Cora Faria Lima

Mentalidade
Secretarial
Profissionais l Visões l Atuação

.
Olá profissionais de secretariado e de demais áreas que
adquiriram este compilado.

Compartilhar conhecimento, visões e novos olhares é

sempre evolutivo, seja para quem escreve, como para
aquele que recebe como fonte de saber. Com isso, venho
desenvolvendo alguns trabalhos com foco em atuação
secretarial durante alguns anos, mesmo porque, esta é
minha área profissional há pouco mais de 12 anos.

O profissional de secretariado vem sendo mistificado com

palavras, gestos, falas, formas e vestimentas, entre tantos
outros predicados e modelos de um profissional, que há um
bom tempo, não existe mais.

Duvide do profissional que lhe vende esses característicos

acima relacionados, pois, sendo assim, neste profissional
pré fabricado, vê –se de modo claro, o quão obsoleto ele se
mostra. As atuações são mescladas e diversas conforme a
área de atuação.

E quais são os novos aspectos de um profissional e sua

forma de atuação nos dias atuais?

Essas publicações foram divulgada há 3 anos atrás, e

portanto, podemos inclusive, em algum momento, ter certa
defasagem com os atuais modo de trabalho e as área em
questão. Ou seja, tendemos a provar o certo desuso destes
formatos que foram falados, como modelos
preestabelecidos. Ebook Mentalidade Secretarial l 2
Cora Faria Lima
Disto isto, este pequeno compilado para o secretariado se
dispõe a esboçar o modus operandi deste profissional,
delineado por área de atuação.

E porque essa dissociação analisada por áreas?

Conversando e estudando com estes profissionais, pude

perceber que não se diferenciam somente pelo nicho da
empresa que os emprega, mas, também, pelo perfil, escopo,
atendimento, comportamento e demais aspectos, fazendo
estes mesmo profissional trabalhar de formas bem distintas,
incluindo a diferença imputada aos executivos de cada e
determinada organização.

Neste trabalho, executado com a ajuda de

aproximadamente 10 secretárias executivas de diferentes
áreas, você poderá perceber:

-Qual área você mais se identifica;

-Qual área você não tem perfil aderente;
-Quais os perfis e tipo de trabalho de alguns executivos;
-E , finalmente, como é o ecossistema de mercado destes
especificados nichos empresariais;

Prontos para conhecer mais um pouco deste secretariado

feito por profissionais experientes?

Falaremos em áreas específicas e, para este feito,

conseguimos atrair profissionais de seis tipos de
organizações.
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São elas:

 Banco de Investimentos

 Family Office

 Indústria

 Jurídico

 Publicidade

Saúde

Espero que seja frutífera e proveitosa a leitura, e claro, caso

esteja interessante e confortável para você, opine, escreva,
complemente e compartilhe comigo sua visão.

Um abraço,

Cora Faria Lima.

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O Banco de Investimentos

Homens de terno. Apps de finanças. Obrigatoriedade em

saber o que se passa com o mundo em uma velocidade
ímpar. Dinamismo. Volatilidade dos mercados.

Quando falamos em bancos, bancos de investimentos e

mercado de capitais, necessariamente associamos estas
singularidades aos executivos deste nicho, que estão
inclinados a ver, observar e ser analítico quando o mundo
está passando pelo efeito colateral da economia. Demais,
não!

Hoje, seguindo nossa série que delineará as personalidades

profissionais do secretariado, conforme seu ambiente de
atuação, vamos abordar os bancos de investimentos.

As pesquisas com as profissionais deste tipo de organização

mostraram unanimidade ao que diz respeito à formalidade
elevada. O cenário é sempre de muito foco e isto, tem
relação com a predominância do gênero masculino na área:
“O ambiente de banco de investimento e mercado financeiro,
em geral é predominantemente masculino, o que faz com que
seja mais formal, sério e discreto. Um pouco similar ao
ambiente jurídico, embora a grande diferença é o perfil jovem
dos executivos”(Camila Avella / Secretária Executiva / Banco
de Investimentos Suiço).

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A falta de contato e relacionamento interpessoal também foi
indicado: “O que não é tão positivo é justamente a falta de
flexibilidade interpessoal. Não há muito espaço para interagir
com outros colegas, o que é até compreensível devido o nível
de confidencialidade que envolve a Presidência. Entretanto,
esse ritmo espartano causa um pouco de desgaste pessoal do
profissional, visto que as secretárias ficam em posição de
“sentido” por 12 a 14h por dia.”(Patricia Peres / Secretária
Executiva /Banco de Investimento Brasileiro ).

De outra forma, ressaltam as vantagens e benefícios deste tipo

de negócio, como salário atrativo, combinado com benefícios
sedutores. Além disso, a alto nível dos co-workers e de toda
equipe de facilites, faz com que o nível de entrega dos jobs
sejam excelentes. Segundo estas assistentes, todos são muito
preparados e de alta performance, e fazem uma nota: devido
ao turnover dos executivos entre os bancos, a rotatividade é
alta e sempre aguerrida, pois eles passeiam entre os bancos
com muita facilidade, o que os torna com certo perfil
“mercenário”, ávidos por dinheiro ou por transparecem
ganância. Nada mais justo, tendo em vista que o insumo e a
expertise daqueles, é o dinheiro e suas várias facetas.

