Gestão de Planilhas e Documentos

Curso Profissionalizante
de Auxiliar em Logística
Gestão de Planilhas
e Documentos
Autor
Lillian Cherrine Rodrigues
Indaial – 2022
1a Edição
Copyright © UNIASSELVI 2022
Elaboração:
Revisão, Diagramação e Produção:

Equipe Desenvolvimento de Conteúdos EdTech
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI

Ficha catalográfica elaborada pela equipe Conteúdos EdTech UNIASSELVI
Apresentação
Querido aluno, seja bem-vindo! A partir de agora, iniciamos a disciplina Ges-
tão de Planilhas e Documentos, que tem por objetivo levá-lo à reflexão sobre a
importância da elaboração e da gestão de documentos na rotina de trabalho.
Vivenciamos a chamada Era da Informação, que tem como atributo princi-
pal a valorização do conhecimento concentrado nas pessoas e nas organizações.
Com o acúmulo de conhecimento e informações, numerosos e diversificados docu-
mentos são produzidos, sejam por instituições públicas ou privadas.
Dessa forma, saber gerir, controlar e arquivar essa imensurável quantidade
de documentos de maneira eficiente é uma grande vantagem competitiva para as
organizações, especialmente diante da adoção de tecnologias digitais na concep-
ção de documentos, que em oposição ao que se pensa, necessitam dos mesmos
cuidados e atenção que os documentos físicos tradicionais.
Portanto, compreender e adquirir conhecimentos sobre a área é fundamen-
tal. Sendo assim, a disciplina está dividida em três grandes unidades. Na primeira uni-
dade, estudaremos os marcos da área da documentação, elaboração e controle da
documentação na empresa. Na segunda unidade, compreenderemos o que são os
sistemas de informação gerencial e sua aplicação para auxiliar na tomada de decisão.
Já na terceira e última unidade, aprenderemos sobre o editor de texto e planilhas ele-
trônicas e sobre a segurança da informação. Perceba que este curso e esta disciplina
estão sendo cercados de muito cuidado, atenção e até mesmo carinho. Estamos
começando mais uma etapa nesta nova caminhada, repleta de descobertas.
Que você tenha plena realização nos estudos!
SUMÁRIO
UNIDADE 1 ELABORAÇÃO, GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÃO. 9
TÓPICO 1 MARCOS DA ÁREA DA DOCUMENTAÇÃO.......................................... 11
1 INTRODUÇÃO.................................................................................................... 11
2 MARCOS DA ÁREA DA DOCUMENTAÇÃO ................................................ 11
2.1 A ESCRITA.......................................................................................................12
3 A DOCUMENTAÇÃO.........................................................................................16
RESUMO DO TÓPICO 1.............................................................................................. 18
AUTOATIVIDADE.........................................................................................................19
TÓPICO 2 ELABORAÇÃO E CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO........................21
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................21
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS..........................................................................22
2.1 IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS PARA AS
ORGANIZAÇÕES................................................................................................. 24
2.2 A TECNOLOGIA E A GESTÃO DE DOCUMENTOS................................. 25
2.3 A RELAÇÃO DA LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS
(LGPD) E A GESTÃO DOCUMENTAL............................................................... 27
3 DOCUMENTOS E SUAS CARACTERÍSTICAS ...........................................28
3.1 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICO, ELETRÔNICO, DIGITAL E HÍBRIDO.35
3.2 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS....................................................... 37
3.2.1 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS.................................................... 39
3.3 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL.......................................................................40
3.4 ARQUIVO ...................................................................................................... 42
3.4.1 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS.........................................................43
3.4.2 CICLO VITAL ARQUIVÍSTICO OU TEORIA DAS TRÊS IDADES.......43
RESUMO DO TÓPICO 2.............................................................................................45
AUTOATIVIDADE........................................................................................................46
TÓPICO 3 A DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA.....................................................49
1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................49
2 DOCUMENTOS EMPRESARIAIS ..................................................................49
2.1 CONCEPÇÃO DE DOCUMENTO NA EMPRESA......................................50
2.2 TIPOS DE DOCUMENTOS............................................................................51
2.3 DOCUMENTOS DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL INTERNA E
EXTERNA.............................................................................................................56
3 CORRESPONDÊNCIAS...................................................................................58
3.1 CORREIO ELETRÔNICO...............................................................................59
RESUMO DO TÓPICO 3.............................................................................................66
AUTOATIVIDADE........................................................................................................ 67
REFERÊNCIAS............................................................................................................69
UNIDADE 2 INTRODUÇÃO AOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO.................73

TÓPICO 1 A IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES NA EMPRESA..................... 75
1 INTRODUÇÃO................................................................................................... 75
2 INFORMAÇÕES NA EMPRESA..................................................................... 76
2.1 INFORMAÇÃO ............................................................................................... 77
3 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES....................................................... 79
3.1 IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO .....................................80
RESUMO DO TÓPICO 1.............................................................................................. 81
AUTOATIVIDADE........................................................................................................82
TÓPICO 2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL........................................85
1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................85
2 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E O AMBIENTE CONTEMPORÂNEO
DE NEGÓCIOS.....................................................................................................85
2.1 SISTEMA EMPRESARIAL E SEUS SUBSISTEMAS ............................... 87
2.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EMPRESARIAIS.......................................91
3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAIS ..............................................99
3.1 FUNÇÕES DO SIG NA GESTÃO .................................................................99
3.1.1 COMPETITIVIDADE..................................................................................100
3.1.2 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO
GERENCIAL........................................................................................................100
3.1.3 IMPACTO DO SIG NA ORGANIZAÇÃO.................................................100
RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................... 102
AUTOATIVIDADE...................................................................................................... 103
TÓPICO 3 INSTALAÇÕES DE SISTEMAS............................................................ 105
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................ 105
2 IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS .................................................................. 105
2.1 CICLO DE VIDA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO............................ 106
2.2 TIPOS DE IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO......108
2.3 IMPLEMENTAÇÃO EFICAZ...................................................................... 109
3 MEDIDAS DE SUCESSO DA IMPLEMENTAÇÃO .....................................110
4 METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS (MDS)..........110
4.1 FASES DA METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS.111
4.1.1 OUTRAS METODOLOGIAS DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS.113
4.2 METODOLOGIAS DE ENGENHARIA E QUALIDADE............................116
RESUMO DO TÓPICO 3........................................................................................... 123
AUTOATIVIDADE...................................................................................................... 124
REFERÊNCIAS.......................................................................................................... 126
UNIDADE 3 INTRODUÇÃO À EDIÇÃO DE TEXTOS E PLANILHAS......... 127

TÓPICO 1 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO ........................................................ 129
1 INTRODUÇÃO................................................................................................. 129
2 O QUE É SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO?............................................. 129
2.1 VULNERABILIDADES DOS SISTEMAS ................................................. 130
2.2 OS FUNDAMENTOS DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO................ 136
2.3 IMPORTÂNCIA DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO.......................... 137
3 COMO ESTABELECER UMA ESTRUTURA PARA SEGURANÇA E
CONTROLE DA INFORMAÇÃO....................................................................... 137
RESUMO DO TÓPICO 1.............................................................................................141
AUTOATIVIDADE...................................................................................................... 142
TÓPICO 2 EDITORES DE TEXTO........................................................................... 145
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................ 145
2 EDITOR DE TEXTO WORD........................................................................... 145
2.1 INICIANDO O EDITOR DE TEXTO .............................................................147
2.2 ADICIONANDO TEXTO AO DOCUMENTO............................................. 154
2.3 GUIA INSERIR ............................................................................................ 165
3 IMPRIMINDO UM DOCUMENTO ................................................................. 173
RESUMO DO TÓPICO 2............................................................................................175
AUTOATIVIDADE.......................................................................................................176
TÓPICO 3 PLANILHAS ELETRÔNICAS .............................................................. 179
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................ 179
2 CONHECENDO O EXCEL ............................................................................ 179
2.1 LAYOUT DO EXCEL ....................................................................................181
2.1.1 GUIAS ......................................................................................................... 185
2.1.2 CONCEITOS INICIAIS.............................................................................. 185
2.1.3 O CURSOR................................................................................................186
2.2 INSERINDO DADOS EM UMA PLANILHA ............................................ 187
2.2.1 SELECIONANDO CÉLULAS OU INTERVALOS DE CÉLULAS,
COLUNAS E LINHAS........................................................................................ 187
3 INSERINDO FÓRMULAS..............................................................................188
3.1 PRATICANDO FÓRMULAS BÁSICAS NO EXCEL................................. 194
3.2 ANÁLISE E TOMADA DE DECISÃO COM O EXCEL ........................... 199
RESUMO DO TÓPICO 3........................................................................................... 201
AUTOATIVIDADE..................................................................................................... 202
REFERÊNCIAS......................................................................................................... 204
UNIDADE 1
ELABORAÇÃO, GESTÃO
DE DOCUMENTOS E
INFORMAÇÃO
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
A partir do estudo desta unidade, você deverá ser capaz de:
• refletir sobre a importância da elaboração e da gestão de documentos na
sua rotina de trabalho;
• compreender a relação entre a documentação empresarial e a informa-
ção para o bom andamento de uma empresa;
• conhecer exemplos práticos de meios e planos de comunicação empresarial;
• analisar os benefícios de uma gestão documental para aplicá-la no
seu dia a dia.
PLANO DE ESTUDOS
Esta unidade está dividida em três tópicos. No decorrer dela, você encontrará
autoatividades com o objetivo de reforçar o conteúdo apresentado.
TÓPICO 1 – MARCOS DA ÁREA DA DOCUMENTAÇÃO
TÓPICO 2 – ELABORAÇÃO E CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO
TÓPICO 3 – A DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA
TÓPICO 1
MARCOS DA ÁREA DA
DOCUMENTAÇÃO
1 INTRODUÇÃO
Você já parou para pensar em como surgiram os primeiros documentos? E
os arquivos? Será que conseguiríamos responder a essas questões?
Provavelmente não, uma vez que a humanidade registra informações do
seu cotidiano desde 4000 a.C.
Os documentos físicos, conforme conhecemos na atualidade, tiveram ori-
gem nos antigos manuscritos e com o passar do tempo se transformaram até che-
gar às configurações e aos padrões atuais: o formato digital. O advento dos arqui-
vos aconteceu concomitantemente ao aparecimento da escrita e, por conseguinte,
à elaboração dos documentos.
A datar do século XX, devido ao extenso volume de documentos confeccio-
nados, o gerenciamento da informação e documentação foi otimizado em função
do desenvolvimento das esferas pública e privada, expandindo a necessidade do
gerenciamento dos arquivos de forma efetiva.
É com base na gestão de documentos que se pode realizar um arquivamen-
to adequado. Em vista disso, o conhecimento sobre essa temática é imprescindível
para o desenvolvimento da nossa disciplina, como veremos na sequência.
Assim, abordaremos a seguir o marco da área da documentação, a elabora-
ção e o controle da documentação e a documentação na empresa.
Trataremos inicialmente da escrita, preâmbulo para a existência dos
documentos.
2 MARCOS DA ÁREA DA DOCUMENTAÇÃO

Para melhor compreendermos a origem da documentação, bem como para
o que se destina e o que abrange, faz-se necessário entendermos o surgimento da
escrita e a relevância disso no processo de desenvolvimento da documentação.
11
2.1 A ESCRITA
A escrita é um agrupamento de símbolos que são utilizados para retratar
e embasar a linguagem falada. Nos primórdios, o homem primitivo sempre teve a
necessidade de se expressar e comunicar. Para tanto, recorreu ao emprego de sím-
bolos ou a sinais; também se expressavam por intermédio de pinturas rupestres,
pressupostos dos primeiros sistemas de escrita (PAES, 2005).
ATENÇÃO
Pinturas rupestres eram os inscritos ou desenhos que os homens primiti-
vos faziam nas paredes de cavernas ou rochas. Normalmente essas pinturas
eram efetuadas por caçadores, representando a natureza, as mulheres e al-
guns animais que almejavam caçar.
FIGURA 1 – PINTURAS RUPESTRES
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-premium/conjunto-de-modelos-de-pagi-
na-de-destino-de-personagens-neandertais-idade-pre-historica-as-pessoas-usam-
-pele-de-animal-usar-ferramentas-primitivas-para-cacar-mamute-acender-um-fo-
go-de-costura-pele-dos-desenhos-anima>. Acesso em: 9 jun. 2022.
Com o passar do tempo, o homem pré-histórico dominou a linguagem, fi-

xando a prática e a tradição oral como forma de comunicação e transmissão de
conhecimento aos povos por meio de histórias, contos e narrativas. Contudo, a
oralidade não era registrada, era apenas a passagem de histórias e narrações
entre as civilizações.
12
Por volta de 2500 a.C. surgiram os registros iniciais da linguagem escrita,
inventada pelos sumérios, povos que habitavam a Mesopotâmia. Esses registros
– feitos por meio da escrita cuneiforme ou escrita em forma de cunha – foram sim-
ples, realizados em placas de argila, e os sinais eram uma espécie de pictogramas
dispostos verticalmente.
FIGURA 2 – ESCRITA CUNEIFORME
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-premium/escrita-sumeria-assiria-cunei-
forme-acadiana-no-museu-alfabeto-de-script-antigo-babilonia-na-mesopota-
mia_24651641.htm#query=escrita%20cuneiforme&position=13&from_view=sear-
ch>. Acesso em: 9 jun. 2022.
Da simplicidade da escrita suméria, passamos para a escrita ideográfica,

mais complexa e cujos signos retratavam ideias. Um exemplo desse tipo de escrita
são os hieróglifos egípcios, que possuem uma estrutura trina: ideográfica, fonográ-
fica e, sobretudo, pictográfica. Os hieróglifos eram considerados uma escrita divina
– o termo é de origem grega e significa “inscrição sagrada”. Ou seja, o hieróglifo era
uma simbologia mediadora entre a mente criadora e o mundo.
Era por meio dessa linguagem escrita que os sacerdotes e escribas egípcios
faziam referência ao mundo criado, à criação e ao ser divino. Os hieróglifos egípcios
foram documentados em pedras e/ou papiros (semelhante a um papel rudimentar).
Os hieróglifos receberam, na antiga sociedade egípcia, uma derivação simplificada:
a escrita hierática, que era uma variante dos hieróglifos e possuía uma função mais
flexível, por ser mais cursiva e menos emblemática.
Portanto, qualquer imagem hieroglífica era seguida de uma ideia e de
um som característico.
13
FIGURA 3 – PAPIRO COM HIERÓGLIFOS E ELEMENTOS DA CULTURA EGÍPCIA
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/antiga-colecao-de-vetores-de-
-desenhos-animados-de-papiro-papiro-egito-com-hieroglifos-e-cultura-egip-
cia_4850078.htm#query=hieroglifo&position=10&from_view=search>.
Acesso em: 9 jun. 2022.
Os instrumentos utilizados para receber e registrar a escrita, como vimos,

foram a pedra, a argila e o papiro. E então surgiu o pergaminho, instrumento obtido
da pele de animais, em especial de carneiros, cabras, cordeiro ou ovelhas. Esse
novo suporte foi revolucionário, por ser mais resistente e duradouro em relação à
argila e ao papiro. Na Idade Média, o pergaminho foi empregado nos mosteiros para
a reprodução de livros.
FIGURA 4 – PERGAMINHO
FONTE: <https://pixabay.com/pt/photos/documento-pergaminho-a-idade-m%-
c3%a9dia-1729019/>. Acesso em: 9 jun. 2022.
14
Já em 105 a.C., tivemos o advento do papel, que se originou na China, e o
emprego do alfabeto latino, que utiliza vogais e consoantes. Isso levou o alemão
Johann Gensfleish, conhecido como Gutenberg, a criar a prensa móvel ou prensa
de tipos móveis. Essa invenção assegurou a impressão em massa de livros, que
anteriormente eram escritos à mão e em pergaminhos. Esse foi um fato histórico e
revolucionário na Europa, pois a prensa móvel permitiu uma quantidade maior de
cópias dos livros em tempo reduzido, proporcionando a propagação de informação,
conhecimento e cultura a um número maior de pessoas.
FIGURA 5 – PRENSA MÓVEL DE GUTENBERG
Fonte: <https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Presse_a_bras_en_bois_de_Gu-
temberg.jpg>. Acesso em: 9 junho 2022.
Da passagem do estágio de vida social menos organizado para um estágio

mais evoluído e ordenado, os seres humanos perceberam como os documentos
eram importantes e começaram a juntar, preservar e organizar os registros, ma-
nuscritos e outros que documentavam as atividades políticas, econômicas, religio-
sas e sociais, inclusive da própria vida pessoal.
Desse momento em diante, surgem os arquivos, que tinham como finalida-
de tanto guardar os tesouros culturais de determinado período da história como
preservar os documentos que certificavam a legalidade de suas propriedades e
daqueles que relatavam a memória e a glória de seus legados.
O gerenciamento de documentos apareceu levando em conta a necessida-
de das empresas em administrar e controlar as informações que se encontravam
desordenadas, com a finalidade de auxiliar o acesso ao conhecimento documenta-
do e armazenado nas organizações.
15
3 A DOCUMENTAÇÃO
A documentação é o registro de informações, independentemente do
suporte utilizado para armazenamento. Contudo, a documentação vai além
de registros de informações e se baseia em concepções teóricas e práticas
estabelecidas no século XIX.
Ela foi fortalecida na Europa dando origem à Ciência da Informação, cor-
rente de conhecimento que tem como princípio e técnicas promover a essência
do conteúdo de vários documentos a fim de promover a utilização e a aplicação da
informação. A documentação, diferentemente, tem como finalidade a aquisição,
o armazenamento, a recuperação e a disseminação da informação existente nos
documentos (ORTEGA, 2009).
A palavra documentação foi empregada incialmente em 1903, em um arti-
go intitulado “Les sciences bibliographiques et la documentation” (“Ciências biblio-
gráficas e documentação”), do advogado belga e bibliógrafo Paul Otlet (1868-1944),
fazendo referência ao fornecimento de documentos ou no sentido de colaborar
com aqueles que necessitam da informação contida neles (ORTEGA, 2009). Otlet
qualificou documento como sendo não somente livros e manuscritos, ou seja, o
que dava suporte à informação, como também arquivos, mapas, esquemas, ideo-
gramas, diagramas, desenhos, fotografias, entre outros. Para Otlet, o documento
envolvia o conteúdo que nele estava contido (ARAÚJO, 2010).
Nesse sentido, documentação deve ser compreendida como um grupa-
mento de ações, que tem por objetivo organizar e disseminar a informação, sendo
um processo que promove a reunião, classificação e propagação de documentos
de maneira acessível.
Dessa forma, o foco da ciência da documentação estava no acesso à infor-
mação, nas estruturas que os continham (livros, manuscritos etc.) e em diferentes
locais de informação, como bibliotecas, arquivos, museus, entre outros.
Em 1985, na Bélgica, Otlet, com a assessoria de seu também colega advoga-
do Henri La Fontaine (1854-1943), criou o Instituto Internacional de Bibliografia (IIB),
que posteriormente, em 1935, intitulou-se Federação Internacional de Documenta-
ção (FID), em Bruxelas. O instituto objetivava o desenvolvimento da documentação,
realizando o gerenciamento do Repertório Bibliográfico Universal (RBU) (ORTEGA,
2009). Isso possibilita a acessibilidade aos registros de conhecimento da época,
produzidos em qualquer parte do mundo, facilitando o acesso a esse conteúdo.
A finalidade do RBU era possuir a guarda de bibliografias do passado e do
presente, por meio de atualização constante, estando completamente disponível
ao público em todos os centros intelectuais, além, claro, de garantir e resguardar
aos autores seus direitos autorais.
16
Para que esses objetivos fossem atingidos, procedimentos foram adota-
dos no tratamento do repositório, a fim de conquistar uma padronização única de
técnicas e representações empregadas. Criou-se, assim, a Classificação Decimal
Universal (CDU), que corresponde a uma classificação internacional de documentos
em bibliotecas. “É um dos sistemas de classificação mais utilizados internacional-
mente para a indexação e recuperação por assunto em sistemas de informação
bibliográfica” (IBCT, 2021). A CDU foi concebida por Paul Otlet e Henri La Fontaine, a
partir da classificação idealizada por Melvil Dewey (1851-1931), denominada Classi-
ficação Decimal de Dewey (CDD).
É constituído de dez classes (pois os conhecimentos se dividem em dez
classes), com subdivisões, que vão do geral ao específico. Nesse sistema de clas-
sificação, o conceito é representado por uma notação numérica ou alfanumérica.
ATENÇÃO
O conceito geral de educação equivale à notação numérica 37. Ou seja, a
notação 37 e o conceito ao qual está associado são iguais em quaisquer bi-
bliotecas do mundo que aplicam o mesmo sistema de classificação.
Com a contribuição do Instituto Internacional de Bibliografia, as concepções

de Otlet e La Fontaine se disseminaram pelo mundo, chegando ao Brasil por meio
da introdução da CDD e da CDU, objetivando à ordenação dos acervos, das biblio-
grafias e dos catálogos seguindo as classificações internacionais do IIB.
Em 1911, a Biblioteca Nacional fundou o Serviço de Bibliografia e Documen-
tação em cooperação com o Instituto Internacional de Bibliografia, criando, assim,
uma coletânea nacional brasileira a partir das fichas catalográficas e do emprego da
Classificação Decimal Universal (ORTEGA, 2009; SILVA; RODRIGUES, 2016).
Posteriormente, no Brasil, em 1954 foi criado o Instituto Brasileiro de Biblio-
grafia e Documentação (IBBD), que buscou uma composição com base no conceito
de documentação. Em 1970, o IBBD passou por uma transformação, mudando de
nome para Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT). Des-
de a sua origem, o Instituto coordena projetos, produtos e serviços orientados para
a organização, armazenamento, disseminação, uso e análise da informação.
Esses são os marcos da área da documentação no Brasil e no mundo. É
importante apontar que a participação de Otlet foi primordial na busca pela organi-
zação e disseminação do conhecimento (SILVA; RODRIGUES, 2016).
17
RESUMO DO TÓPICO 1
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:
• A origem da documentação está vinculada ao entendimento sobre a escrita, a

qual interfere no surgimento e na relevância do processo de desenvolvimento
da documentação.
• Após o surgimento da escrita, os seres humanos perceberam como os docu-
mentos eram importantes e começaram a juntar, preservar e organizar os regis-
tros, manuscritos e outros que documentavam as atividades políticas, econômi-
cas, religiosas e sociais.
• Os documentos não são somente os suportes à informação, como livros e ma-
nuscritos. Eles vão além disso e envolvem o conteúdo que possuem.
• A documentação deve ser compreendida como um grupamento de ações, que tem
por objetivo organizar e disseminar a informação. Portanto, é um processo que pro-
move a reunião, classificação e propagação de documentos de maneira acessível.
18
AUTOATIVIDADE
1. A Classificação Decimal Universal (CDU) foi criada a partir da Classifica-

ção Decimal de Dewey (CDD) para contemplar as necessidades de tra-
tamento da informação especializada e viabilizar a elaboração do Re-
pertório Bibliográfico Universal (RBU). Com base na definição, analise as
sentenças a seguir:
I. A CDD corresponde a uma classificação internacional de docu-

mentos em bibliotecas.
II. A CDU é um sistema de classificação de documentos que se cons-
titui de 12 classes que se subdividem em subclasses, em uma hie-
rarquia decimal visando abranger todo o conhecimento.
III. A CDU é um esquema internacional para a classificação de docu-
mentos em bibliotecas, criado a partir da CDD.
Assinale a alternativa CORRETA:
a. ( ) As sentenças I e III estão corretas.

b. ( ) Somente a sentença II está correta.
c. ( ) As sentenças I e II estão corretas.
d. ( ) Somente a sentença III está correta.
2. O aparecimento da escrita foi tão importante que, durante muito tempo,

foi considerado o marco inicial da história. Foi a terceira forma de co-
municação elaborada pelo ser humano e provocou grande revolução nos
seus costumes. Diferentemente da fala e das pinturas rupestres, a escri-
ta permitiu ao ser humano a comunicação de longo alcance geográfico,
a fixação de leis, de regras e penalidades, que viabilizaram a formação de
estruturas sociais e políticas estáveis (VAINFAS, 2016, p. 30).
19
Sobre a escrita, informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma a
seguir e assinale a alternativa com a sequência correta:
( ) Na região da Mesopotâmia, existia uma escrita chamada de cuneiforme.
( ) No Egito Antigo, a escrita hieroglífica era privilégio de sacerdotes
e escribas.
( ) O avanço dos conhecimentos na Europa ganhou grande impulso com
a contribuição de Johannes Gutenberg, que, ao desenvolver a impressão
com tipos móveis, renovou o alcance das produções escritas.
a. ( ) F - V - V.
b. ( ) V - F - V.
c. ( ) F - V - F.
d. ( ) V - V - V.
3. Para a escrita desenvolvida no Egito Antigo se deu o nome hierógli-

fos ou escrita hieroglífica. O nome hieróglifo, contudo, tem origem
grega e significa:
a. ( ) escrita do papiro.
b. ( ) louvor ao Faraó.
c. ( ) escrita divina.
d. ( ) inscrição na pedra.
4. Os hieróglifos possuem uma estrutura bem diferente das outras línguas,

que são predominantemente alfabéticas. Como era definida a estrutura
das imagens dos hieróglifos?
5. Os seres humanos perceberam como os documentos eram importantes

e começaram a juntar, preservar e organizar os registros, manuscritos e
outros que documentavam as atividades políticas, econômicas, religiosas
e sociais. Desse momento em diante, surgem os arquivos. Nesse contex-
to, disserte sobre a finalidade do arquivo em tempos remotos e sobre o
significado do termo.
20
TÓPICO 2
ELABORAÇÃO E
CONTROLE DA
DOCUMENTAÇÃO
1 INTRODUÇÃO
Aprendemos no tópico anterior que a documentação deve ser compreendi-
da como um conjunto de ações que objetiva organizar e disseminar a informação.
Sendo assim, para termos conhecimentos efetivos sobre documentação, precisa-
mos inicialmente apreender que a elaboração e o controle de documentos estão
inseridos nesse agrupamento de ações e processos para o gerenciamento de toda
a documentação de uma instituição.
FIGURA 6 – GESTÃO DE DOCUMENTOS
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/icone-do-documento-flat_1537583.
htm#query=gest%C3%A3o%20de%20documentos&position=2&from_view=search>.
Acesso em: 9 junho 2022.
21
Um bom controle de documentos auxilia a adaptação de processos e nor-
mas institucionais, o aumento da segurança, a confiabilidade e a qualidade da
informação da organização.
Dessa forma, abordaremos neste tópico o conceito de gestão de documen-
tos e sua finalidade; aprenderemos o que é um documento e sob que aspectos ele
pode ser classificado, como é avaliado e controlado. Em seguida, vamos conhecer
os sistemas de arquivos e os métodos de arquivamento.
Vamos iniciar nossos estudos?
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
Segundo a Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991, em seu Art. 3º (BRASIL,
1991), gestão de documentos é o “conjunto de procedimentos e operações técni-
cas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente ou intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente” de documentos de uma organização.
Dessa forma, podemos dizer que o conceito de gestão da documentação
envolve gerir a documentação corporativa, visando à ordenação, preservação e
integridade das informações e dos documentos, objetivando o aprimoramento dos
processos de uma empresa (TARAPANOFF, 2015).
Envolve, ainda, gerenciar o ciclo de vida da informação e documentação,
propiciando a segurança e a disseminação da informação e possibilitando o acesso
de forma transparente, precisa e com qualidade.
A Lei n. 8159, em seu Art. 1º, reforça que “é dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos
de prova e informação” (BRASIL, 1991).
De acordo com a lei, a gestão da documentação está conectada ao emprego
de técnicas de arquivamento, também chamadas de técnicas arquivísticas, que têm
por objetivo facilitar a localização, o acesso às informações e aos documentos, rela-
cionando documentos distintos, evitando perdas, prazos e acúmulos de documentos.
A gestão de documentos possui três fases: produção, utilização e destinação.
• Produção: fase da criação do documento. É muito importante, pois

nesta fase definem-se as normas para a criação do documento, suas
características físicas, isto é, o tipo de suporte que será aplicado.
22
• Utilização: é a fase de recuperação da informação, determina como
será realizado o controle, uso e armazenamento dos documentos. Ob-
jetiva criar planos de classificação que identifiquem a origem dos docu-
mentos e padronizem a forma de arquivá-los.
• Destinação: fase em que é definido quais documentos serão elimina-
dos e quais serão mantidos permanentemente.
Para melhor compreender a gestão de documentos, é importante conhe-

cermos os seus objetivos:
• Coordenar a produção, administração, manutenção e destinação dos

documentos de modo eficiente.
• Apressar o descarte de documentos desnecessários, sem valor admi-
nistrativo, fiscal, legal, histórico e/ou científico.
• Garantir o acesso à informação pública quando e onde se fizer necessá-
ria ao governo e aos cidadãos.
• Assegurar a proteção e a acessibilidade aos documentos de natureza
permanente.
A principais funções da gestão de documentos são:
• Padronização: ao se elaborar os documentos, eles devem ser padroni-

zados em tipos/séries documentais.
• Inovação: emprego de novas tecnologias para a organização, recupe-
ração e guarda dos documentos.
• Utilização: envolve as atividades de protocolo, arquivamento e geren-
ciamento dos sistemas informatizados.
• Classificação: atua na recuperação da produção dos documentos,
classificando-os em tipos/séries documentais.
• Organização e arquivamento: aplicam-se a classificação e as técni-
cas de arquivamento dos registros.
• Avaliação: verificam-se os valores para os documentos e os analisa com
base em seu ciclo de vida, definindo prazos para a guarda e destinação
final, se será eliminado ou indicado para a preservação permanente.
23
• Destinação de documentos: utilização da tabela temporal, por in-
termédio da avaliação dos documentos, identificando se já foi cumpri-
do o prazo de guarda e se podem ser eliminados ou recolhidos para
guarda permanente.
• Tramitação: resulta do desenvolvimento do controle do fluxo da
documentação.
2.1 IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

PARA AS ORGANIZAÇÕES
As organizações públicas ou privadas produzem cotidianamente uma gran-
de massa de documentos que, em seguida, se transformam em arquivos, mas que
contêm numerosas e importantes informações que precisam ser ordenadas e ar-
mazenadas de forma segura.
As informações geradas pelas empresas são consideradas atualmente
como um valoroso ativo organizacional, que propicia diferencial competitivo.
FIGURA 7 – DIFERENCIAL COMPETITIVO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/conjunto-de-conceito-de-design-
-de-documento_4378883.htm#query=gest%C3%A3o%20de%20documentos&po-
sition=7&from_view=search>. Acesso em: 9 jun. 2022.
24
Assim, percebemos que toda e qualquer organização precisa controlar de
forma segura todo o conteúdo produzido, uma vez que o descaso ou descuido com
esse bem intangível, mas de alto valor agregado para as instituições, pode ocasio-
nar um prejuízo imensurável.
Diante disso, a instauração da gestão de documentos é imprescindível nas
organizações que almejam se destacar e desenvolver expandindo seus negócios,
uma vez que a empresa que possui um controle ideal sobre a documentação de
forma organizada proporciona agilidade nos processos e ganhos institucionais.
Ademais, as empresas precisam pensar em inovar, então é importantíssimo
que a gestão documental esteja atualizada e siga os avanços tecnológicos, diante
das mudanças na forma de administrar e armazenar suas informações por meio de
arquivos eletrônicos e digitais.
O gerenciamento dos documentos organizacionais tem sido visto como fa-
tor estratégico, pois mostra ser um fator diferenciador que garante proteção, ce-
leridade e efetividade dos processos decisórios à organização. A perpetuação de
uma empresa se dá por muitos motivos, um deles é justamente a capacidade de or-
ganização e sistematização dos documentos e informações que a empresa detém.
2.2 A TECNOLOGIA E A GESTÃO DE DOCUMENTOS

