Você está na página 1de 32

TCNICAS DE SECRETARIADO

Dezembro 2011

Sumrio

O (A) SECRETRIA (A) NA EMPRESA ................................................................................................ 3 COMUNICAO ..................................................................................................................................... 5 ATENDIMENTO TELEFNICO ............................................................................................................ 9 ATENDIMENTO AO PBLICO ........................................................................................................... 11 AGENDA PESSOAL ............................................................................................................................... 13 TICA ....................................................................................................................................................... 15 RELAES HUMANAS ........................................................................................................................ 16 ADMINISTRAO DO TEMPO .......................................................................................................... 20 A IMPORTNCIA DA INFORMTICA NA EMPRESA NOS TEMPOS DE HOJE ..................... 23 TEXTOS COMPLEMENTARES ............................................................................................................ 24 CDIGO DE TICA ............................................................................................................................... 26 EXERCITANDO OS CONHECIMENTOS ........................................................................................... 30

O (A) SECRETRIA (A) NA EMPRESA

Assessorar outro profissional uma atribuio do secretrio profissional. O secretario cria para seu chefe uma infra estrutura de apoio. Um, secretario eficiente dever ser idneo, ter capacidade de discernimento, ter iniciativa. Deciso, esprito de organizao e igualdade, alm de conhecimentos tcnicos, que lhe permitiro exercer a funo de secretario. No trabalho de secretrio uma qualidade fundamental a habilidade para o relacionamento humano. O dinamismo tambm muito importante nesta funo. Ser dinmico e ter iniciativa, rapidez de raciocnio e inteligncia, significam a capacidade de trabalho. Conhecer os objetivos profissionais de seu chefe e o que ele espera de seu assistente de real importncia para um secretrio consiste de seus deveres. Ao ingressar numa empresa, vele a pena o funcionrio analisar a descrio de seu cargo, isto o que se espera dele. Estar sempre atento e no fugir responsabilidades devem ser suas diretrizes. importante que o secretrio, diariamente, procure imbuir-se de pensamentos positivos, mentalizado sempre: MELHOR- MELHOR MELHOR A CADA NOVO DIA ESTOU APERFEIOANDO MEU NVEL PROFISSIONAL Assim sendo, o desafio do aprimoramento cai sendo atingido e novos patamares surgiro, pois o crescimento profissional e de vida sempre constante. CARREIRA SECRETARIAL Primeira Fase: SECRETRIADO JNIOR Trata-se do profissional em incio de carreira, muitas vezes ainda estudante do curso de secretariado. Suas funes esto limitadas em desempenhar tcnicas secretariais.

Segunda fase: SECRETRIO SNIOR O profissional j com alguma prtica de tempo de carreira. Alm das tcnicas j citadas na primeira fase da carreira, ele redige qualquer tipo de texto no nvel da comunicao empresarial, tem conhecimento de outro idioma, pode funcional com uma pequena equipe formada por digitadora recepcionista , mensageiro.

Terceira Fase: SECRETRIO EXECUTIVO Atua em nvel de assessoramento, planejamento, organizando e controlando tempo, rotinas, comunicao, imagem. Para tanto, domina todas as tcnicas secretariais;

COMUNICAO

O QUE COMUNICAO? As comunicaes so o centro gravitacional de todas as atividades humanas. Literalmente nada acontece sem que haja prvia comunicao. Um grande nmero de problemas pode ser ligado falta de comunicao - saber qual o problema j ter meia soluo. Comunicar bem no s transmitir ou s receber bem. COMUNICACO troca de ENTENDIMENTO, e ningum entende ningum sem considerar alm das palavras, as emoes e a situao em que fazemos a tentativa de tornar comuns conhecimentos, idias, instrues ou qualquer outra mensagem, seja ela verbal, escrita ou corporal.

QUAL O CAMINHO PARA AS COMUNICAES? As comunicaes so como uma rua de duas mos, e a tarefa de comunicar-se no est concluda at que haja compreenso, aceitao e ao resultante. A finalidade da comunicao afetar comportamentos. Um erro comum o de emitir instrues por escrito e acreditar que sua interpretao ser, assim, mais precisa e que no haver possibilidade de problemas. Temos plena necessidade de tanto verificar a receptividade de uma instruo escrita como a de examinar o entendimento de instrues verbais. As recompensas das boas comunicaes so grandes, mas difceis so os meios de se obte-las, para isto sempre esteja atento s bases para a boa comunicao. FRASES QUE MATAM A COMUNICAO OU O QUE VOC NO DEVE FAZER. Frequentemente durante o processo de comunicao nos deparamos com situaes e frases que interrompem e at matam a comunicao, voc possivelmente j escutou ou sem querer disse: Ns no podemos nos permitir... Mande a idia para a diretoria atravs dos canais competentes... No funcionaria na nossa empresa... Traga essa idia qualquer dia na prxima semana... Marque uma entrevista com minha secretaria... Escreva-a e coloque na caixa de sugestes... Ns no temos tempo a perder com isso...

