O que é ser secretariado executivo

Secretariado
EXECUTIVO
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ÍNDICE
1.
1. INTRODUÇÃO: O QUE É SER SECRETARIADO......................................................4

2. A HISTÓRIA DO SECRETARIADO...........................................................................5
2.1 A entrada da Mulher no Secretariado.........................................................................5
2.2 A Secretária no Brasil ..................................................................................................5
3. MERCADO DE TRABALHO .........................................................................................6

3.1 O que você pode fazer na carreira executiva.............................................................6
3.2 Curso.............................................................................................................................6
4. PERFIL DO PROFISSIONAL EXECUTIVO................................................................7

4.1 Novas Exigências do Executivo:..................................................................................8
4.2 Comunicação.................................................................................................................9
5. AS FUNÇÕES BÁSICAS DA SECRETÁRIA EXECUTIVA..................................9

5.1 Funções..........................................................................................................................10
5.2 Funções e Responsabilidade:.......................................................................................10
5.3 Organizando a Rotina de Trabalho:...........................................................................10
6. ELABORAÇÃO DE REDAÇÃO....................................................................................11
6.1 Redação de documentos...............................................................................................11
6.2 Ata..................................................................................................................................11
6.3 Aviso..............................................................................................................................13
6.4 Carta Comercial...........................................................................................................13
6.5 Declaração.....................................................................................................................14
6.6 Requerimento...............................................................................................................14
6.7 Memorando..................................................................................................................14
7. NOVE DICAS PARA ESCREVER UM E-MAIL PROFISSIONAL..........................15
8. COMUNICAÇÃO DA REUNIÃO:.................................................................................17
8.1 Durante a Reunião.......................................................................................................17
8.2 Pós Reunião...................................................................................................................18
8.3 Administração do tempo..............................................................................................18
9. MÉTODOS DE ARQUIVO.............................................................................................19
9.1 ALFABÉTICOS...........................................................................................................19
9.2 NUMÉRICOS...............................................................................................................22
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9.3 GEOGRÁFICOS..........................................................................................................23
9.4 IDEOGRÁFICOS.........................................................................................................23
9.5 Como Arquivar Os Documentos:................................................................................24
9.6 Organização de Arquivos.............................................................................................25
9.7 Natureza dos Documentos...........................................................................................25
9.8 Idade dos Arquivos.......................................................................................................25
10. NOÇÕES SOBRE ETIQUETA E ÉTICA PROFISSIONAL.....................................26

10.1 Etiqueta Profissional:.................................................................................................26
10.2 Princípios Básicos de Ética:.......................................................................................28
10.3 Diferença entre Ética, Moral e Direito.....................................................................29
10.4 Código de Ética...........................................................................................................29
11. COMPETÊNCIA DO PROFISSIONAL EXECUTIVO.............................................29

11.1 Competências Valorizadas:.......................................................................................29
12. HABILIDADES PROFISSIONAIS.......................................................................... 30
13. DESENVOLVMENTO PESSOAL: FALAR CORRETAMENTE AO..........................

TELEFONE........................................................................................................................30
13.1Dicas.............................................................................................................................30
14. ANEXOS MODELOS DE DOCUMENTOS..............................................................34
15. REFERÊNCIAS............................................................................................................43
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INTRODUÇÃO
1. O QUE É SER SECRETARIADO?

As secretárias (os) são os profissionais responsáveis pelas diversas tarefas
administrativas necessárias ao correcto funcionamento de uma administração, serviço ou
escritório. As tarefas de secretariado são, entre outras, processar, dactilografar e traduzir
relatórios, cartas e actas, atender telefonemas, receber visitantes, marcar encontros e
entrevistas, contactar clientes, preencher impressos, enviar documentos através de fax e
correio e organizar e manter diversos ficheiros e dossiers. Podem também preparar processos
para a chefia, compilando a documentação e a informação necessárias, transmitir decisões,
providenciar reuniões de trabalho e redigir as suas actas, tirar fotocópias, receber e classificar
correspondência e documentos, efectuar a marcação de viagens e assegurar a ligação entre os
profissionais que secretariam e o resto dos elementos da organização.
Os deveres específicos destes profissionais dependem, no entanto, do tipo de empresa

em que trabalham e do nível de responsabilidade e iniciativa que possuem. Por exemplo, os
secretários de administração, além das tarefas administrativas, podem ter que preparar a
informação para a elaboração de orçamentos e relatórios estatísticos e financeiros e chefiar
outros empregados de escritório. Outros secretários são altamente especializados na execução
de trabalhos que exigem o conhecimento de certas terminologias e procedimentos: por
exemplo, um secretário que trabalhe num gabinete de advocacia necessita de saber redigir
determinados documentos legais e deve usar e compreender o uso de expressões jurídicas
(algumas delas em latim) e abreviaturas.
Nos últimos anos, as funções e a rotina de trabalho dos secretários (as) têm vindo a
sofrer importantes alterações, principalmente em resultado do uso crescente do computador
pessoal e da generalização dos equipamentos eléctricos e electrónicos que encontramos nos
escritórios actuais, tais como as fotocopiadoras de múltiplas funções, os fax e os telefones que
funcionam como pequenas centrais telefónicas. Este desenvolvimento tecnológico tem levado
a que estes profissionais executem as suas tarefas de uma forma mais rápida (e com maior
qualidade), bem como ao aparecimento de tarefas mais complexas. Por outro lado, muitos dos
gestores e administradores de hoje possuem um computador pessoal e fazem eles próprios as
suas cartas e outros documentos, aliviando o trabalho de rotina tradicionalmente executado
pelos secretários.
Os requisitos que lhes são exigidos têm também evoluído: antes, exigia-se apenas que
um secretário (a) fosse simpático e de confiança e que soubesse atender telefonemas, tomar
notas e receber pessoas. Actualmente, o perfil profissional das secretárias (os) é mais
abrangente e o seu trabalho é menos supervisionado, com níveis crescentes de autonomia e
responsabilidade. É fundamental, por isso, que as secretárias (os) de hoje tenham uma forte
capacidade de organização e planeamento, um raciocínio concreto e lógico bastante
desenvolvido, um apurado sentido prático e a faculdade de saber agir perante situações novas
e imprevistas. Um espírito criativo e de iniciativa pode também ajudar a resolver muitos dos
problemas que surgem no seu dia-a-dia. É importante, ainda, possuir um forte controlo
emocional, pois as situações de pressão e de frustração são comuns e o trabalho da
secretariada (o) é, por natureza, rotineiro.
Uma secretária (o) contribui também para a promoção da organização em que trabalha.
É, por isso, imprescindível que possua diplomacia nos contactos que realiza e que fale e
escreva correctamente a língua portuguesa, bem como que possua conhecimentos de línguas
estrangeiras. Facilidade auditiva e de expressão oral, boa cultura geral, discrição, boa
apresentação, pontualidade, amabilidade, assiduidade e gosto pelas relações humanas são,
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também, qualidades importantes e procuradas pelas entidades empregadoras. Estes
profissionais devem ter, ainda, uma boa memória: fixar números, palavras, frases, nomes,
vozes e fisionomias é fundamental na sua rotina quotidiana.
2. A HISTÓRIA DO SECRETARIADO
“Secretarium” que significa lugar retirado, conselho provado.
“Secretum” solidão, audiência, secreta, particular, segredo.
O secretariado é representado pela imagem de uma pena sobre um livro e uma serpente
enrolada em um bastão. A pena do livro representa a história da secretária, cuja atuação
sempre esteve vinculada ao ato de escrever.
Os primeiros registros da profissão de secretária datam os tempos dos faraós, quando

era exercida pelo homem na figura de escribas.
Com a Revolução Industrial, volta a aparecer à função de secretário e, após as duas
guerras mundiais, por falta de mão-de-obra masculina, houve o surgimento da mulher,
bastante atuante na área na Europa e nos Estados Unidos.
2.1 A entrada da Mulher no Secretariado.
A função de secretária apareceu após a Revolução Industrial, nessa época exercida

quase que exclusivamente pelos homens, e após as duas Guerras Mundiais (1914-1918 e
1939-1945), contando com a presença feminina.
Nesse período, devido à falta de mão-de-obra masculina, houve o surgimento da mulher
na área, mais precisamente na Europa e nos Estados Unidos. Com as guerras os homens
deixaram seus trabalhos e as mulheres incorporaram-se na atividade.
2.2 A Secretária no Brasil
No Brasil, a mulher surge como secretária na década de 50. Neste período a secretária
começa a atuar na estrutura empresarial brasileira, porém, executando algumas técnicas
secretariais, como atendimento telefônico e recepção. Cabe destacar que os salários pagos a
elas eram muito baixos, inferiores aos que eram pagos aos homens, no entanto, elas não
desistiram de seguir na profissão e foram à luta.
Além do salário baixo, outro problema enfrentado pelas profissionais foi à busca pelo
reconhecimento da profissão, o qual teve êxito na década de 70, conforme narram Sabino e Rocha
(2004, p.8):
A profissionalização da mulher no cargo um fato histórico confirma o reconhecimento da

