0661 - Circuito Documental Na Organização - Aula 1

CIRCUITO DOCUMENTAL NA
ORGANIZAÇÃO
UFCD 0661
Circuito Documental na Organização
Carga horária: 25 horas em sala
Objectivos
Identificar os tipos de documentos existentes na organização, quer internos, quer

externos
Aplicar as normas internas do tratamento do correio recebido e do expedido
Utilizar adequadamente os equipamentos associados ao circuito documental
Pedro Duarte Lopes

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Circuito Documental na Organização 2
duartelopes59@hotmail.com
Conteúdos
Tipologia da documentação interna e externa
Utilização de equipamento
Tratamento do correio recebido
Tratamento do correio expedido
Correio electrónico
Procedimentos de qualidade
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Conteúdos
Utilização- deCorrespondência
equipamento recebida
- Correspondência expedida
Tratamento- Circuito darecebido
do correio documentação interna
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Conteúdos
- Fotocopiadora
- Máquina de encadernar
- Scanner
- Fax
- Máquina de destruir papel
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Conteúdos

- Separação
- Abertura
- Registo
- Distribuição
- Despacho
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Conteúdos

- Verificação
- Registo
- Selecção
- Dobrar / Envelopar
- Pesagem / Expedição
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Conteúdos
- Tratamento
Procedimentos (recebido, expedido, arquivo)
de qualidade
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Conteúdos
- Normas internas do circuito de documentação
- Níveis de acessibilidade à correspondência recebida
- Fichas de controlo dos procedimentos
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Considera-se correspondência, toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida

e destinada a pessoas, bem como aquela que se processa entre instituições.
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Questão:
- E o conceito de canal de distribuição?
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Existem diversos tipos de correspondência que uma empresa recebe e expede. Como
exemplos, tem-se:
Correspondência interna
- Memorandos
- Notas de serviço
- Comunicados / Informações
- Atas
- Registo em formulários
- Mails
Correspondência externa
- Fax
- Relatórios
- Comunicados / Informações (circulares)
- Mails
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A Correspondência pode ser Interna ou Externa. A Interna será toda a correspondência

que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados, ordem de
serviços, entre outros, enquanto a Externa circulará de e para fora da empresa.
A forma como a correspondência será tratada tem em conta o seguinte:

- A sua origem – de onde vem
- A sua natureza – que tipo de documento é (carta, mail, ata, relatório, etc…)
- O seu conteúdo – qual o tema/assunto (reclamação, pedido de informação…)
- E o seu destino – a quem se destina.
E assim, pode dizer-se que existem três diferentes tipos de Correspondência (quanto ao
seu circuito):
- Correspondência Recebida
- Correspondência Expedida
- Correspondência Interna
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Tipologia da documentação interna e externa – recebida
É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente

analisada é entregue ao departamento ao qual é destinada.
Questão:
A quem pertence a documentação externa?
- À pessoa (destinatário)
- À organização (responsável da função ou departamento)
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Quando se recebe o correio devemos fazer previamente uma verificação do tipo de

correspondência que chegou à empresa.
A Verificação: Certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, e
neste mesmo passo é feita a separação desta, subdividindo em informação necessária
da não necessária.
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Necessária:
A correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos: Dirigida a Alguém (em
particular), Confidencial, e dirigida à Empresa (facturas, recibos, cartas comerciais, etc.)
A correspondência particular ou pessoal nunca deve ser aberta, mas sim entregue ao seu
destinatário.
Confidencial ou secreta: assuntos de carácter sigiloso. Neste caso vem com indicação
através de carimbo. Esta correspondência nunca deve ser aberta (só deve ser aberta por
quem tem autorização). Normalmente é conduzida de imediato à direcção. Convém
registá-la em livro ou ficheiro próprios, exclusivo para este fim (correspondência
confidencial).
A Correspondência dirigida à Empresa, sem destinatário identificado, será enviada para o

departamento ou responsável de função, previamente estipulados de acordo com as
normas internas da organização (para a história, relata a actividade desta e deve ser
sempre efectuado um registo).
Pedro Duarte Lopes
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Nas pequenas empresas o circuito da correspondência é muito abreviado, enquanto nas

grandes empresas existem departamentos específicos para as diversas fases deste
circuito. Esta diferença deve-se ao volume de correspondência recebida e expedida, e
quantidade de destinatários envolvidos.
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A informação Não Necessária:

Esta correspondência não tem interesse para a empresa, pode ir directamente para o
Arquivo, e se assim for é guardada por um curto período de tempo; ou pode ser destruída
de imediato, caso não apresente o mínimo interesse para a actividade da empresa.
Questão:
- Quem toma a decisão (arquivo / destruição)?
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Equipamentos úteis: recepção
As grandes empresas geralmente oferecem um apoio ao técnico administrativo,

colocando à sua disposição maquinaria capaz de o auxiliar, por exemplo na abertura do
correio.
Ao entrar na empresa, a correspondência deve ser ordenada e datada, desta forma é

mais fácil controlar e localizar documentos. Os datadores e ordenadores facilitam este
processo pois são fáceis de utilizar e mudam rapidamente a data, e podem possuir ou
não área para colocação de texto
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Tipologia da documentação interna e externa – expedida
Toda a correspondência expedida deve ser devidamente registada em livro próprio, onde
se poderá aceder aos seguintes elementos: referência, tipo de documento, data, nome e
morada e ainda o assunto resumido.
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Equipamentos úteis: expedição
Em algumas empresas é possível ao técnico administrativo, contar com a ajuda da

tecnologia para dobrar cartas e colocá-las nos sobrescritos normalizados segundo
padrões definidos, e depois franquiá-los.
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Tipologias de envelopes
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Tipologia da documentação interna e externa – interna
Geralmente são todas as informações que são colocadas num local acessível para que
todos tomem conhecimento, por exemplo (Memorandos, Notas de serviço,
Comunicados / Informações).
Também, neste tipo de correspondência deve ser efectuado um registo de saída, o qual
deve mencionar o tipo de documento, a data de saída e o assunto tratado.
Pode existir também um índice, para cada tipo de comunicação interna, que permita
identificá-lo rapidamente, e verificar as suas diferentes versões ao longo do tempo.
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OBRIGADO !
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Identificar os tipos de documentos existentes na organização, quer internos, quer

Aplicar as normas internas do tratamento do correio recebido e do expedido

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Tipologia da documentação interna e externa

Tratamento do correio recebido

Tratamento do correio expedido

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Tratamento do correio recebido

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Tratamento do correio recebido

Tratamento do correio expedido

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Tipologia da documentação interna e externa

Tratamento do correio recebido

Tratamento do correio expedido

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Tipologia da documentação interna e externa

Tratamento do correio recebido

Tratamento do correio expedido

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Considera-se correspondência, toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida

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Considera-se correspondência, toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida

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Considera-se correspondência, toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida

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A Correspondência pode ser Interna ou Externa. A Interna será toda a correspondência

A forma como a correspondência será tratada tem em conta o seguinte:

É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente

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Quando se recebe o correio devemos fazer previamente uma verificação do tipo de

Pedro Duarte Lopes

A Correspondência dirigida à Empresa, sem destinatário identificado, será enviada para o

Nas pequenas empresas o circuito da correspondência é muito abreviado, enquanto nas

Pedro Duarte Lopes

A informação Não Necessária:

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Equipamentos úteis: recepção

As grandes empresas geralmente oferecem um apoio ao técnico administrativo,

Ao entrar na empresa, a correspondência deve ser ordenada e datada, desta forma é

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Equipamentos úteis: expedição

Em algumas empresas é possível ao técnico administrativo, contar com a ajuda da

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