O que voc esta tentando fazer, virar a empresa de cabea para baixo... Se pudermos continuar fazendo as coisas como fazemos atualmente e melhor-las com o tempo j o bastante... J tentamos uma idia exatamente como essa e no funcionou... Somos muito pequenos para isso...

A COMUNICAO VERBAL E NO-VERBAL A Comunicao entendida como a transmisso de estmulos e respostas provocadas, atravs de um sistema completa ou parcialmente compartilhado. todo o processo de transmisso e de troca de mensagens entre seres humanos. Esquema da Comunicao de R. Jakobson:
Contexto Mensagem Contacto Cdigo

Emissor

Receptor

Para se estabelecer comunicao, tem de ocorrer um conjunto de elementos constitudos por: um emissor (ou destinador), que produz e emite uma determinada mensagem, dirigida a um receptor (ou destinatrio). Mas para que a comunicao se processe efetivamente entre estes dois elementos, deve a mensagem ser realmente recebida e descodificada pelo receptor, por isso necessrio que ambos estejam dentro do mesmo contexto (devem ambos conhecer os referentes situacionais), devem utilizar um mesmo cdigo (conjunto estruturado de signos) e estabelecerem um efetivo contacto atravs de um canal de comunicao. Se qualquer um destes elementos ou fatores falhar, ocorre uma situao de rudo na comunicao, entendido como todo o fenmeno que perturba de alguma forma a transmisso da mensagem e a sua perfeita recepo ou descodificao por parte do receptor. ELEMENTOS DA COMUNICAO: - Codificar: transformar, num cdigo conhecido, a inteno da comunicao ou elaborar um sistema de signos; - Descodificar: decifrar a mensagem, operao que depende do repertrio (conjunto estruturado de informao) de cada pessoa;

- Feedback: corresponde informao que o emissor consegue obter e pela qual sabe se a sua mensagem foi captada pelo receptor. LINGUAGEM VERBAL: As dificuldades de comunicao ocorrem quando as palavras tm graus distintos de abstrao e variedade de sentido. O significado das palavras no est nelas mesmo, mas nas pessoas (no repertrio de cada um e que lhe permite decifrar e interpretar as palavras); LINGUAGEM NO-VERBAL: As pessoas no se comunicam apenas por palavras. Os movimentos faciais e corporais, os gestos, os olhares, a entoao so tambm importantes: so os elementos no verbais da comunicao. a) expresso facial: no fcil avaliar as emoes de algum apenas a partir da sua expresso fisionmica. Por vezes os rostos transmitem espontaneamente os sentimentos, mas muitas pessoas tentam inibir a expresso emocional. b) movimento dos olhos: desempenha um papel muito importante na comunicao. Um olhar fixo pode ser entendido como prova de interesse, mas noutro contesto pode significar ameaa provocao. Desviar os olhos quando a emissora fala uma atitude que tanto pode transmitir a idia de submisso como a de desinteresse. c) movimentos da cabea: tendem a reforar e sincronizar a emisso de mensagens. d) postura e movimentos do corpo: os movimentos corporais podem fornecer pistas mais seguras do que a expresso facial para se detectar determinados estados emocionais. Por ex.: inferiores hierrquicos adaptam posturas atenciosas e mais rgidas do que os seus superiores, que tendem a mostrar-se descontrados. e) comportamentos no-verbais da voz: a entoao (qualidade, velocidade e ritmo da voz) revela-se importante no processo de comunicao. Uma voz calma geralmente transmite mensagens mais claras do que uma voz agitada. f) a aparncia: a aparncia de uma pessoa reflete normalmente o tipo de imagem que ela gostaria de passar. Atravs do vesturio, penteado, maquiagem, apetrechos pessoais, postura, gestos, modo de falar, etc.As pessoas criam uma projeo de como so e de como gostariam de ser tratadas. As relaes interpessoais sero menos tensas se a pessoa fornecer aos outros a sua projeo particular e se os outros respeitarem essa projeo.

Concluso: na integrao pessoal, tanto os elementos verbais como os no-verbais so importantes para que o processo de comunicao seja eficiente.

