GESTÃO DOCUMENTAL HOJE

Formanda: Maria das Dores Bré

Formador: José Pedro Oliveira
Instituto do Emprego e Formação Profissional

346035 - Técnico/a Administrativo/a – UFCD 0653

07/01/2021

RESUMO

A produção anual média de páginas de papel é composta por 115 biliões de

unidades na atualidade. Hodiernamente, são vários os problemas que se
enfrentam na gestão documental através dos suportes variados para a mesma
informação, entre outras vicissitudes.

Palavras-Chave: gestão documental, produção, interatividade, digitalização

1. INTRODUÇÃO
Os problemas frequentes na gestão documental são os suportes variados para a
mesma informação, a falta do controlo sobre o documento físico e digital, o
controlo ineficaz das versões de documentos, impressões e fotocópias
desnecessárias e a duplicidade de documentos.
No futuro, a geração de conteúdo colaborativo será através de redes sociais
(Facebook, Orkut, YouTube, Twitter, etc.) e redes corporativas, como o
Microsoft SharePoint.
Também será elaborado o amparo legal para documentos digitais/digitalizados.
A novidade destaca-se na gestão de conteúdo em novos formatos, tais como
arquivos de som e vídeo.
A gestão de documentos de informação e documentos de maneira estratégica
reúnem as ferramentas necessárias para a conversão, localização e tratamento
documental, além de otimizar processos produtivos.
A gestão documental, hoje, é uma ferramenta estratégica para o sucesso das
organizações.

2. COMO GERENCIAR INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS DE MANEIRA

ESTRATÉGICA
O Gerenciamento Eletrónico de Documentos (GED) é um conjunto de
tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais
documentos podem estar em diversos suportes, como papel, microfilme, som,
imagem e arquivos originalmente digitais.
Quanto à componente da Microfilmagem, existe esta metodologia elaborada
em vários tipos, tais como o tipo Convencional, que faz a conversão de
documentos físicos para microfilme, em 16mm ou 35mm. Outro tipo de método
é o sistema COM – Computer Output Microfilm, o qual é definido pela gravação
de informações digitais em suporte micrográfico – microficha; cartão janela;
jaqueta.
Finalmente, ainda outro tipo de microfilmagem é o método eletrónico, fazendo
a conversão de documentos digitais para suporte micrográfico.
A digitalização é a conversão de documentos físicos ou em suporte micrográfico
em imagens digitais (TIFF/ JPG/ PDF).
A indexação é a geração de base de dados que liga a informação desejada à
localização física ou virtual do documento original. Um dos tipos de indexação
mais usados e conhecidos são os de conteúdo colaborativo na web, como por
exemplo, o Google (o maior indexador da web), entre demais sites de busca.
Outros tipos de indexação que se podem processar são:
 Softwares de GED/ECM
ECM significa Enterprise Content Management (Manutenção de Conteúdo
Empresarial).
As tecnologias que se podem correlacionar são:
 Document Imaging (DI) – documento de imagem ou Gerenciamento de
Imagens e Documentos;
 Document Management (DM) – Manutenção de documentos;
 COLD/ERM – em substituição ao COM, proporciona o armazenamento de
informações em discos óticos, com gerenciamento de relatórios de forma
digital;
 RIM (Records and Information Management) – atribui e controla o ciclo
de vida específico de um tipo documental.

3. CONCLUSÃO
Os tipos de indexação de conteúdo colaborativo na web, como o exemplo
demonstrado do motor de busca Google, são os tipos de ferramenta mais úteis
para os geradores de arquivo processado na metodologia profissional do
Trabalhador Independente ou de uma Empresa Unipessoal.
Esta mesma informação armazenada pode ser otimizada para publicação de
conteúdos ideais às estruturas de divulgação de informação como as redes
sociais, blogues, websites e criação de conteúdo para e-mail – os suportes que
definem a geração de Marketing de Conteúdo para a web.
É o Gerenciamento Eletrónico de Documentos (GED) que possibilita uma melhor
manutenção e organização de uma grande quantidade de memória de dados de

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arquivo, de maneira a criar mais espaço com um maior número de documentos
e favorecer uma melhor preservação do meio ambiente com a redução da
produção e consumo de papel.
Os arquivos de som (podcast) e vídeo possibilitam uma nova abordagem de
leitura e interpretação da informação e facilitam a rapidez na comunicação da
mensagem que está a ser partilhada.
Philip Kotler (2008, p. 1) “A tecnologia é um aliado para o nosso bem-viver”.

4. REFERÊNCIAS
Portilho, G. A Gestão Documental Hoje: GED/ECM – tecnologias e suas
aplicabilidades. Disponível: <https://pt.slideshare.net/GabriellaPortilho/gesto-
documental-hoje-7387532>. Acessado em 30 de julho de 2020.