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Manual de Arquivo

INTRODUÇÃO - DOCUMENTO E NORMALIZAÇÃO ..................................................................................................... 2


1. O DOCUMENTO NA EMPRESA ............................................................................................................................ 2
1.1. Noção de documento ................................................................................................................................. 2
2. NORMALIZAÇÃO................................................................................................................................................ 3
2.1. Conceito de normalização........................................................................................................................... 3
2.2. Tipos de normas ......................................................................................................................................... 3
2.2.1. Internacionais ...................................................................................................................................................... 3
2.2.2. Nacionais ............................................................................................................................................................. 3
2.2.3. Particulares .......................................................................................................................................................... 3
2.3. Aplicação da normalização ......................................................................................................................... 3
2.4. Normas Portuguesas .................................................................................................................................. 4
3. IMPRESSOS E MINUTAS...................................................................................................................................... 5
3.1. Vantagens dos impressos ........................................................................................................................... 6
2.2. Estrutura do impresso ................................................................................................................................ 6
O ARQUIVO E A INFORMAÇÃO ................................................................................................................................. 7
1. O ARQUIVO – CONCEITO .......................................................................................................................................... 7
1.1. Arquivo e arquivos...................................................................................................................................... 7
1.2 O arquivo da empresa ................................................................................................................................. 7
2. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS .................................................................................................................................. 8
2.1. Forma de organização dos arquivos ............................................................................................................ 8
2.2. Frequência de consulta ............................................................................................................................... 8
2.3. Posição dos documentos ............................................................................................................................ 9
2.4. Nível de informatização ............................................................................................................................ 10
3. FUNÇÕES DO ARQUIVO .......................................................................................................................................... 10
4. FICHAS .............................................................................................................................................................. 12
4.1. Conceito de ficha ...................................................................................................................................... 12
4.2 Tipos de fichas........................................................................................................................................... 12
5. FICHEIROS .......................................................................................................................................................... 13
5.1. Conceito de ficheiro .................................................................................................................................. 13
5.2. Tipos de ficheiros...................................................................................................................................... 13
6. A ORGANIZAÇÃO E EFICÁCIA DO ARQUIVO ................................................................................................................... 14
6.1. Informação arquivo e actividade empresarial ........................................................................................... 14
6.2. Circuitos administrativos .......................................................................................................................... 14
6.3. Eficácia do arquivo ................................................................................................................................... 14
A PLANIFICAÇÃO E A ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO ................................................................................................ 16
1. AS CONDICIONANTES ERGONÓMICAS ......................................................................................................................... 16
2. LOCALIZAÇÃO E INSTALAÇÃO ................................................................................................................................... 17
2.1. A instalação ............................................................................................................................................. 17
2.2. Iluminação, ventilação e eliminação de ruídos .......................................................................................... 18
3. EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS ................................................................................................................................ 18
3.1. Estantes e Armários.................................................................................................................................. 18
3.2. Pastas, Arquivadores e Classificadores ...................................................................................................... 19
3.3. Separadores e Guias ................................................................................................................................. 20
3.4. Ficheiros................................................................................................................................................... 20
4. CONSERVAÇÃO, MANUTENÇÃO E EXPURGO ................................................................................................................ 20
4.1. Prazos de Conservação ............................................................................................................................. 21
4.2. Actualizações e expurgo ........................................................................................................................... 21
5. SEGURANÇA........................................................................................................................................................ 22
SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO, CODIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO ................................................................................ 23
1. CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO ........................................................................................................................... 23
1.1. Classificação ............................................................................................................................................ 23
1.2. Codificação .............................................................................................................................................. 24
1.2.1 Tipos de Símbolos ............................................................................................................................................... 24
1.2.2. Significação dos símbolos ................................................................................................................................... 25
1.2.3. Os códigos por conjuntos ou agrupados.............................................................................................................. 25
1.2.4. A classificação decimal de Dewey ....................................................................................................................... 26
2. ORDENAÇÃO ....................................................................................................................................................... 28
2.1. Ordenação alfabética ............................................................................................................................... 28
2.1.1. Vantagens e desvantagens ................................................................................................................................. 28
2.1.2. Critérios de ordenação alfabética ....................................................................................................................... 29
2.1.3. Regras de Ordenação Alfabética ......................................................................................................................... 30
2. 2. Classificação numérica ............................................................................................................................ 34
2.3. Classificação ideológica ............................................................................................................................ 35
2.4. Classificações geográfica .......................................................................................................................... 35
2.5. Classificações Cronológica ........................................................................................................................ 36
3. FICHEIROS ELECTRÓNICOS E BASE DE DADOS ................................................................................................................ 38
Microfilmagem ............................................................................................................................................... 38

Formadora Marta Nascimento


1 Abril de 09
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Introdução - Documento e normalização

1. O DOCUMENTO NA EMPRESA

Dado que a empresa representa através de documentos os factos relativos à sua actividade, estes
constituem a sua memória e um facto importante para a eficiência e eficácia dos seus serviços.

1.1. Noção de documento

Um documento é um objecto que reproduz ou representa um facto uma coisa ou uma pessoa,
podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência,
habitualmente escrito, podendo, contudo, assumir outro suporte material além do papel.

O documento tem essencialmente duas funções:


 A de representação de um facto ou situação
 A de conservação

Destas funções resulta a seguinte classificação:

Documentos de Posição: Objectivo de conservar ideias ou informações, o documento funciona como


fonte de informação. Ex: registo de um hotel, contas correntes.

Circulação ou transmissão: Servem para fazer circular as ideias ou informações, o documento é


veículo de transporte. Ex: factura, letra.

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2 Abril de 09
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2. NORMALIZAÇÃO
2.1. Conceito de normalização
A aplicação generalizada das novas tecnologias e a multiplicação de contactos a nível internacional
tornaram necessário uniformizar critérios e padrões, estabelecendo regulamentos ou normas que
simultaneamente facilitem as comunicações e simplifiquem a organização do trabalho

A existência, a observância e o cumprimento de normas contribui de forma decisiva para uma melhor
vivência facilitando a comunicação, orientando os comportamentos, etc.

As normas são assim conjuntos de regras respeitantes aos vários sectores de uma sociedade
organizada podendo ser internacionais, nacionais ou particulares.

2.2. Tipos de normas


 INTERNACIONAIS
 NACIONAIS
 PARTICULARES

2.2.1. Internacionais
Elaboradas por um organismo internacional. Estabelecem uniformização de normas, estipulando
formatos, dimensões e pesos.

2.2.2. Nacionais
Elaboradas dentro de cada país. Definem orientações com vista à uniformização de procedimentos
e sempre que possível de acordo com as normas internacionais.

2.2.3. Particulares
Encontram-se dentro de cada organização, para funcionamento interno.

2.3. Aplicação da normalização


A normalização abrange as normas cujo cumprimento é obrigatório e as que funcionam como simples
orientação da actividade humana e estendendo-se a todas as áreas:
 Aos sectores básicos da economia: Agricultura (fruta de
tamanho normalizado); pesca (malhas das redes, …),
comércio (código de barras, ...), indústria (ferramentas,

moldes, …).

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3 Abril de 09
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 Aos serviços: banca (cartões de crédito, …), seguros (carta verde, …), transportes
(documentação, …), administração (numeração progressiva dos tamanhos de papel), …

 Aos sistemas e suportes da comunicação e das telecomunicações: (correspondência (códigos


postais, …), telefone (indicativos, …).

No arquivo, a normalização é particularmente importante, não só no que se refere à dimensão dos


equipamentos e acessórios, mas sobretudos aos documentos a arquivar.

2.4. Normas Portuguesas

As normas portuguesas começaram a ser estabelecidas a partir de 1960, havendo interesse em


conhecer as que se aplicam mais directamente ao sector de serviços.