O QUE EU PRECISO TER PARA SER UM(A) BOM RECEPSIONISTA Gostar de Servir e de fazer o outro feliz Gostar de Lidar com gente Ser extrovertido Ter Humildade Cultivar um estado de Esprito positivo Satisfazer as necessidades do Cliente Cuidar da Aparncia

ATENDIMENTO TELEFNICO

PARA FALAR BEM AO TELEFONE: necessrio observar os seguintes parmetros: USE O VOLUME CERTO DE VOZ: Posicione o monofone/telefone corretamente junto ao ouvido e a boca. USE A VELOCIDADE CORRETA PARA FALAR: Falar muito rpido pode causar mal entendido e gerar desconfiana. No confundir Ser breve com ser Veloz. Falar muito lento tambm um problema, sua voz soar como uma cano de ninar e far voc parecer enfadonho (Desagradvel) e desentusiasmado. FALE A UMA VELOCIDADE REGULAR DE CONVERSAO. USE RIQUEZA DE VARIAO NA SUA VOZ: Pessoas gostam de falar com pessoas no com mquinas. Atravs de entonao (mais grave ou mais aguda) uma mesma palavra dentro de uma frase, pode transmitir emoes diferentes ao serem pronunciadas. Sons graves so mais vigorosos e srios, enquanto os agudos so mais alegres e vivos. Use a combinao dos dois para enfatizar idias ou argumentos. FALE: Para ser bem compreendido, preciso ter boa dico e falar com voz clara expressiva. Articule bem as palavras, no coloque na boca lpis, caneta palito, no mastigue chiclete bola ou qualquer outra coisa, enquanto falar ao telefone; USE AS PALAVRAS CERTAS: O cdigo usado dever ser de conhecimento do receptor. Use palavras e termos que o cliente conhea ou ela no compreender sua mensagem. Use um vocabulrio eficiente pra se fazer entender e entender e seja simples, correto e preciso.

PARA OUVIR BEM AO TELEFONE

10

1. Jamais interrompa o Interlocutor: Coloque-se no lugar dele e oua sem interromper LEMBREM-SE Quando duas pessoas falam a mesmo tempo, nenhuma est ouvindo. 2. Fique Atento: Concentre sua ateno no que o cliente est dizendo. Para tal , coloque de lado suas preocupaes e no se distraia. Atende para entonao de voz do interlocutor, isto pode ajuda lo a perceber exatamente o que ele est sentindo. 3. Entenda Tudo o que est sendo dito: Se voc no entender tudo, faa perguntas, pois se voc no esclarecer tudo imediatamente, um ponto perdido pode embara-lo mais tarde. 4. OUA: Assim como se fala sem dizer, pode-se escutar sem ouvir. Enquanto uma pessoa fala, no fique pensando na resposta;faa isto antes, preparando bem seus argumentos.Nunca tire concluses antecipadas do que o cliente est dizendo. Nem tente terminar suas frases mentalmente.

11

ATENDIMENTO AO PBLICO FORMULRIOS CONTROLE DE LIGAES TELEFNICAS Nome da Empresa:______________________________ _________________ Data: ___/___/___
Solicitada Recebida OK Interessado Fone Assunto Providencias

RECADOS Data ___/____/___ Hora:

Para Sr.(a):__________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ NA SUA AUSNCIA O SR. ________________________________________________ Da empresa /Instituio____________________________________________ Fone: ___________________________________ ( ) Esteve aqui ( ) Voltar ( ) Telefonou-lhe ( ) Pede falar-lhe Recado:_____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________. Anotado por : ___________________________________________________.

PAUTA DE REUNIO Assunto da Reunio:

Convocada por: Data: ___/___/___ Hora de Trmino: Participantes:

Hora de incio: Local:

12

Assuntos: Responsvel: Material de Apoio: MARCAO DE REUNIO DATA HORRIO Assunto e N de Participantes Responsvel Setor Ramal Nome e Rubrica do responsvel

ATA DE REUNIES ATA DE REUNIES Data da Realizao: Tema de Reunio: Presentes: Assunto Discutido Deciso Horrio:

Prazo p/ Resoluo.

