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Questões Elaboradas Para A Apostila de Secretariado

1. Qual é o posicionamento do secretariado na empresa?


R: O posicionamento do secretario dentro de uma empresa depende necessariamente
Da dimensão da empresa e das funções que lhe serão atribuídas; Podendo ser Secretário
geral, descentralizado e de direção.

2. Quais as funções do secretário?


R: A função de secretario pode ser de ligação, exemplo: Ligação Interna, Ligação
Externa; Pode ser Técnica Administrativa: Organização, controle, prevenção; e função
de psicologia: preparação e manutenção de um bom clima de trabalho, criação de
relações humanas nos contatos.

3. Porque é importante ter um comportamento profissional em qualquer empresa?


R: Porque é essencial que se tenha um comportamento profissional, independente da
empresa, para assegurar o seu emprego e ajudar no ambiente de trabalho.

4. Cite três aspectos que contribuem para a empatia entre todos no ambiente de
trabalho.
R: Lealdade, Colaboração, Adaptação a equipe de trabalho.

5. Como deve ser a aparência do secretariado?


R: Sempre se vestir com simplicidade; Na medida do possível usar roupas de acordo
com seu tipo físico.

6. Como deve ser feito o atendimento ao público?


R: Deve ser feito sempre atendendo bem, com paciência, cortesia, independente do
cansaço físico ou de problemas pessoais.

7. É imprescindível ficar atento ao modo que se atende ao telefone no ambiente de


trabalho. Cite alguns exemplos de expressões corretas que devem ser sempre
utilizadas.
R: Por Favor, Obrigada, Pois não, Desculpe-me, Por nada.

8. Quais são os elementos de uma correspondência?


R: Timbre, Cabeçalho, Número e data, vocativo, assunto despedida, fecho (assinatura) e
endereçamento.

9. Qual o conceito de correspondência particular e correspondência empresarial?


R: Correspondência particular: São os documentos relativos a particulares, sem estar
vinculados a entidades comerciais ou públicas. Correspondência empresarial: É o
conjunto de normas que orientam a elaboração de documentos empresariais, destinados
a criar, manter ou encerrar transações.

10. Para que fim é utilizado a mala-direta?


R: É uma carta modelo endereçada a vários destinatários com o mesmo conteúdo, mas
com dados do remetente diferentes.

11. Qual a diferença entre aviso e memorando?


R: O memorando é uma forma reduzida de ofício ou carta e pode ser expedido interna
ou externamente, em papel padronizado específico. O aviso é um tipo de
correspondência cujas características são amplas e variáveis.
12. Quais são as divisões de um ofício?
R: Civil, Militarizado e Circular.

13. Qual procedimento para se criar um envelope?


R: O Word XP mostra uma caixa de diálogo “modelos” com a alça “cartas e frases”
escolhida, que oferece uma grande variedade de modelos que podem ser utilizados,
escolha “Assistente de Envelope”, opção “Criar um envelope”.

14. Defina as margens utilizadas no papel timbrado.


R: Superior e inferior 2,5cm; Direita e esquerda 3cm.

15. Quais são os tipos de cartas e correspondências existentes?


R: Correspondências: empresarial, particular, comercial; Cartas: Simples, Epigráfica,
com Tópicos, Circular, Ata.

16. Qual o conceito de relatório.


R: Exposição ou relação geralmente escrita. Exposição circunstância dos fatos de uma
administração ou de uma sociedade. Exposição prévia dos fundamentos ou razões de
um decreto, de uma lei. Exposição sumária, feita pelo juiz, das circunstâncias de uma
causa aos jurados.