profissão como restrita às mulheres: em homenagem ao centenário de nascimento de Lílian
Sholes (primeira datilógrafa), as indústrias fabricantes de máquinas de escrever organizaram
em 1950 o primeiro concurso de datilógrafos (uma das inúmeras denominações que o
Secretariado ganharia ao longo da sua história). Dada a presença maciça de mulheres ao
concurso realizado em 30 de setembro, instaurou-se o Dia da Secretária.
Guimarães (2001, p.25) revela que o Dia da Secretária foi oficializado no Brasil em 26
de outubro de 1977, a partir daí sendo comemorado anualmente no dia 30 de setembro. Por
menor que seja essa conquista, ela impulsionou o crescimento e a valorização da secretária
que começa a ser conhecida por suas funções e sua importância no ambiente empresarial.
Nas décadas de 60 e 70 houve a expansão da profissão, a partir dos anos 80 por meio de
muita luta a regulamentação da profissão com a assinatura da lei n 7.377, de 30/09/1985.
Com a regulamentação a classe ganhou força, surgindo os sindicatos das secretárias.
Em 1988 foi criada a Fenassec – Federação Nacional de Secretárias e Secretários em
Curitiba, Paraná.
Em 7 de Julho de 1989 é publicado o Código de Ética Profissional, criado pela União
dos Sindicatos.
3. MERCADO DE TRABALHO
Secretariado executivo é a terceira profissão que mais cresce em todo o mundo, segundo
a Organização das Nações Unidas (ONU). No Brasil, a demanda é boa, mas o avanço da
informática nos escritórios torna o mercado mais exigente, desenvolvidos com grande
concentração de indústrias e empresas de grande porte.
A Secretária Executiva do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e

sim para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas
finalidades e a administração, é fundamental.
3.1 O que você pode fazer na carreira executiva:
. Assessoria e consultoria Atuar como assessor ou consultor autônomo, atendendo

executivos na realização de encontros de negócios e eventos, como seminários e palestras.
. Secretariado Trabalhar com organização de agendas, arquivamento e atendimento ao

público e telefônico.
. Secretariado executivo Assessorar executivos e participar de decisões da rotina da empresa,

atendendo clientes e fornecedores, organizando arquivos, redigindo documentos. Gerenciar
processos administrativos, de controle de qualidade, informações, equipes e comunicações
internas e externas da sua área.
. Tradução e interpretação Escrever textos em idiomas estrangeiros e traduzir documentos

para o português. Fazer a tradução simultânea em reuniões e congressos.
3.2 Curso
Para se tornar uma Grande Secretária Executiva, é necessário primeiramente se

especializar o máximo que puder nas diversas áreas que englobam a prática de secretariado,
pois só com o conhecimento será possível progredir e galgar para posições mais estratégicas
e importantes no mercado de trabalho em rumo ao sucesso.
O uso das tecnologias, a globalização e a complexidade da gestão evoluíram a atuação

da secretária. A profissão está regulamentada há 25 anos; os profissionais adquiriram
maturidade, inovaram em sua prática e hoje possuem know-how para os novos horizontes:
secretariado, assessoria, consultoria, congestão e empreendedorismo.
Chussy Karlla Antunes
Os bacharelados fornecem formação básica em responsabilidade social, finanças, gestão

de pessoas e contabilidade. Artes, cultura e cidadania, relações humanas e ética profissional
também fazem parte do currículo, assim como redação empresarial, protocolo e etiqueta.
4. PERFIL DO PROFISSIONAL EXECUTIVO
Desde os anos 90 a atualidade vem ocorrendo mudanças no perfil do profissional de

Secretariado Executivo. O mercado tem exigido profissionais de formação específica e
direcionada à área de atuação em Secretariado Executivo, que devem ser aptos a atuarem
como:
Gestor: exercendo as funções gerenciais como: capacidade de planejar, organizar, implantar e

gerir programas de desenvolvimento.
Assessor Executivo: sendo o agente executor e multiplicador mais próximo dos executivos
nas organizações.
Empreendedor: promovendo as idéias e as práticas inovadoras, bem como, tendo capacidade

crítica, reflexiva e criativa.
Hoje o mercado de trabalho exige mais do profissional, isto é, além das funções básicas
que a secretária deve exercer como planejamento, organização, terá que ter maior
conhecimento das metas e os objetivos da organização, prioriza atividades, gerencia
informações, lidera sua equipe junto com o executivo, assume um relacionamento
interpessoal, lida com conflitos, busca soluções para eventuais problemas. Melhora a
qualidade, a produtividade do trabalho e contribui para o desenvolvimento da empresa.
Uma simples função de secretária que gerenciava somente agenda, o telefone e as
correspondências, agora passa a atuar como uma “multiprofissional”, significa obter e
aprimorar a capacidade de administrar funções.
4.1 Novas Exigências do Executivo:
4.2 Comunicação:
A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada
funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada
seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.
5. AS FUNÇÕES BÁSICAS DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

A secretária executiva hoje ela vai além de seus requisitos básicos, isto é, hoje ela é
considerada o braço direito de grandes líderes do mercado, bem como garante a sua participação
direta ou indiretamente nos processos decisórios que se faz dentro do ambiente corporativo.
É uma das profissões que mais tem crescido ultimamente, de acordo a Federação Nacional
das Secretárias e Secretários, (Fenassec).
Embora essa função em sua grande maioria venha sendo executada nas empresas pelo sexo
feminino, tem-se observado nos últimos tempos um enorme contingente de homens executando-a
com eficiência (tais como os assessores, os chefes de gabinetes etc.)
Dizem que por trás de um grande homem, sempre existe uma grande mulher. Essa frase se
aplica perfeitamente na relação profissional entre secretária executiva e executivo, pois além da
secretária executiva facilitar (e muito) a vida do executivo, ela também tem a capacidade de liderar
diversos assuntos em sua ausência, contribuindo diretamente com os objetivos, metas e
conseqüentemente, com os resultados propostos pela organização como um todo.
5.1 Funções:
▪ Agendar e controlar compromissos;
▪ Organizar documentos, reuniões e arquivos
▪ Fazer e atender chamadas telefônicas;
▪ Recepção e apoio ao Cliente.
▪ Planejamento de viagens
▪ Acompanhamento e preparação de reuniões
▪ Realização de atas
▪ Domínio Fluente de idiomas
▪ Pagamentos de contas
▪ Domínio em informática (Excel, PowerPoint, internet, e-mail, etc.)
▪ Obter uma boa comunicação
▪ Ajudar no desenvolvimento da organização
▪ Ter participação nas decisões da empresa
▪ Redigir cartas
▪ Ser o braço direto do executivo
5.2 Funções e Responsabilidade:
Ser uma secretária bem informada e possuir as funções citadas é necessário também ter
habilidades técnicas COMPETÊNCIA que possui três componentes básicos:
O conhecimento é o “saber”, habilidades: é o “saber fazer” e atitudes é o “querer”.
5.3 Organizando a Rotina de Trabalho:
. Mantenha sua mesa organizada. Ambiente com muita informação é chamariz para falta de
foco e atenção.
. Mantenha os arquivos do seu computador organizados. Pode classificar por categoria de

atividade, nome do cliente, tipo de documentação, como preferir… desde que esteja tudo
certo, no lugar certo. Isso otimizará um bom tempo na sua rotina de trabalho.
. Deixe separados arquivos pessoais dos profissionais, tanto para os arquivos físicos, quanto
para os virtuais.
. Tenha uma rotina diária e organize semanalmente esta rotina. Pois a ausência de rotina é
motivo para falta de foco e disciplina. Mantenha a rotina na agenda. Mantenha a sua agenda
atualizada.
. Tenha um ambiente de trabalho iluminado, arejado e silencioso.
. Cadeira e mesa confortáveis são essenciais. E a postura também.
. Pare de tempos em tempos. Isso é importante, vá tomar um café, alongar-se, pegar um pouco
de sol, isso fará seu cérebro descansar e seu subconsciente organizar as informações.
6. ELABORAÇÃO DE REDAÇÃO
A redação está presente em todos os sentidos da nossa vida, e saber como conectar as
nossas idéias na forma textual adequada é o segredo para não só ser aprovado nos testes como
também para saber se comunicar melhor.
Três princípios básicos para elaborar uma redação: Organização, Coerência e Fidelidade
ao tema.
6.1 Redação de documentos:
Não há como fazer uma boa redação de documentos sem ter desenvolvimento de
habilidades, técnicas e ferramentas para executar com eficiência o trabalho desenvolvido.
6.2 ATA
É um documento usado para relatar todos os acontecimentos, discussões, propostas, votações