Os assistentes executivos em geral são rápidos. Para este perfil,

isto se mostra ainda mais frequente na rotina diária: “Toda a
rotina acaba quando as solicitações de viagem e demais
tarefas são para as horas seguintes e já não há nenhuma
antecedência para fazer o trabalho com qualidade.”(Camila
Avella / Secretária Executiva / Banco de Investimentos Suiço).
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Para isto, o assistente precisa estar alinhado com a frequência
que o mercado atua, para entender a velocidade das demandas e
ainda, se antecipar a ela. Natural na rotina destes profissionais,
executivo e secretário, leitura de jornais nacionais e
internacionais, pois, por vezes, uma madrugada reconfigura toda
a agenda e rotina do dia posterior, tendo em vista o mercado de
capitais estrangeiro. Esta habilidade técnica deve vir muito
vigorosamente, com exatidão e comprometimento significativo
para esta retaguarda perfeita.

Vale ressaltar aqui que, estes executivos de finanças e mercado

de capitais são extremamente direcionados aos resultados. De
pensamento lógico e denso, com inúmeras negociações de
preços aviltantes, eles estão inclinados sempre ao ganho, aos
acordos assertivos e configurados a levar seu bônus aos vários
dígitos. Com esta informação, o que temos que corroborar é que,
ainda que aconteça um erro, o trabalho em equipe voltada ao
resultado concernente é também fator de avaliação deste
mercado, enquanto assistente. A característica de trabalhar pelo
resultado baseado em foco e não em estrelismo, fica como
regalo para esta posição. Não se enverede por este caminho caso
você queira ser a estrela. Queira colocar a estrela, em seu lugar. É
mais proveitoso e digno.

Falando em relação à formalidade, os riscos, a dedicação à

cultura única, pode nos trazer a impressão de um cenário nada
evolutivo, ou ainda, tendencioso ao marasmo, ligado ao
secretariado
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Não! Engana-se quem pensar neste plano. Nesta pesquisa, as
assistentes consultadas foram incisivas em cotar nível alto em
nossa participação na organização: “Hoje os executivos tem, em
geral, uma postura mais aberta ao diálogo, estilo “open office”.
Trabalhei com um executivo americano em 1998 que não falava
com uma pessoa sem antes ela ter sido anunciada, mesmo que a
pessoa estivesse em frente . Acredito que hoje, fica mais fácil
dialogar com os heads, pois, sabem que o nível de complexidade
dos assuntos que a secretária lida é muito alto. ”(Patricia Peres /
Secretária Executiva /Banco de Investimento Brasileiro ).

Logo, podemos avaliar uma grande oportunidade oferecida neste

perfil: executivos mais jovens, com mais tempo de mercado
futuro, aberto a manobras mais arriscadas, com nível de
disposição para escutar e lidar com o assistente, de forma a criar
parceria de desenvolvimento concreto, levando em consideração
a disposição de gestão e de confiança que nós, profissionais
estratégicos, devemos reverberar e fazer com que seja
inalienável. Isto, em todos os perfis.

Ao final, chegamos às palavras que suntuosamente descreve a

nossa profissão, com o adjetivo utilizado ao banco de
investimentos. Dicas interessantes e que eu assumo o risco de
fortalecer o diálogo para que sejam unânimes em nosso meio:

“Temos que conhecer um pouco da cultura da classe média em

geral para conseguir antecipar as necessidades de cada
executivo, entenda-se restaurantes, teatros, cinemas ou
estreias.”(Camila Avella)
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“Saber que regras de compliance e políticas de um banco são
estritamente seguidas, e não há exceções, para que não sejam
aprovadas pelos superiores de cada executivo; (Camila Avella)

“Posso dizer isso hoje, depois de 25 anos na estrada: as

melhores lições, nessa carreira, são aprendidas debaixo de
pedrada, conquistando a confiança das pessoas ao redor”.
(Patricia Peres)

“Capacidade de adivinhação (sim, é uma competência

necessária, vital!). É preciso saber o que o executivo quer
mesmo antes dele expressar. Exige sintonia.” (Patricia Peres).

O mercado de capitais traz a lição da estratégia e do foco aos

resultados, que nem sempre devem ser traduzidos aos valores,
ao dinheiro. Ainda que hoje, sua posição secretarial seja mais
tímida, atendendo um profissional liberal, por exemplo,
assuma todo o perigo e a ameaça que um perfil mais sinuoso
possa ter. Não espere estar lá, para ser e entregar o melhor.
Faça, e faça agora.

Para finalizar, devo fazer uma homenagem aos homens de

terno, loucos por índices e fatores de perigo econômico: Se
nada der certo, sejam secretárias, pois, falar loucamente em
dois ou três telefones, é o começo para ser um bom executivo.
(Nada ácido, e com muita carinho)

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O Family Office

Alguém já entendeu este termo no secretariado? Hora de

entender.

Pensando em personalidades profissionais, aqui, acionaremos

aquela que tem dedicação à família, aos familiares, como
conectores únicos e extremamente sigilosos.

Imaginando o perfil, me deparo com alguns padrões inatos ao

assessor, bem como, noto em primeira impressão que, eles
não são como os outros. Aqui começa a instrumentalização de
quem é, como trabalha, onde executa, seu ambiente,
formalidade, habilidades profissionais e também, até onde
chega a alçada e autonomia gerencial do profissional.

Para este delinear, conversei e, necessariamente, entrevistei

profissionais que atuam diretamente com famílias de
executivos alto escalão, do mercado publicitário e
comunicação.

Uma das frases que mais me marcou, durante a pesquisa foi

sobre a qualidade, e os possíveis ajustes que seu executivo
necessita: “Considero a inconstância o principal defeito de um
executivo nessa área. O humor, a abertura para ouvir e o
consequente suporte à equipe seriam, em minha opinião, suas
principais qualidades”(Denise Pimentel/Family Office /
Comunicação e Mídia ).
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Acredito que, ser ouvido, seja a principal e a mais perfeita
virtude que um assistente obtém: vínculo de confiança. Pois
bem, não vejo de outra maneira, se não, o humor e a abertura
ser decorrente de um lavoro muito peculiar aos assistentes, que
é o afinamento e polimento da relação. Neste caso,
infinitamente mais inclinado, pois para entregar a vida da
família, nas mãos de outrem, deve-se absorver ao máximo o
caráter deste profissional.

