35 insights

para sua carreira no

secretariado

Rosana Pereira
 Sumário

Descobrindo o seu foco..........................3

Construção da carreira..........................5
Você versus o executivo.........................8
35 insights........................................10
Mitos e Verdades................................19
Escolha da Carreira.............................21
Teste..............................................23

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Descobrindo o seu foco

Em nossa vida passamos o tempo todo por

processos de mudanças, que bom,
não é mesmo? Entendo que essa
é uma excelente forma de
evolução. Todo profissional inicia
sua carreira com um
comportamento e percepção,
e depois de um tempo evolui e
percebe que as coisas são diferentes.
Assim como nossas relações de modo geral, que
com o tempo nos ensina a ter empatia,
reconhecimento sobre nossos
comportamentos e então maturidade
para lidar com o outro, e
principalmente conosco (nossos
impulsos e falhas).
No secretariado é vendida uma
imagem glamorosa sobre a atuação
desse profissional que em nada
condiz com a realidade dos bastidores.
Da mesma forma acontece quando somos
jovens e os adultos nos repassam
algumas crenças que lá no futuro, muitas
vezes, nos atrapalha a seguir a vida de
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forma destemida e com liberdade de escolha. Esse é o
grande desafio da vida adulta, respeitar e agradecer ao
que nossos pais nos ensinaram e mediante nossas
experiências de vida e convicções seguir o que de fato
faz sentido para o nosso caminhar, quando cortamos o
cordão umbilical e não dependemos mais
financeiramente deles. Por isso, eu gosto de dizer o
quanto é importante escolhermos muito bem nossa
assembleia de vozes na vida adulta, isto é, dar ouvidos a
quem de fato construiu algo, não digo apenas no sentido
material, mas muito mais em quem tem uma biografia
forte, íntegra e congruente, pautada em resultados
humanos, virtudes, conquistas pessoais, essa pessoa
merece um pouco da nossa atenção.
Por meio dessa introdução, te convido a fazer uma faxina
em tudo o que você já ouviu sobre o secretariado no
sentido comportamental e técnico e de acordo com o
que for lendo aqui, faça uma reflexão para que você
possa trabalhar o que de fato lhe incomoda ou o que
você acha que pode melhorar na sua atuação como
secretária(o). E gostaria que soubesse também que,
qualquer mudança na vida precisa estar alinhada ao
corpo, mente e um impulso interno que chamo de
querer.

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 Construção da
carreira

Em 2003
quando
iniciei
minha
carreira
como
secretária
executiva de
um diretor
de operações,
não tive
ninguém para me
ensinar como eu deveria tocar
o meu cotidiano, e então aos 17 anos me vi com uma grande
responsabilidade: atender com excelência uma pessoa
importante de uma organização. Não preciso nem dizer o
quanto eu errei e acertei, e o quanto essa experiência foi
importante para o meu desenvolvimento pessoal e
profissional. Essa experiência me trouxe a certeza de que a
gente aprende de verdade, quando vivenciamos algo e
trazemos isso para dentro de nós, isto é, quanto mais
praticarmos algo, melhor profissional nos tornamos. Nessa
época, observava o trabalho das outras secretárias
experientes na empresa e pensava: eu preciso dar o meu
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melhor. Foi quando percebi que precisava me profissionalizar
e então, decidi imediatamente prestar vestibular para
Secretariado Executivo Bilíngue.

Iniciei minha graduação e a partir dali eu comecei a me

interessar cada dia mais sobre o mundo da assessoria
executiva, e afirmo que o meu maior aprendizado foram as
tentativas e erros que me submetia na empresa. Estipulei a
minha primeira meta: falar inglês fluentemente. Me
comprometi a terminar a Faculdade e fazer um intercâmbio
para aprimorar o idioma, e então comecei a estudar o idioma
um pouquinho mais por dia, e a consistência foi muito
importante nessa caminhada. Fui morar fora, nesse momento
foi quando eu consegui estar comigo mesma, sozinha no meu
mundo e num momento de superação emocional, longe da
família e dos amigos. Foi quando eu pude mudar minha
percepção sobre mim mesma, entender o que eu era capaz de
fazer ou não. Então, eu aprendi que eu era capaz de fazer
muita coisa, desde que eu tivesse motivação, determinação,
foco e DISCIPLINA. Foi uma grande vitória quando eu percebi
que conseguia entender o idioma e me comunicar, ou seja,
percebi que fazer um pouquinho de algo cada dia, do que
quer que seja, dá resultado.