NP1 – “Normas Portuguesas – Designação e Numeração”


NP4 – “Papel – Aplicação dos formatos da série A”
NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Primeira Página)
NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Página de Continuação)
NP7 – “Sobrescritos e Bolsas – Formatos”
NP8 – “Ofício ou carta – Formato A5”
NP9 – “Escrita dos Números”
NP10 – “Fichas e Ficheiros – Formatos”
NP17 – “Formatos dos Papeis”
NP20 – “Sobrescrito – Carta – Formato A4”
NP24 – Caixas, Pastas e Capas de Arquivo”
NP37 – “Arredondamento dos valores numéricos”
NP72 – “Unidade de medida”
NP79 – “Arredondamento de Números Ligados”
NP112 – “Fotocópias – Formatos”
NP113 – “Numeração Progressiva das Secções de um Documento”
NP139 – “publicações periódicas – Abreviaturas dos Títulos”
NP 154 – “Símbolos das grandezas e das Unidades de Medida”
NP303 – “Microcópias – Terminologia e Definições”
NP950 – “Tratamento da Informação – Escrita Numérica das datas”
NP951 – “Numeração das Semanas do Ano”

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4 Abril de 09
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Formatos do papel

SÉRIE A SÉRIE B SÉRIE C (cm)


A5 = 14.8 x 21 B5 = 17.6 x 25 C5 = 16.2 x 22.9
A4 = 21 x 29.7 B4 = 25 x 35.3 C4 = 22.9 x 32.4
A3 = 29.7 x 42 B3 = 35.3 x 50 C3 = 32.4 x 45.8
A2 = 42 x 59.4 B2 = 50 x 70.7 C2 = 45.8 x 64.8

Proposta de trabalho
Formatos dos envelopes mais conhecidos
Desenhe com uma régua
os vários formatos de
envelopes e compare-os.
ENVELOPE DIMENSÃO (cm)
C6 11,4 x 16,2
DL – Invólucro de Dimensão Longa 11,0 x 22,0
CN – Invólucro para cheque normalizado 11,0 x 16,8
DP – Invólucro de dimensão postal 12,0 x 17,6

A escrita dos números e importâncias

Os números devem ser escritos em grupos de 3 algarismos a partir das unidades, quer para a
esquerda (parte inteira), quer para a direita (parte decimal), deixando-se um espaço entre cada grupo,
excepto quando se trate exclusivamente de números inteiros ou decimais formados por 4 ou menos
algarismos. Apenas se devem usar sinais gráficos (ponto ou vírgula) para separar a parte inteira da
parte decimal.

3897 (e não 3 897) excepção à regra


389, 732
390 987 e não 390987

A escrita das datas


As datas devem ser redigidas indicando separadamente o ano, o mês e o dia da seguinte forma:

2009-04-13
Ano Mês Dia

3. IMPRESSOS E MINUTAS

Como consequência directa da necessidade de normalizar, rentabilizar e dinamizar os serviços,


qualquer organismo ou empresa se serve cada vez mais de impressos e minutas, esquematizados e
formatados de acordo com normas internacionais ou com as necessidades pontuais de informação.

Para além de elementos identificativos, apresentam, de forma organizada e graficamente estudada


para permitir uma rápida leitura, os dados fundamentais ou o texto normalizado de uma
comunicação.

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5 Abril de 09
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Exemplos:
 Boletim de matrícula
 Modelos de IRS
 Folhas de requisição
 Fichas de clientes

3.1. Vantagens dos impressos

 Fáceis de preencher;
 Mais económicos;
 Simplificam e normalizam o trabalho administrativo;
 Indicam os dados que temos de recolher e como devemos inseri-los;
 Reduz o tempo de execução de algumas tarefas;
 Normaliza o trabalho administrativo;
 Evita esquecimentos ou repetição de informação;
 Permite preencher diversos documentos num só.

2.2. Estrutura do impresso


 Cabeçalho
 Título
 Nome da empresa Nota: Na parte final os
 Data impressos da
 Corpo administração pública,
em rodapé, contêm
 Identificação normalmente referência
a:
 As mais variadas informações
 Final Códigos (modelos, …)
 Data Data de tiragem
 Assinaturas Volume de tiragem
 Vistos Preço (pode vir no
rodapé)

Ficha de Trabalho

1. Explique brevemente o que é um documento e como é que este se pode classificar.


2. Enumere as características de um impresso e as condições que este deve reunir.
3. Corrija a apresentação das datas e números, de acordo com a NP-9: Até 13.04.2009 tivemos
139.237 encomendas, 5 123 das quais ainda não estão pagas, o que equivale a um prejuízo
de 15 mil e 300 Euros.

4. Reduza a caracteres numéricos:


a) Quinhentos e seis mil e cinco
b) Três milhões setecentos e um mil e novecentos
c) Um de Julho de dois mil e quatro.

5. Redija correctamente a data actual.

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6 Abril de 09
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O arquivo e a informação
1. O arquivo – conceito

As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contém registos de


dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando despacho dos
pedidos de consulta provenientes dos seus diversos sectores. Essa recolha, conservação e consulta são
asseguradas pelo arquivo.

1.1. Arquivo e arquivos

A palavra arquivo provem do grego “archeion”, que designava o lugar onde os magistrados da Atenas
guardavam os documentos de maior interesse para o estado. Hoje em dia, tem várias acepções:

 Organismo publico (ele trabalha no arquivo municipal do porto)


 local, edifício, sala (vai-se colocar uma fotocopiadora no arquivo)
 Estante, móvel, mobiliário (esse processo encontra-se no arquivo 5)
 Sector, serviço (ela trabalha no arquivo)
 Trabalho, tipo de actividade (vou fazer o arquivo da correspondência)
 Conjunto de documentos arquivados.

Quais os principais arquivos públicos?


 Tombos (arquivos centrais para onde são transferidos os documentos do estado e das autarquias –
torre do tombo)
 Arquivos dos ministérios, alguns dos quais históricos (A. Histórico militar, A. Geral da marinha, A.
Casa da moeda, A. Imprensa nacional, A. Tribunal de contas, etc.)
 Arquivos distritais e municipais (Lisboa, Porto, Coimbra, …)
 Arquivos particulares (Misericórdias, hospitais, igrejas…)

1.2 O arquivo da empresa

Em termos empresariais, o arquivo designa basicamente:


a) O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector, assegura a organização
sistematizada da informação/ documentação, a sua conservação e o seu acesso a consulta;

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b) O conjunto de documentos reservados que são conservados pela empresa segundo métodos
de classificação e durante períodos de tempo pré-determinados pela lei ou pelas suas
conveniências;
c) O local onde estes documentos são conservados.

2. Classificação dos arquivos

Os arquivos são normalmente classificados quanto à forma de organização, à frequência de consulta,


à posição dos documentos e ao grau de informatização.

2.1. Forma de organização dos arquivos


Classificação dos
 Centralizados arquivos
Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se
habitualmente centralizado no único sector e é comum aos vários Organização:
serviços. Todos os documentos são dirigidos para classificação a um  Centralizados
gabinete/órgão/funcionário especializado, que além de receber,  Descentralizados
registar, distribuir e expedir o correio, organiza e conserva a  Dirigidos
documentação.
Frequência de
Consulta:
 Descentralizados
 Activos
Nas grandes empresas, cada sector/pessoa tem em principio a  Semi-Activos
possibilidade de ter o seu arquivo próprio, havendo ou não duplicados  Inactivos
ou acesso informático por outros sectores ou pela administração.
Embora com algumas vantagens, este método exige para o seu bom Posição dos
funcionamento: documentos:
 A existência de um regulamento interno bem detalhado que defina  Horizontais
claramente as normas de funcionamento do arquivo  Verticais
 A definição da responsabilidade de cada funcionário  Suspensos
 Rotativos

 Dirigidos ou mistos
Nível de
Há por vezes vantagens em combinar os dois sistemas anteriores, Informatização:
centralizando a coordenação e fiscalização do sistema geral e  Não
descentralizando a informação específica de cada departamento/ informatizados
sector.  Parcialmente
informatizados
 Totalmente
informatizados
2.2. Frequência de consulta

 Activos
São constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso e de que se prevê a
necessidade de consulta frequente.

 Semi-activos

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Reúnem os documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.

 Inactivos ou mortos
Contêm documentação que por razoes de ordem fiscal, jurídica, ou histórica deve ser conservada,
sendo a sua consulta feita apenas em casos especiais.

