QUALIFICA DF-PRÁXIS EDUCAÇÃO

CURSO AUXILIAR EM SECRETARIADO

SECRETARIADO

Brasília-DF
2022
 Gabriela Rodrigues da Silva
Helena Batista dos passos
Liane dos Anjos Silva
Liliane Soares Santos
Maynara Samanta dos Santos Lima
Pablo Severo Paixão

SECRETARIADO

Brasília-DF
2022

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 Dedicatória

Dedicamos este trabalho à nossa orientadora Adriana e aos nossos professores que
diretamente contribuíram para que pudéssemos concluir o curso de Auxiliar em Secretariado.
Dedicamos também, a SETRAB e a PRÁXIS juntamente com sua equipe e por fim, aos
nossos familiares que sempre nos apoiam.

2
 Agradecimento

Agradecemos primeiramente a Deus, pela força dada a nós para concluir esse curso;
Por ter vencido essa batalha, primeira de muitas que virão, agradecemos também a SETRAB
juntamente com a PRÁXIS, que veio com toda dedicação nos qualificar por meio desse curso
e nos preparar para o mercado de trabalho, e assim ampliar nossos horizontes por meio da
qualificação a nós oferecida.

3
 SUMÁRIO

Introdução…………………………………………………………………………………...…5
Histórico………………..………………………………………………………………………6
Problema……….…………………………………………………………………………..…..7
O profissional de secretariado…….……………………………………………………………8
A origem da profissão…………………………………………………………………...……. 9
A evolução da profissão………………………………………………………….…………...10
Perfil do profissional………………………………………………………………..……..….12
Competências……………………………………………………………………………...….13
Habilidades……………………………………………………………………….……..…….14
Planejamento de carreira……………………………………………………………..……….17
A importância do planejamento………………………………………………………………19
Comunicação interpessoal………………………………………………………………….…20
Relações interpessoais…………………………………………………………………...……21
Relacionamento com Cliente…………………………………………………………………24
Conclusão………………………………………………………………………...……...……25
Referência bibliográfica…………….…………………………………………………….…..26
Anexos……………………………………………………………………...……………..….27
Anexo I -Lei de regulamentação.……………………………………………………...…...…28
Anexo II -Código de ética.………………………………………………..…………...….......31
Anexo III-Dress code-A importância da imagem...………………………......………...….…35
Anexo IV-Os 5S e a importância da qualidade para o secretariado …………….....……...….38

4
 INTRODUÇÃO

Os conhecimentos que encontrará aqui será sobre a história do secretariado, podendo

ser muito útil para conhecer ou aperfeiçoar seus estudos sobre secretariado.
Contaremos sobre o secretariado, obtendo estudos de pesquisas feita com profissionais
que atuam nesta área, terá a informação de sua origem e evolução, pontos que são
fundamentais para entender como iniciou, o seu antepassado,o lugar de origem, o seu papel ao
decorrer dos anos e como era em épocas importantes na história humana até chegarmos aos
dias atuais.
Assim continuaremos explicando sobre o perfil que o profissional deve ter, sendo
coisas de aparência ou comportamentos, seguiremos para suas habilidades e competências,
entendendo como deve ser em seu local de trabalho e como deve agir um secretário quando
está prestando seu serviço.
Como planejar sua carreira e a importância do planejamento, sendo muito essencial
não só para o âmbito profissional, mas também para a própria vida pessoal, mostrando seus
benefícios e exemplos para se repensar como seria se tivesse sido planejado e dicas de
planejamento.
Daremos seguimento a comunicação e relação interpessoal explicando como se fazer e
interferências que podem ocorrer durante esses conceitos, interações com o cliente, como se
relacionar com ele, como deve recepcioná-lo, suas necessidades e vantagens quando é
executado. Ao final terá anexos com a Lei de regulamentação, o código de ética e de
vestimenta, finalizando com o assunto sobre o 5S e a importância no trabalho do secretário.

5
 HISTÓRICO

A profissão secretariado, foi obtendo seu reconhecimento ao longo dos tempos, pois
esta profissão requer muita responsabilidade e compromisso, ela é desafiadora e só quem
realmente almeja, se esforça e se identifica consegue ser competente e qualificado para
exercê-la.
Assim achamos muito importante ressaltar a história e a importância desse
profissional dando-lhe mais reconhecimento, e buscando alcançar interessados a aprenderem
mais sobre, para eles mesmos escolherem essa carreira ou indicar para alguém.

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 PROBLEMA

Qual a importância do profissional de secretariado?

Pela atuação do profissional de secretariado como mediador, usando os diversos

sistemas de gestão, é possível promover a satisfação e segurança dos clientes internos e
externos, pela valorização das empresas, a partir do incentivo profissional e ambiente de
trabalho saudável na organização.
Em função das mudanças do seu perfil profissional, o secretariado pode ser
classificado como agente facilitador dentro da empresa ou de uma organização. No
desenvolvimento de suas atividades aprimoram a parceria, pois trabalham ao lado dos
responsáveis pelas tomadas de decisões, a fim de auxiliar na busca do atendimento dos
objetivos comuns à equipe.
Há tempos, tarefas operacionais, como atender ao telefone, digitar documentos e
arquivar, deixaram de ser as principais atribuições. Hoje ele assume funções mais estratégicas,
as quais são entendidas como orientação de decisões futuras, isto é, o conjunto de visões que
determinam o comportamento exigido pela empresa em um determinado espaço de tempo.

7
 O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

O profissional de secretariado, no devido contexto organizacional, aguenta

apropriar-se de vários conhecimentos e ser especialista de tecnologias para solucionar os
objetivos gerenciais e organizacionais, a fim de ressignificar a sua performance laboral.
Uma dessas tecnologias é o mapeamento de sistemas, em que são necessárias
informações: no mapeamento, um sistema é apurado em muitas etapas e tarefas para melhorar
um assunto que está sendo trabalhado.
De modelo que o processo é a sequência de entradas de acordo com temas, recursos e
atividades, para gerar saídas que correspondem aos objetivos associativos. Desse módulo, ele
pode colaborar para um pesquisa das atividades secretariais, bem como auxiliar na produção
de indicadores e, finalmente, poder disseminar conhecimento do que o secretário/a faz e quais
os seus desdobramentos para suas equipes, colegas de trabalho e gestores.
Uma prática bastante intrigante que o Raul Paes teve ao notar a nítida relação entre
sistemas e a profissão de secretariado, foi com o construção da sua dissertação intitulada
“MAPEAMENTO E ANÁLISE DOS PROCESSOS SECRETARIAIS DAS UNIDADES
ACADÊMICAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ, CAMPUS
UNIVERSITÁRIO DE BELÉM”, que defendi ano passado (2017). O público-alvo da
pesquisa foram os servidores que atuavam na função de secretário/a executivo/a nas Unidades
Acadêmicas do Campus Universitário de Belém, da Universidade Federal do Pará.
Os resultados foram bastante interessantes. Através de entrevistas em grupo foram
descobertos nove processos que são realizados nas secretarias:

1) Assessoria à direção geral;

2) Gerenciamento de reuniões;
3) Gerenciamento da informação;
4) Coordenação de equipes;
5) Atendimento ao público;
6) Coordenação da agenda;
7) Gestão de documentos;
8) Operação de Sistemas de Gestão;
9) Organização de eventos.

Só que pelos conceitos de mapeamento de sistemas, é fundamental a priorização para

poder estudar quais têm necessidade de melhorias significativas. Por isso, em outra parte da
pesquisa, os próprios secretários votaram, por meio de enquete eletrônica, quais os processos
que tolerariam ser elevados, os quais foram: Assessoria à direção geral, Gestão de
documentos e Atendimento ao Público.