Para compreendermos de que forma os avanços tecnológicos impactam a
gestão documental, faz-se necessário conhecer as ferramentas que estão à dispo-
sição das empresas para a prática e controle gerencial.
• Digitalização dos documentos: uma das mais conhecidas inovações

no processo de documentação é a digitalização, ou seja, o escanea-
mento dos documentos transformando-os em documentos virtuais,
permitindo, assim, uma maior segurança dos registros e das informa-
ções, além de facilitar o compartilhamento de ambos.
• Armazenamento em nuvem: os arquivos ficam armazenados em um
servidor, com acesso à rede de internet que possui ferramentas capazes
de proteger os arquivos, evitando perdas e vazamentos de informação.
• Softwares de gestão de documentos: nesse caso, as empresas
utilizam sistemas computacionais que as auxiliam na gestão da docu-
mentação, possibilitando desenvolver, armazenar, controlar e arquivar
seus documentos.
25
As soluções mais básicas implementadas pelas empresas é o Gerenciamen-
to Eletrônico de Documentos (GED) ou ainda a versão evoluída do sistema GED, e
o Enterprise Content Management (ECM) ou gestão de conteúdo empresarial, que
possui processos que se movimentam rapidamente.
Essas ferramentas tecnológicas, se bem empregadas, auxiliam a oti-
mização dos processos de negócios, potencializando ações e aprimorando a
tomada de decisões.
• Terceirização da gestão de documentos: nesse processo, aplica-se

o uso do Business Process Outsourcing (BPO) ou terceirização de pro-
cessos documentais ou negócios, repassando o serviço de gestão de
documentos para uma empresa especializada. Normalmente, utiliza-se
o GED e o ECM para a efetivação da terceirização.
O objetivo é facilitar o dia a dia das organizações, repassando as funções

relativas à gestão de documentos a terceiros especializados, permitindo, assim,
que a empresa mantenha o foco em atividades mais estratégicas para a empresa.
• Segurança da informação e criptografia: com o acesso à internet

e aos meios digitais, surgiram inúmeras preocupações por parte das
empresas, no que diz respeito à perda ou a vazamentos de dados e
informações e de acessos não autorizados.
Assim, surge a criptografia, que é a conversão de texto simples legível em

um texto ilegível, incompreensível, comumente chamado de texto cifrado. Dessa
forma, mesmo que os dados ou arquivos de documentos sejam interceptados no
decurso do envio ou recebimento, dificilmente conseguirão acessar as informações.
FIGURA 8 – SEGURANÇA CIBERNÉTICA
FONTE: <https://pixabay.com/pt/illustrations/c%c3%adber-seguran%-
c3%a7a-3400657/>. Acesso em: 9 jun. 2022.
26
Para qualquer outro problema no sistema, é possível utilizar cópias de se-
gurança ou backups, que recuperam registros da data específica em cópia. Além
disso, os backups podem ser programados, ocorrendo de forma automática e na
frequência estipulada pela empresa.
• Assinatura digital: com o crescimento do uso de documentos eletrô-

nicos, surge a necessidade de que eles possam também ser assinados
eletronicamente, evitando, assim, que obrigatoriamente sejam impres-
sos e digitalizados após coleta da assinatura.
2.3 A RELAÇÃO DA LEI GERAL DE PROTEÇÃO

DE DADOS PESSOAIS (LGPD) E A GESTÃO
DOCUMENTAL
Quando o tema é organização dos documentos e armazenamento de dados
e informações, sejam físicos ou digitais, é pertinente estar em conformidade com
as novas leis e regras de privacidade determinadas no país.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Lei n. 13.853, de 8 de
julho de 2019 (BRASIL, 2019), propõe modificar o ambiente das empresas, públicas
ou privadas, com a finalidade de garantir a proteção das informações pessoais dos
usuários, preservando sua privacidade e assegurando aos indivíduos o controle so-
bre o uso das próprias informações. Diante disso, as mudanças trazidas pela nova
legislação influenciam diretamente na gestão de documentos.
Com foco na adequação às novas exigências legais, é necessário consi-
derar que parte significativa dessas informações pessoais estão registradas em
documentos empresariais, que vão desde o cadastro de clientes e fornecedores, a
registros de dados de funcionários, contatos de estratégia de marketing, contratos,
entre outros tantos documentos. Sendo assim, os instrumentos utilizados para o
armazenamento dos dados e arquivos organizacionais devem atender a legislação.
De forma prática, a LGPD surgiu para regulamentar o uso e o tratamento
dos dados pessoais, no intuito de protegê-los contra uso indevido e vazamentos,
desde a coleta, produção, armazenamento, compartilhamento e finalidades para as
quais são utilizadas e a sua eliminação. Por essa razão, é importante tomar todas as
precauções em casa fase do ciclo de vida do documento.
Como o foco da lei é a privacidade dos dados, as empresas precisam ser
transparentes, informando pontualmente como serão utilizados os dados coleta-
dos, sendo estritamente proibida a utilização das informações para outra finalidade
senão aquela anunciada.
27
Isso resulta na necessidade de as organizações implementarem sistemas
satisfatórios de gestão de documentos, que viabilize, além de um ágil rastreamento
dos dados e informações, a eliminação desses assim que não forem mais necessá-
rios. Para tanto, examinar e efetivar o ciclo de vida do documento é primordial para
atender as exigências atuais.
Para que as empresas consigam gerenciar e proteger os dados de forma
eficaz e eficiente, é preciso haver um monitoramento constante, sendo indispensá-
vel o uso de ferramentas tecnológicas e softwares, como GED e ECM, e parcerias
como o BPO, que possibilitem identificar os riscos, gerir as informações, garantir
segurança e controlar o acesso.
3 DOCUMENTOS E SUAS CARACTERÍSTICAS

Por definição ampla, documento é toda informação registrada em um
suporte material (papel, livros, fitas, disco óptico etc.) e usado para pesquisa, con-
sultas e provas (comprovação de fatos). No cotidiano das empresas, o documento
pode ser definido como registro, em meio físico ou digital, contendo informações
importantes a respeito de assuntos úteis para o colaborador ou empresa.
Documento = Informação + Suporte
FIGURA 9 – DOCUMENTOS
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/ilustracao-do-conceito-de-arquivos-
-de-texto_11641796.htm#query=documento&position=24&from_view=search>.
Para o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), documento “é toda infor-

mação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova
e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada época ou lugar” (BRASIL, 2019, p. 10).
28
Os documentos possuem particularidades diversas em relação aos as-
pectos físicos e de apresentação. Vejamos suas principais características
(TORRES et al., 2015, p. 9):
• Suporte – Diz respeito ao material sobre o qual as informações são regis-

tradas. É a base física dos documentos. Exemplos: pergaminho, papiro, fita
magnética, disco magnético, disco óptico, disquete, filme de nitrato etc.
• Formato – Configuração física de um suporte, de acordo com a na-
tureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: caderno, cartaz,
dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme etc.
• Gênero – Configuração que assume um documento de acordo com o sis-
tema de signos (significado) utilizado na comunicação de seu conteúdo.
a. Textuais: documentos impressos e manuscritos. Exemplos: atas,

cartas, decretos, livros etc.
b. Cartográficos: documentos com representações geográficas.
Exemplos: mapas, plantas, perfis etc.
c. Iconográficos: documentos que contêm imagens estáticas
(fotos). Exemplos: fotografias, desenhos, gravuras etc.
FIGURA 10 – DOCUMENTO ICONOGRÁFICO
FONTE: <https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/canais_atendimento/imprensa/
copy_of_noticias/catalogo-dos-documentos-iconograficos-dos-fundos-privados-
-disponivel-no-sian>. Acesso em: 29 abr. 2022.
29
d. Filmográficos: documentos audiovisuais em películas cinematográ-
ficas e fitas magnéticas de imagem (tapes). Exemplos: filmes, fitas.
FIGURA 11 – DOCUMENTO FILMOGRÁFICO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/elementos-e-objetos-de-filmes-de-
-cinema_17825869.htm#query=filme&position=7&from_view=search>.
e. Sonoros: documentos contendo registros fonográficos. Exemplos:

discos, fitas audiomagnéticas.
f. Micrográficos: microfilme e microficha. Exemplo: rolo de filme.
FIGURA 12 – DOCUMENTO MICROGRÁFICO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/colecao-de-tiras-filme-em-3d-no-
-fundo-branco_1020927.htm#query=rolo%20de%20filme&position=11&from_
view=search>. Acesso em: 9 jun. 2022.
30
g. Informáticos: produzidos, tratados e armazenados em computa-
dores. Exemplos: disco flexível (disquete), disco rígido (winchester)
e disco óptico etc.
FIGURA 13 – DOCUMENTO INFORMÁTICO
FONTE: <https://www.istockphoto.com/br/foto/a-evolu%C3%A7%C3%A3o-
-dos-dispositivos-port%C3%A1teis-de-grava%C3%A7%C3%A3o-de-dados-gm-
1327773941-412032800?utm_source=pixabay&utm_medium=affiliate&utm_cam-
paign=SRP_image_sponsored&utm_content=http%3A%2F%2Fpixabay.com%2>.
• Espécie – Configuração de um documento de acordo com a disposição

e a natureza das informações nele contidas. Exemplos: boletim, certi-
dão, declaração, relatório, ata.
• Tipo – Configuração que assume uma espécie documental, de acordo
com a atividade que a gerou. Exemplos: boletim de ocorrência, boletim
de frequência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão
de óbito, relatório de atividades, relatório técnico etc.
Para entender a tipologia documental, ou seja, o tipo do documento, deve-

-se acrescentar a função, o objetivo para o qual se destina o documento.
31
IMPORTANTE
No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então,
a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel.
Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa ideia pode
ser aplicada a vários outros documentos, como:
• Alvará (espécie)/Alvará de funcionamento (tipo).

• Declaração (espécie)/Declaração de bens (tipo).
• Natureza – Diz respeito à natureza do assunto, se prejudica ou não a

administração, podendo ser ostensivos/ordinários ou sigilosos.
a. Ostensivo ou ordinário: é o documento que não prejudica a or-

ganização ou terceiros quando do seu conhecimento; tem cará-
ter público. Pode ser lido pelo setor de protocolo, ou seja, não há
restrição de acesso.
b. Sigiloso: é o documento restrito, que requer medidas especiais
de acesso, custódia e divulgação. Necessita de autorização para
ser lido ou divulgado.
FIGURA 14 – DOCUMENTO SIGILOSO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/ilustracao-do-conceito-ultrassecre-
to_19466555.htm#query=top%20secret&position=7&from_view=search>.
32
Segundo a Lei n. 8159/91, Art. 24º §1º, os graus e prazos máximos de sigilo são:
QUADRO 1 – DOCUMENTO SIGILOSO
Grau de sigilo Anos/prorrogação Acesso indevido

25 anos + prorrogação Acarreta dano
Ultrassecreto
única de 25 anos excepcionalmente grave
15 anos sem
Secreto Acarreta dano grave
prorrogação
5 anos sem Pode comprometer

Reservado
prorrogação planos e operações
FONTE: A autora (2022)
• Valor – Os documentos possuem dois tipos de valores: primário ou

imediato e secundário ou mediato.
1. Primário ou imediato: é próprio do documento, ou seja, pertence a ele

no momento de sua criação. Pode apresentar valor administrativo,
fiscal ou jurídico.
a. Valor administrativo: documento fundamental para a admi-

nistração produtora do arquivo, informando, fundamentando ou
aprovando atos presentes ou futuros de quem o criou.
Exemplo: um memorando circular do setor de RH informando
sobre o ponto facultativo dos servidores. Esse memorando foi
criado por uma razão, ou seja, para informar aos servidores do
órgão sobre o ponto facultativo. Esse é o seu valor primário, um
fim administrativo. No caso desse memorando, assim que assumir
a função pretendida, que é comunicar a todas as áreas o assunto
sobre o qual trata, ele não precisará mais ser guardado, por não
possuir um valor secundário ou histórico para a instituição.
b. Valor fiscal: documento criado para comprovação de operações
financeiras ou fiscais, cessando seu valor quando a operação é
finalizada. Contudo, é necessário guardar o documento por um
certo período, para cumprir exigências fiscais ou legais. Exemplos:
notas fiscais, receitas, faturas etc.
c. Valor jurídico: registro que comprova direitos de curto ou longo
prazo. Exemplos: acordos, contratos, convênios etc.
33
IMPORTANTE
Todo documento nasce com valor primário. Porém, com o passar do tempo,
ele perde esse valor, ou seja, ele prescreve administrativamente, podendo ser
eliminado ou arquivado permanentemente caso possua valor histórico para a
instituição (TORRES et al., 2015).
2. Secundário ou mediato – Surge quando o valor primário cessa e tor-

na-se necessário manter o documento permanentemente. Divide-se
em três tipos: probatório, informativo e histórico.
a. Valor probatório: documento que servirá de prova legal,

comprovando ações da pessoa que o criou. Exemplos: atos nor-
mativos, exposição de motivos etc.
b. Valor informativo: valor atribuído ao documento de acordo
com a informação que possui, independentemente do valor pro-
batório ou de guarda.
c. Valor histórico: documentos que registram informações rele-
vantes sobre pessoas, lugares, fatos, objetos ou fenômenos, que
necessitam ser armazenados e preservados.
IMPORTANTE
Nem todo documento possui valor secundário. Esse valor é atribuído
a posteriori. Documentos que não possuem mais valor primário, e que não
foram atribuídos com valor secundário, devem ser eliminados, de acordo com
a tabela de avaliação e seleção. A definição dos valores é importante para que
o tempo de guarda dos documentos seja definido.
Ainda sobre as características dos documentos, eles podem possuir os

seguintes atributos:
• Proveniência: é o registro da identificação de quem criou o docu-

mento, isto é, de onde se originou. Sua organização levará em conta a
competência da organização ou a pessoa responsável pela elaboração,
acumulação ou guarda. Documentos provenientes do mesmo órgão de-
vem ser arquivados juntos.
34
• Organicidade: diz respeito à forma como o documento é organizado,
de acordo com a estrutura, função e atividade determinada pelo ór-
gão que o produz ou guarda. A organização dos documentos leva em
conta o seu plano de classificação e o tempo de guarda dos documen-
tos, como veremos mais adiante. Exemplo: se a instituição que gerou
os registros é da área de saúde, serão documentos como exames,
prescrição médica etc.
• Unicidade: cada documento possui caráter único, singular. Podem
existir cópias, mas cada cópia é única no lugar no qual será armazena-
da. Exemplo: caso você realize três exames, não quer dizer que fez três
exames iguais. Cada um é diferente, único.
• Indivisibilidade ou integridade: os registros devem manter sua ex-
clusiva individualidade no que diz respeito à sua produção, não poden-
do ser mesclados com outros documentos de origens diferentes.
• Confiabilidade: tem relação com a veracidade do conteúdo do docu-
mento, dispondo de seus elementos intrínsecos e extrínsecos, a fim de
serem bem controlados.
• Autenticidade: é aquele documento que é o que diz ser, livre de adul-
terações. Mantém suas características inicias do momento de sua pro-
dução, possuindo um grau elevado de confiabilidade.
• Acessibilidade: é o documento a que se tem acesso fácil por ser pron-
tamente localizado, recuperado e interpretado.
3.1 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICO, ELETRÔNICO,

DIGITAL E HÍBRIDO
É importante diferenciarmos os documentos em suas formas. Eles
podem ser arquivísticos, eletrônicos, digitais e híbridos. Entendamos as dife-
renças entre eles.
• Documento arquivístico: é diferente de um documento comum. É o

documento que por finalidade será arquivado, ou seja, está relacionado
a um sistema de arquivos. É usado para prestar contas, registrar tarefas
e atividades e para que o indivíduo possa praticar e cobrar seus direitos.
35
• Documento eletrônico: é o documento acessível e interpretável por
intermédio de um dispositivo eletrônico (filmadora, computador, disco
rígido, disquete, CD-ROM, fita magnética), podendo ser registrado e co-
dificado de modo analógico ou em dígitos binários, impedindo a elimina-
ção ou adulteração de conteúdo. Exemplos: documentos processados
por computador, arquivos de som, texto ou imagem, informações aces-
sadas on-line – via internet –, o que inclui as mensagens eletrônicas
pessoais (e-mails). O documento eletrônico é diferente do documento
digital na perspectiva tecnológica, apesar de a literatura arquivística in-
ternacional empregar como sinônimo. Então, vejamos a definição deste.
• Documento digital: é um documento eletrônico particularizado pela
codificação em dígitos binários, acessado com o auxílio de um sistema
computacional. Exemplos: texto em PDF, planilha de cálculo em Micro-
soft Excel, áudio em MP3. Dessa forma, todo documento digital é ele-
trônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
• Documento híbrido: registro documental digital e não digital. Os ar-
quivos, para terem caráter híbrido, deverão conter documentos digitais
e analógicos. Exemplos: documentos produzidos parcialmente no su-
porte em papel e parcialmente no sistema eletrônico, como os proje-
tos arquitetônicos que apresentam a descrição em papel e as plantas
em disco óptico.
FIGURA 15 – TIPOS DE DOCUMENTOS
Dado Informação Documento Arquivo
Convencional Eletrônico Híbrido
FONTE: Torres et al. (2015, p. 23)
36
ATENÇÃO
O documento digital é aquele produzido, tramitado e armazenado por siste-
ma computacional. Já o documento digitalizado é aquele produzido de modo
convencional (papel, por exemplo), capturado e transferido para sistema
computacional (TORRES et al., 2015, p. 24).
3.2 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Os documentos necessitam ser classificados para sua análise e correta des-
tinação. A classificação de documentos é a organização de toda a documentação
produzida e recebida pelas instituições, com foco em sua recuperação.
Essa classificação possui funções, atividades, espécies e define tipos de do-
cumentos. Ela ocorre de maneira hierarquizada, de acordo com as funções e ativida-
des do setor/órgão que a produz. A metodologia utilizada para a classificação foi de-
senvolvida por Melvil Dewey, organizado em uma configuração decimal por assuntos,
constituído de dez classes, que dispõem de subclasses, e assim, gradativamente.
TABELA 1 – CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Classe 000 Obras Gerais
Classe 100 Filosofia
Classe 200 Religião
Classe 300 Ciências Sociais
Classe 400 Linguística
Classe 500 Ciências Puras
Classe 600 Ciências Aplicadas
Classe 700 Artes divertimentos
Classe 800 Literatura
Classe 900 História Geografia
FONTE: Brasil (2014)
As classes principais representam as grandes funções que são

desempenhadas pelo órgão e se subdividem em subclasses, que se dividem em
grupos e subgrupos.
37
TABELA 2 – CLASSE PRINCIPAL, SUBCLASSE, GRUPO E SUBGRUPO
CONFORME A SUBORDINAÇÃO DE ASSUNTOS TRATADOS
Classe 000 Administração Geral
Subclasse 010 Organização e Funcionamento
Grupo 012 Comunicação Social
Subgrupo 012.1 Relações com a imprensa
Exemplos:
TABELA 3 – ATIVIDADE-FIM
300 ATUAÇÃO INTERNACIONAL (Função – Classe)
311 Análise de financiamentos e garantias às exportações (Atividade – Grupo)
312 Concessão de crédito (Atividade – Grupo)
313 Prestação de garantia de cobertura de crédito (Atividade – Grupo)
313.1 Contratação e fiscalização de instituição habilitada (Ação – Subgrupo)
313.2 Operacionalização do seguro (Ação – Subgrupo)
313.3 Indenização (Ação – Subgrupo)
313.4 Auditoria de concessão de garantia (Ação – Subgrupo)
320 Avaliação de créditos brasileiros ao exterior (Subfunção – Subclasse)
321 Análise de créditos ao exterior (Atividade – Grupo)
322 Negociação e renegociação de créditos (Atividade – Grupo)
38
TABELA 4 – ATIVIDADE-MEIO
Classe 000 Administração Geral
010 Organização e Funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimônio
Subclasses 050 Orçamento e Finanças
060 Documentação e Informação
070 Comunicações
080 (vaga)
090 Outros assuntos referentes à administração geral
Grupo 012 Comunicação Social
012.1 Relações com a Imprensa

Subgrupos
012.11 Credenciamento de Jornalistas
3.2.1 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Os documentos podem ser assim classificados, de acordo com Paes (2005):
1. Por seus mantenedores: públicos (federal, estadual e municipal); ins-

titucionais (instituições educacionais, igrejas, corporações não lucrati-
vas, sociedades e associações); comerciais (empresas, corporações e
companhias); e famílias ou pessoais.
2. Pelos estágios de sua evolução ou Teoria das Três Idades: segun-
do a teoria, os documentos possuem três estágios de evolução, os quais
compõem o ciclo de vida do arquivo, dividindo-se em: arquivo cor-
rente, intermediário e permanente, como veremos mais adiante.
3. Pela extensão de sua atuação: diz respeito ao local de guarda.
• Setoriais: os arquivos encontram-se disseminados em vários

órgãos.
• Centrais ou gerais: a documentação encontra-se centralizada em
um arquivo único.
39
4. Pela natureza dos arquivos: envolve o tipo de tratamento que receberão.
• Especiais: requerem tratamento especial de armazenamento

(temperatura, luminosidade, umidade etc.) ou diversos (fotografias,
discos, fitas, slides etc.).
• Especializados: tratam de assuntos específicos, independente-
mente da forma física (arquivos médicos, arquivos de engenharia,
arquivos de logística).
5. Pelo gênero: escritos ou textuais; cartográficos; iconográficos; filmo-

gráficos; sonoros; micrográficos; informáticos.
6. Pela natureza do assunto: ostensivos e sigilosos.
DICA
Para relembrar as características de gênero e natureza do assunto, retome a
leitura do tópico 2.1 DOCUMENTOS E SUAS CARACTERÍSTICAS.
3.3 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

A avaliação documental está relacionada à temporalidade dos docu-
mentos. Compreende a análise e a definição dos valores dos documentos a fim de
definirmos o prazo de guarda, destinação e eliminação. A análise é realizada com
base na utilização administrativa, legal, fiscal, histórica e da relação orgânica que a
documentação possui em relação ao fundo de arquivo ao qual pertence.
ATENÇÃO
Fundo de arquivo é a junção de documentos, como o que é feito em um
arquivo central.
Para que a avaliação de documentos seja possível, é necessário conhe-

cermos e utilizarmos a Tabela de Temporalidade de Documentos, que pode ser
consultada a seguir.
40
FIGURA 16 – TABELA DE TEMPORALIDADE
FONTE: Conarq (2001, p. 53)
FIGURA 17 – TABELA DE TEMPORALIDADE (CONTINUAÇÃO)
FONTE: Conarq (2001, p. 54)
41
A avaliação é uma fase fundamental, pois é nessa fase que são definidos
os prazos e o destino final dos documentos. Sendo assim, é importante que seja
realizada uma revisão para que erros não sejam cometidos, identificando se a clas-
sificação dos documentos ocorreu corretamente de acordo com o plano de classifi-
cação, atendendo os prazos previstos na tabela de temporalidade. Essa precaução
torna-se pertinente, visto que o documento, após ter seu destino determinado, não
poderá ter a destinação modificada ou retornar ao arquivo de origem.
3.4 ARQUIVO
Arquivo é o agrupamento de documentos produzidos ou recebidos, inde-
pendentemente de seu meio físico ou suporte e de sua natureza. Tem por finali-
dade servir a administração, guardando, preservando e permitindo o acesso aos
documentos. Sua função é tornar disponível a informação abrigada no acervo
documental sob a sua guarda.
FIGURA 18 – ARQUIVO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/conceito-de-pesquisa-de-arqui-
vos-para-a-pagina-de-destino_5337139.htm#query=arquivo&position=11&from_
view=search#position=11&query=arquivo>. Acesso em: 9 jun. 2022.
Os arquivos podem ser públicos ou privados. Os públicos são produzidos

ou recebidos por órgãos públicos, no âmbito federal, estadual ou municipal com
base em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Já os arquivos pri-
vados são os registros produzidos e recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. O
poder público pode considerar de interesse coletivo e social os arquivos privados,
desde que sejam importantes para a história ou para o desenvolvimento científico
nacional (BRASIL, 1991).
42
3.4.1 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
• Públicos (federal, estadual, municipal);
• Institucionais (escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações);
• Comerciais (empresas, corporações, companhias);
• Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc.).
3.4.2 CICLO VITAL ARQUIVÍSTICO OU TEORIA DAS

TRÊS IDADES
O ciclo é iniciado a partir da produção e vai até o encerramento do ato, ação
ou fato que gerou a produção e a regularidade do uso do documento.
a. Arquivo corrente ou primeira idade: é o documento em curso ou

que está tramitando. É o documento ligado aos objetivos imediatos de
sua criação, conservado junto aos órgãos que o produziram, em virtude
do uso constante. Todo documento nasce na fase corrente, ou seja, já
nasce como documento administrativo ou imediato. Pode ser eliminado
após o fim da fase corrente.
b. Arquivo intermediário ou segunda idade: aguarda eliminação ou re-
colhimento, armazenamento temporário. Pouco uso pela organização.
É centralizado em um arquivo intermediário fora do órgão. Possui valor
primário, mas que está decrescendo. Somente o órgão que produziu o
documento pode requerê-lo.
c. Arquivo permanente ou terceira idade: arquivo de caráter definitivo,
possui valor histórico ou secundário, probatório e informativo, devendo
ser preservado. O acesso à documentação da terceira idade é públi-
co. Não pode ser eliminado em hipótese alguma. Fica armazenado de
forma centralizada.
Os estágios são comparados a idades, pois reproduzem o ciclo de vida de

um organismo: primeira idade refere-se à infância; segunda idade, à juventude; e
terceira idade, ao idoso.
43
FIGURA 19 – CICLO DE VIDA DO ARQUIVO
Corrente Intermediário Permanente
Descarte
Transferência Recolhimento Descarte
Os documentos arquivados esperam por três acontecimentos:
• Passar o prazo prescricional: após deferimento do arquivo, a lei

exige que a administração guarde aquele documento por um período
específico, pois se houver algum motivo para revê-lo, o documento
está guardado.
• Esperar o prazo precaucional: por cautela, o órgão opta por guar-
dar o documento, contudo, não pode armazená-lo por menos tempo
do que a lei exige.
• Cria valor secundário: com o passar do tempo, alguns documentos
deixam de ter valor administrativo e são eliminados. Para tanto, devem-
-se observar os seguintes pontos: se já passou o prazo prescricional e
se já passou o precaucional e não houve criação de valor secundário,
elimina-se o documento.
ATENÇÃO
Por descuido e desinformação, muitas vezes o arquivo é considerado mor-
to ou inativo. Isso é um erro, visto que documentos que não são consulta-
dos com frequência, mas que possuem valor, devem ser classificados como
Documentos Permanentes.
44
RESUMO DO TÓPICO 2
• A gestão da documentação, que envolve gerir a documentação corporativa, vi-

sando a ordenação, preservação e integridade das informações e dos documen-
tos, objetivando o aprimoramento dos processos de uma empresa.
• A informação que os avanços tecnológicos impactam a gestão documental,
sendo necessário que a empresa utilize ferramentas que estão à disposição das
empresas para a prática e o controle a gerencial dos documentos.
• A definição de arquivo, que é o conjunto de documentos produzidos ou recebi-
dos, independentemente de seu meio físico ou suporte e de sua natureza. Tem
por finalidade servir a administração, guardando, preservando e permitindo o
acesso aos documentos. Sua função é tornar disponível a informação abrigada
no acervo documental sob a sua guarda.
45
AUTOATIVIDADE
1. Arquivo tem por finalidade servir a administração, guardando, preservan-

do e permitindo o acesso aos documentos. Acerca do conceito de arqui-
vo, assinale a opção CORRETA:
a. ( ) Sua finalidade primeira é o registro da memória institucional.

b. ( ) São os conjuntos documentais produzidos por pessoa jurídi-
ca, enquanto os produzidos pelas pessoas físicas são chamados
de manuscritos.
c. ( ) É o conjunto de documentos produzidos ou recebidos, inde-
pendentemente de seu meio físico ou suporte e de sua natureza.
d. ( ) Coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa
jurídica ou física.
2. A função principal do arquivo é tornar disponível a informação abrigada

no acervo documental sob a sua guarda. Entre os itens a seguir, não é
função do arquivo:
a. ( ) Preservar os documentos.
b. ( ) Doar os documentos.
c. ( ) Classificar os documentos.
d. ( ) Organizar os documentos.
3. O ciclo vital arquivístico é composto por estágios, dividindo-se em: ar-

quivo corrente, intermediário e permanente. A respeito do ciclo vital dos
documentos, assinale a alternativa CORRETA.
a. ( ) São três as idades dos arquivos: corrente, intermediária

e temporária.
b. ( ) O termo “arquivo morto” é aceito.
c. ( ) São arquivos de caráter definitivo, possuem valor histórico ou
secundário, probatório e informativo, devendo ser preservados.
O acesso à documentação da terceira idade é público. Não po-
dem ser eliminados em hipótese alguma. Ficam armazenados de
forma centralizada.
d. ( ) Os arquivos intermediários são documentos em curso ou que
estão tramitando.
46
4. A gestão de documentos realizada de forma eficiente contribui para
a melhoria dos resultados organizacionais. Disserte sobre como
a gestão de documentos apontando como ela pode melhorar os
resultados organizacionais.
5. A figura mostra o ciclo vital arquivístico. Com base na imagem, explique a

formação do arquivo permanente.
47
TÓPICO 3
A DOCUMENTAÇÃO
NA EMPRESA
1 INTRODUÇÃO
Ao criar um texto, empregamos determinada estrutura para redigi-lo. As
formas diferenciadas de escrever um texto denominam-se gêneros textuais, e evi-
denciam sua estrutura e linguagem.
Nas organizações não é diferente. Existem gêneros e estruturas de docu-
mentos formais para que a comunicação interna e externa à empresa ocorra, como a
carta comercial, memorandos, circulares, ofícios etc. Além desses aspectos formais
de comunicação, as empresas possuem outros canais para a disseminação de infor-
mações, documentos de comunicação que utilizam métodos e estratégicas específi-
cas para sua produção, como e-mail, jornal interno, malas diretas, relatórios setoriais.
Dessa forma, o objetivo deste tópico é disseminar e desenvolver conheci-
mentos a respeito da rotina administrativa, com foco na documentação e na comu-
nicação. Estudaremos a documentação no âmbito empresarial, as diversas formas
de produção dos textos empresariais, suas estruturas e formatações. Veremos al-
guns exemplos práticos da elaboração de documentos internos às empresas.
2 DOCUMENTOS EMPRESARIAIS
Os documentos empresariais não são apenas uma forma de comunicação
das informações e decisões organizacionais. São um instrumento de marketing,
uma vez que estão inseridos na realidade competitiva das organizações, em que
a “comunicação empresarial é a responsável pela imagem da organização perante
seu público, interno ou externo” (GOLD, 2005, p. 99).
Por intermédio da comunicação a imagem da empresa pode ser fortaleci-
da ou tornar-se negativa perante seu público. Portanto, é importante dar a devida
atenção aos documentos e às informações disseminados pela empresa.
A correspondência empresarial sofreu modificações ao longo do tem-
po, em relação à forma e ao estilo de linguagem, imposto pelo dinamismo das
organizações hodiernas.
49
Há uma preocupação cada vez maior para conciliar a eficiência do conteúdo
comunicado com a sua forma. Sendo assim, as empresas têm buscado adaptar
a produção de suas comunicações e documentos à realidade de sua tramitação
interna de informações, cultura, valores e fluxo de processos.
As mudanças mais relevantes, observadas nos documentos empresariais,
estão relacionadas ao estilo de linguagem e à disposição dos elementos.
QUADRO 2 – ESTILO DE LINGUAGEM E DISPOSIÇÃO DOS ELEMENTOS
Antes Agora
PROLIXO – Uso e abuso de vocabulário mais OBJETIVO – Apresentação das informações
Estilo
sofisticado, clichês, subterfúgios. necessárias com clareza.
Disposição dos DENTEADO – Com espaços na margem BLOCO – Uma única margem vertical
elementos esquerda e na abertura de parágrafos. do lado esquerdo.
FONTE: Gold (2005, p. 99)
Essas mudanças acompanham a necessidade das informações, documen-

tos e comunicações serem mais objetivos, claros e eficazes, proporcionando con-
fiabilidade e agilidade da tomada de decisões, impulsionadores da sobrevivência e
do lucro empresarial.
Para atingir a efetividade na produção dos documentos empresariais e sua
comunicação, é imprescindível seguir alguns requisitos. A comunicação precisa al-
cançar o receptor, ser por ele entendida, comprovada e ter utilidade.
Dessa forma, a documentação deve possuir uma organização concreta, vis-
to que o acúmulo de cartas, relatórios, formulários, entre outros, não informa o bom
funcionamento de uma empesa. É preciso que a documentação esteja reunida e
armazenada de forma lógica e de fácil acesso para todos que dela farão uso.
2.1 CONCEPÇÃO DE DOCUMENTO NA EMPRESA

