CURSO DE CURTA DURAÇÃO DE SECRETARIADO E ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

PARTE 1 DO CURSO

MÓDULO I: INTRODUÇÃO A SECRETARIADO

1. Evoluão Histórica e Surgimento do Curso de Secretariado e Profissão ‘’Secretária/a’’

Hoje em dia, uma empresa ou instituição dificilmente consegue funcionar na sua plenitude sem
uma secretária/o, pois para que a relação entre o público interno e externo seja moderada é
necessário que exista um intermediário, portanto, do ponto de vista prático, é neste contexto que
surge a profissão ‘’Secretária/o’’.
Contudo, não existe um consenso sobre quando e onde surgiu esta profissão, porem, o que existe
é um contexto no qual foi necessário haver alguém que desempenhasse funções idênticas as de
um/a secretária/o.

RUMORES:

Apesar de não haver consenso a cerca de onde e quando surgiu esta profissão, há rumores que
defendem ideia de que o surgimento desta profissão remonta ao Egipto antigo, ou seja, tempo
dos Faraós, onde para que as actividades do palácio decorrecem de forma eficiente e eficaz, os
Escribas eram os chamados a exercerem funções que actualmente são praticamente idênticas as
desempenhada por um/a secretária/o: elaboração de cartas; enviar a outros impérios; e mais
tarefas inerentes.

NB: MAIS mulheres e MENOS homens nesta Profissao – porque?:

No Império Egípcio surgiu a primeira guerra contra um dos inimigos, e o Faraó teve que evacuar
um número significativo dos Homens inclusive os próprios Escribas para o campo de batalha, e
às mulheres cabia fazer trabalhos domésticos, porem, com a perda de muitos homens, surgiu a
necessidade de incluir as mesmas no desempenho das tarefas que antes eram desempenhadas
pelos escribas, e assim passaram a desempenhar tanto tarefas domésticas e paulatinamente
foram se evidenciando mais do que os homens nesta profissão, pois estes durante a história toda
sempre ocuparam-se na defesa do Império (guerras).

2. Conceito de Secretariado

1. Conceito de Secretariado

O termo Secretariado é polissémico ou plurisignificativo, dado que a sua utilização pode nos levar
a várias concepções.
1.1 O termo Secretariado pode ser utilizado para designar um Curso profissional.

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1.2 É o conjunto de pessoas que tem a responsabilidade de garantir a realização de tarefas que
garantam o cumprimento dos objectivos delineados a nível da gestão máxima de uma determinada
organização.
1.3 É um conjunto de tarefas, deveres e funções realizadas para garantir o funcionamento,
coordenação, organização e acessoria de um escritório e do seu chefe.

2. Conceito de Secretária
2.1 Secretária a pessoa que minuta a correspondência, elabora as actas das reuniões, relatórios de
actividades, resolve os assuntos de direcção e orienta o escritório.
2.2 Secretária é a pessoa intermediária entre o chefe e o público interno e externo e que tem a
responsabilidade de coordenar, organizar e administrar os trabalhos de escritório e do chefe.

3. Tipos de Secretário(a)s
Existem vários tipos de Secretárias, mas para efeitos de estudo do curso consideram-se três
principais tipos de Secretário(a)s, nomeadamente:
 Secretário(a) administrativo(a) – é a pessoa responsável pela gestão administrativa do
escritório;

 Secretário(a) particular – é a pessoa que cuida das actividades/tarefas particulares do seu

chefe;

 Secretário(a) executivo(a) – é a pessoa responsável tanto pela gestão administrativia da

empresa, como também pelos assuntos específicos do seu chefe.

4. Importância do(a) Secretário(a) Executivo(a)

 Fornece informações relevantes para a tomada de decisão do Director a quem se secretaria;
 Permite que toda a informação necessária para a tomada de decisão seja filtrada, analisada e
processada, garantindo assim uma maior eficiência no seu trabalho;
 Contribui para a celeridade e produtividade do trabalho através de boa coordenação e
organização do meio
laboral;
 Confere uma boa imagem à empresa e ao chefe.

