Monografia Andre Silva Da Costa

UNIC – UNIVERSIDADE DE CUIABÁ
UNIPÓS – União para o desenvolvimento da Pós-graduação
ESCOLA PÓS-GRADUADA DE ENGENHARIA DE SEGURANÇA DO TRABALHO

– 6ª TURMA -
André Silva da Costa
APLICABILIDADE DE TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NA

GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES: COM
ESPECIFICIDADES VOLTADAS PARA UMA INSTITUIÇÃO DE
ENSINO E PESQUISA TÉCNICO-CIENTÍFICA
Cuiabá
2012
André Silva da Costa
APLICABILIDADE DE TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NA

GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES: COM
ESPECIFICIDADES VOLTADAS PARA UMA INSTITUIÇÃO DE
ENSINO E PESQUISA TÉCNICO-CIENTÍFICA
Trabalho de conclusão de curso apresentado à

Escola Pós-graduada de Engenharia de Segurança
do Trabalho da Universidade de Cuiabá,
como requisito para obtenção do título
de pós-graduado Lato Sensu em
Engenharia de Segurança do Trabalho.
Orientador: Prof. Esp. Engº Hermom Leal Moreira
Cuiabá
2012
FOLHA DE APROVAÇÃO
Autor: André Silva da Costa
Título: Aplicabilidade de Tecnologias de Informação na Gestão de Documentos e

Informações: Com Especificidades Voltadas para uma Instituição de Ensino e
Pesquisa Técnico-Científica.
Conceito:
Parecerista:
Prof.: __________________________________________________
Assinatura: __________________________________________________
Data da aprovação:
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho:
Aos meus pais Eurípedes (in memoriam) e Cleonice. Ao meu pai, pelo
exemplo de aquisição do saber e cultura de forma exemplar; à minha mãe,
pelo apoio incondicional aos meus estudos anteriores e pelo amor
verdadeiro em todos os momentos de minha vida;
Aos meus irmãos Ellen e Sérgio, pela forma de encarar os estudos como
ferramenta de mudança de vida e de crescimento profissional;
A minha esposa Jacqueline, que me acompanhou por vezes como aluna

ouvinte nesta especialização e pelo que representa na minha vida, em
especial quando me apoiou e compreendeu a minha ausência durante o
curso e o desenvolvimento deste trabalho.
AGRADECIMENTOS
A Deus, pela luz e esperança sempre presentes na minha vida, e por ter me concedido, através de sua infinita
bondade, a chance de concretizar mais uma vitória em minha vida.
Ao orientador e coordenador do curso, professor Hermom, pelas dicas e postura que me fizeram ampliar os
horizontes e enxergar e buscar conhecimentos além dos adquiridos durante o curso.
A todos os professores do curso, que com paciência, dedicação e sabedoria souberam transmitir os seus
conhecimentos;
Aos colegas de curso, pelos bons momentos vividos e conhecimentos compartilhados.
À Instituição em que trabalho, pelo apoio à minha participação no programa de pós-graduação.
Aos meus colegas, técnicos e pesquisadores, pela troca de informações e pronto atendimento no
levantamento de dados, muito valiosos para o enriquecimento deste trabalho.
Em fim, a todos aqueles que direta ou indiretamente contribuíram para a realização do curso e deste trabalho.
“Se uma empresa não sabe o que precisa fazer é por que não
sabe o que precisa saber.”
(Tadeu Cruz)
“É melhor lançar-se à luta, mesmo correndo o risco do

insucesso, do que formar fila com fracos de espírito que nem
sofrem muito nem vibram muito envoltos que estão nesta
penumbra cinzenta, que não conhece vitória nem derrota”.
(Teodore Roosevelt)
Acredite: o “tanque de reserva” do homem tem o dobro do

combustível do tanque principal. Se você abrir essa reserva
encontrará força necessária para fazer mais, agir mais e verá
que pode ir muito mais longe depois de estar cansado.
(Luiz Almeida Martins Filho)

RESUMO
Com este trabalho pretende-se fazer um estudo das novas tecnologias de informação que têm aplicabilidade
em sistemas de gestão de conteúdos empresariais e que melhor atendam as necessidades específicas de uma
Fundação Pública Estadual, a qual tem por finalidade o desenvolvimento de ensino e pesquisa técnico-
científica na área de segurança e saúde no trabalho. Procurou-se, basicamente, apresentar conceitos e
definições do que vem a ser e para que serve conhecimento, os fundamentos da gestão de documentos, da
informação e do conhecimento, contextualizar o cenário externo e interno no tocante a gestão de arquivos e
descrever as novas tecnologias para a composição de um sistema de gestão adequado de documentos, tanto
convencionais, quanto digitais, e que possibilite a gestão compartilhada de conhecimentos e o trabalho
colaborativo. Procurou-se, ainda, apresentar uma proposta de Arquitetura Modelo de um Sistema
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), nos moldes preconizados pelo CONARQ,
as tecnologias necessárias para a sua composição e respectivos requisitos de funcionalidades, bem como as
alternativas de mercado e alguns cuidados necessários para uma boa escolha e aquisição das citadas
tecnologias.
Palavras-chave: Gestão Documental; Gestão da Informação; Gestão Arquivística de Documentos e

Informações; Gestão do Conhecimento; Gerência do Conhecimento; Gestão de Conteúdo.
ABSTRACT
The purpose of this paper is studying new information technologies which are
applicable to business content management systems and which fulfill the specific demands of
a Federal Governmental Foundation aimed at developing teaching and technical-scientific
research in the area of occupational safety and health. The study intends basically to present
concepts and definitions of knowledge and its function, the foundations of document,
information and knowledge management. It tries not only to contextualize the internal and
external views concerning record management, but also to describe the new technologies used
for developing a proper management system for both conventional and digital documents,
enabling a shared knowledge management and cooperative work. The paper also presents a
proposal of model architecture for a record management computerized system (SIGAD) as
shaped by CONARQ. It describes the technology needed, the functioning requirements, the
market alternatives and points at the care that has to be taken when choosing and acquiring
the above mentioned technologies.
Key-words: Document Management, Information Management, Record and Information