Neste percurso, sabemos que todos já temos as habilidades

técnicas inseparáveis, que conduzem a rotina e que podem ser
melhoradas, conforme nossa análise crítica. Mas ainda há o que
acrescentar, caso um dia, você tenha esta pretensão
profissional, ou ainda, se já o faz, e tende sempre a buscar
novas perspectivas em sua profissão e carreira: “Para qualquer
perfil profissional considero fundamental ter versatilidade,
curiosidade , agilidade e paciência. É essencial estar disposto a
ir além da informação recebida tal como ela se
apresenta.Também considero o envolvimento e o
desenvolvimento intelectual primordial. Nessa linha, é
importante acompanhar desde o noticiário nacional e
internacional até perseguir o aprimoramento acadêmico
constante, seja qual for a nossa área de interesse.” ”(Denise
Pimentel/Famile Office / Comunicação e Midia ).

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Estamos aqui, diante de uma grande participação e edificação
do perfil secretarial, pois o indício de que, por agrupamento de
algumas outras habilidades, conseguiremos melhorar nossas
posições, traçamos um novo contexto de perfil, que ainda está
em construção. Quando ela, por meio de sua contribuição nos
fala sobre ser versátil, curioso e ágil, combina os nossos
quocientes emocionais à nossas outras demandas pessoais,
quais sejam, envolver-se e desenvolver-se intelectualmente e
ser interessado. A máxima da nação CLT :”Fiz o meu trabalho,
faço o meu trabalho e ponto”, não será útil para este
seguimento de atuação (e nem outros em meu entender).
Mesmo porque, quando se atua com family office, tratamos de
assuntos que vão de simples agenda à motores de lanchas de 95
pés. Essa iniciativa cultural, deve ser exercitada fielmente.

Ainda no sentido de idealizar um perfil completo de um

profissional deste segmento, nos pautamos agora em
complementar o desenho deste rosto familiar, aos que este
atende, e àqueles que ela criará interações, elos, hierarquia e
compartilhamento. A família como um todo e os outros
parceiros de trabalho.

Quando questionada sobre a posição, o que a agrada ou não,

vamos de encontro a esta melhoria contínua que buscamos
como profissional de secretariado.

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As assessoras, quando da pesquisa sobre esta pasta, foram
quase unânimes em evidenciar o incontestável: A diversidade
de assuntos, os diferentes cenários de um dia trabalho, são
consideradas parte de nossa boa rotina. Interrupções
constantes, dificuldade de concentração, direcionamento de
energia em retomar um assunto interrompido, foram máximas
negativas, e fica a certeza que, são problemáticas da profissão,
o qual convivemos e solucionamos de acordo com nossos
pressupostos e condicionamentos mentais. Cérebro é treinado
a fazer ou deixar de fazer, por isso, instrumentos, ainda que
sejam não técnicos, como yoga, mentalizações ou algo que lhe
agrade, e de resultados, devem ser incorporados ao nosso dia,
pois destes, virão a qualidade e eficiência na entrega, de
qualquer que seja a demanda diária.

Muito bem, ressalte-se aqui, mais um ponto debate para nosso

aprimoramento: Uma das entrevistadas, que me pediu sigilo,
confidenciou-me sobre a paciência, abrangentemente, com
pessoas e processos, e ainda, que via a necessidade de
aprimoramento para este fim. Concordamos. Sem paciência,
não haverá o desenvolvimento da habilidade emocional,
treinada e pronta para afastar as ingerências daqueles que
nem sempre enxergam a atuação gerencial da secretária. Isto é
para nós, e não para os demais. Devemos ter paciência para
tudo e todos?

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Ficou um questionamento. Com certeza não, mas, devemos
agregar a esta ausência de comportamento a assertividade.
Ainda, segundo esta outra assistente, ela defende, quanto à
dificuldade ao acumulo de funções operacionais (escolas,
funcionários, gestão financeira e imobiliária, gestão de
equipes operacionais), e que isso a faz criar delimitação de
limite, com um exercício constante. Ou seja, ela, dentro de
sua rotina e todo o complexo de tarefas, precisa criar um
critério para o trabalho manual e operacional, ainda que
todo o resto sejam obrigações analíticas e focais. Com isto, o
perfil não poderá ser aventureiro e sem organização interna.
Precisará ter mais que o desejado em outras profissões, visto
que este arcabouço familiar não pode conter erros. Mesmo
que se trate de um ser humano em ação, a importância de
sua dedicação constante é notória.

O ambiente de trabalho tem seu significado, igualmente aos

outros tópicos abordados para este perfil, mas algo, a meu
ver impecável, significante e produtor de novos conceitos ao
secretariado: “Atenção constante tanto para detalhes como
para a funcionalidade dos processos como um todo, e
discrição absoluta. Lisura e disponibilidade para treinar os
membros de equipe também são posturas fundamentais.”
Como mencionado no início do texto, eu ainda acredito que,
este perfil seja muito diferente, pois de outra forma, o
executivo, nosso cliente direto, não terá direcionamento
específico para tal função. Mencionar lisura e atenção aos
detalhes, são virtudes essencialmente necessárias à
profissão, mas, no tocante ao family office, inexoravelmente.
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Este profissional deve trazer ao cenário, o além disso, ser o
ponto focal a esta qualidade humana específica. Visto e
explorado na resposta desta pesquisa, quando falamos em
treinamento e compartilhamento, são feitos também por ela,
que comandará todos os colaboradores das equipes daquele
executivo. Ser imparcial ao seu trabalho e parcial aos interesses
do seu líder, que precisará do olhar clinico e dedicado desta
profissional. Não há como ser diferente, o family office faz do
profissional, reflexo do próprio executivo, pois em alguns
momentos, esta assistente será confundida com aquele, visto o
alinhamento das personalidades e engajamento da assistente a
correta e perfeita orientação de seu executivo e sua família.

