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Cada
coisa em
seu
lugar!
ATIVIDADE
que é
Oimportante;
que não é
Oimportante;
que é
Onecessário;
que não é
Onecessário.
• Em Arquivologia, arquivo é um conjunto
de documentos criados ou recebidos por uma
organização, firma ou indivíduo, que os
mantém ordenadamente como fonte
de informação para a execução de suas
atividades. Os documentos preservados pelo
arquivo podem ser de vários tipos e em vários
suportes. As entidades mantenedoras de
arquivos podem ser públicas (Federal,
Estadual Distrital, Municipal), institucionais,
comerciais e pessoais.
• No Brasil, a política de arquivos públicos e
privados é gerenciada pelo Conselho Nacional
de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo
Nacional.
Finalidade do “ARQUIVO”
Guardar em lugar
seguro;
Conservar na memória;
Valor histórico;
Valor afetivo pessoal;
Os arquivos são
necessários à vida de
toda organização,
independente do seu
tamanho.
ARQUIVISTA
O que Faz?
• O arquivista arruma de forma lógica.
• Por assunto, ordem alfabética ou cronológica
(de tempo) – todo tipo de documentos dentro
de arquivos.
• Ex: Se um zoológico recebe um novo animal, o
arquivista é quem vai guardar (ou deixar
pronta) a pasta certa para colocar os
documentos do novato.
• Se alguém descobre cartas antigas trocadas
entre pessoas importantes, é o arquivista que
vai identificar a época delas e arrumá-las de um
jeito que fique fácil achá-las depois.
• Seu trabalho é fundamental para conservar a
memória de uma instituição.
• O nosso país tem um Arquivo Nacional, onde
encontra-se gravações de discursos dos
presidentes, mapas das cidades de diferentes
épocas, vídeos de grandes eventos e papéis
importantes como a Lei Áurea, documento que a
Princesa Isabel assinou oficializando o fim da
escravidão no Brasil.
• Arquivos são os documentos produzidos por
uma instituição pública ou privada no
cumprimento de suas funções.
• E participam de 3 fases: a corrente,
intermediária e permanente.
• Servem como memória, testemunho, prova,
podem ter valor histórico , probatório. E
participam de forma ativa da administração de
organizações.
• Os arquivos fazem parte da instituição e tem
que ser tratado como tal. Além de ter um
grande valor estratégico e diferencial em uma
instituição, principalmente na hora de tomar
decisão.
• Nem todas as pessoas
possuem um volume
considerável de papéis
e documentos que
justifique um sistema
de arquivamento mas
essa não é desculpa
para acumular tudo
numa gaveta em
bagunça.
• Se seus papéis são
basicamente documentos
pessoais, contrato de
aluguel, apólices de
seguro, contrato de
escolas e faculdade, você
pode separar por
assunto e manter
tudo em caixas de
arquivo
morto, em pastas
suspensas numa caixa ou
em envelopes numa
gaveta.
• Determine uma cor
para cada pasta e
sempre que precisar
trabalhar o conteúdo,
mesmo que ela tenha
etiqueta
identificadora,
a localização será mais
rápida.
• Separe seus
documentos e arquive
em envelopes coloridos.
Facilitam a organização
e cabem numa gaveta.
• Contas a pagar: o ideal
é mantê-las numa pasta
em ordem cronológica.
Se o volume for
pequeno, uma pasta
sanfonada 1/4 será o
ideal.
• Para não esquecer desses
compromissos, deixe a pasta na gaveta de sua
mesa de trabalho ou à vista no ambiente da
casa em que você mais ficar.
• As contas
pagas devem ser
arquivadas por
tipo/fornecedor/co
ncessionária (luz,
gás, telefone) e
mantidas pelo
período legal.
Pastas e arquivos são tudo na vida da pessoa que
coleciona agendas, diários, aulas.
Não esqueça de etiquetá-los!
• Essa é a dica do dia!
• O dicionário diz que “Arquivar” significa
guardar em arquivo, conservar, reter na
memória, pôr em lugar conveniente.
• No universo da administração, “arquivo” é um
conjunto de documentos produzidos e
recebidos por uma organização ao longo de sua
existência e que são organizados e
conservados para consultas e comprovações.
ARQUIVAR
• É um ato realizado no
presente tendo em
vista o futuro, pois as
informações retidas,
colocadas “em lugar
conveniente”, vão
servir para ajudar a
diminuir ou esclarecer
questões que ainda vão
ocorrer.
“ARQUIVO” também designa diferentes
realidades:
Ele pode ser o conjunto de documentos e
correspondências que devem permanecer
guardados;
Móvel que guarda esses documentos;
Sala ou lugar onde estão os papéis arquivados.
• O arquivo preserva a situação administrativa e
fiscal, a memória e a história da empresa e
organização que o criou e o mantém.
EXEMPLO:
• Se um funcionário pretende se aposentar, por
exemplo, e não tem papéis que comprovem
seu tempo de serviço, os documentos
arquivados vão ser muito úteis nesse sentido.
• Se houver alguma pendência com relação ao
pagamento (ou não) de uma conta telefônica
antiga, o arquivo pode localizar essa conta e
resolver a dúvida.
Principal função do “ARQUIVO”
Setor pessoal –
método alfabético;
Setor de compras –
critérios numéricos
ou geográficos.
• Qualquer que seja a configuração, a forma de
organização e o tamanho de um arquivo, as suas
funções básicas são sempre guardar e conservar
documentos que possam ser usados para
atender a interesses pessoais, empresariais ou
oficiais
Tipos de “ARQUIVO”
Pertencem a escolas,
igrejas, associações,
clubes, organizações
não governamentais
(ONGS) e organizações
sem fins lucrativos.
Arquivo de firmas,
corporaçõese
companhias.
EX: o Arquivo do
Banco do Bradesco.
ARQUIVOS FAMILIARES OU PESSOAIS
Guarda a documentação
mais atual, consultada
com mais frequência, e
por isso também é
conhecido como arquivo
de movimento. Deve ser
mantido em local de
fácil acesso, justamente
para facilitar a consulta.
Exemplo de “Arquivo Corrente”
ESPECIAIS
ESPECIALIZADOS
ARQUIVOS ESPECIAIS
• Além de documentos de
papel, guardam também
discos, fitas, disquetes,
fotografias, fichas
microfilmadas, slides,
filmes.
• Devem merecer
tratamento especial
quanto ao
armazenamento, registro,
acondicionamento,
controle e conservação.
EXEMPLO DE ARQUIVO ESPECIAL
Contratos,
Certidões,
Tabelas,
Questionários,
Recibos.
OSTENSIVOS:
• Quando precisamos
dar entrada com
um documento em
uma empresa e
precisamos
acompanhar o seu
fluxo, o processo é
iniciar o protocolo.
PROTOCOLO