2.3. Posição dos documentos

 Horizontais
Os documentos são arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou
armários com prateleiras.

 Verticais
Neste sistema, os documentos são colocados verticalmente uns após os outros. Usa-se para
volumes encadernados dossiers e caixa de cartão, vídeos, etc.

 Suspensos
Toda a documentação é colocada em pastas ou bolsas de papel kraft continuo, dobrado em
forma de fole, suspensas pela parte superior e em classificadores que deslizem numa estrutura
metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior lateral, ao encontrarem-se colocadas
em gavetas. São muito usados para arquivo dos processos.

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9 Abril de 09
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 Rotativos
Os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou
horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente
guardado em armário próprio.

2.4. Nível de informatização

 Não informatizados ou tradicionais


 Parcial ou totalmente informatizados
 Totalmente informatizados

A informação chega hoje em dia a uma organização vinculada de formas muito variadas: correio
normal, correio electrónico, telecopia, imagens em vídeo ou fixas, anotações ou mensagens áudio,
etc.

Há assim tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e o arquivo
electrónico da restante documentação. No entanto, os dois sistemas interpenetram-se,
dependendo a sua utilização da dimensão da empresa e do seu sistema de trabalho (ver ponto 5-
o arquivo electrónico e a micro filmagem).

3. Funções do arquivo

Vimos já que as funções básicas do arquivo consistem na recolha, conservação e criação de


condições de segurança e fácil consulta dos documentos.

Compete assim ao arquivista:


Funções do Arquivo:
 Recolher
 Seleccionar a documentação recebida e emitida. E necessário
 Seleccionar
saber fazer a tiragem correcta dos inúmeros documentos que
diariamente chegam à empresa, separando os realmente  Classificar
necessitam de ser arquivados.  Conservar

 Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos a arquivar. O registo e feito de


forma cronológica e a classificação segundo critérios predefinidos. A classificação exige atenção,

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reflexão e disciplina, sobretudo na codificação dos documentos, que consiste na sua identificação
através de um conjunto de símbolos predeterminados

 Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a sua preservação.

 Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados, de forma a permitir


simultaneamente a sua segurança e o seu fácil acesso para consulta.

 Actualizar e expurgar o arquivo, reorganizando-os e libertando-o de elementos ultrapassados ou


desnecessários, de acordo com os prazos estipulados na lei (cinco ou dez anos, conforme a sua
natureza) e/ou os interesses da empresa.

 Zelar pela reimpressão do arquivo

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11 Abril de 09
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4. Fichas

4.1. Conceito de ficha

As fichas são documentos de formato e disposição gráfica normalizado contendo informações


organizadas e sistematizadas que permitem uma grande facilidade de utilização e consulta.

Para além da variedade de dimensões, material e estruturação as fichas classificam-se quanto à


possibilidade de actualização, e quanto à sua forma de detecção e localização.
Ditar conceito de ficha

4.2 Tipos de fichas

 Estatísticas
As que contem elementos que não se destinam em princípio a sofrer alterações (por ex., fichas
de biblioteca)
 Dinâmicas
As que são susceptíveis de permanente actualização (por ex. Fichas de armazém).
 “Cegas”
As que se colocam sobrepostas ou umas atrás das outras, ficando visível apenas a primeira.
 Parcialmente Visíveis
As que permitem a visibilidade do titulo e / ou outros elementos importantes que são
necessários destacar
 Com sinalizadores
As que são acompanhadas de separadores, indicativos/ Sinalizadores/cavaleiros, incorporados
ou não nas próprias fichas (Alfabéticos, numéricos, por assuntos, etc.)

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12 Abril de 09
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5. Ficheiros

5.1. Conceito de ficheiro

É um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa
ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou móvel próprio.

5.2. Tipos de ficheiros

 Horizontais
- Com as fichas em posição horizontal

 Verticais
- Com as fichas em posição vertical

 De consulta directa

 Remissíveis
Remetendo para outros com informações mais pormenorizadas

 Tradicionais

 Informatizados

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13 Abril de 09
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6. A organização e eficácia do arquivo

6.1. Informação arquivo e actividade empresarial

Para o bom funcionamento de qualquer organização e essencial reunir em arquivo a documentação e


a informação necessária e/ou útil, enviada e recebida, criando assim um centro de consulta e
fornecimento de informações.

Esta necessidade e tanto mais premente quanto maior for a organização, porque haverá um maior
perigo de desconhecimento de informação importante, perda de tempo na procura, ou ate extravio de
documentação, o que se traduz na desorganização dos serviços administrativos que afectara toda a
Empresa.

A gestão eficaz e eficiente da informação passa assim pela organização adequada do arquivo, onde a
electrónica tem vindo a desempenhar um papel cada vez mais relevante.

6.2. Circuitos administrativos

Associado ao arquivo encontra-se o circuito de entrada e saída de documentos.

Em princípio, os documentos sob a responsabilidade do arquivo constituem processos, não devendo


por essa razão ser consultados separadamente. Cada utente deverá assim solicitar o processo
completo para consulta.

Quem utiliza o arquivo é responsável pelos processos/ documentos que solicita, e deve rubricar a
ficha de controlo quando os levanta. Se os entregar a qualquer outra pessoa sem dar conhecimento
ao arquivo continuará a ser responsável.

A documentação saída deverá ficar na posse do utilizador o tempo estritamente necessário para o
tratamento do assunto em causa, devendo ser estabelecido um tempo máximo para devolução ( 30
dias, por ex.).

É também necessário estabelecer um sistema rápido e de fácil visualização, e que permita ao


arquivista detectar os processos em falta ( por ex, fichas de saída com cavaleiros).

6.3. Eficácia do arquivo

A eficácia do arquivo é medida basicamente:


 Pela rapidez e segurança com que os processos chegam às mãos
dos requisitantes;
 Pela frequência com que são feitos os pedidos

Quais os índices dessa eficácia?


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O movimento do arquivo, que se define pela relação entre o número de documentos requisitados por
ano e o número de documentos arquivados:

N. de documentos requisitados/ ano


N. de documentos arquivados

Se o resultado atingir o 10 % pode considerar-se satisfatório; abaixo deste índice, revela a existência
de material inútil que está a sobrecarregar o arquivo.

A organização do arquivo, que é encontrada, confrontando o numero de documentos procurados com


o numero de documentos não encontrados:

N. de documentos não encontrados


N. de documentos procurados

Até 0,3%, pode-se considerar razoável a organização; acima deste valor, há que rever o sistema.

Ficha de trabalho

Estabeleça brevemente

1. Os conceitos de:

a) Arquivologia
b) Arquivo empresarial
c) Fichas e ficheiros
d) Circuito administrativo
e) Eficácia do arquivo

2. As finalidades básicas do arquivo.

3. As razões por que se devem conservar os documentos .

4. A classificação dos arquivos.

5. Os principais arquivos públicos.

6. As funções do arquivista.

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15 Abril de 09
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A planificação e a organização do arquivo


A organização do arquivo esta directamente ligada a dimensão da empresa; à sua actividade e ao seu
sistema de trabalho.

Assim o planeamento e a organização ao arquivo devem ser feitos equacionando:

 O numero de utilizadores e o pessoal disponível;


 O volume da documentação e o tipo de utilização previsível
(permanente, frequente ou esporádica);
 O espaço físico e a localização estratégica.

1. As condicionantes ergonómicas

De uma forma genérica podemos dizer que o arquivo deve ser funcional e eficaz, obedecendo aos
requisitos seguintes:

 Ser instalado em local amplo, arejado, com pouca humidade, a


uma temperatura adequada e constante, com iluminação que
facilite a busca e a consulta;
 Estar “à mão” e ser acessível sem prejuízo da preservação e
segurança dos documentos;
 Ter custo reduzido;
 Apresentar um aspecto agradável e decorativo .

Quais as principais regras a observar?

