INSTITUTO POLITÉCNICO SUMAYYA

Curso: Enfermagem Geral

Primeiro ano

Turma:B7

Textos administrativos: Convocatório, Acta e Avisos

(Técnica de expressão)

Discentes:

Josefa Cumbane

Judiana Tovele

Bina Da Graça

Joana Taibo Namutuga

Estrida Moines

Nádia Constantino Cumbane

Minalda Mathe

Docente: Isac
 Matola aos 28 de agosto de 2023

Índice

INTRODUÇÃO..........................................................................................................................3
1. Textos administrativos..........................................................................................................4
1.1. Definição de Textos Administrativos...............................................................................4
1.2. Características dos Textos Administrativos:.....................................................................5
1.3. Importância dos Textos Administrativos:.........................................................................5
1.4. Melhores Práticas na Redacção de Textos Administrativos:............................................5
2. Convocatória:........................................................................................................................6
2.1. Tipos de Convocatórias:....................................................................................................6
2.2. Importância da Convocatória:...........................................................................................7
2.3. Etapas na Emissão de uma Convocatória:........................................................................7
3. Acta.......................................................................................................................................8
3.1. Finalidade das actas..........................................................................................................8
3.2. Práticas Recomendadas na Elaboração de Atas:...............................................................9
4. Avisos.................................................................................................................................10
4.1. Importância dos Avisos:..................................................................................................10
4.2. Finalidades dos Avisos:..................................................................................................11
4.3. Boas Práticas na Emissão de Avisos:..............................................................................11
CONCLUSÃO..........................................................................................................................12
BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................13

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INTRODUÇÃO

O presente trabalho tem como tema: Textos administrativos: Convocatório, Acta e Avisos. A
redacção de textos administrativos é uma habilidade fundamental no ambiente corporativo e
governamental. Esses textos desempenham um papel crucial na comunicação eficaz dentro de
uma organização e na interacção com outras entidades. Eles são usados para transmitir
informações, tomar decisões, registar eventos e garantir que as operações quotidianas ocorram de
forma organizada e eficiente.

Os textos administrativos abrangem uma ampla variedade de documentos, incluindo

memorandos, relatórios, cartas comerciais, e-mails, atas de reuniões, regulamentos, políticas,
contratos e muito mais. A sua importância reside na capacidade de comunicar de maneira clara,
precisa e coerente, fornecendo informações relevantes e instruções que podem afectar as
operações e decisões em uma organização.

Objectivos
a) Geral: reflectir os princípios e características dos textos administrativos, destacando sua
estrutura, linguagem, formalidade e propósitos comuns.
b) Específicos:

i. Definir os textos administrativos;

ii. Identificar os tipos de convocatória;
iii. Discutir a importância da revisão e edição cuidadosa para garantir que esses
documentos cumpram sua função de maneira eficaz.

Para a realização deste trabalho de pesquisa, usaremos o método bibliográfico, que consiste na
revisão bibliográfica sobre o assunto abordado na pesquisa, ao mesmo tempo que nos
auxiliaremos das técnicas de comparação e hermenêutica dos textos, com vista à compreensão,
análise, confrontação, comparação e interpretação dos mesmos.

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 1. Textos administrativos

1.1. Definição de Textos Administrativos

A objectividade resulta em evidenciar a ideia central do documento, evitando tratar de assuntos

diversos em um mesmo documento.

Textos administrativos são textos que permitem um bom funcionamento de uma empresa, ou
seja, basicamente a comunicação e a escrita entre a direcção e os operários. Ou entre diversos
departamentos ainda entre a empresa e o meio exterior. Onde visam informar, comunicar,
solicitar, etc. Como as atas, atestados, convocatórios, avisos, correspondências, memorando,
entre outros. Segundo Vuguire (2002: 75), os textos administrativos são o conjunto de
documentos cuja estrutura formal é fixa e regida por regras validas universalmente.

E é empregada nos documentos, nas notas de diversas formas, currículos e outros textos de uso
frequentes nos lugares de trabalhos ou outros ambientes similares. Os textos desse tipo
costumam ter um formato de redacção determinado devido ao seu carácter formal. Nestes casos,
o escritor não pode se expressar com uma linguagem pessoal. Independentemente da área de
actuação, escrever correctamente constitui-se num requisito imprescindível a qualquer pessoa
que deseje alcançar o sucesso profissional.

Para Nascimento (2014: 34), o texto administrativo é um texto formal, que deve ser escrito com
correcção gramatical, com clareza e objectividade, sem recurso a expressões de significado
ambíguo e, de uma forma geral, sem mais palavras do que as estritamente necessárias.