8
 A ORIGEM DA PROFISSÃO

A origem do nome secretario vem do latim derivado do termo secretarium, que tem
como significado lugar retirado, conselho privado; e secretum que se refere a algo particular,
segredo, mistério.
Não há como falar uma data específica para o surgimento da profissão de secretário,
porém alguns estudiosos estimam que deva ter sido no Egito por volta de 500 a.C. Na
antiguidade, eram responsáveis por ocupar esse cargo os homens dominadores da escrita,
além disso, classificavam os arquivos, faziam contas, redigiam as ordens dadas ao seus
superiores entre outros conhecimentos gerais. Com o tempo esses escribas obtiveram mais
conhecimento e responsabilidades, assim desenvolvendo mais essa área profissional.
Após abordar esse assunto, percebemos como os escribas foram de suma importância
para surgir o profissional de secretariado. Apesar de ter essa história de seu antepassado, tem
outros pontos que contribuíram para a origem do secretariado.
Na Revolução Comercial de 1400 a 1700, o secretário tornou-se necessário, mas era
apenas exercido por homens, não havia nessa época nenhuma participação de mulheres.
Na Revolução Industrial, em 1760 teve a inclusão feminina, o que deu oportunidade à
entrada das mulheres no mercado de trabalho para o exercício da profissão do secretariado.
Anos a frente, mais precisamente após as duas grandes guerras mundiais, a profissão de
secretária passou a ter mais destaque na sociedade, principalmente pela falta de mão-de-obra
masculina por terem que ir para as batalhas, assim surgindo as mulheres no cenário como
profissionais desta profissão.
Apesar de muitas vezes essa profissão ser exercida atualmente por mulheres, esse
assunto que foi abordado mostra a todos que os profissionais de secretariado, independente de
gênero, estão aptos a atuar nesta profissão considerada tão promissora. O ser humano tem
direito de escolher a profissão de acordo com o que acha que pode fazer de melhor e não
definir estas escolhas pelo seu gênero.

9
 A EVOLUÇÃO DO SECRETARIADO

A Idéia de carreira nas décadas de 1960/1970 foi vivenciado de forma previsível,

sólida e linear, pois as pessoas esperavam começar a vida profissional até se aposentar em
uma mesma organização.
Os profissionais manifestaram empenho e lealdade para ascender profissionalmente,
mas devido aos avanços tecnológicos, globalização, crises econômicas e flexibilização do
trabalho o conceito de estabilidade deixou de existir.
Das décadas de 1946 a 1964 o profissional de secretariado era contratado por
empresas que preferiam mulheres para um atendimento servil, com atribuições de atender
ligações telefônicas, servir café, organizar papéis, datilografar e controlar agenda.
Em contrapartida, a chefia se caracterizava geralmente pelo sexo masculino, branco e
de determinado nível sociocultural com carreira na própria empresa, pois era ela quem
permitia o acesso ao trabalho e gerenciava o crescimento profissional do funcionário.
As secretárias, naquela época, por seus diversos chefes, eram chamadas de braço
direito, o que significava que organizavam a vida dele para que pudesse se projetar e crescer
na carreira.
Nesta mesma época, o mundo vivia a situação da guerra fria entre potências e a
América do Sul era dirigida por sistemas de governo ditatoriais, portanto, continuava a
situação de obediência e cumprimento de deveres solicitados pela chefia. Nesse período
secretárias com conhecimentos do idioma inglês se destacavam no mercado, muitas
participavam de reuniões em multinacionais com estrangeiros e precisavam fazer as atas em
português, mesmo que a reunião tivesse sido em inglês, secretárias que sabiam taquigrafar,
tinham salários diferenciados.
As máquinas de datilografia eram manuais e as elétricas apontavam no mercado e foi
solicitado rapidez e precisão nos trabalhos, máquinas elétricas com corretivo dispensavam
perdas de papéis e a necessidade de datilografar novamente.
Entre a geração X (meados da década de 1970 até 1989) e Y (aproximadamente 1990
a 2010) houve a globalização, as pessoas foram movidas em busca de desafios e realizações,
assim resolveram ter experiência profissional em várias empresas, iniciando-se um período
onde a instabilidade sobrepôs a relativa estabilidade do emprego.
Microcomputadores e notebooks fizeram parte do mobiliário das salas de escritórios e
a chefia tendeu a resolver diretamente assuntos diminuindo, assim, o trabalho de datilografia
e/ou digitalização para as secretárias.
10
 Associações e sindicatos desenvolveram treinamentos em conjunto com cursos de
secretariado tanto técnicos quanto universitários, para que a categoria pudesse ter outro olhar
dentro da capacidade de atuar e contribuir na cogestão de trabalho dentro das empresas,
permitindo que a visão da mulher organizadora e servil mudasse para gerenciadora de
diversos assuntos e facilitadora de processos, valorizando qualidades como atuação em
equipe, eficácia, competência, criatividade, capacidade da adaptação, pró-atividade,
resiliência, espírito de liderança e habilidades para relacionamentos, inclusive, entre clientes e
empresa.
No ano 2000, novo século, novas perspectivas, o mercado de trabalho começou a não
se importar com a contratação quanto a sexo, raça ou origem social do indivíduo, homens se
matricularam em cursos de secretariado e o sucesso foi medido pela satisfação e realização
pessoal.
Atualmente, convivemos com a geração Z (após 2010) cuja mentalidade e atitude
estão se tornando um novo conceito da carreira, em que a capacidade de inovação e
flexibilização são fatores importantes, apesar de que o excesso de informação dispersa o foco
e leva a vivência de intensas mudanças.
O que podemos questionar é como obter e processar informações sobre si mesmo em
relação ao mundo do trabalho e o papel que desempenha no mercado?
Importante, também, se preparar para aposentadoria, que muitos estão negligenciando,
encontrar outros conhecimentos e ocupações, motivar-se para realizar algo que acredita ser
capaz de realizar, não se esquecendo do olhar humanizado e comportamental de si e do outro,
porque não é somente uma ocupação, o mundo pede relacionamentos e “networking”, cujos
laços unem o profissional a outros, que é de suma importância para a sobrevivência na
interação, modificação e evolução que constitui um novo olhar e principalmente foco para as
mudanças reivindicadas na atualidade para a vida profissional.

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 PERFIL DO PROFISSIONAL

O perfil do profissional de secretariado, possui várias características importantes,

como a organização, relacionamento interpessoal, conhecimento sobre contratos e
documentos, interação com tecnologias e automação e comunicação escrita ou oral.
Vamos ver mais sobre essas características:

Organização: ser uma pessoa organizada é um ponto forte na vida profissional, mas
na vida de um secretário é essencial essa característica, pois ajuda a executar suas tarefas com
excelência. Organizar e manter sempre atualizada sua agenda é de suma importância para si e
para seu chefe, até porque ajuda a lembrar das reuniões marcadas ou para marcar novas
reuniões. Ter seu escritório arrumado também é um fator importante na organização, pois
ajudará a achar documentos e contratos com agilidade.