Certa vez, para finalizar nosso artigo sobre esta personalidade

profissional, conheci uma destas profissionais. Ela,
extremamente lógica, numérica e incisiva, tratava aquela
família como se fosse sua família. Pois bem, muitas pessoas
daquela empresa não a suportavam, e ela, em alguns
momentos, não se via como secretária. Ainda assim, era, e era
das boas. Ela, e somente ela, quando o executivo teve uma
síncope, foi ao hospital e atendeu aquele “chefe” em todas as
necessidades. Em uma das conversas, ela sucumbiu: “Não que
esteja confortável com esta situação, mas estou fazendo meu
trabalho e atendendo ao Fernando (nome fictício)”. Talvez
errada, talvez arbitrária ou ainda leviana, mas tão somente
minha alma”.

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Como conclusão, vemos a excepcionalidade neste perfil que,
tece uma nova página ao secretariado, como um gerente da vida
de outras pessoas, zelando o bem estar, ao apoio completo, a
famigerada devoção aos interesses do executivo, e todas as
peculiaridades e percalços contratados a mercê de outras vidas
e outras pessoas. Como um elo técnico e bem definido que, ao
longo dos anos de trabalho, se tornará fiel escudeiro e a sua
temente dedicação profissional de secretariado com perfil
family office.

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A Indústria

Quando mencionei indústria, você imaginou um escritório, no

fundo de um terreno amplo, com móveis antigos, funcionários
recebendo seus contracheques em uma portinha com
proteção, e uma secretária atendendo telefonemas para dono
da fábrica.

Não, este não é nosso cenário. A indústria, seja dentro de

uma série sazonalizada (aquela que tem produção
direcionada), bem como, a que tem sua produção anual
composta por produtos de consumo regular, é parte
importante dos aspectos de nosso país e dita tendência
econômico- política. Aqui, trago uma parte da matéria do
Jornal Valor, que descreve sobre a atualidade e a leitura da
Confederação Nacional das Indústrias sobre a atual
conjuntura: economista da CNI, Marcelo Azevedo, avaliou que
"os indicadores industriais continuam oscilando sem mostrar
tendência clara". “No entanto, o cenário segue negativo, pois
os índices estão estabilizados em patamar bem abaixo dos
registrados no ano passado”.

Ou seja, ela traz a ascensão ou o fluxo contrário, pois trata-se

de um perfil, onde se encontrarão interesses políticos e
envolvidos aos administradores das indústrias em geral. A
ligação entre governo e indústria, quase sempre, traz
conotação negativa, mas, de alguma forma, confere
aquecimento a economia e seus fragmentos.
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Começamos aqui a deflagrar como o perfil do profissional
de secretariado, para as indústrias, também tem sua
especificidade, sua ligação com o tema, com os executivos,
e toda aquela diferença que, certamente outros perfis, não
apresentarão. Temos aqui, novamente, um desenho ainda
mais alinhado do assistente executivo.

“Uma vasta experiência ajuda. Ter atendido todo e

qualquer tipo de executivo durante sua carreira, ajuda
muito. Não acredito que profissionais que trabalhem com o
mesmo executivo ou empresa por longos períodos tenham
muito a agregar.”(Edilaine Chudzy / Assistente Executivo
Bilíngue – Industria Siderúrgica). Ou seja, traçamos um
ponto generalista. Esta aba que trata sobre experiência,
ainda acredito ser o melhor ponto de convergência entre
todos os perfis. Mas, quando falamos para o perfil de
indústria, onde temos administradores, auditores e
políticos, gerenciando uma mesma organização, isto
contará muito, seja para um executivo mais sênior, quanto,
aquele mais júnior. E o assistente se cercará ainda mais de
conhecimento. Nosso pilar de assistência se funde
exatamente com esta perspectiva de carreira,
conhecimento.

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Quanto aos executivos, temos um grande ponto a desmistificar:
“Geralmente são executivos que construíram sua carreira dentro
da empresa e por este motivo conhecem o negócio e as pessoas
muito bem. Desta forma, eles tem mais habilidades para resolver
algumas questões. De outra forma, identifico alguma dificuldade
para implementar novos processos e novos conceitos”(Arlete
Faria / Assistente Executivo Sênior - CSN).