2. Conceito de Empresa

Empresa é um conjunto de meios materiais, financeiros e humanos que são articulados em conjunto
com objectivo de satisfazer as necessidades da sociedade na qual está inserida.

2.1. Classificação das Empresas

As empresas podem ser classificadas, considerando 3 critérios fundamentais, designadamente:

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a. Quanto ao Sector económico

 Sector primário: fazem parte deste sector, todas empresas ligadas a Agricultura, pesca,
criação de gado e extracção mineira;
 Sector secundário: fazem parte deste sector, todas empresas ligadas a indústrias de
transformação, bem como à construção de estradas e pontes (empresas da área de construção
civil);
 Sector terciário: fazem parte deste sector, todas empresas ligadas a ao comércio e à
prestação de serviços.

b. Quanto à Natureza do Proprietário

 Empresas Privadas: são aquelas cuja criação e gestão pertencem totalmente aos particulares;

 Empresas Públicas: são aquelas cuja criação e gestão pertencem simultaneamente ao Estado
e particulares;

c. Quanto à Dimensão

 Pequenaes empresas: são aquelas que tem de 1 a 10 trabalhadores;

 Médias empresas: são aquelas que tem de 11 a 100 trabalhadores;

 Grandes empresas: são aquelas que tem mais de 100 trabalhadores;

 Empresas Multinacionais: São empresas de grande dimensão apoiadas em consórcios

económicos poderosos, formados com capitais de diferentes proveniências. Operam nos
países onde as suas prospecções de Mercado admitem boas taxas de rentabilidade, por motivos
que tanto podem estar ligados à fácil contratação de mão-de-obra, boa e barata, como à
facilidade de obter as matériasprimas a baixo preço, tornando o produto final altamente
competitivo nos mercados onde operam.

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5. Principais funções do(a) Secretário(a) executivo(a)

a. Intermediária: nesta função a secretária executiva é responsável pela comunicção interna

(ligação entre o seu superior e qualquer outra pessoa da empresa) e pela comunicação externa
(ligação entre a empresa e os clientes, fornecedores, instituições privadas e oficiais, etc.);

b. Coordenativa: é responsável por coordenar todas actividades entre o Chefe e os outros

sectores da Empresa, de modo que o trabalho corra com normalidade;

c. Relações públicas: como espelho da empresa a Secretária é responsável por transmitir uma
imagem positiva para atrair os clientes; manter boas relações com o público de forma a criar
uma boa reputação; manter os funcionários informados sobre as actividades da empresa bem
como promover a aceitação geral da organização.

d. Administrativa: nesta função a Secretária é responsável pelas seguintes tarefas:

• Registo de entrada e saída das correspondências;
• Redacção de documentos administrativos tais como Actas de reuniões, Relatórios de
actividades, Avisos, Comunicados e outros;
• Organização de reuniões, seminários, viagens, conferências;
• Criação e gestão dos arquivos da empresa;
• Gestão do stock de material da empresa;
• Gestão das chamadas telefónicas de entrada e de saída, etc

e. Acessoria/Conselheira: como acessora é responsável por aconselhar o seu chefe no processo

de tomada de decisões. Ele(a) auxilia o chefe ao tomar qualquer decisão que seja relevante
para o bom desempenho da empresa.
6. Relacionamento com Chefe

Relacionamento profissional do(a) Secretário(o) com o Chefe

O chefe é a figura central de um escritório ou empresa, pois ele comanda os trabalhos,

determinando os objectivos a serem atingidos pelo grupo e compete o(a) secretário(a) acessorá-lo
no processo de tomada de decisão. Neste processo, existe uma relação próxima entre ambos, que
deve ser extremamente cuidadosa, para não comprometer o trabalho diário entre os dois.
O relacionamento entre o(a) secretário e o chefe é fundamental para o desenvolvimento eficiente
do trabalho, pois, é através desta interacção que são desenhadas estratégias e planos para o alcance
dos objectivos da empresa. Deste modo, este relacionamento entre os dois deve ser o mais
profissional possível, para não comprometer os objectivos da empresa.