Interação com tecnologias e automação: esse tópico se tornou importante

principalmente com o surgimento das tecnologias que nos dias atuais são mais avançadas.
Muitas vezes o meio de comunicação mais utilizado, pelo secretariado, é por telefone sendo
um contato ligado apenas por um aparelho eletrônico, além do telefone têm os notebooks e
computadores, onde é mais acessível ajustar uma agenda, ajustar apresentações, digitar
documentos e guardá-los sem precisar encher seu escritório de milhares de papéis, com essa
afinidade com tecnologias é possível passar informações sem precisar ir até o local avisar
informações simples, porém temos que entender que não se pode ficar dependente apenas das
automoções e tecnologias, deve lembrar que a internet é uma vantagem, mas ao mesmo tempo
um perigo, existindo muitos hackers e pessoas que criam fake new e a espalha por aí sem
nenhum conhecimento.

Bom relacionamento interpessoal: esse é um fator que não pode faltar no perfil do
secretariado, pois se relacionar com as pessoas sempre terá no seu dia a dia. O principal que o
secretário deve ter é a facilidade em executar esse quesito, assim, sendo muito mais fácil de
atender os clientes, e mostra a sua excelência em resolver o seu desejo.

Conhecimento sobre contratos e documentos : uma característica no secretário que

faz diferença é o conhecimento de contratos e documentos e o entendimento do sigilo que
deve ser seguido quando dado qualquer tipo de documentação. Mostrar para sua empresa
esses conhecimentos facilitam muito a vida do seu superior o aliviando de muitas papeladas
para serem verificadas e/ou arquivadas.

Comunicação escrita ou oral: saber sobre como redigir textos, atas, cartas, bilhete,
aviso, dentre outros é de suma importância nessa profissão, pois não traz preocupação de
como passar informações deixando qualquer indivíduo ciente do que está sendo informado,
sendo assim pode até documentar questões importantes ressaltadas na empresa. Já a
comunicação oral exige que o profissional saiba passar uma mensagem correta, clara e
objetiva alcançando sempre uma comunicação eficaz para nenhum desentendimento.

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 COMPETÊNCIAS

O mercado de trabalho encontra-se bastante exigente em relação ao perfil de

colaboradores de uma empresa. Para exercer a profissão você terá que ter liderança,
comunicação, motivação e etc. É sua atribuição planejar, organizar e controlar a infraestrutura
de um processo, com a finalidade de fornecer a base para que as equipes de trabalho atinjam
seus objetivos e metas.
É necessário que você perceba suas limitações, seus próprios bloqueios, que saiba
dominar o seu setor de trabalho, conseguir lidar bem com as situações inesperadas, tem que
usar o bom senso, deve sempre fazer o controle preventivo e não entrar em pânico, ser
pró-ativo, perceber o que irá acontecer; é importante que o profissional esteja sempre
sintonizado com o mercado e com as novidades da área. O profissional de secretariado pode
incentivar e sugerir que tais programas se desenvolvam na empresa e contribuir para isso.
Promover o crescimento socioeconômico das pessoas, o profissional que se preocupa
somente com ele próprio não é bem visto nas organizações. O secretário pode incentivar a
prática de atividades sociais na comunidade - com crianças, idosos e adultos. Enriquecer os
seus conhecimentos gerais, ter facilidade de falar em público, preocupar-se com a
produtividade e a qualidade.
Ser polivalente, aprender a cuidar de várias situações ao mesmo tempo, classificar as
urgências dos documentos e os mais urgentes colocá-los em primeiro lugar e ser rápido e
atento ao que está sendo redigido, saber lidar com negócios, tem que ter um bom
relacionamento com os fornecedores para obter resultados satisfatórios para a empresa com
melhor preço e qualidade, o secretariado tem que apresentar soluções em situações difíceis,
porém quando não conseguir resolver solicitar ajuda ao executivo, ser empreendedor tendo
cuidado com o seu setor avaliando custo, produtividade implantando mudanças e tendo uma
visão de futuro, ser criativo, dominar outros idioma, o mercado exige pelo menos dois
idiomas, ter uma boa apresentação pessoal e é bom você ter um cuidado com sua aparência e
higiene, ter disponibilidade para viagens, ter uma postura profissional para demonstrar
confiança e competência, principalmente para os clientes, organizar e executar tarefas que
dizem respeito a rotina da profissão, executar técnicas de atendimento pessoal e telefônico
com maestria, apresentar e fundamentar seus pontos de vista de maneira segura e com respeito
ético, agir com simpatia e humildade no atendimento ao cliente interno e externo

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 HABILIDADES

O perfil do profissional de Secretariado é composto por várias características e uma

delas é a suas habilidades. É muito  importante essas habilidades serem desenvolvidas, pois é
essencial para executar atividades comuns no dia a dia do secretário.

Dentre as habilidades, destacam-se: 

1. Visão generalista da organização e das suas relações com o mercado.

As secretárias não apenas vestem a camisa para valer, mas sabem muito bem que nela
“a cor”, “a estampa”, “a qualidade do tecido” e eventuais “rasgos” que hajam nela, ou melhor,
elas sabem defender a empresa, mas conhecer bem seus pontos fortes e fracos, assim
entende-se do que deve ou não fazer em sua empresa e como pode fazer ela andar para frente.

2. Conhecimento geral da empresa e seus colaboradores. 

Se alguém quer saber algo sobre a empresa e seus colaboradores, essa pessoa deve se
dirigir a secretaria, ela é que sabe sobre tudo que se passa na empresa, sempre podendo ajudar
dando informações dependendo da pessoa, se for totalmente restrita essa informação manterá
seu sigilo até segunda ordem.

3. Utilização de raciocínio lógico, crítico e analítico, para interpretar e encaminhar situações e

relações organizacionais.
Uma boa secretária não passa qualquer informação ou decisão sem pensar direito, e
certamente sabe muito bem tudo o que se passa dentro da empresa, assim tem que ter um bom
raciocínio para tomar atitudes.

4. Coordenar procedimentos de trabalhos administrativos.

O profissional de secretariado tende a ter suas habilidades colocadas ao nível dos
gestores das empresas e se revelam grandes analistas da administração da empresa e isso
ocorre pelo vasto entendimento da empresa que ele demonstra. Por causa disso, são
extremamente habilidosas em tomar decisões porque são alguém de confiança para assumir
esse papel. Elas sabem bem o impacto de suas decisões, para o bem ou para o mal e
antecipam tudo, sendo estratégicas como ninguém

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5. Desenvolver expressão e comunicação compatíveis com o exercício profissional, inclusive
nos processos de negociação e nas comunicações interpessoais ou intergrupais.
O profissional em secretariado é muito bem relacionado com seus colegas de trabalho,
fornecedores e clientes, entendendo como cada um está envolvido com a organização que
trabalha e os obstáculos enfrentados por eles. Ela conhece as datas importantes para a
corporação e gerentes, assim como entende muito bem os prazos estipulados e a importância
de respeitá-los. É um profissional muito bem informado sobre o que se passa no momento
presente da empresa, tendo os pés no chão sobre a realidade.

6. Gerenciar as informações e os inter-relacionamentos profissionais.

Essa habilidade tem seu destaque por demonstrar interesse nas relações interpessoais e
na gestão de informações de documentos com o foco na gestão de resultado, ter conhecimento
sobre contratos, documento e principalmente ter facilidade para lidar com esse tipo de
informação de forma sigilosa, é outra característica que faz a diferença para o secretário.

7. Dominar e otimizar os instrumentos tecnológicos.

Ter afinidade com as tecnologias ajuda muito nas comunicações que muitas vezes são
feitas por meios de aparelhos eletrônicos, no desenvolvimento de apresentações e para que o
profissional trabalhe com planilhas online. Essa habilidade é essencial principalmente nos
dias atuais no trabalho de um secretário.

