CLEITON JOS MANNES

SEGURANA E ACESSO INFORMAO EM GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS:

UMA ABORDAGEM ARQUIVSTICA

FLORIANPOLIS - SC 2006

NIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA UDESC CENTRO DE CINCIAS DA EDUCAO CCE/FAED DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAO

CLEITON JOS MANNES

SEGURANA E ACESSO INFORMAO EM GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS:

UMA ABORDAGEM ARQUIVSTICA

Trabalho de Concluso de Curso, apresentado disciplina de Projeto de TCC, do curso de Biblioteconomia Gesto da Informao. Orientador: Prof. Divino Igncio Ribeiro Junior Co-orientadora: Nomia Schoffen Prado

FLORIANPOLIS - SC 2006

FICHA CATALOGRFICA
M3151s Mannes, Cleiton Jos, 1983Segurana e acesso informao em GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos: uma abordagem Arquivstica / Cleiton Jos Mannes; Orientador: Divino Igncio Ribeiro Jnior; Co-orientadora: Nomia Schoffen Prado. Florianpolis, 2006. 38p. ; 29.7cm. Inclui Referncias. Trabalho de Concluso de Curso (Graduao) Universidade do Estado de Santa Catarina, Centro de Cincias da Educao, Departamento de Biblioteconomia e Documentao. 1. Segurana e acesso informao GED; 2. Gerenciamento Eletrnico de Documentos; 3. Preservao de documentos digitais Arquivo. I. Ribeiro Jnior, Divino Igncio; II. Prado, Nomia Schoffen; III. Ttulo. CDD: 025.84

CLEITON JOS MANNES

SEGURANA E ACESSO INFORMAO EM GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS:

UMA ABORDAGEM ARQUIVSTICA

Trabalho de Concluso de Curso aprovado como requisito parcial para obteno do grau de Bacharel em Biblioteconomia Habilitao em Gesto da Informao da Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC.

Banca Examinadora

Orientador: Professor Dr. Divino Igncio Ribeiro Jnior Universidade do Estado de Santa Catarina

Co-orientador: Professora MSC. Nomia Schoffen Prado Universidade do Estado de Santa Catarina

Membro: Professora MSC. Maria de Lourdes Blatt Ohira Universidade do Estado de Santa Catarina

FLORIANPOLIS 2006

AGRADECIMENTOS

Agradeo primeiramente a Deus por me dar o dom da vida e da sabedoria para enfrentar as dificuldades do dia-a-dia, permitindo assim, que todos os meus projetos se realizem. Agradeo tambm a minha famlia por me dar apoio durante toda a minha vida e, principalmente durante a realizao do curso de Biblioteconomia. Agradeo ainda ao meu tio Juska e minha prima Letcia por me apoiarem durante os meus estudos, e, principalmente, durante a realizao deste trabalho. Eu no poderia deixar de agradecer tambm ao Professor Divino e Professora Nomia, que foram meus orientadores e que contriburam muito para a realizao deste trabalho. Aproveito tambm para agradecer todos os Professores do curso de Biblioteconomia da UDESC pelos ensinamentos que nos passaram e que, sem dvida, sero de fundamental importncia para mim e para os meus colegas de turma no mercado de trabalho. Agradeo tambm todos aqueles funcionrios da UDESC que foram meus colegas de trabalho durante os quatro anos de curso e em especial aqueles que por algumas vezes ajudaram na soluo daqueles problemas de ltima hora, que geralmente acontecem antes da entrega ou apresentao de um trabalho. Agradeo ainda aos meus colegas de turma pelos quatro anos de companheirismo e pela ajuda mtua para que possamos todos alcanar nossos ideais.

RESUMO

Apresenta um estudo das principais metodologias e tcnicas de segurana e preservao de documentos digitais em sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documento GED. O objetivo desta pesquisa foi fazer um levantamento e anlise das tcnicas de segurana e preservao de documentos eletrnicos existentes, a fim de compilar uma proposta de recomendaes que possam servir como referncia para novos projetos de GED, objetivos estes que foram alcanados atravs de pesquisa bibliogrfica. Num primeiro momento apresenta a importncia da segurana e preservao dos documentos eletrnicos, apontando os principais conceitos envolvidos na rea de Gerenciamento Eletrnico de Documentos, com base nos pontos de vista da Informtica e da Arquivologia. Destaca algumas das principais tcnicas e recomendaes propostas atualmente por diversos rgos nacionais e internacionais. Com base nas informaes obtidas atravs da pesquisa bibliogrfica, so propostas algumas recomendaes que podem servir como ponto de partida para futuros projetos de GED, garantindo assim, a integridade e o acesso amplo e seguro aos documentos eletrnicos por muitos anos. PALAVRAS-CHAVE: Segurana e acesso informao; Gerenciamento Eletrnico de Documentos; preservao de documentos digitais

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

Cpia de segurana Backup Compact Disk CD Conselho Nacional de Arquivo CONARQ Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED Gerenciamento de Documentos Eletrnicos GDE Tecnologia de Informao TI Unidade de Informao UI

LISTA DE ILUSTRAES
Figura 1: Instrumentos para a Gesto de Documentos ..................................19 Figura 2: Conceitos Bsicos de Segurana da Informao ............................24

LISTA DE TABELAS
Tabela 1 Elementos Caractersticos dos Documentos ...................................17 Tabela 2 Pontos Fortes e Fracos das Metodologias Atuais............................28

SUMRIO

INTRODUO ..........................................................................................................10

2 REVISO DE LITERATURA .................................................................................14 2.1 Segurana e acesso informao em GED: uma abordagem Arquivstica ........14 2.1.1 Arquivologia......................................................................................................15 2.1.2 Documento .......................................................................................................16 2.1.3 Gesto de Documentos....................................................................................18 2.1.3 Segurana e acesso informao ...................................................................19 2.1.4 GED..................................................................................................................21 2.2 Preservao de documentos digitais...................................................................23 2.2.1 O papel do Bibliotecrio e do Arquivista na segurana e preservao dos documentos...............................................................................................................26 2.2.2 Custos de preservao.....................................................................................27 2.2.3 Pontos fortes e fracos das metodologias utilizadas atualmente .......................28

3 PROPOSTA DE RECOMENDAES PARA A SEGURANA E PRESERVAO DOS DOCUMENTOS ELETRNICOS EM GED......................................................30 3.1 Limitaes do conjunto de recomendaes ........................................................30 3.2 projeto de ged .....................................................................................................31 3.2.1 Definio das atividades...................................................................................31 3.2.2 Definio das responsabilidades ......................................................................32 3.2.3 Definio dos critrios de segurana ...............................................................33

4 CONSIDERAES FINAIS ...................................................................................36

REFERNCIAS.........................................................................................................38

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ..............................................................................40

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1 INTRODUO

Com o surgimento de novas ferramentas de Tecnologia da Informao (TI) e com o aumento considervel na quantidade de informaes produzidas diariamente, tanto em papel como em meio eletrnico comum ouvir o discurso de que o GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos - a soluo para os problemas de gerenciamento e segurana dos arquivos modernos. importante lembrar que tanto os documentos em papel (impressos ou manuscritos), quanto em meios digitais (CD, discos rgidos, WORM, etc.) possuem um ciclo de vida, ou seja, chegar um momento em que estes no podero mais ser acessados, seja pelo desgaste fsico do suporte informacional ou pela obsolescncia das tecnologias empregadas na gravao de uma determinada informao. Arellano (2004), afirma que:
[...] existem, ademais, os efeitos da temperatura, umidade, nvel de poluio do ar e das ameaas biolgicas; os danos provocados pelo uso indevido e o uso regular; as catstrofes naturais e a obsolescncia tecnolgica.

