Manual de Formação

Eixo Prioritário 1 – Qualificação Inicial de Jovens

Tipologia da Intervenção: 1.1. – Sistema de Aprendizagem

Curso: Técnico/a Comercial

Local: ÉVORA

UFCD: 0362

Designação UFCD: Software Aplicado à Atividade Comercial

ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO ..................................................................................................... 7
1.1. Nota prévia ..................................................................................................... 7
1.2. Apresentação .................................................................................................. 8
2. Softmanagment Modulos ....................................................................................... 9
3. Download, Instalação e Configuração ................................................................. 10
4. SOftManagment .................................................................................................. 12
4.1. Ambiente de Trabalho .................................................................................. 12
4.2. Login ............................................................................................................ 12
4.3. UtilizaDores ................................................................................................. 13
5. Opções de Configuração ...................................................................................... 15
5.1. Empresa ........................................................................................................ 15
5.2. Referencias Multibanco................................................................................ 17
6. Modulo Clientes .................................................................................................. 18
6.1. Adicionar, Editar e remover Clientes ........................................................... 18
6.2. Importação de Clientes ................................................................................. 20
6.3. Tabelas Auxiliares ........................................................................................ 21
7. Modulo Fornecedor ............................................................................................. 23
7.1. Adicionar, Editar, remover e Exportar ......................................................... 23
7.2. Tabelas Auxiliares ........................................................................................ 25
7.3. Listagens....................................................................................................... 27
8. Produtos e Serviços ............................................................................................. 28
8.1. Tabelas Auxiliares ........................................................................................ 28
8.2. Adicionar, Editar e Descontinuar Serviço .................................................... 34
8.3. Adicionar Editar e Descontinuar Produto .................................................... 35
8.4. Imprimir, Etiquetas e importar ..................................................................... 36
9. Módulo Documentos ........................................................................................... 36
9.1. Documentos de Emissão .............................................................................. 36
9.2. Faturas .......................................................................................................... 37
9.3. Nota de Crédito ............................................................................................ 38
9.4. Fatura Pro-Forma ......................................................................................... 40

Página2
 9.5. Emissão de Orçamento a Clientes ................................................................ 40
9.6. Emissão de Nota da encomenda ao cliente .................................................. 42
9.7. Documentos em preparação ......................................................................... 42
9.8. Nota de Devolução ....................................................................................... 43
9.9. Nota de Encomenda Fornecedor .................................................................. 44
9.10. Autofaturação ........................................................................................... 45
9.11. Documentos a Transporte ......................................................................... 45
9.12. Documentos de Receção ........................................................................... 48
10. Módulo Tesouraria .............................................................................................. 50
10.1. Recibos ..................................................................................................... 50
10.2. Adiantamento de Cliente .......................................................................... 51
10.3. Pagamentos ............................................................................................... 52
10.4. Adiantamento a FOrnecedor ..................................................................... 53
10.5. Tabelas Auxiliares .................................................................................... 54
11. Contas COrrentes ................................................................................................. 56
11.1. Entidades .................................................................................................. 56
11.2. Visualizar / Imprimir ................................................................................ 60
12. METODOLOGIA PEDAGÓGICA ..................................................................... 62
13. AVALIAÇÃO ..................................................................................................... 62

