Secretariado Informatizado -2023

Sumário
Introdução
Perfil do profissional de secretáriado
O (A) secretária na empresa
Ética
Comunicação
Atendimento Telefonico
Atendimento ao Público
Agenda Pessoal
Relações Humanas
Administração do tempo
A importância da informática na empresa nos dias de hoje
Aplicações de secretáriado
Redação Comercial
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INTRODUÇÃO
Conceito de Secretariado e um pouco do histórico da profissão.
Origem - Se buscarmos na idade antiga a origem da profissão de secretária, poderemos
afirmar que o “escriba” foi o seu antepassado. Este cargo era ocupado por homens que dominavam a
escrita, faziam contas, classificavam os arquivos e redigiam as ordens. Eram homens capazes de receber
por escrito as ordens e depois executá-las, o que tem muita semelhança com o papel das secretárias,
levando em consideração as características de cada época.

Secretariado – é um termo que se pode utilizar como sinônimo de secretaria, no sentido

do destino, cargo ou escritório de secretário. Convém destacar que secretário, é um termo que deriva
do latim (secretarius), admite vários usos: pode tratar-se da pessoa encarregada de escrever a
correspondência e custodiar os documentos de um escritório, auxiliar administrativo de uma empresa,
do cargo público similar ao de ministro ou do máximo dirigente de uma entidade.

Exemplo: o Miguel começou a exercer o secretariado do clube em inícios de 2005, por

favor, passa pelo secretariado e repara se o arquivo está ali. O presidente está furioso com o
secretariado da organização, pois acha que não compre com as suas funções.

O secretariado é, por tanto, uma área que possui ligação com a administração de
empresas, onde o profissional é preparado para atuar como secretário ou como assistente executivo.
Ainda, essa área atua de forma ativa em situações cruciais da empresa.

Perfil do profissional de secretáriado

As principais características que fazem parte do perfil do profissional de secretariado
são: organização, inteligência emocional e domínio da comunicação, uma vez que deve lidar com
público e com outros profissionais, o mesmo deve ter uma boa redação pelo facto de elaborar
documentos. Quem se forma em secretariado pode exercer a profissão em diferentes ambientes, tais
como: comércios, empresas prestadoras de serviços, indústrias, órgãos públicos, ONGs, entre outros.

Algumas funções do profissional de secretariado

Algumas das funções do profissional que atua com secretariado são:

 Lidar com documentos como contratos e licitações e outros essenciais para

empresa garantindo a integridade dos mesmos;
 Elaborar relatórios administrativos;
 Organizar viagens e também reuniões, além de encontros entre gestores;
 Lidar com fornecedores;
 Organizar a agenda dos gestores e executivos;
 Também pode auxiliar na área jurídica da empresa.
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O (A) secretária na empresa

Assessorar outro profissional é uma atribuição do secretário
profissional. O secretário cria para o seu chefe uma infra estrutura de apoio. Um,
secretáio eficiente devera ser idôneo, ter capacidade de discenimento, ter
iniciativa, decisão, espirito de organização e ilgualdade, além de conhecimentos
técnicos, que lhe permitirão exercer a função de secretário.
No trabalho de secretariado uma qualidade fundamental é a habilidade
para o relacionamento humano. O dinamismo também é muito importante nesta
função. Ser dinâmico é ter iniciativa, rapidez de raciocínio e inteligência,
significam a capacidade de trabalho.
Conhcer os objetivos profissionais do seu chefe e o que ele espera de
seus assistentes é de real importância para secretário consiste de seus deveres. É
importante que o secretário, diariamente, procure imbuir – se de pensamentos
positivos, mentalizando sempre:
 Melhor – melhor – melhor
 Cada novo dia estou aperfeiçoando meu nível profissional.
Carreira secretarial

