GESTÃO DE STOCKS

UFCD: 7850

Formadora: Alexandra Lamas

 OBJETIVOS
Identificar os conceitos e princípios utilizados na gestão de
stocks.
Identificar e aplicar a documentação comercial.
Identificaras técnicas de armazenamento e controlo das
existências.
Identificar requisitos de armazenamento de materiais.
Identificar
os principais modelos, procedimentos e métodos de
aprovisionamento.
Assegurar e aplicar os princípios gerais de conservação, venda
e gestão de materiais e stocks.

Formadora: Alexandra Lamas

 FUNÇÃO DE UM
SERVIÇO DE COMPRAS
Compras tem como objetivo fundamental:
Aprovisionar, nas melhores condições, as quantidades indicadas no pedido de
compra(requisição interna de compra), dos bens e serviços especificados, ao
fornecedor selecionado.
Os materiais devem satisfazer integralmente todas as especificações, normas
técnicas, requisitos de qualidade, certificações de ensaios e garantias técnicas,
explícitos nos pedidos de compra;
Os prazos de tratamento da encomenda, de fornecimento, de transporte, de
desalfandegamento e de receção (componentes do prazo de aprovisionamento
indicado no pedido de compra) devem ser estritamente respeitados, a fim das
datas limites, indicadas no plano mestre da produção, não serem
ultrapassadas;
Os preços de compra devem ser os melhores do mercado;

As condições de pagamento negociadas com os fornecedores devem estar

cobertas, sempre que possível, pelas condições de recebimento dos clientes,
acordadas pelas Vendas.
 

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 ORGANIZAÇÃO DAS
COMPRAS
Processo de compra:

Formalização das especificações;

Análise do pedido de compra;

Seleção de fornecedores;

Consulta a fornecedores;

Análise de propostas;

Adjudicação da encomenda;

Seguimento da encomenda;

Receção da encomenda;

Conferência de faturas;

Tratamento de reclamações;

Ordem de Pagamento.

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 PREENCHIMENTO DE
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL

O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa

ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação
de um acontecimento, situação ou ocorrência.
Funções do documento:
Representação de um facto ou situação;
Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu
origem).
Destas funções resulta a seguinte classificação:
Documentos de transmissão (informação a transmitir) - Notas de
encomenda, guias de remessa, faturas.
Documentos de posição (informação a conservar) - Fichas de
clientes e fornecedores, contas correntes, documentos de registos
contabilísticos.

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 PREENCHIMENTO DE
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL
Documentos para arquivo:

Ficheiro de artigos:
Um ficheiro de artigos deve poder registar, a todo o momento, a totalidade
de artigos existente em stock e, para cada um deles:

Nome
 do artigo 
Nomenclatura


Formas comerciais do produto



Propriedades


Acondicionamento


Utilização na empresa


Produtos de substituição


Fornecedores possíveis


Encomendas passadas


 

 

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 PREENCHIMENTO DE
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL
Ficheiro de fornecedores:
Deve conter:

Nome do fornecedor
O seu código

Números de telefone e de fax

Nome do empregado a contactar

Principais produtos que fornece

Contactos anteriores

Informações diversas: encomendas realizadas,

solidez financeira, etc.

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 PREENCHIMENTO DE
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL
Ficheiro de fornecedores:
Deve conter:

Nome do fornecedor
O seu código
Números de telefone e de fax
Nome do empregado a contactar
Principais produtos que fornece
Contactos anteriores
Informações diversas: encomendas realizadas, solidez financeira,
etc.

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 PREENCHIMENTO DE
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL
Ficheiro de artigos
Acrescentar uma nova referência


Modificar as características que definem um produto (designação, preço, … )



Retirar um artigo que deixou de ser consumido/vendido



Solicitar ou responder à procura de qualquer artigo



Listar todos os artigos triados sob qualquer critério



Ficheiro de fornecedores
Juntar ou suprimir um fornecedor de determinado artigo


Introduzir ou alterar o preço do artigo apresentado por qualquer fornecedor



Introduzir outras informações relevantes.



Guia de entrada
A guia de entrada é preenchida em quadruplicado para distribuir pelos
seguintes serviços:
Gestão de stocks;


Contabilidade;


Compras;


Armazém.


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 PREENCHIMENTO DE
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL
Guia de saída
A guia de saída é preenchida em quadruplicado destinada a:
Serviço requisitante;

Gestão de stocks;

Contabilidade;

Armazém.

Ficha de armazém
Alguns cuidados:
As fichas de armazém (uma para cada artigo existente em
armazém) registam-se as quantidades entradas, as saídas e os
stocks;
Conferir periodicamente, as quantidades referidas nas fichas e
as existências reais em armazém.

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 PREENCHIMENTO DE
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL
Ficha de inventário 
Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas
prateleiras do armazém. A todo o momento deve-se conhecer a posição
atualizada dos stocks para cada referência, em quantidade e por local.
Guia de remessa
A guia de remessa constitui o documento de entrega dos bens a fornecer.
As guias de remessa devem conter, pelo menos, os seguintes
elementos:
Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de
identificação fiscal do remetente;
Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de
identificação fiscal do destinatário ou adquirente;
Número e data da guia;

Especificação dos bens, com a indicação das quantidades;

Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte, quando

forem utilizadas como documento de transporte.

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 PREENCHIMENTO DE
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL
 Fatura

Uma fatura é um documento comercial que representa a venda aos clientes. Em

geral, a fatura só é emitida para pagamentos ainda não efetuados (vendas a prazo).
Nela são discriminados todos os itens comprados na operação, e por isso, a fatura
também é usada como controle.
As faturas ou documentos equivalentes devem ser datados, numerados
sequencialmente e conter os seguintes elementos:
Os nomes, firmas ou denominações sociais e as de ou domicílio do fornecedor de


bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os

correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto.
A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados,


com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as

embalagens não efetivamente transacionadas devem ser objeto de indicação
separada e com menção expressa de que foi acorda da sua devolução;
O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;


As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;



A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os



serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à

realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.

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 PREENCHIMENTO DE
DOCUMENTAÇÃO
COMERCIAL
As faturas são, obrigatoriamente, emitidas por
tipografia autorizada ou processadas por
computador, e devem ser:
Datadas;

Numeradas sequencialmente;
Processadas em duplicado (ou em triplicado, quando a
fatura for utilizada como documento de transporte),
destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo
do fornecedor (e, quando exista, o triplicado às
entidades fiscalizadoras).

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OPERAÇÕES DA GESTÃO
DE STOCKS
Armazenagem
A função armazenagem corresponde à gestão
do espaço necessário para manter artigos em
stock.
Envolve decisões sobre localização,
dimensionamento, layout e configuração.
A armazenagem é uma atividade que existe
enquanto existirem stocks.

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GESTÃO DE
STOCKS

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