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 ÍNDICE DE FIGURA
Figura 1 - Apresentação do Programa .............................................................................. 8
Figura 2 - SM Módulos .................................................................................................... 9
Figura 3 – Download ...................................................................................................... 10
Figura 4 - Download ....................................................................................................... 11
Figura 5 - Ambiente de Trabalho ................................................................................... 12
Figura 6 – Login ............................................................................................................. 12
Figura 7 - Ambiente de Trabalho após Login................................................................. 13
Figura 8 - Alterar Palavra passe de Utilizador ............................................................... 14
Figura 9 - Adicionar Utilizadores ................................................................................... 14
Figura 10 - Opções de Configuração .............................................................................. 15
Figura 11 - Configuração empresa - Dados Gerais ........................................................ 15
Figura 12 - Dados Comerciais e Financeiros.................................................................. 16
Figura 13 - Logotipo ....................................................................................................... 16
Figura 14 - Sistema de Pagamento ................................................................................. 17
Figura 15 - Opções gerais ............................................................................................... 17
Figura 16 - Adicionar Cliente ......................................................................................... 18
Figura 17 - Listagem de Clientes.................................................................................... 19
Figura 18 - condições comercias e Saldo do Cliente ...................................................... 19
Figura 19 - Importar Clientes ......................................................................................... 20
Figura 20 - Localidade .................................................................................................... 21
Figura 21 - Outros Dados dos Clientes........................................................................... 21
Figura 22 - Tipos de Pagamento ..................................................................................... 22
Figura 23 - tipo de clientes ............................................................................................. 22
Figura 24 - Tipos de Contatos ........................................................................................ 22
Figura 25 - Taxas de Retenção ....................................................................................... 23
Figura 26 - Adicionar Fornecedor .................................................................................. 24
Figura 27- Condições comerciais e saldos ..................................................................... 24
Figura 28 - outros dados de Fornecedor ......................................................................... 25
Figura 29 - taxas de retenção .......................................................................................... 25
Figura 30 - tipo de pagamento ........................................................................................ 26
Figura 31- Tipo de Fornecedor ....................................................................................... 26
Figura 32 - Tipo de contacto........................................................................................... 26
Figura 33 - filtro de Listagem de Fornecedores ............................................................. 27
Figura 34 - Listagens de Fornecedores ........................................................................... 27
Figura 35 - Produtos e Serviços ...................................................................................... 28
Figura 36-Tabelas Auxiliares ......................................................................................... 28
Figura 37 – Concorrentes ............................................................................................... 29
Figura 38-Tipos de estabelecimento ............................................................................... 29
Figura 39 – Estabelecimentos ......................................................................................... 29
Figura 40 - Adicionar Estabelecimento .......................................................................... 30
Figura 41 - Famílias de Produtos.................................................................................... 30
Figura 42 – Marcas ......................................................................................................... 30
Figura 43 - Taxas de Iva ................................................................................................. 31
Figura 44 - Taxas de Imposto de Selo ............................................................................ 31
Figura 45 - Tipos de Clientes ......................................................................................... 32

Página4
Figura 46 - Tipos de Produtos ........................................................................................ 32
Figura 47 - unidades de Produtos ................................................................................... 32
Figura 48 - Modelos de Etiquetas ................................................................................... 33
Figura 49 Adicionar Modelos de Etiquetas .................................................................... 33
Figura 50 Adicionar Serviço........................................................................................... 34
Figura 51 - Preços de Compra ........................................................................................ 34
Figura 52 - Preço de Vendas........................................................................................... 35
Figura 53 - Preços da Concorrência ............................................................................... 35
Figura 54 - Adicionar Produto ........................................................................................ 35
Figura 55 - Imprimir Etiquetas ....................................................................................... 36
Figura 56 - Fatura Recebimento ..................................................................................... 37
Figura 57 - Emissão de Fatura Cabeçalho ...................................................................... 37
Figura 58 - Emissão de fatura Rodapé............................................................................ 38
Figura 59 - Emissão Nota de Crédito ............................................................................. 38
Figura 60 - Nota de crédito Cabeçalho ........................................................................... 39
Figura 61 - Nota de Crédito Rodapé............................................................................... 39
Figura 62 - Fatura Pró-Forma ......................................................................................... 40
Figura 63 - Orçamento a Cliente .................................................................................... 40
Figura 64 - emissão Orçamento a cliente Cabeçalho ..................................................... 41
Figura 65 - emissão de orçamento a cliente Rodapé ...................................................... 41
Figura 66 - Emissão Nota de encomenda cliente ........................................................... 42
Figura 67 - Documentos em Preparação......................................................................... 42
Figura 68- Nota de devolução ........................................................................................ 43
Figura 69 - Nota de Devolução Cabeçalho ..................................................................... 43
Figura 70 - Nota de Devolução Rodapé ........................................................................ 44
Figura 71 - Nota encomenda Fornecedor ....................................................................... 44
Figura 72 - Autofacturação ............................................................................................. 45
Figura 73 - Guia de Transporte....................................................................................... 46
Figura 74 - Guia De remessa .......................................................................................... 46
Figura 75 - emissão de Guia de Devolução Clientes ...................................................... 47
Figura 76 - Emissão Guia transporte Fornecedor ........................................................... 47
Figura 77 - Receção de Fatura Fornecedores ................................................................. 48
Figura 78 - Nota de Débito ............................................................................................. 49
Figura 79 - Nota de crédito ............................................................................................. 49
Figura 80 - Recibos ........................................................................................................ 50
Figura 81 - Recibo Cabeçalho ........................................................................................ 51
Figura 82 - Recibo Rodapé ............................................................................................. 51
Figura 83 - Adiantamento de Cliente ............................................................................. 52
Figura 84 - Comprovativo de Pagamento ....................................................................... 52
Figura 85 - Comprovativo de Pagamento ....................................................................... 53
Figura 86 - Adiantamento a Fornecedor ......................................................................... 53
Figura 87 – Bancos ......................................................................................................... 54
Figura 88 – caixas ........................................................................................................... 55
Figura 89 - entidades ...................................................................................................... 56
Figura 90 - Conta Correntes – Clientes .......................................................................... 56
Figura 91 - Listagens de Contas Correntes para Clientes ............................................... 57