8. Receptividade e liderança para o trabalho em equipe, na busca da sinergia.

A receptividade é importante pois quando o chefe tem reuniões ou encontros com
novos clientes, geralmente passa primeiramente pela secretaria, sendo assim, seu primeiro
contato com aquela empresa em questão, a secretaria tem o papel fundamental de
recepcioná-lo bem para que os negócios que forem tratados a seguir com seu superior sejam
mais fáceis com um bom atendimento que ela forneceu.
As secretárias costumam ter uma aptidão para a liderança de negociações,
agendamento e atividades gerais da empresa porque seu trabalho envolve ser parceira de seus
superiores, com isso muitas vezes elas acabam tendo que tomar decisões importantes, pois são
melhores nisso por dominar o conhecimento geral da empresa e sabem a importância da sua
decisão, conseguindo prever possíveis efeitos que podem acontecer.

15
9. Fornecer soluções logísticas, disponibilizar informações e alternativas para decisões para
momentos de transtorno.
Imprevistos podem acontecer a qualquer momento, principalmente em dias agitados
com muitos serviços a serem feitos, com esse tipo de situação muitos profissionais tendem a
se sentirem sobrecarregados no trabalho. Apesar desse ponto abordado, é importante saber
lidar com esses imprevistos para não gerar problemas para a empresa. A secretária, por sua
vez, tem a facilidade para lidar com esse tipo de transtorno, ela tende a ter  calma, pensamento
lógico e tomar uma iniciativa para buscar soluções eficientes para resolver o problema em
questão e em só  último caso, ela vai a procura de ajuda do seu superior para encontrar uma
saída plausível, mas isso só é feito depois de tentar realmente eliminar esses contratempos.

16
 PLANEJAMENTO DE CARREIRA

Planejamento de carreira é reconhecer como as experiências pessoais e profissionais se

relacionam com o trabalho atual e futuro para maximizar habilidades e comportamentos para
atingir os objetivos. A carreira, portanto, não é algo estático e permanente, segundo essa
definição, fica evidente que as questões profissionais estão relacionadas às pessoais.
Quando os garotos e garotas entram em uma empresa de grande porte eles podem
pensar no futuro ter um planejamento para entrar por baixo e subir de carreira dentro da
empresa.
As empresas investem muito em funcionários dedicados no que se refere ao negócio
da empresa, mas procuram funcionários preparados e competentes.
Devemos realizar um plano de vida, no qual incluímos também a nossa carreira
profissional, sabemos que não é fácil, porém o planejamento de carreira é fundamental. O
profissional de sucesso é aquele que consegue equilibrar a vida profissional com a pessoal.
As discussões sobre relações de trabalho, gestão de pessoas e carreira não são apenas
os caminhos que os secretários podem utilizar para alcançar o sucesso em suas carreiras, mas
também os meios que esses profissionais podem utilizar para alcançar o sucesso.
Os elementos abordados neste estudo dão aos indivíduos um vislumbre do início de
suas carreiras. A construção dos planos de carreira de secretariado, ocorre porque grupos de
estudos sobre secretariado convida secretário, gerentes e profissionais de gestão de pessoas,
para ensinarem e mostrarem seus planejamento de carreira para que isso os leve a melhores
resultados no desempenho dos secretários e, consequentemente, nos resultados do seu
desempenho organizacional.

Como desenvolver a carreira

O desenvolvimento envolve vários processos até dar frutos. Cada meta alcançada ao
longo do caminho ajuda a impulsionar o profissional de secretariado para o sucesso. Nesta
fase, com todo o seu autoconhecimento e planejamento fica mais fácil focar em três pontos
muito importantes que todos que trabalham na secretaria devem saber:.

Atitude: Uma profissão de secretariado administrativo de sucesso requer uma atitude

positiva e universal, desde a forma como você se expressa, como você encara as diferentes
situações, até a forma como você lida com os mais diversos públicos e muito mais. Essa dica
17
é importante porque uma atitude positiva pode mudar o ambiente de trabalho. Além disso, as
ações tornam-se proativas em fazer recomendações, buscar soluções e alcançar o sucesso.

Relacionamento: Construir um bom relacionamento com superiores, colegas,

subordinados e profissionais de fora da empresa faz parte do trabalho da secretaria. É por isso
que a gestão da comunicação e do relacionamento é fundamental. Nesse sentido, é importante
atentar para a prática da escuta receptiva. Você também precisa se comunicar melhor, falar e
ser capaz de dizer não quando necessário.

Ferramentas: É importante aprender a utilizar as ferramentas do secretário de modo

eficaz. Na prática, isso é traduzido nos telefonemas e e-mails assertivos, planejamento de
atividades e no conhecimento das condições para realizar uma reunião bem-sucedida. É
importante acrescentar ainda a gestão do tempo, distinguir o que é importante do que é
urgente e estabelecer prioridades.

Após o estudo desses elementos abordados, dão aos indivíduos um vislumbre do início
de suas carreiras, ele será capaz de entender a importância, compreender, planejar, aprender
como fazer esse planejamento. Quando conversamos uns com os outros a respeito de planejar
a carreira eles falam em ser feliz, mas ser feliz em sua carreira é ter um bom planejamento é
uma boa relação profissional, veremos que a felicidade é algo que pode e deve ser construído
no dia a dia. Os elementos abordados neste estudo dão aos indivíduos um vislumbre do início
de suas carreiras.

18
 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO

Um bom planejamento reduz o tempo com o acompanhamento e ações corretivas, pois

previne riscos desnecessários e faz com que a execução seja mais assertiva, ou seja, quando
você planeja você não perde tempo, você investe tempo para ter um retorno no futuro.
Certamente o ato de planejar tem um impacto financeiro na sua empresa.
Não é à toa que as grandes empresas planejam antes de investir seus milhões ou
bilhões, também não é à toa que investidores acompanham um bom planejamento no pitch,
antes de investir.
Seja na vida pessoal ou profissional, um bom planejamento é fundamental. Ao
planejar, abrimos espaço para novas atividades, organizamos melhor nossa vida, aproveitando
melhor o tempo, facilitamos os contatos interpessoais, é possível economizar seu tempo e
dinheiro.
Planejando, organizamos melhor nosso trabalho e nossa família, portanto, o
planejamento é essencial também para melhorar cada vez mais sua qualidade de vida, pois
quem se organiza melhor, com certeza reduz os incômodos. Quando falamos em planejar, não
nos referimos apenas aos objetivos do dia ou da semana, mas a todas as atividades a curto,
médio ou longo prazo.
Podemos planejar para o dia o agendamento de uma reunião à tarde, o envio de alguns
e-mails importantes pela manhã, o atendimento a um cliente no horário do almoço… mas
também podemos programar a compra de uma passagem aérea para daqui a dois meses, uma
reunião para dali umas duas semanas, uma compra para o início de inverno, e assim por
diante.
Exemplo: Está com uma viagem programada para setembro? Comece a pesquisar os
preços e a fazer a compra das passagens o quanto antes!/Vai ter reunião? Prepare a pauta com
a máxima antecedência.
Planeje todo o seu dia logo cedo. Relembre os compromissos, acerte os horários e
cuide para não atrasar nada.