Em suma, pode se entender que os textos administrativos são documentos escritos utilizados no
contexto empresarial e organizacional para comunicar informações relacionadas às actividades,
decisões, políticas, procedimentos e outras questões pertinentes à administração e gestão de uma
empresa, instituição ou organização. Esses textos são frequentemente usados para transmitir
informações de maneira formal e profissional entre membros da equipe, departamentos, clientes,
fornecedores e outras partes interessadas.

Os textos administrativos abrangem uma variedade de formatos e géneros, cada um com seu
propósito específico.

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 1.2. Características dos Textos Administrativos:

Formalidade: Os textos administrativos geralmente seguem um padrão de formalidade,

utilizando uma linguagem técnica e precisa. Eles são cuidadosamente estruturados para
transmitir informações de maneira clara e profissional;

Clareza e Precisão: A clareza é fundamental em textos administrativos. As informações devem

ser apresentadas de forma compreensível e sem ambiguidades. A precisão é igualmente crucial,
pois erros podem levar a decisões incorrectas;

Estrutura Padronizada: A maioria dos textos administrativos segue uma estrutura padronizada,
incluindo cabeçalho, introdução, corpo, conclusão e, em alguns casos, anexos. Isso facilita a
organização das informações.

1.3. Importância dos Textos Administrativos:

Comunicação Eficaz: Os textos administrativos são a espinha dorsal da comunicação

organizacional, garantindo que informações críticas sejam transmitidas de maneira clara e eficaz;

Tomada de Decisões: Documentos como relatórios fornecem informações necessárias para a

tomada de decisões informadas, tanto no nível estratégico quanto operacional;

Registro Histórico: Textos administrativos também servem como registos históricos das
actividades e decisões da organização, fornecendo uma trilha de auditoria e referência futura.

1.4. Melhores Práticas na Redacção de Textos Administrativos:

Na espectativa de Peixoto (2001), as melhores páticas para elaboração de textos administrativos

consistem em:

Conhecer seu Público-Alvo: Entenda quem vai ler o texto e adapte o conteúdo e o tom de acordo
com o público.

Revisão e Edição: Dedique tempo à revisão cuidadosa para eliminar erros gramaticais e garantir
a clareza.

5
Seja Conciso: Evite redundâncias e informações desnecessárias. Seja directo e conciso.

Use Estrutura Lógica: Organize as informações de maneira lógica, seguindo a estrutura padrão
para cada tipo de documento.

Mantenha a Formalidade: Mantenha um tom profissional e evite gírias ou linguagem coloquial.

Seja Ético: Respeite princípios éticos, como confidencialidade e honestidade, ao redigir textos
administrativos.

Os textos administrativos desempenham um papel crucial na comunicação e na gestão

organizacional. Dominar as melhores práticas na sua redacção é fundamental para garantir que
esses documentos cumpram sua função de forma eficaz e profissional.

2. Convocatória:

Convocatório refere-se a algo relacionado à convocação ou chamada de pessoas para participar

de uma actividade, evento, serviço, trabalho, reunião ou qualquer situação em que seja necessária
a presença ou participação de indivíduos. “Essa convocação pode ser emitida por autoridades,
organizações, empresas ou indivíduos e pode abranger uma variedade de contextos, como
serviço militar, recrutamento de pessoal, eventos esportivos, culturais ou empresariais, entre
outros” (idem:2014:85).

2.1. Tipos de Convocatórias:

Convocatória de Trabalho: Empresas ou organizações emitem convocatórias para recrutar

novos funcionários ou colaboradores para vagas específicas;

Convocatória de Eventos: Organizadores de eventos, como conferências, festivais, competições

esportivas, concertos e exposições, emitem convocatórias para convidar participantes,
palestrantes, artistas ou atletas;

Convocatória de Concursos e Selecções: Essas convocatórias são usadas para convidar pessoas
a participar de concursos académicos, culturais, artísticos ou esportivos, onde podem competir
por prémios ou oportunidades;

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Convocatória de Reuniões de Negócios: Empresas e organizações usam convocatórias para
convocar funcionários, accionistas ou membros para reuniões onde questões importantes serão
discutidas e decisões serão tomadas;

Convocatória de Emergência: Em situações de emergência, como desastres naturais, as

autoridades emitem convocatórias para evacuação, assistência voluntária ou mobilização de
recursos;

Convocatória Académica: Universidades e instituições de ensino podem emitir convocatórias

para inscrições em cursos, programas académicos, bolsas de estudo ou oportunidades de
pesquisa;

Convocatória Esportiva: Clubes esportivos e organizações esportivas emitem convocatórias

para recrutar atletas ou jogadores para participar de suas equipes;

Convocatória de Jurados: Nos sistemas legais, jurados são convocados por tribunais para
participar de julgamentos e ajudar a tomar decisões judiciais imparciais;

Convocatória para Voluntariado: Organizações sem fins lucrativos e grupos de voluntariado

emitem convocatórias para recrutar voluntários interessados em contribuir para causas
específicas.