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2 Principais momentos do relacionamento profissional do(a) Secretário(o)

com o Chefe

- Despacho com o Chefe

É o primeiro momento do dia laboral, onde o chefe actualiza o(a) secret’ario(a) das actividades do
dia.
Repressenta o momento em que existe uma união de coordenação do trabalho, período onde o
chefe informa o(a) secret’ario(a) sobre a sua agenda e são esclarecidas as dúvidas do(a)
secretário(a).
No despacho, o(a) secretário(a) entra em contacto directo com o seu superior para a busca de
informações, instruções e orientações. Em suma, é o momento onde são traçadas as estratégias de
trabalho, onde o chefe fala e o(a) secretário(a) toma nota para não falhar nada.

- Expediente para o Despacho

É o momento em que o(a) secretário(a) remete os documentos recebidos como a enviar ao chefe
para averiguar e tomar decisões para a empresa. É importante que o(a) secretário(a) tenha algumas
informações superficiais ou mesmo profundas sobre os documentos que remete ao seu chefe, de
tal forma, que se faça uma melhor gestão de tempo. Se a correspondência enviada fôr confidencial
o(a) secretário(a) não deverá abrí-la, devendo remeté-lo da mesma forma que recebeu.

7. Cuidados que o(a) Secretário(a) deve ter no relacionamento profissional

com o Chefe
 Conhecer os anseios e preferências do chefe;
 Procurar explorar ao máximo aquilo que o seu chefe gosta de modo a saber posicionar-se;
 Utilizar sempre a 3ª pessoa na comunicação com o chefe: Ex: Sr. Director, Sr. Cossa,
Doctor Mate, e repita por várias vezes esta forma de tratamento durante a comunicação;
 Dizer sempre ao chefe que não percebeu bem, ao invés de “o chefe não explicou bem” ou
“não foi isso que o chefe disse”;
 Nunca desafiar a autoridade do chefe, mesmo quando ele esteja claramente errado.
Encontre sempre uma forma súbtil de o chamar atenção. Diga sempre primeiro algo de
positivo e depois apresente a sua opinião sobre algo que não concorde;
 Nunca contrariá-lo em público ou na presença dos outros funcionários;
 Perceber se o chefe gosta de mensagens escritas ou faladas;
 Deve bater a porta do chefe antes de entrar
 Não deve perguntar sobre questões pessoais da vida do chefe;
 Nãoa deve esticar a mão para cumprimentar o chefe, muito menos dar beijinhos;
 Deve sempre levantar-se para cumprimentar o seu chefe;
 Evite colocar excessivamente fotografias familiares no seu ambiente de trabalho;
 Evite usar roupas que desenhem exageradamente o seu corpo
 Nunca fornecer detalhes exagerados sobre o seu chefe aos clientes, fornecedores e outros
visitantes da empresa
 Sirva água numa bandeja e não deve encher o copo

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 Sirva o café pelo lado direito do chefe, acompanhado por um copo de água e acrescente
sempre o guardanapo;
 Não se curve para apanhar qualquer objecto. É sempre melhor baixar-se, dobrando os
joelhos

 Evite insinuar-se e seduzir o seu chefe.

8. Relacionamento profissional do(a) Secretário(o) com o Chefe

O chefe é a figura central de um escritório ou empresa, pois ele comanda os trabalhos,
determinando os objectivos a serem atingidos pelo grupo e compete o(a) secretário(a) acessorá-lo
no processo de tomada de decisão.

Neste processo, existe uma relação próxima entre ambos, que deve ser extremamente cuidadosa,
para não comprometer o trabalho diário entre os dois.

O relacionamento entre o(a) secretário e o chefe é fundamental para o desenvolvimento eficiente

do trabalho, pois, é através desta interacção que são desenhadas estratégias e planos para o
alcance dos objectivos da empresa. Deste modo, este relacionamento entre os dois deve ser o
mais profissional possível, para não comprometer os objectivos da empresa.

MÓDULO II: ÉTICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL

1. Conceito de Ética

É um conjunto de regras e costumes que devem ser obedecidos e que dão valor moral ao cidadão.