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Figura 92 - Conta Corrente Fornecedores ...................................................................... 57
Figura 93 - Listagens Conta Correntes Fornecedores .................................................... 58
Figura 94 - Conta Corrente Bancos ................................................................................ 58
Figura 95 - Listagens Conta Correntes de Bancos ......................................................... 59
Figura 96 - Conta Corrente Caixas ................................................................................. 59
Figura 97 - Listagens Conta Corrente Caixa .................................................................. 60
Figura 98 - Balancete ...................................................................................................... 61
Figura 99 - Listagens e Exportação de Contas Correntes ............................................... 61

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 1. INTRODUÇÃO
Este Manual tem como objetivo primordial, ser uma agente auxiliadora aos
formandos a aprender a um software de gestão aplicado à atividade comercial. Este
manual explora as funcionalidades avançadas do programa SoftManagment,
nomeadamente a criação de utilizadores, empresas, cliente, fornecedores, faturas e entre
outras finalidades.

Este software de gestão focaliza-se, essencialmente, na eficiência e

produtividade organizacional, permitindo uma integração, automatização e otimização
dos processos operacionais e transacionais das diversas atividades empresariais,
nomeadamente no que respeita à área financeira, comercial e de canais de distribuição.

Permite ainda, a impressão de documentos em formato digital, por exemplo,

dando a possibilidade de reduzir os custos operacionais e administrativos, e o fácil
arquivo da documentação gerada pela aplicação. Desenhado com uma interface
extremamente simples e intuitivo, permitir-lhe-á simplificar e agilizar diversas
operações, que contribuirão para a melhoria da performance do seu negócio.

De salientar, que o SoftManagement é um software de gestão certificado pela

AT (nº de certificado 966) garantindo o cumprimento de todas as obrigações enunciadas
na Portaria nº363/2010 de 23 de junho, relativo à certificação de software.

1.1. NOTA PRÉVIA

O SoftManagement é um software de gestão desenvolvido a pensar nas

pequenas e médias empresas e empresários em nome individual. Permite na sua versão
básica auto faturação, emissão de guias transporte para as finanças, impressão em
impressora de talões e emissão de etiquetas.
Com o objetivo de simplificar as operações destas empresas, o
SoftManagement foi desenhado com uma interface extremamente simples e intuitivo,
que permitirá melhorar significativamente a eficiência e rentabilidade do seu negócio.

Página7
 O SoftManagement dispõe na sua versão de base um conjunto de
funcionalidades que permitem uma gestão eficaz das componentes comercial e
financeira de uma empresa.