19
 COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL

O processo de comunicação acontece quando o emissor transmite uma mensagem ao

receptor, através de uma ligação telefônica, o receptor interpretará a mensagem que pode ter
chegado até ele com algum tipo de barreira. O comportamento humano se forma em qualquer
ato de comunicação, fazer silêncio, ficar parado, a todo instante estamos nos comunicando
com as pessoas ao nosso redor, qualquer tipo de comportamento nos transmite alguma atitude,
ideia, opinião, crítica, comunicação vai além de palavras, mensagem, códigos, ele é expressa
pelo olhar, gestos expressões faciais e corporais.
A comunicação interpessoal é o termo que, dentro do tema geral da comunicação,
significa a troca de informações entre duas pessoas ou mais, seja ela usando sinais verbais ou
não verbais. Dentro desse campo de conhecimento, pesquisadores se dedicam atualmente a
seis principais categorias: adaptação de comunicação verbal e não verbal presencialmente;
processos de produção de mensagem; como a incerteza influencia comportamento e
estratégias de gestão de informação; comunicação enganosa; dialética relacional e interação
social mediada por tecnologia. De modo geral, a comunicação tem diversas funções, dentre
elas informar, motivar, expressar emoções, comandar, persuadir e interagir.
Não é difícil entender porque as empresas com comunicação efetiva dão 47% mais
lucro, segundo um estudo publicado no site Harvard Business Review. Isso porque a
comunicação interpessoal é tópico importante em qualquer relação que se crie e sua não
efetividade pode implicar em uma série de consequências negativas das mais diversas ordens.

O que é ter uma boa comunicação?

É uma comunicação efetiva. Isso envolve mais aspectos do que apenas trocar
informações. É sobre entender a emoção e as intenções por trás da informação que o outro
passa, ser capaz de transmitir claramente uma mensagem (para os mais diversos
interlocutores) captar todo o sentido do que está sendo dito e conseguir mostrar ao outro que
ele está sendo ouvido e compreendido. Comunicar-se de forma clara e eficaz, assim, requer
aprender algumas habilidades importantes, mas oferece grandes vantagens: pode aprofundar
as suas conexões, fomentar mais confiança, respeito e melhorar o trabalho em equipe e a
resolução de problemas, entre muitas outras.

20
 RELAÇÕES INTERPESSOAIS

Esse conceito se refere à relação, ligação ou vínculo entre duas pessoas ou mais. Esse
conteúdo vem dos estudos da sociologia e da psicologia, havendo normas comportamentais
em conjunto, que ajudam na orientação das interações entre os membros de uma sociedade.
Para compreendê-lo melhor e saber como aplicá-lo na vida tanto pessoal como a
profissional, temos que entender que é fundamental para obter boas relações. Devemos nos
lembrar que os humanos são de natureza seres sociáveis, sendo normal o desenvolvimento das
relações entre eles criando diversos laços sendo eles, de amizade, parceria, como colegas,
familiares e muito outras.
O relacionamento interpessoal pode ser harmonioso e prazeroso, permitindo a
execução de um trabalho cooperativo, é muito importante o entrosamento entre todos os
indivíduos, vale lembrar que a harmonia entre as pessoas é essencial para a sobrevivência
humana.

O autoconhecimento

Aprender não é apenas adquirir mais informação, é também expandir a capacidade de

produzir os resultados que realmente queremos na vida, temos que nos lembrar que todos os
dias é possível sermos melhores.
Cada dia que passa é um desafio para todos nós termos que viver bem uns com os
outros. Se você aprender a lidar consigo mesmo e com as outras pessoas ao seu redor se
tornará tudo mais simples. Precisamos olhar para si, com toda humildade, e reconhecer nossos
pontos fracos e nossas dificuldades.
Existem alguns aspectos importantes a serem considerados no relacionamento
humano que são: cortesia, alegria, paciência, empatia, autenticidade e tolerância. Esses
aspectos devem estar presentes sempre em todas as relações humanas, principalmente nas
organizações, para que os objetivos, tanto organizacionais quanto pessoais, possam ser
atingidos. Tem também outros pontos importantes que são focalizar, aceitar, refletir e
estimular pode parecer simples colocamos em prática esses aspectos, porém isso depende de
alguns pré-requisitos que precisam ser trabalhados até que se torne hábito.
Na relação interpessoal há tipos de comunicação que podem ser usadas, como a
comunicação eficaz e a comum, mas antes de falar sobre esses dois tipos, veremos um pouco
sobre o que é a comunicação. Diferente do que muitos acreditam, a comunicação não está
21
ligada somente ao fato de saber falar algo a outras pessoas. Ela consiste em fazer com que o
outro lado, que no caso é o receptor, entenda aquilo que é dito, sem que haja qualquer tipo de
má interpretação.

Comunicação eficaz:

É aquela que atinge seus objetivos de maneira clara, precisa e utilizando o mínimo de
recursos possíveis - incluindo o tempo. Também é uma comunicação com essa característica
aquela que não deixa dúvidas sobre a mensagem transmitida e que é verdadeiramente
esclarecedora sobre o assunto tratado.

Comunicação comum:

Comunicação é uma palavra derivada do termo latino communicare que significa “

partilhar, participar algo, tornar comum”. Através da comunicação os seres humanos e os
animais partilham diferentes informações entre si, tornando o ato de comunicar uma
atividade essencial para a vida em sociedade. Apesar de a comunicação se mostrar algo fácil
de se executar, existem também as barreiras da comunicação.

Barreiras da comunicação

Consistem naquelas situações que fazem com que as mensagens sejam mal repassadas,
distorcidas ou interrompidas. Dessa forma, a comunicação não se efetua e os receptores não
conseguem interpretar as mensagens em sua totalidade. Exemplos de tipos de barreiras:

1-Presenteísmo: esse fenômeno é um termo usado para conceituar as pessoas que estão
de corpo físico em um determinado local, mas a mente está longe, separado do corpo.

2-Omissão de informações: a omissão acontece quando as informações não são

repassadas de forma intencional (ou não). 

3-Ruídos semânticos: os ruídos semânticos estão relacionados ao significado das

palavras e as formas como elas são empregadas. Nesse sentido, é preciso entender que nem

22
todas as pessoas da empresa tem o mesmo nível intelectual e a facilidade para compreender
determinadas mensagens.

4-Baixa qualidade nos canais de comunicação: existem diversos canais de

comunicação interna que podem ser utilizados, tais como newsletter, jornal interno, mural,
etc. Porém, eles precisam ter qualidade para que o emissor e receptor se conectem, e as
informações realmente cheguem até o alvo.

Dicas para um relacionamento harmonioso:

● Fale com as pessoas. Nada mais agradável e animador quanto uma palavra de
saudação;
● Sorria para eles. Mostre satisfação de recebê-lo com um simples sorriso
● Chame-as pelo nome. Para muitos, a música mais suave é ouvir o seu próprio
nome;
● Seja cordial. Fale e aja com toda a sinceridade tudo o que você fizer, faça com
prazer;
● Seja amigo e prestativo. Faça uma abordagem amigável e acolhedora ;
● Seja generoso ao elogiar. Sempre que puder elogie é muito satisfatório receber
um elogio sincero;
● Seja cauteloso ao criticar. Quando necessário fazer uma crítica, faça de uma
forma calma sem rebaixar ou depreciar ninguém;
● Saiba considerar os sentimentos dos outros;
● Preocupa-se com a opinião dos outros. Ouça, aprenda e saiba lidar com essas
opiniões;
● Acredite em você, valorize-se. Você merece seu devido valor por seu esforço e
dedicação, muitas pessoas te admiram por isso, acredite no seu potencial.