e decisões ocorridas numa reunião, congresso, eventos, etc.
. Como fazer uma Ata
A ata deve ser redigida sem parágrafo, a fim de impedir a introdução de modificações e
alterações indevidas;
Não deve apresentar rasuras nem emendas;
Nos caso de erro ou esquecimento de algo importante no momento em que você estiver
escrevendo-a, basta escrever a palavra digo seguida de forma correta;
Ex.: ...e foram traídos, digo, trazidos para a assembléia...
Quando as falhas e erros forem percebidos após a redação da ata, você deve utilizar a
expressão em tempo, seguida da correção;
Ex.: Em tempo: na décima sétima linha desta ata, onde se se lê “foram escolhidos os
representantes”, leia-se “foram escolhidos 2 (dois) representantes”.
É melhor que os números sejam escritos por extenso em parêntese, para que não ocorram
dúvidas ou falsificações;
Ex.: sortearam-se 3 (três) vagas no curso de capacitação.
Não devemos usar abreviaturas.
Usar letras maiúsculas para escrever as iniciais das palavras e expressões;
Quanto o responsável pela ata não encontra-se presente na reunião, escolhem entre os
presentes uma pessoa para redigir a ata.
Ex.: Para esta reunião não estando presente o encarregado de redigir a ata (“ad doc” que quer
dizer “para esta reunião” foi eleito pelos membros de diretoria presentes, João Silva que
substituirá o encarregado, especialmente nesta reunião.
A Redação da ata obedece a sequência:
. Dia, mês, ano, hora e local da reunião;
. Nomeação das pessoas presentes, com sua qualificação e cargo;
. Referência ao modo utilizado para a convocação da reunião (se foi edital, aviso,
comunicado);
. Referência à abertura dos trabalhos pelo presidente, que geralmente lê a ata anterior para
fazer as alterações necessárias;
. Registro do cumprimento da pauta ou ordem do dia (assuntos a serem discutidos);
.Fecho, contendo os seguintes dizeres: Nada mais havendo de tratar, foi lavrada a presente ata
que vai assinada por mim, secretário ad doc.
. As assinaturas devem ser colocadas logo após a última palavra do texto, para não deixar
espaço livre.
. O modelo de ata deve ser:
▪ Com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não
permita alteração, como o PDF, por exemplo;
▪ Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
▪ Sem abreviaturas de palavras ou expressões;
▪ Com números escritos por extenso;
▪ Sem rasuras nem emendas;
▪ Sem uso de corretivo
▪ Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
▪ Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.
A ata formal é constituída por 5 partes:

Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;
Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos.
Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para
que o fato fique registrado;
Expediente registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências
justificadas, além de avisos e outros assuntos;
Ordem do dia: parte central do texto corresponde ao registro das discussões e decisões
ocorridas durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e também
registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado;
Encerramento e desfecho: quando todos os acontecimentos foram registrados.
. Principais tópicos que devem constar na ata simples:

▪ Data, local, horário de início e fim da reunião: é necessário saber onde e quando as
pautas foram discutidas;
▪ Pessoas presentes e seus cargos: é preciso informar por quem as decisões foram
tomadas;
▪ Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar na ata a fim de
saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram;
▪ Discussões abordadas: parte fundamental para registro das discussões para esclarecer
porque as decisões foram tomadas e porque algumas idéias foram abandonadas a fim de evitar
que a mesma discussão ocorra várias outras vezes;
▪ Registro das decisões: outra parte fundamental para registrar o que de fato foi
acordado entre os integrantes e listar quais serão os próximos passos;
▪ Compromissos: essencial para registrar os prazos para execução de cada tarefa e é
onde se estabelece o dia, horário, local e participantes da próxima reunião;
6.3 Aviso
É um documento escrito por meio do qual as empresas transmitem informações, ordens,

convites, notificações com funcionários ou clientes.
. Dever ser escrito em papel timbrado (com a marca da instituição);
. Deve conter apenas o teor da comunicação. O conteúdo deve ser escrito em linguagem
objetiva, para que não haja dúvida quanto à interpretação;
. Sua estrutura é bem simples:
a) Título, que é a palavra AVISO (em letras maiúscula);

b) Indicação da pessoa a quem se destina o aviso;
c) Texto contendo a mensagem;
d) Fecho simples;
e) Local e data;
f) Assinatura, nome e qualificação (cargo).
6.4 Carta Comercial
É um documento utilizado nas empresas, instituições e órgãos, por pessoas físicas, a fim
de tratar de interesses comuns.
A carta tem sua estrutura similar à do ofício, porém mais utilizada na iniciativa privada,
instituições e escritórios de profissionais liberais, enquanto que o Ofício e Memorando são
utilizados no serviço público.
Os componentes básicos de uma carta são:
. Timbre (logomarca);
. Tipo e número à esquerda e no alto da página (não são obrigatórios);
. Local e data (á direita, na mesma altura do tipo e número);
. Nome do destinatário e endereço;
. Vocativo (pronome de tratamento);
. Fecho (saudação final do destinatário);
. Assinatura de quem remete;
. Nome e cargo abaixo da assinatura.
6.5 Declaração
A declaração é um documento destinado a uma pessoa, de maior influência, pertencente às

mais variadas instituições, sejam empresas públicas ou privadas.
. Redigir em papel timbrado, focalizando bem o objetivo pretendido, ou seja, o termo

DECLARAÇÃO é grafado com letras maiúsculas.
. Atribuir as informações compondo-se de todos os elementos necessários à efetivação da

declaração;
. Citar o local e data em que foi redigido, acrescido da assinatura do emissor e função.
6.6 Requerimento
É um documento através do qual são feitas solicitações a autoridades do serviço

público. Hoje, as solicitações podem ser realizadas pela internet, as repartições públicas
fornecem modelo de requerimentos e formulários prontos para serem preenchidos.
Um requerimento deve ter o vocativo, com o nome, o cargo e a instituição onde a
pessoa solicitada atua e, após um espaçamento de 10 linhas o texto com os dados (nome, RG,
endereço e o pedido do requerente. No final a cidade, data em que foi escrita e assinatura das
pessoas envolvidas na solicitação.
6.7 Memorando
O memorando significa “que deve ser lembrado”. Funciona como uma forma de comunicação
profissional e deve ser endereçado formalmente.
. Escreva o memorando no início da página para deixar clara a intenção do documento.

. O título deve estar escrito na primeira linha, com letras maiúsculas e negritadas;
. Alinhar o centro da página, deixar um espaço duplo entre o título e o restante do cabeçalho;
. Além dos destinatários, o cabeçalho deve incluir o remetente do memorando.
. Por extenso, o dia, o mês e ano.
. Ser específico e breve;
. O cabeçalho deve estar no topo da página, alinhado à esquerda. Os termos para, de, data e
assunto devem ser escritos em letras maiúsculas.
7. NOVE DICAS PARA ESCREVER UM E-MAIL PROFISSIONAL
▪ Antes de começar a escrever o e-mail, pense no que você quer dizer.
O e-mail precisa ter um começo, meio e fim, assim como toda dissertação exige. Fica
fácil quando nos fazemos à seguinte pergunta: “O que eu preciso comunicar antes e o que eu
preciso pedir no final?”
Saber ter cautela ao redigir um e-mail é de suma importância, pois se comunicar de
forma incorreta profissionalmente pode mostrar, em um certo grau, desrespeito com o
destinatário e pode acabar prejudicando o relacionamento.
Um e-mail bem escrito é como se fosse um cartão de visita, principalmente quando a
comunicação é feita remotamente.
▪ Verifique os emails anteriores sobre o assunto
É muito importante estar atualizado e ler atentamente tudo o que foi discutido desde o
início. Principalmente quando se trata de e-mail envolvendo mais e uma pessoa.
▪ Cuidado com o design do seu e-mail

Se você tem 3 assuntos para falar, separe cada assunto em tópicos (ex.: A B e C) e
discorra tudo sobre tal assunto dentro de cada ponto, separadamente.
Cada um tem uma maneira de se organizar, o importante aqui é saber priorizar cada
categoria.
▪ Tente evitar e-mails longos
Seja conciso, objetivo e vá direto ao ponto. As secretárias, em sua grande maioria,
assessoram executivos muito ocupados e que não tem tempo o suficiente para ler emails,
devido à grande demanda de outros emails em sua caixa e às diversas reuniões durante o dia.
▪ Seja preciso no campo “assunto” e-mail
A melhor forma para escrever o assunto do e-mail é se colocar no lugar do leitor, do
receptor da mensagem.
Quanto mais específico você for ao assunto da mensagem, maior será a clareza da
informação e da organização do seu leitor.
É muito importante também destacar prazos, caso houver.
▪ Destaque os pontos importantes
Quais são os pontos de atenção que o leitor deverá ter ao ler o seu texto? Quais são os
pontos de prioridade?
Geralmente, os principais pontos de uma mensagem são aqueles envolvem prazo, ações
a serem desenvolvidas, datas, horários, locais […]
Enfim, o que você julgar ser de extrema importância, utilize os recursos da sua
ferramenta de e-mail como o negrito, sublinhado, grifado e/ou itálico.
▪ Revise sua mensagem e certifique-se de que não está esquecendo-se de nada