Primeira fase: Secretáriado júnior

Trata-se do profissional em inicio de carreira, muitas vezes ainda
estudante do curso de secretariado. Suas funções estão limitadas em desempenhar
técnicas secretariais.
Segunda fase: secretário sênior
O profissional já com alguma prática de tempo de carreira. Além das
técnicas já citadas na primeira fase, ele redige qualquer tipo de texto no nível da
comunicação empresarial, tem conhecimento de outro idioma, funcionar com uma
pequena equipe formada por digitadora recepcionista, mensgeiro.
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Secretariado Executivo – atua em nível de assessoramento,

planejamento, organizando e controlando o tempo, rotinas, comunicação, imagem.
Para tanto, domina todas as ténicas secretariais.

Comunicação
O que é a comunicação?
As comunicações é o centro de todas as actividades humanas. Nada
acontece sem que aja prévia comunicação. Saber qual é o problema já é ter meia
solução.
Comunicar não é só transmitir ou receber bem. Comunicação é troca
de entendimento, ningém entende ninguém sem considerar além das palavras, as
emoções e as situação em que fazemos a tentativa de tornar comuns
conhecimentos, ideias, instruções, ou qualquer outra mensagem, seja ela verbal,
escrita ou corporal.
Qual é o caminho para as comunicações?
As comunicações são como uma rua de duas mãos, e a tarefa de
comunicar-se não está concluída até que haja compreensão, aceitação e ação
resultante. A finalidade da comunicação é afetar comportamentos. Um erro comum
é o de emitir instruções por escrito e acreditar será assim, mais precisa e que não
haverá possibilidades de problemas. Temos plena necessidade de tanto verificar a
receptividade de uma instrução escrita como a de examinar o entendimento de
instruções verbais. As recompensas das boas comunicações são grandes, mas
dificeis são os meio de obte-las, para isso sempre esteja atento às bases para a boa
comunicação.
Frases que matam a comunicação ou o que você não deve fazer.
Frequentemente durante o processo de comunicação nos deparamos
com situações e frases que interrompem e até matam a comunicação, você
possilvemente ou sem querer disse:
a) Nós não podemos nos permitir...
b) Mande a ideia para a directoria através dos canais competentes...
c) Não funcionaria na nossa empresa...
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d) Traga essa ideia na próxima semana, Marque uma entrevista com a

minha secretária...
e) Escreva-a e coloque na caixa de sugestões...
f) Nós não temos tempo a perder com isso...
g) O que você está tentando fazer, é virar a empresa de cabeça para
baixo.
h) Se pudemos continuar fazendo as coisas como fazemos atualmente
emelhorá-las com o tempo já é bastante.
i) Já tentamos uma ideia exatamente como essa e não funcionou...
j) Somos muito pequenos para isso...

A comunicação verbal e não verbal

A comunicação é entendida como a transmissão de estimulos e
respostas provocadas, através de um sietema completo ou parcialmente
compartilhado. É todo processo de transmissão e de troca de mensagens entre seres
humanos.
Equema de comunicação de R.Jakobson:
Os elementos que constituem o sistema de comunicação são:
contexto, emissor – mensagem – receptor, contacto código.,
Para se estabelecer comunicação, tem de ocorrer um conjunto de
elementos constituídos por: por um emissor (ou destinador), que produz e emite
uma determinada mensagem, dirigida a um receptor (ou destinatário). Mas para
que a comunicação se processe efetivamente entre esses dois elementos, deve
realmente a mensagem ser realmente recebida e descodificada pelo recepto, por
esta razão é necessão que ambos estejam dentro do mesmo contexto (devem ambos
conhecer as referentes situações), devem utulizar os mesmos código (conjunto
estruturado de signos) e estabelecerem um efectivo contacto através de um canal
de comunicação. Se qualquer um desses elementos ou factor falhar, ocorre uma
situação de ruido na comunicação, entendido como todo o fenômeno que perturba
de alguma forma a transmissão da mensagem e sua perfeita recepção ou
descodificação por parte de receptor.
Elemento da comunicação
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