Responsvel

13

AGENDA PESSOAL

A perfeio do trabalho de secretrio depende, em grande parte, da agenda. De aspecto insignificante, ela assume vital importncia no decorrer da rotina diria. Agenda um livro que em que se anotam compromisso, despesas, atividades e horrio, sejam particulares ou profissionais, visando organizar seu tempo e auxili-lo a planejar suas atividades. Liste todas as tarefas que ter de realizar no dia seguinte, ou durante o ms; a essas anotaes e planejamento denomina-se agenda.Seu objetivo facilitar a eficincia, pois possibilita organizar e lembrar compromissos. Anote compromissos de seu chefe, indicando data, horrio, e local de realizao. Deve haver coerncia entre sua agenda com a de seu chefe, isto mantenha- as identicamente anotadas; entre um compromisso e outro reserve uma hora para atrasos, ou compromissos urgente que no foram marcados. Voc pode ter muitas tarefas para realizar, mas se estabelecer prioridades, o tempo se tornar maior. Seja rigoroso quanto s tarefas estabelecidas em sua agenda. Uma boa tcnica para se utilizada ao fazer anotaes o uso de um cdigo de cores. a) Se voc quiser utiliz-lo, pode anotar as viagens com tinta vermelha, por exemplo, as entrevistas com azul e assim por diante; b) A escolha da cor fica o seu critrio. O que importa a localizao rpida do compromisso, facilitando a elaborao de relatrios etc.
MODELO DE AGENDA
NOME DA EMPRESA:_______________________________ Nome do Chefe:_________________________ HORRIO 08h00 09h00 10h00 11h00 12h00 12h30 2 FEIRA 3 FEIRA 4 FEIRA 5 FEIRA 6 FEIRA

14

14h00 15h00 16h00 17h00 18h00

15

TICA

A palavra tica de origem grega, ethos, e significa costume. A tica dever ser entendida como um conjunto de princpios bsicos que visa disciplinar os costumes, a moral e a conduta das pessoas. TICA PROFISSIONAL Em todas as profisses existem princpios que visam disciplinar e

orientar os procedimentos das pessoas, em termos morais e d conduta em sua vida profissional. So os chamados Princpios ticos da Profisso. Tais princpios tratam de aspectos relativos a discrio, lealdade, honestidade, sigilo, conscincia profissional. A tica profissional cada vez mais importante como instrumento de crescimento social e profissional do indivduo. Todos os cdigos de tica profissional trazem em seu texto a maioria

dos seguintes princpios. rendimento Respeito dignidade da pessoa humana Segredo profissional Discrio no exerccio da profisso Prestao de Contas ao chefe hierrquico Observao das normas administrativas da empresa Tratamento corts e respeitoso a superiores, colegas Honestidade no trabalho Lealdade para com a Empresa Formao de uma conscincia profissional Execuo do trabalho no mais alto nvel de

e subordinados hierrquicos. Apoio e esforo para aperfeioamento da Profisso.

16

RELAES HUMANAS

As seis palavras mais importantes: Eu admito que cometi um erro. As cinco palavras mais importantes: Voc fez um bom trabalho. As quatro palavras mais importantes: Qual a sua opinio? As trs palavras mais importantes: Se voc puder... As duas palavras mais importantes: Muito obrigado. A palavra mais importante: Ns. A palavra menos importante: Eu Relaes humanas o estudo do comportamento humano e no das normas de boas maneiras. O ser humano necessita auto conhecer-se e conhecer tosos aqueles com os quais convive. A razo da curiosidade pelo outro e eterno conhecimento, a necessidade natura da constante avaliao que o individuo faz de si mesmo e dos outros. O respeito mtuo base do relacionamento amigo. Relaes interpessoais no Trabalho Dentro de uma empresa, um das principais qualidade desejveis do secretrio sua capacidade de relacionar-se bem com executivos, auxiliares, colegas visitantes. O fluxo uniforme e harmonioso do trabalho depende da forma como o secretrio trabalha com os outros e da forma como influncia e outros para trabalhem com ele.

17

AS RELAES SECRETRIO/CHEFIA O secretrio , antes de qualquer coisa, o principal assessor da chefia. Seu interesse em colaborar e seu decidido apoio chefia constituem

elementos essenciais para que a empresa possa desenvolver suas atividades de forma correta e produtiva. Voc deve procurar conhecer os hbitos e os mtodos de trabalhar de seu chefe. Esse conhecimento ir facilitar o relacionamento o relacionamento entre vocs. Assim, por exemplo, importante saber qual o melhor momento para tratar de determinados assuntos que exijam uma postura psicolgica favorvel de seu chefe. Conhecendo seu chefe, voc saber qual o melhor momento para interromper uma reunio, a fim de transmitir um recado, por exemplo. Esse conhecimento permitir a voc organizar e tomar providncias no sentido de ajud-lo a resolver problemas, particulares em momentos difceis. Alguns lembretes adicionais que podero ajud-lo a estabelecer uma relao cordial e produtiva de trabalho com seu chefe: Procure manter um nvel de respeito no relacionamento com o chefe, evitando sempre tomar liberdades excessivas (fazer brincadeiras de mau gosto, ridiculariz-lo chamar sua ateno para uma falha ou erro etc. Evite fazer criticas chefia a nvel pessoal ou profissional junto a terceiros e por que no demonstrar reprovao quanto s suas manias pessoais ou no trabalho. Use tratamento adequado ao dirigir-se ao seu Chefe. Procure no se manifestar frente a assuntos familiares que lhe so apresentados. Estabelea com seu chefe a prioridades das tarefas a serem realizadas. Evite interromper seguidamente seu chefe, procurando reunir assuntos a serem discutidos.

