Organização do Trabalho

e Cidadania
Aprendizagem Industrial
A Organização do Local de Trabalho
A falta de concentração no trabalho compromete o bom rendimento das
tarefas. Muitos profissionais não conseguem realizar todas as atividades
durante o expediente porque ficam pensando em problemas pessoais. Já
outros desviam a atenção com conversas paralelas. Com isso surge o efeito
bola de neve: acumula-se uma tarefa para o dia seguinte, para o outro e
para o outro.
Para evitar que isso ocorra, Christian Barbosa, especialista em administração do tempo e produtividade,
além de fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de
produtividade, colaboração e administração do tempo, explica que a pessoa precisa fazer uma lista de
prioridades todos os dias.

"Se algo for opcional não deve ser feito naquele momento. Essas prioridades nunca podem lotar todas as
suas horas de trabalho, para você não adiar e se frustrar", ensina. "Comece com a primeira prioridade da
lista e, enquanto estiver executando, deixe o e-mail e o navegador fechados para ter foco no que está
fazendo", completa.
Para evitar que isso ocorra, Christian Barbosa, especialista em administração
do tempo e produtividade, além de fundador da Triad PS, empresa
multinacional especializada em programas e consultoria na área de
produtividade, colaboração e administração do tempo, explica que a pessoa
precisa fazer uma lista de prioridades todos os dias.

"Se algo for opcional não deve ser feito naquele momento.
Essas prioridades nunca podem lotar todas as suas horas de trabalho, para
você não adiar e se frustrar", ensina.
"Comece com a primeira prioridade da lista e, enquanto estiver
executando, deixe o e-mail e o navegador fechados para ter foco no que
está fazendo", completa.
Barbosa garante que o profissional precisa aprender a controlar não o
tempo, mas os seus dedos, sua ansiedade e sua atenção.

Afinal, é se gerenciando que você se torna o senhor do seu tempo e não o

escravo dele. No entanto, isso requer treino e disciplina.

"Todo mundo sempre reclama que faltam horas no dia e que não
consegue ter tempo para fazer tudo que precisa. O problema não é a
quantidade horas que temos, mas sim o uso delas que faz a diferença".

Ele ainda alerta que os principais erros cometidos pelos profissionais são
negligências realizadas na coordenação do tempo. E destacou alguns
exemplos:
Erros importantes na Organização do Trabalho
• Não anotar as prioridades;

• Não planejar as tarefas diárias;

• Não priorizar o dia de trabalho, ou seja, fazer o que aparece primeiro;

• Deixar o e-mail aberto, redes sociais, o que aumenta o número de interrupções;

• Deixar que tarefas importantes se tornem urgências;

• Criar várias agendas e não sincronizá-las;

• Aceitar atividades de ouvido e esquecer-se de anotá-las;

• Priorizar-se na agenda;

• Não dizer "não" e acreditar que tudo pode ser feito.

Outros problemas são a falta de controle na internet e se manter
conectado nas redes sociais, como Twitter, Facebook, Whatszap,
Instagram etc...

"O navegador cheio de favoritos também atrapalha, pois o profissional

abre seu browser para acessar um site, mas começa a surfar por outros
sites que gosta. A solução é instalar um novo navegador e não importar os
sites prediletos", informa o especialista.
Itens importantes para tempo na
Organização do Trabalho

Descubra como utiliza seu tempo:

todas as tarefas que você realiza são divididas em três tipos:
urgentes (prazo que está curto ou acabou),
importantes (que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas) e
circunstanciais (que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo).

Sabendo a forma como seu tempo é utilizado ajudará você a se planejar. Seu foco será
reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas
rapidamente), aumentar as tarefas importantes e eliminar as circunstanciais.

Faça o teste da Tríade e descubra a forma como utiliza seu tempo diariamente.
Planeje-se!
Ter mais tempo para a vida pessoal e profissional é prevenir problemas e
priorizar aquilo que você quer.

Esse processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo.

Para isso, planeje sua semana com antecedência de, pelo menos, três dias.

Veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.

Escolha uma ferramenta:

Agenda, Iphone, Outlook, Neotriad ou caderno que faça com

que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize
em um lugar confiável.

Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus

problemas.
Limite seu horário de trabalho:

Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas

as prioridades do dia.

Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional.