A tendência em encontrarmos executivos com bastante tempo

de carreira, em uma mesma cadeira é bem comum. Eles, em
alguns casos, tornam-se homens de confiança e, pode ser atípico
a sua mudança de organização, bem como, com o decorrer dos
acontecimentos, estar fadado a acumular mais de uma pasta. Os
desafios da carreira do profissional de secretariado, ao que foi
evidenciado, foram muitos. Foram levantados aspectos bem
modernos quanto à rotina. Trataram que o ambiente tem indício
de formalidade, principalmente o que tange níveis mais altos,
como presidente ou conselhos de administração. Ainda que
tenham esta característica, abordam como algo novo: “O mais
aprazível é ter diretores fora de um “aquário” individual e,
portanto, com maior facilidade de acesso”.(Edilaine Chudzy /
Assistente Executivo Bilíngue – Industria Siderúrgica). Ainda como
desafio, ratificamos como definição de um ambiente saudável, a
questão das interpessoalidades: “Algumas pessoas se tornaram
grandes laços amizade.Temos momentos de tensão e situações
irritantes, mas nada que me desagrade.Tentar manter um
ambiente saudável para o trabalho, isso dentro das relações
interpessoais, pode ser uma das dificuldades”. Isto em todas as
linhas de relacionamento, sejam horizontais ou verticais. O
convívio, que não se torne insalubre, precisa de muito esforço de
todos. Ebook Mentalidade Secretarial l
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Em relação às formas de trabalho, um ponto bastante polemico
foi citado pela primeira vez em nossa pesquisa: “Não me agrada
o trabalho em pool. E, a maior dificuldade na rotina, continua
sendo as outras secretárias.”(Edilaine Chudzy / Assistente
Executivo Bilíngue / Industria Siderúrgica). Há que se levantar
aqui que, este tópico foi, e é, extramente condizente com o que
falamos no parágrafo anterior, qual seja, a interpessoalidade. Os
relacionamentos entre secretárias ainda tem sido ferozmente
discutido, mas por nada, solucionado. Um jogo de ego e de
pouco trabalho a executar que faz com que, grande parte desta
classe, seja desunida, sem escopo e com pouquíssima dedicação
ao nosso maior quadrante: o ajudar, auxiliar, assistir, acudir,
amparar, proteger, cuidar, acolher. Não me engano com isto e
sinto, cada vez mais, a certeza de que, estes conceitos devem
ser cada vez mais aplicados em sala de aula ou treinamentos
executivos. Não há mais como desmembrar braços de uma única
frente. É preciso levar a fundo a benesse do secretariado.

Nas conjecturas em torno das habilidades emocionais, inclusive,

as que mais defendo em nossa profissão, abordamos: agilidade
para resolver problemas e situações, iniciativa, feeling e
assertividade.

Ainda que vejamos muitos pontos de claridade no atual estudo,

há, e colocamos em discussão, aqueles mais evidentes deste
perfil, especificamente, que é a pluralidade do perfil dos
executivos do referido segmento, como auferimos em qualidade
e quantidade: auditores, estrategistas, políticos e
administradores natos.
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Há, ou não, uma ausência direcionada ao capital humano,
valoração de carreira, distribuição de oportunidades, mas,
ainda que deste capítulo amargo, levantam a informação de
conferir ótima qualidade de trabalho, seja o ambiente, como
a remuneração.

Constata-se a consideração para esta mescla, de ter o acesso

as informações político econômicas, bem como, ao não
entendimento desta, como parte do cargo. A máxima do
filtro da escuta me parece peculiar a este perfil.

Mas você, com certeza, se fartará de bagagem,

conhecimento, de modificação de comportamento e terá
mais experiência para agregar ao seu currículo e vida
profissional. A indústria foi capaz de construir um novo
capitulo de nossa história e traz muita solidez quando
falamos em negócios e suas ramificações.

Convence a quem deseja desenvolver-se.

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O Jurídico

Formalidade?

Discrição?

Regras e pouca exceção?

No meio jurídico, é deveras comum todos se conhecerem, pois

geralmente, tratam a mesma linguagem. O verbete jurídico é
palco de inúmeras situações, pois, faz parte de uma conotação
muito específica. E eles são únicos.

E quando tratarmos neste artigo sobre a personalidade do

secretariado, teremos que dar voz a eles, que também primam
por uma formalidade ímpar e de muita abnegação, pois as
posturas do mundo da lei, quase sempre trará ego e jogo de
poder. Necessário saber lidar com este comportamento, e este
assistente executivo, precisa ser alinhado às intempéries.

Recordo-me que, uma das minhas experiências como secretária

executiva foi em um escritório do ramo tributário. Uma das
passagens que mais me fez crescer. Era uma família (isso, quase
uma regra nos escritórios, devido ao legado do direito, muito
corriqueiro). Fiquei pouco tempo, e, as maiores características
são todas bem interligadas e demonstram concentração, jargões,
formalidade, conectividade de assuntos, capacidade de
concentração em prazos, além de breve contexto em respaldo
jurídico. Ebook Mentalidade Secretarial l
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Cora Faria Lima
No que tange a estes aspectos, as secretárias executivas que
nos auxiliaram neste artigo foram pontuais: “O direito é uma
área revestida de formalidades e solenidades, por mais que
as empresas full sevice tentem quebrar esse paradigma,
ainda há muito que se trabalhar. (Leide Daiana / Secretária
Executiva / Braga Nascimento e Zilio Advogados)”. E
complementa a afirmação Juliana, Secretária Executiva
(pseudônimo): “O ambiente é sempre muito formal e
impessoal”.

Sobre a conduta, personalidade, relacionamento e até

liderança, pudemos constatar que há comportamento
polivalente entre os executivos jurídicos: “Liderança que não
pode liderar”. O Manual da Secretária do escritório, diz que
somos funcionárias do administrativo, o que significa que os
sócios não podem simplesmente tomar qualquer tipo de
decisão referente a secretária, sem antes passar pelo
administrativo. Isso, infelizmente, não funciona.
Principalmente quando se trata de sócios fundadores: eles
fazem como querem com as secretárias, prejudicando- as
demais. Acredito que isso seja consequência do ambiente
familiar que é comum aos escritórios de advocacia”.
(Juliana/Secretária Executiva(pseudônimo).

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Ajustado a este perfil, Leide acrescenta: “A instabilidade de
humor. O advogado de modo geral trabalha sob pressão o
tempo todo, por conta dos prazos e, alguns, não sabem lidar
com isso. (Leide Daiana / Secretária Executiva / Braga
Nascimento e Zilio Advogados)”. Estes comportamentos
egocêntricos fazem o secretariado desta posição crescer
ainda mais, solidificando a postura em relação às
resistências que são impostas por pesquisas, em que o
secretariado será extinto, por exemplo. Não, não será! As
declarações de nossas colaboradoras acima, denotam o
conhecimento amplo inerente ao secretariado, aliado ao
específico das normas jurídicas.