2. Conceito de Ética profissional

É um conjunto de normas de conduta que deverão ser posta em prática no exercício de qualquer
profissão. É acção reguladora da ética agindo no desempenho das profissões, fazendo com que o
profissional respeite o seu semelhante quando exercita a sua profissão. Estas normas servem para
garantir a integridade no exercício da profissão

3. Código de Ética
É um instrumento que determina a forma de comportamento dos funcionários de uma Empresa,
por forma a materializar as realizações dos principios, valores, visão e missão da empresa. O
código de ética serve para orientar a acção dos seus colaboradores e explicitar a postura social da
empresa em face dos diferentes públicos com quais interage.

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4. Código de Ética Profissional

É um instrumento que transmite os princípios e valores com que os profissionais de determinada
área devem exercer a sua função. O código de ética serve para orientar a acção dos seus
colaboradores e explicitar a postura social da empresa em face dos diferentes públicos com quais
interage

5. Importância do Código de ética profissional

 Permite uma relação harmoniosa dentro e fora da empresa;

 Contribui para um melhor desempenho das funções;

 Orienta no desempenho do exercicio da profissão;

 Rege toda a actividade profissional dentro dos principios deontológicos.

6. Vantagens do Código de ética profissional

 Fortalece a imagem da organização;

 Permite auniformização de critérios na Empresa, dando sustento ou bases para aqueles que
devem tomar decisões;

 Serve de parâmetro para a solução dos conflitos;

 Protege de um lado, o trabalhador que se apoia na cultura da empresa reflectida nas

disposições do Código;

 Aumenta a integração entre os funcionários e estimula o comprometimento deles; e Traz

para a empresa harmonia, ordem, transparência e tranquilidade.

7. Postura profissional
Postura profissional é a maneira como o(a) secretário(a) se apresenta no local de trabalho e no
relacionamento que mantém com todos os intervenientes da Empresa, isto é, conjunto de
comportamentos adoptados pelo(a) secretário(a) no local de trabalho.

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7.1 Postura profissional

7.1.1 Má Postura Profissional

Má postura profissional são todos comportamentos do profissional que não dignificam a sí nem a
sua Empresa, ou seja, um conjunto de atitudes consideradas impróprias para o local de trabalho e
que prejudicam o ambiente profissional.

Práticas consideradas Má postura profissional

 Levar os seus problemas pessoais para o local de trabalho;

 Falar de pessoas e de acontecimentos dentro da Empresa;

 Fazer fofocas, criar intrigas, falar alto desnecessariamente, usar palavrões, gírias ou
insultos;

 Usar roupa inadequada ao trabalho, fazer carretas para o chefe e colegas e demonstrar falta
de interesse ao trabalho;

 Uso de fones, mascar pastilhas, ficar nas redes sociais, colocar a música do telefone em
pleno horário de expediente;

 Dar opinião pessoal sobre alguém na empresa;

 Não entregar o trabalho na data prevista e não reportar ao chefe sobre o decorrer dos
trabalhos;

 Inventar desculpas para o trabalho mal feito, acusar colegas e não assumir os erros;

 Comer no trabalho, atrasar-se para o serviço ou para uma reunião;

 Cantar, dançar ou tirar sapatos na presença do chefe;

 Entrar na sala do chefe sem bater a porta, não colocar telefone no silêncio durante uma
reunião ou no despacho com o chefe;

 Falar de assuntos pessoais e ao telefone na presença do chefe;

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 Ter fotos provocantes no screen do telefone, bem como colocar uma música inadequada
como toque do telefone;

 Demonstrar intimidades excessivas com o chefe, usar o telefone do serviço para assuntos
pessoais não se preocupando com as contas da Empresa;

 Utilizar um andar ou olhar sensual no local de trabalho e sentar sobre a mesa;

 Interromper o chefe enquanto fala e contrariá-lo em frente aos outros funcionários;

 Tratar por TU todas pessoas (chefe, colegas, clientes, fornecedores, etc);

 Procurar saber do salário dos colegas;

 Falar mal da concorrência

 Não se levantar quando o chefe chegar

7.1.2 Boa Postura Profissional

Boa postura profissional são todos comportamentos do profissional que dignificam a sí e a sua
Empresa, ou seja, um conjunto de atitudes consideradas próprias para o local de trabalho e que
beneficiam o ambiente profissional.