Os arquivos so responsveis pela custdia e preservao dos documentos que fazem parte do seu acervo, independentemente do seu suporte informacional. A preservao dos documentos eletrnicos um dos desafios do sculo XXI, a fim de garantir o acesso as informaes no futuro, permitindo assim que os novos usurios possam conhecer as tecnologias que foram empregadas na poca em que foi gerado um determinado documento eletrnico, preservando assim a sua histria. Percebe-se atualmente uma grande movimentao por organizaes pblicas e privadas para a implantao de sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED. Mas, paralelo esta movimentao, surgem inmeros questionamentos que, se no forem muito bem resolvidos, podero comprometer o funcionamento do sistema e causar a perda de informaes. Tudo isso se deve a escassez de tcnicas e recomendaes padronizadas para a realizao destas atividades. Outro fator que agrava ainda mais a situao no momento da criao de um projeto de GED que a maioria dos conjuntos de tcnicas disponveis at o momento ainda esto em fase de desenvolvimento. Desta forma, os problemas abordados nesta pesquisa podem ser caracterizados a partir dos seguintes pontos: parte das

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Quais so os procedimentos que podem ser adotados para a segurana e preservao dos suportes de armazenamento de arquivos eletrnicos? Quais so as melhores tcnicas e suportes para o armazenamento dos documentos eletrnicos, a fim de garantir sua preservao e acesso no futuro?

Para responder estas questes, este trabalho pretendeu analisar as polticas e tcnicas de segurana e preservao da informao existentes na rea de Gerenciamento Eletrnico de Documentos e propor alternativas para melhoria das tcnicas de preservao utilizadas atualmente. Desta forma, os objetivos especficos desta pesquisa podem ser listados da seguinte forma: Fazer um levantamento das tcnicas existentes para a segurana da informao em GED; Analisar as tcnicas de segurana utilizadas atualmente apontando seus pontos fortes e fracos; Compilar um conjunto consistente de tcnicas para a segurana da informao em GED, com base nos pontos fortes das tcnicas utilizadas atualmente e no ponto de vista da Cincia da Informao; Disponibilizar um conjunto de recomendaes para a segurana e preservao de documentos eletrnicos, a fim de permitir que este possa ser utilizado como uma referncia pelos gestores da informao que esto em fase de desenvolvimento e/ou implementao de um projeto de GED. Nas ltimas dcadas temos vivido em meio a uma grande exploso informacional, onde a todo momento ocorre uma espantosa evoluo em todas as reas do conhecimento, principalmente na rea das Tecnologias de Informao (TI). Da a importncia do GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos nas instituies que lidam com grandes fluxos de informaes, a fim de garantir seu acesso de forma rpida e precisa. Em meio ao grande desenvolvimento de novas tecnologias que garantam o acesso e a preservao das informaes eletrnicas, temos que levar em considerao a durabilidade dos suportes de armazenamento de informao e o

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surgimento de inmeras tcnicas que tm o objetivo de destruir ou capturar de forma ilegal estas informaes. Partindo destes princpios, pretendeu-se estudar as tcnicas existentes e, com base nos seus pontos positivos, compilar um conjunto de recomendaes para a segurana e a preservao de documentos eletrnicos em projetos de GED. Para alcanar os objetivos desta pesquisa lanou-se mo da metodologia de pesquisa qualitativa e quantitativa.
A pesquisa qualitativa se preocupa com uma realidade que no pode ser quantificada. Ela trabalha com o subjetivo dos sujeitos (crenas, valores, atitudes, etc.). Esta abordagem tambm pode trabalhar com dados, porm o tratamento no deve envolver estatstica avanada. A pesquisa quantitativa aquela que tem como suporte medidas e clculos mensurativos. A abordagem qualitativa busca a compreenso e a quantitativa a explicao. (COSTA; COSTA, 2001, p.25).

Sendo assim, foi realizada uma pesquisa bibliogrfica das tcnicas de segurana e acesso a informao em GED utilizadas atualmente, a fim de apontar seus pontos fortes e fracos, para que em seguida, seja possvel propor melhorias e/ou alternativas para a preservao e segurana da informao. Cervo e Bervian (2006), afirmam que, qualquer espcie de pesquisa, em qualquer rea, supe e exige uma pesquisa bibliogrfica prvia, quer para o levantamento do estado da arte do tema, quer para a fundamentao terica ou ainda para justificar os limites e contribuies da prpria pesquisa. As tcnicas adotadas para a realizao desta pesquisa foram a realizao de uma reviso bibliogrfica e anlise das recomendaes existentes, propostas por rgos nacionais e internacionais, como, por exemplo as recomendaes do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e a ISO 17799. Atravs desta metodologia torna-se possvel fazer um levantamento do que vem sendo estudado e utilizado pelas Unidades de Informao para garantir a segurana, o acesso e a preservao da informao em meio eletrnico. Este trabalho est dividido em dois captulos, sendo que no primeiro apresentada uma reviso de literatura, que teve como objetivo definir os principais conceitos referentes segurana e preservao de documentos. Alm disso, este captulo mostra ainda o papel do Bibliotecrio na segurana e preservao de documentos em sistemas de GED. No segundo captulo apresentada uma proposta de recomendaes para a segurana e preservao dos documentos eletrnicos em GED, a fim de que estas

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possam servir como referncia para o desenvolvimento de novos sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos.

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2 REVISO DE LITERATURA
2.1 SEGURANA E ACESSO INFORMAO EM GED: UMA ABORDAGEM ARQUIVSTICA

No atual contexto da Sociedade da Informao e com as transformaes trazidas pelas novas tecnologias, surge uma grande preocupao por parte dos Profissionais da Informao (bibliotecrios, arquivistas e especialistas em Cincia da Informao) no sentido de organizar todo este contedo informacional de forma adequada, garantindo assim a sua preservao e recuperao. Os arquivos, de um modo geral tm a finalidade de reunir, organizar e garantir a segurana e preservao dos documentos que lhe foram confiados. Implementar uma poltica de segurana da informao de forma adequada, tem por objetivo atender a todos os requisitos de segurana (fsica, digital ou tecnolgica e cultural), fazendo com que a informao detenha os atributos necessrios sua utilizao de forma ampla, confivel e a qualquer tempo (CMARA BRASILEIRA DE COMRCIO ELETRNICO apud LUZ, 2004). Quando nos referimos a arquivos em meio eletrnico, o problema em relao a sua segurana e preservao ainda maior, visto que este tipo de informao depende muito do tipo do suporte onde est armazenada, ou seja, no basta apenas a preocupao em tratar a informao como informao em papel, por exemplo. preciso ir alm disso, pois deve-se considerar o tipo de suporte onde a informao est armazenada e a plataforma tecnolgica necessria para a sua recuperao no futuro. Como o foco deste trabalho fazer um estudo das tcnicas de segurana e acesso informao em GED, com enfoque voltado para a Arquivologia, torna-se necessrio o estudo de alguns conceitos chave para o desenvolvimento deste trabalho, como: arquivologia, segurana, acesso informao e GED.