Se fosse uma obrigação sair exatamente do seu horário (quando as

luzes do escritório são apagadas, por exemplo), com certeza você seria
mais centrado e, consequentemente, mais produtivo.

Experimente criar esses "limitadores" para você no dia a dia.

OBS: Isto vai de acordo com o contrato de trabalho firmado na assinatura e

entrevista.
Organize seu local de trabalho:
sua papelada, revistas e seus armários.
Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia
localizando informações e isso é muito tempo perdido.

Priorize seu dia, todos os dias!

Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia,
calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de
fazer tudo) e ordene na sequência de execução.
De acordo com Barbosa, o profissional, o líder e a equipe
precisam funcionar em conjunto, focando nas coisas que de
fato vão trazer resultados para o indivíduo, o grupo e a
empresa.

"Estabeleça metas claras e específicas, tanto pessoais como

profissionais, para ter um sentido na sua vida e no seu
trabalho. Assim cada atividade passa a ter sentido, pois, além
de estar relacionada a metas cruciais, faz com que o indivíduo
vá para o trabalho sabendo que a realização daquela ação
planejada contribuirá para se atingir a meta", finalizou.
ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

•Estruturas hierárquicas

•Sistemas Administrativos

•Gestão Organizacional
Estruturas Hierárquicas = Hierarquia
Denomina-se hierarquia a uma estrutura em que os elementos
que a compõem se organizam de maneira que todos
dependem de um só em particular.

Assim, em uma hierarquia, o que se consegue é que todos os

elementos sejam organizados de forma vertical, onde um
prevalece sobre os demais, alguns subordinados sobre os outros e
assim respectivamente.

Este tipo de estrutura é utilizado em muitas instituições e

organizações privadas, mas com o passar do tempo vão deixando
de lado em pró de outras mais eficientes.
Entende-se por estrutura o conjunto de laços,
vínculos e relações que contam com diversos
elementos envolvidos em uma realidade.

Por outro lado, o conceito estrutura é utilizado

igualmente para indicar a organização de algo.
Organograma de Estrutura Hierárquica
Modelo – Construção Civil (Obra)
Uma estrutura organizacional é de qualidade, se seus processos estiverem
mapeados com objetividade, visando atender aos requisitos de seus
clientes, independente do modelo organizacional que estiver adotando.
Presidente
CLIENTE

Comercial Serviços Adm./Fin.

Vendas Faturam. Revisão Mecânica Financeiro Administr.

Vista Prazo Contas Caixa

REPRESENTAÇÕES GRÁFICAS DE MÉTODOS E
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO:

Muitas vezes é preciso substituir os relatórios e textos por uma

representação esquemática, por meio de um gráfico de processamento,
para facilitar o entendimento e visualizar melhor os eventos de um
processo organizacional (CURY, 2000).

Objetivo:
Facilitar a exata compreensão de um fluxo de trabalho, de um formulário
ou de uma rotina.
GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - ORGANOGRAMAS
Representa uma organização formal, na estrutura indicada no Regulamento da Instituição.

OBJETIVOS :
Apresenta os setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica,
itinerário de comunicações, vinculação e subordinação.

O organograma não é elemento totalmente estático, rígido e segmentado.

É ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa em um dado momento
organizacional.

O possui caráter dinâmico, flexível e funcional, permitindo integração sistêmica e

sinérgica entre os setores da empresa.
 TIPOS DE ORGANOGRAMAS
a) Organograma em BARRAS
O tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da Autoridade que o
representa
b) Organograma em SETORES (Setorial ou Setograma)

São círculos concêntricos,

que representam os níveis
de autoridade a partir do
círculo central, onde se
localiza a autoridade maior
da empresa.
c) Radial (Solar ou Circular)

Mostra o macro
sistema das
empresas
componentes de um
grande grupo
empresarial.
d) Organograma Linear de Responsabilidade – OLR

Mostra o inter-
relacionamento
entre as diversas
atividades e os
responsáveis por
cada uma delas.
 e) Organograma Informativo
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Administrador.: Pedro Fulano

Tem
informações de Código: 1345 Referência: 30002 Lotação: 45
diversas
naturezas
relacionadas Síntese da Atribuições:
com as -Processar o controle de freqüência
unidades
organizacionais -Elaborar o plano de férias
. -Elaborar a Folha de Pagamento
-Treinar o pessoal.
 f) Organograma Clássico (Vertical ou Retangular)

Mais usado e mostra os órgãos de decisão, de assessoria,

operacionais e a hierarquia entre eles.