18

Aceite crticas eventualmente formulados pela chefia, e/ou diretores sem desanimar ou perder o interesse pelo trabalho. Procure ter bom senso e equilbrio no relacionamento com a chefia, evitando exageros de conduta pessoa ou profissional. Auto Estima: a maneira como ns vemos a ns mesmos. Cada pessoa tem uma imagem de si mesmo que influencia tudo o que ela diz, faz ou percebe em relao ao mundo.A auto-estima est relacionada a nosso valores, crena, competncia e metas pessoais. VALORES: Formam base do carter de uma pessoa, refletindo as coisas que ela considera importante na vida, ou seja, as coisas que so bsicas para a mesma como pessoa. Exemplo: Para uns valores ser RICO, para outros, ter PAZ. CRENAS: So idias que as pessoas tm do mundo e de como ele funciona. Exemplo: Certas pessoas acham crem que ler livros no importante. Outros, que o estudo no essencial para o indivduo crescer

profissionalmente. COMPETNCIA: Conhecimento , capacidade e habilidade de luma pessoa que favorecem a forma e os resultados que alcana ao lidar com pessoas e desenvolver atividades. METAS PESSOAIS: So objetivos que uma pessoa persegue a fim de satisfazer suas necessidades bsicas. A auto-estima reflete o modo como as pessoa organiza suas metas,crenas e valores. Voc deve procurar manter a imagem que faz de si adotando comportamentos consistente com suas competncias, valores, crenas, e metas pessoais. Para melhorar sua auto estima voc precisa: Procure no comparar-se aos outros. Afinal, voc um ser nico, com suas caractersticas, defeitos e qualidades.

19

Encare os problemas sem se abater, sem se sentir frustrado. Procure superar o sentimento de auto-piedade, de sentir-se constantemente como vtima dos acontecimentos. Avalie objetivamente suas possibilidades de alcanar

determinados objetivos, a fim de no se frustrar ao no alcan-lo

20

ADMINISTRAO DO TEMPO

CAUSAS DO DESPERDCIO DO TEMPO: Falta de,Planejamento, Informaes eficiente, disciplina no cumprimento da agenda de cada um, definio clara de objetivos na execuo das tarefas, compromissos com os resultados, identificao de prioridades, incapacidade para dizer no , m utilizao dos recursos ( telefone,fax,Xerox,computador), execuo do servio particular em horrio comercial, Resistncia a mudanas. ECONOMIZADORES DE TEMPO Planejamento Cada hora aplicada em planejamento eficiente poupa trs ou quatro na execuo e produz melhores resultados. Organizao A organizao um outro facilitador na execuo das tarefas, uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informaes. Delegao a chave da administrao eficaz. Quem delega deve faz-lo tranquilamente confiando que o outro capaz de realizar. A eficincia de uma pessoa varia diretamente, de acordo com a sua capacidade para delegar. Telefone Use o para evitar descolamento desnecessrio; para obter informaes. Comunicao A linguagem simples, concisa e isenta da ambigidade assegurar a compreenso e poupa o tempo com mal- entendidos. EFICCIA VERSUS EFICINCIA Com relao Secretria, o assunto foi perfeitamente definido pelo professor Srgio Antonio de Marques Gonalves Diz: H somente uma definio realstica e no-ambigua da eficcia secretarial. Eficcia o grau no qual a secretria alcana as exigncias de produtos de sua posio. Este conceito de eficcia o tema central da Gerncia. A tarefa da profissional ser eficaz. sua nica tarefa. A eficcia

21

secretarial deve ser definida em termos de produto em vez de insumo, mas por aquilo que ela alcana do que por aquilo que ela faz. A eficcia no uma qualidade que uma secretaria traz para situao. encar-la, dessa forma nada mas que uma volta teoria dos braos de liderana, hoje rejeitada, a qual sugeria que os lderes mais eficazes tinham qualidades especiais no possudas pelos lderes menos eficazes. A eficcia deve ser entendida como algo que algum produz em uma situao, dirigindo- a adequadamente. Ela representa produto, no insumo. A secretria deve raciocinar em termos de desempenho, no de personalidades. Para que voc entenda claramente a diferena entre eficcia e eficincia, veja o quadro a seguir: SECRETARIA EFICIENTE PREOCUPA-SE EM Fazer as coisas bem. Resolver Problemas. Salvar guardar os recursos. Reduzir custos. Desculpar-se pelos atrasos. Colocar um correspondncia, pelo erro. SECRETARIA EFICAZ PREOCUPA-SE EM Fazer as coisas certas. Produzir Alternativas criativas. Maximizar a utilizao de recursos. Aumentar lucro. Chegar no horrio certo.

lembrete na Corrigir os erros e entregar o trabalho desculpando-se em tempo.