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2.1.1 Arquivologia

Partindo da Arquivovlogia como a cincia que estuda os arquivos e procura desenvolver tcnicas para serem adotadas nos diversos setores onde estes podem ser encontrados, garantindo assim a sua segurana, preservao e acesso. De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1996), Arquivologia a disciplina que tem por objetivo o conhecimento dos arquivos e da arquivstica. J o termo arquivstica, ainda de acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, so os princpios e tcnicas a serem observadas na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos. Na literatura existem diversos conceitos para a palavra arquivo, variando de acordo com as reas onde esto sendo estudados, como por exemplo, arquivos pblicos, arquivos empresariais, arquivos particulares, etc. A Lei N 8.159, de 08 de janeiro de 1991 que trata de arquivos afirma que:
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Independentemente do tipo de arquivo, fica evidente algumas funes que podem ser encontradas em praticamente todos os tipos de arquivos, tais como a produo, recebimento, organizao, tratamento e preservao dos documentos, independente do suporte em que estes estejam armazenados. Paes (1996) afirma que a principal finalidade do arquivo servir administrao, constituindo-se, conseqentemente, em base de conhecimento da histria. As funes bsicas dos arquivos so a guarda e a preservao dos documentos, visando a sua utilizao. Com base no exposto acima, torna-se indispensvel a realizao de estudos na rea de Gerenciamento Eletrnico de Documentos, visto que este estar lidando com documentos que devero ser recuperados no futuro e que para isso seja possvel precisam de um bom tratamento, armazenamento e manuteno. Como o foco principal do trabalho so os documentos eletrnicos, precisamos entender alguns conceitos que variam um pouco em relao aos propostos pela arquivologia tradicional.

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Na rea das Tecnologias da Informao (TI), tambm h uma grande preocupao quanto a preservao dos arquivos em meio eletrnico, desta forma eles tambm trabalham com alguns conceitos semelhantes em alguns pontos com a Arquivologia, a comear pelo prprio termo arquivo que, de acordo com o Dicionrio de Informtica (1999, p.15) :
Uma coleo completa de informaes identificadas por um nome prprio, como um programa, um conjunto de dados usado por um programa ou um documento criado pelo usurio. O arquivo a unidade bsica de armazenamento que permite ao computador diferenciar um conjunto de informaes de outro. Os arquivos podem ser gravados em um formato legvel pelas pessoas ou no, ainda assim eles so o elo que une um aglomerado de instrues, nmeros, palavras ou imagens em uma unidade que o usurio pode recuperar, modificar, eliminar, gravar ou enviar a um dispositivo de sada.

Como o assunto a ser tratado o gerenciamento eletrnico de documentos, adotamos o conceito de arquivo para definir o local de armazenamento e tratamento dos documentos e arquivo eletrnico, para definir o conjunto de informaes sobre documentos eletrnicos. O conceito de arquivo para a TI aproxima-se mais do conceito de documento para a arquivologia, conforme ser apresentado na prxima sesso. Feita a definio dos conceitos de arquivo, necessrio entender os diversos conceitos de documentos, de cordo com as abordagens arquivsticas e de TI. 2.1.2 Documento

Na arquivologia, os documentos so a essncia dos arquivos, pois reunem todas as informaes que so guardadas, organizadas e preservadas por eles. Sem documentos no haveria a necessidade de existirem arquivos. Partindo destes princpios, apresentamos a seguir alguns conceitos sobre o termo documento. De acordo com o Arquivo Nacional (2006),
Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem em uma determinada poca ou lugar.

importante lembrar que existem diversos tipos de documentos, dos quais podemos citar os documentos de arquivo, os documentos eletrnicos e os documentos arquivsticos eletrnicos.

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O CONARQ (Conselho Nacional de Arquivo) define bem em seu site estes trs tipos de documentos:
Documento Arquivistico: a informao registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Documento Eletrnico: o documento em meio eletrnico, com um formato digital, processado por computador. Documento Arquivistico Eletrnico: o processado por um computador. (Grifo nosso). documento arquivstico

Todos os conceitos apresentados acima possuem uma viso arquivstica. No entanto, necessrio observar algumas diferenas e semelhanas entre estes conceitos em relao TI, visto que esta lida exclusivamente com documentos eletrnicos, foco principal do trabalho. De acordo com o Dicionrio de Informtica (1999), documento :
[...] qualquer trabalho criado com um programa aplicativo e gravado em disco, recebendo um nome de arquivo especfico atravs do qual pode ser recuperado. As pessoas tendem a imaginar que documentos so apenas os arquivos gerados pelos processadores de textos. Para o computador, porm, os dados so apenas grupos de caracteres e, assim, uma planilha e um grfico podem ser considerados documentos, tanto quanto qualquer carta ou relatrio.

Para o desenvolvimento deste trabalho adotaremos o conceito acima, quando nos referir-mos documento eletrnico, em detrimento aos conceitos genricos, que na maioria das vezes no englobam os documentos em meio eletrnico. Gonalves (1998, p.18), afirma que, por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar elementos caractersticos comuns: suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo e contexto de produo. Para entender melhor estas caractersticas apresentada a tabela abaixo:

TABELA 1: ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS

Definio Tcnica Suporte Forma
Material sobre o qual as informaes so registradas Estgio de preparao de transmisso de documentos Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo Fita magntica, filme de nitrato, papel Original, cpia, minuta, rascunho Caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme Documentao audiovisual, documentao fotogrfica, documentao iconogrfica, documentao textual

Exemplos

Formato

Gnero

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Espcie

Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nelas contidas

Boletim, certido, declarao, relatrio Boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, declarao de bens, declarao de imposto de renda, relatrio de atividades, relatrio de fiscalizao

Tipo

Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou

Fonte: Gonalves (1998, p.19)

2.1.3 Gesto de Documentos A partir dos conceitos acima, torna-se fcil entender por que os arquivos constituem-se, segundo Carvalho e Longo apud Ohira et all (2004, p.9),
[...] em um centro ativo de informaes que, precisam estar devidamente organizados e estruturados para atingirem seus objetivos, que so atender administrao, evitar erros e repeties desnecessrias, produzir conhecimento para assessorar as tomadas de deciso e dar continuidade aos trabalhos das instituies.

Cada vez mais, torna-se necessrio a adoo de programas de gesto de documentos, como o GED, por exemplo, amparado pela Lei n 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que, no Art. 3, considera gesto de documentos como
[...] o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).