Práticas consideradas Má postura profissional

 Saber separar os problemas pessoais dos profissionais;

 Não falar de pessoas e de acontecimentos dentro da Empresa;

 Eviata fazer fofocas, criar intrigas, falar alto desnecessariamente, usar palavrões, gírias ou
insultos;

 Usar roupas adequadas ao trabalho evitar carretas para o chefe e colegas e demonstrar
interesse ao trabalho;

 Evitar o uso de fones, mascar pastilhas, ficar nas redes ecolocar a música do telefone em
pleno horário de expediente;

 Eviatar dar opinião pessoal sobre alguém na empresa;

 Procurar sempre entregar o trabalho na data prevista e reportar ao chefe sobre o decorrer
dos trabalhos;

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 Não inventar desculpas para o trabalho mal feito, não acusar colegas e assumir os erros;

 Evitar comer no trabalho, atrasar-se para o serviço ou para uma reunião;

 Evitar cantar, dançar ou tirar sapatos na presença do chefe;

 Bater a porta antes de entar na sala do chefe, colocar o telefone no silêncio durante uma
reunião ou no despacho com o chefe;

 Evitar falar de assuntos pessoais e ao telefone na presença do chefe;

 Não colocar fotos provocantes no screen do telefone e uma música inadequada como toque
do telefone;

 Evitar iintimidades excessivas com o chefe e não usar o telefone do serviço para assuntos
pessoais se preocupando com as contas da Empresa;

 Evitar usar um andar ou olhar sensual no local de trabalho e sentar sobre a mesa;

 Não interromper o chefe enquanto fala e evitar contrariá-lo em frente aos outros
funcionários;

 Tratar todas pessoas na 3ª pessoa (chefe, colegas, clientes, fornecedores, etc);

 Não procurar saber do salário dos colegas;

 Não falar mal da concorrência

 Levantar-se sempre quando o chefe chegar

8. Perfil do(a) Secretário(o)

8.1 Qualidades pessoais

8.1.1 Personalidade

Personalidade é uma qualidade que se forma a partir de características inatas, fruto da

hereditariedade e da própria filosofia do ser, e que define como a secretária age perante
determinadas situações da sua vida pessoal e profissional. Dado que, ela vai conviver com
diferentes tipos de pessoas, exige-se a esta, que tenha uma personalidade forte de modo a lidar
com sucesso com os diferentes comportamentos dos funcionários, clientes, fornecedores, etc

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8.1.2 Delicadeza no trato

É a capacidade que a Secretária tem de conhecer e aplicar o conhecimento das normas de conduta
social que facilitam o bom entendimento, respeitando a pessoa com quem se comunica, bem como
saber actuar em consonância com as situações.

8.1.3 Bom humor e Amabilidade

Bom humor é saber sorrir perante as dificuldades e saber brincar com as contrariedades; e

Amabilidade é não deixar que as nossas atitudes venham a ser conduzidas por estados de espirito
negativos e ao mesmo tempo conhecer as normas de relacionamento cordial.
.4 Boa presença

A boa presença tem a ver com a capacidade que a Secretária executiva tem de vestir cuidado, com
a higiene corporal, como forma de reflectir de uma beleza interior e de um estado de espírito
positivo.
8.1.5 Controlo da emotividade e ponderação de atitudes

Controloar a emotividade é agir racionalmente, com seguraça e seriedade perante situações

inesperadas, difíceis, delicadas e tempestuosas.
8.1.6 Espírito de iniciativa e facilidade de decisão

É perante determinada situação, agir com determinação e segurança, enquanto outros, perante a
mesma realidade ainda se encontram a reflectir e a ponderar como proceder. É actuar com rapidez,
oportunidade e conhecimento suficiente da situação. É ter relfexão rápida e acção pronta. É ter
resposta rápida para situações que é necessário resolver.
8.1.7 Memória disciplinar

É a capacidade de recordar e localizar, sempre que se pretende, aquilo que se conhece e/ou já se
utilizou. Ter se boa memória, é possuir uma capacidade inata que de forma alguma poderá de ser
devidamente gerida tendo em vista uma correcta exercitação e utilização.