Management, Knowledge Management, Content Management.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO.......................................................................................................................12
2 OBJETIVOS............................................................................................................................17
2.1 Objetivo geral........................................................................................................................17
2.2 Objetivos específicos.............................................................................................................17
3 ABORDAGEM........................................................................................................................18
4 A GESTÃO DO CONHECIMENTO....................................................................................19
4.1 Considerações iniciais..........................................................................................................19
4.2 Fundamentos da Gerência do Conhecimento....................................................................22
4.3 Tecologias com aplicabilidade na gerência do conteúdo e do conhecimento..................25
4.3.1 Tecnologias para composição de um SIGAD (ECM).....................................................27
4.3.2 Portais de conhecimento...................................................................................................31
5 CONTEXTUALIZAÇÃO GERAL - CENÁRIO EXTERNO.............................................33
5.1 A gestão dos arquivos e a importância da disseminação dos seus conteúdos.................33
6 CONTEXTUALIZAÇÃO LOCAL - CENÁRIO INTERNO..............................................35
6.1 A gestão dos arquivos na instituição objeto de estudo......................................................35
6.1.1 O processo de informatização da Fundação...................................................................35
6.1.2 Diagnóstico da gestão documental e da informação.......................................................37
6.1.3 Coleta de dados..................................................................................................................39
6.1.4 Análise qualitativa descritiva dos dados coletados via aplicação de questionários.....40
7 GESTÃO ARQUIVÍSTICA E INFORMATIZADA DE DOCUMENTOS.......................43
7.1 Considerações preliminares.................................................................................................43
7.2 Padrões para gerenciar documentos digitais num processo eletrônico...........................43
7.3 Aplicabilidade de tecnologias da informação na gestão de conteúdos.............................44

7.3.1 A escolha das tecnologias..................................................................................................44
7.4 Proposta de arquitetura modelo..........................................................................................46
7.5 Requisitos funcionais de um SIGAD...................................................................................47
7.6 Funcionalidades de um SIGAD aplicáveis em instituições de pesquisa científica..........48
7.7 Tecnologias para a composição do sistema........................................................................49
7.8 Vantagens e benefícios.........................................................................................................49
8 FORNECEDORES DE SOLUÇÕES E TECNOLOGIAS..................................................52
8.1 Levantamento das alternativas do mercado......................................................................52
8.2 Fornecedores de produtos variados....................................................................................53
8.3 Fornecedores de um único produto....................................................................................53
8.4 Critérios de escolha dos fornecedores.................................................................................53
8.5 Outro aspecto a considerar..................................................................................................55
9 CONSIDERAÇÕES FINAIS..................................................................................................56
REFERÊNCIAS.........................................................................................................................58
ANEXO I.....................................................................................................................................60
1 INTRODUÇÃO
Nos tempos atuais é inegável o valor do conhecimento para o sucesso empresarial,

cujo surgimento é o resultado direto da produção documental e da informação,
independentemente da forma de registro de seus conteúdos. E, todo o conhecimento
acumulado pela humanidade certamente não existiria na proporção em que hoje se encontra
sem a criação e aperfeiçoamento das técnicas e métodos de gestão de arquivos, desenvolvidos
basicamente pelas disciplinas de biblioteconomia e arquivística, cuja aplicabilidade está
apoiada em uma imensa gama de instrumentos, tais como planos de classificação, tabelas de
temporalidade, leis, normas e manuais.
A criação de todo este aparato foi fundamental para o avanço da gestão documental e
da informação, na medida em que possibilitou o aperfeiçoamento e a padronização de técnicas
e linguagens universais que hoje servem de referencial aos profissionais de arquivo do mundo
todo. Da mesma forma é inegável que o surgimento e modernização das tecnologias de
informação exercem hoje papel significativo e decisivo na disseminação e aplicação de todo
conhecimento produzido e acumulado pela humanidade.
“A tecnologia desempenha papel de destaque na era do conhecimento, através da

adoção de técnicas e métodos que facilitem os processos de gestão do conhecimento,
anteriormente desestruturado e disperso na organização ou restrito a poucas pessoas,
por meio de manuais e normas complexas” (ANGELONI, 2002)
A aplicação de modernas tecnologias de informação na gestão documental e da

informação nos permitem hoje acessar boa parte do volume descomunal de conhecimento
acumulado pela humanidade, desde os primeiros registros na antiguidade até os dias de hoje.
Por outro lado, as formas de acesso hoje disponíveis, aliadas a uma imensa gama de
fontes de consulta, se por um lado significam uma benção, por outro lado, em muitas
empresas ainda hoje o excesso de informação acumulada, não estruturada e disponibilizada de
forma incorreta, traz consideráveis perdas de tempo e se transforma em pesadelos recorrentes.
Saber tirar proveito do conhecimento acumulado pode significar o sucesso ou o fracasso das
empresas, sejam elas privadas ou públicas, porque mesmo estas, cujo papel é servir à
sociedade, quando não conseguem cumpri-lo, estão fadadas à extinção. Assim, para o sucesso
de qualquer negócio é fundamental nos dias de hoje gerenciar o conhecimento. “No ambiente
empresarial, a gerência do conhecimento poderá mantê-la viva e na sua ausência matá-la.”
(CRUZ, 2007)
O conhecimento já é reconhecido como um fator de sucesso na maioria das

instituições sólidas e modernas. No entanto, no geral os empresários e gestores ainda não
perceberam que o seu maior patrimônio é o conhecimento gerado e adquirido pelo seu corpo
de funcionários. Gerenciá-lo tornou-se vital para o sucesso e sobrevivência das empresas.
Falta-lhes criar a estrutura necessária para sua captação e uso.
A gestão do conhecimento, apesar de ser um assunto ainda não muito difundido fora
do meio acadêmico e do círculo de profissionais da informação, hoje já desperta interesse de
pessoas leigas em geral.
As organizações que pretendem implantar uma gestão do conhecimento precisam criar

condições adequadas, ou seja, criar meios que possibilitem o trabalho de apreender, distribuir
e usar conhecimento. Um eficiente sistema informatizado de gestão arquivística de
documentos e informações poderá tornar-se um meio eficaz de apoio aos gestores,
propiciando o acesso às informações estratégicas, bem como de apoio ao gerenciamento do
conhecimento dentro de qualquer organização.
Com o crescimento e aperfeiçoamento da industria de informática surgiram novas

ferramentas (softwares) destinadas à automação da organização das informações, bem como à
gestão compartilhada de conhecimentos e ao trabalho colaborativo.
Em paralelo, os especialistas em gestão da informação empreenderam esforços no