Decisão Superior

Assessoria

Decisão Intermediária Decisão Intermediária

Operacionais Operacionais
 GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE
- FUNCIONOGRAMA –

O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma,

respeitando as características estruturais, tornando claras as atividades.

OBJETIVOS:

 Possibilita conhecer a interdependência dos componentes do organismo.

 É conhecido como organograma funcional.
Representa a ideia geral da missão dos órgãos da empresa.
Normalmente estão incluídos no Manual de Organização.
Cria condições de iniciar um processo de análise das funções e processos organizacionais.
GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA
 GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO

Quando são utilizados os GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO ?

a) Na implantação e/ou revisão de um sistema qualquer, para clarear ou melhor compreender

as rotinas, formulários, métodos e processos de trabalho;

b) Na análise de um sistema existente, visando definir e uniformizar o entendimento do mesmo

pela organização;

c) No planejamento e análise de rotinas de trabalho, visando a racionalização;

a) Na criação, racionalização e extinção de formulário.

ORGANOGRAMA SENAI
 FLUXOGRAMA

a) O fluxograma é uma ferramenta que permite padronizar processos de trabalho, que também
pode ser utilizado Em outras áreas, como exemplo o fluxograma produtivo.

b) É o gráfico de processamento por excelência, para trabalhos de análise administrativa;

c) Representa o fluxo ou a seqüência normal de qualquer trabalho, produto ou documento;

d) Utiliza símbolos para colocar em evidencia a origem, o processamento e o destino da

informação;

e) Se utilizar símbolos diferentes, deve ter uma legenda.

 VANTAGENS DO FLUXOGRAMA:

a) Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema;

a) Entendimento simples e objetivo;

a) Facilita a localização das deficiências no sistema;

a) Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo;

a) Facilita o entendimento de alterações no sistema.

 ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:

1) COMUNICAÇÃO:
Os chefes orientam como o trabalho deve ser feito e os objetivos do mesmo.

2) COLETA DE DADOS:
Usar um roteiro de entrevista com os executores do trabalho
(Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? O que é feito? Quem recebe os
resultados? Quantas unidades por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta (se for
o caso)?

3) FLUXOGRAMAÇÃO: Escolher o tipo de diagrama e elaborar o rascunho. Certificar-

se da correção dos dados; colher informações adicionais (se for o caso); ouvir a
opinião dos executores do processo; ajustar as incoerências se houverem.
4) ANÁLISE DO FLUXOGRAMA:
Para cada etapa do fluxograma, procurar responder as questões a seguir:
- Qual a utilidade da etapa no processo?
- Há vantagem se for alterada a seqüência?
- As operações são feitas por pessoas adequadas às funções que ocupam?
- Cada operação está sendo executada de modo eficiente?
- Os formulários, número de vias e campos estão adequados?
5) RELATÓRIO DE ANÁLISE:
Se for exigido, pode ser feito um relatório com os seguintes itens:
a) Situação atual e fluxograma da situação existente;
b) Análise das condições existentes com a indicação de falhas, se houverem
(morosidade; desperdício de mão-de-obra; erros; dificuldade de
controle);
RECOMENDAÇÕES
 GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:
Pode ser utilizada um ferramenta informatizada na elaboração do fluxograma, desde que contenha os
símbolos adequados:

FONTE: MsWord
 SOFTWARE

VÁRIOS PROGRAMAS INFORMATIZADOS EXISTEM PARA FACILITAR A

CRIAÇÃO DE FLUXOGRAMAS:
Microsoft Visio - Solução para Windows que faz parte do pacote
Microsoft Office.
DIA - Solução para Linux
Gliffy - Programa disponível na Internet, ou seja, não necessita de
instalar software.
MSProject

Mais leituras:
Página sobre fluxogramas na Wikipédia em Português
 EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS:

FONTE:http://www.portaldaadministracao.org/tag/qualifica%C3%A7%C3%A3o
EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS:

FONTE http://www.agencia.cnptia.embrapa.
br/gestor/cana-de-acucar/arvore/CONT000fiog1ob502wyiv80z4s473agi63ul.html
 Exercício Prático
Em folha elabore o Organograma e o Fluxograma do seu DSPI