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8.1.8 Sentido de responsabilidade

É a capacidade que a Secretária tem de responder pelos seus actos. Ser responsável é saber
distinguir o urgente do não urgente e o importante do não importante.
8.1.9 Sigilo profissional

Manter sigilo profissional é a capacidade da Secretária ver, ouvir e saber calar.

8.1.10 Pontualidade

Ser pontual é criar um bom hábito que, a não existir, provoca imensos transtornos (quebras de
ritmo no trabalho, desorganização e desarticulação nos serviços, tensões nervosa e agressividade,
mau ambiente, falta de produtividade, perdas comerciais, etc). Ser pontual é programar a chegada,
prevendo o imprevisto. Ser pontual é definir o prazo para entregar um trabalho ou para executar
uma tarefa, atendendo ao acidental.

8.2 Qualidades pessoais

8.2.1 Cultura geral

É um conjunto de conhecimentos adquiridos, com carácter não específico, resultantes do acumular

de estudos, observações e/ou vivências.
8.2.2 Facilidade de expressão oral

Facilidade de expressão oral é ter a capacidade de aplicar as regras de comunicação e expressão

na comunicação que estabelece com os vários intervenientes da empresa.
8.2.3 Facilidade de redacção

Facilidade de redacção é ter a capacidade de aplicar as regras da gramática portuguesa na

comunicação escrita que estabelece com os vários intervenientes da empresa.
8.2.4 Organização do trabalho

Uma boa organização de trabalho prende-se com a capacidade de planificar, programar e

calendarizar, tendo em vista uma eficaz execução do trabalho.

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9. Assédio
Define-se Assédio como sendo uma ameaça, chantagem, insinuação ameaçadora, persiguição
insistente com objectivo de obter algo da vítima.

9.1 Tipos de Assédio

9.1.1 Assédio moral:

É a exposição da secretária a uma ou várias situações humilhantes e constrangedoras, repititivas e

prolongantes durante a jornada de trabalho e no exercício das suas funções.
9.1.2 Assédio sexual

É um tipo de coersão de carácter sexual praticada normalmente por uma pessoa em posição
hierárquica superior em relação a Secretária.

A Organização Internacional do Trabalho define o Assédio sexual como sendo um conjunto de

actos, insinuações, contactos físicos forçados, convites impertinentes, desde que apresente uma
das seguintes características:

 Ser uma condição clara para manter o emprego;

 Influir nas promoções de carreira do assediado; e

 Prejudicar o rendimento profissional, insultar ou intimidar a vítima.

9.2 Causas do Assédio sexual

Desejo descontrolado do chefe pelo(a) Secretário(a);

Falta de políticas na empresa que acomodem a situações de Assédio sexual;

Sentido de impunidade por parte do assediador;

Falta de valores morais por parte do assediador;

Uso de roupas provocantes por parte da Secretária;

Insinuação consciente ou inconsciente do(a) Secretário(a);

ADAPTADO: BOMBI, SALOMAO PAULO 13

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Desejo descontrolado do(a) secretário(a) pelo chefe; Aceitar

convites impertinentes do chefe.

9.3 Consequências do Assédio sexual

Cria um ambiente anti-profissional na Empresa;

Baixa a auto-estima da vítima;

Falta de motivação para a realização do trabalho;

Contribui no comprometimento dos objectivos da organização;

Afecta tanto a imagem do(a) secretário(a) como do chefe

9.3 Formas de evitar o Assédio sexual

Manter sempre uma postura profissional respeitável no local de trabalho;

Evitar usar roupas provocantes e dedutivas;

Vestir-se de forma conservadora e adequada;

Evitar intimidades excessivas com o chefe

Usar técnicas como: falar sempre da sua família, do seu namorado ou marido, do seu
relacionamento;

Manter uma postura que estabeleça limites;

Ter sempre atenção com a linguagem corporal.