Agradar ao chefe escondendo-lhe os Mostrar os erros e as possveis problemas da empresa, alternativas de soluo. principalmente em relao a comunicao e inter-relacionamento pessoal. Cumprir ordens Discutir o trabalho a ser realizado, apresentando alternativas de solues.

22

Contentar-se com argumentos do tipo: Meu gerente diz que eu trabalho bem;entre ns no h conflitos;Eu trabalho o dia todo;Todas as cartas so despachadas no mesmo dia.

Fazer uma descrio do seu cargo para saber exatamente quais so suas responsabilidades. Sem interferir no trabalho dos outros; fazer avaliao de desempenho para discutir seus pontos fracos e fortes, positivos e negativos interessantes ou no para empresa. Procurar definir suas reas de eficcia e determinar seus objetivos.

Trabalhar em funo personalidade e cultura.

da

sua Trabalhar para atingir objetivos e produzir resultados para a empresa.

23

A IMPORTNCIA DA INFORMTICA NA EMPRESA NOS TEMPOS DE HOJE

A cada dia que passa, a informtica vem adquirindo cada vez mais relevncia na vida das pessoas e nas empresas. Sua utilizao j vista como instrumento de aprendizagem e sua ao no meio social vm aumentando de forma rpida entre as pessoas. Cresce o nmero de famlias que possuem em suas residncias um computador. Esta ferramenta est auxiliando pais e filhos mostrando-lhes um novo jeito de aprender e ver o mundo. Quando se aprende a lidar com o computador novos horizontes se abrem na vida do usurio.Nas organizaes no poderia ser diferente, toda empresa necessita ser informatizada para se manter no mercado de trabalho e acompanhar as tecnologias, o computador veio para inovar e facilitar a vida das empresas. Atualmente nenhuma empresa pode ficar sem o auxlio da informtica, atravs dela,que tudo resolvido.O mundo est informatizado, A informtica talvez seja a rea que mais influenciou o curso do sculo XX. Se hoje vivemos na Era da Informao, isto se deve ao avano tecnolgico na transmisso de dados e s novas facilidades de comunicao, ambos impensveis sem a evoluo dos computadores. O fruto maior da informtica em nossa sociedade o de manter as pessoas devidamente informadas, atravs de uma melhor comunicao, possibilitando assim, que elas decidam pelos seus rumos e os de nossa civilizao. Existe informtica em quase tudo que fazemos e em quase todos os produtos que consumimos. muito difcil pensar em mudanas, em transformaes, inovaes em uma empresa sem que em alguma parte do processo a informtica no esteja envolvida.

24

TEXTOS COMPLEMENTARES

Secretria moderna tem que ser multifuncional No final da dcada de 60, os anncios recrutavam moas com boa aparncia, que soubessem atender ao telefone e tivessem prtica com datilografia e tirar xerox. Agora, os mesmos anncios solicitam apenas um prrequisito: que a secretria executiva seja multifuncional. Somente na Bahia so mais de 30 mil profissionais na rea. As exigncias e a forma de encarar a profisso evoluram ao longo dos anos, o que levou a uma valorizao da carreira. Engana-se quem acha que as secretrias esto fadadas a passar o resto da vida submissas ao patro e conformadas com um salrio pouco animador. Hoje, elas so parte atuante nas decises dentro das organizaes. O ttulo de multifuncional oferecido s que so conhecedoras de todos os processos dentro da empresa. Alm disso, no podem deixar de saber mais de um idioma e entender o mercado internacional. Algumas conseguem dar conta das agendas de dois ou mais executivos ao mesmo tempo, como o caso da secretria da presidncia do Hospital Espanhol, Rose de Melo, 34 anos. J so 14 anos lidando com executivos em cargos gerenciais nos mais diversos segmentos da economia. Com remunerao mdia de R$ 2 mil, Rose oferece ao presidente e ao superintendente do hospital todo o suporte na gesto de informaes e de pessoas. " preciso compreender e lidar com as necessidades de cada um. So muito dinmicos e exigentes", conta. Para garantir uma boa colocao, investiu na especializao em relaes pblicas. "Assim pude aperfeioar a comunicao dentro e fora da empresa", frisa. CONHECIMENTO - Pode at parecer que relaes pblicas nada tem a ver com secretariado. Pelo contrrio. Ser secretria exige conhecimento em diversas reas, como explica a presidente do Sindicato das Secretrias da Bahia (Sindseb), Rita Moreira. "O mercado exige essa formao diferenciada. O profissional tem que ter algo mais. Por isso, a secretria precisa saber mais de um idioma, ter noes de psicologia, gesto de pessoas, administrao, dentre outros requisitos", diz. A partir de um levantamento que levou em conta as guias de contribuio sindical, o Sindseb descobriu que os salrios na Bahia variam de R$ 350 a R$ 4.800