Tente colocar tudo sobre aquele assunto no mesmo e-mail. Verifique se deixou todas as
informações necessárias naquele e-mail, como anexo, telefone, a data, prazo máximo, horário,
pessoas envolvidas na conversa, entre outros. Revisar se você está enviando para pessoa certa!
▪ Se copie no e-mail
Essa é uma dica que funciona bastante em casos de problemas de envio de e-mail.
Alguma vez você já mandou um e-mail importante e o mesmo ficou parado na caixa de
saída sem ao menos você perceber?
Pois bem, quando você cria o costume de se copiar nos emails (pode ser apenas nos
mais importantes) você sabe se o email realmente saiu da caixa de saída para a caixa de
enviados quando você mesma recebe o e-mail.
▪ Verifique se você está sendo educado

A forma como você se comunica através de mensagens muitas vezes pode soar como
algo intimidador, mal-educado e até mesmo sem respeito para com o receptor.
Certifique-se se você está sempre respeitoso e gentil.
Lembre-se: Gentileza gera Gentileza
8. COMUNICAÇÃO DA REUNIÃO:
Após todo esse alinhamento e planejamento, busque ser bastante cauteloso com a
comunicação da reunião.
Uma dica importante é fazer um documento/email, relacionando com muita
objetividade e clareza, os itens por completo:
▪ Data da reunião:
▪ Horário:
▪ Tempo da reunião:
▪ Local:
▪ Contexto da reunião:
▪ Tema da reunião:
▪ Propósito do tema: (sempre começa por um verbo – estabelecer, determinar, designar,
decidir…)
▪ Recursos / Materiais necessários:
▪ Resultado almejado:
▪ Participantes:
▪ Relevância de cada participante:
8.1 Durante a Reunião
Pontualidade é essencial. Não se esqueça que todo esse planejamento que você fez até
agora não foi feito em vão. O respeito ao tempo é o ingrediente principal para que a receita
seja um sucesso!
Se a reunião tem início às 9h00, a estrutura deverá ser preparada com no mínimo 30
minutos de antecedência, para que a reunião comece com tudo já engatilhado (apresentação
na tela, documentos impressos nas mesas…).
Faz parte da sua função estar relembrando constantemente o grupo sobre o propósito da
reunião, caso haja perda de foco.
Ao final da reunião, cheque se chegou no resultado almejado.
▪ Se não chegou, então qual será a ação a ser tomada para tal nas próximas vezes?
▪ O que foi legal na reunião?
▪ O que poderíamos fazer diferente nas próximas?
▪ O que eu poderia ter feito diferente para que essa reunião tivesse sido mais produtiva,
mais otimizada, mais bem planejada?
Uma reunião produtiva não se faz do dia para noite, é um processo constante, que
deverá ir sendo desenvolvida e aprimorada cada vez mais.
8.2 Pós Reunião
É fundamental acompanhe todas as delegações alinhadas na reunião, de modo que

assegure a execução de todos os trabalhos e que acima de tudo, apresente qualidade.
▪ O que foi passado para cada um?
▪ O que cada um já conseguiu entregar?
▪ Quais são as próximas ações?
Em outras palavras, a secretária executiva é o “Gerente de Sucesso” dos projetos

internos da empresa, sendo os principais agentes de qualidade nas execuções e realizações.
O profissional de secretariado executivo é um dos poucos profissionais que possuem a
visão do topo de uma organização e possibilita colaborar, fazendo com que o projeto evolua
constantemente e saia de vez do papel!
E essa função faz parte de uma posição estratégica, e não mais “operacional”.
8.3 Administração do tempo: Fazer um planejamento inicial é fundamental para evitar

bloqueios mentais na realização das atividades.
9. MÉTODOS DE ARQUIVO
Inicialmente, precisa-se considerar o que será arquivado, de forma a beneficiar o maior

resultado e eficiência do trabalho e a organização interna de uma instituição. Os métodos
básicos são: ALFABÉTICOS, NUMÉRICOS, GEOGRÁFICOS E IDEOGRÁFICOS.
Há dois tipos de elementos básicos nas técnicas de arquivamento. São eles:
Classificação e a Codificação.
9.1 ALFABÉTICOS: Normalmente usado em ordem crescente (de A-Z), é útil pela
facilidade de organização de localização de documentos. O método alfabético é dividido em
dois: Dicionário e Enciclopédico.
Dicionário: Os assuntos são guardados alfabeticamente, obedecendo-se somente a seqüência
das letras.
Enciclopédico: Os assuntos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.
. Regras de Alfabetação
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, que são as

seguintes:
▪ Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o pronome.
Exemplo: João Barbosa, Pedro Álvares Cabral, Paulo Santos, Maria Luísa Vasconcelos,
Arquivam-se: Barbosa, João - Cabral, Pedro Álvares - Santos, Paulo - Vasconcelos, Maria
Luísa
Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece à ordem alfabética do pronome. Exemplo:
Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vítor Teixeira,
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal - Teixeira, Marilda - Teixeira, Paulo - Teixeira, Vítor
▪ Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se

separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco, Paulo Monte Verde, Heitor Villa-Lobos.
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo - Monte Verde, Paulo - Villa-Lobos, Heitor
▪ Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita, Luciano Santo Cristo, Carlos São Paulo.
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar - Santo Cristo, Luciano - São Paulo, Carlos
▪ As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes

iguais.
Exemplo: J. Vieira, Jonas Vieira, José Vieira,
Arquivam-se: Vieira, J - Vieira, Jonas - Vieira, José
▪ Os artigos e preposições tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são
considerados (ver também regra nº 9).
Exemplo: Pedro de Almeida, Ricardo d’Andrade, Lúcia da Câmara, Arnaldo do Couto.
Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do
▪ Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho
são considerados parte integrante do último sobrenome, mais não são considerados na
ordenação alfabética.
Exemplo: Antônio Almeida Filho, Paulo Ribeiro Júnior, Joaquim Vasconcelos Sobrinho,
Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio - Ribeiro Júnior, Paulo - Vasconcelos Sobrinho,

Joaquim
Obs. Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de

elemento de distinção.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Filho.
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge - Abreu Neto, Jorge - Abreu Sobrinho, Jorge
▪ Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo,
entre parênteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos, Professor André Ferreira, General Paulo Pereira, Dr.
Paulo Teixeira.
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) - Ferreira, André (Professor) - Pereira, Paulo

(General) - Teixeira, Pedro (Dr.)
▪ Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo: Georges Aubert, Winston Churchill, Paul Müller, Jorge Schmidt.
Arquivam-se: Aubert, Georges - Churchill, Winston - Müller, Paul - Schmidt, Jorge
▪ As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum
é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiúscula.
Exemplo: Giulio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont, John Mac Adam, Gordon
O’Brien.
Arquivam-se: Capri, Giulio di - De Penedo, Esteban - Du Pont, Charles - Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
▪ Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao

sobrenome da família do pai.
Exemplo: José de Oviedo y Baños, Francisco de Pina de Mello, Angel del Arco y Molinero,
Antonio de los Rios,
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del - Oviedo y Baños, José de - Pina de Mello,
Francisco de Ríos, Antonio de los
▪ Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se

apresentam.
Exemplo: Al Ben-Hur, Li Yutang
Arquivam-se: Al Ben-Hur - Li Yutang
▪ Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser

transcritos como se apresentam, não se considerando, porém para fins de ordenação, os
artigos e preposições que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os
artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo: Embratel, Álvaro Ramos & Cia., Fundação Getúlio Vargas
A Colegial, The Library of Congress, Companhia Progresso Guanabara, Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia., Barbosa Santos Ltda.

Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getulio Vargas
Library of Congress (The)
▪ Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os

números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre
parênteses.
Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna, Quinto Congresso de Geografia, 3º. Congresso

de Geologia,
Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)

Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3.º)
9.2 NUMÉRICOS: Ao invés de usar letras, como no método alfaabético, usam-se números,
geralmente em ordem crescente também. É usado em relatórios paginados e outros
documentos em que há numeração de códigos. O método numérico está dividido em três
tipos: simples, cronológicos e digital terminal.
. Números Simples: Método prático, não requer planejamento incial. Elabora-se o registro
em livros ou fichas para não acontecer a seriação de duas ou mais pastas com o mesmo
número. O documento recebe o número da pasta mais um número sequencial facilitando,
dessa forma, o seu arquivamento e evitando o extravio.
Esse método é aplicado em documentos especiais e especializados.
. Números Cronológicos: Usado em sistema de protocolo adotado em repartições públicas.