MÓDULO III: ORGANIZAÇÃO DE REUNIÕES E VIAGENS

I. Organização de Reuniões

1. Definição de Reunião
É um encontro entre duas ou mais pessoas num determinado lugar, data e hora previamente
marcados para tratar assuntos de interesse comum.

ADAPTADO: BOMBI, SALOMAO PAULO 14

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2. Classificação das reuniões

2.1 Quanto aos objectivos:

2.1.1 Informativa: a decisão já foi tomada e as pessoas estão reunidas apenas para serem
informadas a respeito;

2.1.2 Colectora de informações: antes de tomar a decisão, o responsável ou líder reúne os

participantes, expõe o problema e colhe todas as opiniões existentes, a decisão será tomada
posteriormente pelo líder;

2.1.3 Explicativa-persuasiva: apesar da decisão já ter sido tomada, o líder explica aos
participantes qual a solução lhe parece a melhor, porque chegou a tal conclusão e tenta convencer
todos os demais de que é a melhor;

2.1.4 Opinativa-deliberativa: o tema é exposto pelo líder, todas as opiniões são consideradas e o
grupo, através da análise conjunta, decide qual a alternativa viável.

2.2 Quanto à abrangência:

2.2.1 Geral: é aquela onde participam todos ou quase todos membros da empresa, pois o assunto
é de interesse geral;

2.2.2 Sectorial ou Privada: aquela onde participam apenas membros que dizem
respeito a um determinado sector, pois o assunto é restrito;

2.1 Quanto a periodicidade

2.3.1 Ordinária: aquela realizada uma vez semanal, mensal, trimestral, semestral ou mesmo
anualmento. A agenda e a hora da realização da reunião são normalmente fixas;

2.3.2 Extraordinária: aquela que se realiza como resultado de uma situação anormal na empresa.

3. Principais etapas da organização e realização de uma reunião

3.1 Responder as 5 Questões

1. Porquê?

ADAPTADO: BOMBI, SALOMAO PAULO 15

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Esta questão, está directamente ligada às razões que levam uma determinada empresa a organizar
e realizar uma reunião, uma vez que, as reuniões são caras e absorvem tempo e dinheiro. Logo, há
uma necessidade de se perguntar se é mesmo necessária a organização e realização da reunião ou
não.
2. O quê?

Esta questão tem a ver com os objectivos da reunião e a maneira como estes podem ser
concretizados. O objectivo da reunião deve ser curto, concreto e conciso. Podem ser formulados
os objectivos subsidiários, no entanto, o objectivo principal deve ser formulado de forma curta e
concisa de modo a não deixar quaisquer dúvidas.
3. Quem?

Esta é outra das questões que está subjacente aos objectivos da reunião. Nesta, deverão ser
respondidas as seguintes questões: Quem deve assistir a reunião? Será que todos os membros da
empresa precisam assistir? Quantos membros da empresa irão estar presentes? Deverão ser
convidados órgãos de comunicação social? Quais?

4. Quando?

Esta questão tem a ver com a escolha da data para a realização da reunião. Na escolha da data
devem ser considerados três factores fundamentais a saber:

 Tempo da planificação e preparação;

 Disponibilidades; e

 Interesses da empresa.

5. Onde?

Esta questão prende-se com a escolha do local para a realização da reunião. A escolha do local é a
última questão a ser respondida, uma vez que, sem determinar o motivo, os objectivos, os
participantes e a data da realização da reunião não se pode escolher devidamente o lugar.

ADAPTADO: BOMBI, SALOMAO PAULO 16

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3.2 Elaborar o Plano da reunião

Plano de reunião é um instrumento que ajuda a Secretária na organização de todas as pessoas e

recursos disponíveis para a realização da reunião.