aperfeiçoamento destas ferramentas e de técnicas e soluções informatizadas de gestão de
todos os documentos e informações empresariais. Muito se propaga sobre estas novas
tecnologias, tanto para a gestão de conteúdos empresarais, quanto para a gestão do
conhecimento.
A gestão do conhecimento está apoiada na Tecnologia da Informação, conhecidas

pelas siglas CM e ECM, provenientes do inglês “Content Management” e “Enterprise Content
Management”, as quais no Brasil estão se tornando conhecidas como tecnologias de gestão ou
gerenciamento de conteúdo.
Neste trabalho estão descritas algumas das tecnologias e ferramentas pesquisadas,

dentre as inúmeras ofertas e soluções prontas disponíveis hoje no mercado, que reúnem as
principais características necessárias para a composição de um sistema de gestão arquivística
e informatizada de todo o conteúdo empresarial. Procurou-se destacar ainda os portais
corporativos. Segundo os autores consultados, estes possibilitam a integração, em tempo-real,
de diversos sistemas de informação, exercendo assim papel importante no compartilhamento

de informação e conhecimento no seio das organizações.
No tocante à gestão dos arquivos e à importância da disseminação dos seus conteúdos,

existe hoje no cenário brasileiro uma ampla e complexa rede de arquivos públicos, cujo
conteúdo foi produzido e está sendo mantido pelos três níveis de Estado – Federal, Estadual e
Municipal, onde, de acordo com a legislação vigente, devem estar ou ser incluídos os arquivos
privados de interesse público e social, tanto de pessoas físicas quanto de pessoas jurídicas.
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), “as condições atuais que
caracterizam os serviços arquivísticos governamentais exigem uma nova postura que se
contraponha ao modelo tradicional de arquivo público.”
Graças ao empenho dos integrantes das Câmaras Técnicas do CONARQ, responsáveis

pela elaboração dos instrumentos de normas e diretrizes de gestão arquivística, a
implementação da política arquivística em nível nacional pauta-se hoje por uma estratégia que
combina a descentralização da guarda de acervos com a ampla disseminação de informações.
Para a identificação do problema de estudo deste trabalho foi eleita como cenário uma
Fundação Pública Federal, a qual tem como finalidade o ensino e pesquisa técnico-científica
na área de prevenção de acidentes e promoção da saúde no trabalho.
No tocante a gestão dos arquivos da citada Fundação, a situação contrasta totalmente

do cenário externo. Esta ainda não possui um sistema informatizado de gestão arquivística de
seus documentos e informações. Desta forma, sem uma gestão arquivística de documentos,
tanto para os documentos em formato convencional, quanto para os em formato digital, tem-
se hoje apenas uma disponibilização parcial e desordenada de arquivos e informações.
O diagnóstico da situação atual da Fundação pesquisada teve como foco principal as

dificuldades de localização e acesso aos documentos e informações necessários ao
desenvolvimento das suas atividades de ensino e pesquisa técnico-científicas, objetivando
contribuir na identificação das tecnologias adequadas para a criação de um sistema de gestão
arquivística informatizada de toda massa documental e informação produzida.
O processo do tratamento dos documentos arquivísticos, tanto convencionais, quanto

digitais, de acordo com princípios da arquivística, torna-se bem mais dinâmico e seguro e
trará melhores resultados, quando apoiado por um sistema informatizado de gestão. No seu
desenvolvimento devem ser atendidos requisitos mínimos, a exemplo dos estabelecidos no

instrumento modelo E-Arq Brasil, preconizado pelo CONARQ. Desta forma, a escolha das
melhores tecnologias para a composição da citada solução deve merecer especial atenção,
pois esta deve capacitar as organizações a gerenciar e utilizar todo o seu conteúdo, durante
todo o seu ciclo de vida.
Atualmente o mercado oferece muitas soluções prontas. Mas, segundo os autores

consultados, a escolha de uma solução pronta é uma missão ainda difícil, devido ainda não
existir para este tipo de solução um modelo conceitual que nos sirva de amparo para não
cairmos na armadilha da solução perfeita que todos oferecem.
Com o intuito de auxiliar neste processo, tentou-se neste trabalho apresentar uma
arquitetura modelo, no qual estão representados os recursos tecnológicos mínimos necessários
para a composição de uma solução que atende as empresas em geral, onde se procurou
identificar e destacar as especificidades relevantes ou importantes para empresas ou
instituições voltadas ao desenvolvimento de ensino e pesquisa técnico-científica.
O modelo descrito representa uma visão funcional da gestão do conteúdo empresarial

como apoio à gestão do conhecimento, em cuja etapa de desenvolvimento deve ser
aprofundada e atualizada a pesquisa teórica e levadas em consideração todas as
particularidades e necessidades de cada empresa ou instituição.
Ainda, para auxiliar na escolha das tecnologias, foram identificados e descritos formas
e critérios de identificar os melhores fornecedores de soluções prontas hoje existentes no
mercado, os quais, de forma geral, oferecem produtos variados que, apesar das diferentes
denominações, muito pouco diferem nas funcionalidades e vantagens demonstradas.
Hoje muito se propaga sobre estas novas tecnologias, tanto para a gestão de conteúdos
empresarais, quanto para a gestão do conhecimento. Ao se iniciar um processo de implantação
de uma gestão do conhecimento diversos fatores precisam ser administrados. Primeiramente é
necessário que as instituições saibam o que exatamente querem, para em seguida definir o que
realmente precisam comprar para o alcance dos seus objetivos.
O desenvolvimento e implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística

de documentos e informações, para a solução de problemas da gestão, preservação e acesso
aos documentos convencionais, digitais e digitalizados das instituições deve ser composto por
tecnologias modernas e adequadas. Para assegurar a melhor escolha destas tecnologias, de

