Arquivologia

Professor: Msc Guilherme Sabadin Piva

Aula 2: Noções de Arquivologia

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 Você sabia?
• É comum que as empresas definam e transmitam, tanto para seus
funcionários quanto para seus clientes e mercado em geral, sua missão,
visão e valores;
• Esse conjunto de informações sobre a empresa representa sua identidade
organizacional.

2
 Missão
• Por missão, entende-se uma breve definição do que a empresa é, qual sua
razão de existir, em termos de definição da sua atividade principal e do
papel da organização na sociedade.

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 Visão
• Já a visão é algo que se aproxima da meta do que a empresa pretende ser,
ou seja, algo que a empresa ainda não é, mas tem por objetivo concretizar;
• Nesse sentido, difere da missão, que é algo que a empresa já faz, enquanto
a visão é algo que empresa e funcionários almejam alcançar.

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 Valores
• Por fim, os valores são os princípios que orientam as ações e práticas da
empresa e seus funcionários, individual e coletivamente.
• Representam, portanto, a própria ética da empresa.

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 O que é um arquivo?
• De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar
documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem
para complementar este conceito;

• O arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da

necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar
documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da
vida.
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 Qual a função do arquivo?
• Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos
acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização
destes documentos, quando necessário;

• Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas

finalidades distintas:
• A administração e;
• À história.
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 Finalidade administrativa
• Num primeiro momento, as informações contidas nos arquivos servem de
base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente:
• Os funcionários;
• Os clientes;
• Os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem
informações
• relativas às atividades da instituição.
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 Finalidade histórica
• Num segundo momento, o arquivo pode também preservar, através de sua
documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está
inserido e mesmo à sociedade em geral.

• Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou

qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos
documentos ali depositados.

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 Diferença entre Arquivo e Biblioteca
• Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais
(atender a administração é a sua principal finalidade);
• A biblioteca organiza a informação para fins culturais;

• Informações orgânicas (que comprovam as atividades da instituição e são criadas

em decorrências destas atividades) são organizadas e conservadas nos arquivos;
• Informações não orgânicas (que não refletem as atividades da instituição) são
conservadas nas bibliotecas.
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 Classificação dos Arquivos
• De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística vide os
arquivos em públicos ou privados;

• Arquivos públicos são aqueles mantidos pelos órgãos públicos em todas

as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes
(executivo, legislativo e judiciário.

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 Classificação dos Arquivos
• Arquivos privados são aqueles mantidos por entidades privadas (pessoas
físicas ou jurídicas).

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 Classificação quanto ao grau de sigilo
• Se considerarmos as informações contidas em um documento, podemos
classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.

• Ostensivos: aqueles que contém informações comuns, cuja divulgação

não comprometa a segurança ou o bom andamento das atividades
rotineiras da instituição.

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 Classificação quanto ao grau de sigilo
• Se considerarmos as informações contidas em um documento, podemos
classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.

• Sigilosos: são aqueles que, tendo em seu conteúdo informações de caráter

restrito, requerem medidas especiais de segurança no que se refere à sua
guarda e conservação.

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 Classificação quanto ao grau de sigilo
• Ultra-secretos: São classificados como ultra-secretos os documentos que
requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou característica só
devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu
estudo ou manuseio;

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 Classificação quanto ao grau de sigilo
• Ultra-secretos:
• Ex: Documentos relacionados à política governamental de alto nível e
segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico;
negociações para alianças militares e políticas; planos de guerra;
informações sobre política estrangeira de alto nível).

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 Classificação quanto ao grau de sigilo
• Secretos: São classificados como secretos documentos que seu assunto
exige alto grau de segurança, mas pode ser do conhecimento de outras
pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;

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 Classificação quanto ao grau de sigilo
• Secretos:
• Ex: planos, programas e medidas governamentais;
• Dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos,
psicossociais e militares de países estrangeiros.

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 Classificação quanto ao grau de sigilo
• Confidenciais: São classificados como confidenciais a assuntos, que,
embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por
pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar
embaraços administrativos.
• Reservados: São assuntos que não devam ser do conhecimento do
público em geral.”

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 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para
colocar documentos em ordem em um arquivo.