3.3 Check list da reunião

 Elaborar a Convocatória da reunião;

 Reservar a sala de reuniões;
 Preparar os documentos necessários para a reunião;
 Organizar a sala determinando o lugar de cada participante;
 Confirmar as presenças dos participantes;
 Preparar o coffee-break;
 Reservar os equipamentos necessários (Projector, Laptop, Flipchart, etc);
 Preparar blocos de anotações e canetas para os participantes;
 Marcar as presenças e ausências;
 Lembrar o chefe da hora, lugar e assunto da reunião;
 Informar aos convocados dos documentos necessários para a reunião;
 Verificar a funcionalidade dos equipamentos: Ar-condicionado, projector, laptop;
 Assegurar a existência dos consumíveis: marcadores, folhas, canetas, lápis, borrachas, etc
 Assegurar água para os participantes em todos os lugares;
 Controlar a duração da reunião; Tomar notas de todas as intervenções; e Elaborar a
Acta da reunião.

4. Vocabulário das reuniões

4.1 Mesa

É o conjunto de membros responsáveis pela organização, monitoria e gestão de uma determinada

reunião. A Mesa é normalmente composta pelo Presidente (responsável por dirigir a reunião) e
pelos Secretários (responsáveis pela organização do expediente, arquivamento dos documentos e
apontamento dos votos).

ADAPTADO: BOMBI, SALOMAO PAULO 17

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4.2 Quorum

É o conjuto de membros que a lei ou Estatuto exigem, para que a Assembleia possa decidir e a sua
votação seja feita. Sempre que não esteja presente o número legal de elementos, a Assembleia não
se pode efectivar ou as decisões nela tomadas são nulas.
4.3 Ordem de trabalhos

É o conjunto de todos assuntos indicados na convocatória e que vão ser debatidos na reunião, ou
seja, a agenda da reunião.
4.4 Expediente

É todo o conjunto de documentos necessários para a realização da reunião. Fazem parte também
do expediente, todos documentos produzidos ao longo e no fim de uma determinada reunião.

II. Organização de Viagens

5. Conceito de Viagem
É uma deslocação de curta ou longa duração a um determinado lugar, que pode ser dentro do País
ou fora, com objectivo de estabelecer alguma relação comercial, parcerias, comprar
produtos/serviços ou mesmo para lazer.

5.1 Check list da organização de uma viagem

 Solicitar os requisitos para visto;

 Verificar o visto e a validade do passaporte do chefe;

 Verificar a exigência de vacinas para a concessão do visto;

 Reservar o hotel e a passagem com antecedência (solicitar por escrito);

 Confirmar as condições do quarto: Televisão, Internet, Telefone, Ar-condicionado;

 Confirmar a distância entre o hotel e o local da Conferência/Reunião;

 Reunir todos os documentos relacionados com a viagem num processo e entregálos ao

chefe;

 Confirmar a dieta do chefe junto do restaurante;

ADAPTADO: BOMBI, SALOMAO PAULO 18

 CURSO DE CURTA DURAÇÃO DE SECRETARIADO E ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

 Estabelecer contacto com a pessoa responsável pelo evento no destino;

 Confirmar a hora do voo;

 Efectuar todos os pagamentos e conservar os respectivos comprovativos;

 Organizar a pasta de viagem do chefe: cartões de visita, canetas, blocos, agendas, laptop,
carregadors do laptop e do telemóvel, cartões de crédito;

 Elaborar o roteiro da viagem: datas e horas, principais eventos da viagem, principais

atractivos, etc;

 Tirar cópias de todos os documentos da viagem e tratar do seguro da viagem;

 Solicitar o serviço de apoio à emergência;

 Verificar a temperatura do local para aconselhar o chefe na escolha do vestuário

 Confirmar se o chefe chegou e se todas as condições estão confirmadas no local;

 Ter atenção ao fuso horário e se necessário acertar o relógio do chefe;

 Verificar a hora do voo. Não se pode marcar um voo que chega em cima da hora para a
reunião e a hora de volta deve ser tal que dê tempo em relação ao fim dos compromissos do
chefe;

 Ter a lista de telefones úteis à mão

ADAPTADO: BOMBI, SALOMAO PAULO 19