2.2. Importância da Convocatória:

A convocatória desempenha um papel fundamental na organização de eventos, na contratação de

recursos humanos, na promoção de talentos e na mobilização de pessoas em várias áreas. Ela é
crucial para garantir a presença ou participação necessária, garantindo que eventos e actividades
ocorram de maneira planejada e eficaz.

2.3. Etapas na Emissão de uma Convocatória:

Definição do Objectivo: O primeiro passo é identificar o objectivo da convocatória, ou seja, por

que é necessário convocar pessoas ou grupos;

Identificação do Público-Alvo: Determine quem deve ser convocado para atingir o objectivo
desejado;

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Elaboração do Conteúdo: Crie o texto da convocatória, incluindo informações como data, hora,
local, finalidade, instruções específicas e informações de contacto;

Escolha dos Canais de Comunicação: Decida como a convocatória será distribuída. Isso pode
incluir e-mails, cartas, publicações online, redes sociais, entre outros;

Divulgação: Distribua a convocatória para o público-alvo por meio dos canais escolhidos;

Acompanhamento: Monitore as respostas e a participação após a emissão da convocatória e

tome medidas adicionais, se necessário;

Feedback: Forneça feedback ou informações adicionais conforme necessário para os

convocados.

Uma convocatória desempenha um papel essencial na mobilização de pessoas para eventos,

oportunidades ou actividades específicas. Ela requer planeamento cuidadoso e comunicação
eficaz para garantir que o objectivo da convocatória seja alcançado com sucesso.

3. Acta

Uma acta é um registo oficial e formal das discussões, decisões, resoluções e eventos que
ocorrem durante uma reunião, conferência ou outro tipo de encontro. A palavra “acta” deriva do
latim "acta", que significa “acções” ou “registos”. “…Instrumento utilizado para o registo
expositivo dos fatos e deliberações ocorridos em uma reunião, sessão ou assembleia”
(CÂMARA DOS DEPUTADOS. 2004: 55). Actas são usadas para documentar de maneira
imparcial e precisa o que foi discutido e decidido em uma determinada ocasião, a fim de fornecer
um registo histórico e um meio de referência para o futuro.

Geralmente, as actas são escritas em linguagem clara e concisa, capturando os principais pontos
da reunião e os resultados alcançados. Elas são assinadas por uma pessoa designada, como o
presidente.

3.1. Finalidade das actas

As atas têm várias finalidades, incluindo:

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Registro Histórico: Permitem manter um histórico das actividades, decisões e eventos passados
de uma organização ou grupo.

Responsabilidade: Documentam quem esteve presente, quem participou das discussões e quem
assumiu responsabilidade por acções futuras.

Referência Futura: Fornecem um meio de consultar informações, lembrar decisões anteriores e

acompanhar o progresso de tarefas ou projectos.

Comprovação Legal: Podem ser usadas como evidência em casos legais, se necessário, para
esclarecer o que foi discutido ou decidido em uma determinada situação.

Transparência: Contribuem para a transparência organizacional, permitindo que membros

ausentes ou partes interessadas entendam o que aconteceu em uma reunião.

Comunicação: Actas podem ser compartilhadas com partes interessadas que não puderam
comparecer à reunião, mantendo todos informados sobre os desenvolvimentos. ente da reunião,
para certificar a autenticidade das informações registadas.

3.2. Práticas Recomendadas na Elaboração de Atas:

Seja Preciso: Registe com precisão o que foi discutido e decidido durante a reunião;

Seja Imparcial: Mantenha um tom imparcial e objectivo ao registar as discussões e decisões,

evitando opiniões pessoais;

Seja Claro e Conciso: Use linguagem clara e evite jargões ou termos técnicos desnecessários;

Revise e Distribua: Após a reunião, revise a ata e distribua-a apropriadamente para todos os
interessados;

Mantenha a Confidencialidade: Respeite a confidencialidade quando aplicável, especialmente

em discussões sensíveis;

Arquive e Mantenha: Arquive as atas em um local seguro e acesse-as facilmente para

referência futura;

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Em resumo, as atas são documentos fundamentais na administração e na gestão organizacional.
Elas servem como registos oficiais, facilitam a comunicação, a responsabilização e a
transparência, e desempenham um papel crucial na tomada de decisões informadas e na
preservação da história de uma organização. Elas requerem precisão, clareza e objectividade na
sua elaboração e devem ser tratadas com cuidado para garantir sua eficácia.

4. Avisos

Os avisos são comunicações escritas ou verbais que têm o propósito de informar, alertar ou
notificar as pessoas sobre eventos, informações importantes, regulamentos, procedimentos,
riscos ou mudanças. Segundo GURGEL (2003:48), eles podem assumir diversas formas, desde
um simples sinal de trânsito até mensagens formais em documentos legais ou comunicados
públicos.