Como vimos, documento, por definição, é toda informação registrada e usa-
da para pesquisa, consultas e provas. Desse modo, o documento na empresa só
terá utilidade quando auxiliar na ação e nas atividades administrativas.
Dessa maneira, as informações comunicadas, interna ou externamente à
empresa, somente serão documentos se estiverem em formato de relatórios, tex-
tos, imagens, sons, desenhos, gráficos e tantas outras formas que permitam reali-
zar pesquisa, consultas ou provas.
Segundo Costa (2012, p. 3), os documentos geram vantagens e desvanta-
gens em sua utilização.
50
Vantagens:
• O documento, por ser escrito, dá mais segurança e formaliza o ato, a

ação, o objetivo, a missão, a filosofia, a decisão, a estratégia, a tática, a
estrutura, o plano, a política, o procedimento, o projeto.
• O documento serve de guia para a dissipação de dúvidas, conflitos e
restrições legais.
• O documento serve para registrar informações, conclusões, tendências,
pesquisas, previsões, negociações.
• O documento serve de instrumento de poder sobre a propriedade
de qualquer objeto.
• O documento determina quem é quem na organização, estabelecendo
limites de atuação e de poder.
Desvantagens:
• O documento burocratiza a empresa, castrando o contato pessoal

e a criatividade.
• O documento escraviza o ser humano a regulamentos, colocando de
lado a figura do líder e exaltando a do chefe.
• O documento centraliza o poder de decidir.
• O documento pode tornar o usuário apenas um meio, e não um fim.
• O documento traduzido enfoca um ambiente diferente, fazendo com que
o administrador tenha os pés no país de origem e a cabeça no exterior.
2.2 TIPOS DE DOCUMENTOS

Segundo as concepções de Costa (2012, p. 4-6), existe uma variedade de
documentos. São eles:
• Documento descritivo: é uma representação escrita de um objeto,

fato, situação, coisa, lugar, resultado. A descrição pode ser uma “foto-
grafia” e/ou uma interpretação pessoal do relator. Exemplos: relatório,
demonstrativo de resultado, balanço patrimonial.
51
TABELA 5 – MODELO DE BP
BALANÇO PATRIMONIAL
Ativo Passivo
Ativo circulante – Passivo circulante
Caixa R$ 232,00 Contas a pagar R$ 8.359,00
Aplicações financeiras R$ 2.550,00 Títulos a pagar R$ 3.750,00
Contas a receber R$ 6.000,00 Despesas a pagar R$ 3.750,00
Estoques R$ 9.800,00 –
Total dos ativos Total dos passivos

R$ 18.582,00 R$ 15.859,00
circulante circulantes
Ativo permanentes Exigível a longo prazo R$ 3.503,00
Terrenos e edificações R$ 25.200,00 Total dos passivos R$ 19.362,00
Máquinas e equipamentos R$ 3.950,00 Patrimônio líquido (PL)
Móveis e utensílios R$ 1.890,00 Capital social R$ 20.250,00
Veículos – – –
Total dos ativos

R$ 31.040,00
permanentes
Depreciação acumulada R$ 10.010,00 – –
TOTAL DOS
TOTAL DOS ATIVOS R$ 39.612,00 R$ 39.612,00
PASSIVOS e PL

TABELA 6 – MODELO DE DRE
DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO

Receita de Vendas R$ 117.620,00
(-) Custos dos produtos -R$ 54.850,00
(=) Lucro Bruto R$ 62.770,00
(+) Receitas / (Despesas) operacionais -
Custo com distribuição -R$ 16.570,00
Despesas administrativas -R$ 23.635,00
Outras Receitas R$ 945,00
Outras Despesas -R$ 730,00
Total -R$ 39.990,00
(=) Resultado antes das receitas e despesas financeiras R$ 22.780,00
(+) Resultado financeiro líquido -R$ 1.380,00
(=) Resultado antes dos tributos sobre o lucro R$ 21.400,00
(-) Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) -R$ 6.695,00
(=) Resultado líquido do período R$ 14.705,00
Fonte: A autora (2022)
52
• Documento normativo: conjunto de comandos diretos e cursos de
ação que devem ser seguidos rigorosamente. Tais comandos são co-
nhecidos como normas e regras. O conjunto de normas, que diz como e
quem pode fazer, envolvendo um procedimento, chama-se regulamen-
to. Exemplos: política, procedimento, diretriz, regulamentação organi-
zacional, estatuto, ata de constituição de sociedade etc.
• Documento metodológico: texto escrito em etapas ou passos de
ação por meio de uma organização lógica e racional de métodos para
algum propósito. Exemplos: plano de aula, estudo de caso, método
de previsão, projeto.
FIGURA 21 – PLANO DE AULA
Fonte: A autora (2022)
53
• Documento prescritivo: documento que determina, limita, regula e
ordena aquilo que precisa ser feito, dentro de um tempo, determinado
ou indeterminado, para atingir um objetivo predeterminado. Exemplos:
programa, plano, estratégia, orçamento.
FIGURA 22 – ORÇAMENTO
• Documento corrente: é aquele utilizado no dia a dia da empresa. Além

de carta, memorando, comunicação interna, circular, ata de reunião,
mensagem eletrônica e ofício, existem outros, como: cheque, promis-
sória, fatura, nota fiscal, duplicata, folha de pagamento, entre outros.
• Documento de suporte: documento que ajuda no desenvolvimento
e na construção de um projeto. Exemplos: tese, relatório de pesquisa,
descrição de experiência.
• Documento declaratório: esclarece uma relação entre duas ou mais
pessoas (física e/ou jurídica). Exemplos: declaração, atestado, procuração,
carta de representação.
54
• Documento peticionário: faz um pedido a um poder constituído.
Exemplos: petição, requerimento.
• Documento operacional: é aquele que pode ser utilizado como fer-
ramenta de trabalho, de consulta, de coleta de dados e de referência.
Exemplos: manual, questionário, formulário, gráfico, modelo, diagrama,
listagem, agenda, tabela, planilha.
FIGURA 23 – MODELOS DE GRÁFICOS
FONTE: <https://www.freepik.es/vector-gratis/conjunto-elementos-planos-gra-
ficos_9387088.htm#query=gr%C3%A1fico&position=48&from_view=search>.
• Documento contratual: diz respeito a um acordo (combinação, ajus-

te) entre duas ou mais pessoas para execução de determinada coisa,
sob determinadas condições. Exemplos: contrato de locação, contrato
de trabalho, contrato social, arrendamento mercantil, leasing etc.
• Documento oficial: geralmente é a fonte mais fidedigna de dados, e
pode dizer respeito a atos individuais ou coletivos. Exemplos: filme, foto,
catálogo, ficha, prontuário.
• Documento jurídico: constitui uma fonte rica de informes do ponto de
vista sociológico, mostrando como uma sociedade regula o comporta-
mento de seus membros e de que forma resolve os problemas sociais.
Exemplos: Constituição, Código, Portaria.
55
• Documento estatístico: conjunto de dados coletados que abrange
um determinado universo, de forma direta ou indireta. Exemplos: rol,
amostra, histograma, relação.
• Documento particular: documento particularmente importante, so-
bretudo por seu conteúdo não oferecer apenas fatos, mas o significado
que estes apresentarem para aqueles que o viveram, descrito em sua
própria linguagem.
• Documento de controle: documento na forma de tabela, formulário
ou planilha, para controlar as atividades e operações no dia a dia da
organização. Exemplos: planilha de controle de acidentes, reclamações,
devoluções, pedidos, vendas, caixa, despesas etc.
• Documento de divulgação: documento para divulgar os produtos, as
marcas e as imagens das empresas. Exemplos: cartaz, banner, fôlder,
prospecto, catálogo, carta de divulgação, embalagem.
• Documento legal: exigido por lei que deve ser de conhecimento do
administrador. Exemplos: declaração, atestado, procuração, represen-
tação, mandado etc.
• Documento acadêmico: documento corrente nas universidades, ins-
titutos, escolas, centros de pesquisa e análise. Exemplos: teste, certifi-
cado, diploma, dissertação, resenha, entre outros.
2.3 DOCUMENTOS DE COMUNICAÇÃO

ORGANIZACIONAL INTERNA E EXTERNA
A comunicação interna diz respeito aos documentos e às metodologias im-
plementadas pela empresa para inter-relação com os setores de seu interesse.
São documentais de comunicação interna:
• Jornais e boletins internos;

• Relatórios departamentais, setoriais e de diretoria;
• Publicações técnico-científicas sobre a organização, marca;
• Produtos, tecnologia;
• Projetos;
• Relatórios de estudos e pesquisas;
• Atas de reuniões;
• Correspondência, memorandos, comunicados, circulares […];
56
• Cronogramas;
• Organogramas;
• Gráficos;
• Plantas e croquis;
• Manuais;
• Documentos sobre a política institucional: responsabilidade social;
• Ética, comunicação, recursos humanos;
• Relatórios e resultados de ações de comunicação, entre outros.
Já a comunicação externa envolve as ações e práticas, objetivos e políticas,

objetivando a preservação da imagem positiva empresarial diante dos segmentos
nos quais atua e de seu público. A comunicação externa divide-se em três modali-
dades, de acordo com Dudziak (2010, s.p.):
• Marketing empresarial: produz o registro de campanhas publicitárias

veiculadas na mídia (rádio, TV, jornais, feiras etc.).
• Marketing cultural: realiza suas ações apoiado pelos patrocínios de
atividades culturais, musicais, científicas, educacionais e esportivas.
• Marketing social: realiza programas comunitários, como serviço so-
cial, educação, saúde, lazer, entre outros.
São documentos ligados à comunicação externa de acordo com Dudziak

(2010, s.p.):
• Releases e entrevistas;
• Clipping e recortes de jornais com notícias da instituição, marcas,
produtos, catálogos, fôlderes;
• Prêmios, troféus, diplomas, certificados;
• Anúncios em mídia impressa e eletrônica;
• Vídeos, filmes e depoimentos;
• Campanhas publicitárias etc.
57
3 CORRESPONDÊNCIAS
A correspondência é o intercâmbio de mensagens, ação que objetiva infor-
mar um ato de troca de informação, além de ser uma forma de intercomunicação
escrita entre as pessoas.
Os tipos de correspondências mais comuns são: cartas, bilhetes, circulares,
memorandos, ofícios, requerimentos, telegramas, e-mails etc. São classificadas em
particulares, bancárias, comerciais ou oficiais.
Ofício: contém informações oficiais da empresa.
FIGURA 24 – OFÍCIO
FONTE: <https://www.gov.br/compras/pt-br/sistemas/arquivos-doc-e-pdf/modelo-
-de-oficio-1.docx/view>. Acesso em: 1 maio 2022.
58
Aviso: documento para ordenar, cientificar, informar, convidar, noticiar.
FIGURA 25 – AVISO
Fonte: <https://www.gov.br/esocial/pt-br/empregador-domestico/modelos-de-do-
cumentos/modelo-aviso-previo-empregador.doc>. Acesso em: 1 maio 2022.
3.1 CORREIO ELETRÔNICO

O correio eletrônico é o meio de comunicação de grande relevância para as
empresas. Contudo, os e-mails possuem regras e normas que guiam desde a sua
criação até o seu envio.
59
São elas (STACHESKI, 2010, p. 48):
• Escreva um e-mail curto. Reduza seu e-mail para o essencial.

• Destine o e-mail para um assunto/tema por vez.
• Escreva um e-mail claro, pergunte se o destinatário vai compreender
sua mensagem.
• Informe o que você quer, sem rodeios e com clareza.
• Escreva o assunto do e-mail após terminar o texto.
• E-mail corporativo não deve ser cheio de figuras, imagem de fundo,
músicas incessantes. O e-mail é a identidade da empresa, que precisa
repassar credibilidade.
• Todo e-mail trocado em nome da empresa deve ser claro, conciso e de
fácil visualização. Se o cliente ler e não entender nada, não adianta.
• Cuidado com os erros de português!
• Use letras maiúsculas e minúsculas, da mesma forma que na escrita
comum. Na internet, escrever em maiúsculas é o mesmo que gritar!
• Para enfatizar frases e palavras, use os recursos de _sublinhar_ (colo-
cando palavras ou frases entre sublinhados) e/ou *grifar* (palavras ou
frases entre asteriscos). Utilize as frases maiúsculas apenas em títulos
e ênfases ou avisos urgentes.
• Envie arquivos anexados apenas quando solicitado, e nunca para listas.
• Cuidado para não realizar o shaming. Fazer spam é enviar mensagens
por e-mail para dezenas de pessoas, listas ou newsgroups.
• Ao receber mensagens com alertas sobre vírus, correntes de qualquer tipo,
histórias estranhas, não passe adiante. Antes, verifique sua credibilidade.
• Tenha uma assinatura bonita, concisa e sem imagens. Não ultrapasse
as 4 linhas. Uma assinatura legal tem este formato:
—
NOME
Empresa
Site
Telefone
—
60
INTERESSANTE
ESCREVER COM LETRA MAIÚSCULA NOS E-MAILS pode gerar demissão!
Achou intrigante? Leia:
CONTADORA perde o emprego por mandar e-mail todo em letras maiús-
culas. G1, 31 ago. 2009. Disponível em: https://g1.globo.com/Noticias/
PlanetaBizarro/0,,MUL1287265-6091,00-CONTADORA+PERDE+O+EM-
PREGO+POR+MANDAR+EMAIL+TODO+EM+LETRAS+MAIUSCULAS.html.
Acesso em: 1 maio 2022.
61
LEITURA COMPLEMENTAR
REGRAS BÁSICAS DE COMUNICAÇÃO

PROFISSIONAL POR E-MAIL
Ricardo Dorés
Todos nós, com certeza, já recebemos, de um colega de trabalho, e-mails

incompreensíveis ou de difícil leitura onde, ao final do texto, ficamos imaginando o
que a pessoa realmente queria comunicar. A cada dia que passa, recebemos cada
vez mais mensagens eletrônicas (e-mail). Consciente ou inconscientemente, ao
abrir nossas caixas postais, fazemos, geralmente, uma varredura na linha de as-
sunto, a fim de decidir quais mensagens iremos abrir, a prioridade das mesmas e
aquelas que, simplesmente, serão excluídas.
Lembre-se de que a sua mensagem não é a única na caixa de entrada do
destinatário e o campo Assunto do e-mail poderá decidir a prioridade em que a sua
mensagem será lida, ou até mesmo, se será lida. Portanto, defina o que você deseja
comunicar em pouquíssimas palavras e, então, adicione à sua mensagem. Jamais
deixe o campo de assunto em branco, pois o destinatário poderá deixar de abri-la
por não saber do que se trata. Redija o campo Assunto, com um título informativo,
que em pouquíssimas palavras realmente expresse a essência da sua mensagem.
Veja alguns exemplos interessantes
Assunto: “Follow up sobre quarta-feira”.
Geralmente este tipo de assunto não leva a lugar algum, pois nosso desti-
natário, provavelmente deve ter falado com mais uma série de pessoas, além de
nós, desde nosso último contato. Que tal algo como, por exemplo, “Confirmado para
quarta-feira, será que precisaremos de uma sala maior?”, ao ler o campo assunto
o seu receptor irá pensar sobre o tamanho da sala que precisarão utilizar para a
próxima reunião e abrirá a mensagem para verificar todo o conteúdo.
Mantenha a mensagem focada no assunto, pois, muitas vezes o destinatário
ao ler parcialmente a mensagem já a responde sem ler o e-mail integralmente. Se-
guindo este princípio, seja breve, sem perder o conteúdo do que queira comunicar.
Caso seja imprescindível colocar outro assunto na mesma mensagem, que
não são diretamente relacionados, adicione uma linha introdutória breve sobre to-
dos os pontos que são tratados na mensagem, sinalizando e garantido uma melhor
compreensão do que existe na mensagem enviada. Se todos os pontos são suficien-
temente importantes, divida-os em mensagens separadas, para que o destinatário
possa tomar conhecimento do assunto específico, responder enviando determina-
dos arquivos, ou, ainda, confirmar uma reunião sobre cada assunto individualmente.
62
Utilize um padrão visual e ortográfico adequado para seus e-mails profissio-
nais. Nada pior do que receber uma mensagem contendo um fundo que dificulte
sua leitura, ou ainda, com cavalinhos coloridos “correndo” na mensagem. O fundo
que mais facilita a leitura é o fundo branco, no entanto, várias empresas costumam
utilizar os logotipos que, a meu ver, não tem problema algum, desde que sejam
de tamanho adequado e que não façam a mensagem virar um outdoor. Nada de
mensagens utilizando :-), :-(, [ ]s ou outras coisas do tipo, porque as pessoas não
são obrigadas a conhecer os seus significados, como também não são apropriadas
comercialmente falando.
Evite caracteres rebuscados ou fantasiosos, que fazem sua mensagem pare-
cer uma pintura rupestre ou uma obra de arte de aparência, no mínimo, questionável.
Utilize recursos como negritar ou sublinhar palavras ou frases em pontos
que você, realmente, tenha necessidade de destacar. Outro ponto a ser comentado
é o uso de frases inteiras em letras maiúsculas, independentemente, da intenção
de uso, dá a sensação que você está gritando.
Dentro do possível, evite os anexos e, principalmente, os que possuam um
tamanho considerável. Utilize somente o que for necessário para ilustrar a sua
mensagem e, dê preferência, ao que você possa colocar no “corpo” da mensagem
a qual irá utilizar. Lembrando que, geralmente, e-mails extensos não são lidos até o
final. Veja o exemplo a seguir:
Para: Todos Comercial
De: Paulo
Assunto: Livro que todos deveriam ler
Olá pessoal,
Anexei um arquivo PDF que acredito muito útil. Esta é a segunda vez
que envio o documento, pois a versão que mandei ontem tem um
erro de digitação na página 27, e desta forma a envio novamente.
Digam-me o que acharam!
Anexos:
• Comunicação e suas vantagens (36 MB)
Provavelmente, quantos não apagariam a mensagem acima exemplificada

sem olhar o anexo?
63
Que tal algo como:
Para: Rodrigo Nunes
De: Paulo
Assunto: Ótimo tema para desenvolvimento profissional da área comercial
Olá Rodrigo,
Deparei-me com um excelente livro sobre Comunicação Empresarial
que tem muitas dicas sobre a racionalização das comunicações profis-
sionais. Alguém já se ofereceu para apresentar no seminário, no próxi-
mo mês? Gostaria de saber se podemos fazer uma pequena apresenta-
ção de 30 minutos sobre o uso do e-mail de forma eficaz. Qual a melhor
forma de enviar-lhe um arquivo de 36 MB.
Este meio de comunicação funciona melhor quando você utiliza textos re-
levantes no próprio corpo da mensagem.
Identifique-se claramente, principalmente, num primeiro contato. Inclua sem-
pre seu nome, cargo e quaisquer outros elementos de identificação que lhe pareçam
essenciais. Cabe, aqui, ressaltar a importância de uma assinatura padronizada, con-
tendo os dados necessários, tais como, sua página na internet, telefone, etc.
Se você já teve a oportunidade de um contato presencial, mas, não tem cer-
teza que a pessoa se lembra de você, não se acanhe em utilizar uma frase como: “
gostaria de continuar a falar sobre a importância da comunicação, tema que trata-
mos rapidamente em nossa conversa no elevador”.
Seja sempre educado e cordial, pois, se, por alguma razão, estiver de “cabe-
ça quente” escreva sua mensagem, salve-a no rascunho e não a envie imediata-
mente. Levante, vá tomar um café espaireça seus ânimos. Releia a mensagem após
ter descansado as ideias.
Antes de enviar a mensagem reserve tempo suficiente para revisar o tex-
to, mesmo que vá fazer uso do corretor ortográfico, pois, este recurso ajudará,
mas, não é perfeito.
Jamais escreva alguma coisa que você não gostaria de ver publicado so-
bre a sua pessoa, ou sobre a empresa que você trabalha, pois e-mails podem ser
utilizados como documentos em algumas situações. Além disso, este meio de co-
municação não é totalmente seguro e sempre existem, por menor que seja, uma
possibilidade de sua mensagem ser interceptada por pessoas que não estejam li-
gadas àquela correspondência.
64
Distinga situações formais das informais. Quando escrever para um amigo
ou um colega de trabalho próximo, você poderá até não utilizar a formalidade, en-
tretanto, lembre-se que, em alguns casos, as pessoas esperam de você uma res-
posta formal, pois, você está tratando de negócios, desta maneira, utilize sempre
o bom senso. Algo que frequentemente acontece em situações informais é utili-
zar pontuação não usual e, às vezes, algumas “gafes” de português. Nada justifica
este tipo de erro.
Saiba utilizar o recurso “Responder a Todos”. Já presenciei algumas “guer-
ras” pelo fato deste recurso ser utilizado indevidamente.
O e-mail, geralmente, chegará rápido ao seu destinatário. Lembro-me de
um colega de trabalho que me pediu algumas informações por e-mail, e, após 3 ou
4 minutos seguintes, enviou um outro e-mail, avisando-me que já havia resolvido
o problema por conta própria. Ao verificar minha caixa de entrada passei a provi-
denciar o solicitado, pesquisando sobre o assunto e lhe respondi na sequência sem
ter observado a mensagem posterior na qual ele me avisava que havia solucionado
a questão. Neste caso, como em vários outros, nada como o bom e velho telefone
para agilizar o processo de comunicação.
Os prazos de respostas para e-mails deverão ser de até 24 horas, respeitan-
do o calendário de dias úteis. Não se esqueça do fuso horário ao enviar e receber
mensagens fora do território nacional e coloque-se no horário do seu interlocu-
tor. Ao receber um e-mail pertinente, não deixe de dar uma resposta até o prazo
acima descrito, caso lhe seja solicitado. Se por ventura a resposta demandar de
uma pesquisa ou trabalho mais minucioso, é recomendável que isto seja informado
conforme o exemplo a seguir: “necessito de um prazo X para lhe enviar o solicitado”.
Concluindo, existem muitas situações onde o bom contato face to face e
até o telefônico são mais efetivos que um e-mail.
Fonte: REGRAS básicas de comunicação profissional por e-mail. RH Portal, 2 set.

2015. Disponível em: https://www.rhportal.com.br/artigos-rh/regras-bsicas-de-
-comunicao-profissional-por-e-mail/.
65
RESUMO DO TÓPICO 3
• A noção de que os documentos empresariais, na atualidade, não são apenas

uma forma de comunicação das informações e decisões organizacionais. É um
instrumento de marketing (publicidade), uma vez que está inserido na realidade
competitiva das organizações.
• As mudanças mais relevantes observadas nos documentos empresariais, de
empresas públicas ou privadas, está relacionada ao estilo de linguagem e à dis-
posição dos elementos.
• As informações comunicadas interna ou externamente à empresa somente se-
rão documentos se estiverem em formato de relatórios, textos, imagens, sons,
desenhos, gráficos e tantas outras formas, que permitam realizar pesquisas,
consultas ou provas.
• Conhecemos os vários tipos de documentos empresariais, como os documentos
descritivos, normativos, prescritivos, correntes e tantos outros.
66
AUTOATIVIDADE
1. As corporações podem atuar com inúmeros tipos de documentos. Assinale

a alternativa INCORRETA, que não corresponde a um tipo de documento:
a. ( ) Normativo.
b. ( ) Descritivo.
c. ( ) Ofensivo.
d. ( ) Corrente.
2. Analise a afirmativas a seguir com base nas vantagens do documento.
I. O documento serve de instrumento de poder sobre a propriedade

de qualquer objeto.
II. O documento serve para registrar informações, conclusões, ten-
dências, pesquisas, previsões e negociações.
III. O documento não determina quem é quem na organização.
Assinale a alternativa CORRETA.
a. ( ) As sentenças I e II estão corretas.

c. ( ) As sentenças I e III estão corretas.
3. Existem vários tipos de documentos, cada um com uma determinada

função e um determinado objetivo. De acordo com a classificação dos
documentos, assinale V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) Suporte é um documento no qual a informação está registrada. Será

sempre físico, material.
( ) Corrente é um documento utilizado no dia a dia da empresa.
( ) Peticionário é um documento que faz um pedido a um poder constituído.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.
a. ( ) V - F - F.
b. ( ) V - F - V.
c. ( ) F - V - F.
d. ( ) F - V - V.
67
4. Os documentos empresariais nos dias atuais são instrumentos de marketing
(publicidade), uma vez que está inserido na realidade competitiva das orga-
nizações onde a “comunicação empresarial é a responsável pela imagem da
organização perante seu público, interno ou externo” (GOLD, 2005, p. 99).
Por que devemos considerar que as correspondências não são apenas sim-
ples instrumentos de comunicação nas empresas?
5. Palavras rebuscadas e de difícil entendimento devem ser evitadas nas

correspondências empresariais? Por quê?
68
REFERÊNCIAS
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dos pessoais e para criar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados; e
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69
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arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/
codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documen-
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VAINFAS, R. História I (Ensino Médio). 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2016.
71
UNIDADE 2
INTRODUÇÃO
AOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
• identificar um sistema de informação gerencial;
• identificar os benefícios de um sistema de informação gerencial;
• compreender o funcionamento do processo de instalação de software;
• analisar o uso do sistema de informações gerenciais para a tomada
de decisão.
PLANO DE ESTUDOS
TÓPICO 1 – A IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES NA EMPRESA
TÓPICO 2 – SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
TÓPICO 3 – INSTALAÇÕES DE SISTEMAS
TÓPICO 1
A IMPORTÂNCIA
DAS INFORMAÇÕES
NA EMPRESA
1 INTRODUÇÃO
A informação na atualidade tem mostrado ter importância crescente, tor-
nando-se um diferencial competitivo, diante das exigências do mercado em que as
organizações estão inseridas, no qual a informação é primordial para o desenvolvi-
mento de novas tecnologias, bem como para oportunidades de investimento e para
diminuir as incertezas no processo de tomada de decisão, aumentado a qualidade
da operacionalização organizacional.
O diferencial que a informação apresenta para as empresas e seus profis-
sionais está associado ao valor que ambos dão à informação e ao conhecimento,
e como a usam como suporte às demandas organizacionais e de mercado e na
procura por resultados inovadores.
Estudiosos apontam que a informação contribui no processo decisório, uma
vez que, sistematizada, é de fundamental importância para a instituição, pois re-
laciona vários setores e sistemas e qualificam a empresa a alcançar seus objetivos
(OLIVEIRA,1992).
Vivenciamos a era da informação, em que as empresas investem em res-
postas que as diferenciem, que maximizem sua competitividade e propiciem um
posicionamento estratégico. Assim, deliberações ágeis e assertivas são essenciais
para o alcance de excelentes resultados. A gestão contemporânea requer que a to-
mada de decisão ocorre baseada no máximo de informação e conhecimento possí-
vel, sendo estes a essência da produtividade e da competitividade.
75
2 INFORMAÇÕES NA EMPRESA
Cotidianamente, inúmeros acontecimentos internos e externos à organi-
zação geram novas situações, nas quais a informação é componente-base para
soluções modernas e viáveis.
A informação efetiva é aquela que orientará uma decisão concreta e confiável,
visto que reduz as incertezas no decurso do processo, potencializando a qualidade.
FIGURA 1 – INFORMAÇÃO
Fonte: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/conceito-do-conhecimento-esco-
lar_763296.htm#query=conhecimento&position=0&from_view=search>.
Segundo Oliveira (1992), a informação exerce papel fundamental no pro-

cesso decisório, levando as organizações a outro patamar, estabelecendo um
novo modelo de gestão empresarial que compreende uma nova perspectiva, tro-
cando o capital/trabalho pela informação/conhecimento, fatores definitivos para
o sucesso empresarial.
Diante disso, esse novo formato de gestão deve prezar por processos de-
cisórios que envolvam e estimulem o emprego da informação e do conhecimento,
incentivando a eficiência e a disputa eficaz e saudável.
76
Para tanto, a informação precisa ser de boa qualidade, fidedigna, em quan-
tidade adequada e recebida e utilizada no momento certo, para transformar-se em
fator de vantagem competitiva. Por outro lado, a falta da informação abre espaço
para erros e para a perda de oportunidades (OLIVEIRA, 1992).
Assim, a utilização correta da informação e a habilidade de transformá-la em
conhecimento aplicável torna-se primordial para o desenvolvimento de atividades e
processos institucionais, a fim de propiciar o uso eficiente dos recursos, elevando os
resultados e melhorando a capacidade concorrencial e estratégica da empresa.
Mas afinal, o que é informação? Vamos descobrir?
2.1 INFORMAÇÃO
Para compreendermos o significado de informação, precisamos conjunta-
mente entender o que são dados.
• Dados: “são sucessões de fatos brutos, não organizados e que re-

presentam eventos que acontecem no ambiente físico das empresas”
(CÔRTES, 2004, p. 12). Ou seja, são fatos isolados que, sozinhos, não
transmitem nenhum ideal.
Diante disso, vejamos a definição de informação.
• Informação: “é quando temos conjunto de dados organizados de ma-

neira que as pessoas possam utilizar na tomada de decisões” (CÔRTES,
2004, p. 12). São dados organizados logicamente.
Carvalho (2000, p. 237) corrobora com o autor e amplia a definição: “infor-

mação é o conjunto de dados que, se fornecido sob forma e tempo adequados,
melhora o conhecimento da pessoa que a recebe e a habilita a desenvolver melhor
determinada atividade, ou a tomar decisões melhores”.
Veja o exemplo:
ATENÇÃO
O dado 25 ºC, se apresentado de maneira isolada, significa muito pouco. Se
incluirmos esse dado em uma frase, como: “Faz 25 ºC na cidade de Curitiba”,
temos a junção de três dados: de ordem temporal (faz); de ordem física (25 ºC);
e de ordem geográfica (Curitiba). Assim, temos uma informação e podemos to-
mar uma decisão, de levar ou não determinado tipo de roupa em uma viagem.
77
Agora, quando associamos informações, e dessas desenvolvemos novas
informações, geramos o conhecimento sobre determinado tema. Retomando o
exemplo, ao correlacionarmos informações conseguiremos saber como é o clima
na cidade de Curitiba, qual é a época ideal do ano para visitá-la, que passeios po-
deremos realizar e assim, sucessivamente.
FIGURA 2 – CONHECIMENTO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/conceito-de-pensamento-plana-fundo-
-escuro_4701197.htm#query=CONHECIMENTO&position=19&from_view=search>.
Desse modo, quando a informação é recebida de forma adequada e a tem-