Com a utilizao de ferramentas especficas para a gesto de documentos, torna-se possvel obter uma boa organizao dos arquivos, garantindo assim que a segurana, o acesso e a preservao dos documentos, independente do seu suporte de armazenamento. Para que o gerenciamento de documentos seja possvel, Ohira apud Ohira et all (2004) apresenta alguns dos principais instrumento que podem ser utilizados para a gesto de documentos. Estes instrumentos podem ser observados na Figura 1.

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Figura 1: Instrumentos para a Gesto de Documentos Fonte: Ohira apud Ohira et all (2004, p.10)

2.1.3 Segurana e acesso informao Com o constante aumento nas produes tecnolgicas, existe uma tendncia adoo das novas tecnologias, com vistas a usufruir dos benefcios adicionais trazidos por elas, esquecendo-se de preservar as j existentes, pondo assim em risco toda a produo de informaes geradas at o momento. Arellano (2004, p.15), afirma que:
A natureza dos documentos digitais est permitindo ampla produo e disseminao de informao no mundo atual. fato que na era da informao digital se est dando muita nfase gerao e/ou aquisio de material digital, em vez de manter a preservao e o acesso a longo prazo aos acervos eletrnicos existentes. O suporte fsico da informao, o papel e a superfcie metlica magnetizada se desintegram ou podem se tornar irrecuperveis. Existem, ademais, os efeitos da temperatura, umidade, nvel de poluio do ar e das ameaas biolgicas; os danos provocados pelo uso indevido e o uso regular; as catstrofes naturais e a obsolescncia tecnolgica.

J existe por parte da Arquivologia uma srie de medidas que podem ser adotadas para a preservao de documentos. O problema que estas tcnicas, na sua maioria no compreendem os documentos eletrnicos, estando voltadas

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somente para os meios mais tradicionais de arquivamento como em papel e em microfilme. Percebe-se na literatura uma importante preocupao por parte dos estudiosos, tanto da rea de Arquivologia, como da Cincia da Informao e das TIs. Inmeros estudos vem sendo realizados na rea de segurana e preservao da informao eletrnica em todo o mundo, dentre os quais ARELLANO (2004), destaca a Carta para a Preservao do patrimnio Arquivstico, produzida pela Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Arquivo Nacional (CONARq), alm de projetos internacionais como o InterPARES I e II, o projeto Pittsburgh Functional and Requirements for Evidence in Recording, o modelo de requisitos para a gesto de arquivos eletrnicos MoReq, o United States Department of Defense Records DOD e o DIRKS. Fazendo um cruzamento entre as definies de Arquivo e segurana da Informao, temos delimitado o objeto da poltica de segurana da informao a ser estudada no mbito dos sistemas de arquivos: a Informao Social contida nos sistemas de informao (Arquivo, Biblioteca e Novas Tecnologias). Luz (2004, p.28), destaca alguns aspectos de segurana contidos na ISO 17799 Cdigo de Prtica para a Gesto de Segurana da Informao:
Proteo de dados e privacidade de informaes pessoais [como por exemplo no Pronturio de Paciente]; Promover anlise crtica e avaliao da poltica implementao; Convm que hardware e software utilizados sejam verificados para garantir compatveis com outros componentes do sistema, quando necessrio; Controle de acesso fsico e acesso lgico, com a definio de razes para nveis especficos de acesso; Classificao da informao segundo a importncia, a prioridade e o nvel de proteo; Assegurar que os ativos de informao recebam um nvel adequado de proteo; Rotular e tratar a informao de acordo com a classificao adotada; Procedimentos de tratamento da informao devem abranger os seguintes tipos de atividades de processamento da informao: cpia [analgicas ou digitais], armazenamento [e emprstimo], transmisso [qualquer via: correio, fax ou e-mail], transmisso pela fala [telefonia mvel, correio de voz ou secretrias eletrnicas] e destruio; Procurar reduzir os riscos de erro humano, roubo, fraude ou uso indevido das instalaes;

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Documentar as regras e responsabilidades de segurana, incluindo as tais em fases de recrutamento e treinamento de usurios;

Um adequado sistema de segurana deve permitir ao administrador do sistema controlar que pastas e documentos os usurios podem visualizar, que aes podem executar nesses documentos (editar, copiar, apagar etc). Esse sistema deve controlar acesso s pastas, aos documentos e at s imagens com tarjas e textos de uma maneira simples. A habilidade de desenvolver GED para uma grande variedade de usurios requer um robusto sistema de segurana combinado com a interface do usurio (LASERFICHE apud MACEDO, 2003). Agora que j conhecemos os principais conceitos relativos a segurana e acesso a informao, devemos voltar nossa ateno para o GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos. 2.1.4 GED

O GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos oferece uma srie de ferramentas modernas para o gerenciamento e acesso s informaes disponveis tanto em papel como em meio eletrnico. O gerenciamento eletrnico de informaes em papel pode ser feito atravs da criao de bases de dados onde estaro contidas todas as informaes sobre determinados documentos, a fim de agilizar a sua recuperao. Neste trabalho abordamos apenas o Gerenciamento de Documentos Eletrnicos, tambm conhecido como GDE, isso porque os documentos em papel ou outros formatos j fazem parte da rotina de preservao dos arquivos, enquanto que os arquivos eletrnicos ainda no possuem polticas claramente definidas para garantir a sua preservao. Esta situao se agrava ainda mais se pensar-mos na fragilidade e no auto grau de volaticidade das informaes eletrnicas. A diferena entre o GED e o GDE que o GED trabalha tanto com documentos eletrnicos, quanto com documentos em papel ou outros suportes, enquanto que o GDE trabalha exclusivamente com documentos eletrnicos. De acordo com o CENADEM (2006):
Os sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos no so simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED mais, pois ele implementa categorizao de documentos, tabelas de temporalidade, aes de disposio e controla nveis de segurana. vital para a manuteno das bases de informao e conhecimento das empresas.

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A definio de Avedon apud Macedo (2003), sobre gerenciamento eletrnico de documentos (GED) de uma configurao de equipamento, software e de recursos de telecomunicaes baseada em computador e automatizada, que armazena e gerencia imagens de documentos e seus ndices codificados, que podem ser lidos por mquinas e processados por computador para recuperao quando solicitados. Para KOCH (1998), GED a somatria de todas as tecnologias e produtos, isoladamente ou em conjunto, que visam a gerenciar informaes de forma eletrnica, podendo se apresentar na forma de voz, texto ou imagem. Com base nos conceitos apresentados acima, pode-se afirmar que o GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informaes desde sua criao at o seu arquivamento. As informaes podem, originalmente, estar registradas em mdias analgicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Funciona com hardwares e softwares especficos e usa a tecnologia da informtica para captar, armazenar, localizar e gerenciar documentos. O conceito de GED como um leque que est em constante abertura devido ao grande nmero de tecnologias que esto relacionadas ele. Isso pode ser verificado durante a sua evoluo, pois no princpio a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalizao de um documento gerado em papel atravs de um scanner, permitindo assim a sua visualizao na tela do computador, inclusive em rede, ou seja, ainda no tratavam de GDE. Atualmente a maioria das empresas tm uma imensa quantidade de documentos que j so produzidos eletronicamente, como textos, tabelas, grficos, planilhas, desenhos de engenharia, e-mails, etc. Por meio destas facilidades de gerao de documentos surgem inmeras duplicaes e perdas de documentos, exigindo assim que sejam tomadas medidas urgentes para organizar este verdadeiro caos informacional. Todo o processo histrico de desenvolvimento de GED pode ser visto com detalhes no site do CENADEM, no endereo: www.cenadem.com.br. Com base no que foi dito acima, pode-se observar que existem diversas semelhanas entre as abordagens arquivsticas e de GED, principalmente no que diz respeito a organizao dos documentos e a sua temporalidade. O que nos resta agora analisar, comparar e compilar as tcnicas de preservao previstas pela arquivologia e pela informtica, a fim de garantir a segurana e o acesso informao por um longo perodo de tempo nos ambientes voltados para o GED.