acordo com as reais necessidades de cada empresa ou organização, a única forma segura é
elaborar planos e projetos e pesquisar previamente as melhoras soluções disponíveis no
mercado.
Em qualquer instituição que executa suas atividades sem ter oficialmente implantado
uma gestão de arquivos baseado nos princípios da arquivística, naturalmente os termos
técnicos relacionados não fazem parte do vocabulário dos seus funcionários. Na expectativa
de que este trabalho contribua para a criação e implantação na instituição pesquisada de um
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), e para servir de
apoio aos seus leitores sempre que necessário, decidiu-se por identificar e reunir num
GLOSSÁRIO, na forma do ANEXO I, as definições e conceitos dos termos técnicos citados,
relacionados direta ou indiretamente ao tema deste trabalho.
2 OBJETIVOS
Com este estudo pretende-se fazer uma primeira aproximação do tema, visando criar
maior familiaridade com as tecnologias de informação que têm aplicabilidade em sistemas de
gestão documental e da informação, como apoio à gestão do conhecimento, consideradas as
necessidades comuns das empresas em geral e, em particular, as necessidades específicas de
instituições voltadas ao desenvolvimento de ensino e pesquisa técnico-científica.
2.1 Objetivo geral
Esse estudo tem como objetivo geral conhecer, identificar e descrever, dentre as diversas
opções disponíveis no mercado, as tecnologias de informação voltadas à gestão documental e
da informação de instituições de pesquisa técnico-científicas em geral.
2.2 Objetivos específicos
Os objetivos específicos deste estudo visam contribuir para o estabelecimento de

parâmetros que poderão subsidiar a escolha das tecnologias de informação voltadas para a
composição de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, de forma
corporativa e integrada com os demais sistemas já em uso e que possibilite trabalho
colaborativo e a gestão compartilhada do conhecimento, visando melhor atender as
necessidades específicas da Instituição objeto de pesquisa deste estudo, a qual atua no
desenvolvimento de ensino e pesquisa técnico-científica, cujas unidades localizam-se em
distintos estados e cidades brasileiras.
3 ABORDAGEM
A abordagem do tema deu-se a partir da revisão da literatura, principalmente de obras

que tratam objetivamente as questões da aplicabilidade das tecnologias da informação na
gestão de conteúdos empresariais, de pesquisa junto aos fornecedores sobre as opções de
tecnologias disponíveis no mercado, bem como em observações e levantamento de dados na
Fundação Jorge Duprat Figueiredo de Segurança e Medicina do Trabalho –
FUNDACENTRO, objeto de estudo deste trabalho.
A revisão da literatura tinha, basicamente, por objetivo:
a) Levantar a opinião dos especialistas em gestão documental, da informação e do

conhecimento sobre as tecnologias e melhores soluções disponíveis no mercado;
b) Conhecer experiências e relatos de estudos de caso de profissionais que atuam nas

áreas de tecnologia da informação de gestão de conteúdos empresariais ou de centros de
documentação de instituições de pesquisa técnico-científica, sobre a eficiência e eficácia das

tecnologias de informação em uso.
No levantamento de dados buscou-se informações junto aos tecnólogos e

pesquisadores da citada Fundação sobre as principais dificuldades e problemas destes no
desenvolvimento de atividades de ensino e pesquisa, devido à inexistência de uma gestão
arquivística e automatizada de documentos e informações.
Este trabalho teve como foco identificar, relacionar e descrever aspectos relacionados
à gestão arquivística de documentos, da informação e do conhecimento, bem como identificar
e descrever as melhoras tecnologias atualmente disponíveis e principais requisitos necessários
para a composição de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
empresariais, que possibilite trabalho colaborativo e a gestão compartilhada do conhecimento.
As questões relacionadas à gestão arquivística foram abordadas apenas na medida

considerada necessária para um melhor entendimento do tema principal.
4 GESTÃO DO CONHECIMENTO
4.1 Considerações iniciais
Muito hoje se fala em Gestão do Conhecimento. Este assunto é algo ainda novo, que
até há pouco tempo atrás não era muito difundido ou conhecido fora do meio acadêmico ou
do círculo de profissionais de TI envolvidos com gestão documental e da informação. Porém
hoje freqüentemente encontramos pessoas, fora desses meios, que já conhecem o significado
do termo e às vezes até se arriscam a discutir o assunto. Assim como tudo aquilo que envolve
produtos, tecnologias e ferramentas que permitem acessar informação ou se comunicar de
qualquer lugar e a qualquer hora continua despertando grande interesse, a Gestão do
Conhecimento também passou a fazer parte do dia-a-dia não só dos profissionais diretamente
envolvidos no assunto, quanto de pessoas em geral em busca de novos conhecimentos ou
oportunidades de trabalho.
A gestão do conhecimento surgiu nos últimos séculos, e está intimamante vinculada à

evolução tecnológica das últimas décadas. Atualmente muito se propaga sobre novas
tecnologias como sendo a solução perfeita para a gestão de conteúdo e do conhecimento
empresarial. Mas, o que é e para quê serve Gestão do Conhecimento?
Para um melhor entendimento, começamos por conceituar conhecimento, em sentido

amplo e em sentido restrito, sendo este relacionado ao tema deste trabalho.
Em sentido amplo, existem vários conceitos. Comecemos pela gramatical. No

dicionario de português Aurélio “on-line”1 conhecimento está definido como:
s.m. Ato ou efeito de conhecer. / Idéia, noção de alguma coisa:

conhecimento das leis. / Informação: conhecimento de um fato. / Relação de
familiaridade, mas não de intimidade. / Com. Documento, recibo, nota em
que se declara o recebimento de mercadoria a ser despachada por qualquer
veículo de transporte, ou simplesmente armazenada. / &151; S.m.pl. Saber,
instrução, cabedal científico: homem de grandes conhecimentos.
No Dicionário de português Michaelis eletrônico “on-line”2 conhecimento está

definido como:
sm (conhecer+mento) 1 Ato ou efeito de conhecer. 2 Faculdade de conhecer.

3 Idéia, noção; informação, notícia. 4 Consciência da própria existência. 5
Ligação entre pessoas que têm entre si algumas relações, menos estreitas que
1 Endereço eletrônico: http://www.dicionariodoaurelio.com/dicionario.php?P=Conhecimento.
2 Endereço eletrônico: http://michaelis.uol.com.br.
as de amizade. 6 Pessoa com quem se tem relações. 7 Dir Direito judicial de

receber, apreciar e julgar uma causa resultante da competência. sm pl Saber,
instrução, perícia; razoabilidade; circunspecção [...]
A filosofia nos dá uma conceituação valiosa para entendermos a essência do porquê da