po, e bem utilizada, aumenta a capacidade de gerar conhecimento útil, por meio do
qual é possível inovar nas organizações.
DICA
A informação na organização vai além de ser um conjunto de dados, ela é um
bem econômico. Entenda como e por que essa afirmativa é real com um dos
consultores em gestão empresarial e palestrante do país, Waldez Ludwig.
INFORMAÇÃO como bem econômico. Waldez Ludwing. 2007. YouTube.
Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=IvJKT-92uDw
78
3 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES
A gestão da informação é um agrupamento de procedimentos que in-
tegram atividades de planejamento, organização, direção, acesso e controle dos
recursos da informação de uma empresa. Tem por finalidade gerir a eficiência do
uso desses recursos no âmbito organizacional, auxiliando no desenvolvimento de
tarefas e processos internos à organização, incluindo a tomada de decisões.
De acordo com Valentim (2008), gestão da informação é uma composição
de estratégias que objetiva identificar e mapear os fluxos de informações. Em ou-
tras palavras, compreende o gerenciamento de dados, informações e conhecimen-
tos dos quais as pessoas necessitam, tornando mais fácil e ágil seus acessos. Isso
é possível por meio de duas ações que se complementam: a criação de vias de
acessos para aperfeiçoar o fluxo e o armazenamento de dados, informações e co-
nhecimentos e a capacitação dos usuários para usarem de forma eficaz as vias de
acesso e a rede de informações de forma abrangente (CARVALHO, 2012).
FIGURA 3 – GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO
FONTE: <https://br.freepik.com/fotos-gratis/conceito-de-gerenciamento-de-da-
dos-de-computacao-em-nuvem_17433093.htm#query=gerenciamento%20da%20
informa%C3%A7%C3%A3o&position=0&from_view=search>.
Acesso em: 18 maio 2022
Perante o exposto, constata-se que as empresas estão cada vez mais li-
gadas a esse formato de gestão, visto que preserva o acervo de informações, as-
segurando, em especial, os gestores por desenvolverem uma conduta eficiente de
controle da documentação e celeridade no processo decisório.
79
3.1 IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO
A gestão da informação se revelou como um fator estratégico para a atua-
ção das organizações no mercado competitivo. Condição fundamental para o su-
cesso das empresas, em especial pelo fato de vivenciarmos a era da informação.
Diante disso, o gerenciamento dos recursos informacionais precisa ser em-
pregado aos níveis estratégico, tático e operacional, em particular ao nível estraté-
gico, em função do planejamento para a tomada de decisão.
Possuir a informação certa no momento necessário auxilia a empresa a
alcançar seus resultados almejados. Dessa forma, a empresa tem condições de
analisar seu posicionamento no mercado com mais precisão, otimizando a cadeia
operacional por meio de transformações de efeito e repercussão, sendo a informa-
ção o maior ativo das organizações nos dias atuais.
80
RESUMO DO TÓPICO 1
• A informação na atualidade tem mostrado importância crescente, tornando-se

um diferencial competitivo, diante das exigências do mercado em que as orga-
nizações estão inseridas.
• O diferencial que a informação apresenta para as empresas e seus profissio-
nais, associado ao valor que ambos dão à informação e ao conhecimento gerado
nas instituições.
• A definição de que a informação é um conjunto de dados, e que dela surge o
conhecimento necessário à tomada de decisões nas organizações.
• A certeza de que as informações devem ser gerenciadas, integrando atividades
de planejamento, organização, direção, acesso e controle dos recursos da infor-
mação de uma empresa.
81
AUTOATIVIDADE
1. A informação contribui no processo decisório, uma vez que, sistema-

tizada é, de fundamental importância para a instituição, pois relaciona
vários setores e sistemas, qualificando a empresa a alcançar seus obje-
tivos. Diante da importância da informação para as empresas, assinale a
alternativa INCORRETA.
a. ( ) A informação efetiva é aquela que orientará a uma decisão

concreta e confiável, visto que reduz as incertezas no decurso do
processo, potencializando a qualidade.
b. ( ) O diferencial que a informação apresenta para as empresas e
seus profissionais está associado ao valor que ambos dão à infor-
mação e ao conhecimento.
c. ( ) Inúmeros acontecimentos internos e externos à organização
geram novas situações, em que a informação se torna irrelevante
ao processo.
d. ( ) Possuir a informação certa no momento necessário auxilia a
empresa a alcançar seus resultados almejados.
2. Para compreendermos o conceito de informação, é necessário enten-

der incialmente o que é um dado e o que é conhecimento. Com base
nas definições de dado, informação e conhecimento, analise as
sentenças a seguir:
I. Pode-se dizer que os dados são matéria-prima para a informação.

II. Dados são fatos isolados, que, organizados, geram as informa-
ções que, após serem analisadas e processadas, se transformam
em conhecimento.
III. Dado é um conjunto de informações e conhecimentos.

82
3. A informação efetiva é aquela que orientará a uma decisão concreta e
confiável, visto que reduz as incertezas no decurso do processo, po-
tencializando a qualidade. Com base no conceito e nos processos que
envolvem a informação, classifique V para as sentenças verdadeiras e
F para as falsas:
( ) O diferencial que a informação apresenta para as empresas e seus

profissionais está associado ao valor que ambos dão à informação
e ao conhecimento.
( ) A informação é irrelevante ao processo decisório.
( ) Possuir a informação certa no momento necessário auxilia a empresa
a alcançar seus resultados almejados.
a. ( ) V - F - F.
b. ( ) V - F - V.
c. ( ) F - V - F.
d. ( ) F - F - V.
4. Constata-se, na atualidade, que as empresas estão cada vez mais ligadas

a um novo formato de gestão, que visa preservar o acervo de informa-
ções, assegurando, em especial, os gestores, por desenvolverem uma
conduta eficiente de controle da documentação e celeridade no proces-
so decisório. Diante da importância da informação para as empresas, é
necessário que as empresas gerenciem a informação. Explique o que é
gestão da informação e sua relevância.
5. A gestão da informação é uma composição de estratégias que objetiva

identificar e mapear os fluxos de informações. Em outras palavras, com-
preende o gerenciamento dos dados, informações e conhecimentos dos
quais as pessoas necessitam, tornando mais fácil e ágil seus acessos.
Isso é possível por meio de duas ações: quais são elas?
83
TÓPICO 2
SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
GERENCIAL
1 INTRODUÇÃO
A informação é fundamental para as empresas e, para tanto, necessitam
ser gerenciadas. Para auxiliar nesse processo de gerenciamento da informação, as
organizações contam com os chamados sistemas informacionais de gestão.
Os sistemas de informação gerencial são ferramentas disponíveis para que
a gestão organizacional alcance suas metas, como excelência operacional, de-
senvolvimento de novos produtos e serviços, tomada de decisões aprimoradas e
vantagem competitiva.
São grandes parceiros no processo de automação da gestão de dados que
permeiam as organizações e fazem parte da tecnologia da informação, tão neces-
sária nas organizações para aprimorar e otimizar processos.
Assim, neste tópico, abordaremos o conceito de sistemas de informação
gerenciais, bem como a sua importância e como é a sua estrutura.
2 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E O AMBIENTE

CONTEMPORÂNEO DE NEGÓCIOS
Os sistemas de informação (SI) são indispensáveis na condução dos negó-
cios nos dias atuais. É difícil a permanência e a longevidade de algumas áreas sem
a aplicabilidade da tecnologia da informação.
85
As instituições empregam a tecnologia da informação para conquistar seus
objetivos e metas. Os principais objetivos a serem alcançados são:
• Excelência operacional: as empresas estão a todo momento buscan-

do melhorias operacionais com a finalidade de atingir maior lucrativi-
dade. Entre os dispositivos de que os gestores dispõem estão as tec-
nologias e os sistemas de informação, que os auxiliam a obter graus de
eficiência e produtividade nas operações, principalmente se associadas
a novas práticas de gestão.
• Novos produtos, serviços e modelos de negócio: as tecnologias e
SI são instrumentos que facilitam os procedimentos para a inovação
de produtos e serviços. Modelando a produção, entrega e venda dos
produtos e serviços, têm como objetivo criar valor agregado.
• Relacionamento mais estreito com clientes e fornecedores: por
meio das tecnologias e SI, é possível conhecer melhor seus clientes e
fornecedores, possibilitando que o negócio vá até eles por intermédio
de meios virtuais de negócio, como as redes sociais e as lojas virtuais,
sistemas integrados de gestão. Essas ferramentas permitem realizar
análises de dados e informações sobre o gosto dos clientes, de forma
individual ou coletiva. Já o relacionamento com os fornecedores me-
lhora no uso de sistemas que aprimoram a comunicação e informações
a respeito dos produtos/serviços, otimização de processos e diminui-
ção de custos operacionais.
• Melhor tomada de decisão: com ajuda das tecnologias e SI, é possí-
vel gerar informações com base no uso de dados em tempo real, prove-
nientes do mercado e de sistemas de informação, que contribuem com a
solução de problemas e levam à tomada de decisões rápidas e pontuais.
• Vantagem competitiva: atingir vantagem competitiva envolve ser
melhor que seu concorrente, diminuindo custos e otimizando recursos
e processos. Foi com essa finalidade que as ferramentas tecnológicas
e os sistemas de informação vieram somar nas organizações, auxilian-
do-as a atingir todos os objetivos anteriores que, ao serem alcançados,
geram vantagem competitiva.
• Sobrevivência: para que ocorra a perpetuação das empresas no mer-
cado, é necessário que estas invistam em sistemas e tecnologias da
informação, sendo imprescindíveis ao exercício das atividades organi-
zacionais. Ocasionalmente, o investimento em tecnologia advém das
exigências legais e ficais que devem ser cumpridas pelas empresas.
86
2.1 SISTEMA EMPRESARIAL E SEUS SUBSISTEMAS
A tecnologia da informação tem modificado os parâmetros empresariais. Os
gestores cada dia mais têm carecido de informações no processo de tomada de
decisão. Iniciado um processo de informatização na empresa, variados sistemas
são criados para satisfazer as diferentes necessidades do empreendimento.
O acesso a vários relatórios extraídos de inúmeros bancos de dados, mui-
tas vezes conflitantes, não auxiliam o processo decisório de forma estratégica. Por
esse motivo, as organizações têm buscado implantar sistemas de informação que
possam auxiliar e agregar valor no trato das informações. Essas ferramentas inte-
grativas são capazes de realizar uma leitura mais precisa dos dados, transforman-
do-os em informações utilizáveis.
Os sistemas de informação comtemplam várias tecnologias, que incluem dis-
positivos de hardware, software, redes de telecomunicações, técnicas de adminis-
tração de dados utilizando computador, entre outras tecnologias da informação (TI).
Até o momento, utilizamos os termos sistemas de informação e tecno-
logia da informação como sinônimos; contudo, eles possuem particularidades
distintas. Sendo assim, vejamos as definições.
Por tecnologia da informação, devemos compreender todo software e
hardware necessário para que a operacionalização e os objetivos organizacionais
sejam alcançados. Estão inclusos nesses dispositivos computadores, disk drives
(discos rígidos (HD)), assistentes digitais e pessoais, entre outros hardwares. Em
termos de softwares, podemos citar, por exemplo, os sistemas operacionais Windo-
ws ou Linux, pacote office e outros tantos programas computacionais disponíveis e
adequados ao uso empresarial.
ATENÇÃO
Hardware é a parte física de um computador. Software é uma sequência de
instruções escritas para serem interpretadas por um computador, como os
programas que comandam o funcionamento.
SIGNIFICADOS. Hardware. Disponível em: https://www.significados.com.br/hardware/
SIGNIFICADOS. Software. Disponível em: https://www.significados.com.br/software/
87
Os sistemas de informação são estruturas mais complexas. Por defi-
nição, “conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam
(entrada), manipulam (processo) e disseminam (saída) dados e informações e
oferecem um mecanismo de realimentação (feedback) para atingir um objetivo”
(STAIR; REYNOLDS, 2006, p. 12). Como se pode observar, os SI monitoram os pro-
cessos organizacionais, mas não somente, passam a fazer parte do processo,
transformando dados brutos em informação, auxiliando o desenvolvimento das
operações, controle e planejamento.
FIGURA 4 – SISTEMA DE INFORMAÇÃO
331 Detergente Brite 1,29 Região de vendas: Noroeste

863 Café BL Hill 4,69 Loja: Superloja nº 122
173 Meow Cat 0,79
331 Detergente Brite 1,29 Sistemas Nº item Descrição
663 Country Ham 3,29 de Informação 331 Detergente Brite
524 Fiery Mustard 1,49
Unidades Total de
113 Ginger Root 0,85 vendidas vendas no ano
331 Detergente Brite 1,29 7.156 $ 9.231,24
Dados Informação
FONTE: Laudon e Laudon (2010, p. 13)
Como visto na figura, os dados brutos de um caixa de supermercado, após

serem processados e ordenados, transformam-se em informações úteis, como
total de unidades de detergente Brite vendidas (7 156) ou, ainda, a receita total
de vendas (9 231,24).
Todo sistema de informação possui as seguintes funções básicas: entrada,
processamento e saída.
FIGURA 5 – FUNÇÕES DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Feedback Controle
Processamento
Entrada Saída
88
• A entrada coleta dados brutos internos ou externos à organização.
São dados que o sistema recebe e armazena para serem processados e
transformados em saídas ou produtos/serviços.
• O processamento transforma os dados em algo significativo.
• A saída, após transformação do dado, é o resultado, produto/serviço ou
informação gerada que será utilizado pelos usuários em suas atividades
ou tarefas. São os resultados apresentados pelo sistema, geralmente
relacionados aos propósitos, ou a razão de existir do sistema. Quando
isso não ocorre, o sistema não atinge sua finalidade.
FIGURA 6 – FUNÇÕES DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO (CONTINUAÇÃO)
AMBIENTE
Fornecedores Clientes
ORGANIZAÇÃO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Processar
Classificar
Entrada Saída
Organizar
Calcular
Feedback
Agências Acionistas Concorrentes

reguladoras
Os SI necessitam de uma retroalimentação, ou seja, um feedback, que

corresponde a uma resposta ao comando que foi dado ao sistema. É um retor-
no informado sobre a saída ou resultado gerado pelo sistema. A realimentação do
sistema deve ser contínua para que ocorra a evolução dirigida dele, assegurando
desenvolvimento no sentido de adequação às necessidades.
Após o feedback, o controle é realizado, o que representa o monitoramento
e a avaliação do feedback realizado a fim de apontar se o sistema está seguindo
o direcionamento de sua meta. Além disso, realiza ajustes aos componentes das
entradas e o processamento, assegurando a saída ou os resultados adequados.
89
Dessa forma, podemos definir um sistema de informação como um con-
junto de dispositivos que, por meio de determinados processos, transformam
entradas em saídas.
O SI pode ser dividido em sistemas menores ou subsistemas, os quais re-
cebem suas entradas distintas e originam saídas distintas. Todo subsistema possui
as mesmas funções de um sistema, ou seja, possui entrada, processamento e saída.
A concepção de sistema é a representação de um conjunto de elementos
que se relacionam para formar um todo. Exemplos: sistemas de telecomunica-
ções, de transporte etc.
As organizações funcionam da mesma maneira: a empresa é o sistema
maior, o todo organizacional, enquanto seus setores são seus subsistemas, que se
relacionam formando esse todo. O sistema maior apresenta características distin-
tas, que não são identificadas em suas partes de forma isolada.
Para facilitar o entendimento, imagine o sistema urbano de sua cidade. Ele
é composto por vários subsistemas, como os sistemas de saúde, de transporte, de
esporte e cultura, de eletricidade, de água e esgoto, entre outros.
FIGURA 7 – SISTEMA E SUBSISTEMA
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/ilustracao-do-conceito-de-progra-
mador_8672698.htm#query=sistema&position=1&from_view=search>.
90
2.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EMPRESARIAIS
As organizações, de forma intrínseca, são grandes sistemas que, ao se re-
lacionarem com seus sistemas menores (departamentos e setores) e com os siste-
mas de informações, intensificam a geração de informações. Estas, ao serem mani-
puladas, organizadas e utilizadas, assessoram os processos gerenciais e decisórios.
Para que as empresas permaneçam no mercado de forma competitiva e
sólida, é imprescindível que utilizem sistemas de informações e tecnologia da infor-
mação para desenvolver suas ações e planejamento.
No contexto empresarial, os sistemas de informação surgem com o objetivo de
auxiliar o desenvolvimento das atividades internas dos diversos níveis organizacionais.
As empresas são divididas em três níveis organizacionais: operacional,
tático e estratégico. Cada um desses níveis necessita de informações diferen-
ciadas para apoiar suas decisões e são responsáveis por tipos de decisões distintas.
Nesse sentido, as decisões se classificam em estruturadas e não estruturadas.
As decisões estruturadas sãs aquelas que devem ser tomadas no dia
a dia da organização, são repetitivas e corriqueiras, envolvendo procedimentos
predeterminados, não havendo a necessidade de serem analisadas como se fos-
sem novas. Normalmente são decisões que envolvem os níveis organizacionais
mais baixos, como os setores de operacionalização da empresa. Exemplo: quando
os estoques diminuem, os níveis de segurança são atingidos e são tomadas de-
cisões de compra, que muitas vezes podem ser automaticamente geradas pelos
sistemas de informação.
As decisões não estruturadas são aquelas que necessitam do uso do
bom senso do responsável pela decisão. Ou seja, levam em consideração a capa-
cidade de avaliação e o conhecimento do tomador de decisão para a resolução do
problema. São decisões não rotineiras, não existindo procedimentos específicos
para a tomada de decisão. Usualmente são decisões de nível estratégico, como o
desenvolvimento do planejamento e lançamento de um produto novo no mercado.
91
FIGURA 8 – NÍVEL DE INTELIGÊNCIA EMPRESARIAL
Tomada de decisão
não estruturada
Nível Estratégico
Gerência Sênior
Tomada de decisão
Nível Tático Gerência Média não estruturada e estruturada
Tomada de decisão
Nível Operacional Gerência Operacional estruturada
É importante ressaltar que nenhum tipo de sistema utilizado de forma iso-

lada consegue gerar todas as informações de que a empresa precisa. As organi-
zações utilizam sistemas que apoiam os procedimentos principais das funções do
negócio, como sistemas de marketing e vendas, de produção, financeiros, recursos
humanos. Na atualidade, os sistemas são multifuncionais, integrando os processos
de negócios e as áreas organizacionais pertinentes.
Cada usuário ou mesmo os sistemas de informação utilizam tipos de de-
cisões diferentes. Dessa maneira, existem sistemas de informações diversos que
auxiliam nesse processo.
Para cada nível há um tipo de sistema de informação. No nível operacional
são utilizados os sistemas de processamento de transações (SPT). Já no nível tá-
tico, temos duas categorias de sistema: o sistema de informação gerencial (SIG) e
o sistema de apoio à decisão (SAD). No nível estratégico, as organizações contam
com o sistema de informação executiva (SIE). Veremos cada um deles em detalhes.
• Sistemas de processamento de transações ou transacionais: são

os sistemas que monitoram as transações e atividades rotineiras da
empresa, como vendas, compras, entrada e saída de dinheiro, folha de
pagamento etc.
Esse sistema atende ao nível operacional, em que suas atividades são alta-
mente predefinidas, sendo as informações bem conhecidas ou estruturadas. Tra-
balho com grande volume de dados.
O SPT é empregado pelos gestores com a finalidade de monitorar as opera-
ções internas à organização, como também as conexões da empresa com o meio
externo. Os sistemas de processamento de transações servem de fonte de infor-
mação para outros sistemas.
92
FIGURA 9 – SPT
Dados de empregados Para a contabilidade
Sistema de
Arquivos de Relatórios
folha de
empregados gerenciais
pagamento
Para agências governamentais
Cheque de pagamento
Consultas
de empregados
on-line
Na figura, visualizamos um SPT de folha de pagamento, que coleta dados

a respeito da transação de pagamento dos empregados e gera dados para o SPT
contábil, que realizará registros nos livros contábeis, sobre as entradas e saídas de
recursos. Os resultados ou saídas para o gestor são relatórios sobre o pagamento
da folha, demonstrativos de resultados (como o balanço patrimonial), entre outros.
Os SPT são sistemas primordiais e críticos para o funcionamento de uma
empresa, pois caso estes deixem de funcionar adequadamente, podem provocar
um colapso e danos irremediáveis.
• Sistemas de informação gerenciais: são os sistemas que geram re-

latórios a respeito do desempenho da organização. Sendo possível, por
meio das informações criadas, monitorar e controlar os processos, além
de antever o comportamento das operações.
Utilizado pela gerência tática ou média, para monitorar, controlar e tomar

decisões sobre as atividades administrativas.
Os SIG sintetizam as operações da empresa. Os dados gerados pelos STP
são compactados e exibidos por meio de relatórios, conforme uma programação
periódica. No exemplo a seguir, o SIG converte os dados das transações do SPT
relativos a estoque, produção e contabilidade em documentos SIG, usados na con-
cepção de relatórios para o gestor.
93
FIGURA 10 – SIG
Sistemas de processamento de transações Sistemas de informações gerenciais
ARQUIVOS DO SIG
Sistema de
Arquivo de Dados de
processamento
pedidos vendas
de pedidos
Dados de
custo unitário
Sistema de de produtos
Arquivo mestre planejamento SIG Gerentes
de produção de recursos
materiais Dados de
modificação Relatórios
de produtos
Arquivos de Sistema de Dados de

contabilidade livro-razão despesas
O quadro a seguir mostra o relatório obtido com o SIG.
QUADRO 1 – RELATÓRIO DE UM SIG
Código do Descrição do Região de Real/

Vendas reais Planejadas
produto produto vendas planejado
Nordeste 4.066.700 4.800.000 0,85
Limpador de Sul 3.778.112 3.750.000 1,01

4469
carpete Centro-Oeste 4.867.001 4.600.000 1,06
Oeste 4.003.440 4.400.000 0,91
TOTAL 16.715.253 17.550.000 0,95
Nordeste 3.676.700 3.900.000 0,94
Desodorizador Sul 5.608.112 4.700.000 1,19

5674
de ambientes Centro-Oeste 4.711.001 4.200.000 1,12
Oeste 4.563.440 4.900.000 0,93
TOTAL 18.559.253 17.700.000 1,05
São sistemas, em sua maioria, não flexíveis e com capacidade analítica res-
trita, empregando rotinas, resumos e comparações simples. Não são compostos
por métodos matemáticos ou estatísticos avançados de análise.
94
• Sistemas de apoio à decisão: são aqueles que auxiliam o gestor a
tomar decisões não usais, com foco nas atividades que modificam de
forma rápida, não existindo um procedimento específico para a resolu-
ção do problema. Esses sistemas utilizam-se das informações geradas
pelos SPT e SIG, contudo, utilizam também dados e informações de
fontes externas, como taxas de mercado, preços de produtos/serviços
dos concorrentes, entre outros.
No âmbito dos SAD, temos também os sistemas inteligentes de apoio

à decisão, que recorrem às técnicas inteligentes para aperfeiçoar a tomada de
decisão com base em tecnologia de inteligência artificial (IA). A inteligência arti-
ficial representa sistemas baseados em computador que buscam simular o com-
portamento e os arquétipos do pensamento humano. Estão incluídos nestes
os sistemas especialistas.
FIGURA 11 – SAD PARA FRETAMENTOS DE NAVIOS
Arquivo sobre o navio

(por exemplo, capacidade
de carga e velocidade)
PC Arquivo de restrições
ao atracamento
Banco de dados Arquivo de custos de

de modelos consumo de combustível
analíticos
Arquivo de histórico
de custo de fretamento
Consultas do navio
on-line
Arquivo de
aduana
• Sistemas especialistas: são sistemas que simulam padrões humanos

e suas expertises, como o sistema especialista em câncer de mama,
que coleta dados específicos e gera um diagnóstico adicionado a uma
recomendação profissional sobre qual tratamento seria mais adequado.
São sistemas que proporcionam inúmeros benefícios para as empresas,
como baixos custos, minimização de erros, melhores decisões, menor
tempo de resposta, aumento da qualidade etc.
95
• Sistemas de informação executiva: baseiam-se nas informações
geradas pelo SIG e SAD, atendendo a necessidades dos gestores de
nível estratégico. No SIE, as informações são geradas de acordo com os
interesses do executivo, por meio de comandos de captura e coleta de
dados e informações personalizadas. Este sistema destaca-se por pos-
suir uma interface amigável, de fácil utilização e integração com vários
bancos de dados.
• Sistemas integrados de gestão: são sistemas que englobam a or-
ganização como um todo, coletando, armazenando, distribuindo e
manipulando informações e conhecimento digitais. Tratam com dados
estruturadas e não estruturados, utilizando três aspectos de conheci-
mento: documentos textuais (estruturados) como relatórios; semiestru-
turados, a saber, e-mails, mensagens de voz, fotos, vídeos, mensagens
em murais etc.; e expertises dos empregados.
FIGURA 12 – SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO
Armazenar/Recuperar/
Criar/Capturar/Etiquetar
Usuários
Gerenciar/Revisar Repositório unificado
Distribuir/Publicar
Relatórios/Apresentações
Melhores práticas
Memorandos
Slides em PowerPoint
E-mails
Gráficos
Vídeos
Notícias
• Sistemas colaborativos: são sistemas que possuem um grupamento

de ferramentas baseadas em tecnologia da informação que facilitam os
trabalhos desenvolvidos em equipe, como o trabalho à distância, reu-
niões virtuais, uso de aplicativos e projetos remotos, drives (unidades de
armazenamento) compartilhados na nuvem.
96
FIGURA 13 – ARMAZENAMENTO DE DADOS EM NUVEM – ICLOUD
FONTE: <https://br.freepik.com/fotos-premium/tecnologia-de-computacao-em-
-nuvem-e-armazenamento-de-dados-on-line-para-o-conceito-de-rede-de-nego-
cios_8877815.htm#query=cloud&from_query=icloud&position=34&from_view=-
search>. Acesso em: 9 jun. 2022.
• Enterprise resource planning (ERP): os sistemas de Planejamento

de Recursos Empresariais normalmente são utilizados por grandes cor-
porações, que possuem um volume grandioso de dados e informações,
necessitando de um controle robusto e sistemático. Controlam inúme-
ros setores e processos organizacionais. São softwares mais complexos
tanto no seu desenvolvimento como no manuseio do programa.
FIGURA 14 – SISTEMAS DE GESTÃO INTEGRADOS
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/ilustracao-de-erp-de-design-pla-
no_25561035.htm#query=erp&position=2&from_view=search>.
97
Características do ERP:
• Integrar funções de controle de várias áreas organizacionais, como fi-

nanças, contabilidade, folha de pagamento, produção, compras, logísti-
ca, estoque, utilizando uma única base de dados.
• Instrumento de aprimoramento de processos e informações de for-
ma on-line, permitindo a visualização das transações e os impactos
gerados por elas em tempo real, montando-se cenários distintos e
específicos do negócio.
• Banco de dados único, integrando e relacionando todos os dispositivos
do sistema, eliminando, assim, redundâncias e redigitação de dados, as-
segurando, dessa forma, a integridade das informações disponibilizadas.
• São compostos por módulos para cada unidade do negócio (financeiro,
engenharia, administração de materiais, contabilidade etc.).
DICA
Os negócios de sucesso vêm empregando cada vez mais o uso do software
ERP, independentemente do seu porte. Por isso, convém compreender o que
é ERP, seus benefícios e quais empresas precisam ou não de um.
ERP: o que é? (Significado E Como Saber se sua Empresa Precisa Um). YouTube.
2021. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=9QvEYhSw-OY
• Customer Relationship Management (CRM): esses sistemas au-

xiliam as organizações a gerenciar suas relações com os clientes. Os
softwares CRM geram informações para organizar os procedimentos
que operam com os clientes, envolvendo vendas, compras, marketing e
serviços. Têm por finalidade maximizar receitas, aumentar a satisfação
e a retenção de clientes.
As informações geradas pelo sistema CRM assessoram as organizações na

identificação, atração e retenção dos consumidores mais lucrativos; a oferecer um
produto/serviço de melhor qualidade; além de impulsionar as vendas.
Esses sistemas coletam e incorporam dados e informações sobre os clien-
tes advindos das transações organizacionais, sistematizam e analisam essas infor-
mações, para depois, disseminarem os resultados para outros sistemas e pontos de
contato com o cliente.
98
ATENÇÃO
Pontos de contato são canais de relacionamento com os clientes, como tele-
fone, e-mail, malas diretas, sites, serviços de atendimento ao cliente etc.
Os CRM são sistemas comercializados em pacotes, contemplando ferra-

mentas de nicho que realizam poucas funções a outros grandes aplicativos inte-
grados, como os sistemas integrados de gestão e cadeia de suprimentos.
3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAIS

Como vimos, em tipos de sistemas informações, os SIG são sistemas que
auxiliam as organizações por emitirem de forma eficiente informações que apon-
tam o desempenho das operações e os processos realizados nas empresas.
É importante que os gestores, em especial aqueles que tomam as decisões,
saibam como funciona a criação e a aplicabilidade dos sistemas de informação
gerencial. Esses sistemas assessoram as empresas a atingirem seus objetivos,
fornecendo aos gestores uma visão ampla e sistêmica de suas operações, com o
propósito de controlar, organizar e planejar de forma efetiva seus procedimentos. É
um instrumento que fortalece os processos levando a uma atuação estratégica e
de vantagem competitiva no mercado.
3.1 FUNÇÕES DO SIG NA GESTÃO

A razão primordial do planejamento e controle organizacional é a tomada de
decisão. Para tanto, são necessárias informações adequadas e confiáveis. Diante
disso, é importante que os envolvidos no processo decisório tenham compreen-
são sobre o potencial do SIG com base nas necessidades informacionais para as
decisões a serem tomadas.
Nesse âmbito, verifica-se a existência de dois fatores que auxiliam a atingir
os objetivos na utilização de sistemas de informação gerenciais:
• Informação e planejamento: envolve planejar os objetivos organizacionais

e de seus setores, descrevendo os métodos e as formas para alcançá-los.
• Informação e controle: compreende a busca por informações inerentes
ao processo, como informações mercadológicas, de produção e financeiras.
99
3.1.1 COMPETITIVIDADE
É essencial que as empresas busquem ser competitivas diante de um mer-
cado globalizado, no qual a concorrência é severa e os usuários finais de seu pro-
duto ou serviço possuem inúmeras opções de escolha.
Diz-se que uma empresa é competitiva, isto é, possui vantagem competi-
tiva, quando se sai melhor do que os concorrentes, ou se possui acesso a recur-
sos incomuns – como informações privilegiadas, tecnologias experimentais, entre
outras –, ou ainda, se é capaz de utilizar esses recursos de forma mais eficiente e
eficaz, geralmente devido a ativos de conhecimento e informação e aplicabilidade
de SIG. (LAUDON; LAUDON, 2010).
3.1.2 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UM SISTEMA

DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
O SIG possui características que garantem a qualidade da informação
produzida. São elas:
• Atende ao nível gerencial ou tático.

