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O PAPEL DA SECRETÁRIA

Secretária: "Aquela que organiza e participa dos afazeres básicos e cotidianos de

um escritório". Fonte: Dicionário Michaelis

A importância da profissão de secretária é maior do que muitos julgam, muitas

vezes nem mesmo as próprias secretárias reconhecem essa importância. São tantas as
qualidades exigidas a essas profissionais, e a falta da mesma em uma empresa ou
departamento causa alguns transtornos, muitos chefes sentem perdidos quando a secretária
está de férias por exemplo, outros colegas de trabalhos de outros departamentos também
sentem a falta dessa profissional.

3.1 O QUE É SER UMA SECRETÁRIA?

Secretária é a profissional que em um escritório organiza, documenta, paga

contas, datilografa, classifica documentos, redigi cartas, se comunica com clientes e auxiliares
externos do escritório, além de, possivelmente, fazer algumas tarefas pessoais de seu chefe,
obtendo confiança e credibilidade deste. A secretária se encarrega de toda a parte burocrática
da empresa para qual trabalha, documentando, arquivando e organizando todos os papéis
referentes. Fazem, também, o intermédio de clientes e pessoas físicas com seu chefe por
telefone, analisando sua agenda e seus compromissos. Essa profissional é parte fundamental
de um escritório, pois é ela que mantém todos os documentos em ordem, para que todas as
outras pessoas possam se organizar de acordo com o que ela preparou.
3.2 QUAIS AS CARACTERÍSTICAS NECESSÁRIAS PARA SER UMA SECRETÁRIA?

Para atuar no mercado de maneira relevante, a profissional deve ser paciente para
lidar com os assuntos de outros e deve ser extremamente confiante, para que seu chefe e o

escritório possam se organizar com base no que ela faz.

São muitas as características exigidas à secretária que podemos até pensar que
cabe a nós a “perfeição”, não é bem assim não é mesmo? Afinal somos humanas e também
cometemos erros, precisamos apenas ser humildes o suficiente para assumi-los e corrigi-los e
dentro do possível nos policiarmos para atendermos tais características.

3.2.1 Características desejáveis:

Liderança – é preciso conhecer muito bem o que você faz, a empresa e o

departamento onde atua e principalmente alguns valores do cotidiano profissional, tais como:
humildade, conhecimento, conquista, inteligência emocional e auto-crítica. Saber quando falar
e principalmente saber ouvir, agradecer e ter bom relacionamento com os demais funcionários,
conquistar a confiança de cada um;

Atenção a detalhes – secretária fique atenta em sua tarefas, nos acontecimentos

a sua volta, esteja sempre antenada;

Capacidade de concentração – no que houve, fala, no que faz suas chances de

acertos serão maiores;

Capacidade de lidar com o público – seja cortês, sorridente, atenciosa,

prestativa;

Capacidade de organização – a secretária tem que ser capaz de se organizar

para o bom andamento de suas tarefas e do seu chefe. Deverá saber organizar toda
documentação de forma fácil de sua localização quando for necessário, os agendamentos
devem ser organizados de forma que não se deixe passar nada despercebido;

Método – procure uma forma de trabalho que você consiga desempenhar seu
papel de maneira satisfatória;

Perseverança – nunca desista na primeira ou segunda tentativa, busque sempre

alternativas para o que deseja, busque ajuda de outras pessoas;

Conhecimento de assuntos gerais – secretária atualize-se não só sobre a sua

profissão, procure saber de tudo um pouco, um conhecimento a mais faz a diferença. Leia
muito, jornais, revistas, livros, esteja sempre atualizada sobre os últimos acontecimentos;

Saber trabalhar sob pressão – controle emocional, a secretária deverá trabalhar

muito bem seu controle emocional, podemos encontrar diversos tipos de chefes e
personalidades. A inteligência emocional faz parte da vida da secretária para saber sair de
diversas situações temperamentais das outras pessoas;

Saber administrar bem o tempo – este é um fator importante para o sucesso das
suas atividades e do seu chefe, procure dividir as tarefas como prioridades, urgências, o que
pode ou não pode esperar mais;

Saber lidar com números – procurar ter conhecimentos básicos para desenvolver
e entender determinadas atividades financeiras, controles de estoques;

Boa comunicação – comunicação a base para um bom relacionamento, bom

negócio. Seja comunicativa, saiba expressar-se corretamente, dê sugestões, ouça, considere o
que as pessoas falam, coloque suas argumentações de forma inteligente;

Boa memória – com a modernidade dos dias atuais a memória está cada vez
menos sendo trabalhada, as facilidades do dia-a-dia faz com que a memória fique
enfraquecida. Precisamos exercitar mais a memória, pois a secretária não deverá confiar 100%
em sua memória, são muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo tanto na vida profissional
quanto pessoal, por isso secretária tenha sempre à mão caneta e um bloco de anotações ou
uma agenda, anote tudo e depois certifique-se de que tudo foi resolvido, os recados foram
dados;

Boa aparência – secretária esteja sempre com boa aparência, a sua profissão
exige isso, unhas limpas e cuidadas, cabelos arrumados, roupas limpas, passadas, de acordo
com o ambiente de trabalho, roupa de festa não deve ser usada para o trabalho e vice-versa, a
secretária deve estar bem maquiada de maneira discreta e suave;

Bom humor – sempre alegre e sorridente, problemas ou conflitos não devem ser
passados para as outras pessoas, esteja sempre bem disposta;

Paciência – seja paciente em todas as circunstâncias, para melhor condução dos

assuntos e tarefas;

Confiabilidade – esteja sempre confiante em suas tarefas, nas pessoas,

conquiste a confiança delas principalmente de seu chefe;

Raciocínio espacial desenvolvido ;

Delegação – saber transferir responsabilidades a outros, saber dividir tarefas,

trabalhar em grupo e dividir com a equipe as vitórias;