1.2. APRESENTAÇÃO

Figura 1 - Apresentação do Programa

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 2. SOFTMANAGMENT MODULOS
À versão de base do SoftManagement poderá ainda adicionar módulos
complementares ou adicionais, consoante a sua atividade comercial. Assim
desenvolvemos outras soluções/módulos que permitirão, por um lado, acrescentar
funcionalidades que melhorem a eficiência de gestão, e por outro, simplificar e agilizar
diversas operações destas empresas que contribuirão para a melhoria da performance do
seu negócio.

Figura 2 - SM Módulos

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 3. DOWNLOAD, INSTALAÇÃO E CONFIGURAÇÃO

O SM SoftManagement é um software de gestão que poderá ser testado

gratuitamente, durante 60 dias. Registe com os seus dados e receberá imediatamente,
por correio eletrónico, um link para download deste software.

Figura 3 – Download

Apos o registo recebera um email idêntico ao representado na figura 4.

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Figura 4 - Download

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 4. SOFTMANAGMENT

4.1. AMBIENTE DE TRABALHO

Figura 5 - Ambiente de Trabalho

Conforme a Figura 5 apresenta, este é a área de trabalho do SoftManagment, no

lado esquerdo contem os utilizadores e efetuar login e no lado direito os modulo.

4.2. LOGIN

Figura 6 – Login

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 Ao iniciar o SoftManagement será solicitado o login, para iniciar a sua
utilização. Utilize na primeira utilização a palavra passe e utilizador “admin”.

Figura 7 - Ambiente de Trabalho após Login

A versão de base é constituída por 7 módulos principais, com os quais

desenvolve a sua atividade operacional e os módulos de apoio, que permitem configurar
utilizadores, dados da empresa e documentos, efetuar cópias de segurança.

4.3. UTILIZADORES

A configuração dos dados da sua empresa é essencial para a posterior emissão de

documentos válidos.

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Figura 8 - Alterar Palavra passe de Utilizador

Figura 9 - Adicionar Utilizadores

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5. OPÇÕES DE CONFIGURAÇÃO

Figura 10 - Opções de Configuração

5.1. EMPRESA

5.1.1. DADOS GERAIS

Figura 11 - Configuração empresa - Dados Gerais

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5.1.2. DADOS COMERCIAS E FINANCEIROS

Figura 12 - Dados Comerciais e Financeiros

5.1.3. LOGOTIPO

Figura 13 - Logotipo

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5.2. REFERENCIAS MULTIBANCO

Figura 14 - Sistema de Pagamento

Figura 15 - Opções gerais

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6. MODULO CLIENTES

6.1. ADICIONAR, EDITAR E REMOVER CLIENTES

Figura 16 - Adicionar Cliente

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 Figura 17 - Listagem de Clientes

Para editar remover um cliente é somente selecionar o número do cliente e escolher o

menu que pretender.

Figura 18 - condições comercias e Saldo do Cliente

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 6.2. IMPORTAÇÃO DE CLIENTES

Figura 19 - Importar Clientes

Pode importar clientes através de folhas de Excel e outras fontes de dados, clicando no
ícone de procurar.

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 6.3. TABELAS AUXILIARES

6.3.1. LOCALIDADES

Figura 20 - Localidade

Podemos adicionar um distrito, os concelhos deste distrito e as localidades dos

concelhos e os respetivos códigos postais, ainda há opção de remover uma localidade.

6.3.2. OUTROS DADOS DOS CLIENTES

Figura 21 - Outros Dados dos Clientes

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6.3.3. TIPOS DE PAGAMENTO

Figura 22 - Tipos de Pagamento

6.3.4. TIPO DE CLIENTES

Figura 23 - tipo de clientes

6.3.5. TIPOS DE CONTATOS

Figura 24 - Tipos de Contatos

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 6.3.6. TAXAS DE RETENÇÃO

Figura 25 - Taxas de Retenção

7. MODULO FORNECEDOR

7.1. ADICIONAR, EDITAR, REMOVER E EXPORTAR

Para editar ou remover um Fornecedor é somente selecionar o fornecedor que

pretender e escolher o menu apropriado para a operação.