Numeram-se os documentos e não as pastas. Serão arquivados por data e depois por números.
Nesse método, quando um registro é anulado, só se aproveita o número se houver
coincidência de datas.
. Número Dígito Terminal: O número é o elemento principal de identificação. Usado quando

há um grande volume de documentos, a fim de reduzir erros nos arquivamentos,
possibilitando, assim, uma recuperação mais ágil da informação.
9.3 GEOGRÁFICOS: Quando o elemento principal para a recuperação da informação for o
local.
9.4 IDEOGRÁFICOS: Ainda utiliza-se a ordem alfabética, contudo sem colocar nomes de
pessoas ou de documentos, mas sim assuntos referentes a essas pessoas e documentos.
. Avanços: Com os novos surgimentos tecnológicos os métodos de arquivamento cresceram
hoje outras formas como: O Método Eletrônico.
. Métodos Eletrônicos: Programas ou sistemas informatizados geralmente não usam papeis e

podem usar as formas de classificação do método tradicional. É sempre importante o sistema
conter campos de busca de dados e opção de cópias de segurança ou de impressão, para não
perder os dados ou arquivos.
9.5 Como Arquivar Os Documentos
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes, o documento

deverá ser encaminhado ao seu destino para arquivamento, após receber despacho final.
O arquivamento (assunto concluído) é a guarda dos documentos no local estabelecido

na Tabela de Temporalidade de Documentos. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um
documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.
As operações para arquivamento são as seguintes:
▪ Ler o motivo do arquivamento, não contentar-se com o “arquive-se”;

▪ Se o documento não estiver classificado, atribuir um código conforme o assunto;
▪ Se arquivar o documento na pasta (arquivo setorial), verificar a existência de antecedentes
na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por conseqüência, o
mesmo código.
▪ Arquivar as pastas suspensas na seqüência dos códigos atribuídos – usar uma pasta para
cada código, evitando a classificação “diversos”.
▪ Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem
estabelecida – cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e
eliminando-as. Caso não exista o original manter uma única cópia;
▪ Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada,
identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento
que o encaminhou.
9.6 Organizações de Arquivos
O arquivo de uma empresa deve ser organizado de forma que ao consultá-lo,

imediatamente se localize o documento desejado. Deve também conter informações sobre
documentos que foram retirados. Precisa-se deixar de lado a complexidade, adotando-se o
máximo de simplicidade a fim de facilitar a compreensão daqueles que o consultam.
A informação é um componente vital de seu negócio. Como seus mais valiosos bens,
você a guarda, protege e acessa quando precisar dela – agir de forma incorreta pode levar a
graves repercussões. Porém, gerenciar tal informação com segurança requer recursos;
recursos melhor concentrados em suas competências básicas.
9.7 Naturezas dos Documentos
São variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são

diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo.
Vamos conhecê-los:
1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo

como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz,
microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.
2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta,
diploma, atestado, requerimento, organograma).
3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos
utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico
(discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual
(documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas);
magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom,).
4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a
atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Freqüência de Alunos,
Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de
Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.
9.8 Idade dos Arquivos
Você sabia que os Arquivos também têm ciclo de vida?
É, e este é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação

ou fato que motivou a sua produção e da sua freqüência de uso. Essa fase se diz na
Arquivística que tem relação com a VIGÊNCIA do documento (a razão de ser do
documento).
Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função da

importância das informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo para
tomadas de decisões pautadas nas ações do passado.
Então o ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:
. Arquivo Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.

São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os
quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua
vigência e freqüência de uso. São muito usados pela administração.
. Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi-Ativo. São

Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
Apresenta pequena freqüência de uso pela administração.
. Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os

conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é
público. Atenção: Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado
“morto” ou “inativo”.
final.
10. NOÇÕES SOBRE ETIQUETA E ÉTICA PROFISSIONAL
10.1 Etiqueta Profissional:
A habilidade comportamental de um profissional pode determinar não só a sua

permanência na empresa, mas até garantir uma promoção. E seguir algumas regras de etiqueta
profissional auxilia no convívio com os colegas, superiores, subordinados e clientes. São
cuidados com a postura, o vestuário, o comportamento e a comunicação que devem ser
tomados por todos dentro de uma empresa.
. Pontualidade – Seja pontual em seus compromissos e respeite os horários.

Organize-se para chegar sempre cedo no trabalho e em reuniões. Se precisar sair antes
do fim de uma reunião, procure avisar com antecedência a quem está presidindo o encontro e
saia discretamente.
Esteja atento aos prazos de entrega de trabalhos e relatórios e cumpra-os à risca. Se não
for possível atender o prazo combinado, avise as pessoas envolvidas com o máximo de
antecedência, explique as razões do atraso e, se possível, combine novo horário ou data.
. Apresentação pessoal – Mantenha uma boa imagem pessoal
A primeira leitura que alguém fará de você será baseada em sua aparência: suas roupas;
cabelo e higiene pessoal. Cuidar desses aspectos mostra respeito e comprometimento com a
empresa.
Vista-se de forma discreta, evite modismos, decotes reveladores e excesso de
acessórios. Evite “mostrar pele” demais, use blusas com mangas ao invés de regatas, cuide
com o comprimento de saias e prefira calças às bermudas. Cada ambiente de trabalho exigirá
um tipo de vestimenta, fique atento ao grau de formalidade de sua empresa. Esteja sempre
alinhado, com as roupas limpas e bem passadas e sapatos engraxados.
A higiene pessoal é outro fator importante. Procure sempre manter seus cabelos limpos,
penteados e bem cortados, a barba bem feita ou cortada, unhas limpas e sem esmalte
descascando, dentes escovados e bom hálito.
A pele também deve ser bem cuidada. Use produtos adequados para reduzir a
oleosidade, disfarce espinhas ou manchas e use maquiagem discreta.
. Postura – Use a linguagem corporal a seu favor
Com postura e movimentos corretos você pode influenciar positivamente as pessoas ao
seu redor.
Mantenha a postura ereta ao ficar de pé: ombros para trás e cabeça erguida demonstram
confiança.
Ao conversar com as pessoas, mantenha sempre contato visual. Evite cruzar os braços
ou apoiá-los na cintura, pois isso pode transmitir passividade e desinteresse na conversa.
Gesticular um pouco ao falar pode dar mais confiabilidade ao que está sendo dito, além
de ajudar a formar pensamentos mais claros.
Quando estiver sentado, procure manter a coluna ereta.
. Tom de voz –Controle o tom e o volume de sua voz
Procure manter um tom de voz neutro, controlando suas emoções para não demonstrar
sentimentos negativos como agressividade, deboche e irritabilidade, entre outros.
Se estiver descontente com algo, evite falar naquele momento. Respire fundo, tente se
acalmar e colocar os pensamentos em ordem. É mais difícil controlar o tom de voz quando
dizemos a primeira coisa que nos vem à cabeça, portanto reflita sempre antes de falar.
O volume de sua voz também é importante, evite falar alto demais. Em certos ambientes
é necessário falar um pouco baixo, mas certifique-se de que a outra pessoa possa ouvi-lo.
Cuidado com as risadas também, gargalhadas altas são inadequadas.
. Bom humor sem exageros – Evite Piadas e Brincadeiras

Todos desejam trabalhar em um ambiente com atmosfera agradável, alegre e
descontraído, mas há limite para o humor.
Expresse seu bom humor sendo simpático, sorrindo e fazendo comentários leves e
agradáveis.
Lembre-se da diversidade existente em um ambiente de trabalho, com pessoas de
diferentes culturas e crenças convivendo juntas. Portanto, evite as brincadeiras e piadas, pois
elas podem facilmente deixar alguém desconfortável, ou até mesmo ofender.
Cuide também de como trata as pessoas. Não é recomendável criar apelidos, ou chamar
os outros por uma versão mais curta de seu nome, sobretudo em ambientes mais formais. Para
evitar deslizes, procure chamar as pessoas pelo nome com que elas se apresentam.
. Ao entrar – Peça licença ao entrar e cumprimente a todos
Sempre peça licença ao entrar em um ambiente, mesmo que a porta esteja aberta.
Cumprimente todas as pessoas que estão ali. Bastam um sorriso e um “bom dia” ou “boa
tarde”, não é preciso chegar dando beijinhos nos integrantes da reunião.
Ao entrar na sala ou escritório de alguém, espere receber um convite para depois sentar.
. Caixa postal em dia – Não deixe nenhum e-mail sem resposta.

