MÓDULO I: INTRODUÇÃO AO SECRETARIADO

1. Conceito de Secretariado

O termo Secretariado é polissémico ou plurisignificativo, dado que a sua utilização pode nos levar a várias
concepções.
1.1 O termo Secretariado pode ser utilizado para designar um Curso profissional.
1.2 É o conjunto de pessoas que tem a responsabilidade de garantir a realização de tarefas que garantam o
cumprimento dos objectivos delineados a nível da gestão máxima de uma determinada organização.
1.3 É um conjunto de tarefas, deveres e funções realizadas para garantir o funcionamento, coordenação,
organização e acessoria de um escritório e do seu chefe.

2. Conceito de Secretária
2.1 Secretária a pessoa que minuta a correspondência, elabora as actas das reuniões, relatórios de actividades,
resolve os assuntos de direcção e orienta o escritório.
2.2 Secretária é a pessoa intermediária entre o chefe e o público interno e externo e que tem a responsabilidade de
coordenar, organizar e administrar os trabalhos de escritório e do chefe.

3. Tipos de Secretário(a)s
Existem vários tipos de Secretárias, mas para efeitos de estudo do curso consideram-se três principais tipos de
Secretário(a)s, nomeadamente:
 Secretário(a) administrativo(a) – é a pessoa responsável pela gestão administrativa do escritório;

 Secretário(a) particular – é a pessoa que cuida das actividades/tarefas particulares do seu chefe;

 Secretário(a) executivo(a) – é a pessoa responsável tanto pela gestão administrativia da empresa, como
também pelos assuntos específicos do seu chefe.

4. Importância do(a) Secretário(a) Executivo(a)

 Fornece informações relevantes para a tomada de decisão do Director a quem se secretaria;
 Permite que toda a informação necessária para a tomada de decisão seja filtrada, analisada e processada,
garantindo assim uma maior eficiência no seu trabalho;
 Contribui para a celeridade e produtividade do trabalho através de boa coordenação e organização do meio
laboral;
 Confere uma boa imagem à empresa e ao chefe.

5. Principais funções do(a) Secretário(a) executivo(a)

a. Intermediária: nesta função a secretária executiva é responsável pela comunicção interna (ligação entre o seu
superior e qualquer outra pessoa da empresa) e pela comunicação externa (ligação entre a empresa e os
clientes, fornecedores, instituições privadas e oficiais, etc.);

b. Coordenativa: é responsável por coordenar todas actividades entre o Chefe e os outros sectores da Empresa,
de modo que o trabalho corra com normalidade;

c. Relações públicas: como espelho da empresa a Secretária é responsável por transmitir uma imagem positiva
para atrair os clientes; manter boas relações com o público de forma a criar uma boa reputação; manter os
funcionários informados sobre as actividades da empresa bem como promover a aceitação geral da
organização.

d. Administrativa: nesta função a Secretária é responsável pelas seguintes tarefas:

 Registo de entrada e saída das correspondências;
 Redacção de documentos administrativos tais como Actas de reuniões, Relatórios de actividades, Avisos,
Comunicados e outros;
 Organização de reuniões, seminários, viagens, conferências;
 Criação e gestão dos arquivos da empresa;
 Gestão do stock de material da empresa;
 Gestão das chamadas telefónicas de entrada e de saída, etc

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e. Acessoria/Conselheira: como acessora é responsável por aconselhar o seu chefe no processo de tomada de
decisões. Ele(a) auxilia o chefe ao tomar qualquer decisão que seja relevante para o bom desempenho da
empresa.

Relacionamento com Chefe

1. Relacionamento profissional do(a) Secretário(o) com o Chefe
O chefe é a figura central de um escritório ou empresa, pois ele comanda os trabalhos, determinando os objectivos
a serem atingidos pelo grupo e compete o(a) secretário(a) acessorá-lo no processo de tomada de decisão.
Neste processo, existe uma relação próxima entre ambos, que deve ser extremamente cuidadosa, para não
comprometer o trabalho diário entre os dois.
O relacionamento entre o(a) secretário e o chefe é fundamental para o desenvolvimento eficiente do trabalho, pois,
é através desta interacção que são desenhadas estratégias e planos para o alcance dos objectivos da empresa.
Deste modo, este relacionamento entre os dois deve ser o mais profissional possível, para não comprometer os
objectivos da empresa.

2 Principais momentos do relacionamento profissional do(a) Secretário(o) com o Chefe

2.1 Despacho com o Chefe
É o primeiro momento do dia laboral, onde o chefe actualiza o(a) secret’ario(a) das actividades do dia.
Repressenta o momento em que existe uma união de coordenação do trabalho, período onde o chefe informa o(a)
secret’ario(a) sobre a sua agenda e são esclarecidas as dúvidas do(a) secretário(a).
No despacho, o(a) secretário(a) entra em contacto directo com o seu superior para a busca de informações,
instruções e orientações. Em suma, é o momento onde são traçadas as estratégias de trabalho, onde o chefe fala e
o(a) secretário(a) toma nota para não falhar nada.

2.2 Expediente para o Despacho

É o momento em que o(a) secretário(a) remete os documentos recebidos como a enviar ao chefe para averiguar e
tomar decisões para a empresa. É importante que o(a) secretário(a) tenha algumas informações superficiais ou
mesmo profundas sobre os documentos que remete ao seu chefe, de tal forma, que se faça uma melhor gestão de
tempo. Se a correspondência enviada fôr confidencial o(a) secretário(a) não deverá abrí-la, devendo remeté-lo da
mesma forma que recebeu.

2.3 Cuidados que o(a) Secretário(a) deve ter no relacionamento profissional com o Chefe
 Conhecer os anseios e preferências do chefe;
 Procurar explorar ao máximo aquilo que o seu chefe gosta de modo a saber posicionar-se;
 Utilizar sempre a 3ª pessoa na comunicação com o chefe: Ex: Sr. Director, Sr. Cossa, Doctor Mate, e
repita por várias vezes esta forma de tratamento durante a comunicação;
 Dizer sempre ao chefe que não percebeu bem, ao invés de “o chefe não explicou bem” ou “não foi isso
que o chefe disse”;
 Nunca desafiar a autoridade do chefe, mesmo quando ele esteja claramente errado. Encontre sempre uma
forma súbtil de o chamar atenção. Diga sempre primeiro algo de positivo e depois apresente a sua opinião
sobre algo que não concorde;
 Nunca contrariá-lo em público ou na presença dos outros funcionários;
 Perceber se o chefe gosta de mensagens escritas ou faladas;
 Deve bater a porta do chefe antes de entrar
 Não deve perguntar sobre questões pessoais da vida do chefe;
 Nãoa deve esticar a mão para cumprimentar o chefe, muito menos dar beijinhos;
 Deve sempre levantar-se para cumprimentar o seu chefe;
 Evite colocar excessivamente fotografias familiares no seu ambiente de trabalho;
 Evite usar roupas que desenhem exageradamente o seu corpo
 Nunca fornecer detalhes exagerados sobre o seu chefe aos clientes, fornecedores e outros visitantes da
empresa
 Sirva água numa bandeja e não deve encher o copo
 Sirva o café pelo lado direito do chefe, acompanhado por um copo de água e acrescente sempre o
guardanapo;
 Não se curve para apanhar qualquer objecto. É sempre melhor baixar-se, dobrando os joelhos
 Evite insinuar-se e seduzir o seu chefe.

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