gestão do conhecimento. Para Cruz (2007, p. 22) a “filosófica é outra conceituação importante
sobre conhecimento e além de importante ela é fundamental para que possamos saber o que e
porque queremos gerenciar”. O mesmo autor assim continua discorrendo sobre a conceituação
filosófica para conhecimento:
Para a filosofia exitem dois tipos de conhecimento:
- Vulgar, que é o conhecimento do quê.
- Científico que é o conhecimento do porquê.
A diferença entre os dois tipos não está nos objetos conhecidos, mas no
modo de conhecê-los. Em outras palavras a difirença entre conhecimento
vulgar e conhecimento científico reside principalmente no conhecimento que
temos sobre a essêcnia das coisas e da sua causa ou causas, pois o
conhemento vulgar apenas constata a ocorrência dos objetos enquanto o
científico busca saber por que eles existem.
Resumindo, em vez de apenas constatarmos que um objeto existe devemos

saber por que ele existe, afirma Cruz.
No dicionário de Tecnologia da Whatis?com’s (2003, p.480) encontramos a seguinte

definição:
Em filosofia, a teoria do conhecimento é chamada de epistemologia e lida

com questões como o quanto do conhecimento tem origem na experiência ou
na capacidade inata de raciocínio; se para ter conhecimento é preciso que se
acredite nele ou se basta utilizá-lo; e como o conhecimento se modifica a
medida que surgem novas idéias sobre os mesmos fatos.
Em sentido específico, mais propriamente na área da tecnologia da informação,

também encontramos várias conceituações para conhecimento. Dentre estas destacamos
apenas algumas. Iniciamos pelo conceito dado no Dicionário de Tecnologia da Whatis?com’s
(2003, p. 480):
Em tecnologia da informação, conhecimento representa para uma empresa

ou pessoa a posse de informações (information) ou a capacidade de localizá-
las rapidamente. É isso que essencialmente Samuel Johnson, autor do
primeiro dicionário abrangente de Inglês, disse ao escrever que: O
conhecimento se desdobra em dois tipos: conhecer um tópico ou saber onde
encontrar informação sobre ele.
Outra conceituação de conhecimento que destacamos é a de CRUZ (2007): “O

entendimento obtido através da inferência realizada no contato com dados e informações que
traduzem a essência de qualquer elemento.”
Davenport e Brusak (1998) nos oferecem uma definição funcional do conhecimento:
Conhecimento é uma mistura fluida de experiência condensada, valores,

informação contextual e insight experimentado, a qual proporciona uma
estrutura para a avaliação e incorporação de novas experiências e
informações. Ele tem origem e é aplicado na mente dos conhecedores. Nas
organizações, ele costuma estar embutido não só em documentos ou
repositórios, mas também em rotinas, processo, práticas e normas
organizacionais.
Atualmente o conhecimento já é reconhecido como um dos principais fatores de

sucesso na maioria das instituições sólidas e modernas. Nestas é tido como um dos principais
ativos e, assim sendo, é gerenciado e disponibilizado para que todos possam acessá-lo e
recuperá-lo de forma rápida e segura, por meio do uso de modernas tecnologias da
informação. Ainda no Dicionário de Tecnologia da Whatis?com’s (2003, p. 480)
encontramos:
No contexto empresarial ou de usuários de microcomputador, o

conhecimento tende a ter uma conotação de posse do know-how devido à
experiência e posse efetiva de informações ou onde obtê-las. Recentemente,
as empresas começaram a tratar seu conhecimento acumulado como um
ativo e a desenvolver planos e aplicações de gestão do conhecimento
(knowledge management).
No geral, é de ampla compreensão que conhecimento é aquilo que se sabe de algo ou

alguém, ou ainda, conhecimento é a relação que se estabelece entre sujeito que conhece ou
deseja conhecer e o objeto a ser conhecido ou que se dá a conhecer.
Independentemente do meio pelo qual dele nos utilizamos ou o tipo que seja, o
conhecimento só tem significado quando dele nos utilizamos no relacionamento com outros
seres vivos, sejam eles homens ou outros seres vivos que existem no universo. Tem algum
valor? Segundo Tadeu Cruz, “o conhecimento só tem valor quando dele a humanidade se
utiliza para afirmar sua condição de ser racional”.
4.2 Fundamentos da Gerência do Conhecimento
Na chamada era da informação, muitas empresas ainda não perceberam que o seu
maior patrimônio é o conhecimento gerado e adquirido pelo seu corpo de funcionários ao
longo dos anos. Falta-lhes criar a estrutura necessária para sua captação e uso. Desta forma a
maior parte do conhecimento gerado permanece de posse dos funcionários sem ser
compartilhado. O gerenciamento deste conhecimento passou a ser vital para a sobrevivência
das instituições no mundo globalizado e competitivo em que vivemos.
O gerenciamento do conhecimento é o processo de obter, gerenciar e compartilhar a

experiência e especialização dos recursos humanos de uma organização, por meio do uso de
técnicas e tecnologias de forma corporativa, possibilitando o acesso à melhor informação no
tempo certo, bem como o uso efetivo do conhecimento gerado e adquirido, fator hoje
considerado importante para a melhoria do desempenho e sucesso de qualquer organização.
Fundamentalmente a gerência do conhecimento é composta por metodologias e

tecnologias:
Gerência de conhecimento, ou Knowledge Management (KM) é composta

por metodologias e tecnologias cuja finalidade é criar condições para
Identificar, Capturar, Integrar, Guardar, Recuperar e Compartilhar
conhecimento existente em qualquer tipo de organização. (CRUZ, 2007)
Para que as organizações na chamada “era da informação” alcancem seus objetivos

fins é essencial que seus funcionários e colaboradores se comuniquem, se conheçam entre si,
desenvolvam práticas colaborativas, e possam compartilhar o que sabem e o que não sabem:
Em termos organizacionais a Gerência do Conhecimento é uma abordagem

que reúne tecnologias e metodologias que têm por objetivo ajudar às
instituições de todos os tipos a conhecerem-se e conseqüentemente a
reconhecerem o que elas sabem a fim de poderem fazer uso efetivo desse
conhecimento. Embora pareça tautológica, minha afirmação decorre da
constatação que a maioria absoluta das empresas atuais: não sabem que
sabem, o que sabem, o que precisam saber, o que seus parceiros sabem, o
que seus clientes sabem e por fim, a maioria das organizações nem
desconfiam que existe todo este conhecimento necessitando ser

urgentemente reconhecido, assimilado, compartilhado e utilizado. (CRUZ,
2007)
Segundo os teóricos da gerência do conhecimento, ainda é comum ter hoje nas

organizações somente dados e informações, o que não se traduz necessariamente em
conhecimento. Geralmente o conhecimento está apenas na cabeça das pessoas. Extrair,

organizar e utilizar o conhecimento gerado pelos seus funcionários é hoje talvez a tarefa mais
difícil que se coloca às organizações. Para o alcance deste objetivo “É necessário que a
empresa adote uma determinação estratégica pela Gerência de Conhecimento e a desdobre em
ações que possibilitem todos os funcionários praticá-la todos os dias.” (CRUZ, 2007)
A gerência do conhecimento está apoiada na Tecnologia da Informação com

características que permitem a gestão de todos os dados e informações empresariais. No
Brasil são mais conhecidas pelas siglas CM e ECM, provenientes respectivamente das
denominações “Content Management” e “Enterprise Content Management”, as quais, em
português, estão se tornando conhecidas como tecnologias de gerenciamento de conteúdo.
“A nova Tecnologia da Informação que atende pelo nome genérico de