 O custo do arquivo de um documento (bem como da sua procura) deve ser inferior ao custo da
sua falta ou substituição;
 A organização deve ser feita por classes de documentos segundo regras claras pré-definidas,
prevendo a sua extensão e reclassificação futuras;
 Deve conservar-se apenas o indispensável e durante o tempo exigindo pela lei (prazos de
conservação e prescrições) ou pelos interesses da empresa.

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16 Abril de 09
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Convém assim determinar:

A adequação do local aos fins a que se destina


 A escolha do equipamento e a sua disposição e agrupamento
ergonómicos:
 As medidas de protecção contra problemas naturais e riscos de
segurança;
 As normas de arquivo, acesso, consulta e circuitos administrativos.

2. Localização e instalação

Até há relativamente pouco tempo era habitual reservar para o arquivo os


espaços e instalações “excedentes”, ou que não serviam para outra coisa
(arrumos, anexos, caves, sótãos, corredores, etc.).

Hoje compreende-se que é importante que a localização seja estratégica e que


a instalação obedeça a critérios de racionalidade cuidadosamente definidos
que determinam o grau de eficiência e eficácia da utilização do arquivo, pelo que se deve ter
fundamentalmente em conta.

 O grau de centralização/descentralização do arquivo;


 O nível de informatização;
 O tipo e frequência da utilização prevista;
 A ergonomia e a operacionalidade.

Estes factores inter-condicionam-se:

 Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizada numa única
divisão, que serve todos os sectores; nas grandes empresas, cada sector tende a ter um arquivo
próprio recorrendo frequentemente à informatização para centralizar a informação e possibilitar a
consulta inter-arquivos.

 O nível da informatização depende por sua vez do grau de centralização ou descentralização ao


arquivo, do volume de informação e documentação a tratar, da existência de equipamento e
pessoal especializado e do sistema de trabalho da própria empresa;

 A localização e instalação dependem também da frequência da consulta e do tacto desta se


processar habitualmente no arquivo ou ser feita noutro local

 Há que ter igualmente em conta a economia de tempo e esforço na busca e procura, a fluidez dos
circuitos administrativos e a funcionalidade global do sistema.

2.1. A instalação

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17 Abril de 09
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Na instalação deve-se considerar:

 A iluminação, ventilação e eliminação de ruídos;


 A escolha de equipamentos e acessórios;
 As medidas de conservação, manutenção e segurança.

2.2. Iluminação, ventilação e eliminação de ruídos

A iluminação deve ser cuidadosamente estudada, para eliminar reflexos ou


cintilações, com possível gradação ou regulação e ecrans dotados de filtros
protectores, recorrendo-se se necessário a consulta de um técnico em
luminotecnia.

A ventilação, grau de humidade e temperatura devem ser apropriados a


conservação dos documentos (caixa de ar, ventilação natural, ar
condicionado, etc).

A eliminação dos ruídos pode ser feita através de insonorização de paredes e soalhos, colocação
de vidros duplos, etc.

3. Equipamentos e Acessórios

O acondicionamento é importante na conservação e utilização funcional do arquivo. Daí a


necessidade de escolher equipamento sólido, em material adequado, bem dimensionado
relativamente aos fins a que se destina, apropriado a distribuição ergonómica e a futura extensão do
arquivo (módulos em encastráveis, empilháveis ou extensíveis, gavetas de tamanho padronizado e
providas de rolamentos de esferas, etc).

Para se poder fazer a melhor escolha, de acordo com as condicionantes já referidas é necessário
conhecer os modelos e características dos elementos do sistema disponíveis no mercado: equipamento
(peça ou peças que irão conter o arquivo, estantes, armários, ficheiros, etc) e acessórios (materiais
auxiliares – fichas, guias, dispositivos de intercalação etc.)

3.1. Estantes e Armários

Os dossiers são habitualmente colocados (protegidos ou não por caixas próprias)


estantes (abertas ou de vitrine) ou armários, cujas dimensões dependem
naturalmente do espaço disponível e do volume das pastas arquivar, devendo
constituir um conjunto harmónico entre si (do mesmo material e cor, formando
módulos, etc.). e relativamente ao restante mobiliário.

A sua disposição deve ser tão ergonómica quanto possível (distâncias, alturas de
prateleiras, etc.), devendo dar-se particular atenção a distribuição dos dossiers,

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18 Abril de 09
Manual de Arquivo

de forma a seguir uma ordem lógica ou cronológica, colocando os de consulta mais frequente nos
locais que exijam menor deslocação ou esforço do utilizador.

3.2. Pastas, Arquivadores e Classificadores

A documentação a ser arquivada é colocada em pastas, a que também se da o nome de


classificadores, arquivadores ou dossiers e cujos formatos, larguras de lombada e dispositivos de
fixação são normalizados.

De que depende a sua escolha?

 Da utilização prevista

Quando destinados a simples consulta, em que não é em princípio necessário (ou ate nem
convêm) retirar qualquer elemento, podem (e por vezes devem) ser utilizadas pastas ou dossiers
que obriguem a retirada ao conjunto para o acesso a um documento.

Se pelo contrário se destinam à elaboração de trabalhos ou arquivo vivo, devem ser providos de
argolas, estar suspensas ou introduzidas noutro sistema que possibilite a introdução ou retirada
dos documentos ou a sua troca de posição.

As pastas suspensas, alem da economia de espaço que representam facilitam e tornam mais
rápida a sua localização.

A qualidade do material e a necessidade de protecção especial (caixas próprias, material plástico,


acetados, etc, são determinados pela importância dos documentos, pela frequência da sua
consulta ou manuseio e pela utilização exclusiva em gabinete ou no exterior.

De qualquer forma, os documentos importantes não devem ser furados, clipados ou agrafados
directamente, mas inseridos em bolsas individuais transparentes ou organizados em processos
(dentro de pastas próprias, reunidos com baguettes etc.)

 Do volume e dimensão dos documentos

A maior parte das pastas corresponde ao formato A4, embora haja modelos
para outros formatos especialmente A3 e A5.

O volume determina por sua vez a largura da lombada, que oscila entre um ou dois
mm para pastas individuais ou pequenos processos e oito a dez cm para grandes
volumes.

Convêm assim escolher o formato e o tamanho das pastas, de forma a


rentabilizar o espaço, respeitar a estética e dar um aspecto tanto quanto
possível uniforme e organizado ao conjunto, sem prejuízo dos elementos
distintivos facilitadores da procura e consulta. Usam-se por vezes cores
diferentes (da pasta, da lombada, da etiqueta, aos sinalizadores, etc.) para cada assunto, tipo de
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19 Abril de 09
Manual de Arquivo

arquivo ou departamento, o que permite rápida localização e a detecção de dossiers fora do


lugar.

3.3. Separadores e Guias

Para facilitar a localização rápida usam-se dispositivos de intercalação ou separadores e guias.

As guias móveis têm tiras de inserção de metal ou de plástico (cavaleiros), enquanto as imóveis
apresentam saliências que servem de índices de consulta (pestanas).

3.4. Ficheiros

O seu tamanho, dimensões e estruturas dependem do tipo de fichas que se destinam a conter.

Entre os vários tipos de ficheiros (horizontais, verticais, suspensos ou rotativos), há que escolher os
que melhor se adaptem as finalidades a que se destinam.

No centro de saúde, por exemplo, em que a documentação dos doentes se encontra reunida em
processos mantidos nos serviços administrativos e é facultada aos gabinetes médicos para
consulta, é de toda a conveniência a utilização de ficheiros rotativos suspensos em armários
fechados, que armazenam um grande numero de pastas suspensas, facilitam a busca e permitem
manter a confidencialidade dos registos.

Como regra geral, devem ser escolhidos ficheiros que permitam uma arrumação rápida e uma
localização fácil.

4. Conservação, Manutenção e Expurgo

Para além das condicionantes ergonómicas já estudadas – manutenção de uma


temperatura, grau de humidade e ventilação adequados a conservação dos
documentos – há que estabelecer medidas de profilaxia e remedeio dos problemas
naturais:
 Tratamento anti-fungos de paredes e soalho;
 Pintura anticorrosiva de móveis metálicos;

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20 Abril de 09
Manual de Arquivo

 Limpeza e desinfecção periódicas;


 Utilização de ecrãs protectores (filtros, persianas, transparentes, etc.)
 Instalação de ventiladores, desumidificadores ou ar condicionado .