Há que se levar em consideração então que, assistentes

executivos atuantes no aspecto jurídico devem ter um
quociente emocional muito avançado. Terão que ser
proficientes neste quesito. Advogados tem tendência a uma
autoridade nata, e demonstram poder, até porque,
posicionar-se em relação às suas demandas é algo
determinante ao êxito nos processos. É parte do rol de
competências do profissional jurídico. Logo, constata-se o
mesmo caminho será perpetrado pelo assistente, na
contraposição do seu executivo. Ela precisa perceber este
comportamento e, muitas vezes, neutralizá-lo.

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Sobre as vantagens desta atuação, vimos que muitas são elas,
desde a área de conhecimento como a linha de aprendizados
de habilidades: “Uma qualidade é a organização. No geral, os
advogados são organizados com suas agendas e
compromissos. O que facilita o trabalho da secretária.”
(Juliana/Secretária Executiva(pseudônimo), ou ainda,
“Interessante um assistente colaborativo que entenda um
pouco de direito para conduzir os casos emergenciais(Leide
Daiana / Secretária Executiva / Braga Nascimento e Zilio
Advogados)”. Aqui, o que mais reflete é a melhor
competência da secretária, tendo respaldo de seu executivo,
ou seja, sua agenda compartilhada e bem alinhada.

Sobre a flexibilidade e o conhecimento jurídico em

detrimento do cargo, elas expuseram: “muitas vezes, devido
às solicitações de clientes, tudo aquilo que já estava
organizado, muda, e, precisamos encontrar soluções rápidas
para aquele problema. Não existe uma rotina.
(Juliana/Secretária Executiva(pseudônimo). “O meio jurídico é
muito especifico, então para atuar nessa área, o
conhecimento das leis, jargões e das áreas do direito é
fundamental. Minha maior habilidade seria o conhecimento
jurídico que tenho, o qual adquiri ao longo desses 10 anos
trabalhando na área. (Leide Daiana / Secretária Executiva /
Braga Nascimento e Zilio Advogados)”. Estudar, é disto que
elas estão falando. Necessário se preparar e, acima de tudo,
ter atualizada as informações de nossas normas. Sabemos que
direito é muito dinâmico, mudam leis, surgem novos
preceitos, caem artigos por defasagem ou desatualização e,
logo, o assistente está conectado com este grupo de
informações, além Ebook
de Mentalidade
suas técnicasSecretarialsecretariais.
l Mais um
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desenvolvimento de habilidade não intrínseca.
Uma boa informação, vale ressaltar, é o tocante ao dress
code. Muitos escritórios possuem uniformes da recepção à
secretária da presidência. Isso é muito sério, pois a imagem
dos profissionais reflete a investidura da empresa de
advogados ou escritório. Eles são itens essenciais, e se não
existem, se faz necessário utilização de ternos e tailleur.

Finalizando, sabemos que muitas empresas, quando somos

contratadas, nos fazem assinar o tão conhecido “termo de
confidencialidade”. Na área jurídica isto é mais que praxe, é
essencial. Quando falamos em grandes escritórios onde,
por exemplo, existem negócios que são praticados com
valores aviltantes, envolvendo nomes de grandes marcas ou
ainda, pessoas, é bem maior este tipo de comportamento e
técnica. Aqui a postura ética e de manutenção do segredo é
imponentemente crucial, além de fazer parte do conjunto
resultante de um excelente profissional de secretariado.

Decidido?

E então, é a regra ou exceção?

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A Publicidade

Aqui está uma janela florida do secretariado.

Minhas últimas experiências foram em agências de publicidade

e, me trouxeram uma bagagem extraordinária, especialmente
na área comportamental.

Vinha de um trajeto estritamente formal, com executivos do

mercado financeiro, jurídico e da alta administração. Isto, me
deixou uma assistente bastante formal e, de certo modo,
engessada com procedimentos, manuais e poucas liberalidades.
Sem dúvidas, agregou compostura e muita disciplina quanto a
processos de revisão, checagem e até, auditoria e qualidade.

Bem, vamos falar do tal mercado publicitário, pois ele traz

algumas nuances muito apartidárias e com uma janela que tem
muito a explorar em nossa profissão. Ele traz um frescor, que,
por vezes, não temos em nosso dia a dia.

Dinâmico, leve, informal e altamente lucrativo. Na minha visão,

estes são os sabores que sentimos quando sentamos naquela
mesa, bancada ou área de descompressão para trabalhar e
atender executivos de criação ou até, CEO de holdings que
unem os mais renomados nomes do mercado. Lá, certamente
você encontrará uma flexibilidade, jamais encontrada em outro
perfil que falamos até agora. Há vida pós secretariado
(brincadeirinha), e é este mercado que confirma esta afirmação.
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É comum executivo e assistente se cumprimentarem com beijo no
rosto pela manhã. Muuuito comum, a utilização de jargões
informais, palavrões e gírias, pois é consuetudinário no mercado
de comunicação e propaganda. Eles se chamam por uma sílaba do
nome: “Fa, Fe, Malu, Mafe, Joca, Gui”.... E todo mais que
demonstra a versatilidade do negócio muito rentável. “A
profissional precisa ser multifuncional, trabalhar em equipe, ter
atitude, ser prestativa. Pontualidade, postura, bom senso e gostar
do que faz, dedicar-se. (Denise Santos – Secretária Executiva –
Agência Publicis)”. Esta quantidade de competências, sabemos
que todas devemos ter, mas, foi preponderantemente amável, ler
que devemos gostar do que fazemos e nos dedicar. Isso é amor ao
que se faz, e quanto de força de vontade se emprega na entrega
do melhor do profissional. Para algumas, o famoso manter o
padrão, aqui não cola. A posição de assistente, já muito
disseminada de comum reinvenção, neste perfil, encontrará cada
vez mais campo para ser corajosa e ambivalente. Explorar e
dissecar a cada dia sua personalidade.