Content Management (ou simplesmente CM) e sua variante mais sofisticada
Enterprise Content Management, possibilitará o acesso sistemático,
estruturado e rápido a todo o conteúdo existente em qualquer organização.
Por conteúdo devemos entender dados e informações, estruturados ou não,

existentes em textos, desenhos, e-mails, manuais, home pages, planilhas
eletrônicas, vídeos, músicas, sons, imagens de qualquer tipo ou qualquer
outra representação de autoria interna ou externa. (CRUZ, 2007).
Para Baldan (2004), no entanto, a gestão do conhecimento não se restringe a uma

gestão das informações, por meio de tecnologias de informação. Segundo ele:
“... ao contrário, o intuito é uma gestão de conhecimento que leve a

empresa a ser gerida pelo conhecimento, o próprio uso das tecnologias
de informação precisa ser bem mais amplo. As informações e os
documentos armazenados não são considerados como conhecimento
em si; são apenas dados que, quando ativados, se convertem em
informação a ser submetida ao trabalho interpretativo de membros da
organização. Somente após estre trabalho poderemos falar em
conhecimento.”
Ainda segundo Baldam, a organização das informações, constituído pelas ações de

compilação, armazenamento, recuperação, disseminação, classificação, disponibilização e
tratamento de dados e informações contidas na massa documental produzida numa
organização, não está ao alcance dos programas de computador (softwares) originalmente
projetados para a uniformização do conhecimento. Com o crescimento e aperfeiçoamento da
industria de informática, surgiram novas ferramentas destinadas à automação destas tarefas.
Estas novas tecnologias, e a complexidade hoje reinante nas organizações, exigem um novo
enfoque do tratamento da informação.
“Podemos dizer que a introdução de softwares para trabalho em grupo

constitui um importante ponto de partida. Seu uso trouxe à luz a necessidade
de repensar os processos e de aperfeiçoar a gestão de documentos, com
softwares específicos e muito mais abertos.” (BALDAM, 2004)
No entanto, na opinião dos diversos autores consultados, a união das tecnologias de

informação de décadas passadas com as novas tecnologias podem trazer bons resultados na
revisão da informação já estruturada, bem como na organização e disponibilização da grande
massa de informações não estuturadas existentes, e entrantes a cada dia hoje nas instituições,
cuja necessidade de tratamento em muito excede a capacidade de trabalho na forma
convencional, como ainda vem sendo feito em boa parte das organizações. Às novas
tecnologias é atribuído o papel de apoiar a captura, tratamento e interpretação de informações,
especialmente as informações tácitas, bem como a gestão compartilhada de conhecimentos e o
trabalho colaborativo.
Sem uma estruturação de dados, eles não podem ser interpretados; sem
interpretação, não há como ter conhecimento; sem este, não há como tomar
decisões num ambiente altamente complexo . Há já três décadas, as
tecnologias de informaçãao se impuseram como indispensáveis. Cumpre
agora descobrir o seu potencial para não apenas padronizar, mas, muito
mais, fertilizar o conhecimento. (BALDAM, 2004)
A gerência do conhecimento não se restringe somente ao uso de tecnologias. Fazem-se

necessárias mudanças de longo prazo na cultura organizcional e nos comportamentos
individuais em relação a ele. Mas é inegável que o avanço tecnológico em muito contribuiu
para o sucesso da gerência do conhecimento obtido nas últimas décadas.
A literatura atualmente disponível sobre Gerência do Conhecimento é vasta e bastante

elucidativa, o que possibilita o aprofundamento necessário do tema a qualquer organização
que queira implementar ações neste sentido.
Para o alcance dos objetivos deste trabalho, nos próximos capítulos daremos ênfase à
identificação e descrição das tecnologias que têm aplicabilidade na gestão informatizada de
documentos e informações, ou seja, na gestão e gerenciamento de todo o conteúdo
empresarial, segundo a literatura consultada, bem como à identificação dos principais
requisitos de funcionalidades que o sistema deve oferecer de acordo com as recomendações

da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ.
4.3 Tecnologias com aplicabilidade na gerência do conteúdo e do conhecimento
Com a gradativa substituição dos processos manuais por processos eletrônicos, a

geração de documentos e informações tem hoje à disposição uma vasta gama de recursos
tecnológicos. Esta praticamente hoje se faz somente por meio do uso de softwares, o que
resultou numa drástica mudança no armazenamento de toda a informação produzida. O que
durante muitos séculos era armazenado em meios físicos, passou a ser armazenado em meios
eletrônicos. Esta nova realidade gerou novas necessidades, dentre as quais, a mudança das
formas de uso e preservação dos documentos de arquivo, o que, por sua vez, acelerou a
mudança das formas de gestão. Como conseqüência, o mundo presenciou uma rápida
aceleração da produção de tecnologias da informação e criação de sistemas automatizados de
gestão documental e da informação, criando as condições necessárias para a gestão e
disseminação do conhecimento produzido e acumulado pela humanidade.
Podemos dizer que a tecnologia tem hoje a função de facilitar a produção e

automatizar a gestão de todos os processos e conteúdos empresariais. Neste contexto, parece
apropriada a citação de que “A tecnologia aplica-se tanto aos “processos” de gestão do
conhecimento (criar, disseminar, armazenar e atualizar), quanto aos "produtos" (documentos,
hipertextos, livros, vídeos, sites, etc.)”. (TEIXEIRA FILHO, 2000)
Para atender a todas essas novas demandas, tanto as indústrias de informática, quanto
os especialistas em gestão da informação, empreenderam esforços no aperfeiçoamento e
produção de novas e modernas tecnologias da informação e no aperfeiçoamento de técnicas e
soluções informatizadas de gestão de todos os documentos e informações empresariais
produzidos. E assim surgiram inúmeras ofertas de tecnologias e soluções prontas, que embora
na maioria das vezes idênticas nas suas características e funcionalidades, atendem pelas mais
diversas denominações.
Atualmente a solução que reúne as tecnologias necessárias para o efetivo