A partir desse momento, notei que as coisas realmente

florescem onde colocamos o nosso foco. Por isso temos que
tomar muito cuidado com o que estamos prestando atenção.

Retornei ao Brasil e fui recontratada pela empresa que eu

trabalhei antes de viajar, porém com a remuneração o dobro
do que eu ganhava antes de partir, graças a minha decisão.

Depois investi no espanhol, cursos de psicologia, PNL, e por

fim uma pós graduação em Business Administration. Esta
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última foi escolhida estrategicamente, pois queria poder estar
alinhada ao mundo dos negócios e falar a mesma língua que o
executivo que eu assessorava.

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Você versus o executivo

O secretariado executivo é um mundo especial, pois os

profissionais que atuam nessa área precisam desenvolver
habilidades comportamentais (principalmente) e técnicas que
facilitem o cotidiano de um terceiro. É como criar um pacto de
amor, na saúde, na doença, na alegria e na tristeza. Uma
cumplicidade sem igual, um cuidado e uma seriedade muito
significativa. Esse profissional precisa entender que o seu
executivo terá dias altos e baixos, como qualquer outro
relacionamento que encaramos, ou seja, precisa estar
disposta, ter empatia e saber que pelas mãos dessa pessoa
passam muitos assuntos, problemas, responsabilidades e
pressão. E sua posição nesse cenário é amenizar essa energia
diária, propondo soluções, parcimônia e postura profissional.

Há materiais sobre secretariado na internet, alguns cursos e

inclusive nossa graduação que romantiza um pouco a
profissão e que ao mesmo tempo não nos orienta na prática
de como devemos nos comportar mediante um problema, um
erro, uma dúvida. Escrevo esse e-book com a finalidade de lhe
trazer alguns insights, para que possa sair desses conflitos da
melhor maneira possível, pois só temos de fato noção do que
é a realidade dessa profissão quando aplicamos os
conhecimentos na prática, que é quando nos deparamos com
uma situação bastante operacional e limitada, além de termos
que lidar com executivos dinâmicos, críticos e exigentes.

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Lembre-se esses executivos lidam o dia todo com profissionais
de outras áreas tão capacitados quanto eles, desta forma, o
ambiente que eles atuam naturalmente faz com que eles
exijam o máximo da gente, a régua é muito alta.

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35 Insights para sua
carreira no
secretariado

Compartilho com você o que eu aprendi nesses vinte anos de

profissão e que eu gostaria que você levasse como um guia de
35 princípios para que seus dias se tornem cada vez mais
leves, significativos e assertivos:

1. os executivos que mais me desenvolveram, ou seja, os

quais eu mais aprendi, foram aqueles com perfis
exigentes, acredite, eles extraem o melhor de nós.
Nunca fique chateada ou irritada por ser muito
cobrada, no futuro você irá agradecer esses
profissionais. Quando nos limitamos ou estagnamos
deixamos de desenvolver habilidades que pela crença
acreditamos que não a possuímos e nos colocamos
numa posição de vítima.

2. secretariar é uma profissão tal qual o pré sacerdócio.

Doação o tempo todo. Se você não possuir perfil
altruísta terá mais dificuldade em lidar com o
cotidiano, e não há nada errado nisso, ou você busca

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 um outro caminho profissional, ou você fica e se
desafia a desenvolver habilidades emocionais. Se você
ficar, eu garanto que você amadurece muito mais do
que você pode imaginar, e praticamente adquire uma
segunda profissão, a de psicóloga. É incrivel como o
secretariado nos torna gente de verdade, o nosso
cotidiano profissional nos leva aos nossos
desconfortos internos que se forem identificados,
curamos muitas feridas nossas sem perceber. Ou seja,
para quem se permite, secretariar é um verdadeiro
presente.

3. você precisa ter o seu tempo sozinha para cuidar da

sua mente, nem que seja por alguns minutos,
absorvemos muitas informações e responsabilidades,
ficando focadas na vida do executivo, portanto é
essencial que você pratique algum exercício físico a
fim de extravasar o trabalho que é pesado.

4. cuide da sua saúde e alimentação, irá te ajudar a

raciocinar melhor, ter qualidade de sono, de
pensamentos e recuperar sua conexão com a vida. Ah
beba água, muita!