4.1. Prazos de Conservação

O prazo de conservação de um documento é o período que deve decorrer deste a data em que e
elaborado ate à data em que vai ser destruído.

Este prazo e normalmente fixado em anos, havendo a considerar:

 Os prazos de conservação funcional, fixados pela própria empresa, de acordo com o


interesse que para ela representa a informação neles contida, e que raramente
ultrapassam o prazo legal.
 Os prazos de conservação (retenção) legal, que são fixados pela legislação
(habitualmente de 5 ou 10 anos, conforme a natureza do documento).

Nos termos do Código Comercial, “todo o comerciante é obriga do a arquivar a correspondência


e telegramas que receber, os documentos que provarem pagamentos e os livros da sua
escrituração mercantil, devendo conservar tudo pelo espaço de 10 anos” (art. 40º). Tratando-se
de uma sociedade, o prazo termina 5 anos depois da liquidação.

Para efeitos fiscais, o prazo de conservação da escrita é de 5 anos (art. 134 do Código da
Contribuição Industrial, art. 52º do Imposto sobre o valor Acrescendo).

4.2. Actualizações e expurgo

A actualização da informação e a destruição (expurgo) dos documentos são hoje mais do que
nunca uma necessidade, para evitar erros, e acumulação desnecessária e contraproducente de
documentos.

Torna-se assim essencial rever e actualizar periodicamente os arquivos.

Como se deve processar a actualização?

 Transferindo do arquivo activo para o semi-activo os documentos que deixaram de ter


interesse imediato.
 Guardando no arquivo “morto” os documentos que, embora sem previsão de
consulta, continuam a ter interesse para a empresa.
 Libertando o arquivo de documentação ultrapassada, e de informação que deixou de
ser necessária, pertinente ou mesmo correcta (preços antigos, impressos e minutas
que foram reformulados, etc.)

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21 Abril de 09
Manual de Arquivo

5. Segurança

Para além das medidas preventivas a ter em conta na instalação – equipamento anticombustível,
extintores, automáticos, sinalização de alarme, etc. - , há que fazer a previsão de risco relativamente a
deterioração, destruição, extravio ou roubo.

Como aumentar a segurança do arquivo?

 Estabelecendo normas de acesso e utilização, de manuseio e


consulta de documentos confidenciais, obras raras ou facilmente
deterioráveis, (com recurso a acetatos de protecção, duplicados, microfilmagem, etc.)
 Proibição de fumo no local.
 Introduzindo dispositivos de retenção de fichas e documentos, e
utilizando cofres e fechos especiais.

A segurança no arquivo informático

 No arquivo informático, há já vários sistemas de segurança:


 Códigos de identificação (Códigos Pin e User-ID, por ex.) a
palavras-chaves de acesso (“passwords”);
 Bloqueio da entrada após um numero pré-determinado de
tentativas;
 Protecção anti-vírus;
 Organização de duplicados para o caso de falha no sistema
(“backups”).

Ficha de trabalho

1. Na Empresa W, instalada numa rua de grande movimento e ruído, num edifício antigo com
problemas de instalação eléctrica, infiltração de humidade e poeiras, o arquivo encontra-se num
corredor sombrio, em estantes abertas enferrujadas, onde a documentação se encontra guardada a
esmo, em caixas de cartão em mau estado.

Enumere as medidas a tomar para modificar este estado de coisas e recuperar e reorganizar o
arquivo.

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22 Abril de 09
Manual de Arquivo

Sistemas de Classificação, codificação e


ordenação
1. Classificação e codificação

De uma forma genérica podemos dizer que a documentação é organizada por um processo segundo
o qual se identificam e agrupam sistematicamente os documentos, de acordo com as suas afinidades
ou características comuns, de modo a formar grupos homogéneos.

Pretende-se assim:

 Reunir de forma lógica os documentos e a informação


 Proporcionar o seu fácil e rápido acesso sempre que
necessário
 Detectar com facilidade o extravio de qualquer documento

O sistema de arquivo deve ser simples e útil, permitindo o seu futuro aperfeiçoamento, actualização e
expansão.

Para atingir estes objectivos, há que conhecer e saber utilizar racionalmente os sistemas de
classificação, codificação, indexação e ordenação

1.1. Classificação

Classificar é dividir o material segundo determinados critérios a fim de facilitar o seu encontro e
permitir um melhor conhecimento do próprio material.

Muitas vezes a classificação pressupõe a existência de caracteres distintivos que permitem diferenciar
cada um dos elementos. Por exemplo, classificando determinados documentos em bancos. Os
elementos dessa classe poderiam ser distinguidos pelas siglas dos bancos: BNU, CGD, etc.

A este processo pode chamar-se codificação.

Formadora Marta Nascimento


23 Abril de 09
Manual de Arquivo

A classificação procura as características que ligam entre si os documentos e a codificação cria-as no


caso de se revelarem imperfeitas para os fins que nos propomos atingir.

Quer a classificação, quer a codificação procuram atribuir uma designação, uma identificação, um
“nome” a cada documentos e reagrupá-los depois em alíneas e características semelhantes

A identificação do documento pode ser feita por:


 Nome
Do autor
Do remetente
Do destinatário…
 Nome da coisa classificada
 Assunto tratado no documento classificado
 Data em que foi recebido, expedido ou redigido
 Número atribuído a tudo o que é classificado

A cada um destes critérios corresponde um tipo de ordenação especial:


 Alfabético
 Geográfico
 Numérico
 Por assunto ou tema (ideológico)
 Cronológico

Cada um dos métodos de ordenação pode aplicar-se isolado ou em coordenação com os outros. Ex:
Lista telefónica, páginas amarelas.

1.2. Codificação

A codificação designa os símbolos utilizados para codificar os documentos classificados. Esta une as
características dos documentos encontrados na classificação.

A codificação pode efectuar-se utilizando números, letras, ou mesmo a combinação de ambos. Em


geral, a preferência vai para os números.

1.2.1 Tipos de Símbolos

1.2.1. Símbolos alfabéticos

Vantagens
 Maior número de posições: são 26 símbolos alfabéticos
contra 10 numéricos.
 Podem sugerir a identidade dos nomes simbolizados

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24 Abril de 09
Manual de Arquivo

Desvantagens
 Podem ser incómodos e difíceis de ler,
 Maior possibilidade de erro na codificação

Símbolos numéricos
 Podem ser manuseados mais facilmente;
 A sua leitura a compreensão é mais imediata.
Permitem identificar a posição relativa de 2 símbolos assinalando o número de termos que os
separam. Ex: não é evidente que a distância entre f e p seja igual à existente entre 6 e 16

Símbolos alfanuméricos

Permite, quando se tem de classificar um grande nº de termos, utilizar símbolos mais curtos do que
os simples símbolos numéricos. Ex: matrículas dos carros.

1.2.2. Significação dos símbolos

Os símbolos deverão exprimir clara e imediatamente as alíneas que representam.

Código descrição
13020 Lâmpada de 20 watt
13025 Lâmpada de 25 watt
13100 Lâmpada de 100 watt

1.2.3. Os códigos por conjuntos ou agrupados

Códigos baseados na sucessão de numeração


Código estabelecido em sucessões simples de números.
Ex: 1
2
3

Os códigos por conjuntos


Os códigos por conjuntos fixam-se estabelecendo conjuntos de números em ordem progressiva a
cada categoria de alíneas a codificar.

Em cada conjunto deixam-se números livres para permitir futuros acrescentos às alíneas
compreendidas na classificação correspondente.

a)
1
2
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25 Abril de 09
Manual de Arquivo

Os códigos decimais
Sucessão decimal dos números
Ex: 1.
1.1.
1.2.

Os códigos por grupos


Num código por grupos, os algarismos que o compõem são dispostos em grupos ou campos,
designando cada um destes uma das classificações a que pertence a alínea codificada.