gerenciamento de documentos, de informações e do conhecimento, são conhecidas no Brasil
por diversas siglas, dentre as quais as mais comuns são GED, CM, ECM e SIGAD.
Ultimamente está se tornando também conhecida no Brasil como Sistema de Gestão de
3 CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos, órgão responsável pela definição da política nacional de
arquivos,
tanto para arquivos públicos quanto para privados, conforme estabelecem os Decretos nºs 1.173, de 29 de
junho
de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995.
Conteúdo (SGC), cuja denominação se originou do inglês “Enterprise Content Management

(ECM)”.
As siglas muitas vezes contribuem para confundir os compradores de soluções. Como

os fornecedores no Brasil são, em grande parte, representantes de soluções norte-americanas
ou européias, os conceitos quando chegam ao Brasil sofrem adequações para nossa realidade.
Na descrição das tecnologias neste trabalho, optou-se pela denominação SIGAD, sigla de
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
Um SIGAD é o conjunto de tecnologias utilizadas para captar, gerenciar, armazenar,

preservar e disponibilizar documentos e conteúdos relativos aos processos empresariais. As
ferramentas e estratégias de um SIGAD devem permitir, segundo o CONARQ3, o
gerenciamento de documentos convencionais e digitais, e das informações estruturadas e não-
estruturadas, onde quer que tais informações se encontrem.
Uma vez atendidos os requisitos do Modelo de Requisitos e-ARQ Brasil, elaborado

pela Câmara Técnica de Documentos eletrônicos do CONARQ, um SIGAD é uma ferramenta
capaz de garantir:
. A manutenção das propriedades dos documentos arquivísticos;
. o cumprimento do ciclo vital dos documentos;
. o impedimento de que esses documentos arquivísticos sofram alterações ou que

sejam eliminados, exceto em situações previamente determinadas;
. a inclusão de prazos de guarda e controles de segurança rigorosos;
. a organização eficiente e eficaz da documentação arquivística de acordo com as

previsões de um plano de classificação;
. a formação de um repositório seguro de documentos arquivísticos necessários para

a realização das atividades e funções das organizações; e sobretudo
. a facilidade de acesso a esses documentos arquivísticos produzidos.
A estrutura de um SIGAD compõe a base necessária para a implantação da gerência

do conhecimento, pois, por meio deste, além do gerenciamento de todas as informações
registradas, as pessoas podem registrar seus conhecimentos em documentos e disponibilizá-
los eletronicamente para os demais funcionários de uma organização.
Para a efetiva gestão arquivística e informatizada de todo o conteúdo empresarial, é

necessário a composição de sistemas, cujas características e funcionalidades devem permitir o
gerenciamento adequado de todos os tipos de documentos, de acordo com os princípios da
arquivística e de acordo com os requisitos estabelecidos para a manutenção e preservação dos

documentos digitais.
A seguir estão descritas algumas das tecnologias e ferramentas pesquisadas e

disponíveis no mercado que reúnem as principais características necessárias para a
composição de um SIGAD.
4.3.1 Tecnologias para composição de um SIGAD (ECM)
Segundo os autores consultados, um SIGAD deve ser composto basicamente pelas

seguintes tecnologias:
. De captura de documentos (Código de barras, scanning, OCR/ICR/Forms

Processing):
São tecnologias especialistas em captura de documentos que permitem digitalizar,

indexar, classificar, separar, extrair dados de imagens, transformando-os em informações
confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a outras aplicações usadas nos
negócios da empresa.
Para fazer a captura de documentos são utilizadas basicamente as seguintes

tecnologias:
Códigos de barras: o uso da tecnologia de reconhecimento de códigos de barras é uma

grande aliada para efetuar a indexação automatizada de documentos. Reconhecer os dados
contidos em um código de barras permite buscar outros campos em bancos de dados que farão
parte de uma categorização aperfeiçoada do documento.
Digitalização ou scanning: é o processo de converter imagens em papel para arquivos

no computador. Os documentos são preparados e submetidos ao scanner que os "fotografa"
gerando um arquivo imagem do documento em papel.
OCR - Reconhecimento Ótico de Caracteres: tecnologia utilizada para identificar

caracteres a partir de imagens digitalizadas, obtidas a partir de documentos gerados de forma
mecânica (por ex.:- Impressos por computador ou gráficas), com a capacidade de transformá-
los em informação compreendida pelo computador, ou seja: transformam imagem em
caracteres ASCII, EBCDIC ou HEXA.
ICR - Reconhecimento Inteligente de Caracteres ou Reconhecimento de Caracteres

Manuscritos: tecnologia utilizada para identificar caracteres a partir de imagens digitalizadas
aplicado em caracteres gerados de forma manuscrita, com a capacidade de transformá-los em
informação compreendida pelo computador, ou seja: transformar imagem em caracteres
ASCII, EBCDIC ou HEXA. Esta tecnologia é aplicada principalmente para identificar
campos em formulários e aproveitá-los como índice do documento. Este aproveitamento traz

um grande ganho de produtividade na indexação de documentos.
Forms Processing (OCR/ICR): Processamento de Formulários. A tecnologia de

processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e
relacioná-las com campos nos bancos de dados. Essa tecnologia automatiza o processo de
digitação.
. De gerenciamento de imagens de documentos (Document Imaging - DI)
São tecnologias, dentre as quais as usadas na captura, que formam um módulo dentro
de um Sistema de Gestão de Conteúdo ou SIGAD, responsável pelo gerenciamento da
captura, tratamento e distribuição dos documentos em imagem. Um módulo completo de DI
permite o controle de qualidade da imagem e através de funções incrementais, utilizando
certificados digitais, pode lhe atribuir o mesmo status legal do documento em papel.
Quanto ao formato dos arquivos, os softwares de gerenciamento de documentos se

encarregam de organizá-los ou convertê-los sempre que necessário. Cada produto de
gerenciamento de imagem possui características de como administrar estes detalhes.
Dependendo da necessidade, utiliza-se um tipo de arquivo para guardar as imagens.
Como o reconhecimento de caracteres é feito a partir de uma imagem digitalizada, é

importantíssimo que a imagem tenha uma boa qualidade, sendo recomendado que as imagens
sejam preparadas para esse fim. Tratar uma imagem consiste em corrigir pequenos defeitos
que possam existir. A necessidade de correção se dá por diversas razões, sendo que as mais
comuns são a necessidade de obter arquivos menores e de melhor qualidade. A utilização de
filtros no tratamento das imagens gera arquivos que garantem um melhor aproveitamento dos
produtos de captura de dados.
. De gerenciamento de arquivos ou de registros e informações (Records and