• Desenvolve e aprimora a distribuição da informação.
• Atua com informações de base interna e externa à empresa.
• Viabiliza respostas rápidas sobre os processos organizacionais.
3.1.3 IMPACTO DO SIG NA ORGANIZAÇÃO

Constata-se que a utilização dos sistemas gerenciais de informação impac-
ta de forma positiva as organizações. O SIG proporciona os seguintes benefícios
para as empresas:
• Redução de custos operacionais.

• Melhora o acesso e a disseminação das informações.
• Aumenta a produtividade global e setorial.
• Aprimora a tomada de decisões.
• Estimula a interação.
• Melhora o fluxo das informações.
100
• Reduz a centralização das decisões.
• Amplia a adaptação da empresa diante de um ambiente mutável.
• Desenvolve e capacita os envolvidos em suas atividades.
• Diminui o número de agentes internos em atividades e processos
burocráticos.
Como se pode notar, o SIG é uma ferramenta que ajuda na execução das ati-
vidades internas de uma empresa, atribuindo segurança, precisão e eficiência. Diante
de um mercado competitivo, as organizações, precisam implementar softwares ge-
renciais que facilitem o alcance de seus objetivos por meio do uso eficiente dos re-
cursos disponíveis. As informações são fatores decisivos para o futuro das empresas.
101
RESUMO DO TÓPICO 2
• A noção de que informação é fundamental para as empresas e, para tanto,

precisam ser gerenciadas.
• Para auxiliar nesse processo de gerenciamento da informação, as organizações
contam com os chamados sistemas informacionais gerenciais.
• Os sistemas de informação gerenciais são ferramentas disponíveis para que a
gestão organizacional alcance suas metas, como excelência operacional, de-
senvolvimento de novos produtos e serviços, tomada de decisões aprimoradas
e vantagem competitiva.
• Os tipos de sistemas de informações e suas peculiaridades, os quais atendem a
níveis organizacionais distintos: operacional, tático e estratégico.
• A certeza de que a utilização dos sistemas gerenciais de informação impacta de
forma positiva as organizações.
102
AUTOATIVIDADE
1. O SPT é empregado pelos gestores com a finalidade de monitorar as ope-

rações internas à organização, como também as conexões da empre-
sa com o meio externo. Sobre as características de um SPT, assinale a
alternativa INCORRETA.
a. ( ) Monitora as transações.
b. ( ) Desenvolve atividades repetitivas e rotineiras.
c. ( ) Velocidade de processamento baixa.
d. ( ) Atua com alto volume de processamento de dados.
2. A informação é fundamental para as empresas, e para tanto necessitam

ser gerenciadas. Para auxiliar nesse processo de gerenciamento da in-
formação, as organizações contam com os chamados sistemas de infor-
mação gerenciais. Com base nas definições de sistemas de informação,
analise as sentenças a seguir:
I. Os SI são conjuntos de elementos inter-relacionados que coletam,

manipulam e disseminam dados e informações.
II. Os SIG são dispositivos disponíveis para que a gestão organiza-
cional alcance suas metas.
III. Tecnologia da informação e sistemas de informação possuem o
mesmo significado.

103
3. Os sistemas de informação utilizam tipos de decisões diferentes. Dessa
maneira, existem sistemas de informações diversos que auxiliam nesse
processo. Para cada nível organizacional há um tipo de sistema de infor-
mação, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas.
( ) Os sistemas de processamento de transações atuam no nível tático.

( ) O sistema de informação gerencial atua no nível tático e estratégico.
( ) O sistema de informação executiva atua no nível operacional.
a. ( ) V - F - F.
b. ( ) V - F - V.
c. ( ) F - V - F.
d. ( ) F - F - F.
4. Os sistemas de planejamento de recursos empresariais normalmente são

utilizados por grandes corporações, que possuem um volume grandioso
de dados e informações, necessitando de um controle robusto e sistemá-
tico. Sobre o ERP, aponte suas principais características.
5. Por definição, o sistema de informação é o “conjunto de elementos ou

componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam (pro-
cesso) e disseminam (saída) dados e informações e oferecem um me-
canismo de realimentação (feedback) para atingir um objetivo” (STAIR;
REYNOLDS, 2006, p. 12). Nesse contexto, explique cada uma das funções
de um sistema de informações.
104
TÓPICO 3
INSTALAÇÕES
DE SISTEMAS
1 INTRODUÇÃO
Os programas de gerenciamento das informações são parte estrutural das
organizações. Atividades de todos os níveis, desde as operacionais às estratégicas,
são executadas por softwares em ambientes digitais. Sendo assim, a implantação
desses sistemas torna-se uma importante etapa no desenvolvimento e na utiliza-
ção de sistemas informacionais nas organizações.
Esse processo exige dos profissionais envolvidos a realização de análi-
ses que envolvam o entendimento sobre o sistema, seu funcionamento e como
realizar sua implementação.
Nesse contexto, este tópico abordará a importância que deve ser dada a novas
instalações de softwares no âmbito organizacional, para que se possa compreender
o processo de desenvolvimento, gerenciamento e administração dos sistemas.
2 IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS
Na implantação de SI são empregadas metodologias da engenharia de in-
formação, área responsável pela análise e instalação sistemas, buscando estabe-
lecer uma excelente execução do dispositivo, com a finalidade de desenvolver e
conservar o sistema de tratamento de dados.
A implantação de um sistema envolve analisar o processo durante todo o
ciclo de vida do sistema. É um procedimento de longo prazo que demanda tempo
e se configura como um processo de mudança organizacional. Esse procedimento
visa ao aprimoramento das instituições (ANDRADE; AUDY; CIDRAL, 2005).
105
2.1 CICLO DE VIDA DOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
As organizações demandam a necessidade de gerenciamento das informa-
ções, de forma a organizá-las para sua utilização. Para tanto, implementam sistemas
informacionais. Com o passar do tempo, esses softwares podem ficar obsoletos,
não atendendo mais a necessidades da empresa. Para solucionar essas disfunções
que se apresentam, é preciso que os SI sejam aperfeiçoados ou atualizados. A esse
processo denominamos ciclo de vida dos sistemas de informação.
O ciclo de vida dos sistemas de informação contempla o período desde a
sua criação, evolução, decadência e morte. Apesar de não existir medidores exa-
tos que estabeleçam em que etapa se encontra o sistema, é possível identificar
a partir de análises.
A função primordial do ciclo de vida dos softwares é apontar as fases,
tarefas, entregas e as atribuições de cada pessoa ligada ao procedimento do pro-
gresso do sistema.
De acordo com Andrade, Audy e Cidral (2005), o ciclo abarca as etapas do
projeto de desenvolvimento e utilização dos SI. O método do ciclo de vida dos sis-
temas, criado pelos autores, é um modelo clássico, com etapas diversas e fluxo de
processo linear, proporcionando, de forma real, a aplicação do método.
Segundo os autores, as etapas do ciclo de vida dos sistemas de
informação são: necessidade, análise, projeto, construção instalação, produção
e manutenção.
106
FIGURA 15 – CICLO DE VIDA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Necessidade
Análise
Projeto
Construção
Instalação
Produção
Manutenção
FONTE: Andrade, Audy e Cidral (2005, p. 136)
• Necessidade: é o ponto de partida do processo no qual são identifica-

das as necessidades de desenvolvimento e/ou aquisição de um SI.
• Análise: é a fase em que os usuários do sistema identificam o pro-
blema a ser resolvido e apresentam soluções possíveis, levando em
consideração especificações técnicas que precisam ser seguidas.
Para tal, deve-se ser levado em consideração a viabilidade técnica,
financeira e operacional.
• Projeto: nesta etapa, realiza-se a descrição do que será feito. São con-
siderados os fatores organizacionais, humanos e tecnológicos. O fator
organizacional envolve realizar uma reengenharia de processos, rees-
truturando os processos com foco em melhoria e ampliação da eficiên-
cia. O aspecto humano diz respeito à especificação das premissas a
serem seguidas pelos usuários. Já o fator tecnológico é a determinação
do hardware e software a serem incorporados ao sistema, definindo o
funcionamento e a estrutura do sistema.
107
• Construção: nesta fase, são colocadas em prática as etapas de aná-
lise e projeto, nas quais serão detalhados os novos processos e os
usuários do sistema serão capacitados e treinados no uso da nova fer-
ramenta. Além de ser imprescindível a implantação e a testagem do
hardware e software escolhidos.
• Instalação: é a etapa em que o sistema é disponibilizado e colocado
para funcionar, convertendo o antigo para o novo.
• Produção: é a fase em que o sistema já integra a organização e é ali-
mentado por dados e informações. Nesse ponto, podem surgir dúvidas
sobre a operacionalização e as funcionalidades, sendo necessário o
dispor do suporte técnico.
• Manutenção: é a fase em que se observará a necessidade de altera-
ções, aperfeiçoamentos e correção de erros do sistema depois de ser
colocado em funcionamento.
O término do ciclo de vida acontece quando o sistema se torna obsoleto

tanto no âmbito tecnológico quanto empresarial, demonstrando falta de efetivida-
de e não mais atendendo às necessidades da organização.
2.2 TIPOS DE IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE

INFORMAÇÃO
A implementação de sistemas de informação pode ocorrer de formas varia-
das, mas todas com o objetivo de satisfazer às demandas da organização.
A forma como a empresa está estruturada interfere diretamente no modelo
de implementação dos sistemas. Nesse sentido, a organização deve levar em conta
a viabilidade técnica, financeira, operacional e estratégica.
No âmbito estratégico, verificam-se as novas aplicabilidades que o sistema
gerará para a empresa. No aspecto operacional, envolve a identificação e a qua-
lificação do melhoramento dos processos. No aspecto técnico, deve-se conside-
rar como o novo sistema se insere nas estratégias tecnológicas organizacionais e
quais são as repercussões a respeito do custo do investimento e capacidades da
infraestrutura tecnológica. No campo financeiro, é necessário verificar a viabilidade
do projeto através da avaliação dos retornos por meio dos métodos do valor pre-
sente líquido (VPL) e da taxa interna de retorno (TIR).
108
Vejamos os tipos de implantações que podem ser praticadas.
• Implementação por equipe interna: é a implantação realizada pela

equipe da própria empresa, composta por programadores e analistas
de sistemas. Deve-se ter à disposição da equipe instrumentos para o
desenvolvimento do sistema. Além disso, os profissionais devem ser ca-
pacitados e qualificados tecnicamente.
• Implementação pelo usuário final: neste modelo de implantação, o
usuário final é quem define, controla e constrói a aplicação de acordo
com suas necessidades. Devendo possuir capacidade técnica para tal.
Nesse tipo de processo, os sistemas geralmente não possuem integra-
ção e controle, o que prejudica o uso e o acesso às informações, sendo
uma implantação que gera desorganização.
• Implementação por terceiros: geralmente utilizada por empresa que
não detém recursos humanos e tecnológicos capacitados para a im-
plantação. É a implantação de SI por empresas terceirizadas não ligados
diretamente à atividade-fim da empresa.
• Implementação através de pacotes de software: trata-se da im-
plantação de softwares prontos disponibilizados no mercado que aten-
dam às necessidades empresariais, como os pacotes voltados para
sistemas ERP. É importante observar se de fato o pacote especifico
atendará às necessidades do negócio contemplando os processos que
envolvam a atuação da empresa. Geralmente, o investimento é alto.
2.3 IMPLEMENTAÇÃO EFICAZ

Para que uma implantação de sistemas de informação atinja bons resulta-
dos e sucesso, é necessário que as organizações tenham como foco suas carac-
terísticas principais. O sucesso na implementação leva em conta alguns fatores
associados aos domínios que a organização deve apresentar, e se não atingidos,
geram dificuldades na implantação.
A seguir, são apontados os domínios que interferem no sucesso organiza-
cional, de acordo com Andrade, Audy e Cidral (2005, p. 147).
Domínio Técnico: inclui os problemas relacionados ao hardware e
software que compõem o Sistema de Informação, bem como os méto-
dos, as técnicas e as ferramentas utilizadas na implementação.
Domínio de Dados: lida com a natureza, a forma e o conteúdo dos da-

dos processados e comunicados pelo sistema.
109
Domínio do Usuário: abrange as competências da população usuária
que direta ou indiretamente está envolvida com a implementação e o
uso do sistema.
Domínio Organizacional: captura a natureza e o conteúdo dos papéis

organizacionais pelos quais as tarefas e as atividades organizacionais
são realizadas, incluindo comportamentos, expectativas, responsabili-
dades, autoridade e desempenho dos membros da organização.
3 MEDIDAS DE SUCESSO DA IMPLEMENTAÇÃO

Para sabermos se a implantação dos SI atingiu os resultados previstos,
é indispensável que sejam realizadas medições e avaliações do processo. Para
tanto, as organizações utilizam indicadores que visam analisar e estabelecer o
sucesso da implementação.
Conheça os indicadores empregados na medição do sucesso ou insucesso
da implantação de sistemas de informação:
• Aceitação: é medida a predisposição dos usuários para a utilização

do sistema.
• Uso: mede-se o desempenho e a satisfação gerados na efetivação do
uso do sistema.
• Desempenho: mede a eficiência no volume do processamento
da informação.
• Satisfação: avalia-se o resultado real do sistema acerca do efeito cau-
sado no uso e aplicabilidade nas atividades dos usuários.
• Analise de indicadores: deve-se realizar uma análise global do siste-
ma, não empregando indicadores isolados.
4 METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DE
SISTEMAS (MDS)
As metodologias de desenvolvimento de sistemas (MDS) são um gru-
pamento de metodologias aplicadas na criação e no desenvolvimento de siste-
mas de processamento de dados de forma organizada a fim de atingir os objetivos
preestabelecidos. Em outras palavras, é a descrição estruturada dos projetos de
construção de softwares, em resposta às necessidades dos usuários finais.
Para o êxito da implantação do método, é imprescindível ter conhecimento
de metas, objetivos, prazos e orçamentos envoltos ao projeto para identificar qual é
a abordagem mais ajustada a ser seguida.
110
Não existe uma receita de bolo para a aplicação do método, contudo, é pre-
ciso seguir o roteiro criado para a construção do software.
4.1 FASES DA METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO

DE SISTEMAS
A Metodologia de desenvolvimento de sistemas se divide em cinco
fases singulares:
1. Estudo preliminar: compreende a estrutura do projeto e suas neces-

sidades, estabelecendo os aspectos almejados, como objetivos, limita-
ções, setores implicados e designação dos profissionais que compõem
a equipe.
Esta etapa envolve as seguintes atribuições:
• Nomeação da equipe.
• Apontar prioridades e diretrizes.
• Especificar as exigências funcionais.
• Determinar a estratégia de análise do sistema atual.
• Aprovação do estudo preliminar.
2. Análise do sistema atual: deve-se possuir visão sistêmica do novo

sistema, observando seus quesitos, vantagens e desvantagens por
meio do levantamento de dados e informações organizacionais.
Nesta fase:
• Revisa-se o estudo preliminar.

• Reconhece-se o ambiente.
• Identificam-se os fatores críticos.
• Mapeia-se o sistema.
• Estabelecem-se as estratégias.
• Aprova-se a análise do sistema.
111
3. Projeto lógico: fase de preparação das macro propostas de reso-
luções, desenhando e detalhando o projeto, determinando o que o
sistema irá realizar.
Atribuições da fase:
• Rever a análise do sistema.

• Desenvolver as macro propostas.
• Especificar a lógica de programação.
• Estabelecer as estratégias do projeto.
• Aprovar o projeto lógico.
4. Projeto físico: é a fase de execução e testes do projeto, deve-se veri-

ficar a segurança e os resultados.
• Rever o projeto lógico.

• Especificar o modelo de dados.
• Especificar a arquitetura.
• Criar o sistema.
• Finalizar o sistema.
• Estabelecer estratégias da implementação.
• Aprovar o projeto físico.
5. Projeto de implantação: é a fase da execução do planejamento de

implementação, capacitação dos envolvidos, efetivação do sistema e
supervisão pós-implementação.
• Rever o projeto físico.

• Aprimorar o planejamento da implementação.
• Finalizar a implantação do sistema.
• Viabilizar o acesso ao sistema.
• Acompanhar a pós-implementação.
• Aprovar o projeto final.
112
4.1.1 OUTRAS METODOLOGIAS DE
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
Variadas metodologias e abordagens podem ser utilizadas no procedimento
de desenvolvimento de sistemas organizacionais. Além do método MDS, podemos
contar com as metodologias ágeis, que são ferramentas para o desenvolvimento
de softwares focada no projeto ou no produto.
Propõem-se a realizar aperfeiçoamentos e mudanças contínuas, tendo por
base o feedback dos utilizadores, clientes e da equipe de desenvolvimento.
Sua estrutura é flexível, proporcionando desenvolvimento e análise em me-
nor tempo, objetivando resultados e respostas rápidas.
Seu principal benefício se encontra na resolução dos problemas já nos seus
estágios iniciais, assegurando, assim, qualidade nas versões iniciais do sistema.
As principais metodologias ágeis são:
• Scrum: tem por finalidade incorporar mais eficiência aos processos

produtivos. Seus processos envolvem a criação de listas das atividades
incompletas, reuniões cotidianas a fim de debater o direcionamento e
a evolução do desenvolvimento do sistema ou projeto, planejamentos
futuros e verificação de soluções para os problemas preliminares.
Para aplicação desta metodologia, é necessário ter conhecimento amplo

da equipe e suas habilidades, para definir os papéis que cada um irá desempenhar
de forma pontual.
Nesta metodologia existe um dono do projeto ou produto, que defende
os interesses e as preferências do usuário final, determinando o que deve ser reali-
zado pelo sistema no que tange à sua funcionalidade. Diante disso, são elaboradas
listas de prioridade, chamadas de backlog (lista de tarefas prioritárias).
Em seguida, as atividades são compartilhadas com a equipe de desenvolvi-
mento ou Scrum team, que dão início às sprints (período de tempo), que duram, no
máximo, quatro semanas.
Por fim, ao finalizar cada sprint, a equipe suspende as tarefas e faz uma
verificação das atividades desenvolvidas, avaliando se as tarefas foram executadas
em sua plenitude, se ainda faltam tarefas a concluir ou se necessitam de ajustes.
Partindo assim para a sprint seguinte, até que o backlog esteja completo e o siste-
ma finalizado para a entrega.
113
FIGURA 16 – PLACA SCRUM
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/ilustracao-do-conceito-de-placa-s-
crum_7230633.htm#query=scrum&position=1&from_view=search>.
ATENÇÃO
Placa Scrum é a placa, ou o quadro, onde são postadas tarefas da equipe
Scrum, tornando os trabalhos e progressos visíveis a todos da equipe.
• Lean: tem relação ao desenvolvimento enxuto de sistemas, ou seja, é

a identificação e a eliminação de desperdícios de qualquer tipo de re-
cursos no processo de desenvolvimento do projeto. Dessa forma, os
projetos são avaliados cuidadosamente na fase inicial, objetivando a
exclusão de fases que possivelmente comprometeriam o tempo de de-
senvolvimento e os recursos investidos para a implementação do pro-
jeto. O feedback também ocorre nessa etapa.
A metodologia Lean é muito utilizada nos projetos de desenvolvimento de

sistemas que possuem recursos de investimento e tempo limitados. Suas funções
principais são: redução de custos, diminuição da complexidade das atividades,
aprimorar as entregas, maximizar a produtividade e disseminar informações.
114
• Kanban: a palavra kanban tem origem japonesa e significa “cartões”. É
uma metodologia organizacional e visual, que tem por objetivo contro-
lar as tarefas de uma equipe. No princípio, foi utilizada para gerenciar
estoques, contudo, com o passar do tempo, foi adaptada às linhas de
produção. Hoje, é empregada na gestão de projetos, de produtividade e
desenvolvimentos de sistemas.
É um método de fácil utilização. Funciona da seguinte forma: divida o qua-

dro kanban em três colunas, nomeando-as em To Do (Para fazer), Doing (Fazendo)
e Done (Feito). Na coluna “Para fazer”, são expostos cartões indicando as tarefas
que necessitam ser realizadas. Na coluna “Fazendo”, os cartões indicam as ativida-
des que estão em desenvolvimento, e na última coluna “Feito”, são apresentadas
as tarefas já finalizadas.
Os cartões devem ser movimentados à medida que vão sendo executadas
as atividades, conforme o status vai mudando. Os cartões podem ser separados
por cores, facilitando a identificação do profissional que vai ou está fazendo o que,
ou ainda, para distinguir a prioridade das tarefas.
No caso do desenvolvimento de sistemas, estabelecem-se no quadro as eta-
pas e tarefas de desenvolvimento por componente da equipe e o status evolutivo.
É um instrumento adequado para empresas que possuem muitas deman-
das e atualizações de sistema.
FIGURA 17 – PLACA KANBAN
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/quadro-de-tarefas-de-scrum-plano-
-com-notas-de-papel-colorido_26195122.htm#query=kanban&position=10&from_
view=search>. Acesso em: 9 jun. 2022.
115
4.2 METODOLOGIAS DE ENGENHARIA E
QUALIDADE
Atingir a qualidade não é tarefa fácil. A qualidade é enxergada com sendo
uma metodologia de gestão que, por meio de processos difundidos em toda a em-
presa, procura assegurar um produto ou resultado final que satisfaça às expectati-
vas do cliente quanto ao que foi combinado.
No âmbito do desenvolvimento de sistemas, a qualidade deve ser com-
preendida como uma coleção de aspectos a serem satisfeitos, de forma que o de-
senvolvimento do sistema satisfaça as necessidades do usuário final.
Porém, a qualidade deve ser desenvolvida e construída para que consiga
gerar altos níveis de satisfação. A qualidade dos sistemas dependerá do processo
do desenvolvimento do software.
Os usuários dos sistemas precisam e exigem produtos melhores e mais
ágeis no seu desenvolvimento, para que consigam ser competitivos no mercado.
Para tanto, os desenvolvedores de sistemas devem usar as melhores práticas de
engenharia de software, realizando reparos e correções que foram identificados.
Assim, surgiram metodologias que, quando aplicadas, asseguram a integri-
dade dos sistemas de informação. Muitas dessas tecnologias podem ser associa-
das ou empregadas concomitantemente com a metodologia de desenvolvimento
de sistemas, assegurando a qualidade no desenvolvimento de sistemas. Podemos
citar as seguintes metodologias:
• ISO 9000, Total Quality Management (TQM - Gestão da Qualidade Total).

• Capability Maturity Model (CMM - Modelo de Maturidade em Capacitação).
• Personal Software Process (PSP - Processo de Desenvolvimento de
Software Projetado).
• Team Software Process (TSP - Processo de Desenvolvimento de Software).
• Quality Improvement Paradigm (QIP - Paradigma da Melhoria da. Qualidade).
• Software Process Improvement and Capability Determination (SPICE -
Melhoria de Processo de Software e Determinação de Capacidade).
116
O QUE É ERP?
SAP Insights
Os sistemas ERP atuais são tudo, menos básicos, e guardam pouca seme-
lhança com o ERP de décadas atrás. Eles são agora disponibilizados em nuvem
e usam as tecnologias mais recentes – como IA (inteligência artificial) e Machine
Learning – para fornecer automação inteligente, maior eficiência e insights instan-
tâneos em toda a empresa. Para se aprofundar nesse tema, acesse o link a seguir e
compreenda melhor as funcionalidades do ERP nas organizações.
ERP quer dizer planejamento de recursos empresariais, mas o que o ERP sig-
nifica? A maneira mais simples de definir ERP é pensar em todos os importantes
processos empresariais necessários para administrar uma empresa: finanças, RH,
produção, cadeia de suprimentos, serviços, procurement e outros. Em seu nível mais
básico, o ERP ajuda a gerenciar eficientemente todos esses processos em um siste-
ma integrado. Ele costuma ser chamado de sistema de registro da organização.
No entanto, os sistemas ERP atuais são tudo menos básicos e guardam pouca
semelhança com o ERP de décadas atrás. Eles são agora disponibilizados na nuvem e
usam as tecnologias mais recentes – como IA (Inteligência Artificial) e Machine Lear-
ning – para fornecer automação inteligente, maior eficiência e insights instantâneos
em toda a empresa. O software ERP moderno também conecta operações internas
a parceiros de negócios e redes em todo o mundo, proporcionando às empresas a
colaboração, agilidade e velocidade necessárias para serem competitivas hoje.
Definição de ERP
ERP é um sistema de software que ajuda você a administrar toda a empresa,
incluindo processos de finanças, recursos humanos, produção, cadeia de supri-
mentos, serviços, procurement e muito mais.
Por que o ERP é importante?
Às vezes descrito como “o sistema nervoso central de uma empresa”, um
sistema ERP oferece automação, integração e inteligência essenciais para a execu-
ção eficiente de todas as operações comerciais diárias. É necessário que a maioria
dos dados de uma organização resida no sistema ERP para fornecer uma única
fonte da verdade a toda a empresa.
117
O setor de finanças exige um ERP para rapidez no fechamento dos livros. O
departamento de vendas precisa do ERP para gestão de todas as ordens do cliente.
A área de logística depende de um software ERP bem executado para fornecer aos
clientes os produtos e serviços certos dentro do prazo. O departamento de contas a
pagar precisa do ERP para pagar os fornecedores corretamente e dentro do prazo. A
gerência precisa de visibilidade instantânea do desempenho da empresa para tomar
decisões acertadas. E os bancos e acionistas exigem registros financeiros precisos,
por isso contam com dados e análises confiáveis viabilizados pelo sistema ERP.
A importância do software ERP para as empresas é ilustrada pela crescente
taxa de adoção. De acordo com o G2, “o mercado global de software ERP deverá
atingir US$ 78,40 bilhões até 2026, com uma taxa de crescimento anual composta
(CAGR) de 10,2% de 2019 a 2026”.
Descubra por que um sistema ERP é tão importante.
Como funciona um sistema ERP?
Um sistema ERP – também chamado de suíte ERP – é composto por módu-
los integrados ou aplicativos empresariais que se comunicam entre si e comparti-
lham um banco de dados comum.
Normalmente, cada módulo ERP se concentra em uma área empresarial,
mas eles trabalham juntos usando os mesmos dados para atender às necessidades
da empresa. Finanças, contabilidade, recursos humanos, vendas, procurement, lo-
gística e cadeia de suprimentos são pontos de partida conhecidos. As empresas
podem escolher o módulo desejado, para depois acrescentar outros e fazer o di-
mensionamento conforme a necessidade.
Os sistemas ERP também suportam requisitos específicos do setor, como
parte da funcionalidade principal do sistema ou por meio de extensões de aplicati-
vo que se integram perfeitamente ao pacote.
O software ERP pode ser adquirido por meio do modelo de assinatura em
nuvem (software como serviço) ou do modelo de licenciamento (on premise).
Os sistemas ERP incluem uma gama de módulos diferentes. Cada módulo
dá suporte a processos empresariais específicos, como finanças, procurement ou
produção, e fornece aos colaboradores desse departamento as transações e os
insights que eles necessitam para realizar seus trabalhos. Cada módulo se conecta
ao sistema ERP, o que gera uma única fonte da verdade e disponibiliza dados pre-
cisos e compartilhados entre os departamentos.
118
Os módulos ERP mais utilizados incluem:
Finanças: o módulo finanças e contabilidade é a espinha dorsal da maioria
dos sistemas ERP. Além de gerenciar o Razão e automatizar as principais tarefas fi-
nanceiras, ajuda as empresas a rastrear contas a pagar (AP) e a receber (AR), fechar
os livros com eficiência, gerar relatórios financeiros, cumprir padrões de reconheci-
mento de receitas, mitigar riscos financeiros e muito mais.
Gestão de recursos humanos: a maioria dos sistemas ERP inclui um módulo
de RH que fornece recursos essenciais, como pontualidade, presença e folha de
pagamento. Add-ons, ou mesmo pacotes completos de gestão de capital humano
(HCM), podem se conectar ao ERP e fornecer funcionalidades de RH mais robus-
tas – ou seja, tudo, desde funções analíticas da força de trabalho até gestão da
experiência do colaborador.
Sourcing e procurement: o módulo de sourcing e procurement ajuda as em-
presas a adquirir os materiais e os serviços necessários para fabricar seus produtos
– ou os itens que desejam revender. O módulo centraliza e automatiza o processo
de compras, incluindo solicitações de cotações, criação de contratos e aprovações.
Ele pode minimizar a insuficiência e o excesso nas compras, melhorar as nego-
ciações com fornecedores, por meio de funções analíticas baseadas em IA, e até
conectar-se perfeitamente às redes de compradores.
Vendas: o módulo de vendas rastreia as comunicações com clientes po-
tenciais e clientes – e ajuda os representantes a usar insights baseados em dados
para aumentar as vendas e alcançar leads com as oportunidades certas de promo-
ções e upsell. Ele contém funcionalidade para o processo do pedido ao pagamento,
incluindo gestão de pedidos, contratos, faturamento, gestão do desempenho de
vendas e suporte à força de vendas.
Produção: o módulo de produção é um componente-chave de planejamen-
to e execução do software ERP. Ele ajuda as empresas a simplificar processos de
produção complexos e garante que a produção esteja de acordo com a demanda.
Esse módulo geralmente inclui funcionalidade de planejamento de necessidades
de material (MRP), programação da produção, execução da produção, gestão da
qualidade e muito mais.
Logística e gestão da cadeia de suprimentos: outro componente-chave
dos sistemas ERP, o módulo da cadeia de suprimentos rastreia a movimentação
de mercadorias e suprimentos em toda a cadeia de suprimentos da organização. O
módulo fornece ferramentas para gestão de estoques em tempo real, operações de
armazenamento, transporte e logística e pode aumentar a visibilidade e a resiliência
da cadeia de suprimentos.
119
Serviço: em um ERP, o módulo de serviço ajuda as empresas a fornecer
o serviço confiável e personalizado que os clientes esperam. O módulo pode in-
cluir ferramentas para consertos internos, peças de reposição, gestão de serviços
externos e fluxos de receita baseados em serviços. Ele também fornece funções
analíticas para ajudar representantes e técnicos de serviço a resolver rapidamente
problemas de clientes e melhorar a fidelidade.
P&D e engenharia: os sistemas ERP ricos em recursos incluem um módulo
de P&D e engenharia. Esse módulo fornece ferramentas para design e desenvol-
vimento de produtos, gestão do ciclo de vida do produto (PLM), compliance do
produto e muito mais – para que as empresas possam produzir inovações com
rapidez e economia.
Gestão de ativos empresariais: sistemas ERP robustos podem incluir um
módulo EAM – que ajuda as empresas de bens de capital a minimizar o tempo de
inatividade e manter máquinas e equipamentos funcionando com o máximo de
eficiência. Esse módulo inclui funcionalidades para manutenção preditiva, progra-
mação, operações e planejamento de ativos, ambiente, integridade e segurança
(EHS) e muito mais.
Integração com ERP
Os sistemas ERP atuais oferecem uma enorme gama de funcionalidades
empresariais, mas ainda precisam fazer conexão e sincronização com outros apli-
cativos e outras fontes de dados – como software de CRM e HCM, plataformas
de e-commerce, soluções setoriais específicas e até mesmo outros ERPs. Com a
integração com o ERP, as empresas conseguem ter uma visão unificada das infor-
mações de diferentes sistemas, bem como aumentar a eficiência dos processos
de negócios, melhorar as experiências dos clientes e facilitar a colaboração entre
equipes e parceiros de negócios.
Os sistemas ERP modernos são abertos e flexíveis – e podem ser facilmen-
te integrados a uma ampla gama de produtos de software usando conectores ou
adaptadores personalizados, como APIs (interfaces de programação de aplicati-
vos). Outros métodos de integração com ERP incluem ESB (barramento de serviço
corporativo) e iPaaS (integração de plataforma como serviço). O iPaaS, que oferece
uma abordagem baseada em nuvem, é uma opção muito procurada por empresas
modernas. As plataformas de iPaaS podem sincronizar rapidamente um ERP on
premise ou na nuvem com aplicativos SaaS do mesmo fornecedor ou de terceiros.
Normalmente, elas exigem pouca ou nenhuma codificação, são flexíveis e relativa-
mente baratas e oferecem uma série de outros usos, como geração automática de
API, integração de dados de machine learning, integração de rede da Internet das
Coisas (IoT), conteúdo pré-incorporado e muito mais.
120
Um bom sistema ERP oferece muitos benefícios diferentes. Eis aqui os
seis principais:
Maior produtividade: otimize e automatize seus principais processos de ne-
gócios para ajudar todos na sua organização a fazerem mais com menos recursos.
Insights de grande alcance: elimine silos de informações, crie uma fonte
única da verdade e tenha respostas rápidas para questões essenciais dos negócios.
Rapidez na emissão de relatórios: relatórios rápidos de finanças e de negó-
cios e resultados compartilhados com facilidade. Trabalhe com base em insights e
melhore o desempenho em tempo real.
Riscos menores: maximize a visibilidade e o controle dos negócios, assegure
compliance com as exigências regulatórias e preveja e previna riscos.
TI mais simples: utilizando aplicativos integrados de ERP que compartilham
um mesmo banco de dados, você simplifica as operações de TI e oferece a todos
um modo mais fácil de trabalhar.
Agilidade aumentada: com operações eficientes e acesso direto a dados em
tempo real, você identifica novas oportunidades e responde rapidamente a elas.
Exemplos de ERP em diferentes setores
As empresas de todos os setores – do automotivo ao atacadista – precisam
de informações precisas e em tempo real, bem como de processos de negócios efi-
cazes, para competir e prosperar. No entanto, diferentes setores dependem de seu
software ERP por motivos bastante diferentes. Aqui estão apenas alguns exemplos:
As concessionárias de serviços públicos precisam revisar constantemente
seus ativos de capital, não só para atender à demanda por serviços futuros, mas
também para a substituição de ativos antigos. Sem o ERP, o esforço para priorizar
esses importantes investimentos em ativos seria difícil e propenso a erros. O ERP
também ajuda a resolver outro problema crítico de uma concessionária de serviços
públicos: a previsão de peças de reposição. A impossibilidade de ter as peças certas
durante uma interrupção pode criar um problema significativo de atendimento ao
cliente. Por outro lado, o excesso de peças de reposição significa custos excessivos
e estoque desatualizado.
Para atacadistas, importadores, fornecedores diretos da loja e empresas
3PL/4PL, o fornecimento pontual é fundamental. Todas essas organizações querem
reduzir os custos de distribuição, aumentar a rotatividade do estoque e reduzir o
tempo do pedido ao pagamento. Para atingir esses objetivos, elas precisam de inte-
gração das funcionalidades de gestão de estoques, compras e logística, bem como
processos automatizados que são personalizados de acordo com suas necessidades.
121
Fabricantes de processos discretos, em lote e contínuos contam com sis-
temas ERP e de cadeia de suprimentos para atingir as metas de qualidade do pro-
duto, gerenciar a utilização de ativos, controlar custos de horas extras, processar
devoluções de clientes e muito mais. Os fabricantes também podem ter controle do
estoque de ponta a ponta, monitorando movimentações de estoque, identificando
os produtos com melhor e pior desempenho e gerenciando o processo de procure-
ment com mais eficiência.
Empresas de serviços – incluindo contabilidade, impostos, engenharia, TI,
jurídico e outras empresas de serviços profissionais – necessitam de tecnologia
ERP móvel em tempo real para equilibrar os compromissos de prestação de servi-
ços com a saúde financeira. A chave para o sucesso dos serviços profissionais é a
capacidade de manter a programação enquanto gerencia a rentabilidade do proje-
to, a utilização de recursos, o reconhecimento de receitas, os objetivos de receita
recorrentes e as oportunidades de crescimento.
O varejo passou por uma transformação significativa agora que o e-com-
merce se fundiu com outros canais de vendas, bem como operações físicas. A ca-
pacidade de fornecer opções self-service para identificação, configuração, compra
e envio de produtos depende da existência de dados integrados. Um sistema ERP
moderno também ajuda os varejistas a reduzir o abandono de carrinhos, a melhorar
conversões de sites da Web, aumentar o valor médio de pedidos e aumentar o valor
de permanência do cliente.
Fonte: O QUE é ERP? 2021. Sap, [s.d.]. Disponível em: https://www.sap.com/brazil/