Uma vez que a posição de cada algarismo ou grupo de algarismos tem um significado exacto, o
número dos algarismos compreendidos em cada campo deve ser pré-estabelecido, do mesmo
modo para que não sofram modificações, a sucessão dos diversos campos.

A um código deste género poderiam atribuir-se os seguintes significados:

Campo Posição Significado


1 1-3 Vendedor
2 4 Filial
3 5-6 Zona
4 7-10 Produto vendido

Se o código assumisse esta configuração: 121 5 02 2730 - o seu significado poderia ser o
seguinte: o vendedor 121, pertencente à filial 05, que opera na zona 2, efectuou uma venda do
produto 2730.

Os códigos em grupos são especialmente indicados para uma elaboração mecânica dos dados,
pois podem ser facilmente extraídos e tabelados, qualquer que seja a classificação prevista.
Podem, além disso, ser facilmente memorizados, graças ao claro significado que possuem os
algarismos de acordo com a sua posição.

 Exercício: Codifique os seguintes elementos


Nome ................................. área ..................... Zona..................... Idade
Carina Lemos ...................... Gestão ................. Faro ..................... 40
Joana Brás .......................... Marketing ............. Lagos.................... 30
Pedro Marques .................... Eng. Civil .............. Portimão ............... 28
André Brito .......................... Economia ............. Faro ..................... 35
Paulo Soares ....................... Marketing ............. Olhão................... 32
Sandra Fonseca ................... Gestão ................. Faro ..................... 26

1.2.4. A classificação decimal de Dewey

Formadora Marta Nascimento


26 Abril de 09
Manual de Arquivo

Este sistema, também conhecido por sistema de Dewey (de Melvil Dewey, que o idealizou em
1873) ou C.D.U. – Classificação Decimal Universal –, constitui uma variante do sistema
ideológico, metódico ou analítico.

E sobretudo usado para arquivos de volume considerável e grande complexidade e variedade de


classes (arquivos e bibliotecas municipais), sendo a sua principal aplicação, relativamente as
empresas, o POC (Plano Oficial de Contabilidade).

Tem por base um plano de divisão das matérias em 10 classes (de 0 a 9), cada uma das quais se
pode subdividir até outras 10 subclasses e assim sucessivamente.

Para a sua implementação terá obrigatoriamente que ser estabelecido um plano de arquivo
elaborado de forma a considerar a limitação decimal e as necessidades futuras.

Tem a vantagem de agrupar matérias ou assuntos, enquanto o numérico simples os separa. Além
disso, tem uma referência prática, e fácil de aplicar e é uniforme.

Este sistema pode ainda ser alargado (método decimal derivado), considerando mais do que um
algarismo por grupo (normalmente com 100 posições, de 0 a 99).

EXEMPLO (Plano Oficial de Contabilidade):


26 Outros devedores e credores
261 Fornecedores de imobilizado
2611 Fornecedores de imobilizado, c/c
2612 Fornecedor de imobilizado – títulos a pagar
262 Pessoal
27 Acréscimos e diferimentos

 Conclusão

Ao executar-se um plano de codificação procura-se promover a homogeneidade dos critérios de


classificação e fazer com que a classificação corresponda aos fins para que é efectuada.

Assim, na preparação deste plano torna-se necessário definir objectivos a alcançar e conhecer
adequadamente quer o material a classificar, quer as técnicas de classificação.

Só depois de um estudo das exigências efectivas de cada empresa é possível efectuar a escolha de um
sistema de classificação satisfatória.

Um dos problemas da classificação é que, muitas vezes, sente-se a necessidade de classificar os


mesmos documento sob diversos aspectos. A solução passaria por efectuar a classificação sobre todos
os aspectos, não fosse o dispêndio de tempo espaço e o erro da duplicação de informação. Assim,
aconselha-se a adoptar o sistema mais procurado.

Os códigos também têm que ser planeados. Cada vez mais, com o crescente número de informação,
há a tendência de se apoiar em códigos para a classificação de dados. No decurso das operações de
codificação deverá ser elaborada a sua descrição que deverá constituir o ponto de partida para
futuras referências. A terminologia adoptada deverá ser sempre normalizada.
Formadora Marta Nascimento
27 Abril de 09
Manual de Arquivo

2. Ordenação

A ordenação dos documentos deve ser feita de acordo com um critério de classificação adequado à
consulta (por nomes, ordem de entrada, datas, assuntos, áreas de vendas, etc.).

Há vários sistemas de ordenação, que se podem combinar entre si:

 Alfabéticos
 Numéricos
 Ideológicos
 Alfanuméricos
 Geográficos
 Cronológicos

2.1. Ordenação alfabética

A ordenação alfabética fundamenta-se, como o nome indica, na sucessão de letras do alfabeto. É


usada, por exemplo, em ficheiros de pessoal, clientes e fornecedores, listagens, guias, etc. Este
tipo de ordenação constitui a base de muitos planos de classificação pois é a técnica mais simples.

Esta técnica não exclui a possibilidade de se utilizarem outras técnicas de ordenação que, por
vezes, são complementos necessários.

Nota: mesmo que utilizando outro sistema de ordenação, por exemplo o ideológico ou geográfico, estas categorias ordenam-se
alfabeticamente.

2.1.1. Vantagens e desvantagens

Vantagens
 Simplicidade no plano de ordenação, pois o nome é o único elemento necessário para
ordenar o material;
 Familiaridade como critério de ordenação pois este é um dos mais tradicionais
 Elasticidade: é sempre possível inserir novos nomes no local exacto;
 Baixo custo: o material pode ser arquivado em aparelhos simples e económicos;
 Possibilidade de se encontrar facilmente uma posição

Desvantagens
 É fácil surgirem dúvidas e cometerem-se erros. Pode acontecer que as pessoas que
ordenam e as que efectuam a procura não sigam sempre os mesmos critérios;

Formadora Marta Nascimento


28 Abril de 09
Manual de Arquivo

 Quanto mais o material aumenta mais frequentes são os casos de homonímia (repetição
dos nomes)

Uma vez que não há regulamentação vinculativa, possibilita divergências no critério de ordenação,
problemas de homonímia e dificuldade de expansão.

Assim, a sua utilização não pode ser “cega”, sendo necessário estabelecer regras fixas e critérios de
orientação bem definidos, sobretudo relativamente à palavra de ordem, ou seja a palavra-chave que
vai servir de referência para a ordenação.

Na organização das turmas, por ex., considera-se habitualmente o primeiro nome e a ordenação
palavra a palavra, entretanto que na lista telefónica de assinantes se usa a ordenação por apelido.

2.1.2. Critérios de ordenação alfabética

Os nomes podem ordenar-se das seguintes formas

Pelo primeiro nome


Pelo apelido

Dentro destes critérios pode ainda optar-se por uma ordenação alfabética
letra-a-letra ou
palavra-a-palavra.

Embora o ponto de partida seja sempre o da disposição das letras no alfabeto, há que
estabelecer o critério a seguir:

 Nome a nome ou palavra a palavra

Entre dois nomes com letras iguais, vem em primeiro lugar o que acabar primeiro (tiver menos
letras)

Ex.: Manuel vira antes de Manuela

Os nomes designativos por uma inicial precedem qualquer outro que comece por essa inicial
mas não se encontre abreviado

Ex.: D. Pacheco virá antes de Dário Magalhães

Se o primeiro nome for igual, faz-se a selecção de acordo com o 2º nome

Ex.: Joana Maria virá antes de Joana Sofia

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29 Abril de 09
Manual de Arquivo

 Letra-a-letra

Os nomes consideram-se como tornando uma só palavra:

Ex: Gilberto Silva vira antes de Gil Gomes.

GILB ERTOSILVA
GILGOMES

Exemplos:
Nomes Letra a letra Palavra a palavra
Dr. Santos Guedes ANTONIOFONSECA António Fonseca
António Fonseca JOANAJANEIRO J. Rui Gomes
Joana Janeiro JRUIGOMES Joana Janeiro
J. Rui Gomes MANUELFELIX Manuel Félix
Manuel Félix SANTOSGUEDES Santos Guedes (Dr.)