Procure acessar com freqüência o e-mail corporativo e enviar respostas rápidas de forma
clara e objetiva. Quem envia um e-mail espera por uma resposta. Caso você não consiga
responder a uma solicitação no mesmo dia, mande uma mensagem curta dizendo que recebeu
o e-mail e irá tratar da resposta o mais rápido possível.
Não utilize o e-mail da empresa para assuntos pessoais ou para enviar mensagens com
assuntos não profissionais. Para isso, use sua conta de e-mail pessoal e preferivelmente fora
do horário de expediente.
. Respeite o horário de intervalo – Não coma em sua mesa de trabalho ou fique conversando
com colegas que estão trabalhando
O intervalo de trabalho é o momento em que você pode resolver questões pessoais, dar
telefonemas e conversar sobre amenidades com seus colegas.
Evite falar sobre questões de trabalho, ou tentar resolver pendências durante um almoço
informal com os colegas. Se almoçou rapidamente e voltou à sua mesa antes da hora, evite
interromper os que estão em horário de expediente.
Não coma lanches em sua mesa de trabalho. Além de ser deselegante, você corre o risco
de derramar alguma coisa no computador ou em algum documento importante.
. Conversas de corredor – Fique longe das fofocas
Embora as pessoas geralmente passem mais tempo no trabalho do que em casa, isso não
as dá o direito de serem invasivas. Evite fazer perguntas pessoais aos seus colegas, ouça mais
do que fale e espere a outra pessoa ter a iniciativa de contar algo pessoal.
Evite expor sua vida privada e não participe de fofocas. Existe uma linha tênue entre
comentários e fofocas. Na dúvida, evite expor sua opinião sobre alguém. O ideal é que esta
pessoa esteja presente ao se falar dela ou de seu trabalho. É aquela velha e sempre importante
regrinha de ouro: elogie em público, critique em privado.
. Imagem Profissional – Não fale mal da empresa em que trabalha
Além de antiético, falar mal da empresa onde se trabalha pode denegrir sua imagem
profissional.
Preste atenção ao tipo de comentário que você fará sobre a empresa, outros colegas e
chefe para as pessoas de fora do trabalho e, principalmente para seus clientes e colegas.
Isto também vale para a empresa em que você não trabalha mais.
Você tem alguma dica de etiqueta profissional para compartilhar? Deixe um
comentário!
10.2 Princípios Básicos de Ética:
Ética, palavra que se origina do grego, Ethos (que significa estar acostumado,
habituado, costume, aquilo que é habitual.
Ética é “Estudo dos juízos de apreciação referentes à conduta humana suscetível de

qualificação do ponto de vista do bem e do mal, seja relativamente a determinada sociedade,
seja do modo absoluto”
Ser ético é cumprir com os valores da sociedade em que vive, ou seja, onde mora,
trabalha, estuda etc.”
. Ética Profissional: É refletir sobre as ações realizadas no exercício de uma profissão; dever
ser iniciada antes da prática profissional.
. Ser ético no trabalho é agir profissionalmente até mesmo em momentos e situações muito
inoportunos.
. Proceder sem prejudicar os outros, tendo como uma das características do profissional ético
é ser bom, correto, justo e adequado.
. Valores fundamentais: Ser honesto em qualquer situação, ter coragem de assumir
decisões, ser integro, ser tolerante e flexível e ser humilde.
10.3 Diferença entre Ética, Moral e Direito
. Todo bom profissional deve saber diferenciar a Ética da Mora e do Direito;

. Moral – estabelece as regras para garantir o ordem independente de fronteiras geográficas;
. Direito – estabece as regras de uma sociedade delimitada pelas fronteiras do estado.
“Ser ético é agir de forma coerente em qualquer situação, seja ela na vida
profissional ou pessoal”.
10.4 Código de Ética
Normalização do que é certo e errado nas mais diversas profissões, sendo útil no sentido
de auxiliar o profissional a se conduzir de forma correta.
Em 1973, foi elaborado o primeiro Código de Ética para as secretáias (os) pela
associação dos Secretários do Brasil – ASB mas, foi somente em 07 de Julho de 1989 que
assamos a dispor de um Cófigo de Ética publicado no Diário Oficial.
As secretárias e o secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo

sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.
11. COMPETÊNCIA DO PROFISSIONAL EXECUTIVO
Cada vez mais, a busca por reciclagem cresce, devido a exigência por uma postura
participativa e gerencial estar aumentando diariamente. Hoje as empresas buscam por um
profissional moderno, atualizado e comprometido, que saiba otimizar as sua competênciais,
desenvover suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento melhor.
A secretária ou secretário assume muito mais compromissos e as suas responsabilidades
etão bem distantes dos serviços burocráticos e rotineiros do passado. Além de ter um
influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo
funções gerenciais, prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.
11.1 Competências Valorizadas:
. Organização;
. Boa Comunicação;
. Saber ouvir;
. Saber tomar decisões;
. Eficiência;
. Memória;
. Higiene;
. Pontualidade e assiduidade;
. Apresentação pessoal;
. Bom desempenho ao digitar e prática ao utilizar computadores.
A profissão evoluiu, a uma constante reconstrução das atividades administrativas

devido à chegada do computador e das tecnologias de informação e de comunicação. È
preciso rever e renovar.
A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas de escritório, mas pede
também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, relacionadas a finanças,
economia, marketing, relações humanas no trabalho e idiomas.
O profissinal de secretariado executivo, precisa manter sua rotina bem planejada e
organizada, quanto mais organizada for, melhor será seu desempenho. O desenvolvimento
eficaz, de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de fazer planos, para tanto, deve
esforçar-se continuamente.
12. HABILIDADES PROFISSIONAIS
Para uma secretária executiva ter sucesso é preciso saber gerenciar suas competências.
A exigência de estar sintonizada com as novas eras aumenta cada vez mais. Para que você
amplie e melhore suas competências é necessário desenvolver algumas habilidades, como:
1. Inovação;
2. Criação;
3. Orientação para resultados;
4. Gerenciamento do trabalho;
5. Relacionamento interpessoal;
6. Comunicação verbal e escrita;
7. Foco no cliente;
8. Habilidades técnicas;
9. Ética;
10.Liderança.
Os três principais fatores que resumem as competências são: conhecimento, habilidade

e atitudes.
13. DESENVOLVMENTO PESSOAL: FALAR CORRETAMENTE AO TELEFONE
O telefone ainda é um instrumento de vendas muito importante, por isso é necessário

levar em conta alguns fatores quando precisar falar com um cliente. Dê especial atenção
à qualidade do atendimento que dá às ligações internas, que também compromete a
comunicação e a agilidade no andamento dos negócios de sua empresa.
13.1 Dicas:
• Nunca fale o habitual “alô”. Use a prática utilizada pela empresa: nome da empresa, seu
nome e sua saudação para ligações externas e apenas seu nome ou, se preferir, também
identifique seu departamento para as chamadas internas;
• Evite o terrível “quem fala?”, “quem é?”, “quem gostaria?”. Seja cortês ao telefone e
pergunte de uma outra forma como “por gentileza, quem deseja falar ou quem quer falar?”;
• Se o cliente precisar aguardar na linha, não o deixe esperando por muito tempo, pois correrá
o risco dele desligar o telefone ou atender outra linha interna;
• Nunca digite enquanto fala ao telefone e evite fazer barulho ao redor que possa prejudicar a
conversa com o cliente;
• Caso esteja em uma ligação particular e seu telefone tocar (linha interna ou externa),
desligue ou coloque sua chamada em “espera”. Dê prioridade às ligações da empresa;
• Se tocar uma outra linha, peça licença por 1 minuto, atenda a 2ª linha e diga que está em
outra ligação e que retornará em seguida;
• Evite comer, beber, mascar chiclete ou chupar bala enquanto fala ao telefone;
• Caso seu chefe não esteja disponível para atender ao cliente, jamais peça para o cliente ligar
mais tarde ou de novo. Quem deve retornar a ligação é você;
• Se combinar dia e horário para retornar a ligação, faça-o conforme o combinado, ou, caso
haja algum imprevisto, avise ao cliente. Cumpra o que prometeu.
. Se a ligação for feita para um celular, sempre inicie a conversa perguntando se a pessoa está
disponível para atender sua chamada;
• Nunca diga “Ele não se encontra”, afinal, ele não está perdido. Diga apenas “Ele não está”;
• Quando for transferir uma ligação externa a algum funcionário da sua empresa, tenha a
delicadeza de adiantar o assunto ao colega de trabalho e só assim transferir a ligação. Não
cometa a grosseria de transferir diretamente a ligação sem mesmo saber se seu colega está em
seu local de trabalho ou mesmo se ele poderá atender a chamada. Saiba que o cliente voltará a
ligar para você, e, provavelmente, estará irritado. Caso seu colega não possa atendê-lo, anote
o recado e entregue ao seu colega o mais rápido possível;
• Use um tom de voz firme, claro e gentil ao telefone. Evite gírias, diminutivos, gritos,
intimidades (amor, bem, querida, flor, docinho, paixão);
• Se estiver ao telefone com o cliente, evite conversar com a colega de trabalho quando ele
sair da linha por alguns instantes. Ele poderá ouvir algum assunto pessoal ou da empresa;
• Sorria ao telefone. Você pode não perceber, mas fará toda a diferença. Você não se sente
mais à vontade quando alguém fala com você sorrindo? Pois é…
“• Quando alguém ligar para seu chefe e ele não quiser ou não puder atender naquele
momento, evite falar “Ele saiu”, Está em reunião” ou “Não pode atender”. Evite esses clichês
e procure ser atenciosa e sincera na medida do possível;
• Seja natural ao telefone. Você não percebe quando alguém está mentindo ao telefone?
Tenha certeza de que os outros também!
• Tente se conter com clientes mal-educados. Mantenha sua classe e postura e tente acalmá-lo.
Jamais o interrompa, grite, ou seja, agressiva com ele. Aos poucos, ele irá se acalmar;
• Na necessidade de anotar um recado para o chefe ou colega de departamento, tenha sempre

