Arquivamento e

Ordenação de
Documentos
Professora Keya Roberta
 Arquivamento
Além de controlar o prazo de guarda dos
documentos, sua tramitação, cuidar
de sua conservação e quem pode acessá-los, outra
atribuição do arquivo é, naturalmente,
guardar os documentos e mantê-los em ordem, de
forma que se possa
localizá-los quando necessário.
Garanto que isso não é novidade para você, uma
vez que seu arquivo pessoal deve ser
rigorosamente organizado, certo? Ok, talvez não
seja tão organizado quanto você gostaria que
fosse, mas nesta aula você vai perceber que já
usa diversos métodos arquivísticos que são
objeto de prova e nem sabia.
Comecemos então pelas embalagens e
mobiliários normalmente utilizados nos
arquivos para a guarda de documentos.
 01
Modelos de
arquivos e tipos de
pastas
 Ao contrário das bibliotecas, onde os livros,
para facilitar a pesquisa, costumam ser
armazenados soltos nas estantes, no arquivo é
importante utilizar embalagens que protejam os
documentos durante o período em que estarão
guardados e também que facilitem a pesquisa.
Nesse caso, é comum a utilização de pastas,
caixas ou envelopes.
 01
Modelos de arquivos e
tipos de pastas
“Esta es una cita. Son palabras llenas
de sabiduría que alguien importante
dijo y que pueden inspirar a todo el
mundo”
—Alguien Famoso
 MODELOS DE PASTAS USADA NOS ARQUIVOS

PASTA PASTA
PASTA A-Z PASTA L
SUSPENSA SANFONADA
 PASTA SUSPENSA
Pastas suspensas são agrupados documentos
soltos, como ofícios, memorandos e contratos,
que são ordenados dentro de cada pasta e
guardados em armários ou arquivos de gavetas.
O nome pasta suspensa vem justamente do fato
de que elas ficam suspensas quando
armazenadas.
 PASTA A-Z
As pastas A-Z são pastas que contam com um gancho
central, no qual os documentos são perfurados e
inseridos. Esta pasta é armazenada em pé, geralmente
em armários e estantes e, ao contrário do que o nome
diz, não permite apenas a ordem alfabética, mas
também a ordem numérica ou qualquer outra que a
empresa aplique aos documentos ali depositados. É
também bastante utilizada nos arquivos correntes,
montados nos setores de trabalho.
 PASTA L
As pastas em L são utilizadas como divisórias
dentro de unidades de acondicionamentos
maiores. Geralmente coloridas, elas permitem
criar subdivisões dentro de outras pastas.
É provável que você as utilize em seu arquivo
pessoal.
 PASTA SANFONADA
As pastas sanfonadas são aquelas que apresentam
várias divisórias, de modo
que os documentos podem ser separados de
acordo com o assunto, ordem alfabética ou
qualquer outro critério adotado pela instituição.
São bastante utilizadas nos arquivos pessoais,
mas podem ser encontradas também em arquivos
institucionais.
CAIXA ARQUIVO
Geralmente são utilizadas as chamadas caixas box ou
caixas de arquivo (indevidamente chamadas de caixas de
arquivo morto. Podem ser de papelão ou de plástico.
A bibliografia sugere as de papelão como mais
adequadas, pois apresentam maior durabilidade e menor
acidez, conservando melhor os documentos ali
depositados.
São bastante utilizadas nos arquivos intermediários e seu
tamanho é próprio para o acondicionamento de folhas
A4 ou ofício, não havendo a necessidade de dobrá-las
quando
guardadas.
ARQUIVO DE
GAVETA
O mais tradicional é o arquivo de gavetas, em que os
documentos são armazenados, geralmente, em pastas
suspensas.
É utilizado, quase sempre, nos arquivos correntes e é
bastante prático na busca dos documentos.
ARQUIVO
FICHÁRIO
Destinado a guardar documentos em formato de
ficha, sendo, portanto, chamado de fichário. Com o
advento dos sistemas informatizados, os fichários
perderam muito do status que possuíam anos atrás,
sendo hoje bem menos utilizados, mas ainda é
possível encontrá-los em instituições que se
utilizam de fichas em seu dia a dia.
ARQUIVO
DESLISANTE
Os arquivos deslizantes, por sua vez, são formados
por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos, de
forma que possam deslizar e permitam a abertura na
estante em que se deseja colocar ou buscar o
documento. É uma alternativa para otimizar o espaço
do ambiente, mas é relativamente cara, tanto na
instalação quanto na manutenção, o que exige um
estudo detalhado para verificar sua aplicabilidade.
 Na prática, qual o melhor modelo de pasta ou de arquivo?
Depende do material a ser arquivado (papel, mídia digital, fitas de
vídeo...), do tamanho dos documentos e até mesmo da frequência de
uso deles. O responsável pelo arquivamento deve analisar todos esses
aspectos para definir a melhor embalagem e o melhor mobiliário para
cada situação.
TIPOS DE ARQUIVAMENTO

Quando acondicionados e armazenados, os

documentos podem ser guardados em dois tipos de
arquivamento, de acordo com a forma como estão
posicionados:
● ARQUIVAMENTO VERTICAL
● ARQUIVAMENTO ORIZONTAL
 ARQUIVAMENTO
VERTICAL
Neste tipo de arquivamento, os documentos
são colocados lado a lado, um atrás do outro
(na posição vertical, como o nome diz). O
arquivamento vertical tem como vantagem
facilitar a busca ao documento, pois é
possível retirar aquele desejado sem retirar
os outros do arquivo; no entanto, acaba por
prejudicar a conservação dos documentos,
pois o papel tende a amassar quando
guardado dessa forma.
 ARQUIVAMENTO
VERTICAL
É altamente recomendado para os
arquivos correntes, em que a busca
dos documentos é mais frequente;
tanto é que as pastas suspensas e as
pastas A-Z, mais utilizadas nessa
idade, adotam este tipo de
arquivamento.
Também é largamente utilizado nos
arquivos intermediários, cujas caixas
de arquivo são armazenadas dessa
forma.
 ARQUIVAMENTO
HORIZONTAL
Neste tipo de arquivamento, os
documentos são colocados uns sobre
os outros, formando pilhas de
documentos. Apesar de conservar
melhor os documentos, o
arquivamento horizontal acaba por
dificultar a busca a eles, uma vez
que, para pegar qualquer
documento, há a necessidade de
remover os outros que estão por
cima dele.
 ARQUIVAMENTO
HORIZONTAL
Este tipo de arquivamento é
recomendado para os arquivos
permanentes, em que a preservação
do documento é extremamente
importante, devido ao valor histórico
da documentação. Também é
recomendado para documentos de
grandes dimensões, como mapas e
plantas.