posto isto, a gestão realista de tempo passa por uma utilização
eficaz e não eficiente, do tempo e controlar ao máximo o controlável, deixando assim
o máximo de tempo disponível para o ingovernável.