23
 RELACIONAMENTO COM O CLIENTES

É um conceito que representa a conexão desenvolvida entre uma empresa e a sua

pessoa. Mostrando ser uma estratégia necessária, em todo tipo de vendas, com o objetivo de
conquistar e fidelizar um relacionamento profissional com o cliente. Porém, para que esse
relacionamento aconteça, com pleno sucesso, é essencial que a companhia promova práticas,
estratégias, ações e até pessoas devidamente especializadas nesse conceito, para obter o
desenvolvimento de uma comunicação clara, empática, transparente e contínua entre os
consumidores e sua marca.
Ao contar com estes requisitos, as organizações direcionam seus esforços para criar
uma gestão de relacionamento eficiente com o cliente, composta por laços verdadeiros de
longo prazo e o tornando defensor da marca. O relacionamento com os clientes internos é tão
importante quanto com os clientes externos. Pode-se dizer que o cliente tem um
relacionamento com a empresa quando ele volta a procurar os serviços, pois ele sentiu que
suas necessidades foram atendidas. Eles tornam-se fiéis quando ficam satisfeitos com o
atendimento e passam a consumir mais produtos.

Necessidades: Existem duas formas de necessidades, as explícitas e as implícitas. As

explícitas ocorre quando o cliente de mostrar claramente sua necessidade por meio da
linguagem das necessidades, já as necessidades implícitas é uma necessidade que o cliente
tem, porém não percebe.

Vantagens: Existem algumas vantagens no quesito atendimento, devemos estar

atentos para ter um bom atendimento, isso é de acordo com Bee e Bee (2004, pág 14). Essas
vantagens, são os clientes satisfeitos que provocam menos estresse, tomam menos nosso
tempo, fala se suas satisfações a outras pessoas, trazem satisfação do trabalho feito para ele,
podendo assim motivar você e sua equipe. O atendimento empático, o mais recomendado para
ser usado, é aquele que não pressiona o consumidor, mostrando ao cliente o que terá ao se
relacionar com a empresa e adquirir seus produtos e/ou serviços. Essa é uma das mais efetivas
estratégias de relacionamento com o cliente.
Quando vamos efetuar um atendimento, devemos lembrar que os clientes são seres
humanos e é natural querer um atendimento atencioso e prestativo. Com base nessas
informações, percebemos o quão necessário é investir no atendimento ao cliente, buscando
formas de deixá-lo mais eficiente e personalizado.
24
 CONCLUSÃO

Após o estudo sobre secretariado, podemos concluir que a profissão do secretariado

vai muito mais além do que apenas uma pessoa sentada em uma cadeira em frente de um
computador e uma mesinha, elaborando toda a agenda do chefe.
Seu cargo não é apenas ocupado, a pessoa que está ali deve ser reconhecida pelo que
se prontifica a fazer e estudou para ser, e finalizando tudo o que estudamos e procuramos
saber, nos deu um novo olhar e pensamento em questão sobre o secretario, entendendo como
ele é e deve ser, sobre seu papel importante na empresa em que trabalha .
Essa área tem suas exigências, leis e muito mais coisas que nunca procuramos saber
antes, com isso, aprendemos que não se deve apenas pensar e estudar sobre qualquer assunto
superficialmente, é importante se aprofundar nos estudo e sempre procurando mais
conhecimento para ser repassado para demais estudiosos.
Finalizo com um pedido para o leitor, que faça desse conteúdo um bom estudo para ser
colocado em prática e ensinar muitas outras pessoas interessadas em conhecer mais sobre o
secretariado.

25
 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

https://www.poderdaescuta.com/dress-code/
https://blog.anhanguera.com/perfil-do-profissional-de-secretariado/
https://www2.camara.leg.br/atividade-legislativa/comissoes/comissoes-mistas/cpcms/normati
vas/oqueelegislacao.html
https://www.trabalhosfeitos.com/ensaios/Regulamento-Da-Profiss%C3%A3o-De-Secretariad
o/174613.html
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9261.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l7377.htm
https://www2.unifap.br/secretariado/perfil-do-profissional-de-secretariado
https://blog.anhanguera.com/perfil-do-profissional-de-secretariado/
http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/secretariado/a-importancia-do-planejamento#:~:
texto=Ao%20 planejar%2C%20 abrimos%20espa%C3%A7o%20
para,economizar%20(tempo%20e%20 dinheiro).
https://tuliomartins.com.br/seiri-o-senso-de-utilizacao/
https://ead.unisc.br/blog/relacionamento-interpessoal
https://www.sec.ufv.br/?page_id=296#:~:texto%20
Sigilo%20Profissional-,Art.,comprometimento da%20 dignidade%20profissional%20da%20
categoria.

26
ANEXOS

27
 ANEXOS I-LEI DE REGULAMENTAÇÃO DO SECRETARIADO

LEI No 7.377, DE 30 DE SETEMBRO DE 1985.

Dispõe sobre o Exercício da Profissão de Secretário, e dá outras Providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu

sanciono a seguinte Lei:

Art. 1º - O exercício da profissão de Secretário é regulado pela presente Lei.

Art. 2º - Para os efeitos desta lei, é considerado:

I - Secretário-Executivo o profissional diplomado no Brasil por Curso Superior de

Secretariado, reconhecido na forma da lei, ou diplomado no exterior por curso superior de
Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma da lei;

I - Secretário-Executivo: (Redação dada pela Lei nº 9.261, de 10.1.1996)

a) o profissional diplomado no Brasil por Curso Superior de Secretariado, legalmente

reconhecido, ou diplomado no exterior por Curso Superior de Secretariado, cujo diploma seja
revalidado na forma da lei; (Incluído pela Lei nº 9.261, de 10.1.1996)

b) portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início da vigência

desta lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo,
durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 4º desta lei;
(Incluído pela Lei nº 9.261, de 10.1.1996)

II - Técnico em Secretariado o profissional portador de certificado de conclusão de curso

de Secretariado, em nível de 2º grau.

II - Técnico em Secretariado: (Redação dada pela Lei nº 9.261, de 10.1.1996)

a) o profissional portador de certificado de conclusão de Curso de Secretariado, em nível

de 2º grau; (Incluído pela Lei nº 9.261, de 10.1.1996)

b) o portador de certificado de conclusão do 2º grau que, na data da vigência desta lei,

houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante
28
pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 5º desta lei. (Incluído pela
Lei nº 9.261, de 10.1.1996)

Art. 3º - Fica assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não
habilitados nos termos do artigo anterior, contém, pelo menos, 5 (cinco) anos ininterruptos, ou
10 (dez) intercalados, de exercício em atividades próprias de secretaria, na data de início de
vigência desta lei, e sejam portadores de diplomas ou certificados de alguma graduação de
nível superior ou de nível médio.

Art. 3º - É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não

habilitados nos termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez
anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria, na data da vigência desta
lei. (Redação dada pela Lei nº 9.261, de 10.1.1996)

Art. 4º - São atribuições do Secretário Executivo:

I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;

II - assistência e assessoramento direto a executivos;

III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;

IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;

V - interpretação e sintetização de textos e documentos;

VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive

em idioma estangeiro;

VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de

comunicação da empresa;

VIII - registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas;

IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento

à chefia;

X - conhecimentos protocolares.

Art. 5º - São atribuições do Técnico em Secretariado:

29
 I - organização e manutenção dos arquivos de secretaria;

II - classificação, registro e distribuição da correspondência;

III - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em

idioma estrangeiro;

IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de

compromissos, informações e atendimento telefônico.