 Exercício: Ordene os seguintes nomes, pelo primeiro


nome, letra-a-letra e palavra-a-palavra.

Sandrine Jesus
Sandro Castro André
P.Pires
Paulo Fonseca
Marialba Foz
Paul Simon
Maria Luz Paulo
Maria Luzia Andrade

 Exercício: Faça o mesmo com os seguintes nomes


A. Brás
Anabela Fonseca
Ana Maria
Aniceto Borges
A. Nóbrega
Ana Bela Fonseca

2.1.3. Regras de Ordenação Alfabética

Para que a ordenação alfabética seja eficiente é necessário estabelecer regras para garantir a
necessária uniformidade no trabalho efectuado. Estas regras visam:
 Facilitar o trabalho de entrada e procura;
 Reduzir ao mínimo os casos duvidosos;
 Evitar as interpretações subjectivas.

Formadora Marta Nascimento


30 Abril de 09
Manual de Arquivo

A regra mais importante é utilizar sempre e sempre o mesmo critério de ordenação.

Pelo primeiro nome

i. Omitem-se os artigos definidos e indefinidos. Ex: Rosa Maria da Silva fica Rosa Maria Silva.

Nota: omitirem-se os artigos é a opção mais comum. Com a evolução e a diversidade dos dias de
hoje já se vêm também sistemas de ordenação em que estas partículas não são omitidas podendo
optar-se por deixar o artigo como está ou colocando-o entre parêntesis. No entanto, estes artigos
nunca são considerados na alfabetação bem como outros como “e”.

ii. Consideram-se as abreviaturas e os números como escritos por extenso


Stª Maria Santa Maria
Mª Jesus Maria Jesus

iii. Os títulos são colocados entre parêntesis no final do nome e não são considerados na ordenação
Dr. Fernando Barros Barros, Fernado (Dr)
Arqº Tomás Silveira Silveira, Tomás (Arqº)
Engº Pedro Varela Varela, Pedro (Engº)

Nota: todas estas regras também são aplicadas na ordenação por apelido

Por apelido
i. O apelido surge em primeiro lugar com uma vírgula seguido dos
restantes nomes pela sua ordem natural.
Aníbal Barbosa Barbosa, Aníbal
João Carlos Correia Correia, João Carlos

No caso de mais do que um apelido, é o ultimo que se considera (excepto quando formam
nomes compostos)

Ex.: |António Albino Ribeiro Soberano


|Soberano, António Albino Ribeiro
mas
|Ana Maria São Vicente
|São Vicente, Ana Maria

Sendo o último apelido igual, é a palavra seguinte que estabelece a ordem a seguir (nome
próprio e depois os restantes apelidos, pela ordem habitual do nome)
Ex.: Joaquim Barbosa Barbosa, Abel
Abel Barbosa Barbosa, Joaquim
Pedro Barbosa Barbosa, Pedro

ii. Tal como na ordenação pelo primeiro nome os artigos são:


 Ou omitidos
 Ou deixados no nome conforme a sua apresentação

Formadora Marta Nascimento


31 Abril de 09
Manual de Arquivo

 Ou colocados entre parêntesis no final do nome a que pertencem


Em nenhuma situação são considerados na ordenação.
José Prates da Costa Costa , José Prates
Fernando de Araújo Dias Dias, Fernando de Araújo
Carla de Jesus das Dores Dores (das), Carla Jesus (de)

iii. Os nomes compostos por um substantivo e um adjectivo ligados ou não por um hífen não são
separados.

Sérgio Castelo Branco Castelo Branco, Sérgio


Heitor Villas Boas Villas Boas, Heitor
Paulo boa Hora Boa Hora, Paulo

iv. Os nomes como Santa, Santo ou São seguem a mesma regra.


Luís Santa Rita Santa Rita; Luís
João São Joaquim São João Joaquim

v. As partículas estrangeiras se escritas com iniciais maiúsculas são consideradas como parte
integrante do nome. O’, D’, Von, Van, Mac, Mc, Du, La, Di, Del, Das, Le.
John O’Brien O’Brien, John
Eric Von Johnson Von Johnson, Eric

vi. Os nomes ligados por apóstrofo são considerandos como uma só palavra:
Armindo Sant’Ana Sant’Ana, Armindo

vii. Os nomes orientais (japoneses, Chineses, Árabes, etc) são registados na ordem em que se
apresentam
Alben Abig Alben Abig
Li Jutang Li Jutang
Mão Tsé tung Mão Tsé Tung

viii. Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família do pai
José Hernadez Xavier Hernandez Xavier, José
Miguel Cervantes Savreda Cervantes Savreda, Miguel

ix. Os nomes ligados por “e” não se separam


João Canto e Castro Canto e Castro, João
Pedro Vale e Azevedo Vale e Azevedo, Pedro

 Exercício de Revisão: Ordene os seguintes nomes, pelo


apelido, letra-a-letra e palavra –a-palavra
Luís Filipe Boavista Marques
Adriana André da Boavista
Célia de Andrade
Gustav Von Blick
Adriano Silva Boa Vista
Paulo João Nobre
Tiago Carvalho e Melo

Formadora Marta Nascimento


32 Abril de 09
Manual de Arquivo

Joaquim José André


Dr. Pimenta de Marques
Filipa José da Vontade
Célia de Andrade
Luís Filipe Paulo Marques
João José André
Gustav Von Blick
Vânia Sofia Carvão
Pablo Andraz Del Canto
Filipa Nóbrega e Mello

x. Os números que fazem parte do nome, quer no fim, que no início devem ser considerados como
se estivessem escritos por extenso.
2 Sentinelas 2(duas) sentinelas
Forma 85 Forma 85 (oitenta e cinco)
2001 Prendas 2001 (duas mil e uma) prendas

xi. Os nomes das empresas devem ser registados como se apresentam


Pastelaria Boa Hora, Lda Pastelaria Boa Hora, Lda
Barbosa e Sousa, SA Barbosa e Sousa, SA

xii. As expressões como por exemplo, Sociedade, Empresa devem ser considerados na ordenação
(deste que façam parte da denominação)
Empresa das Águas Empresa das Águas
Sociedade de Autores Sociedade de Autores

xiii. Caso a designação do ramo de actividade da empresa também faça parte do nome, esta
também é considerada na ordenação
Restaurante O Pitéu Restaurante O Pitéu
Pastelaria Boa Hora Pastelaria Boa Hora
Editora Abril Editora Abril

xiv. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas com ou sem pontos entre as letras devem
ser ordenadas como se o conjunto de letras que os formam fossem uma palavra.
CMF
IEFP
UNESCO
ONU

xv. Quando uma empresa ou instituição for conhecida para além do seu nome por extenso, também
por uma sigla, o arquivista deverá optar pela forma de ordenação que melhor atenda às
necessidades da organização, utilizando sempre o mesmo método.
CGD Caixa Geral de Depósitos
NERA Núcleo Empresarial da Região do Algarve
ANJE Associação Nacional dos Jovens Empresários
AMAL Associação dos Municípios do Algarve

xvi. As empresas com varias filiais são ordenados pela ordem alfabética das localidades
Formadora Marta Nascimento
33 Abril de 09
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Ex: BES, Porto BES, Aveiro


BES, Lisboa considera-se BES, Coimbra
BES, Faro BES, Faro
BES, Coimbra BES, Lisboa
BES, Aveiro BES, Porto

xvii. Os nomes absolutamente iguais distinguem-se colocando seguidamente (entre parênteses ou


separados por hífenes ou vírgulas) os nomes das terras das naturalidades, profissões, graus
hierárquicos, departamentos, etc.
Ex: Sá, João (Beja) Sá, João (Arq.) Sá, João (Arm.)
Sá, João (Cacém) Sá, João (Eng.) Sá, João (Cont.)
Sá, João (Damala) Sa, João (Med.) Sá, João (Mark.)

xviii. As traduções de nomes estrangeiros, que devem ser ordenados pela designação de origem.
Ex: Bordeaux considera-se Bordeaux e não Bordéus.