• Os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético, geográfico,

numérico e ideográfico. Cada método tem suas particularidades, a saber:

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 Método Alfabético
• No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a
organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome;

• Proporciona, rapidez e agilidade para encontrar os arquivos;

• No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a

ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à
grande variedade de grafia dos nomes.
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 Regras de Alfabetação
• 1-Nome de pessoas físicas: Sobrenome depois o pré nome:
• A) Araújo, Marcos Perreira;
• B) Carvalho, Lucas Tavares;
• C) Ferreira, André;
• D) Ferreira, João Paulo.
• Obs: Em caso de sobrenomes iguais, diferenciar pelo nome.

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 Regras de Alfabetação
• 2- Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por
hífen não devem ser separados
• A) Bom Tempo, Claudia;
• B) Castelo Branco, Humberto de Alencar;
• C) Santos-Dumont, Alberto.
• Obs: Sobrenomes iniciados em: São, Santo e Santa, segue a mesma
regra.
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 Regras de Alfabetação
• 3- Sobrenomes de parentesco como: Filho, Júnior, Neto, Sobrinho,
devem vir para o inicio acompanhados do sobrenome anterior:
• A) Araújo Filho, Marcos;
• B) Carvalho Júnior, Lucas;
• C) Ferreira Neto, José;
• D) Vasconcelos Sobrinho, Luis Alberto.

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 Regras de Alfabetação
• 4- Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados, se
coloca ao final entre parentesses:
• A) Alves, José da Silva (Presidente);
• B) Barbosa, Lucas Moreira (Professor);
• C) Rodrigues, João Mário (Ministro).

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 Regras de Alfabetação
• 5- Na organização de nomes de instituição, os nomes são mantidos.
Quando da existência do artigo, leva-se para o final entre parênteses.
• A) Boticário (O);
• B) Casas Bahia;
• C) Globo (O);
• D) Jornal (O);

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 Regras de Alfabetação
• 6- Artigos e Preposições não devem ser considerados:
• A) Anjos, Milton Souza dos;
• B) Costa, Severiano da;
• C) Santos, Edson Perreira dos;
• D) Silva, Luciana da

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 Método Geográfico
• É utilizando quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou
seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem;

• Na ordenação de documentos por estado ou país, os mesmos devem ser ordenados

alfabeticamente, para facilitar a posterior localização;

• Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um mesmo estado ou país

deverão ser organizadas de forma alfabética, mas mantendo a capital no início.
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 Método Geográfico
• Separação por estado (SEMPRE SE • B) Santa Catarina
INICIA PELA CAPITAL, DEPOIS
• Florianópolis;
SEGUE ORDEM AFABÉTICA)
• Concórdia;
• A) Bahia:
• Ipumirim;
• Salvador
• Irani;
• Ilheus
• Luzerna.
• Itabuna
• Porto Seguro
• 29
 Método Geográfico
• Quando não existe separação por estado, segue ordem alfabética, colocando entre
parênteses a sigla do estado:
• Concordia (SC);
• Itabuna (BA);
• Marechal Candido Rondon (PR);
• Santos (SP);
• Toledo
• Obs: Quando da existência de nomes com a mesma inicial, é pensar qual vem antes
no dicionário, para colocar na ordem. 30

•
 Método Numérico
• Como o próprio nome diz, é aquele em que os documentos são ordenados
por número. Na utilização deste método, pode-se optar por três maneiras
distintas: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal;

• O método numérico simples é adotado quando a organização é feita pelo

número do documento ou da pasta em que este foi arquivado;

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 Método Numérico
• No entanto, ao se trabalhar com números maiores, com vários dígitos, o
método numérico simples acaba por se tornar muito lento e trabalhoso,
tanto na organização quanto na localização do documento;

• Neste caso, é indicada a utilização do método digito-terminal, onde a

ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o
arquivamentomais rápido e eficiente.

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 Método Ideográfico
• Utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto. É
também um método muito utilizado no dia-a-dia das instituições;

• A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível

(método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados(enciclopédico).

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 Método Ideográfico
• Método Digito Terminal: Últimos números
• A verificação e arquivamento devem ser procurados pelos últimos dígitos:
• 15-25-01
• 99-15-02
• 13-40-03
• 22-26-04
• 17-48-04
• OBS: Quando os 2 últimos dígitos são iguais, vale os dois dígitos anteriores.
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