Art. 6º - O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia

Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de
documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art. 2º
desta lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS. (Revogado pela Medida
Provisória nº 905, de 2019) (Vigência encerrada)
Parágrafo único. No caso dos profissionais incluídos no art. 3º desta lei, a prova de
atuação será feita por meio das anotações da Carteira de Trabalho e Previdência Social ou por
qualquer outro meio permitido em Direito.
Parágrafo único. No caso dos profissionais incluídos no art. 3º, a prova da atuação será
feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de
declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas
atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados
nos artigos 4º e 5º. (Redação dada pela Lei nº 9.261, de 10.1.1996) (Revogado pela
Medida Provisória nº 905, de 2019) (Vigência encerrada)

Art. 6º - O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia

Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de
documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art. 2º
desta lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.

Parágrafo único. No caso dos profissionais incluídos no art. 3º, a prova da atuação será
feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de
declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas
atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados
nos artigos 4º e 5º. (Redação dada pela Lei nº 9.261, de 10.1.1996)

Art. 7º - Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

30
 Art. 8º - Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 30 de setembro de 1985; 164º da Independência e 97º da República.

LEI Nº 9.261, DE 10 DE JANEIRO DE 1996.

Altera a redação dos incisos I e II do art. 2º, o caput do art. 3º, o inciso VI do art. 4º e o
parágrafo único do art. 6º da Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu

sanciono a seguinte Lei:

Art. 1º A Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, passa a vigorar com a seguinte

redação para os incisos I e II do art. 2º, para o art. 3º, para o inciso VI do art. 4º e para o
parágrafo único do art. 6º:

"Art. 2º ......................................................................

I - Secretário Executivo:

a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de

Secretariado, legalmente reconhecido, ou diplomado no exterior por
curso superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na
forma da lei;

b) portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de

início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de
declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo
menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 4º
desta Lei;

II - Técnico em Secretariado:

a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de

Secretariado, em nível de 2º grau;

b) o portador de certificado de conclusão do 2º grau que, na data da

vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de

31
 empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis
meses, das atribuições mencionadas no art. 5º desta Lei.

Art. 3º É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que,

embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contém pelo
menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício
de atividades próprias de secretaria, na data da vigência desta Lei.

Art. 4º ...........................................................................

.....................................................................................

VI - (VETADO)

.....................................................................................

Art. 6º ............................................................................

Parágrafo único. No caso dos profissionais incluídos no art. 3º, a

prova da atuação será feita por meio de anotações na Carteira de
Trabalho e Previdência Social e através de declarações das empresas
nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas
atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com
os elencos especificados nos arts. 4º e 5º."

Art. 2º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 3º Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 10 de janeiro de 1996; 175º da Independência e 108º da República.

32
 ANEXO II-CÓDIGO DE ÉTICA DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

O Código de Ética é um dos instrumentos que direcionam profissionais que atuam

nessa área. Nos parágrafos a seguir terá todos capítulos e artigos da ética dos secretários. Esse
código é importante para lembrar dos princípios, direitos, deveres, sigilo profissional, relações
com profissionais da mesma área, empresa e com entidades da categoria e por fim a
obediência, aplicação e vigência do código.
Ver e rever esses tópicos, nos faz refletir sobre e nos orienta a sermos profissionais
excelentes, ao colocá-los em prática. Sempre que precisar fazer uma autoavaliação
profissional, procure consultar o código de ética precisamente.

Código de Ética Publicado no Diário Oficial da União de 7 de julho de 1989.

Capítulo I - Dos Princípios Fundamentais

Art.1º. - Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão,

a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.

Art.2º. - O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de
procedimentos dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as
relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade.

Art.3º. - Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão,

tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus
atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais.

Capítulo II - Dos Direitos

Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as

atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação; b) participar de entidades representativas
da categoria; c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da
categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da
categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos
profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros
33
Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho
compatível com a legislação trabalhista em vigor.

Capítulo III - Dos Deveres Fundamentais

Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a)

considerar a profissão como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu
comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua
profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e
canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público; e) ser positivo em seus
pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades; f)
procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços
tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso
da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que
ministram cursos específicos, oferecendolhes subsídios e orientações.

Capítulo IV - Do Sigilo Profissional

Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, devem guardar

absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.

Art.7º. - É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no

comprometimento da dignidade profissional da categoria. Capítulo V Das Relações entre
Profissionais Secretários

Capítulo V - Das Relações entre Profissionais Secretários

Art.8º. - Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o

intercâmbio, como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima
profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento
profissionais; c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor,
religião, cunho político ou posição social; d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia
com liderança e competência.

34
 Art.9º. - É vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas
no exercício de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou
facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação
profissional de outro secretário; c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente
com erro, contravenção penal ou infração a este Código de Ética. Capítulo VI Das Relações
com a Empresa

Capítulo VI - Das Relações com a Empresa

Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a)

identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na
implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das
relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como figura-chave no fluxo de
informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de
comunicação.

Art.11º. - É vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior

imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em
relação aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de
trabalho.

Capítulo VII - Das Relações com as Entidades da Categoria

Art.12º. - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades

representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender
os direitos profissionais.

Art.13º. - Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.

Art.14º. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da

categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio.

Art.15º. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu
campo de atividade profissional.
35
 Art.16º. - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como
mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem.

Capítulo VIII - Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética

Art.17º. - Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário.

Art.18º. - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes,

quanto aos princípios e normas contidas neste Código.

Art.19º. - As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades,

desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou
regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários.

Art.20º. - Constituem infrações: a) transgredir preceitos deste Código; b) exercer a

profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c)
utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins,
sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas
localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional.

36
 ANEXO III-DRESS CODE-A IMPORTÂNCIA DA IMAGEM

As roupas que usamos são também uma forma de comunicar e, por isso, o dress code é
tão importante para os profissionais e empresas. É por meio desse código de vestimenta que
passamos a imagem desejada ao mercado e aos clientes.
Essa padronização ajuda a transmitir uma mensagem acerca de uma marca ou
empresa, além de fortalecer a cultura organizacional.Vamos entender como surgiu o conceito
de dress code e sua importância no ambiente de trabalho.

O que é dress code?

Essa palavra, é um termo da língua inglesa que na tradução para o portugues se chama
“código de vestimenta”. É uma expressão usada normalmente para indicar um padrão visual
na forma de vestir, que pode se aplicar em outras situações também. Esse conceito veio de
uma prática antiga na história da humanidade, entre o século XII a IX, onde a realeza e a
nobreza Europeia adotaram um tipo de dress code para se diferenciar das demais camadas
sociais.
No início, esse código de vestimentas significava uma forma de exclusão, mas
atualmente é uma ferramenta potente no contexto de comunicação usado em locais de
trabalho, essa ferramenta ajuda a organizar e a harmonizar a vestimenta dos profissionais para
estar bem apresentado a fim de um determinado propósito.
Esse código normalmente está presente em diversas ocasiões, como nas escolas, festas
ou até casamentos e formaturas, principalmente no quesito atendimento ao cliente.

Dress code empresarial:

O empresarial serve para orientar os profissionais sobre os tipos mais adequados de

vestimentas, de forma que tragam uma harmonia com a imagem da empresa. No ambiente
corporativo, é importante que o estilo do profissional tenha que sobrepor ao outro estilo que
ele possui, porque esse indivíduo será o reflexo da imagem da sua empresa, como por
exemplo, uma pessoa que tem seu estilo descolado ou em outras palavras despojado, tende a
usar esse tipo de vestimenta quando não está prestando seus serviços, mas quando vai agir de
forma profissional, usa roupas totalmente adequadas para seu cargo identificando assim os
negócios da empresa.
Vemos aqui que o tipo empresarial tende a ser algo que deve ser aplicado quando a
pessoa está trabalhando, ou qualquer outro evento que tenha haver com a empresa, porém se
não estiverem essas regras de vestimentas não se aplicam para os momentos em que o
profissional não está trabalhando.