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2.2 PRESERVAO DE DOCUMENTOS DIGITAIS O volume de informao produzida em formatos digitais tem crescido consideravelmente ao longo das ltimas dcadas. Entretanto, os meios utilizados para transportar e armazenar essa informao so instveis e a tecnologia necessria para seu acesso tem sido rapidamente substituda por novas geraes mais poderosas que, ao final, se tornam incompatveis com suas precursores. De acordo com Arellano (2004, p.15):
preciso chamar a ateno para a importncia de informar o contexto do objeto digital a ser registrado (e preservado) para que, dessa maneira, futuros usurios possam entender o ambiente tecnolgico no qual ele foi criado. A preservao dos documentos continua a ser determinada pela capacidade de o objeto informacional servir s utilizaes que lhe so imputadas, s suas atribuies que garantem que ele continue a ser satisfatrio s utilizaes posteriores. Mas, no caso especfico dos documentos em formato digital, a preservao depender principalmente da soluo tecnolgica adotada e dos custos que ela envolve.

A informao aliada crescente complexidade do mercado, forte concorrncia e a velocidade imposta pela modernizao das relaes corporativas, elevou seu nvel na pirmide estratgica das organizaes, passando assim a ser um fator delimitador do seu sucesso ou fracasso no mercado. A Carta Para a Preservao do Patrimnio Arquivstico (2004, p.2), diz que:
A eficcia de um documento arquivstico depende da qualidade e do rigor dos procedimentos de produo e manuteno realizados pelas organizaes produtoras de documentos. Entretanto, como a informao em formato digital extremamente suscetvel degradao fsica e obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos , essas novas facilidades trazem conseqncias e desafios importantes para assegurar sua integridade e acessibilidade. A preservao dos documentos arquivsticos digitais requer aes arquivsticas, a serem incorporadas em todo o seu ciclo de vida, antes mesmo de terem sido criados, incluindo as etapas de planejamento e concepo de sistemas eletrnicos, a fim de que no haja perda nem adulterao dos registros. Somente desta forma se garantir que esses documentos permaneam disponveis, recuperveis e compreensveis pelo tempo que se fizer necessrio (CONARQ, 2444 p.2).

Segundo Caciato (2004), a segurana da informao, conforme mostrado na figura 1, tem como objetivo a preservao de trs princpios bsicos pelos quais se norteia a implementao desta prtica: confiabilidade toda informao deve ser protegida de acordo com o grau de sigilo de seu contedo, visando limitao de seu acesso e uso apenas s pessoas para quem elas so destinadas; integridade toda a Informao deve ser mantida na mesma condio em que foi disponibilizada

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pelo seu proprietrio, visando proteg-las contra alteraes indevidas, intencionais ou acidentais; disponibilidade toda a informao gerada ou adquirida por um individuo ou instituio deve estar disponvel aos seus usurios no momento em que os mesmos delas necessitem para qualquer finalidade.

Figura 2: Conceitos Bsicos de Segurana da Informao Fonte: Caciato (2004)

Internacionalmente vm sendo tomadas diversas iniciativas estabelecer metodologias e estratgias que incluam tcnicas de preservao capazes de responder s necessidades de garantir a longevidade das informaes disponveis nos documentos digitais. Para Hedstrom apud Boeres e Arellano (2005, p.2),
a preservao digital um processo distribudo que envolve o planejamento, alocao de recursos e aplicao de mtodos e tecnologias para assegurar que a informao digital de valor contnuo permanea acessvel e utilizvel.

tentando

As primeiras consideraes a respeito da preservao digital partiram da Arquivologia. Fatores como tempo e custo de armazenamento a longo prazo foram adicionados a decises sobre o volume e o formato do material a ser preservado. Tambm foram os arquivistas que propuseram algumas das caractersticas das ferramentas necessrias para a proteo, cuidado e manuteno de colees digitais (BOERES e ARELLANO, 2006). A Arquivologia tambm contribuiu com o conceito de que nem tudo que produzido ou recebido pela organizao precisa ser preservado. Da a importncia

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da criao de uma tabela de temporalidade para o gerenciamento dos documentos eletrnicos, a fim de delimitar quais documentos devem ser arquivados ou excludos, e ainda, determina os setores do arquivo onde estes devero ser armazenados, ou seja, se faro parte do arquivo corrente, intermedirio ou permanente, apontando tambm o tempo que cada documento deve ficar arquivado, para que possa ser excludo definitivamente ou transferido para o arquivo permanente. Quanto ao ciclo de vida dos documentos digitais, JSC/NPO apud Boeres e Arellano (2005), afirma que o ciclo de vida dos documentos digitais dividido em cinco partes: data creation (criao de dados), collection management and preservation (gerenciamento e preservao da coleo), acquisition (aquisio), retention and disposal (guarda e disposio); data management (administrao de dados); e data use (uso de dados). Com base nestes princpios comearam a ser desenvolvidos guias estratgicos para os responsveis por cada um dos estgios do ciclo de vida dos documentos digitais. Neles existem recomendaes sobre a valorizao de um estgio do ciclo em particular, assim como a relao entre eles e, como as decises podem afetar as tarefas dos outros responsveis.
Em geral as tarefas relacionadas com a preservao digital seriam: os procedimentos de manuseio e armazenamento da mdia digital, a cpia da informao contida e migrao para novas mdias e a preservao da integridade da informao digital (BOERES E ARELLANO, 2005, p.4).