25

Os valores mais baixos so oferecidos s profissionais com nvel tcnico. Para quem consegue obter diploma, a remunerao passa a ser mais atrativa. "O espao est acabando para quem no possui formao. Empresas que contratam pessoas sem o curso tm prejuzo pela falta do preparo profissional", assinala. Com relao ao mercado de trabalho, Rita afirma que a maioria das oportunidades ainda aparece no assessoramento de executivos, mas existem caminhos que tambm podem ser promissores, como investir na abertura de empresas especializadas na seleo de mo-de-obra nessa rea. Outra opo a carreira acadmica, ampliada desde que as faculdades privadas se consolidaram no mercado. Ufba criou o primeiro curso do Pas Em 1969, o Plo Petroqumico de Camaari trazia fora economia baiana. justo a que surge a necessidade de profissionais para assessorar os novos executivos Nasce, ento, o primeiro curso de secretariado do Pas, oferecido pela Universidade Federal da Bahia (Ufba). Tempos depois, a Ufba ainda viria a ser a primeira instituio do Norte e Nordeste a lanar um curso de ps-graduao. Somente em 1985 a profisso regulamentada pela Lei 7.377, que acabou sendo alterada pela Lei 9.261/96. . De acordo com a vicecoordenadora do curso de secretariado da Ufba, Brbara Dultra, o ensino tambm se modificou ao longo dos anos. Se no passado era importante ter uma profissional tcnica, agora, a universidade busca formar pessoas que saibam comandar. " preciso entender as organizaes para gerenciar as decises. Os alunos saem da universidade sabendo lidar com conflitos e entendo como dar suporte para que o executivo tome decises", explica. Na grade curricular esto includas disciplinas como marketing e panorama sociopoltico no Brasil e no mundo. "Quem no possui essa formao no tem uma viso completa do mercado", assegura. Brbara garante que a procura pelo curso tem sido cada vez maior. Em alguns semestres a concorrncia do vestibular foi superior a de Pedagogia e Engenharia. NAS PRIVADAS - Outra vitria da profisso se deu no final da dcada de 90, quando o Conselho Nacional de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (CNPq) reconheceu o secretariado como cincia que deveria ter pesquisas especficas. Desde ento, mestres e doutores comeam a fazer estudos mais concretos sobre a profisso e sua evoluo. Para a coordenadora do curso no Centro Universitrio da Bahia (FIB), Karine Freitas, esse tipo de incentivo tende a fortalecer os desejo dos mais jovens em investir na profisso. Aos que j esto no mercado, Karine aconselha que mantenham os estudos continuados e busquem ampliar cada vez mais a rea de atuao. Uma dica importante conhecer o mercado internacional e entender processos como os de importao e exportao. " necessria uma viso estratgica do que acontece", diz. Uma caracterstica bsica entender as relaes humanas dentro e fora das organizaes

26

CDIGO DE TICA

O Cdigo de tica um dos instrumentos bsicos para o direcionamento correto da atuao como profissionais. Se voc ainda no o conhece, invista cinco minutos na sua leitura. Se voc j o conhece, aproveite para reler. Deixeo sempre mo, divulgue-o entre colegas de profisso, mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos. Publicado no Dirio Oficial de 7 de junho de 1989. Capitulo I - Dos Princpios Fundamentais Art.1. - Considera-se Secretrio ou Secretria, com direito ao exerccio da profisso, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor. Art.2. - O presente Cdigo de tica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerccio de sua profisso, regulando-Ihes as relaes com a prpria categoria, com os poderes pblicos e com a sociedade. Art.3. Cabe ao profissional zelar pelo prestgio e responsabilidade de sua profisso, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, atravs do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais. Captulo II - Dos Direitos Art.4. - Constituem-se direitos dos Secretrios e Secretrias: 1. Garantir e defender as atribuies estabelecidas na Lei de Regulamentao; 2. Participar de entidades representativas da categoria; 3. Participar de atividades pblicas ou no, que visem defender os direitos da categoria 4. Defender a integridade moral e social da profisso, denunciando s entidades da categoria qualquer tipo de aluso desmoralizadora; 5. Receber remunerao equiparada dos profissionais de seu nvel de escolaridade 6. Ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; 7. Jornada de trabalho compatvel com a legislao trabalhista em vigor ** Captulo III - Dos Deveres Fundamentais** Art.5. Secretrios: Constituem-se deveres fundamentais das Secretrias e

27

1. Considerar a profisso como um fim para a realizao profissional; 2. Direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da tica; 3. Respeitar sua profisso e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeioamento; 4. Operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicao com o pblico; 5. Ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decises, sabendo colocar e expressar suas atividades; 6. Procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profisso e dos avanos tecnolgicos, que podero facilitar o desempenho de suas atividades; 7. Lutar pelo progresso da profisso; 8. Combater o exerccio ilegal da profisso; 9. Colaborar com as instituies que ministram cursos especficos, oferecendo-Ihes subsdios e orientaes.