2. 2. Classificação numérica

Neste sistema, muito utilizado para a ordenação da documentação comercial (notas de


encomenda, facturas, recibos, etc.), atribui-se um número aos documentos que são recebidos e
aos que são expedidos (N de entradas e de saída respectivamente). Este processo e feito
normalmente com um numerador, ou numerador/ datador.

Vantagens e desvantagens

São vários os inconvenientes deste sistema: codificação demorada e com riscos de erro,
dificuldade de encontrar um documento sem o número de ordem que lhe foi atribuído,
pesquisa efectuada em duas fases (descodificação e pesquisa propriamente dita), e
impossibilidade de intercalar novos documentos.

Tem contudo vantagens apreciáveis: é de fácil leitura e aplicação, não se presta a


divergências, tem uma localização imutável e sobretudo permite o fácil controlo e detecção do
extravio de um documento.

Para facilitar a localização dos documentos, utilizam-se muitas vezes dois jogos de fichas,
constituindo-se um ficheiro de referência alfabética auxiliar, que apenas funcione para saber o
Nº que recebeu o documento que se esta a procurar

A correspondência avulsa pode ser arquivada pelo método numérico em pastas de cores
diferentes. Se houver necessidade de classificar os diversos géneros de documentos, poderão
ser usados guias alfabéticos para os representar, numa combinação dos métodos numéricos,
ideológico e alfabético.

Recibo N.º 511


Recibo N.º 510
Recibo N.º509 Formadora Marta Nascimento
34 Abril de 09

Recebi______do_____Sr. Proprietário do 5º
andar da rua 5 de Outubro, 38
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2.3. Classificação ideológica

Também chamada metódica ou analítica trata-se de uma classificação por assuntos ou temas.

Quais as suas vantagens e inconvenientes?

Embora racional, lógica e maleável (tem possibilidade de intercalamento e de extensão), e de difícil


execução, porque exige não só um plano de arquivo, como uma grande capacidade de análise e
elevado grau de conhecimentos (da Empresa, da sua actividade, etc.).

Exige racional, lógica e maleável (tem possibilidade de intercalamento e de extensão), e de difícil


execução, porque exige não só um plano de arquivo, como uma grande capacidade de análise e
elevado grau de conhecimentos (da Empresa, da sua actividade, etc.)

Exige ainda outra ordenação (alfabética, cronológica, etc.) dentro de cada grupo considerado.

E muitas vezes usada nas grandes empresas na organização da biblioteca ou de ficheiros remissivos.


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Ciência

Arte

Pintura

2.4. Classificações geográfica

Formadora Marta Nascimento


35 Abril de 09
Manual de Arquivo

Trata-se de um sistema que apresenta grande utilidade para empresas com várias filiais ou grande
número de clientes dispersos por várias zonas geográficas.

A ordenação faz-se pela selecção geográfica (países, distritos, concelhos, localidades) seguida pela
ordenação alfabética dos documentos respeitados a cada grupo, podendo a primeira selecção estar
também por ordem alfabética ou, outra.

Embora apresente os mesmos inconvenientes da ordenação alfabética e seja susceptível de erro (e


fácil enquadrar indevidamente um documento num grupo geográfico a que não pertence), este
sistema tem vantagens, porque faculta.

A introdução de novos documentos sem necessidades de alterações


O ajustamento de acordo com as necessidades (novas localidades, por ex.)
O agrupamento da documentação por grupos com características bem definidas

Firma X Damaia
FirmaX Coimbra
Firma X Braga
Firma X Aveiro
Clientes
Alves & CA……

2.5. Classificações Cronológica

E feito com base em datas (de emissão, de recepção, de vencimento, de aquisição, de venda, etc. …).

Embora neste sistema os documentos sejam agrupados sem ter em conta o assunto,
e seja difícil encontra-los sem conhecer a data, esta organização oferece grandes vantagens,
porque não da origem a ambiguidades nem divergências,
não exige pessoal especializado ou com muita prática e permite o acesso rápido aos documentos,
desde que se conheça a data destes.

Onde é que a sua utilização tem mais interesse?

No arquivo da correspondência, em que se faz a ordenação do passado para o pressente, de forma a


ficar no topo da pasta a mais recentemente expedida ou recebida.

Na organização dos documentos a pagar, onde se segue a ordem normal, de modo a que o primeiro
a ser visto seja o primeiro a ser pago.

Podem considerar-se 3 tipos de cronologia: rígida, quando é diária, circunstancial, quando considera
factos de rotinas (letras, por ex.), e acidental. Quando é relativa a iniciativas ocasionais (encontro,
conferências, reuniões, etc.).
Formadora Marta Nascimento
36 Abril de 09
Manual de Arquivo

Neste ultimo caso, atende-se frequentemente às horas e até aos minutos


Ex: 9 horas do dia 18 de Julho de 1996 96 / 07 / 18 / 09
12 “ “ “ 18 “ “ “ “ 96 / 07 / 18 / 12
15 “ “ “ 18 “ “ “ “ 96 / 07 / 18 / 15

Se não atender as horas/minutos, terá que ser forçosamente combinado com outro método, uma vez
que, dentro do mesmo dia há que ordenar numérica ou alfabeticamente os documentos.

A classificação cronológica pode também aparecer como 2ª classificação (no arquivo de processos
individuais, por exemplo, depois de uma primeira classificação numérica, por ordem de entrada, ou
alfabética, por nomes).

Formadora Marta Nascimento


37 Abril de 09
Manual de Arquivo

3. Ficheiros electrónicos e base de dados

O principal contributo trazido pela informática ao arquivo electrónico é constituído pelos ficheiros e
base de dados.
Os ficheiros electrónicos são ficheiros informatizados que permitem o acesso quase instantâneo a
informação, podendo facultar simultaneamente a sua confidencialidade através de códigos especiais
ou “chaves” de acesso.
A base de dados é um conjunto organizado de informação, exaustivo e não redundante, gerido por
um programa que define o acesso à informação, a sua utilização e a interacção com o utilizador.

Microfilmagem

Trata-se basicamente de um sistema de microfotografia, permitindo a obtenção de fotogramas, ou


seja, micro-reproduções de documentos (comerciais, técnicos, históricos, etc.), que podem ser lidas
através de leitores.

Exige equipamento próprio – máquina de filmar, máquina de revelar e aparelhos de projecção /


leitura (em tamanho reduzido ou natural), e essencialmente utilizada no tratamento de volumes de
documentação consideráveis (em arquivos gerais de grandes organizações ou instituições, nos jornais,
na banca, etc.).

Quais as principais vantagens do microfilme?

Dimensões e peso diminutos, possibilitando o armazenamento num volume e espaços extremamente


reduzidos;

Uniformização dos arquivos, uma vez que as películas são standardizadas;

Impossibilidade de alteração da ordem sequencial;

Consulta de obras raras ou de grande valor sem necessidade de manuseio, evitando assim a
deterioração;

Busca rápida de informação;

Reprodução fácil e exacta de documentos, facultando a criação de duplicados (sem se ficar portanto
sujeito a um original) e a descentralização da informação;

Economia no envio de grandes volumes de documentos;

Possibilidade de aplicação no campo da informática.

Formadora Marta Nascimento


38 Abril de 09
Manual de Arquivo

Quais as principais aplicações?

Aplicações de ordem geral:

Correspondência;
Letras e cheques;
Manuais técnicos;
Ficheiros de clientes.

Aplicações de ordem especifica:

Bancos;
Seguradoras;
Jornais;
Bibliotecas;
Tribunais.

Como se processa a microfilmagem

Formadora Marta Nascimento


39 Abril de 09
Manual de Arquivo

Preparação dos Documentos


Conferencia;
Ordenação

Microfilmagem

Revelação

Inspecção da qualidade do filme

Arquivo Destruição
Dos Dos
Documentos Documentos
(Expurgo)

Montagem Indexação das Bobines


Indexação
Dos
Jackets

Bobine Duplicados
Original De Bobine
Duplicação dos
Jackets

Central de Microfilmagem Arquivo dos


Diversos sectores

Jacket Duplicados dos


Original Jackets

Arquivos dos
diversos Sectores

Formadora Marta Nascimento


40 Abril de 09