Toda organizao para obter segurana das suas informaes deve seguir as recomendaes propostas pela ISO/IEC 17799 que, segundo Caciato (2004, p.12), pode ser dividida em trs fontes principais:
A primeira fonte derivada da avaliao de risco dos ativos da organizao. Atravs da avaliao de risco so identificadas as ameaas aos ativos, as vulnerabilidades e sua probabilidade de ocorrncia avaliada, bem como o impacto potencial estimado. A segunda fonte a legislao vigente, os estatutos, a regulamentao e as clusulas contratuais que a organizao, seus parceiros, contratados e prestadores de servio tm que atender. A terceira fonte so as particularidades da organizao, objetivos e requisitos para o processamento da informao que uma organizao tem que se desenvolver para apoiar suas operaes

A preservao digital no depende apenas de tcnicas de preservao das mdias de armazenamento das informaes ou de tcnicas de recuperao em caso de perdas acidentais ou propositais, causadas por invases no sistema, por exemplo. Antes de tudo isso, preciso pensar na acessibilidade e autenticidade dos documentos atravs do tempo, exigindo assim o desenvolvimento de um projeto,

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onde sero contempladas as questes referentes aos documentos que sero arquivados e preservados, a tabela de temporalidade dos documentos digitais, e, as tcnicas de preservao das informaes e de suas mdias de armazenamento. Em todas estas etapas de desenvolvimento do projeto, deve-se pensar sempre no usurio final da informao e do sistema onde esta ser disponibilizada, buscando sempre otimizar seu tempo na busca por informaes.

2.2.1 O papel do Bibliotecrio e do Arquivista na segurana e preservao dos documentos

Devido grande exploso informacional vivida nos ltimos anos, torna-se impossvel o armazenamento de todos os documentos e informaes produzidas no mundo, ou mesmo, por uma organizao. O Gerenciamento Eletrnico de Documentos surgiu com o objetivo de auxiliar no processo de organizao dos documentos produzidos por uma ou mais instituies. Ele oferece uma srie de recursos tecnolgicos para o gerenciamento de documentos eletrnicos, podendo ir desde a sua criao at o momento do seu descarte ou arquivamento no arquivo permanente da organizao. Mas qual o papel do profissional Bibliotecrio e do Arquivista neste processo? Estes profissionais tm um papel fundamental para o sucesso de um projeto de GED, pois ele quem deve fazer a seleo dos documentos que devem ser arquivados ou descartados (baseado nas normas arquivsticas e nos instrumentos de gesto documental, como a tabela de temporalidade e a legislao Arquivstica), com base nas necessidades do seu usurio final, que no deve ser perdido de vista em nenhuma das etapas do projeto. Duranti apud Boeres e Arellano (2005, p.25), afirma que:
qualquer estratgia bem sucedida de preservao precisa repetir os passos do processo de seleo, com a documentao apropriada, como parte de um ciclo de longo prazo das aes para manter o acesso nos novos ambientes tecnolgicos. A avaliao dos documentos para definio do que deve ser preservado pode ser considerada uma das tarefas fundamentais na gesto dos documentos de uma organizao. A avaliao deve ser imparcial, objetiva e profissional.

Boeres e Arellano (2005) seguem ainda apontando algumas questes que devem ser levadas em considerao, principalmente, pelo profissional que ser o responsvel pela seleo dos documentos. O que preservar? Para qu? Por quanto

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tempo? No podemos esquecer ainda do usurio: para quem estes documentos devem ser preservados. Um projeto de GED no deve ser feito por apenas uma nica pessoa, seja ela um Bibliotecrio, um Arquivista ou outro profissional. Esta atividade deve sempre ser desenvolvida por um grupo de pessoas, de preferncia, composto por membros de cada um dos setores da organizao, a fim de ter-se uma viso geral da organizao e do seu fluxo de informao. Um sistema de GED jamais deve ser implantado sem que tenha sido realizado um projeto, pois isso poderia trazer srios problemas para a organizao, podendo lev-la at mesmo falncia. 2.2.2 Custos de preservao

Em meio as constantes transformaes do mercado, a agilidade na tomada de decises torna-se um fator de extrema importncia para as organizaes, pois est diretamente relacionada com o seu sucesso no mercado. A informao, por desenvolvimento de estratgias de mercado, agregando assim, grande valor financeiro e intelectual. Sendo assim, o desenvolvimento de polticas de preservao e garantia de acesso informao torna-se imprescindvel, a fim de evitar perdas informacionais e, conseqentemente, grandes prejuzos financeiros. O valor gasto para a implantao de uma poltica de segurana de documentos eletrnicos varia de acordo com o contexto de cada organizao, ou seja, depende da quantidade de documentos gerenciados, as formas de armazenamento e disponibilizao e o valor agregado da informao que cada documento contm. Por este motivo, torna-se invivel a apresentao de valores reais, ou seja, os custos para o desenvolvimento e implementao de polticas de segurana e preservao de documentos digitais utilizados pelos sistemas de GED. A perda ou roubo de informaes pode trazer prejuzos muito maiores para a organizao, se comparados com os gastos necessrios para a implantao de uma poltica de segurana e preservao dos documentos eletrnicos. Caciato (2004), afirma que os controles de segurana da informao so consideravelmente mais baratos e mais eficientes se forem incorporados nos estgios do projeto e da especificao dos requisitos de segurana. sua vez, passou a ser pea fundamental no

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comum algumas organizaes implantarem sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos com o objetivo de reduzir custos com o armazenamento e gerenciamento de documentos. Por um lado, esta afirmao pode ser considerada verdadeira, pois o GED diminui os gastos com o local onde so guardados os documentos, com a contratao de funcionrios para manter a organizao e limpeza dos documentos e a diminuio nos gastos com a impresso de cpias de documentos, em caso de processos, por exemplo, que geram diversas cpias duplicadas do mesmo documento. Por outro lado, reduzir custos com o armazenamento de documentos e com a contratao de profissionais responsveis pela guarda dos mesmos, no significa que o Gerenciamento Eletrnico de Documentos no necessite de grandes investimentos financeiros. Com a constante atualizao das tecnologias e a produo acelerada de informaes, faz-se necessrio um investimento contnuo na aquisio de novos equipamentos para o tratamento e armazenamento dos documentos eletrnicos, alm de investimentos em treinamento de funcionrios para estarem aptos a trabalhar com as tecnologias mais recentes no mercado, aumentando assim o poder competitivo da organizao e consequentemente, ampliando sua lucratividade. 2.2.3 Pontos fortes e fracos das metodologias utilizadas atualmente

Com base nos estudos realizados sobre as tcnicas de segurana e preservao utilizadas atualmente pelos sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos, so apresentados a seguir alguns pontos fortes e fracos que devem ser levados em conta no momento do desenvolvimento de novos sistemas de GED.

TABELA 2: PONTOS FORTES E FRACOS DAS METODOLOGIAS ATUAIS PONTOS FORTES Definio clara das atividades de cada No estabelecem claramente que membro da organizao ligado ao profissionais devem estar envolvidos no sistema de GED. desenvolvimento do projeto de GED e durante a sua implementao e utilizao. Preocupao com a segurana e a No existem normas padronizadas para integridade dos documentos, a implementao de sistemas de GED. principalmente em relao aos Existe uma srie de recomendaes, documentos disponveis em rede. desenvolvidas por diversas instituies. PONTOS FRACOS

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Preocupao com a garantia de acesso no futuro, independentemente do suporte de armazenamento dos documentos, atravs do desenvolvimentos de tcnicas de migrao de suporte e emulao.

Ainda h um pouco de dificuldade de relacionamento entre a rea da Arquivologia e a Informtica, impedindo assim o desenvolvimento de uma proposta mais consistente para o Gerenciamento Eletrnico de Documentos.