5. O silêncio te ajudará a manter tudo isso constante e

equilibrado. Pare 15 minutos do seu dia e não pense
em nada mais, a não ser em algo muito tranquilo e
calmo irradiando pelo seu corpo, sinta essa luz
entrando dentro de você;

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6. tenha pensamentos bonitos para que você nunca saia
da sua vibração de paz;

7. a carreira tem diversos conformismos e formas como

as pessoas vivem e encaram suas escolhas. Tem gente
que não está vivendo, pois está morto em vida, vai
trabalhar apenas para bater cartão. Outros que vivem
uma carreira confortável, uma vida ok, com perigo de
acomodar-se e não buscar o seu melhor. E outros que
buscam uma vida e carreira com utilidade, se
expondo, se arriscando e celebrando tudo o que
vivencia de acordo com sua alegria de viver. O senso
comum não é a prática comum. Nem todo mundo
está vivendo uma carreira escolhida, uma vida que
gostaria de viver, então reflita e perceba qual a vida
que você está vivendo.

8. O autoconhecimento é a chave fundamental,

extremamente importante para carreira, pois você irá
descobrir o que há dentro de você, onde está sua
criatividade e no momento que você reconhece que
existe essa fagulha criativa dentro de você, você
reconhece que isso também existe no outro, e gera
uma conexão grande entre você e a pessoa que você
assessora. Por isso, procure entender um pouco mais
sobre você, pois consequentemente você terá muito
mais facilidade para lidar com o comportamento do
seu executivo.

9. Tenha gratidão por tudo o que acontecer na sua

carreira, por mais doloroso que possa ser o momento
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 que você está vivenciando, saiba que há um motivo e
que isso foi criado 100% por você, e certamente é
para lhe mostrar algo que você ainda não tenha
aprendido. Geralmente ficamos de recuperação em
alguma matéria na vida, e então o mesmo problema
aparece para que possamos aprender algo que ainda
não enxergamos. Reconheça, resolva e tire-o da
frente, menos um!

10. Quero te ajudar a elevar o seu nível de energia e

criatividade, para isso é importante que você entenda
o que o secretariado pode lhe oferecer, em qual nível
está o seu foco, o seu grau de satisfação com a
carreira, e também onde você está colocando a sua
energia.

11. Crie uma realidade que esteja alinhada aos seus

objetivos e sonho de carreira.

12. Adapte-se ao perfil do seu executivo, ele não irá

mudar o jeito dele para que fique bom para você. Por
isso eu afirmo o quanto é importante você trabalhar
cada área acima citada, para que seu equilíbrio e
cérebro entenda o comportamento dele e o grau de
evolução de cada ser humano que você trabalha;

13. Seja o backup do seu executivo, lembre ele dos

compromissos, aniversários, remédios e tudo mais
que você perceber que é importante para ele e para o
cotidiano dele;

13
14. Facilite a vida de quem você assessora, resumindo e
consolidando informações de forma que fique claro o
entendimento para ele. Se ele fizer uma viagem por
exemplo, monte um guia resumindo cada passo dessa
jornada;

15. Elabore o fluxo dos seus processos, tenha tudo

controlado, domine o que você executa;

16. Apresente documentos com aspectos profissionais.

Inclua logotipo da empresa, linhas retas, fontes sérias;

17. Não julgue as prioridades de ninguém, quiça do seu

executivo. Cada qual tem seu código de valores e isso
deve ser respeitado.

18. Enxergue seu executivo como uma pessoa jurídica,

tenha uma visão 360 graus sobre qualquer demanda
que ele lhe pedir. Crie controles e soluções para tudo
o que você perceber que pode contribuir para o
trabalho dele e do time dele;

19. Posicione-se sempre que necessário, os executivos

não admiram profissionais que acatam tudo sem
questionamentos, mas sempre com fundamentos,
educação e parcimônia;

20. Confiança: ele precisa confiar em você! Fuja de

fofocas e discussões dentro da empresa. E lembre-se
que confiança se conquista;

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21. Não misture o seu relacionamento profissional com o
de amizade. Só toque em seus assuntos pessoais caso
ele te pergunte! De qualquer forma, esteja sempre
aberta para as dores dele. Uma vez que tenha
confiança, será comum eles se sentirem a vontade
para desabafar suas dores e então ouvir uma opinião
sincera e sensata, seja você esse apoio;

22. Seja honesta: se errar assuma o erro e já leve uma

solução;

23. Você precisa provar que é boa tecnicamente, não

basta falar. Para isso apresente projetos,
apresentações, controles;

24. Crie um job description da sua área. Mapeie e detalhe

tudo o que você faz, pois se você consegue saber o
que você faz você consegue melhorar o que você faz,
e só assim você terá argumentos para pleitear
ferramentas novas, equipe, aumento salarial;

25. Evite interromper seu executivo, não tire o foco e a

concentração dele. Portanto, agende diariamente um
horário com ele para despachar documentos e
pendências;