4.1. Importância dos Avisos:

Os avisos desempenham um papel fundamental em várias áreas da vida cotidiana e da

sociedade. Alguns dos principais pontos de importância incluem:

Segurança Pública: Avisos de segurança, como alertas de desastres naturais ou informações de

trânsito, mantêm as pessoas seguras e informadas;

Conformidade Legal: Avisos legais, como termos de serviço e políticas de privacidade, são
essenciais para estabelecer direitos e obrigações contratuais;

Comunicação Empresarial: Empresas usam avisos para comunicar mudanças internas,

atualizações de produtos e serviços, e para manter a equipe informada;

Comunicação Pública: Governos e órgãos públicos emitem avisos para informar o público
sobre regulamentos, programas e eventos;

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 4.2. Finalidades dos Avisos:

Os avisos podem ter diversas finalidades, incluindo:

Informar: Avisos fornecem informações sobre eventos, regulamentos ou condições que as

pessoas precisam conhecer;

Alertar: Eles alertam sobre perigos iminentes, riscos à saúde ou à segurança, como avisos de
tempestades, incêndios ou áreas perigosas;

Orientar: Avisos podem fornecer orientações sobre como proceder em situações específicas,
como instruções de evacuação em caso de incêndio;

Notificar: Eles notificam sobre mudanças importantes, como mudanças de horário, políticas ou
regulamentos.

4.3. Boas Práticas na Emissão de Avisos:

Clareza: A mensagem deve ser clara e compreensível pelo público-alvo;

Concisos: Avisos devem ser breves e directos, evitando informações desnecessárias.

Actualizados: Mantenha os avisos actualizados para reflectir informações precisas e recentes;

Acessíveis: Certifique-se de que os avisos sejam acessíveis a todas as pessoas, incluindo aquelas
com deficiências visuais ou auditivas;

Éticos: Cumpra os princípios éticos, como transparência e honestidade, ao emitir avisos.

Os avisos desempenham um papel crucial na comunicação, na segurança e na conformidade em

uma variedade de contextos. “Eles são instrumentos essenciais para manter as pessoas
informadas, seguras e cientes de suas responsabilidades e direitos” (ibidem). Portanto, é
fundamental que os avisos sejam elaborados com precisão, clareza e consideração pelo público-
alvo. Portanto, é importante investir no aprimoramento da redacção administrativa para alcançar
resultados eficazes e confiáveis em qualquer contexto.

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CONCLUSÃO

Ao longo deste trabalho, exploramos as definições e características essenciais dos textos

administrativos, com maior ênfase na convocatória, Acta e Aviso, destacando sua importância na
comunicação eficaz e na tomada de decisões informadas.

Concluímos que os textos administrativos devem ser claros, concisos e precisos. Eles servem
como ferramentas fundamentais para transmitir informações, registar eventos, propor acções e
estabelecer políticas e regulamentos. A estrutura organizada, a escolha cuidadosa de palavras e a
linguagem formal são elementos-chave na criação desses documentos.

Além disso, ressaltamos a flexibilidade dos textos administrativos, que podem ser adaptados para
atender a uma variedade de finalidades e públicos-alvo. Desde memorandos que comunicam
mudanças internas até contratos que formalizam acordos comerciais, a redacção administrativa
desempenha um papel crucial em todas as etapas das operações organizacionais.

Também enfatizamos a importância da revisão e edição minuciosas. Erros gramaticais ou

ambiguidades podem comprometer a eficácia e a credibilidade desses documentos. Portanto,
investir tempo na revisão cuidadosa é uma prática essencial.

Por fim, destacamos a relevância da ética na redacção de textos administrativos. A

confidencialidade, a transparência e a responsabilidade são princípios que devem ser respeitados
em todas as comunicações administrativas. Cumprir esses padrões éticos contribui para a
construção de relacionamentos de confiança tanto dentro quanto fora da organização.

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BIBLIOGRAFIA

Câmara dos Deputados. Manual de redacção: Documentos administrativos. Brasília: Câmara dos
Deputados/Coord. Publicações, 2004.

GURGEL, José Wilson (coord.). Manual de redacção oficial: Tribunal de Contas do Distrito
Federal. Brasília: TCDF/Diplan, 2003.

NASCIMENTO, Suelene Silva. Manual de Documentos Oficiais. Ed. UECE, Fortaleza. 2014.

PEIXOTO, F.Balthar. Redacção na vida Profissional. São Paulo. Martins Fontes. 2001.

VUNGURE, Geraldo Ferando, Técnicas de Expressão em Língua portuguesa. UCM. 2002.

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