Estabelecimento de critrios rgidos para o controle de acesso aos documentos originais e/ou sigilosos. Tabela 2: Pontos fortes e fracos das metodologias atuais Existem diversas tecnologias para o arquivamento e gerenciamento de documentos, variando de acordo com as necessidades de cada organizao. So apresentadas a seguir algumas vantagens e desvantagens das principais tecnologias de arquivamento disponveis atualmente: A afirmativa de que os documentos digitais no possuem valor legal no verdadeira, pois j existe no Brasil a Medida Provisria n 2.200-2, de 24 de agosto de 2001,

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3 PROPOSTA DE RECOMENDAES PARA A SEGURANA E PRESERVAO DOS DOCUMENTOS ELETRNICOS EM GED

Conforme apresentado no captulo anterior, pode-se perceber o importante papel da informao na Sociedade atual, tambm chamada Sociedade da Informao. Neste contexto, a informao aparece como uma importante ferramenta estratgica, capaz de determinar o sucesso ou fracasso de uma organizao. Sendo assim, de fundamental importncia que estas informaes sejam muito bem gerenciadas e preservadas, a fim de garantir a sua longevidade. O Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED, aparece como uma importante ferramenta para o gerenciamento e disponibilizao dos documentos eletrnicos, podendo ir desde o momento da sua criao at o seu descarte ou armazenamento no arquivo permanente da organizao (obedecendo aos critrios propostos pela tabela de temporalidade). A presena de um Bibliotecrio ou Arquivista no projeto de implantao de um sistema de GED de grande importncia, pois, este possui conhecimentos sobre as tcnicas de gerenciamento de documentos e dos instrumentos de gesto documental, independentemente do seu suporte de armazenamento. Sendo assim, estes profissionais podem auxiliar no processo de desenvolvimento da tabela de temporalidade dos documentos, na seleo dos documentos que sero tratados e na aplicao das tcnicas arquivsticas durante a realizao das atividades de GED. 3.1 LIMITAES DO CONJUNTO DE RECOMENDAES Devido grande variedade de organizaes existentes atualmente, seria pouco eficaz a produo de requisitos padres que pudessem ser adotados por qualquer tipo de organizao, independente do seu segmento de atuao. Isto se deve ao fato de que durante a execuo do projeto de implantao do sistema de GED devem ser observadas todas as peculiaridades de cada organizao. A poltica interna das organizaes tambm um fator importante que varia de acordo com cada instituio, exercendo influncias na tomada de decises e na liberao de recursos para aquisio de materiais e contratao de profissionais.

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Outro fator limitador da proposta de recomendaes de segurana e preservao de documentos eletrnicos a constante atualizao das tecnologias, aumentando assim o ndice de obsolescncia dos suportes de armazenamento dos documentos eletrnicos. Por este motivo algumas das recomendaes propostas por este trabalho podem sofrer futuras alteraes, ou at mesmo, deixar de existir. Desta forma, so propostas abaixo algumas recomendaes genricas que devem ser adaptadas s necessidades de cada organizao. Estes itens pretendem servir como um norte para o desenvolvimento de projetos de GED.

3.2 PROJETO DE GED

Um sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documento jamais deve ser implantado sem a realizao de um projeto detalhado de todas as suas atividades de implementao, alimentao e manuteno. Para o desenvolvimento de um projeto de GED, deve ser formada uma equipe que conte com profissionais Bibliotecrios, Arquivistas, especialistas em informtica e membros representantes de cada um dos setores da organizao, a fim de garantir o atendimento das suas necessidades de informao. Normalmente os sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos so implantados por empresas terceirizadas, aumentando ainda mais a importncia da realizao de um bom projeto de implantao, a fim de evitar prejuzos para a organizao, visto que a implantao destes tipos de sistemas, normalmente, possuem custos elevados, alm da importncia que as informaes contidas nos documentos tm para a organizao. 3.2.1 Definio das atividades O projeto de Implantao de GED deve especificar claramente todas as atividades relacionadas implementao do sistema de gerenciamento de documentos e a sua manuteno. Nesta etapa de definio das atividades de implementao do sistema, tambm devem ser levados em conta os critrios de preservao dos documentos eletrnicos, devendo estes estarem includos nos critrios de manuteno do sistema, como a realizao de backups e/ou a realizao de cpias dos arquivos em

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diferentes tipos de suporte de armazenamento, alm de prever alternativas de migrao dos documentos digitais para outros suportes de armazenamento ou o desenvolvimento de emuladores, que simulam o ambiente original em que o documento foi criado, garantindo assim a sua acessibilidade no futuro, independente das tecnologias adotadas na poca. 3.2.2 Definio das responsabilidades Alm da previso das atividades envolvidas na implantao do sistema de GED, tambm se deve definir claramente as pessoas responsveis por cada uma destas etapas. O projeto tambm deve estabelecer as responsabilidades pelas atividades, principalmente, aps a implantao do sistema de gerenciamento, a fim de garantir o seu perfeito funcionamento e permitir a tomada de decises corretoras, caso haja a deteco de falhas no gerenciamento de documentos de algum dos setores da organizao. A equipe responsvel pelo desenvolvimento do projeto de implantao de um sistema de GED deve ser formada por membros dos diversos setores da organizao, a fim de garantir que todos os documentos sejam devidamente gerenciados e preservados, alm de facilitar o acesso aos mesmos no momento em que estes forem necessrios no dia-a-dia da organizao. As atividades referentes segurana e preservao dos documentos eletrnicos devem contar com o apoio de pelo menos um profissional Bibliotecrio ou Arquivista, pois, estes possuem conhecimentos referentes s tcnicas de gerenciamento dos documentos, independente do seu suporte de armazenamento. A parceria entre o profissional Bibliotecrio, Arquivista e os profissionais de informtica responsveis pela implantao e desenvolvimento do sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos pode trazer inmeros benefcios para a segurana da informao. O profissional Bibliotecrio ou Arquivista, por sua vez, deve possuir habilidades para lidar com as tecnologias e estar atento ao surgimento de novas tcnicas de gerenciamento de documentos eletrnicos. Alm disso, estes profissionais devem conhecer detalhadamente as necessidades da organizao, a fim de solicitar os aprimoramentos no sistema de GED junto empresa responsvel