Quanto ao perfil do executivo, tenho ainda mais prazer em

descrever nossa pesquisa: no geral, são todos muito
comprometidos com a entrega volumosa de jobs e
relacionamento com os clientes. E, penso que, este tratar com
clientes, sejam com pequenas ou as grandes contas, os fazem
pessoas mais humanas, que, ainda tratando e alçando lucros
específicos do mercado, tendem a ser assertivos ao tratar o time e
equipe.
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Na agência em que trabalhei, pequenas celebrações aconteciam
quando se ouvia o sino tocar. Em decorrência deste badalo, o
CEO, comandante de sete agências ao total, deflagrava:
“meninas... (éramos em duas secretárias), mandem comprar
pão, mortadela e Original (cerveja das boas )”. Descíamos felizes
e prontas para celebrar aquele trabalho fiel, de equipe motivada
e atenta aos objetivos. “Como eu trabalho com mais de um
executivo diretamente, eu não tenho esse problema de achar
defeitos, no geral, são todos ótimos, e acrescenta: “Já atuei em
outras áreas e trabalhei em banco, mas, realmente, me
encontrei neste segmento, tanto que, já trabalhei em várias
delas”. (Denise Santos – Secretária Executiva – Agência Publicis).

No tocante às competências, reunimos alguns detalhes

valorosos, a saber: “Não há dificuldade na rotina, porque não a
produzimos aqui. Cada dia é diferente, o que torna isso muito
agradável no local onde trabalho.” (Denise Santos – Secretária
Executiva – Agência Publicis). Isso, para nós, em alguns
segmentos, acaba nos confundindo quanto à profissão de
secretariado. Muitos alunos já se questionaram no sentido de
apontar o medo de fazer todos os dias a mesma coisa, o que, em
alguns casos, como o exposto, não se traduzem e, ao contrário,
repelem o comportamento repetitivo.

“Sou atenciosa, não acumulo tarefas, primo por pontualidade,

cordialidade com toda equipe, organização, educação e sempre
bom humor (Denise Santos – Secretária Executiva – Agência
Publicis)”. A visão sobre o comportamento alçada pela Denise,
vislumbra aquilo que devemos manter aceso no secretariado,
neste sentido, o bom humor e educação.
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Ao falarmos em agências de propaganda e publicidade, também
temos pontos que, ainda que não mencionados neste artigo e,
devem sim, ser mantidos como orientadores: executivos serão
sempre cobrados por resultados, e, todos estes comportamento
do assistente, ajudarão na condução do traquejo daquele. Equipes
precisam ser geridas e reconhecidas, seja neste segmento ou outro
mais formal. Resultados e suas celebrações devem ser rotineiras,
para criarmos o hábito de sucesso, seja na propaganda, ou no
meio jurídico, por exemplo. Em resumo, a mescla, muito bem
representada pelas descrições de Denise, a deixam como coautora
do nosso artigo, concebendo e autenticando o quanto nós,
profissionais desta área, temos para trocar e compartilhar,
enquanto gestoras e ponto focal da organização. Sempre olhar
com carinho para nosso comportamento e extrair o bom humor e
a cordialidade e educação.

Ao final, uma frase que dignifica aquilo que falamos no artigo, e já

abordamos em vários outros textos aqui pelo administradores:
“Trabalhar com prazer, gostar do que faz e sempre tratar bem os
colegas de trabalho, isto, é fundamental”(Denise Santos -
Secretária Executiva - Agência Publicis).

Anotado e muito bem apreendido no perfil de hoje que,

precisamos flexibilizar nosso atendimento, nossos relacionamento
e trazer este mundo bem colorido que vemos no mercado
publicitário de reinvenção da carreira, de abraçar com o coração as
novidades, de tirar o modo engessado de assistir e claro, poder
dizer que nós, profissionais de secretariado só temos a acrescer e
agregar em qualquer organização, moldando e fazendo o melhor
passo da profissão ao destaque fiel.
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A Saúde

Na finalização deste artigo estive em algumas considerações

comigo, no sentido de que esta foi, indubitavelmente a área em
que mais tive dificuldade de conversar com os profissionais. Mas
no geral, tive muita honra em conhecê-los e mais, verificar o
quão é diferente atender médicos executivos. Acredito que você
adorará entender este perfil e, junto comigo, dissecar estas
possibilidades e oportunidade.
Sabemos, ou boa parte de nós entendemos o quanto é
complicado ficar em hospital, seja por nós, ou ainda, pelo outro.
Dependendo do outro, dói ainda mais. Bem neste ponto, surgia a
minha ponderação: Quanto corporativo este ambiente pode se
tornar se sairmos desta condição emocional? A proposta quase
chega ao entorno do que muito escutamos sobre os médicos:
“eles são tão impessoais, frios e sem coração”. E nisto,
independente da relação ou segmento, encontraremos o mesmo
perfil executivo.

Aqui consideramos, com a ajuda de profissionais gabaritados e

muito, mas muito engajados com a área da saúde, entender o
comportamento secretarial na área da saúde.

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Aqui consideramos, com a ajuda de profissionais gabaritados
e muito, mas muito engajados com a área da saúde, entender
o comportamento secretarial na área da saúde.