26. Você contribui fazendo a interface entre o executivo e

seus pares. Com base no conhecimento estratégico da
empresa, é possível filtrar as informações. Só leve um
tema ao executivo se já tiver esgotado todas as
possibilidades de solução ou de delegação ao time
dele;
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27. Todo profissional precisa estudar sobre a empresa
que ele atua. Quais os produtos ela oferece, quais os
projetos que a empresa participa, número de
funcionários, faturamento. Esse entendimento lhe
trará maior percepção sobre qualquer ação a ser
tomada no seu trabalho;

28. Crie indicador de desempenho. Tenha foco em

resultado. Basta perceber o intuito de qualquer
empreendedor, que é o resultado. Portanto, seu
executivo gostará de receber de você, resultado!
Transforme seu trabalho em números e informação.
Faça um relatório mensal sobre o andamento do seu
trabalho e apresente ao seu executivo;

29. Crie indicador de evolução do seu trabalho, um

comparativo do antes e depois, essa é a melhor
maneira de apresentar o volume do seu trabalho, a
redução ou aumento de um custo do departamento,
etc;

30. Pense sempre como gestor e não executor;

31. Você pode trabalhar 8 horas por dia em busca de um

salário ou mais horas em busca de um sonho.
Assessorar um executivo importante, requer trabalho
árduo;

32. Desenvolva competências, hoje! Siga os profissionais

que você admira e veja o que eles estudaram, quais
16
 cursos fizeram para chegar no topo, qual caminho
percorreram e “sebo nas canelas”.

33. Como está seu relacionamento com seus pares do

pool, gestores, executivos? Aprofunde-os agora;

34. Faça networking de qualidade;

35. Tenha iniciativa, a sua carreira é você quem cria,

busca e coloca em prática, nenhum gestor irá pensar
na sua carreira por você. Seja você o protagonista da
sua carreira.

Você deve estar curiosa(o) para saber os detalhes de cada

princípio os quais falamos agora, e eu prometo que em breve
disponibilizarei a melhor forma de trabalharmos muitos deles
na prática.

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Mitos e Verdades

MITOS:

1. Secretariado
Executivo é uma
profissão
glamorosa;

2. Profissional de
secretariado
executivo ganha
mal.

3. Basta fazer a
graduação de
secretariado e
falar um idioma
para ser bem-
sucedida.

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 VERDADES:

1. No Secretariado
Executivo, você
sai para
comprar
remédio, e até
para comprar
comida ao
executivo, caso
o motoboy não
esteja na
empresa
naquele
momento.

2. Um profissional
de secretariado
pode ganhar
mensalmente
por volta de R$
25.000,00 e até
mais.

3. Um bom
profissional sabe
que antes das
suas
qualificações
acadêmicas e
técnicas, precisa
vir a habilidade
comportamental

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 Escolha da
Carreira
Sempre me perguntam se eu tinha certeza de que havia
escolhido a carreira certa. Eu nunca soube, não faço ideia,
também nunca esperei saber. Em áreas importantes da vida
prefiro tomar decisões.

Eu decidi ter DISCIPLINA, trabalhar firme e seriamente como

secretária, porque queria ganhar dinheiro para realizar os
meus sonhos. Portanto dei e continuo dando o meu melhor,
trabalhando muito mais do que 8h por dia, fazendo sempre
além do que me foi acordado. Não me importo com sucesso e
nem com reconhecimento, mas me importo se estou
ganhando dinheiro para realizar tudo o que o meu coração
deseja, com honestidade e dignidade. E não há alegria maior
21
no mundo do que fazer algo na qual eu me sinto útil e ser
remunerada por isso.

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 TESTE
Eu estou muito feliz em estar aqui com você, e espero que
você tenha terminado esse e-book confiante e reflexiva de
onde você está colocando o seu foco. Será que você está de
fato se importando com as coisas essenciais da sua vida? Está
conseguindo inserir a disciplina na sua vida?

Proponho o seguinte teste: olhe em volta de onde você está.

Foque e procure todos os objetos vermelhos que você puder
ver. Agora feche os olhos e pense em todos os objetos azuis
que estiver nesse ambiente que você está. Difícil, né? Porque
como mencionei no início desse e-book, onde a gente coloca a
nossa atenção e o nosso foco é que as coisas florescem. Então
tenha muito cuidado com o que você está dando atenção na
sua vida.

Obrigada pelo carinho e espero seguir com vocês essa grande

jornada chamada VIDA.

Com amor,

Rosana Pereira

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