insights/what-is-erp.html. Acesso em: 13 maio 2022.
122
RESUMO DO TÓPICO 3
• A noção de que a implantação dos sistemas se torna uma importante etapa no

desenvolvimento e na utilização de sistemas informacionais nas organizações.
• Na implantação de SI são empregadas metodologias da engenharia de infor-
mação, área responsável pela análise e pela instalação de sistemas, buscando
estabelecer uma excelente execução do dispositivo, com a finalidade de desen-
volver e conservar o sistema de tratamento de dados.
• As metodologias de desenvolvimento de sistemas (MDS) é um grupamento de me-
todologias aplicadas na criação e no desenvolvimento de sistemas de processa-
mento de dados de forma organizada, a fim de atingir os objetivos preestabelecidos.
• As principais metodologias ágeis, que são: Scrum, Lean e Kanban.
123
AUTOATIVIDADE
1. Os SI necessitam ser aperfeiçoados ou mesmo atualizados. A esse pro-

cesso, denominamos ciclo de vida dos sistemas de informação. Com base
nas definições do ciclo de vida dos sistemas de informações e em suas
etapas, assinale a alternativa INCORRETA.
a. ( ) Necessidade: é o ponto de final do processo em que são

identificadas as necessidades de desenvolvimento e/ou aquisição
de um SI.
b. ( ) Análise: é a fase em que os usuários do sistema identificam o
problema a ser resolvido e apresentam soluções possíveis, levan-
do em consideração especificações técnicas que precisam ser
seguidas. Para tal, deve ser levado em consideração a viabilidade
técnica, financeira e operacional.
c. ( ) Instalação: é a etapa em que o sistema é disponibilizado e co-
locado para funcionar, convertendo o antigo para o novo.
d. ( ) Manutenção: é a fase que observará a necessidade de alte-
rações, aperfeiçoamentos e correção de erros do sistema após
colocado em funcionamento.
2. Os SI necessitam ser aperfeiçoados ou mesmo atualizados. A esse pro-

cesso, denominamos ciclo de vida dos sistemas de informação. Com
base nas definições do ciclo de vida dos sistemas de informação, analise
as sentenças a seguir:
I. O ciclo de vida dos sistemas de informação contempla o período

desde a sua criação, evolução, decadência e morte.
II. A função primordial do ciclo de vida dos softwares é apontar as
fases, tarefas, entregas e as atribuições de cada pessoa ligada ao
procedimento do progresso do sistema.
III. As etapas do ciclo de vida dos sistemas de informação são: ne-
cessidade, análise, projeto, construção instalação, produção
e manutenção.

c. ( ) As sentenças I, II e III estão corretas.
124
3. Scrum é uma metodologia ágil e tem por finalidade incorporar mais eficiên-
cia aos processos produtivos. De acordo com a metodologia Scrum e suas
etapas, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas.
( ) Existe um dono do projeto que defende os seus próprios interesses,

e não do usuário final.
( ) São elaborados relatórios de prioridades, chamadas de backlog.
( ) As atividades são compartilhadas com a equipe de desenvolvimento
ou Scrum team, que dão início às sprints (período de tempo), que duram
no máximo quatro semanas.
a. ( ) V - F - F.
b. ( ) V - F - V.
c. ( ) F - V - F.
d. ( ) F - F - V.
4. Variadas metodologias e abordagens podem ser utilizadas no procedi-

mento de desenvolvimento de sistemas organizacionais. Além do método
MDS, podemos contar com as metodologias ágeis. Disserte sobre isso,
explicando o que são metodologias ágeis e citando uma delas.
5. Atingir a qualidade não é tarefa fácil. A qualidade é enxergada com

sendo uma metodologia de gestão que, por meio de processos difun-
didos em toda a empresa, procura assegurar um produto ou resultado
final que satisfaça às expectativas do cliente, de acordo com o que foi
combinado. Explique o significado de qualidade no processo de desen-
volvimento de software.
125
REFERÊNCIAS
ANDRADE, G. K. de; AUDY, J. L. N.; CIDRAL, A. Fundamentos de sistemas de

informação. Porto Alegre: Bokman, 2005.
CARVALHO, F. C. A. de. (org.). Gestão do conhecimento. São Paulo:

Pearson, 2012.
CARVALHO, R. B. de. Tecnologia da informação aplicada à gestão do

conhecimento. Belo Horizonte: Com Arte Editora, 2000.
CÔRTES, P. L. Gestão da tecnologia da informação. Brasil: Catho Online, 2004.
ERP: o que é? (Significado E Como Saber se sua Empresa Precisa Um). YouTube.
2021. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=9QvEYhSw-OY.
INFORMAÇÃO COMO BEM ECONÔMICO. Waldez Ludwing. 2007. YouTube. Disponível

em: https://www.youtube.com/watch?v=IvJKT-92uDw. Acesso em: 11 maio 2022.
LAUDON, K.; LAUDON, J. Sistemas de informações gerenciais. Tradução de

Luciana do Amaral Teixeira. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010.
OLIVEIRA, D. de P. R. Sistemas de informações gerenciais: estratégias, táticas,

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sights/what-is-erp.html. Acesso em: 13 maio 2022.
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STAIR, R.; REYNOLDS, G. Princípios de sistemas de informação: uma

abordagem gerencial. Rio de Janeiro: LTC, 2006.
VALENTIM, M. L. P. Gestão da informação e gestão do conhecimento em ambientes

organizacionais: conceitos e compreensões. Tendências da Pesquisa Brasileira
em Ciência da Informação, v. 1, n. 1, 2008. Disponível em: https://www.brapci.inf.
br/_repositorio/2010/01/pdf_ea77bd91aa_0007779.pdf. Acesso em: 11 maio 2022.
126
UNIDADE 3
INTRODUÇÃO À
EDIÇÃO DE TEXTOS
E PLANILHAS
• compreender o que é um processador de texto;
• identificar as funcionalidades dos editores de texto;
• compreender o que é uma planilha eletrônica;
• perceber as funcionalidades das planilhas eletrônicas.
PLANO DE ESTUDOS
TÓPICO 1 – SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
TÓPICO 2 – EDITORES DE TEXTO
TÓPICO 3 – PLANILHAS ELETRÔNICAS
TÓPICO 1
SEGURANÇA DA
INFORMAÇÃO
1 INTRODUÇÃO
As organizações necessitam exercer uma conduta ativa no que diz respeito
à segurança da informação. Em função da urgência de conseguir dados e infor-
mações precisas e indispensáveis para a sobrevivência da organização, é essen-
cial que se estabeleçam medidas e procedimentos de segurança da informação
com a finalidade de se precaver e diminuir riscos relacionados adiferentes e nume-
rosas formas de ataque.
Nos dias atuais, as empresas vêm sofrendo com inúmeras ações maliciosas
direcionadas à violação dos sistemas de informações gerenciais, ataques cibernéti-
cos, invasões de hackers, quebra de confidencialidade de dados, ações prejudiciais
às organizações, que culminam por afetar a imagem das instituições, gerando gran-
des prejuízos, além da perda de dados e da divulgação indevida de informações.
Dessa forma, as organizações que não possuem dispositivos necessários
para a proteção dos seus dados e informações acabam por colocar suas atividades
e processos em situação de risco e vulnerabilidade, prejudicando, acima de tudo, a
segurança dos dados e as informações de seus clientes.
Diante disso, abordaremos neste tópico o que é segurança da informação,
seus fundamentos e a importância de se estabelecer medidas para sua implanta-
ção e utilização nas organizações.
2 O QUE É SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO?

A segurança da informação é um conjunto de medidas orientadas para a
defesa dos dados, em especial os dados sensíveis (de clientes, de usuários e das
empresas), com o objetivo de garantir que eles estejam disponíveis apenas para
aqueles usuários que possuam autorização para acessá-los.
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FIGURA 1 – SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
FONTE: <https://www.freepik.es/foto-gratis/dispositivo-protegido-ciberseguri-
dad_22633517.htm>. Acesso em: 9 jun. 2022.
Além disso, a segurança da informação envolve políticas, processos e me-

todologias que são utilizadas para possibilitar a disseminação de dados e informa-
ções de forma segura e controlada dentro das organizações.
Como se pode perceber, a segurança da informação está diretamente li-
gada aos usuários de dados e informações. Entende-se, assim, que a segurança
da informação se refere a como as pessoas ou usuários utilizam as informações.
E ela somente estará segura a partir do momento que os usuários e profissionais
que as utilizam procedem em conformidade com as políticas de uso e seguran-
ça da informação, aplicando, assim, as práticas estabelecidas internamente para
prevenir riscos iminentes.
2.1 VULNERABILIDADES DOS SISTEMAS

Se uma organização é operacionalizada nos dias atuais, ela necessita prezar
por segurança e controle dos seus sistemas e informações. Dessa forma, quanto
mais uma empresa for informatizada, mais criteriosos deverão ser os processos de
segurança empregados por ela.
A segurança da informação envolve políticas, procedimentos e métodos
utilizados para impossibilitar o acesso não autorizado, modificações, roubos ou
prejuízos físicos ao SI.
O controle, no que lhe diz respeito, compreende os métodos, as políticas e
os processos organizacionais que asseguram a segurança dos ativos organizacio-
nais, a exatidão e a fidedignidade dos registros contábeis e a aceitação operacional
aos padrões administrativos (LAUDON; LAUDON, 2010).
130
Esses dois aspectos são importantes para as organizações, em especial
quando manuseiam um grande volume de dados em formato eletrônico, tornando-
-as vulneráveis a vários tipos de ameaças.
Os sistemas de informação são interconectados por redes de telecomuni-
cações que podem ser acessados de qualquer local. Então, seu potencial de aces-
sos não autorizados, indevidos ou de fraudes não se limita a um único lugar, e pode
vir a ocorrer de qualquer ponto de acesso à rede.
Essas ameaças podem surgir de fatores técnicos, organizacionais e am-
bientais, ampliados por decisões administrativas incorretas. Nos ambientes com-
putacionais, ocorrem vulnerabilidades em cada camada e nas comunicações entre
essas camadas, como pode ser observado na imagem a seguir.
FIGURA 2 – REDE DE TELECOMUNIÇÃO

Cliente Linhas de Servidores Sistemas Vulnerabilidade e desafios de
(usuário) comunicação corporativos corporativos segurança contemporâneos.
Normalmente, a arquitetura
de uma aplicação baseada na
Web inclui um cliente, um
Bancos
de dados servidor e sistemas de
informação corporativos
• Hardware
conectados a bancos de
• Acesso não • Escuta clandestina • Ciberpirataria • Sistemas operacionais dados. Cada um desses
autorizado • Sniffing (farejamento) • Vírus e worms • Software componentes apresenta
• Erros • Alteração de mensagem • Roubo e fraude vulnerabilidade e desafios de
• Roubo e fraude • Vandalismo segurança. Enchentes,
• Roubo de dados incêndios, quedas de energia
• Radiação • Ataques de recusa de serviço
• Cópia de dados e outros problemas técnicos
• Alteração de dados podem causar interrupções
• Falha de hardware em qualquer ponto da rede.
• Falha de software
Como podemos verificar, os usuários da camada cliente têm potencial para

causar danos ao inserir erros no sistema ou acessá-lo sem autorização. Enquanto
acessam a rede, podem acessar dados, roubá-los ou alterá-los sem autorização.
Redes também podem ser interrompidas, e intrusos podem causar ataques de re-
cusa de serviços ou ainda introduzir softwares mal-intencionados que podem
interromper a operacionalização de sites. Dados e informações de bancos de dados
organizacionais podem ser copiados, destruídos, alterados ou deletados.
Hardwares ainda podem ser quebrados, ou seja, não serem configurados
adequadamente ou serem danificados por uso impróprio ou por atividades crimi-
nosas, fazendo com que os sistemas não funcionem como deveriam. Há ainda
falhas em softwares que representam erros de programação, instalações impró-
prias ou mudanças não autorizadas. Ademais, é possível ocorrer quedas de ener-
gia, enchentes, incêndios ou outros desastres naturais que podem prejudicar os
131
As parcerias e transações entre empresas na atualidade são essenciais
para o crescimento e a permanência das empresas em seus mercados de atuação;
porém, apresentam-se com fator de vulnerabilidade aos sistemas, visto que infor-
mações úteis e valiosas se encontram nas redes e nos computadores fora do con-
trole da organização. Sem um bom suporte tecnológico, dados e informações im-
portantes podem ser perdidos, destruídos ou ainda cair em mãos erradas, podendo
as empresas perderem seus segredos industriais e comerciais ou informações que
violem a privacidade pessoal de seus clientes, fornecedores, usuários internos ou
da própria empresa.
Outro fator de vulnerabilidade são os dispositivos portáteis de comunicação
empresarial. A portabilidade desses aparelhos faz com que seja descomplicado rou-
bar dados e informações, além do uso de celulares e smartphones, que podem deixar
a rede vulnerável a acesso de intrusos, que podem acessar, via esses dispositivos, as
redes corporativas internas ou realizar downloads com softwares maliciosos.
Imagine sua empresa sendo atacada por um malware, ou seja, por um
software malicioso criado para infectar computadores e outros dispositi-
vos eletrônicos. Foi exatamente isso que aconteceu com grandes corporações.
Vejo a caso real:
O LockerGoga é um ransomware que ganhou os noticiários em 2019 por
infectar grandes corporações no mundo, como, a Altran Technologies e
a Hydro. É estimado que ele tenha causado prejuízos de milhões de dó-
lares em ataques avançados e direcionados.
As infecções do LockerGoga envolvem e-mails maliciosos, golpes de

phishing (pescar de dados) e também o roubo de credenciais. O Locker-
Goga é considerado uma ameaça muito perigosa porque bloqueia com-
pletamente o acesso das vítimas ao sistema (GATEFY, 2021, s.p.).
132
FIGURA 3 – SOFTWARES MALICIOSOS
FONTE: <https://www.freepik.es/vector-gratis/sitio-web-infectado-isometrico-pla-
no_12259078.htm#query=malware&position=5&from_view=search>.
Temos ainda a fragilidade no uso das redes de internet, que, por serem
abertas a qualquer um, podem sofrer ataques de impactos grandiosos. Quando a
internet passa a ser parte da rede corporativa, os SI da empresa estão sujeitos à
vulnerabilidade de ações de intrusos.
INTERESSANTE
Veja os vídeos sobre tipos de códigos maliciosos e como eles podem entrar
no computador do usuário.
YOUTUBE. Vírus na Internet. 2008. Disponível em: https://www.youtube.
com/watch?v=s_DHLkU-l-U.
YOUTUBE. The Malware Bug: MediaPro Security Awareness Animation. 2016.
Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=V-WleeTocu4
133
A vulnerabilidade tem crescido vertiginosamente por meio de comunica-
ções internas nas organizações, como e-mails, mensagens instantâneas e outros.
O e-mail pode carregar anexos que contenham malwares ou acessos não autoriza-
dos ao sistema de informação.
Outras formas de vulnerabilidade estão ligadas aos hackers e ao cibervan-
dalismo. O hacker é um sujeito que busca por acessos não autorizados a sistemas
de informações. Dentro da comunidade hacking existem os crackers, termo utili-
zado para identificar hackers com objetivos criminosos.
Os hackers encontram fragilidades no sistema de segurança da informação
nas organizações e utilizam isso para realizar invasões não autorizadas. Contudo,
o acesso irregular desses indivíduos vai além de invasão ao sistema; eles também
roubam informações, geram danos aos sistemas e realizam o cibervandalismo,
ou seja, geram interrupções, alterações da aparência ou até mesmo destruição de
sistemas de informações ou de sites organizacionais.
Além da invasão dos sistemas de informação (hacking), existem outras for-
mas de invasão de privacidade via sistemas de informação (LAUDON; LAUDON, 2010):
• Jamming (bloqueio): objetiva bloquear o acesso ao sistema de infor-

mação por meio de atividades rotineiras de software, em que os servi-
ços ofertados pelo sistema de informação invadido ficam indisponibi-
lizados, ocasionando problemas que podem vir a atingir fornecedores,
clientes e organizações.
• Sniffing (farejador): é um tipo de programa espião que monitora as in-
formações que trafegam em uma rede de comunicação, ou seja, são
softwares que interceptam informações na rede por meio das rotinas
de software específicas. Muitas organizações utilizam esse tipo de pro-
grama para controlar o acesso e o conteúdo de seus usuários.
• Spoofing (disfarce): neste caso, os hackers se disfarçam, passando-se
por outras pessoas ou usando endereços de e-mails falsos, ou, ainda,
redirecionando, através de um link, os usuários de sistemas de infor-
mações para outro endereço distinto daquele desejado (um site falso),
mas muito parecido com o original, enganando o usuário e capturando
dados e informações de forma falsa.
• Spamming (mensagem eletrônica): é a ação de envio de e-mails para
pessoas ou empresas sem que estas tenham autorizado. Chamamos a
mensagem de spam. Essa prática é comum na divulgação de produ-
tos, serviços ou informações. Nas organizações, consomem recursos e
causam transtornos, pois muitas das vezes esses e-mails são portado-
res de softwares mal-intencionados, então ao serem selecionados para
acesso e leitura, infectam redes e sistemas inteiros.
134
• Phishing (pescar de dados): crime virtual que visa pescar dados de
usuários utilizando iscas que induzem as pessoas a passarem dados
pessoais. Formas de envio: e-mail, SMS (serviço de mensagens cur-
tas geralmente utilizados via smartphones), ligações telefônicas, falsos
sites e falsos pop-ups inseridos em sites sem segurança.
FIGURA 4 – PHISHING
FONTE: <https://www.freepik.es/vector-gratis/concepto-cuenta-phishing_7970701.
htm#query=Phishing&position=5&from_view=search>. Acesso em: 9 jun. 2022.
Outra forma de vulnerabilidade é a chamada engenharia social, em que

hackers se passam por outras pessoas da equipe de TI para obter informações
que estariam protegidas.
INTERESSANTE
A juíza do programa Shark Tank, Barbara Corcoran perdeu quase USD 400.000
em um golpe de phishing e engenharia social, em 2020. Saiba mais sobre isso
lendo a seguir: GATEFY. 11 casos reais e famosos de ataques de malware.
2021. Disponível em: https://gatefy.com/pt-br/blog/casos-reais-e-famosos-
-de-ataques-de-malware/
135
Podem ser citados ainda os ataques de recusa de serviço (DoS – denial
of service), em que hackers abarrotam os servidores de rede ou servidores web
com enormes quantidades de falsas comunicações ou requisições de informação,
com o intuito de inutilizar a rede. Dessa forma, a rede fica tão cheia de consul-
tas e solicitações que não consegue lidar com todas, ficando indisponível para as
solicitações reais e legítimas.
O caso do malware sequestrador ou comumente conhecido como
ransomware, diferentemente dos outros, infecta o sistema e condiciona a devo-
lução de dados, informações e acesso ao sistema apenas mediante pagamento
do resgate, que deve ser realizado por meio de moeda virtual, como o Bitcoin. Um
exemplo real de ataque com o ransomware ocorreu em maio de 2017. WannaCry foi
o causador de um grande ciberataque que deixou fora do ar sistemas de grandes
corporações do mundo todo, como o das fábricas da Renault, ao se aproveitar de
uma brecha no sistema Windows, da empresa Microsoft.
Como a segurança da informação de uma organização não está associada
de forma direta com receitas e lucratividade, muitas empresas deixam em segundo
plano o investimento nesse campo.
As empresas devem se lembrar de que possuem ativos valiosíssimos a pre-
servar. Sistemas de informações frequentemente armazenam informações sigilo-
sas sobre a organização, colaboradores, clientes e fornecedores. Ou ainda sobre as
transações e operações corporativas, inclusive sobre segredos do negócio. Tudo
isso tem valor incalculável, e a perda pode gerar danos devastadores.
2.2 OS FUNDAMENTOS DA SEGURANÇA DA

INFORMAÇÃO
Com o objetivo de proteger os dados e as informações de uma organização,
a segurança da informação baseia-se em três fundamentos:
• Confidencialidade: diz respeito à privacidade das informações, ga-

rantido a restrição do acesso à informação. Para que seja possível a
implementação da confidencialidade, as organizações devem estabele-
cer o acesso às informações apenas para aqueles usuários autorizados.
Devem criar uma cultura de conscientização da equipe de não violação
das regras de segurança e de proteção das máquinas e equipamentos
com firewalls, antivírus e outras ferramentas que dificultem ataques,
entradas de vírus e espiões.
136
• Integridade: tem por finalidade assegurar a proteção das informações
no que se refere a precisão, consistência e credibilidade delas. Certifi-
cando-se de que não ocorrerá nenhuma interferência externa que pos-
sa vir a corromper, afetar ou danificar os dados e as informações. Para
tal, a empresa deve investir e aumentar a infraestrutura de proteção de
dados, estabelecendo controles e permissões de acesso, além de im-
plementar backups caso seja necessário recuperar dados modificados.
• Disponibilidade: tem relação direta com a acessibilidade dos dados e
dos sistemas de informação em todos os níveis de utilização dos usuá-
rios. Nesse sentido, é necessário que os dados e as informações estejam
ativos, acessíveis e à disposição para utilização, mas com identificação
de quem pode os acessar.
2.3 IMPORTÂNCIA DA SEGURANÇA DA

INFORMAÇÃO
A importância da segurança da informação para as organizações assegura e
resguarda a empresa de ataques externos de intrusos indesejados, e igualmente pre-
serva o engajamento interno por parte de todos no que diz respeito às informações.
Dessa forma, a instituição passa a estar mais segura, além de possuir dados
e informações mais precisos e relevantes que auxiliarão a atingir os resultados es-
perados, além de aperfeiçoar os processos.
Os dados e as informações nos dias atuais são ativos econômicos impor-
tantíssimos, sendo também fundamentais no processo de tomada de decisões.
Diante disso, investir em segurança é primordial.
O investimento em tecnologias que gerem segurança da informação com o
objetivo de evitar vazamentos e sequestros de dados e/ou informações é essencial,
pois reflete na imagem e na credibilidade da organização frente aos seus stakeholders
(parceiros internos e externos).
3 COMO ESTABELECER UMA ESTRUTURA PARA

SEGURANÇA E CONTROLE DA INFORMAÇÃO
A organização só terá sistemas de informação confiáveis e seguros se sou-
ber como e onde utilizá-los. É importante entender quais são os riscos que a deixa
vulnerável e saber quais controles são necessários para preservar seus sistemas de
informação. Da mesma forma, é preciso criar uma política de segurança e um pla-
nejamento para manter o negócio em funcionamento, caso haja algum imprevisto
junto aos sistemas.
137
• Política de segurança: a empresa necessita desenvolver uma política
de segurança que proteja seus ativos. Dessa maneira, deve estabele-
cer uma cultura interna de segurança da informação antes mesmo de
realizar investimentos em infraestrutura. A política de segurança é a
documentação que estabelecerá a hierarquia aos riscos de informação
e irá indicar as metas de segurança aceitáveis, bom como os mecanis-
mos que serão implantados para alcançá-las. A política de segurança
dá origem a outras políticas que determinarão o uso do recurso de in-
formação na empresa e quais usuários terão ou não acesso aos ativos.
Uma política de uso aceitável define os usos aceitáveis dos recursos
de informação e das máquinas e equipamentos de informática da or-
ganização; isso inclui todos os equipamentos, desde computadores de
mesa até laptops, dispositivos sem fio, telefones, internet e outros. Essa
política determinará o nível de responsabilidade do usuário, privacidade
e o uso pessoal dos equipamentos e das redes, além de apontar as con-
sequências caso não sejam cumpridas as regras. Deve-se prezar tam-
bém por uma política de autorização, que compreende a autorização
em diferentes níveis de acesso aos ativos de informação por distintos
níveis de usuário.
É importante ressaltar que, para que a política de segurança atinja bons
resultados, deve-se envolver a equipe em uma cultura da informação,
enfatizando a importância a cada um dos envolvidos. Nesse momento,
os recursos humanos organizacionais devem estar alinhados aos re-
cursos tecnológicos e à política de uso da informação. Para tanto, é
preciso conscientizá-los, por meio de treinamentos e preparação sobre
o ambiente e como ele funciona.
• Planejamento de recuperação e continuidade do negócio: a em-
presa precisa desenvolver, juntamente com a política de acesso, um
planejamento de recuperação e continuidade do negócio, caso ocorram
imprevistos e desastres. Esse planejamento abrange questões relacio-
nadas à proteção do funcionamento dos sistemas, como determinar
que arquivos deverão ter cópias, backups ou manutenção em sistemas
reservas e serviços de recuperação de desastres. Ou seja, o planeja-
mento envolve pensar como a empresa irá restaurar suas operações
caso algum dano ou desastre ocorra.
138
• Automatização de backups: refere-se às cópias de segurança que
podem ser utilizadas caso ocorra algum dano ao sistema e aos servi-
dores da empresa. É ele que assegura que os dados estejam resguar-
dados, protegidos e disponíveis. Está ligado diretamente ao pilar de
disponibilidade, ou seja, envolve diretamente a acessibilidade. A auto-
matização do processo de backup evita falhas humanas, como esque-
cer de realizar a cópia de segurança, além de intensificar a regularida-
de dessa atividade por ocorrer de forma programada e na frequência
estipulada pela empresa.
• Implementação da gestão de riscos de TI: é necessário que a em-
presa não somente resolva possíveis ocorrências, mas que se previna,
estabelecendo estratégias de prevenção, antevendo possíveis riscos e
os gerenciando da forma adequada. Nesse sentido, é importante esta-
belecer uma gestão de riscos de TI, em que os profissionais investigam
os sistemas de forma constante e ativa, buscando falhas e detectando
sinais de atenção que possam vir a gerar rupturas de segurança. Essa
é uma forma de a empresa controlar as informações com economia e
também proteger os dados da organização de forma eficiente, evitan-
do que possíveis erros ocorram e afetem de forma mais drástica seus
• Criptografia para senhas: com o acesso à internet e aos meios digi-
tais, surgiram inúmeras preocupações por parte das empresas, no que
diz respeito à perda ou a vazamentos de dados e informações e também
de acessos não autorizados. A criptografia é a conversão de texto
simples legível em texto ilegível, incompreensível, comumente chama-
do de texto cifrado. Dessa forma, mesmo que os dados ou arquivos de
documentos sejam interceptados no decurso do envio ou recebimento,
dificilmente conseguirão ter acesso às informações. Esse recurso impe-
de que senhas sejam acessadas por softwares maliciosos ou hackers.
• Implementação de firewalls: o firewall é um dispositivo tanto basea-
do em hardware quanto em software, que, por meio de regras e instru-
ções, verifica o fluxo de informações na rede com a finalidade de deter-
minar quais transações de transmissão ou recepção de dados podem
ocorrer. É como se fosse o segurança da festa, dizendo quem pode ou
não entrar; isto é, ele bloqueia o fluxo de dados indesejados e permite a
entrada de acessos esperados.
139
FIGURA 5 – FIREWALL
FONTE: <https://www.freepik.es/vector-gratis/seguridad-datos-global-seguridad-
-datos-personales-ilustracion-concepto-linea-seguridad-datos-ciberneticos-segu-
ridad-internet-o-privacidad-proteccion-informacion_12953631.htm#query=securi-
ty&from_query=seguran%C3%A7a&po>. Acesso em: 9 jun. 2022.
• Antivírus: diante de tantas novas tecnologias e recursos de segurança, os

riscos também aumentam. Diuturnamente, são criados malwares, vírus e
outros dispositivos que visam burlar a segurança dos sistemas de informa-
ções das organizações. Diante disso, é imprescindível que as empresas e
seus setores de tecnologia instalem softwares de antivírus, mantendo-os
atualizados, para que estejam habilitados a combater essas ameaças.
• Cloud computing (computação em nuvem): nos dias atuais, é uma
das maneiras mais seguras de armazenamento de dados, informações
e sistemas. Por meio dessa tecnologia, evita-se a perda de documenta-
ção. E o mais importante é que a criptografia utilizada nesse processo
dificilmente é quebrada, gerando vantagem competitiva no que diz res-
peito à segurança digital.
140
RESUMO DO TÓPICO 1
• As organizações necessitam exercer uma conduta ativa no que diz respeito à

segurança da informação.
• A segurança da informação é um conjunto de medidas orientadas para a defesa
dos dados, em especial os dados sensíveis.
• O objetivo é garantir que apenas usuários que possuam autorização possam
acessar os dados e as informações.
• A segurança da informação envolve as políticas, processos e metodologias que
são utilizadas para possibilitar a disseminação de dados e informações de forma
segura e controlada dentro das organizações.
141
AUTOATIVIDADE
1. As organizações necessitam exercer uma conduta ativa no que diz res-

peito à segurança da informação, Muitas vezes ocorre a ação de envio de
e-mails para pessoas ou empresas sem que estas tenham autorizado.
Com base na invasão de privacidade via sistemas de informação citada,
assinale a alternativa CORRETA:
a. ( ) Spamming.
b. ( ) Sniffing.
c. ( ) Spoofing.
d. ( ) Phishing.
2. Algumas formas de vulnerabilidades estão ligadas aos hackers e ao ciber-

vandalismo. Com base nesse tipo de invasão, analise as sentenças a seguir:
I. O hacker é um sujeito que busca por acessos autorizados a siste-

mas de informações.
II. Existem os crackers, termo utilizado para identificar hackers com
objetivos criminosos.
III. O acesso irregular dos hackers vai além de invasão ao sistema;
eles também roubam informações, geram danos aos sistemas e
realizam o cibervandalismo.