7.1.1. IDENTIFICAÇÃO

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 Figura 26 - Adicionar Fornecedor

7.1.2. CONDIÇÕES COMERCIAIS E SALDOS

Figura 27- Condições comerciais e saldos

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7.2. TABELAS AUXILIARES

7.2.1. OUTROS DADOS DE FORNECEDOR

Figura 28 - outros dados de Fornecedor

7.2.2. TAXAS DE RETENÇÃO

Figura 29 - taxas de retenção

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7.2.3. TIPOS DE PAGAMENTO

Figura 30 - tipo de pagamento

7.2.4. TIPO DE FORNECEDOR

Figura 31- Tipo de Fornecedor

7.2.5. TIPO DE CONTACTO

Figura 32 - Tipo de contacto

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7.3. LISTAGENS

Figura 33 - filtro de Listagem de Fornecedores

Figura 34 - Listagens de Fornecedores

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8. PRODUTOS E SERVIÇOS

Figura 35 - Produtos e Serviços

8.1. TABELAS AUXILIARES

Figura 36-Tabelas Auxiliares

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8.1.1. CONCORRENTES

Figura 37 – Concorrentes

8.1.2. TIPOS DE ESTABELECIMENTOS

Figura 38-Tipos de estabelecimento

8.1.3. ESTABELECIMENTOS (ADICIONAR, REMOVER E EDITAR)

Figura 39 – Estabelecimentos

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 Figura 40 - Adicionar Estabelecimento

8.1.4. FAMÍLIAS DE PRODUTOS

Figura 41 - Famílias de Produtos

8.1.5. MARCAS

Figura 42 – Marcas

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8.1.6. TAXAS DE IVA

Figura 43 - Taxas de Iva

8.1.7. TAXAS DE IMPOSTO DE SELO

Figura 44 - Taxas de Imposto de Selo

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8.1.8. TIPOS DE CLIENTES

Figura 45 - Tipos de Clientes

8.1.9. TIPOS DE PRODUTOS

Figura 46 - Tipos de Produtos

8.1.10. UNIDADES DE PRODUTOS

Figura 47 - unidades de Produtos

Página32
8.1.11. MODELOS DE ETIQUETAS (ADICIONAR, EDITAR E
REMOVER)

Figura 48 - Modelos de Etiquetas

Figura 49 Adicionar Modelos de Etiquetas

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 8.2. ADICIONAR, EDITAR E DESCONTINUAR SERVIÇO

Para adicionar editar e descontinuar um produto ou serviço é somente selecionar

o modulo Produtos e serviços e escolher o menu apropriado para a operação.

Figura 50 Adicionar Serviço

8.2.1. PREÇOS DE COMPRA

Figura 51 - Preços de Compra

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8.2.2. PREÇOS DE VENDAS

Figura 52 - Preço de Vendas

8.2.3. PREÇOS DE CONCORRÊNCIAS

Figura 53 - Preços da Concorrência

8.3. ADICIONAR EDITAR E DESCONTINUAR PRODUTO

Figura 54 - Adicionar Produto

Página35
8.4. IMPRIMIR, ETIQUETAS E IMPORTAR

Figura 55 - Imprimir Etiquetas

9. MÓDULO DOCUMENTOS

9.1. DOCUMENTOS DE EMISSÃO

Página36
9.2. FATURAS

Figura 56 - Fatura Recebimento

Figura 57 - Emissão de Fatura Cabeçalho

Página37
 Figura 58 - Emissão de fatura Rodapé

9.3. NOTA DE CRÉDITO

Figura 59 - Emissão Nota de Crédito

Página38
Figura 60 - Nota de crédito Cabeçalho

Figura 61 - Nota de Crédito Rodapé

Página39
9.4. FATURA PRO-FORMA

Figura 62 - Fatura Pró-Forma

9.5. EMISSÃO DE ORÇAMENTO A CLIENTES

Figura 63 - Orçamento a Cliente

Página40
Figura 64 - emissão Orçamento a cliente Cabeçalho

Figura 65 - emissão de orçamento a cliente Rodapé

Página41
9.6. EMISSÃO DE NOTA DA ENCOMENDA AO CLIENTE

Figura 66 - Emissão Nota de encomenda cliente

9.7. DOCUMENTOS EM PREPAR AÇÃO

Figura 67 - Documentos em Preparação

Página42
9.8. NOTA DE DEVOLUÇÃO

Figura 68- Nota de devolução

Figura 69 - Nota de Devolução Cabeçalho

Página43
 Figura 70 - Nota de Devolução Rodapé

9.9. NOTA DE ENCOMENDA FORNECEDOR

Figura 71 - Nota encomenda Fornecedor

Página44
9.10. AUTOFATURAÇÃO

Figura 72 - Autofacturação

9.11. DOCUMENTOS A TRANSPORTE

9.11.1. GUIA DE TRANSPORTE

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 Figura 73 - Guia de Transporte