à mão papel e caneta. Escreva-o com letra legível e anote a mensagem corretamente. Atenção:
não faça o cliente repetir várias vezes o recado. Ninguém suporta isso! Se estiver em dúvida
de como escrever um nome, peça para o cliente soletrar.
• Não se esqueça de anotar dia, hora e assinar o recado ou, se preferir, envie um e-mail. Não
faça o que geralmente a maioria faz que é o de transmitir o recado quando se encontrar com o
colega. E se você não vê-lo? Ele ficará sem receber o recado?
• Quando precisar deixar um recado no celular ou no escritório do cliente, fale de forma clara
e pausada, repita apenas o telefone de contato e agradeça.
• Cumprimente as pessoas. Nada mais antipático do que o profissional que ignora os

subordinados e só cumprimenta os superiores. Uma recomendação muito importante: "Bom
dia”, “Por favor”, “Com licença “Obrigada” (homem) e Obrigada” (mulher) Palavras
importantes para o relacionamento diário com os colegas de trabalho e demais pessoas que
estejam a sua volta. Se alguém lhe pedir um pequeno favor, uma ajuda no trabalho, e você
puder atender, faça. A boa convivência depende da reciprocidade entre as pessoas,
principalmente a empatia e a boa vontade, com seus colegas.
“Uma imagem pode levar muito tempo para ser construída,

“mas pode ser destruída em um minuto”.
14. ANEXOS MODELOS DE DOCUMENTOS
MODELO 01 - ATA TRADICIONAL
Aos vinte um (vinte e um) dias do mês de Agosto de 2017 (dois mil e três), pelas 10:00 (dez horas),
na sede social localizada na Rua Timbó, número 20 (vinte), no bairro de Amaralina, desta cidade de
Salvador, reuniram-se em Assembléia Geral Extraordinária, sócios da Associação de Pescadores de
Amaralina, CNPJ. No.8009090/0001, representando a totalidade dos associados com direito a voto,
conforme se verifica pelas assinaturas colocadas no Livro de Presença. Assumindo a presidência dos
trabalhos, na forma prevista no Estatuto, o sócio Figueiras, convidou a mim, sócio Roberto Luis, para
secretariar a Assembléia. Formada assim a Mesa, o Sr. Presidente encerrou o Livro de Presenças e
declarou aberta a Assembléia, convocada pelo Aviso do dia 16 (dezesseis) deste corrente mês,
publicado no pátio da Creche “Filhos de Peixe”, situada neste bairro de Amaralina. Aviso – “Ficam
convidados os senhores sócios para se reunirem em Assembléia Geral Extraordinária, em primeira
convocação, no dia vinte de Novembro corrente, às 22:00, com o quorum declarado no Estatuto, ou às
22:30 (vinte duas e trinta) minutos, com qualquer número de participantes, na sede social, Rua Timbó,
número 20, desta cidade, a fim de avaliarem a proposta da Diretoria, com a seguinte pauta: a) reforma
e consolidação do Estatuto; b) o que ocorrer. Salvador, 16 de novembro de 2003. Figueiras – Diretor-
Presidente“. Dando prosseguimento aos trabalhos, o Senhor Presidente determinou que se procedesse
à leitura da proposta (deve-se escrever toda a proposta) da Diretoria, citada na pauta da convocação.
Terminada a leitura do documento de proposta, que foi feita em voz alta, por mim, na qualidade de
Secretário ad hoc, o Senhor Presidente submeteu à discussão dos presentes a nova redação da proposta
para o Estatuto, artigo por artigo, e, ao final da discussão, como não houve qualquer sugestão ou
emenda, foi a matéria posta em votação pelo Senhor Presidente, resultando unanimemente aprovada,
em conseqüência do que ele declarou que o Estatuto da Associação passava, então, a vigorar com a
redação constante da proposta aprovada. Nada mais havendo a tratar, foi suspensa a reunião para que
fosse lavrada esta ata, no livro próprio, a qual, depois de lida e achada conforme, vai assinada por mim
que redigi e lavrei, e por todos os presentes, dando o Senhor Presidente por encerrada a Assembléia.
(seguem as assinaturas, logo após, sem deixar espaços).
MODEL O2 - DE AVISO:
As Diretorias das Escolas do Beco da Cultura levam ao conhecimento de todos que, a partir
do próximo mês de abril, darão inicio à pintura externa dos muros das escolas, e desejam
informar àqueles estudantes que realizarão pinturas, desenhos e artes nestes, com a intenção
de decorar e personalizar o patrimônio escolar que é de todos nós, devem comparecer à
Diretoria no dia 1 o de Abril para acertarmos as atividades e materiais.
Atenciosamente,
São Paulo, 22 de março de 2017.
(assinatura das diretoras das Escolas do Beco)
(Nome)
MODELO 03 - DE AVISO PRÉVIO:
DISPENSA DO EMPREGADO SEM JUSTA CAUSA.
Salvador, ...../..../.....
Prezado
Sr. .........
C.T.P.S no......, série.....
Ref. AVISO PRÉVIO
Servimo-nos da presente para comunicar a V.Sa. que, a partir do dia .../.../..., seus serviços não
mais serão utilizados por esta instituição, valendo esta carta como Aviso Prévio de 30 (trinta)
dias, de acordo com o que determina a legislação trabalhista vigente, a ser cumprido na forma da
letra ... do quadro abaixo.
Solicitamos seu comparecimento em nosso escritório no dia .../.../..., às ...horas, munido de sua
CTPS, a fim, de receber seus direitos, conforme determina a legislação em vigor.
Atenciosamente,
(carimbo e assinatura da Instituição)
ciente: .../.../...
(assinatura do empregado)
FORMA DE CUMPRIMENTO:
a) Trabalhar durante 30 (trinta) dias, com redução de acordo com a opção abaixo;
b) Desobrigado do cumprimento (Aviso Prévio Indenizado).
OPÇÃO DE CUMPRIMENTO:
( ) Redução de 2 (duas) horas no inicio do trabalho;

( ) Redução de 2 (duas) horas no final do trabalho;
( ) Trabalho de 23 (vinte e três) dias corridos e os 7 (sete) últimos em descanso;
( ) Descanso nos 7 (sete) primeiros dias e trabalho nos 23 (vinte e três) restantes.
MODELO 04 - DE CARTA DE PESSOA FÍSICA PARA EMPRESA:
São Paulo, 15 de março de 2016.
À
Nome da empresa
Senhores,
Acuso o recebimento de um cartão de compras “Século XXI”, que me foi enviado na semana
passada, mediante correspondência dessa empresa, postada em 10 de março do ano corrente.
Apresso-me em esclarecer que não fiz qualquer solicitação nesse sentido, razão por que o
inutilizei e agora devolvo a V.Sas, anexo a esta carta, na certeza de que o assunto fica encerrado.
Agradecemos à atenção,
(Assinatura)
(Nome Completo)
MODELO 05 - DE CARTA COMERCIAL
São Paulo,...............
Empresa.......................
At.: Gerência
Prezados Senhores,
A............................(empresa), lhes dá as boas-vindas e com prazer inclui seus nomes na lista

de clientes. Esperamos servi-los cada vez melhor, e aproveitamos para informar que estamos
em alerta permanente quanto ao controle de qualidade de nossos produtos, para que sua
satisfação seja plena e nosso laços de parceria comercial sejam cada vez mais fortes.
Agradecemos à atenção,
Coordialmente,
Assinatura
MODELO 06 - DE DECLARAÇÃO
Eu,...................................................................................................... , Brasileiro,
Solteiro, Portador do RG nº ............................, CPF nº ......................................, declaro para
afins de comprovação de endereço, sob as pens da Lei (art. 2º da Lei 7.115/83),
que..........................., Brasileiro, Solteiro, Portador do RG nº ............................, CPF nº
......................................,. é residente e domiciliado em meu endereço na Rua ..............., nº......
– Cidade...............Cep.:...........
Por ser a expressão da verdade, assumindo inteira responsabilidade pela