Uma de nossas convidadas que atua em uma empresa de

comércio e prestação de serviços para hospitais pontuou:
“Deve-se ter conhecimento básico em anatomia, inclusive em
inglês, visto que em diversos trabalhos (congressos, eventos,
elaboração de cartas/convites, entre outros) é preciso
entender o corpo humano e suas funções. É necessário
também noções de tabelas médicas entre outros processos
específicos da área”. Já para Sonia Cristina Guimarães, a
situação amplifica ainda mais a nossa atuação: “Seriedade,
simpatia, discrição, cordialidade, ética e excelência em
atendimento interno e externo. A gestora tem um perfil
discreto e ao mesmo tempo bem descontraído, que nos
permite estabelecer o bom funcionamento das atividades do
setor e construir bons relacionamentos com um ambiente
agradável”. (Sonia Cristina Guimarães / Secretária Executiva /
Hospital de Referência em São Paulo.)

Logo nesta primeira abordagem que toco, podemos juntos

perceber que é novamente mencionada a atuação técnica de
acordo com o segmento, mas, postura, relacionamento e
convívio é imprescindível para um bom desenvolvimento do
todo.
Em detrimento dos assessores executivos, ambas pontuaram
a semelhança entre os perfis dos seus superiores: “Eles
querem fazer tudo ao mesmo tempo sem definição de
prioridades”. (Sonia Cristina Guimarães / Secretária Executiva
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/ Hospital de Referência emCora
São Paulo).
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Esta abordagem, conforme meu entendimento é o conjunto da
obra traduzindo a rotina destes executivos, pois médicos, ainda
que tenham agenda e compromissos pré agendados,
necessariamente, trabalham com extrema pressão e muitos
imprevistos, seja qual for sua especialidade. A dinâmica de
atendimento deste é bastante personalizada e, até por isto,
muitos dos profissionais de secretariado que assessoram
médicos, o fazem por muitos anos. É a famosa experiência
dedicada, quando falamos em, especialidade de gênero e não,
de espécie, por exemplo: Somos secretários, e por isto somos
em certo aspecto generalistas, porém, quando temos nossa
carreira dedicada a determinados segmentos, nos tornamos
especialistas naquela área. Nítido em uma proposta de
emprego, nos questionar sobre se temos experiência com
médicos, para este caso especificamente. Seremos aqui o
especialista- especialista e não o especialista- generalista.

A abordagem sobre tecnologia também se fez presente, pois é

uma área ligada imediatamente à ciência, o que requer leitura,
adaptação, cognição e muito desejo e alinhamento sobre as
invenções e inovações. O contato com o executivo realizado
também por novas tecnologias inseridas em nossa rotina, é
muito perspicaz para o assessor ter este rápido
acompanhamento. Aqui o depoimento só reforça nossa
constatação: “Sobre as competências ter potencial para
desempenhar o seu papel no dia a dia e qualificação,
conhecimento, experiência bem como, fundamentalmente,
atitude”. (Sonia Cristina Guimarães / Secretária Executiva /
Hospital de Referência em São Paulo).
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A atitude do profissional de secretariado neste fim, pede certo (ou
total) comprometimento com equipe, pessoas, pares, níveis
verticais e horizontais, e até por isto, hospitais estão cada vez mais
investindo em treinamento de humanização, pois este aspecto é
muito pertinente aos ambientes de saúde, e quando se trata de
profissional de secretariado na área de saúde, estamos
exponencialmente tratando de doses mais, bem mais valoradas
pelo comportamental. “Em nosso ambiente é aprazível uma equipe
unida que coopera e compartilha boas ideias, o que não agrada é
um ambiente com falta de comunicação e autocontrole das
emoções. (Sonia Cristina Guimarães / Secretária Executiva /
Hospital de Referência em São Paulo).

Ainda se falarmos em ambiente humanizado, assim como em

outros segmentos que abordamos, a falta de comunicação entre
áreas se solidifica cada vez mais. Aqui, ainda que sejam jargões
costumeiros da área da saúde, os diálogos mais simples, por vezes,
e por concorrências, tornam-se aguerridos, e daí a relevante
informação sobre os controles emocionais.

Na abordagem deste artigo, eu estive em contato com um perfil

extremamente diferenciado e muito frágil. Claro que a abordagem
da palavra frágil aqui se comunica com a delicadeza do ambiente,
executivo e a organização, pois ainda que formem um negócio,
eles estão em congruência com seu cliente final, seres humanos,
seres humanos sendo cuidados e ainda, o limiar entre, a vida e a
morte. Entre a família e a perda. Entre o estar e o não mais.

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Meu respeito e muita admiração por este perfil e, sobre o quanto
podemos nos espelhar em profissionais deste calibre, no
aprimoramento e melhora de nossa postura.

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Diante disso, compartilhar conhecimento e relacionamento,
deve ser nosso caminho do meio, equilibrando e tecendo
bons padrões de convivência, sejam com resultados
dedicados, seja única e puramente por um resultado geral,
para o bem geral.

E como será a mentalidade do profissional de secretariado

daqui em diante?

Quanto, todos nós estamos realmente preparados para mudar

os paradigmas de velho e obsoleto padrão secretarial dos
anos 70 e 80?

Com certeza muito ainda se verá, e a modificação é diária no

mercado de trabalho como um todo. Vemos profissões
sumirem, outras expandirem e outras desenvolverem-se cada
vez mais.

Um atributo que todos os profissionais deverão ter daqui em

diante, além da exclusiva escolha de área, será o quanto ele
está disposto a dedicar-se ao seu escopo, e o quanto de
relação humana e cuidado de sua relação interna acontecerá.

Se você tem algo que queira acrescentar neste escrito, por

favor, escreva: cora.fe.lima@gmail.com

Com amor,

Cora Faria Limá

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