9.11.2. GUIA DE REMESSA

Figura 74 - Guia De remessa

Página46
9.11.3. EMISSÃO DE GUIA DE DEVOLUÇÃO - CLIENTES

Figura 75 - emissão de Guia de Devolução Clientes

9.11.4. EMISSÃO GUIA TRANSPORTE FORNECEDOR

Figura 76 - Emissão Guia transporte Fornecedor

Página47
9.12. DOCUMENTOS DE RECEÇÃO

9.12.1. RECEÇÃO DA FATURA, FORNECEDORES

Figura 77 - Receção de Fatura Fornecedores

9.12.2. NOTA DE CRÉDITO E NOTA DE DÉBITO

Página48
Figura 78 - Nota de Débito

Figura 79 - Nota de crédito

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10. MÓDULO TESOURARIA

10.1. RECIBOS

Figura 80 - Recibos

Página50
 Figura 81 - Recibo Cabeçalho

Figura 82 - Recibo Rodapé

10.2. ADIANTAMENTO DE CLIENTE

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 Figura 83 - Adiantamento de Cliente

10.3. PAGAMENTOS

Figura 84 - Comprovativo de Pagamento

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 Figura 85 - Comprovativo de Pagamento

10.4. ADIANTAMENTO A FORNECEDOR

Figura 86 - Adiantamento a Fornecedor

Página53
10.5. TABELAS AUXILIARES

10.5.1. BANCOS

Figura 87 – Bancos

10.5.2. CAIXAS

Página54
Figura 88 – caixas

Página55
11. CONTAS CORRENTES

11.1. ENTIDADES

Figura 89 - entidades

11.1.1. CLIENTES

Figura 90 - Conta Correntes – Clientes

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 Figura 91 - Listagens de Contas Correntes para Clientes

11.1.2. FORNECEDORES

Figura 92 - Conta Corrente Fornecedores

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 Figura 93 - Listagens Conta Correntes Fornecedores

11.1.3. BANCOS

Figura 94 - Conta Corrente Bancos

Página58
 Figura 95 - Listagens Conta Correntes de Bancos

11.1.4. CAIXAS

Figura 96 - Conta Corrente Caixas

Página59
 Figura 97 - Listagens Conta Corrente Caixa

11.2. VISUALIZAR / IMPRIMIR

11.2.1. BALANCETE

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 Figura 98 - Balancete

11.2.2. CONTA CORRENTE

Figura 99 - Listagens e Exportação de Contas Correntes

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 12. METODOLOGIA PEDAGÓGICA

As atividades didáticas realizadas consistiram basicamente em apresentação de

Exercícios aplicando os conhecimentos adquiridos ao longo de cada sessão sobre
SoftManagment que é um software para aplicar a gestão comercial.

Os meios didáticos utilizados durante a formação são os seguintes (Apresentação

audiovisual, Computador, SoftManagment, impressora, Caneta e Folhas).

Utilizei o método expositivo e demostrativo para dar os conteúdos audiovisuais, e

método interregotativo em cada final das sessões para avaliar o conhecimento adquirido
durante a sessão.

13. AVALIAÇÃO

Uma avaliação Inicial para saber o conhecimento dos formandos acerca da

matéria a ser lecionada na respetiva UFCD. Ao longo da disciplina os formandos
fizerem um projeto onde em cada sessão aplicavam os conhecimentos adquiridos e
foram avaliados pelo projeto final, que era construir uma empresa, adicionar, clientes,
produtos, fornecedores, simular a emissão de faturas recibos entre outros documentos.

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