c. ( ) As sentenças II e III estão corretas.
142
3. Ameaças podem surgir de fatores técnicos, organizacionais e ambientais,
ampliados por decisões administrativas incorretas. Nos ambientes com-
putacionais, ocorrem vulnerabilidades em cada camada e nas comunica-
ções entre essas camadas. Com base nas vulnerabilidades, classifique V
para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) Redes também podem ser interrompidas, e intrusos podem causar ata-

ques de recusa de serviços ou ainda introduzir softwares mal-intencionados.
( ) Outro fator de vulnerabilidade são os dispositivos portáteis de comu-
nicação empresarial.
( ) Na engenharia social, os hackers se passam por outras pessoas da
equipe de TI, obtendo informações que estariam protegidas.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
a. ( ) V - F - F.
b. ( ) V - V - V.
c. ( ) F - V - F.
d. ( ) F - F - V.
4. As empresas devem se lembrar de que possuem ativos valiosíssimos a

preservar. Sistemas de informações frequentemente armazenam informa-
ções sigilosas sobre a organização, colaboradores, clientes e fornecedores.
Disserte sobre os conceitos de segurança e controle nas organizações.
5. Com o objetivo de proteger os dados e as informações de uma organiza-

ção, a segurança da informação baseia-se em três fundamentos. Nesse
contexto, disserte sobre os fundamentos explicando cada um deles.
143
TÓPICO 2
EDITORES
DE TEXTO
1 INTRODUÇÃO
O processo de informatização das organizações tem crescido substancial-
mente, em especial diante do avanço em novas tecnologias, e os computadores são
uma ferramenta essencial e útil aos profissionais. Por esse motivo, as empresas va-
lorizam os profissionais que saibam utilizá-los com propriedade, segurança e sem
que necessitem passar por treinamentos para aprender princípios e técnicas básicas.
Um dos principais softwares empregados nas organizações e pelos profis-
sionais no uso dos computadores é o editor de texto Word, criado pela empresa
Microsoft. É um instrumento fundamental para edição e armazenamento de docu-
mentações diversas no campo digital, por isso deve estar inserido no dia a dia das
empresas e de seus colaboradores, devendo ser desenvolvidos conhecimentos em
informática para sua utilização.
Dominar as principais funções do editor de texto é condição primordial para
qualquer setor operacional das empresas no desenvolvimento dos documentos ofi-
ciais, relatórios, ordens de compras, entre outros.
Diante disso, neste tópico, abordaremos os principais comandos e funcio-
nalidades para criação e edição de textos.
2 EDITOR DE TEXTO WORD

Reconhecido como um dos mais populares editores de texto do mundo, o
Microsoft Word é uma das melhores opções com a finalidade de desenvolver tra-
balhos. É um software completo para a criação de documentos em formato texto.
Nele, encontramos tudo o que é preciso para editar textos dos mais básicos aos
mais sofisticados, com a inclusão de imagens, links, tabelas, gráficos entre tantos
outros componentes e recursos.
145
Um dos pontos fortes do Word é a sua capacidade de compatibilidade en-
tre as versões office existentes, tendo, portanto, suas funcionalidades compatíveis.
Outro ponto é a possibilidade que ele apresenta de exportação de textos e impor-
tação de elementos para o Excel, PowerPoint ou outro dispositivo do office.
FIGURA 6 – EDITOR DE TEXTO
FONTE: <https://www.freepik.es/vector-gratis/plataforma-o-servicio-linea-escri-
tor-profesional-escritura-autor-novela-publicacion-bestseller-procesador-textos-li-
nea-ilustracion-vector-plano_26477616.htm#query=editor%20texto&position=1&-
from_view=search>. Acesso em: 9 jun. 2022.
O Microsoft Word, em suas versões mais atuais de 2010 em diante, possui

templates que deixam o usuário criar documentos de forma fácil utilizando os for-
matos predefinidos, como currículos, etiquetas, cartas, calendários etc.
ATENÇÃO
Template é um exemplo pronto e geral que pode ser utilizado como base para
o desenvolvimento de conteúdo de texto. Por exemplo: em um template para
criação de currículo, o documento já vem pronto, pré-montado com compo-
nentes essenciais e texto genérico, em que o usuário irá substituir as infor-
mações preexistentes pelas suas informações pessoais.
146
Se você está se perguntando se o editor de texto Word lhe será útil, a res-
posta é sim! Visto que, na atualidade, essa ferramenta é primordial para qualquer
profissional, e requisito mínimo exigido para o sucesso em qualquer carreira. É um
diferencial para aqueles que de fato o dominam. Praticamente todas a empresas o
utilizam para a geração de documentos. E sua utilidade não será apenas no campo
profissional, mas pessoal também, ao desenvolver trabalhos escolares e acadêmi-
cos, tornando a realização de suas atividades mais rápida, prática e de qualidade.
Então vamos começar a conhecer o editor de texto Word?
2.1 INICIANDO O EDITOR DE TEXTO

Para inicializar o Word, clique no botão Iniciar na barra de tarefas do seu
computador ou acione as teclas CTRL e ESC, busque a opção todos os programas
(ou todos os aplicativos), e procure por Word. Clique sobre o ícone do Word para que
o programa seja inicializado.
Logo a janela do Word será mostrada.
FIGURA 7 – JANELA INICIAL DO WORD
FONTE: Microsoft Word (2019).
No lado direito da tela inicial existem as seguintes opções: novo e modelos

prontos (templates) que auxiliam na elaboração de documentos. Clique na opção
Documento em branco.
147
Irá abrir a seguinte tela:
FIGURA 8 – JANELA WORD
Ao abrir o Word, surgirá um documento criado imediatamente, que virá no-

meado como Documento 1 e apresentará inúmeros recursos e funções que podem
ser utilizadas para desenvolver o documento desejado.
Vejamos os componentes da janela do Word e suas funcionalidades:
• Barra de ferramentas de acesso rápido: por meio dessa barra, o

usuário pode realizar acesso rápido a alguns comandos que são execu-
tados com regularidade, como: salvar o documento, desfazer e refazer
parte do texto já digitado ou algum comando realizado, entre outros.
FIGURA 9 – BARRA DE FERRAMENTAS DE ACESSO RÁPIDO
Teclas de atalho:
• Salvar: CTRL B
• Desfazer enganos: CTRL Z.
• Refazer enganos: CTRL R.
148
• Barra de título: essa barra apresenta o nome do arquivo acompanha-
do do nome do programa (Word), os botões minimizar, maximizar ou
restaurar tamanho e fechar. Os controles executam as seguintes fun-
ções: minimizar – deixará visível apenas uma tarja com o nome da janela
no canto inferior da janela; maximizar – retoma o tamanho inicial da tela;
restaurar – mensura a tela conforme necessidade do usuário; e fechar
– fecha a janela do documento.
FIGURA 10 – BARRA DE TÍTULO
Atalhos:
• Restaurar: ALT F5.
• Maximizar: CTRL F10 ou tecla do logotipo do Windows simulta-
neamente com a seta para cima.
• Minimizar a janela da tela: tecla do logotipo do Windows e seta
para baixo, apertando duas vezes.
• Fechar: CTRL F4.
Ao fechar um documento que porventura ainda não tenha sido salvo, será
mostrado na tela a mensagem a seguir: “Deseja salvar suas alterações neste arqui-
vo?”. O usuário deverá optar por salvar, não salvar ou cancelar o comando.
FIGURA 11 – SALVAR ALTERAÇÕES
149
• Botão arquivo: ao acionar o botão “arquivo”, serão apresentadas
opções diversas, como: novo, abrir, salvar, salvar como, informações,
imprimir e outros.
FIGURA 12 – SALVAR ALTERAÇÕES
Se desejar voltar ao documento, basta clicar na seta apresenta no canto

superior esquerdo.
• Guia página Inicial: apresenta as funções de formatação: de texto,
fonte, tamanhos, efeitos, alinhamentos, estilos etc.
FIGURA 13 – GUIA PÁGINA INICIAL
150
• Guia inserir: apresenta funções de inserção de: imagens, símbolos,
cabeçalho, número de página, gráficos, tabelas, caixa de texto, link,
entre outros.
FIGURA 14 – GUIA INSERIR
• Guia design: essa guia apresenta a possibilidade de escolher temas,

estilos de formatação, marca d’água, cor da página e outros, todos
estilos predefinidos.
FIGURA 15 – GUIA DESIGN
• Guia layout: disponibiliza as funções de: configuração de página,

espaçamento, orientação do papel (se formato retrato ou paisagem),
parágrafo etc.
FIGURA 16 – GUIA LAYOUT
151
• Guia referências: exibe as funções de: inserir sumário, notas de roda-
pé, pesquisar, legendas, índices, citações e bibliografia.
FIGURA 17 – GUIA REFERÊNCIAS
• Guia correspondências: possui as funções de criação e configuração

de envelopes, etiquetas e mala direta.
FIGURA 18 – GUIA CORRESPONDÊNCIAS
• Guia revisão: apresenta funções de inserção de: revisão de texto,

comentários, controle, idioma, gramática do texto redigido.
FIGURA 19 – GUIA REVISÃO
• Guia exibir: essa guia apresenta os modos de exibição da tela do Word,

em modo leitura, layout de impressão e web, exibição das réguas lateral
e superior, zoom, janela. De forma geral, mostra as opções de alteração
e personalização da exibição do documento.
152
FIGURA 20 – GUIA EXIBIR
• Guia ajuda: apresenta as funções de ajuda do Windows para o Word

através de um treinamento rápido sobre as guias e os comandos.
FIGURA 21 – GUIA AJUDA
Quando iniciamos um documento novo (em branco), verifique que no canto

esquerdo da página de trabalho será exibido um cursor piscando. Esse cursor é
denominado cursor de edição e tem por funcionalidade indicar o ponto inicial de
inclusão do texto que será redigido.
FIGURA 22 – CURSOR DE EDIÇÃO
153
2.2 ADICIONANDO TEXTO AO DOCUMENTO
Clique sobre o documento em branco para que o cursor de edição fique vi-
sível, e comece a digitar seu texto. Com o texto digitado, terá condições de utilizar
os demais comandos do Word.
Exemplo:
FIGURA 23 – ADICIONANDO TEXTO
Verificará que, ao começar a digitação do texto, o cursor irá se movimentar

para a direita e as letras que foram digitadas aparecerão à esquerda dele. Verá que
o cursor passa para a próxima linha automaticamente. Para essa função automáti-
ca, dá-se o nome de rearranjo de linhas.
Durante o processo de digitação do texto ou documento, poderá ser reali-
zada a correção dele por meio das teclas backspace e delete. Para tanto, deverá
rever o que foi digitado e identificar os erros, apagá-los e efetuar a correção.
Ao término da digitação de um parágrafo; para que seja criado novo parágrafo,
basta clicar na tecla enter que o cursor passará para uma nova linha ou parágrafo.
Gerenciamento do documento: após a conclusão do texto ou documen-
to, este pode ser salvo, impresso ou encaminhado por e-mail. Para que um desses
comandos possa ser executado, é necessário usar a guia Arquivo, que dará acesso
à área de gerenciamento do documento denominada backstage.
Para salvar o documento criado, clique na guia Arquivo e depois no co-
mando salvar como.
154
FIGURA 24 – SALVANDO O DOCUMENTO
Em seguida, após clicar em “salvar como”, deverá optar pelo local onde será
armazenado o arquivo. Assim, deverá clicar em procurar, que irá abrir uma janela
por meio da qual será possível procurar a pasta ou o diretório onde será salvo o
arquivo; no exemplo citado na imagem, será a pasta denominada Modelo. Deverá
ainda nomear o arquivo; no exemplo, foi chamado de “MODELO TEXTO WORD”. Para
finalizar, clique no botão salvar.
FIGURA 25 – SALVANDO O DOCUMENTO – CONTINUAÇÃO
155
Logo após, o documento é salvo e o nome recebido por ele será mostrado
na barra de título do Word.
FIGURA 26 – DOCUMENTO NOMEADO
Para fecharmos um documento nomeado, podemos proceder de duas for-

mas: clicar na guia arquivo, ir até a opção fechar e clicar; dessa maneira, o arquivo
será fechado, porém o programa Word ficará aberto, caso queira criar outro docu-
mento e texto. Ou podemos utilizar o ícone fechar, que se encontra à esquerda
na parte superior da janela do Word; nesse caso, será fechado tanto o documento
quanto o programa.
FIGURA 27 – FECHAR ARQUIVO NOMEADO
Para abrir um documento, deverá iniciar o programa Word. Com a janela

do Word aberta, irá clicar na guia arquivo e na opção abrir; logo depois, clique
em procurar – será aberta uma janela com os diretórios, em que deverá procu-
rar a pasta onde o documento foi salvo (no exemplo, na pasta Modelo) – e depois
clique no arquivo nomeado e salvo (no exemplo, “MODELO TEXTO WORD”) e, em
seguida, clique em abrir.
156
FIGURA 28 – ABIR DOCUMENTO
Depois de seguir todos esses passos, o documento será exibido na janela do

Word. Se desejar abrir outro documento, o procedimento será o mesmo.
O Word também fornece a opção de formatação do texto construído. Ou seja,
é possível arrumar ou modificar a aparência do texto, fonte, posição, entre outros.
Inicialmente, quando um texto é digitado no Word, ele vem alinhado à es-
querda, ficando a borda à direita desalinhada. É possível então modificar o docu-
mento alinhando o documento na guia página inicial > opções de parágrafo. A se-
guir, vemos que o texto está alinhado à esquerda.
FIGURA 29 – ALINHAMENTO
157
Contudo, desejamos que o texto esteja alinhado tanto à esquerda quanto
à direita. Para tanto, basta clicar na guia página inicial, no menu de opções va-
mos em parágrafo e clicamos no alinhamento justificado. Veja como o texto do
documento ficará:
FIGURA 30 – TEXTO COM ALINHAMENTO JUSTIFICADO
Pode-se modificar o alinhamento para a esquerda, centralizado, para a

direita ou justificado.
FIGURA 31 – ALINHAMENTOS
Normalmente, os documentos criados para trabalhos acadêmicos e profis-

sionais são justificados.
A guia página inicial também disponibiliza o espaçamento entre linhas,
isto é, o espaço que será visualizado entre uma linha e outra. Os padrões geralmen-
te utilizados são de 1 cm, 1,5 cm ou 2 cm. Pode-se também personalizar de acordo
com a necessidade do usuário. O mais utilizado é o espaçamento de 1,5 cm. Essa
opção encontra-se ao lado da opção de alinhamento.
158
FIGURA 32 – ESPAÇAMENTO ENTRE LINHAS
Caso o usuário opte por um espaçamento personalizado, não optando pelos

já indicados, deverá clicar em opções de espaçamento de linha, conforme ima-
gem, e será aberta a seguinte janela:
FIGURA 33 – ESPAÇAMENTO ENTRE LINHAS – CONTINUAÇÃO
159
Basta o usuário indicar no medidor qual é o espaço entre linhas que deseja
e clicar em OK.
Para fazer uso dessa função, deve selecionar o texto desejado e clicar em
espaçamento de linha e parágrafo, optar pelo espaçamento desejado e pronto,
o texto irá modificar de acordo com a escolha do utilizador. Veja no exemplo como
modificar o espaçamento do texto de simples para 1,5 cm:
FIGURA 34 – ESPAÇAMENTO ENTRE LINHAS MODIFICADO
DICA
Para aprender a selecionar texto no Word, acesse o link.
SELECIONAR texto. Suporte Microsoft. Disponível em: https://bit.ly/3xEWP7Y
Podemos ainda formatar o texto em negrito, itálico ou sublinhado. Esses co-

mandos auxiliam a dar destaque ao texto do documento que está sendo criado. Se
formatado com negrito, o texto ficará mais espesso (grosso) e escuro, destacando
a palavra, frase ou parágrafo desejado.
160
Esses comandos encontram-se na guia página inicial > menu fonte.
FIGURA 35 – FONTE
Veja como ficaria o texto modelo com a fonte em negrito e itálico:
FIGURA 36 – TEXTO EM NEGRITO E ITÁLICO
FONTE: Microsoft Word (2019),
Observe que nesta mesma aba do Word temos a opção de modificar a

cor da fonte.
FIGURA 37 – COR DA FONTE
161
Basta clicar no botão drop-down, seta ao lado da letra A, que aparece-
rão as cores que podemos usar para a fonte do texto. Selecione o texto deseja-
do, clique na seta, escolha a cor do texto na paleta de cores apresentada, clique
na cor e pronto.
FIGURA 38 – COR DA FONTE MODIFICADA
No Word existem diversos tipos e tamanhos de fonte, isto é, é possível

modificar o tipo de fonte da letra do texto e seu tamanho também. Os documentos
normalmente são redigidos nas fontes Arial ou Times New Roman, com tamanho
da fonte 11 ou 12.
Para executar esses comandos, basta selecionar o trecho do texto que de-
sejar e clicar na seta ao lado do campo fonte e tamanho da fonte.
FIGURA 39 – TIPO E TAMANHO DE FONTE
162
Observe que no exemplo modificamos a última linha do texto de fonte Arial
e tamanho 10 para fonte Algerian tamanho 16.
FIGURA 40 – TIPO E TAMANHO DE FONTE MODIFICADOS
A guia página inicial é composta pelos comandos da área de transferência:

colar, copiar e recortar. Os comandos copiar e colar têm por funcionalidade copiar
palavra, frase, parágrafo ou texto e colar, inserir o conteúdo copiado onde o usuário
desejar, seja no documento que está sendo utilizado ou em outro.
Para utilizar esses comandos, selecione o conteúdo que será copiado, clique
em copiar e depois coloque o cursor onde deseja colar o texto copiado.
Os comandos recortar e copiar são diferentes. A diferença é que ao copiar
o conteúdo, o original se mantém, já recortar o texto original faz ele sumir do seu
local de origem, mas pode retornar ao acionar o comando colar, ou ainda pode ser
colado em outro documento ou no mesmo documento.
163
FIGURA 41 – COMANDOS COPIAR, COLAR E RECORTAR
Teclas de atalho:
• Copiar: CTRL C
• Colar: CTRL V
• Recortar: CTRL X
No momento em que um documento está sendo criado, pode ocorrer de se

desenvolver alguma tarefa incorretamente, ou digitar parte do texto indevidamente.
Caso isso ocorra, pode-se recorrer a dois comandos: desfazer e refazer. O comando
desfazer tem por objetivo anular o que foi realizado anteriormente. Por exemplo: se
uma palavra foi redigida incorretamente, utiliza-se o comando desfazer para o texto
retornar ao estado anterior. Tecla de atalho: CTRL Z. Caso tenha interesse de refazer,
clique no botão refazer ou utilize o atalho: CTRL R.
FIGURA 42 – COMANDOS DESFAZER E REFAZER
164
2.3 GUIA INSERIR
O documento criado pode apresentar mais de uma página. Para que isso
aconteça, podemos utilizar formas diferenciadas. Por exemplo, às vezes queremos
que determinado conteúdo do texto fique mais abaixo ou acima de um determinado
ponto, e para efetuar essa atividade utilizamos a teclar enter para descer, até criar
outra página, ou a tecla backspace para subir. Todavia, quando utilizamos esse
recurso, estamos inserindo várias linhas em branco no documento, e com isso, o
local que foi selecionado para criar uma nova página poderá ser modificado. Para
que esse problema não aconteça, deve-se utilizar o comando quebra de página,
que determinará o local onde será o final de uma página.
Para utilizar esse comando, clique na guia inserir e depois selecione o co-
mando quebra de página, e assim estará definido o local onde a página deve ter-
minar. As teclas de atalho são CTRL + Enter.
FIGURA 43 – COMANDO QUEBRA DE PÁGINA
A guia inserir possui uma função muito utilizada na criação de documen-

tos: a inserção de tabelas, que representa um conjunto de linhas e colunas onde
pode ser digitado conteúdo de texto e imagens. A tabela é composta por células,
que podem ser formatadas de acordo com a necessidade do usuário. Podem-se
criar quadros também.
165
Para inserir uma tabela, clique na guia inserir, opção tabela.
FIGURA 44 – TABELA
Ao clicar em tabela, o usuário deverá definir a quantidade de linhas e colu-

nas que a tabela terá. Basta passar o cursor sobre os quadrados e definir a quan-
tidade. Na imagem anterior, vemos uma tabela que será criada com cinco colunas
(vertical) e quatro linhas (horizontal). A seguir, temos modelos de tabela e quadro.
TABELA 1 – CONTROLE DE CAIXA
Item Entrada de caixa (R$) Saída de caixa (R$)

Salário 4.500
Vestuário 1.000
Restaurante 500
Supermercado 800
Combustível 250
Carro 355
Aluguel 1.200
Total 4.500 4.105

Saldo = Entrada – Saída 395
FONTE: A autora (2022).
166
QUADRO 1 – DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA
Fluxo de caixa Janeiro Fevereiro … Dezembro

(A) Saldo inicial de caixa – -R$ 1.000,00 … R$ 21.500,00
(B) Total de entradas R$ 2.500,00 R$ 5.000,00 … R$ 10.000,00
(C) Total de saídas R$ 3.500,00 R$ 3.000,00 … R$ 7.000,00
(B) - (C) = (D) Saldo operacional -R$ 1.000,00 R$ 2.000,00 … R$ 3.000,00
(D) + (A) = Saldo final -R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 … R$ 24.500,00
Como em qualquer documento do Word, as tabelas podem ser formatadas,

por exemplo, no tamanho da fonte, no tipo de fonte, na cor etc. Veja que no quadro 1
são apresentados valores do fluxo de caixa de uma empresa e os valores negativos
foram apresentados na cor vermelha, diferentemente dos valores positivos, que
estão na cor preta.
Para tanto, deve-se selecionar o conteúdo desejado e clicar em cor da fonte
na guia página inicial, como já aprendemos.
Algumas das vezes, precisamos que as células sejam mescladas, ou seja,
que mais de uma célula se transforme em uma única. Para mesclar células, de-
ve-se selecionar as células desejadas e clicar na guia layout, em ferramenta de
tabela, e clicar na opção mesclar células.
FIGURA 45 – MESCLAR CÉLULAS
167
Veja como ficou o quadro após mesclar a célula.
FIGURA 46 – MESCLAR CÉLULAS – CONTINUAÇÃO
O Word apresenta alguns estilos de tabelas automáticas, com a finalidade de

agilizar a tarefa de criação da tabela. Basta clicar em qualquer lugar da tabela ou
selecioná-la como um todo, clique em design da tabela, dentro de ferramentas
de tabela, e escolha o estilo que desejar.
FIGURA 47 – ESTILOS DE TABELA
168
A tabela pode possuir bordas, ou seja, linhas que a formam. Estas podem
ser finas ou grossas, ter cor diferenciada ou até mesmo serem retiradas. O coman-
do bordas encontra-se na guia design da tabela. Para encontrá-la, clique em
qualquer parte da tabela para que a guia apareça, depois clique em bordas e basta
escolher as bordas automáticas apresentadas ou clicar em bordas e sombrea-
mentos para personalizar a borda de acordo com a vontade do usuário.
FIGURA 48 – BORDAS DA TABELA
Ao clicar em bordas e sombreamentos, será exibida a janela a seguir, em

que poderá ser escolhido o estilo da borda, a cor e a aplicação das bordas.
FIGURA 49 – BORDAS E SOMBREAMENTOS
169
Após a criação da tabela, pode ser necessário incluir mais linhas ou colunas;
nesse caso, pode-se realizar essa tarefa de duas maneiras:
• Inserir linhas ou colunas utilizando a guia layout da guia principal

ferramentas de tabela, no menu linhas e colunas.
• Ou dando o comando com o botão esquerdo do mouse. Quando o cur-
sor estiver entre linhas e entre colunas, deve-se clicar no símbolo de
mais que irá aparecer.
FIGURA 50 – INSERIR LINHAS OU COLUNAS
170
A guia inserir apresenta também a inserção de cabeçalho, rodapé e núme-
ro de página ao documento. O cabeçalho e o rodapé são textos que podem ser in-
seridos na parte superior e inferior do documento. Já o número de página pode ser
inserido ao final de cada página do documento ou na parte superior, dependerá da
sua escolha pessoal ou das regras de formatação a serem seguidas pelo utilizador.
FIGURA 51 – GUIA INSERIR: CABEÇALHO E RODAPÉ
Para inserir o cabeçalho, acesse a guia inserir e clique no comando

cabeçalho. Agora, para acessar o rodapé, basta rolar a página até o final. Para fe-
char a visualização de cabeçalho e rodapé, clique em fechar cabeçalho e rodapé.
FIGURA 52 – CABEÇALHO E RODAPÉ
171
Temos ainda a inserção de marcadores e numeração. Os marcadores re-
presentam objetos e imagens que podem ser inseridos à esquerda dos parágrafos
para dar destaque ao texto. Para esse objetivo, deve-se selecionar a parte do texto
desejada e depois clicar na guia página inicial, na aba parágrafo, e clicar em
marcadores ou em numeração.
FIGURA 53 – MARCADORES E NUMERAÇÃO
172
Veja os exemplos:
FIGURA 54 – MODELO DE MARCADORES E NUMERAÇÃO
3 IMPRIMINDO UM DOCUMENTO
Após o término do desenvolvimento do documento, costuma-se imprimi-lo.
Dessa forma, antes de imprimir o documento, é importante visualizar a impressão
dele como um todo, para que não ocorram erros no momento da impressão.
Para realizar essa tarefa, clique na guia arquivo e depois na opção imprimir.
Após isso, irá aparecer a imagem do documento à direita da tela, mostrando como
será a impressão.
173
FIGURA 55 – IMPRIMIR DOCUMENTO
Observe que no canto esquerdo da janela aparecem inúmeras funcionali-

dades e opções: quantidade de cópias; opção de impressão do conteúdo; se a im-
pressão será de todas as páginas do arquivo ou não; orientação da página, é como
se retrato ou paisagem; tipo do papel A4 ou outro; margens; entre outros.
Após ter selecionado as opções mencionadas, basta clicar em imprimir e
pronto, o documento será impresso.
174
RESUMO DO TÓPICO 2
• Um dos principais softwares empregados nas organizações e pelos profissionais

no uso dos computadores é o editor de texto Word, criado pela empresa Microsoft.
• O domínio das principais funções do editor de texto é condição primordial para
qualquer setor operacional das empresas no desenvolvimento de documentos
oficiais, relatórios, ordens de compras, entre outros.
• O Microsoft Word é um software completo para a criação de documentos em
formato texto.
• O Word apresenta inúmeras funcionalidades que estão distribuídas em suas guias
na parte superior do documento, como: página inicial, inserir, layout, entre outros.
175
AUTOATIVIDADE
1. Você está redigindo um documento, e na primeira linha, formatou o texto

da seguinte forma: negrito, sublinhado, fonte Arial e cor azul. Após clicar
na tecla ENTER para começar a digitar na linha seguinte, assinale a alter-
nativa CORRETA que mostra quais formatações são mantidas.
a. ( ) Negrito, itálico, fonte Times New Roman e cor azul.

b. ( ) Negrito, fonte Arial e cor preta.
c. ( ) Negrito, sublinhado, fonte Arial e cor azul.
d. ( ) Sublinhado.
2. Muitos dos comandos existentes no Word apresentam também teclas de

atalho para a execução do comando. Com base nas teclas de atalho, ana-
lise as sentenças a seguir:
I. A tecla de atalho de comando copiar é CRTL V.

II. A tecla de atalho de salvar documento é CTRL B.
III. A tecla de atalho de comando recortar é CRTL C.

176
3. O Word apresenta inúmeras funcionalidades que estão distribuídas em
suas guias na parte superior do documento, como: página inicial, inserir,
layout, entre outros. Entre as principais funções do Word, classifique V
para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) É possível inserir tabelas e imagens.