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pela manuteno do sistema, j que na maioria dos casos estas atividades so feitas por empresas terceirizadas pela organizao. Uma outra atividade que normalmente feita pelo profissional Bibliotecrio ou Arquivista a seleo e tratamento dos documentos que devero ser gerenciados pelo sistema de GED, pois, nem tudo o que produzido pela organizao necessariamente precisa ser armazenado. J os profissionais de informtica envolvidos no desenvolvimento e manuteno do sistema devem estar atentos ao surgimento de novas tcnicas e ferramentas de gerenciamento de documentos eletrnicos, buscando oferecer melhorias nos servios. Com o surgimento de novas tecnologias, surgem tambm novas ameaas para os documentos eletrnicos. Desta forma os profissionais de informtica devem estar atentos para o surgimento destas novas ameaas e encontrar novas tcnicas que diminuam os riscos integridade dos documentos eletrnicos. Os outros profissionais de um modo geral, que esto envolvidos no projeto de implantao do sistema de GED devem estar atentos s novas tendncias do mercado e apresent-las ao resto do grupo, a fim de propor melhorias no sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos. 3.2.3 Definio dos critrios de segurana Como a informao uma importante ferramenta estratgica para as organizaes, de fundamental importncia que sejam tomadas medidas de segurana e preservao da integridade dos documentos eletrnicos. O prprio conceito de segurana da informao muito amplo, pois, pode referir-se tanto segurana fsica do ambiente e das mdias de armazenamento (no caso dos documentos eletrnicos) contra incndio, roubo, catstrofes naturais etc., como segurana dos documentos disponveis em rede, evitando o acesso no autorizado s informaes e garantindo a sua integridade. Um projeto de GED jamais deve deixar de incluir critrios relativos segurana da informao em todos os sentidos, ou seja, durante toda a vida do documento. Este trabalho aponta para um aspecto muito importante para a segurana dos documentos eletrnicos, que a preservao dos seus suportes de

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armazenamento. Outro ponto importante que no deve ficar fora de um projeto de GED a definio de critrios que garantam a acessibilidade das informaes no futuro, independente das tecnologias disponveis, ou seja, devem ser definidos os melhores suportes de armazenamento dos documentos eletrnicos, prevendo a sua garantia de acesso no futuro, seja por meio da mudana de suporte de armazenamento para uma mdia mais recente, ou por meio do desenvolvimento de programas emuladores, que simulam o ambiente em que o documento foi gerado, permitindo assim o acesso ao seu contedo. A ISO 17799 apresenta alguns critrios de segurana da informao eletrnica que devem ser observados no momento do desenvolvimento de um projeto de GED. So destacadas abaixo algumas destas recomendaes, citadas por Luz (2004, p.28):
Proteo de dados e privacidade de informaes pessoais [como por exemplo, no Pronturio de Paciente]; Promover anlise crtica e avaliao da poltica implementao; Convm que hardware e software utilizados sejam verificados para garantir compatveis com outros componentes do sistema, quando necessrio; Controle de acesso fsico e acesso lgico, com a definio de razes para nveis especficos de acesso; Classificao da informao segundo a importncia, a prioridade e o nvel de proteo; Assegurar que os ativos de informao recebam um nvel adequado de proteo; Rotular e tratar a informao de acordo com a classificao adotada; Procedimentos de tratamento da informao devem abranger os seguintes tipos de atividades de processamento da informao: cpia [analgicas ou digitais], armazenamento [e emprstimo], transmisso [qualquer via: correio, fax ou e-mail], transmisso pela fala [telefonia mvel, correio de voz ou secretrias eletrnicas] e destruio; Procurar reduzir os riscos de erro humano, roubo, fraude ou uso indevido das instalaes; Documentar as regras e responsabilidades de segurana, incluindo as tais em fases de recrutamento e treinamento de usurios.

Um sistema adequado de gerenciamento eletrnico de documentos deve garantir ao administrador o controle de acesso aos documentos, ou seja, devem ser definidas polticas de acesso s informaes, delimitando quem pode acessar e qual a permisso que cada pessoa possui (editar, copiar, apagar etc.).

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Alm de prever os critrios de segurana da informao, o projeto de GED tambm deve prever a reviso das polticas adotadas, a fim de adequ-las s novas tendncias do mercado e s novas tecnologias, alm de adequar-se s novas ameaas que afetam diretamente ou indiretamente os documentos eletrnicos.

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4 CONSIDERAES FINAIS

Com o constante aperfeioamento das ferramentas de Tecnologia da Informao (TI) e com a grande quantidade de informaes produzidas diariamente no mundo, tanto em papel, como em meio eletrnico, o GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos apontado muitas vezes como a soluo para o problema de gerenciamento dos documentos eletrnicos. De fato, o GED pode ser apontado como uma das possveis solues para o gerenciamento de documentos eletrnicos, desde que bem planejado, ou seja, desde que sejam observando as recomendaes da Arquivologia e da Informtica para a segurana, preservao e acesso informao. Os arquivos so responsveis pela custdia e preservao dos documentos que fazem parte do seu acervo, independentemente do seu suporte informacional. A preservao dos documentos eletrnicos um dos desafios do sculo XXI, a fim de garantir o acesso s informaes no futuro, permitindo que os novos usurios possam conhecer as tecnologias que foram empregadas na poca em que foi gerado um determinado documento eletrnico, preservando assim a sua histria. Um dos principais objetivos deste trabalho foi a elaborao de uma proposta de recomendaes para a segurana, preservao e acesso aos documentos eletrnicos, com base nos levantamentos bibliogrficos e nas recomendaes nacionais e internacionais. Sendo assim, um dos principais requisitos verificados foi a formao de uma equipe heterognea, ou seja, com profissionais de cada um dos setores da organizao, com o objetivo de atender melhor as necessidades dos usurios e garantir a preservao de todos os documentos que so importantes para cada setor. A participao de um profissional Bibliotecrio ou Arquivista de fundamental importncia em todo o processo de gerenciamento dos documentos, pois este far a seleo dos documentos que devero ser tratados e armazenados, com base nas tcnicas arquivsticas, na tabela de temporalidade da organizao e nos demais instrumentos de gesto documental. Normalmente os sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documento so implementados por empresas terceirizadas. Da a importncia de se desenvolver um

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bom projeto para a implementao do GED, a fim de evitar futuros prejuzos financeiros, pois os custos com a implantao do sistema normalmente so elevados, e, principalmente, evitar prejuzos informacionais, com a perda de documentos importantes para a organizao. Durante a elaborao do projeto, deve-se estabelecer claramente as atividades que cada um dos profissionais envolvidos no processo de gerenciamento eletrnico de documentos deve realizar, facilitando assim o desenvolvimento das atividades e agilizando a tomada de decises corretoras, em caso de verificao de falhas em algum setor, possibilitando tambm a punio dos responsveis, caso esta falha tenha sido causada por negligncia humana. Recomenda-se ainda a definio dos critrios de segurana que devero ser adotados pela organizao, com o objetivo de garantir a integridade dos documentos. Estes critrios devero prever tanto a segurana fsica dos documentos (contra roubo, incndio, catstrofes naturais etc.), como a segurana da integridade em caso de transmisses em rede. Estas propostas de recomendaes para a segurana, preservao e acesso aos documentos eletrnicos possuem algumas limitaes, tais como: a grande variedade de organizaes que atuam em diversos seguimentos, a poltica interna de cada organizao e a grande obsolescncia tecnolgica. Desta forma, seria pouco eficaz a produo de uma proposta padro para todos os tipos de organizaes. Devido brevidade desta pesquisa, recomenda-se a realizao de estudos mais detalhados sobre cada um dos aspectos apontados no conjunto de recomendaes: segurana, preservao e acesso informao.

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