Introdução

Neste trabalho, vamos abordar a classificação dos documentos, que é

um processo de organização das informações por grupos de assuntos, de
acordo com as características e os valores dos documentos. Vamos definir e
exemplificar os seguintes critérios de classificação: suporte, forma, formato,
gênero, espécie, tipo, natureza, idade e valor legal. Esses critérios são
importantes para facilitar a localização, recuperação e uso dos documentos,
bem como para cumprir as suas funções administrativas, jurídicas, históricas,
culturais, científicas, educacionais, entre outras.
 CLASIFFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
A classificação dos documentos é um processo que visa organizar as
informações por grupos de assuntos e facilitar a sua localização, recuperação e
uso. Existem diferentes critérios para classificar os documentos, dependendo
da sua natureza, forma, conteúdo e valor. Veja a seguir algumas definições e
exemplos de cada um desses critérios:
Suporte: é o material sobre o qual a informação é registrada, como
papel, filme, disco, CD, etc. Por exemplo, um documento em suporte de papel
pode ser uma carta, um relatório, um livro, etc. Um documento em suporte de
filme pode ser uma fotografia, um microfilme, um vídeo, etc.
Forma: é a maneira como a informação é apresentada, como texto,
imagem, som, gráfico, etc. Por exemplo, um documento em forma de texto
pode ser um ofício, um memorando, um artigo, etc. Um documento em forma
de imagem pode ser um mapa, um desenho, uma pintura, etc.
Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua
natureza e o modo como foi produzido. Por exemplo, um documento em
formato de livro pode ter capa, folha de rosto, índice, páginas numeradas, etc.
Um documento em formato de CD pode ter uma etiqueta, um encarte, uma
caixa, etc.
Gênero: é o tipo de suporte que o documento oferece, como textual,
cartográfico, iconográfico, filmográfico, sonoro, micrográfico, informático/digital,
etc. Por exemplo, um documento em gênero textual é aquele que contém
informação escrita, como uma ata, uma lei, um contrato, etc. Um documento
em gênero cartográfico é aquele que contém informação geográfica, como uma
planta, um mapa, um globo, etc.
Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nele contidas. Por exemplo, um
documento em espécie de ata é aquele que registra os fatos ocorridos em uma
reunião, assembleia, sessão, etc. Um documento em espécie de decreto é
aquele que contém uma ordem ou uma norma emanada de uma autoridade
competente.
Tipo: é a configuração que assume uma espécie documental de acordo
com a atividade que a gerou. Por exemplo, um documento em tipo de ata de
reunião é aquele que registra os assuntos discutidos e as decisões tomadas
em uma reunião de trabalho, comissão, conselho, etc. Um documento em tipo
de decreto-lei é aquele que contém uma norma jurídica com força de lei,
editada pelo chefe do Poder Executivo em situações excepcionais.
Natureza: é o assunto ou o tema tratado no documento. Por exemplo,
um documento em natureza de administração é aquele que se refere à gestão
de recursos humanos, materiais, financeiros, etc. Um documento em natureza
de educação é aquele que se refere ao ensino, à aprendizagem, à pesquisa,
etc.
 Idade: é o tempo decorrido desde a produção do documento até o
momento presente. Por exemplo, um documento em idade de corrente é
aquele que está em uso frequente ou que ainda não cumpriu o seu prazo de
guarda. Um documento em idade de permanente é aquele que tem valor
histórico, cultural, científico, etc. e que deve ser preservado indefinidamente.
Valor legal: é o grau de importância que o documento tem para a defesa
dos direitos e dos interesses das pessoas ou das instituições. Por exemplo, um
documento em valor legal de prova é aquele que serve para comprovar um
fato, uma situação, uma relação jurídica, etc. Um documento em valor legal de
informação é aquele que serve para subsidiar uma decisão, uma ação, uma
pesquisa, etc.
 Conclusão
A classificação dos documentos é uma atividade fundamental para a
gestão da informação, pois permite ordenar, agrupar e identificar os
documentos de forma eficiente e eficaz. A classificação dos documentos se
baseia em critérios que levam em conta as características e os valores dos
documentos, tais como: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo,
natureza, idade e valor legal. Esses critérios permitem classificar os
documentos de forma coerente, consistente e padronizada, facilitando o seu
acesso, uso e preservação. A classificação dos documentos contribui para o
cumprimento das funções administrativas, jurídicas, históricas, culturais,
científicas, educacionais, entre outras, das pessoas e das instituições que
produzem e utilizam os documentos.
 Referências Bibliográficas
 Classificação de documentos: o que é? Qual o melhor jeito de fazer?.
https://blog.netscandigital.com/artigos/classificacao-de-documentos/.
 Classificação de documentos: como é feita? | Acervo.
https://acervonet.com.br/blog/classificacao-de-documentos-como-e-
feita/.
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 Classificação de documentos: como é feita? | Acervo.
https://acervonet.com.br/blog/classificacao-de-documentos-como-e-
feita/.
 Método concursos: Classificação de documentos de arquivo.
https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/classificacao-de-
documentos-de-arquivo.html.
 Gêneros de Classificação de Documentos – AGMDoc.
https://www.agmdoc.com.br/generos-de-classificacao-de-documentos/.
 Classificação de documentos: o que é? Qual o melhor jeito de fazer?.
https://bing.com/search?q=Classifica
%c3%a7%c3%a3o+dos+documentos