declaração acima sob as penas da lei, assino para que produza seus efeitos legais.
São Paulo, 17 de Janeiro de 2017.
_______________________________
Assinatura
MODELO 07 - DE REQUERIMENTO PESSOA FÍSICA
Sra.........Presidente do Conselho Regional de Profissionais de Relações Públicas
CONRERP/DF 4ª Região
Prezada Senhora,
.................................., (naturalidade, nacionalidade, estado civil) residente à (endereço completo,

inclusive telefone, fax, e-mail e CEP), portador da Carteira de Identidade nº. ...., expedido pela
(órgão expedidor), CPF...... vem requerer a V. Exª. Seu Registro como Profissional de Relações
Públicas, de acordo com a Lei 5.377, de11/12/67, regulamentado pelo Decreto 63.283, de
26/09/68, para o que faz juntar os seguintes documentos (especificar os documentos
apresentados).
Nestes termos,
Pede deferimento,
Local e Data
Assinatura
MODELO 08 - DE PROCURAÇÃO
Com o presente instrumento particular, o abaixo assinado (nome completo do outorgante),

brasileiro, divorciado, professor do Estado aposentado, do quadro da Secretaria Estadual de
Educação de ................., matricula n...., RG n...., e CPF n....., residente e domiciliado em
.................., nesta cidade, nomeia e constitui seu bastante procurador o Sr. (nome,
qualificação e endereço do outorgado), a quem confere poderes para representar o outorgante
junto à esta Secretária Estadual de ............, e praticar, em seu nome, todos os atos que se
fizerem necessários, em decorrência dos termos do Ofício n. 1234, de .....de maio de ....., em
que é solicitado o comparecimento do outorgante àquela secretaria, a fim de tratar do processo
de revisão de aposentadoria, podendo para tanto, tudo assinar, requerer, concordar, discutir,
desistir, transigir, recorrer, efetuar pagamentos, dar e receber quitação, requisitar copias de
documentos, em especial do referido processo, e substabelecer, inclusive, os poderes da
cláusula “............” a profissional qualificado.
São Paulo, 29 de Maio de 2016.
(Assinatura do outorgante)
(Nome completo do outorgante)
MODELO 09 - DE MEMORANDO
Memorando Circular n.° /2009/GREm
06 de Julho de 2017.
Aos Senhores Diretores de Unidades Acadêmicas e Administrativas
Assunto: Jornada de Trabalho
1. Com o objetivo de analisar a jornada de trabalho de 30 horas no âmbito das unidades

acadêmicas e administrativas, será formado um grupo de trabalho para avaliar a aplicação do
disposto no Decreto n.° 1590, de 10 de agosto de 1995, alterado pelo Decreto n.º4836, de 9 de
setembro de 2003, que faculta a utilização do regime de 30 horas semanais no Serviço Público
Federal.
2. Para compor esse grupo de trabalho, serão indicados dois representantes da Administração
Central, um representante da Procuradoria Federal e um representante da Auditoria Interna, os
dois últimos em caráter consultivo. Do grupo fará parte também um representante de cada
unidade administrativa e acadêmica, quando da avaliação da respectiva unidade.
3. Em vista do exposto, solicitamos a indicação do representante de sua unidadeque

participará do grupo de trabalho, a fim de avançarmos na discussão do modelo de gestão para
as unidades que tenham necessidade expressa de disponibilizar ao público um horário
ininterrupto de prestação de serviços, visando a atender as reais necessidades dos usuários
desses serviços.
Atenciosamente,
(Nome)
(Cargo)
15. REFERÊNCIAS
https://pt.slideshare.net/mobile/egildofarias/secretariado-aula-1
CARVALHO, Antonio Pires de. Manual do Secretario Executivo. São Paulo: D`Livros
Editora, 1998.
MEDEIROS, João Bosco. HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária Lei no. 9.26l/96. 7 ed.
São Paulo : Atlas, 1999.
SECRETARIA DO ESTADO DA EDUCAÇÃO. As competências do Profissional de

Secretariado.
https://prezi.com/vt8ld7jl_lwi/metodos-de-arquivamento/
CAVALCANTI, Thais Novaes. Revista de gestão e secretariado. ÉTICA E SIGILO NA

EMPRESA E OS PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO. Disponível em: Acesso em:
12 mai. 2012
ARAÚJO , Maria Aparecida A. ETIQUETA EMPRESARIAL. Editora: QUALITYMARK
BRENNAN , Lynne; BLOCK, David.ETIQUETA NO MUNDO DOS NEGOCIOS. Editora:

FUTURA

O que é ser secretariado executivo

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Secretariado

FJB – CURSOS E TREINAMENTOS

1. INTRODUÇÃO: O QUE É SER SECRETARIADO......................................................4

3. MERCADO DE TRABALHO .........................................................................................6

4. PERFIL DO PROFISSIONAL EXECUTIVO................................................................7

5. AS FUNÇÕES BÁSICAS DA SECRETÁRIA EXECUTIVA..................................9

7. NOVE DICAS PARA ESCREVER UM E-MAIL PROFISSIONAL..........................15

FJB – CURSOS E TREINAMENTOS

10. NOÇÕES SOBRE ETIQUETA E ÉTICA PROFISSIONAL.....................................26

11. COMPETÊNCIA DO PROFISSIONAL EXECUTIVO.............................................29

12. HABILIDADES PROFISSIONAIS.......................................................................... 30

13. DESENVOLVMENTO PESSOAL: FALAR CORRETAMENTE AO..........................

14. ANEXOS MODELOS DE DOCUMENTOS..............................................................34

1. O QUE É SER SECRETARIADO?

Os deveres específicos destes profissionais dependem, no entanto, do tipo de empresa

“Secretarium” que significa lugar retirado, conselho provado.

“Secretum” solidão, audiência, secreta, particular, segredo.

Os primeiros registros da profissão de secretária datam os tempos dos faraós, quando

2.1 A entrada da Mulher no Secretariado.

A função de secretária apareceu após a Revolução Industrial, nessa época exercida

2.2 A Secretária no Brasil

A profissionalização da mulher no cargo um fato histórico confirma o reconhecimento da

A Secretária Executiva do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e

3.1 O que você pode fazer na carreira executiva:

. Assessoria e consultoria Atuar como assessor ou consultor autônomo, atendendo

. Secretariado Trabalhar com organização de agendas, arquivamento e atendimento ao

. Secretariado executivo Assessorar executivos e participar de decisões da rotina da empresa,

. Tradução e interpretação Escrever textos em idiomas estrangeiros e traduzir documentos

Para se tornar uma Grande Secretária Executiva, é necessário primeiramente se

O uso das tecnologias, a globalização e a complexidade da gestão evoluíram a atuação

Os bacharelados fornecem formação básica em responsabilidade social, finanças, gestão

4. PERFIL DO PROFISSIONAL EXECUTIVO

Desde os anos 90 a atualidade vem ocorrendo mudanças no perfil do profissional de

Gestor: exercendo as funções gerenciais como: capacidade de planejar, organizar, implantar e

Empreendedor: promovendo as idéias e as práticas inovadoras, bem como, tendo capacidade

5. AS FUNÇÕES BÁSICAS DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

▪ Organizar documentos, reuniões e arquivos

▪ Fazer e atender chamadas telefônicas;

▪ Recepção e apoio ao Cliente.

▪ Acompanhamento e preparação de reuniões

▪ Domínio Fluente de idiomas

▪ Domínio em informática (Excel, PowerPoint, internet, e-mail, etc.)

▪ Obter uma boa comunicação

▪ Ajudar no desenvolvimento da organização

▪ Ter participação nas decisões da empresa

▪ Ser o braço direto do executivo

5.2 Funções e Responsabilidade:

O conhecimento é o “saber”, habilidades: é o “saber fazer” e atitudes é o “querer”.

5.3 Organizando a Rotina de Trabalho:

. Mantenha os arquivos do seu computador organizados. Pode classificar por categoria de

. Cadeira e mesa confortáveis são essenciais. E a postura também.

6.1 Redação de documentos:

É um documento usado para relatar todos os acontecimentos, discussões, propostas, votações

. Como fazer uma Ata

Não deve apresentar rasuras nem emendas;

Ex.: ...e foram traídos, digo, trazidos para a assembléia...

Ex.: sortearam-se 3 (três) vagas no curso de capacitação.

Usar letras maiúsculas para escrever as iniciais das palavras e expressões;

A Redação da ata obedece a sequência:

. Dia, mês, ano, hora e local da reunião;

. Nomeação das pessoas presentes, com sua qualificação e cargo;

. Registro do cumprimento da pauta ou ordem do dia (assuntos a serem discutidos);