DOCUMENTAÇÃO

Aula 02

PROFA. PAULA MIRANDA

 Qual é a definição da
palavra
documentação?
Documentação é o conjunto de todos documentos,
que contém informações que ajudem a tomar
decisões, registrem assuntos de interesse da
organização ou do indivíduo.

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Os documentos
podem ser simples
ou composto.
Simples (ofício, cartas, comunicado, recibo, entre
outros).
Composto (processo, contrato, entre outros).

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 Gestão de
Documentos
É o nome dado ao conjunto de processos
implementados por uma instituição com o
objetivo de garantir a produção, o arquivamento
e o uso adequado de seus registros mais
importantes. A ideia é simplificar o uso desses
papéis no dia a dia, tornando a busca por dados
mais fácil, organizada e segura.

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Dicas para redigir
documentos

Leitura é essencial.

Se atente ao tempo de leitura do leitor.

Reflita bem antes de iniciar a escrita, para não ter retrabalho.

Consulte o dicionário sem que necessário.

A abreviação correta de "Atenciosamente" é At.te ou Atte.

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 Dicas para redigir
documentos
Escreva textos curtos.
Evite abreviações, vícios de linguagem e
modismo.
Use termos técnicos e siglas somente em
textos específicos para o pessoal interno
ou técnicos.
Sem rasuras.
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 Conheça agora os
principais documentos
redigidos por um
Assistente
Administrativo.

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 Agenda

A agenda é um pequeno caderno de anotações, onde são

tratados todos os assuntos de uma reunião, lembretes,
atividades do dia a dia, entre outras informações.
Geralmente tem validade de um ano e após esse período
pode ser mantido no arquivo da empresa.

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 Relato fiel de fatos ocorridos e decisões tomadas durante reuniões e
assembleias, segundo pauta previamente estabelecida, garantindo a posterior
execução dos acordos ali tratados. É geralmente registrada em livro próprio e,
ao final da reunião, costuma ser assinada pelos participantes.

ATA

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 Carta
A carta comercial: é
um documento com
objetivo de se fazer
uma comunicação
comercial ou
empresarial.

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Certidão

Declaração que tem por

objetivo comprovar ato ou
registro de processo, livro
ou documento existente
em repartições públicas.
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 Circular
A circular é uma carta destinada a
funcionários de um determinado setor,
remetida pelo chefe da repartição ou
do departamento. Tem o objetivo de
transmitir normas, ordens, avisos,
pedidos, ou seja, de delimitar
comportamentos e condutas de um
grupo de pessoas.

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 Comunicado
Um comunicado é uma
declaração, uma nota ou um
relatório que comunica uma
informação para conhecimento
público. O comunicado pode ser
elaborado por uma pessoa, uma
empresa, uma organização ou um
governo e é divulgado através
dos meios de comunicação.

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 Convocação
É um documento que
deve ser enviado às
pessoas que precisam
comparecer à empresa
para alguma finalidade
especifica. Por isso,
traz informações-
chave, como local, data
e finalidade do
encontro.
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 Declaração
Uma declaração é um documento utilizado para
comprovar alguma situação ocorrida no âmbito pessoal
ou de uma instituição (empresa, escola, faculdade, etc.).

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 Oficio é uma carta formal
destinada a alguma
Ofício autoridade pública, para
solicitar, reivindicar ou
comunicar algo.

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 Protocolo

Protocolo é a atividade de receber os

documentos e efetuar a separação de interesse
particular ou empresarial. Os documentos são
registrados em formulários ou sistemas
eletrônicos, nos quais serão descritos os dados
referentes ao seu número, nome do remetente,
data, assunto, espécie, e outros elementos.
situação ocorrida no âmbito pessoal ou de uma
instituição (empresa, escola, faculdade, etc.).

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 Recibo de Pagamento
O recibo é um documento
escrito, que serve para
comprovar o pagamento de
alguma obrigação.
Nele, uma pessoa ou empresa
declara ter recebido algo de
outra, podendo ser pagamento
em dinheiro ou mesmo
serviço.

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Relatório
Submetido à autoridade superior, traz
um panorama das atividades realizadas
pelo funcionário, no que diz respeito ao
período em exercício no cargo. É
geralmente adotado para prestações
de conta ou para expor o avanço de
determinadas iniciativas planejadas.

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 Malote é o serviço de
coleta, transporte e
entrega de um grupo de
correspondências, de
diversas naturezas.
Malote
Pelo malote, as empresas
podem receber e enviar
objetos e documentos,
regularmente, para suas
filiais, agencias,
representantes e
parceiros comerciais.

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 Até a próxima aula.

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