Importância no trabalho

Toda empresa é representada por seus funcionários, é importantíssimos entender esse

fato, e a maneira como os profissionais se vestem comunica valores e posicionamento

37
coletivo, mas da organização em questão, uma simples padronização da forma de vestir, o
dress code empresarial é uma declaração para seus maus variado públicos dos próprios
colaboradores a clientes, fornecedores, acionistas, diretores e até mesmo concorrência.
Código de vestimenta contribui com a construção da imagem da empresa e essa
percepção deve ser coesa e condizente com sua área de atuação e expertise.
Além de contribuir para a consolidação da imagem de uma empresa, pode fortalecer a
cultura organizacional e ainda melhorar o bem-estar das equipes, evitando desconfortos por
trajes não apropriados ao ambiente de trabalho. Agora que já descobrimos o que é dress code
é sua importância no ambiente empresarial, vamos ver a seguir os tipo de código de
vestimenta para o trabalho.

Tipos de dress code nas empresas

O código de vestimenta muitas vezes pode ser bem rígido dentro de uma empresa.
Implicando até mesmo no uso de uniformes, também pode ser má implícito, sem
necessariamente haver um manual que indique um determinado estilo deixando a decisão a
cargo de cada profissional.
De um jeito ou de outro, é importante que as vestimentas estejam de acordo com a
cultura, os valores e a imagem da empresa. As roupas devem ser adequadas ao ambiente
profissional, ao tipo de atividade desenvolvida e a mensagem que se deseja transmitir ao
público. Existem diferentes tipos de dress code cada um com o perfil da organização.

Formal

Empresas mais tradicionais, que transmitem credibilidade e seriedade, podem adotar

ao estilo formais, como ternos, camisas sociais, blazers, calças de alfaiataria, blusas, vestidos
ou saias mais sóbrias
Acessórios chamativos ou cores fortes e vibrantes podem não ser uma boa ideia, e os
sapatos devem ser sociais.

Casual ou informal

Empresas com ambientes informais podem adorar um dress code mais descontraído e
versátil, permitindo aos profissionais um estilo despojado e leve, sem deixar o bom senso de
lado.
Nesse caso, jeans, camisetas, sapatilhas, tênis, acessórios mais ousados e cores
ganham espaço, trazendo à tona a personalidade de cada colaborador.
Essa flexibilidade, porém , não pode ser confundida com desleixo, mas apresentação
ou excessos.
Mesmo que haja menos restrições, é sempre bom evitar roupas e sapatos com brilho
em excesso, roupas justas ou curtas demais com decotes muito profundos ou com aparência
de sujas, embora casual, ainda é um ambiente de trabalho.

38
 Semiformal

Essa é uma combinação do dress code formal e do informal, onde os profissionais

podem, por exemplo, jogar peças de ambos estilos.
Uma calça jeans com uma camisa social ou roupas com mais cores e estampas, mas
em cortes e modelagens mais tradicionais são algumas opções. Sapatênis e camisas polo
também fazem parte desse código de vestimenta, dando aos colaboradores uma certa
flexibilidade e permitindo que se expressem como indivíduos, mas sempre com equilíbrio
entre imagem pessoal e da empresa. Você pode encontrar essa mistura de casual e formal, de
clássico e moderno, de leveza e seriedade em empresas de contabilidade, por exemplo.

Criativo

Empresas com perfil criativo adotam esse dress code dando aos funcionários a
liberdade de escolherem modelagens mais modernas, cores e estampas divertidas. Moda,
publicidade, design e artes são algumas áreas do mercado que costumam adotar esse código
de vestimenta.

5 Erros no dress code corporativo

Nem toda empresa possui um manual de vestimenta, nesses casos, deixa implícito para
seus colaboradores o tipo de roupa e de apresentação pessoal que podem adotar no ambiente
de trabalho. Embora essa liberdade possa ser benéfica, dando espaço para expressão pessoal e
refletindo na motivação, pode também trazer pontos negativos, especialmente quando
algumas barreiras de bom senso são ultrapassadas.

Veja alguns erros que podem atrapalhar o dress code empresarial:

● Excessos: em um ambiente mais flexível, você pode incorporar peças ou detalhes que
tragam o seu estilo pessoal, mas sem exageros
● Distanciamento: ser sério e sisudo demais pode passar a mensagem que você, como
profissional, e sua empresa não são receptivos
● Sensualidade: evite peças justas ou curtas demais, decotes muito profundos, peças
íntimas marcadas ou aparecendo, pois, mesmo flexível, é um ambiente de trabalho
● Descuido: mesmo casual, você deve estar atento a aspectos de higiene pessoal e das
roupas para não passar a mensagem errada de que você não se importa
● Gosto pessoal: evite roupas que ultrapassem a barreira de imagem da empresa e
extravasam suas preferências, que nem sempre são as dos demais, como camisetas de
time de futebol ou de partidos políticos, assim você evita polêmicas.

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ANEXO IV-OS 5S E A IMPORTÂNCIA DA QUALIDADE PARA O SECRETARIADO

O 5S é um programa corporativo de gestão qualitativa, desenvolvido no Japão, que

visa melhorar aspectos como organização, limpeza e padronização. Os princípios utilizados
pelo programa 5S para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total, não diferem de alguns
princípios fundamentais para o crescimento humano e profissional. O programa geralmente é
implementado na forma de um plano estratégico, para que alguns aspectos fundamentais do
negócio comecem a apresentar melhorias rumo à qualidade total.

A função do número "5" com a letra "S" vem de cinco palavras japonesas que
começam com S

Seiri: senso de utilização

Seiton: senso de organização
Seiso: senso de limpeza
Seiketsu: senso de padronização
Shitsuke: senso de disciplina

A principal vantagem do programa 5S é a facilidade que ele tem de provocar

mudanças comportamentais em todos os setores das empresas.
No secretariado é uma ferramenta que ajuda na implantação da qualidade total. Ele
tem como objetivo principal melhorar a produtividade e ordem do seu local de trabalho, para
que permaneça organizado, limpo, padronizado e disciplinado para melhor desempenho das
atividades individuais e em equipe.
Vamos entender a importância da qualidade, compreender o programa 5S e entender
os critérios de aplicação e seus benefícios.
O programa 5S embora tenha sua origem em uma cultura oriental é possível adaptar a
nossa cultura; esse programa consiste na organização do ambiente na sua manutenção e
segurança, ou seja na sua transformação em um ambiente harmônico e limpo.
O 5S é essencial pro Secretário, pois lhe dá uma base tanto teórica, quanto na prática da
importância da organização de um ambiente de trabalho, pois esse reflete na organização, mas
também de limpeza, praticidade, enfim, de todos os princípios que esse programa prevê. Essa
educação é importante, pois nem sempre as pessoas estão preparadas e habilitadas para aplicar

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atitudes de organização. Educação em vez de treinamento e a prática como disciplina, são os
princípios que conduzem o 5S.
A seguir, trataremos da origem do programa 5S, o seu conceito e os objetivos a que ele
se propõe.
O programa 5S surgiu no Japão, no período pós guerra na década de 1950 o programa
foi criado pelo professor Kaoru Ishikawa. O 5S é um conjunto de técnicas motivacionais com
o objetivo principal de fazer com que os colaboradores criem e mantenham um ambiente de
trabalho excelente. Eles tem como objetivo aumentar a produtividade, melhorar a igualdade,
obter maior segurança e promover a motivação.

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