( ) Não possui revisor de ortografia e gramática.
( ) Possui a aba “correspondência”, que possibilita a criação de etiquetas
e mala direta.
a. ( ) V - F - F.
b. ( ) V - F - V.
c. ( ) F - V - F.
d. ( ) F - F - V.
4. Com o avanço da tecnologia e o uso dos computadores, as organizações

têm exigido cada vez mais dos profissionais que estes estejam capacitados
e detenham conhecimento de como utilizar a ferramenta do editor de texto.
Por que o editor é um instrumento útil para os profissionais na atualidade?
5. Dominar as principais funções do editor de texto é condição primordial

para qualquer setor operacional das empresas no desenvolvimento de
documentos oficiais, relatórios, ordens de compras etc. Nesse contexto,
disserte sobre como realizar o alinhamento do texto.
177
TÓPICO 3
PLANILHAS
ELETRÔNICAS
1 INTRODUÇÃO
Com a informatização das organizações e por conseguinte com o surgimen-
to dos sistemas de informações gerenciais, as empresas passaram a ter um contro-
le maior de sua operação. Contudo, algumas empresas não utilizam somente o SI
como instrumento para a gestão. Diante disso, as planilhas eletrônicas tornaram-se
ferramentas importantes no processo de gerenciamento e tomada de decisões.
As planilhas eletrônicas são primordiais no controle de dados, facilitando e
descomplicando o processamento e a transformação dos dados em informações,
auxiliando no controle do fluxo de informações no âmbito empresarial e, como con-
sequência, ampliando a capacidade do administrador de tomar decisões.
Um dos mais importantes softwares utilizados nas empresas e por pro-
fissionais especializados no mercado é o editor de planilhas Excel, produzido pela
Microsoft. Existem outros programas de planilhas eletrônicas, como o LibreOffice -
Calc; Google Docs - Planilhas; Gnumeric e iWork - Números da Apple. Porém, o Excel
ainda permanece como favorito. O Google Docs - Planilhas tem conseguido seu es-
paço pelo fato de poder ser utilizado de forma totalmente on-line e diretamente no
navegador, sendo compatível com OpenOffice.org/BrOffice.org e Microsoft Office.
Diante disso, torna-se imprescindível dominar as principais funções do edi-
tor de planilhas, sendo condição essencial para a operacionalização das empresas.
Neste tópico, abordaremos o Excel, seus principais comandos, fórmulas e
funcionalidades na criação de planilhas.
2 CONHECENDO O EXCEL
O programa Microsoft Excel é um software também conhecido por planilha
eletrônica. As planilhas são utilizadas para ordenar e estruturar dados, que após
transformação e análise geram informações úteis para as organizações no proces-
so de tomada de decisão.
179
De modo geral, o Excel é empregado nas atividades do setor financeiro e con-
tábil das organizações, pois apresenta funcionalidades no uso de fórmulas diferen-
ciadas para cálculos e relatórios na área de finanças. Mas esse software vai além,
auxilia de forma efetiva o setor de vendas no controle de leads (cliente), em relatórios
de status de projetos e faturas. Também é muito empregado na área de estatística.
Uma das grandes vantagens do Excel com editor de planilhas é justamente
a facilidade de se realizar alterações, correções de valores, cálculos, formatação de
relatórios, execução de funções automáticas, entre outras.
O Excel tem uma grande capacidade de armazenamento de dados, as li-
nhas vão de um a mais de um milhão (11.048.576) e as colunas vão de A a Z, e
posteriormente de AA a ZZ, chegando a um total de mais de dezesseis mil (16.384)
(ESPECIFICAÇÕES…, s.d.).
O software possui inúmeras funções, operações e fórmulas. Depois de criada
uma planilha, esta poderá ser impressa, salva e modificada quantas vezes for necessário.
• Iniciando o Excel:
Para inicializar o Excel, clique no botão Iniciar na barra de tarefas do seu

computador ou acione as teclas CTRL e ESC, busque a opção todos os programas
(ou todos os aplicativos), e procure por Excel. Clique sobre o ícone do Excel para
que o programa seja inicializado.
Logo, a janela do Excel será mostrada.
FIGURA 56 – JANELA INICIAL DO EXCEL
FONTE: Microsoft Excel (2019).
180
No lado direito da tela inicial existem as seguintes opções: novo, abrir e mo-
delos prontos (templates), que auxiliam na elaboração de planilhas. Clique na opção
Pasta de trabalho em branco.
Irá abrir a seguinte tela:
FIGURA 57 – JANELA EXCEL
2.1 LAYOUT DO EXCEL

O Excel dispõe de um layout que facilita a localização de guias, funções e
comandos. Então, vamos conhecer o layout do Excel versão 2019, seus menus,
funcionalidades e comandos?
181
FIGURA 58 – LAYOUT BÁSICO
Componentes do layout:
1. Faixa de opções: é formada pelas guias, grupos de ferramentas e

botões de comandos.
2. Guias: possuem grupos de ferramentas diversas. Por exemplo: a guia
página inicial apresenta recursos para edição e formatação de textos
e números, como fonte, alinhamento etc.
3. Grupos de ferramentas: as categorias dos tipos de ferramentas são
divididas em painéis de atividades, denominados grupos de ferramen-
tas. Exemplo: no grupo fonte da guia página inicial, pode-se formatar
o texto ou os números em negrito, itálico, sublinhado, aumentar ou di-
minuir o tamanho da fonte, entre outros.
4. Botões de comandos: representam as funções e são distribuídos por
grupos de ferramentas. Para utilizá-los, deve-se selecionar o conteúdo
que será editado e clicar no comando desejado. Se houver dúvida sobre
o que determinado comando realiza, basta passar o mouse sobre o botão
e irá aparecer a descrição rápida da função daquele botão específico.
5. Guia arquivo: apresenta os comandos básicos do Excel, que são: novo,
que criará uma planilha em branco; abrir, que abrirá um arquivo do Excel já
existente; e salvar, comando que salva um arquivo já salvo (caso o arquivo
esteja sendo salvo pela primeira vez, é necessário que ele seja nomeado);
salvar como, que salva o documento nomeando-o ou pode ainda salvar o
documento com novo nome; e imprimir, que imprime a planilha.
182
FIGURA 59 – GUIA ARQUIVO
6. Barra de ferramentas de acesso rápido: tem por finalidade auxiliar

no acesso rápido das funções salvar, desfazer e refazer e alguns ou-
tros comandos, conforme imagem a seguir:
FIGURA 60 – BARRA DE ACESSO RÁPIDO
183
7. Drop-down: seta ao lado dos comandos indicando que existem mais
opções naquele grupo.
8. Caixa nome: é a caixa que mostra o nome ou endereço da célula, com-
posta por letra, referente à coluna, e por número, referente à linha.
FIGURA 61 – CAIXA NOME
9. Barra de fórmulas: é a caixa em que são apresentadas ou digitadas as

fórmulas e funções ou texto e outros conteúdos das células.
10. Barra de status: fica na parte inferior da janela do Excel e apresenta
informações atualizadas do conteúdo selecionado.
FIGURA 62 – BARRA DE STATUS
184
11. Ferramenta zoom: localiza-se no canto inferior direito da janela do
Excel, tem a funcionalidade de aproximar ou distanciar a visualização da
planilha. Para usar esse recurso, basta arrastar o cursor para a direita ou
para a esquerda, de acordo com o desejo do usuário.
2.1.1 GUIAS
O Excel é composto por sete menus ou guias principais que possuem a fina-
lidade de organizar os comandos e funções do software. Vejamos os menus:
• Guia página inicial: apresenta as funções de formatação que podem ser

utilizadas para formatar o conteúdo das células, sejam textos, números
ou fórmulas – texto, fonte, tamanhos, efeitos, alinhamentos, estilos etc.
• Guia inserir: apresenta funções de inserção de: imagens, símbolos, cabe-
çalho, número de página, gráficos, tabelas, caixa de texto, link, entre outros.
• Guia layout de página: apresenta as funções de configuração de
margens, orientação e tamanho do papel, quebra de texto, altura e lar-
gura das células etc.
• Guia fórmulas: essa guia é composta por comandos e funções de ge-
renciamento dos nomes das células, inserir função, biblioteca de fun-
ções (onde são guardadas informações sobre as fórmulas) etc.
• Guia dados: possui as funções de criação de filtros, classificação em
ordem crescente e alfabética ou decrescente, entre outros.
• Guia revisão: apresenta funções de inserção de revisão de texto, co-
mentários, controle, idioma gramática do texto redigido.
• Guia exibir: essa guia apresenta os modos de exibição da tela do Excel,
como zoom, linhas de grade, fórmulas e títulos e forma de exibição da
pasta de trabalho.
2.1.2 CONCEITOS INICIAIS

A planilha é composta por linhas e colunas. As interseções de linhas e
colunas são as células, que tem por objetivo armazenar o conteúdo, dados e in-
formações. As células possuem um endereço ou referência, constituída por letra e
número, a linha diz respeito a coluna e o número representa a linha, por exemplo,
A1 representando a interseção da coluna A com a linha 1.
185
Previamente deve-se escolher uma célula antes de inserir algum dado ou
conteúdo na mesma. Quando selecionamos uma célula, diz-se que esta é uma cé-
lula ativa, ela se apresenta diferente das outras, diferenciada por uma moldura, mas
espessa e de cor distinta, sendo esta a receber algum comando ou conteúdo. Após
a digitação dos dados na célula, finaliza-se pressionando a tecla Enter ou pode-se
clicar em outra célula via botão esquerdo do mouse.
2.1.3 O CURSOR
O cursor no Excel pode apresentar formas e funcionalidades diferentes, in-
dicando um modo de operação distinta. Vejamos quais são as aparências e funcio-
nalidades que o cursor pode vir a apresentar.
QUADRO 2 – FORMATOS DO CURSOR
Formato do cursor
Contexto Ação
ou ponteiro
Forma padrão e apresenta-se na maior parte do tempo
Selecionar as células.
no uso do Excel.
Essa forma aparece quando o cursor está entre as Ajustar a largura das colunas ou altura
divisões das linhas ou colunas. das linhas.
Apresenta-se quando está sendo editado o conteúdo Possibilitar a inserção de conteúdo na

da célula. célula, números ou texto.
Aparece quando colocado sobre o nome de uma

Selecionar linha ou coluna.
coluna ou linha.
Surge quando o cursor está sobre as bordas de uma

Mover células, gráficos ou outro.
célula, gráfico ou outro objeto.
Aparece no canto inferior esquerdo da célula ativa ou Autocompletar as células com conteúdo
grupo de células selecionadas. semelhante.
Cursor mostrado quando o mouse está sobre alguma

Selecionar guias ou comandos.
guia ou comando.
186
2.2 INSERINDO DADOS EM UMA PLANILHA
Para inserir dados em uma planilha, selecione a célula na qual deseja
realizar a inserção.
FIGURA 63 – SELECIONANDO A CÉLULA
Digite o conteúdo desejado.
FIGURA 64 – DIGITANDO CONTEÚDO
Pressione a tecla Enter ou Tab para mover para a próxima célula. Enter
moverá para a próxima célula abaixo da anterior, e Tab para a próxima célula à
direta da anterior.
2.2.1 SELECIONANDO CÉLULAS OU INTERVALOS

DE CÉLULAS, COLUNAS E LINHAS
Existem várias formas de selecionar as células ou intervalos. Vamos conhecê-las:
• Selecionar uma única célula: basta clicar sobre a célula ou utilizar as

teclas de setas do teclado a fim de mover para a célula seguinte.
• Selecionar um intervalo de células: deverá clicar sobre a primeira cé-
lula que comporá o intervalo e arrastar até a última célula desejada ou
manter a tecla Shift pressionada e depois utilizar as teclas de setas para
cima, para baixo ou para as laterais com o intuito de aumentar a seleção.
187
• Selecionar um volume maior de células: clicar sobre a primeira cé-
lula e manter a tecla Shift pressionada e depois clicar na última célu-
la do intervalo desejado. Ou clicar na primeira célula e rolar o mouse
até a última célula.
• Selecionar todas as células da planilha: basta clicar no botão, sele-
cionar tudo ou utilizar o atalho do teclado CTRL T.
FIGURA 65 – SELECIONAR TUDO
• Selecionar células ou intervalos de células separadas (não adjacentes):

deverá selecionar a primeira célula ou intervalo de células e posterior-
mente apertar e segurar a tecla CTRL, em seguida selecionando as ou-
tras células ou intervalo desejado.
• Selecionar linha ou coluna: basta clicar sobre o nome da linha ou coluna.
• Selecionar linhas ou colunas próximas (adjacentes): clicar na pri-
meira linha ou coluna e arrastar o mouse até a última linha ou coluna
desejada ou selecionar a primeira linha ou coluna e pressionar a tecla
Shift e selecionar a última linha ou coluna.
3 INSERINDO FÓRMULAS
As fórmulas se apresentação em forma de cálculos sobre valores no Excel.
Uma fórmula, sem exceção, inicia-se com o sinal de igual (=). Para desenvolver as
fórmulas no Excel, deve-se seguir a regra matemática básica da ordem de opera-
ções, parênteses, potências, multiplicações e divisões e adição e subtração.
Exemplo: = 4 + 2 * 2. Nesse caso, primeiro é realizada a multiplicação 2 * 2,
para posterior somatório do valor 4.
188
As fórmulas também podem ser inseridas por meio de uma função, ou
seja, é a fórmula pré-desenvolvida e armazenada no Excel (ver biblioteca de fun-
ções na guia fórmulas no Excel) que assumirá um valor, efetuará uma operação e
retornará outro valor.
Exemplo: na fórmula = SOMA (A1:A3), utiliza-se a função soma para acres-
centar os valores A1, A2 e A3. Essa função, nesse caso, apresenta somatório do
conteúdo existente nas células A1, A2 e A3.
Uma fórmula pode incluir todos ou alguns dos componentes a seguir:
1. Funções: as funções iniciam com um sinal de igual (=).

2. Referências de células: pode-se utilizar a referência ou endereço da
célula para na fórmula. Por exemplo, a referência de célula A2.
3. Constantes: pode-se inserir constantes, como os números ou valores
de texto.
4. Operadores: são os símbolos utilizados nas equações, indicando que
tipo de cálculo será realizado, como: +, - , * , /, ^, entre outros.
FIGURA 66 – COMPONENTES DE UMA FUNÇÃO
1 2 3
= SOMA () * A3 ^ 2
• Fórmulas simples: para criar uma formulação simples, é necessário

seguir os passos a seguir:
a. Clique na célula em que deseja inserir a fórmula.

b. Digite o sinal de igual (=).
c. Digite a fórmula, com as constantes e operadores que serão
utilizados no cálculo.
d. Pressione Enter.
189
Exemplos:
= 4 + 2 Acrescenta 4 e 2
= 4 - 2 Subtrai 2 de 4
= 4 / 2 Divide 4 por 2
= 4 * 2 Multiplica 4 por 2
= 4 ^ 2 Eleva 4 à segunda potência
• Desenvolvendo fórmulas utilizando referência de célula:

b. Clique na barra de fórmulas e escreva o sinal de igual (=).
c. Clique na célula inicial que será inserida na fórmula.
d. Digite o operador a ser utilizado.
e. Clique na próxima célula a ser inserida na fórmula. Repita os pas-
sos C a D quantas vezes for necessário, até finalizar a fórmula.
f. Pressione Enter.
Exemplo:
FIGURA 67 – FÓRMULAS UTILIZANDO REFERÊNCIA DE CÉLULA
Observe que na fórmula, a referência de célula B4 está na cor azul, e o in-

tervalo de célula indicado com o número 4 também está com a borda azul com
cantos quadrados. E o mesmo ocorre com a referência de célula C4, contudo está
na cor vermelha, e o intervalo de célula indicado com o número 2 também está com
a borda vermelha e com cantos quadrados.
190
• Desenvolvendo fórmulas com a função:

b. Clicar em inserir função na barra de fórmulas. O sinal de = será
inserido automaticamente.
FIGURA 68 – FUNÇÃO
Abrirá a janela a seguir:
FIGURA 69 – JANELA INSERIR FUNÇÃO
c. Selecione uma função entre as que se apresentam em selecione

uma função.
d. Insira os argumentos.
e. Após completar a fórmula, tecle Enter.
191
FIGURA 70 – INSERINDO ARGUMENTOS
• Usando a função AutoSoma: podemos utilizar a função SOMA

diretamente da barra de guias, especificamente na guia página inicial,
em edição.
FIGURA 71 – AUTOSOMA
192
Basta selecionar a célula em que será inserida a função e clicar no comando
AutoSoma e inserir as referências de células desejadas para completar a fórmula.
• Operadores de cálculo:
• + : adição.
• - : subtração.
• / : divisão.
• * : multiplicação.
• ^ : exponenciação.
• % : porcentagem.
• Operadores de comparação: esses operadores comparam dois ou
mais valores. Ao comparar dois ou mais valores utilizando os operadores
a seguir, teremos como resultado um valor lógico, verdadeiro ou falso.
• = (sinal de igual): Igual a (A1=B1)
• > (sinal de maior que): Maior que (A1>B1)
• < (sinal de menor que): Menor que (A1<B1)
• >= (sinal de maior e sinal de igual): Maior ou igual a (A1>=B1)
• <= (sinal de menor e sinal de igual): Menor ou igual a (A1<=B1)
• <> (sinal de menor e sinal de maior): Diferente de (A1<>B1)
• Operadores de referência: esses operadores são utilizados para
combinar intervalos de células.
• : (dois-pontos): operador usado para indicar intervalo entre célu-
las. Exemplo: (B5:B15).
• , (vírgula): indica união, combinando diferentes referências em
uma referência. Exemplo: (SOMA(B5:B15,D5:D15)).
• Espaço (inserido com a tecla backspace): indica interseção, que
produz sobre referência as células comuns a duas referências
(B7:D7 C6:C8).
193
3.1 PRATICANDO FÓRMULAS BÁSICAS NO EXCEL
• Função SOMA ou AutoSoma: no exemplo a seguir, queremos saber o
total das despesas do mês de maio/2022. Para isso, podemos utilizar a
função SOMA ou o comando Autosoma.
FIGURA 72 – FUNÇÃO SOMA
194
• Subtração: no exemplo a seguir, queremos descobrir o valor líqui-
do do salário do empregado João. Para tanto, basta utilizar a fórmula
de subtração.
FIGURA 73 – SUBTRAÇÃO
• Multiplicação: queremos agora saber o valor total da compra de um

produto. Para isso, utilizamos a fórmula de multiplicação.
FIGURA 74 – MULTIPLICAÇÃO
195
• Divisão: nesse caso, queremos saber o valor respectivo de cada
acionista. Para tal, usamos a fórmula da divisão.
FIGURA 75 – DIVISÃO
• Porcentagem: a fórmula da porcentagem usa essa equação: valor/to-

tal = porcentagem. Nesse caso, a percentagem estaria no formato deci-
mal. No Excel, podemos calcular o percentual de forma fácil, utilizando o
estilo de porcentagem (%) na guia página inicial, em número.
Imagine que uma dona de casa queira comprar uma máquina de lavar
roupas, que custa R$ 1.500, porém, se ela pagar à vista, terá um des-
conto de 10%. Quanto ela pagará ao final, comprando à vista?
Utilizando o Excel, a fórmula ficaria assim:
196
FIGURA 76 – PORCENTAGEM
Ao inserir o valor do desconto, deve-se clicar na célula C2, ainda em branco,

e acionar o comando estilo de porcentagem (%), para depois digitar o valor 10. Após
isso, o conteúdo da célula apresentará 10%. Se digitarmos primeiro o valor 10 para
depois acionarmos o comando estilo de porcentagem (%), teremos como resultado
da célula um valor incorreto (no caso, de 1000%), pois o valor será multiplicado por
100% (10 * 100% = 1000%). Deve-se tomar cuidado nesse momento.
197
• Função máximo: essa função encontra o maior valor entre vários
valores. Observe:
FIGURA 77 – FUNÇÃO MÁXIMO
Entre os valores de B1 a B8, a função trará como resultado o maior valor.
• Função mínimo: essa função encontra o menor valor entre vários valores.
FIGURA 78 – FUNÇÃO MÍNIMO
198
Entre os valores de B1 a B8 a função trará como resultado o menor valor.
3.2 ANÁLISE E TOMADA DE DECISÃO COM O EXCEL

O Excel é uma ferramenta que auxilia no desenvolvimento mais rápido de
cálculos e automaticamente nas análises e tomada de decisões gerenciais, motivo
pelo qual é muito empregado nas organizações, facilitando o dia a dia das opera-
ções e o gerenciamento pelo gestor.
Vejamos um exemplo prático. A seguir, veja um exemplo de orçamento de
caixa realizado no Excel. Por meio do orçamento, o gestor pode tomar decisões de
financiamento (buscar por empréstimos, caso haja falta de dinheiro) ou de investi-
mento (de valores que estejam sobrando em caixa).
QUADRO 3 – ORÇAMENTO DE CAIXA
Orçamento de caixa da empresa Beta

Out. Nov. Dez.
Recebimentos totais R$ 210.000,00 R$ 320.000,00 R$ 340.000,00
(-) Desembolsos totais R$ 213.000,00 R$ 418.000,00 R$ 305.000,00
(=) Fluxo de caixa líquido -R$ 3.000,00 -R$ 98.000,00 R$ 35.000,00
(+) Saldo de caixa inicial R$ 50.000,00 R$ 47.000,00 -R$ 51.000,00
(=) Saldo de caixa final R$ 47.000,00 -R$ 51.000,00 -R$ 16.000,00
(-) Saldo de caixa mínimo R$ 25.000,00 R$ 25.000,00 R$ 25.000,00
Financiamento total necessário (bancos a pagar) R$ 76.000,00 R$ 41.000,00
Saldo excedente de caixa (títulos negociáveis) R$ 22.000,00
Avaliação do orçamento de caixa: como se pode observar na análise do

orçamento de caixa da empresa, possivelmente será necessário tomar emprestado
até R$ 76.000 durante o período de três meses. Com essa informação, o administra-
dor financeiro da empresa deverá adotar uma postura proativa, tomando providên-
cias antecipadas para que os recursos estejam à disposição, quando necessário.
Como se pode observar pelo exemplo citado, as planilhas eletrônicas são
primordiais no controle de dados, facilitando e descomplicando o processamento e
a transformação dos dados em informações, auxiliando no controle do fluxo de in-
formações no âmbito empresarial e, como consequência, ampliando a capacidade
do administrador de tomar decisões.
199
FÓRMULAS BÁSICAS DO EXCEL QUE VOCÊ TEM

QUE APRENDER ANTES DO PROCV
Hashtag Treinamentos
Quais são as fórmulas básicas do Excel?

São fórmulas que vão ajudar quem está iniciando agora a se familiarizar
com o Excel, são fórmulas simples, mas que são úteis na construção de diversas
planilhas. Vamos aprender sobre as fórmulas de média, soma, mult, maior e arred.
Vamos aprender também algumas ferramentas importantes para formata-
ção da nossa planilha para que possamos dar um visual melhor as planilhas que
serão construídas futuramente.
Quando utilizar essas funções?
Vamos utilizar essas fórmulas sempre que quisermos facilitar uma conta e uma
busca, para que não seja necessário fazer todos os procedimentos de forma manual.
Desta forma, podemos fazer com que o Excel facilite algumas tarefas para nós.
Vamos também utilizar algumas ferramentas quando quisermos melhorar o
aspecto visual de algumas planilhas para torná-las mais apresentáveis e dando um
aspecto mais profissional.
Vamos então construir/modificar nossa planilha para que fique igual a pla-
nilha abaixo, ou seja, para que tenha as fórmulas básicas e esteja formatada com o
objetivo de deixar mais claras todas as informações da nossa tabela.
Para ler o artigo na íntegra, acesse o link abaixo. Bons estudos!
FÓRMULAS básicas do Excel que você tem que aprender antes do PROCV. Hashtag
Treinamentos. 2019. Disponível em: https://bit.ly/3Qfp7Nt. Acesso em: 26 maio 2022.
200
RESUMO DO TÓPICO 3
• As planilhas eletrônicas se tornaram ferramentas importantes no processo de

gerenciamento e tomada de decisões.
• Planilhas eletrônicas são primordiais no controle de dados, facilitando e des-
complicando o processamento e a transformação dos dados em informações,
auxiliando no controle do fluxo de informações no âmbito empresarial.
• Um dos mais importantes softwares utilizados nas empresas e, consequente-
mente, por profissionais especializados no mercado, é o editor de planilhas Ex-
cel, produzido pela Microsoft.
• O Excel é empregado nas atividades do setor financeiro e contábil das organi-
zações, pois apresenta funcionalidades no uso de fórmulas diferenciadas para
cálculos e relatórios na área de finanças.
201
AUTOATIVIDADE
1. O Excel é empregado nas atividades dos setores financeiro e contábil das

organizações, pois apresenta funcionalidades no uso de fórmulas dife-
renciadas para cálculos e relatórios na área de finanças. Com base na
função SOMA, assinale a alternativa CORRETA que apresenta a fórmula
com referência de célula adequada sobre o total:
a. ( ) =SOMA(1.500 + 455 + 964).

b. ( ) =SOMA(B2:B4).
c. ( ) =SOMASE(B2;B4).
d. ( ) =MÁXIMO(B2:B4).
2. O Excel são planilhas eletrônicas, que se tornaram ferramentas impor-

tantes no processo de gerenciamento e tomada de decisões. Com base
no Excel, analise as sentenças a seguir:
I. As planilhas eletrônicas são primordiais no controle de dados, fa-

cilitando e descomplicando o processamento e a transformação
dos dados em informações.
II. É um dos mais importantes softwares utilizados nas empresas e,
consequentemente, por profissionais especializados no mercado.
III. O Excel não é empregado nos setores financeiros das instituições.

202
3. O Excel apresenta inúmeras funcionalidades que estão distribuídas em
suas guias na parte superior da janela, como: página inicial, inserir e ou-
tros. Entre as principais funções do Excel, classifique V para as sentenças
verdadeiras e F para as falsas:
( ) É possível realizar alterações, correções de valores, cálculos, formatação

de relatórios, execução de funções automáticas.
( ) Não possui revisor de ortografia.
( ) Não trabalha com gráficos.
a. ( ) V - F - V.
b. ( ) V - F - F.
c. ( ) F - V - F.
d. ( ) F - F - V.
4. Com a informatização das organizações e, por conseguinte, com o surgi-

mento dos sistemas de informações gerenciais, as empresas passaram a
ter um controle maior de sua operação. Contudo, algumas empresas não
utilizam somente o SI como instrumento para a gestão. Diante disso, as
planilhas eletrônicas tornaram-se ferramentas importantes no processo
de gerenciamento e tomada de decisões. Por que o editor de planilhas
Excel é um instrumento útil para os profissionais na atualidade?
5. O Excel é composto por sete menus ou guias principais que possuem a

finalidade de organizar os comandos e funções do software. Nesse con-
texto, disserte sobre as sete principais guias do Excel explicando a fun-
cionalidade de cada uma.
203
REFERÊNCIAS
ESPECIFICAÇÕES E LIMITES DO MICROSOFT EXCEL. Suporte Microsoft.

Disponível em: https://support.microsoft.com/pt-br/office/especifica%-
C3%A7%C3%B5es-e-limites-do-microsoft-excel-1672b34d-7043-467e-8e-
27-269d656771c3. Acesso em: 25 maio 2022.
ESPECIFICAÇÕES E LIMITES DO MICROSOFT EXCEL. Microsoft. Disponível em:

https://support.microsoft.com/pt-br/office/especifica%C3%A7%C3%B5es-e-limi-
tes-do-microsoft-excel-1672b34d-7043-467e-8e27-269d656771c3.
EXCEL. Versão 2019. Microsoft Corporation. 2019. Acesso em: 25 maio 2022.
FÓRMULAS básicas do Excel que você tem que aprender antes do PROCV.
Hashtag, 2019. Disponível em: https://www.hashtagtreinamentos.com/formu-
las-basicas-excel/?gclid=CjwKCAjw4ayUBhA4EiwATWyBrrLh5eO1KA-ch_UTT-
w_96CzbA5ZluUBilsBPiwYuMPxDoEV2uOcQRxoC2eMQAvD_BwE.
GATEFY. 11 casos reais e famosos de ataques de malware. 2021. Disponível

em: https://gatefy.com/pt-br/blog/casos-reais-e-famosos-de-ataques-de-malware/.
LAUDON, K.; LAUDON, J. Sistemas de informação gerenciais. Tradução de

Luciana do Amaral Teixeira. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010.
SELECIONAR texto. Suporte Microsoft, [s.d.]. Disponível em: https://su-

pport.microsoft.com/pt-br/office/selecionar-texto-5ae24034 -1c93-4805-b-
c2d-00aaf6235c97#:~:text=Outras%20maneiras%20de%20selecionar%20texto&tex-
t=Para%20selecionar%20uma%20linha%20de,%2BShift%2Bseta%20para%20baixo.
WORD. Versão 2019. Microsoft Corporation, 2019. Acesso em: 25 maio 2022.
YOUTUBE. The Malware Bug: MediaPro Security Awareness Animation.

2016. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=V-WleeTocu4.
YOUTUBE. Vírus na Internet. 2008. Disponível em: https://www.youtube.com/

watch?v=s_DHLkU-l-U. Acesso em: 22 maio 2022.
204

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Curso Profissionalizante

Revisão, Diagramação e Produção:

Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI

UNIDADE 2 INTRODUÇÃO AOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO.................73

UNIDADE 3 INTRODUÇÃO À EDIÇÃO DE TEXTOS E PLANILHAS......... 127

2 MARCOS DA ÁREA DA DOCUMENTAÇÃO

FIGURA 1 – PINTURAS RUPESTRES

Com o passar do tempo, o homem pré-histórico dominou a linguagem, fi-

FIGURA 2 – ESCRITA CUNEIFORME

Da simplicidade da escrita suméria, passamos para a escrita ideográfica,

Os instrumentos utilizados para receber e registrar a escrita, como vimos,

FIGURA 5 – PRENSA MÓVEL DE GUTENBERG

Da passagem do estágio de vida social menos organizado para um estágio

Com a contribuição do Instituto Internacional de Bibliografia, as concepções

Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:

• A origem da documentação está vinculada ao entendimento sobre a escrita, a

1. A Classificação Decimal Universal (CDU) foi criada a partir da Classifica-

I. A CDD corresponde a uma classificação internacional de docu-

Assinale a alternativa CORRETA:

a. ( ) As sentenças I e III estão corretas.

2. O aparecimento da escrita foi tão importante que, durante muito tempo,

3. Para a escrita desenvolvida no Egito Antigo se deu o nome hierógli-

4. Os hieróglifos possuem uma estrutura bem diferente das outras línguas,

5. Os seres humanos perceberam como os documentos eram importantes

FIGURA 6 – GESTÃO DE DOCUMENTOS

• Produção: fase da criação do documento. É muito importante, pois

Para melhor compreender a gestão de documentos, é importante conhe-

• Coordenar a produção, administração, manutenção e destinação dos

A principais funções da gestão de documentos são:

• Padronização: ao se elaborar os documentos, eles devem ser padroni-

2.1 IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

FIGURA 7 – DIFERENCIAL COMPETITIVO

2.2 A TECNOLOGIA E A GESTÃO DE DOCUMENTOS

• Digitalização dos documentos: uma das mais conhecidas inovações

• Terceirização da gestão de documentos: nesse processo, aplica-se

O objetivo é facilitar o dia a dia das organizações, repassando as funções

• Segurança da informação e criptografia: com o acesso à internet

Assim, surge a criptografia, que é a conversão de texto simples legível em

FIGURA 8 – SEGURANÇA CIBERNÉTICA

• Assinatura digital: com o crescimento do uso de documentos eletrô-

2.3 A RELAÇÃO DA LEI GERAL DE PROTEÇÃO

3 DOCUMENTOS E SUAS CARACTERÍSTICAS

Documento = Informação + Suporte

Para o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), documento “é toda infor-

• Suporte – Diz respeito ao material sobre o qual as informações são regis-

a. Textuais: documentos impressos e manuscritos. Exemplos: atas,

FIGURA 10 – DOCUMENTO ICONOGRÁFICO

FIGURA 11 – DOCUMENTO FILMOGRÁFICO

e. Sonoros: documentos contendo registros fonográficos. Exemplos:

FIGURA 12 – DOCUMENTO MICROGRÁFICO

FIGURA 13 – DOCUMENTO INFORMÁTICO

• Espécie – Configuração de um documento de acordo com a disposição

Para entender a tipologia documental, ou seja, o tipo do documento, deve-

• Alvará (espécie)/Alvará de funcionamento (tipo).

• Natureza – Diz respeito à natureza do assunto, se prejudica ou não a

a. Ostensivo ou ordinário: é o documento que não prejudica a or-

FIGURA 14 – DOCUMENTO SIGILOSO

QUADRO 1 – DOCUMENTO SIGILOSO

Grau de sigilo Anos/prorrogação Acesso indevido

5 anos sem Pode comprometer

FONTE: A autora (2022)

• Valor – Os documentos possuem dois tipos de valores: primário ou

1. Primário ou imediato: é próprio do documento, ou seja, pertence a ele

a. Valor administrativo: documento fundamental para a admi-