Captulo IV - Do Sigilo Profissional Art.6. - A Secretria e o Secretrio, no exerccio de sua profisso, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe so confiados. Art.7. - vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria. Captulo V - Das Relaes entre Profissionais Secretrios Art.8. - Compete s Secretrias e Secretrios: 1. Manter entre si a solidariedade e o intercmbio, como forma de fortalecimento da categoria; 2. Estabelecer e manter um clima profissional corts, no ambiente de trabalho, no alimentando discrdia e desentendimento profissionais; 3. Respeitar a capacidade e as limitaes individuais, sem preconceito de cor, religio, cunho poltico ou posio social; 4. Estabelecer um clima de respeito hierarquia com liderana e competncia. Art.9. - vedado aos profissionais: 1. Usar de amizades, posio e influncias obtidas no exerccio de sua funo, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; 2. Prejudicar deliberada mente a reputao profissional de outro secretrio; 3. Ser, em funo de seu esprito de solidariedade, conivente com erro, contraveno penal ou infrao a este Cdigo de tica.

28

Captulo VI - Das Relaes com a Empresa Art.10. - Compete ao Profissional, no pleno exerccio de suas atividades: 1. Identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantao de mudanas administrativas e polticas; 2. Agir como elemento facilitador das relaes interpessoais na sua rea de atuao; 3. Atuar como figura-chave no fluxo de informaes desenvolvendo e mantendo de forma dinmica e contnua os sistemas de comunicao.

Art.11. vedado aos Profissionais: 1. Utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relao aos demais; 2. Prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho

Capitulo VII - Das Relaes com as Entidades da Categoria Art.12. A Secretria e o Secretrio devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais. Art.13. - Acatar as resolues aprovadas pelas entidades de classe. Art.14. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, no se utilizar dessa posio em proveito prprio. Art.15. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional. Art.16. - As Secretrias e Secretrios devero cumprir suas obrigaes, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto s entidades de classes a que pertencem.

Captulo VIII Cdigo de tica

- Da Obedincia,

Aplicao

Vigncia

do

29

Art.17. - Cumprir e fazer cumprir este Cdigo dever de todo Secretrio. Art.18. - Cabe aos Secretrios docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princpios e normas contidas neste Cdigo. Art.19. - As infraes deste Cdigo de tica Profissional acarretaro penalidades, desde a advertncia cassao do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, atravs da Federao Nacional das Secretrias e Secretrios. Art.20. - Constituem infraes: 1. Transgredir preceitos deste Cdigo; 2. Exercer a profisso sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislao especfica; 3. Utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretrias e/ou Secretrios para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nvel Estadual e da Federao Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nvel Nacional.

30

EXERCITANDO OS CONHECIMENTOS

1. Complete as seguintes frases. a) ____________outro profissional uma atribuio do secretario profissional. b) Suas ___________________esto limitadas em desempenhar tcnicas secretariais. c) Atua e, nvel de _________________,___________________,_________________ e controlando.

2. Defina COMUNICAO:

3. Cite as fases da carreira secretarial e especifique cada uma.

4. Sabemos que para ser um(a) secretario(a) devemos ter varias habilidades, cite-as.

5. Diferencie Comunicao Verbal da no Verbal.

6. Conceitue: a) Codificar:

31

b) Descodificar: c) Feedback: 7. Defina Linguagem verbal e Linguagem no verbal;

8. Conceitue TICA:

9. Sabemos que no ambiente de trabalho devemos nos portar bem, diante disto certo trazermos problemas pessoas para nosso ambiente de trabalho? Por qu?

10. Defina: a) Planejamento: b) Organizao: c) Delegao:

11. Na sua opinio como deve ser a relao da secretaria com a chefia?

12. Quais os princpios da TICA?

13. Como deve ser a organizao da agenda?

32

14. Conceitue ATA:

15. Cite a forma correta de um atendimento ao telefone;

16. Cite o esquema da comunicao:

17. Defina: a) Secretario Junior: b) Secretario Snior: c) Secretario Executivo: 18. Defina Dinamismo.

19.

Cite os elementos da Comunicao: