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Princpios arquivsticos 1) Organicidade: a relao natural entre documentos de um arquivo em decorrncia das atividades da unidade produtora.

. 2) Provenincia: origem de documentos. Sua aplicao se d no fundo de arquivo. 3) Unicidade: qualidade pela qual os documentos de arquivo conservam carter nico em funo de seu contexto de origem, a despeito de forma, espcie ou tipo. 4) Respeito aos fundos: permite que se mantenham os valores de prova inerentes aos papis que so produtos de atividade orgnica. Arranjo (de fundo de arquivo): o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas, e o agrupamento, em relao significativa, de tais unidades entre si. OU a ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes, obedecendo a critrios que respeitam o carter orgnico dos conjuntos, interna e externamente. OU Consiste em atividades intelectuais de anlise do tipo, provenincia, origens funcionais e contedo dos documentos. Deve ser estabelecida, tanto quanto possvel, a ordem originrias (podendo as miscelneas terem critrios mais flexveis). Deve ser precedido do levantamento da evoluo institucional da entidade produtora. Mtodos de restaurao *Conservao: conjunto de aes que visa desacelerar o processo de degradao de documentos. *Restaurao: busca a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso. 1) Fumigao ou desinfestao: utilizao de agentes qumicos para preservar os documentos livres de insetos e microorganismos. A limpeza, que a fase posterior fumigao, pode ser feita em mesas higienizadoras com um pano macio, uma escova ou um aspirador. 2) Umidificao: procedimento em que documentos ressecados so colocados em uma atmosfera mida, para readquirirem flexibilidade pela absoro de vapor dgua. 3) Encapsulao: processo no qual o documento colocado entre duas superfcies de plstico transparente, cujas bordas so seladas. 4) Banho de gelatina: banho de gelatina ou cola que protege e aumenta a resistncia do documento. No prejudica sua visibilidade ou flexibilidade. 5) Alisamento: coloca os documentos em bandejas de ao inoxidvel para arejar, umidifica em cmaras propcias a isso e passa a ferro as folhas uma a uma. * Metro linear: unidade de medida para mensurar documentos textuais em suporte papel.

Mtodos de Arquivamento
Sistemas: direto, indireto e Semi-Indireto

Sistema direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. Sistema semi-indireto: O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto. Principais ordenaes do arquivo Quando se trata de planejar a organizao de um arquivo ou fichrio, os elementos constantes de um documento a considerar so: Nome (do remetente do destinatrio ou da pessoa a quem se refere o documento); Local; Nmero; Data; Assunto. De acordo com o elemento mais importante e freqentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichrios ou arquivos em: Ordem alfabtica; Ordem geogrfica; Ordem numrica (simples ou cronolgica); Ordem de assunto.

MTODO ALFABTICO
o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente no documento, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras. Pode obedecer ordem Dicionria ou ordem Enciclopdica. Na ordem dicionria os assuntos isolados so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente seqncia das letras. Veja o exemplo:

Cursos de mestrado Cursos de ps-graduao Exposies de publicaes Impresso de livros Impresso de peridicos Pesquisas de administrao Pesquisas de cincia poltica

Na ordem enciclopdica, os assuntos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente. Com a ordenao enciclopdica surgem os primeiros esboos de esquemas de classificao. Veja o exemplo:

Cursos Especializao Formao

Ps-graduao Mestrado Doutorado

Pesquisas Administrao Cincia poltica Economia Custo de vida Desenvolvimento econmico Psicologia Aplicada educao Aplicada ao trabalho
DESVANTAGENS DESSE MTODO Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

Mtodo Variadex
Este mtodo uma variante do alfabtico; Como seria impossvel determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto, uma vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica correspondente para sua ordenao.

Mtodo Geogrfico
Pertence ao sistema direto; As melhores ordenaes geogrficas so:

Nome do estado, cidade e correspondente Nome da cidade, estado e correspondente.

Vantagens: direto e de fcil manuseio. Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente.

Mtodos por Assunto


O mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depende de interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das atividades institucionais. Entretanto, o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.

Numrico Simples
Mtodo numrico simples: numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica; O mtodo exige um ndice alfabtico remissivo. ndice alfabtico remissivo O ndice uma lista minuciosa, ordenada alfabeticamente, dos termos ou assuntos contidos no texto.

Pode tambm incluir nomes de pessoas, nomes geogrficos, acontecimentos, etc. citados na obra. Sob cada item do ndice, vem a indicao de sua localizao no corpo da obra. Veja o exemplo:
ASSUNTO AES BALANO PATRIMONIAL DESPESAS - administrativas - de higiene e limpeza - de pessoal EVENTOS - civis - culturais - esportivos - socioculturais PASTA PASTA N 52 PASTA PASTA PASTA PASTA N 14 N 25 PASTA PASTA N 56 LOCALIZAO N 40 N N N N 12 4 6 11

PASTA PASTA PASTA

N 44 N 52

Mtodo Cronolgico

A ordem principal de entrada a data; Muito utilizado em reparties pblicas; Os documentos ou conjunto de documentos (processos) recebem um nmero e tambm a data de entrada do documento;

Dgito Terminal
Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Assim o nmero 42.054 ser representado pelos grupos 04-20-54. Mtodo muito utilizado em Bancos. Desvantagens: Leitura no convencional dos nmeros; Disposio fsica dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.

Mtodo Numrico Duplex


A documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a mincia. O mtodo duplex oferece as mesmas possibilidades do mtodo decimal (Dewey) quanto ao agrupamento de assuntos, permitindo abertura ilimitada de classes, subclasses etc. Veja o exemplo: Nesse mtodo, os nmeros so dados de dez em dez, para cada assunto principal.

Na primeira etapa de seleo temos: 10 Administrao; 20 Aluguel; 30 Compra.

A segunda etapa prev as primeiras divises, mas o nmero principal vem no incio, seguido de um hfen e da diviso de um em um, assim: 20 ALUGUEL 20-1 Apartamento; 20-1-1 Apartamento de quarto e sala; 20-1-2 Apartamento de dois quartos; 20-1-3 Apartamento de trs quartos Mtodo Uni termo ou Indexao Coordenada

O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. Esse nmero, denominado nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser assinalado no documento, em lugar visvel e previamente determinado. A finalidade deste nmero identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, procede-se anlise do documento, de onde devem ser destacados todos os elementos identificadores que serviro pesquisa posterior: nomes, assuntos, fatos ou acontecimentos, datas, lugares, fenmenos, objetos etc. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha ndice, sob a forma de palavrachave, para facilitar a localizao dos documentos. Obs.: No recomendada sua aplicao nos arquivos convencionais, a indexao coordenada vem sendo utilizada, com xito, nos arquivos especiais e especializados.

Mtodo Alfanumrico
Esse sistema procura utilizar as vantagens dos mtodos alfabticos e numricos. Dessa combinao surgiu um mtodo que tem a simplicidade do alfabtico e a rapidez e preciso do numrico. Veja o exemplo:

Este mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas para se evitar que, uma vez numeradas, as divises sejam alteradas. 1 Posio 2 Posio Aa - Af 1; Ag - Al 2; Am - As 3; At - Az 4; Ba - Bl 5; Bm - Bz 6; Mtodo Decimal
Este mtodo baseado na classificao decimal de Dewey, utilizada nas bibliotecas. Esta classificao divide o saber humano em 9 classes principais e uma 10 reservada para os assuntos por demais gerais e que no podem ser includos em uma das nove classes pr-estabelecidas. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal pode no existir como pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. A diviso dos assuntos parte sempre do geral para o particular. As 10 primeiras divises so denominadas classes; As 10 seguintes so subclasses E a seguir, respectivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc.

Classes
0 Obras Gerais 1 Filosofia 2 - Religio 3 Cincias Sociais 4 Filologia ou Lingstica 5 Cincias Puras 6 Cincias Aplicadas 7 Belas-Artes 8 Literatura 9 Histria e Geografia Subdiviso da classe 6 600 Cincias Aplicadas 610 Medicina

620 Engenharia 630 Agricultura 640 Cincias e Artes Domsticas 650 Servios Gerenciais 660 Indstrias Qumicas Subdiviso da classe 610 610 Medicina 611 Anatomia 612 Fisiologia Humana 613 Higiene Pessoal 614 Sade Pblica 615 Teraputica 616 Clnica Mdica... Outra subdiviso 616 Clnica Mdica 616. 1 - Cardiologia 616.2 - Sistema Respiratrio 616.3 - Sistema Digestivo 616.4 Sistema endcrino 616.5 dermatologia E assim por diante. medida que se apresenta um assunto, temos de procurar onde coloc-lo, partindo sempre do geral para o particular. Vantagens do Mtodo Decimal O Mtodo Decimal apresenta as seguintes vantagens: Todos os assuntos relacionados a um determinado tpico ficam reunidos em grupos; Os nmeros classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fceis de reter na memria; Expanso ilimitada para as subdivises dos assuntos.

A Microfilmagem
A microfilmagem uma tcnica que produz microformas, que so as imagens fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida, os quais necessitam do auxlio de um aparelho leitor. Vantagem: pode durar at duzentos anos quando bem administrado. Desvantagem: pode-se citar o alto custo do procedimento. Esse sistema muito utilizado em bancos para microfilmar cheques.