Information Management - RIM):
É um sistema de gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da

mídia em que se encontra. Por meio deste sistema gerencia-se a criação, armazenamento,
processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos, sob controle de
categorização e tabelas de temporalidade.
. De gerenciamento de documentos digitais (Document Management - DM)

É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e
descarte de documentos criados eletronicamente, chamados de documentos digitais. Dentre as
suas principais funcionalidades está o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas
etc.), segurança, busca, controle de entradas e saídas, e versionamento.
Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados,

principalmente aqueles com grande quantidade de revisão. O DM controla o acesso físico aos
documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a
indexação. O foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos
respectivos usuários e o histórico da vida do documento. As grandes aplicações são na área de
normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia. E, nos últimos anos, com a automação do
escritório, o DM é perfeitamente viável para todos os documentos de qualquer empresa.
. De gerenciamento de fluxos de trabalho (Workflow / BPM):
É a tecnologia que controla e gerencia processos dentro de uma organização,

garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente
definido; organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.
Além de permitir a automação dos processos da organização; auxilia a explicitação do
conhecimento que está embutido nos processos de negócios e a determinação do fluxo da
informação contida em cada processo.
. De armazenamento de documentos (COLD/ERM):
Esta tecnologia trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação,

armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados, permitindo que relatórios sejam
armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
4 APIs e DLLs: São formadas por componentes que tem por objetivos servir de elo de ligação entre duas ou
mais
ferramentas e softwares. As APIs são “linkadas” às aplicações que as executam, enquanto que as DLLs são
chamadas apenas no momento da sua execução. (BALDAM, 2004)
5 EAI – Enterprise Application Integration. É um conjunto de elementos que tem por objetivo modelar e
operacionalizar a cadeia de valor das instituições por meio das informações que elas possuem. Um EAI é
composto por várias tecnologias. (BALDAM, 2004)
Em resumo, é a tecnologia que permite a saída de computador diretamente para discos

ópticos. Este sistema consiste basicamente na transferência de informações de meios
magnéticos para meios ópticos.
Embora o termo COLD seja ainda bastante utilizado, pouco a pouco vem sendo
substituído por ERM. O objetivo deste tipo de aplicação é gerenciar relatórios oriundos de
sistemas legados. Os relatórios são preparados e indexados de forma a ter uma aparência
agradável e natural ao usuário que fará a consulta.
O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos

para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos. A tecnologia do COLD/ERM
possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas
anotações sobre o relatório sem afetar o documento original.
. De integração entre diversos software e sistemas (APIs e DLLs 4, e EAI 5):
São tecnologias que possuem funcionalidades proporcionadas por meio de

componentes e conjunto de elementos que as permitem integrarem-se com outras, quer todas
estejam ou não rodando num mesmo ambiente.
Genericamente um SIGAD (ou ECM) é definido como “o conjunto de técnicas e

métodos que objetivam facilitar o armazenamento, o acesso, a consulta e a difusão de
documentos e dos conhecimentos nele contidos”. Os conteúdos podem estar registrados em
textos (contratos, manuais, artigos), sons, imagens (fotos, mapas), vídeos (apresentações,
reportagens, palestras), e armazenados em mídias digitais de diversos formatos, tais como
CDs, DVDs, discos rígidos, dentre outros.
Um SIGAD, além de facilitar o armazenamento e manipulação de documentos, visa

evitar a duplicação de documentos, definir uma classificação segundo critérios arquivísticos e
outros, gerenciar o acesso aos conhecimentos pertinentes e permitir a implementação de
modelos de navegação não lineares que permitam diversos tipos de navegação e a obtenção de
resultados diferentes e não previsíveis, mas de acordo com a necessidade individual dos seus
usuários.
Além das facilidades já citadas, o gerenciamento eletrônico ou informatizado de

documentos e informações permite ainda:
. Evitar a duplicação de documentos;
. Definir uma classificação segundo diversos critérios;

. Gerenciar o acesso aos conhecimentos pertinentes e implementar modelos de

navegação não linear;
. Aumentar a velocidade de difusão de conhecimentos através da organização;
. Garantir a consistência e a integridade dos documentos da organização;
. Diminuir o volume de documentos em mídias não digitais dentro da organização;
. Permitir o controle de versões e gerenciamento de documentos compostos;
. Permitir acesso à base de documentos via intranet e/ou Internet;
. Assinar documentos digitalmente, por meio do uso de Tokens e tecnologias

similares;
. Reduzir custos de impressão e de guarda dos documentos; e
. Permitir a definição de fluxos de trabalhos.
4.3.2 Portais de conhecimento
Portais de conhecimento ou portais de informação, ou ainda portais corporativos,

geralmente são definidos como um conjunto de aplicações que permitem às organizações
disponibilizarem informações internas e externas, provendo uma única interface para que seus
usuários possam transformá-las em informações para tomada de decisões. Neste processo de
transformação, uma seqüência de processos que visam a consolidar, gerenciar, analisar e
distribuir informações, dentro e fora da organização, são executados.
Os portais exercem um papel importante no compartilhamento de informação e

conhecimento no seio das organizações, na medida em que proporcionam o estabelecimento
de uma plataforma única para inúmeras finalidades e operações, possibilitando a integração,
em tempo-real, de diversos sistemas de informação.
Os portais corporativos, também chamados de EIP's (Enterprise Information

Portals), são aplicações visualmente similares aos portais encontrados na
Internet. Embora, em geral, sejam aplicações mais complexas que encontram
justificativa no apoio à missão, às estratégias e aos objetivos da organização
e colaboram para a criação e o gerenciamento de um modelo sustentável de

negócios. (TERRA, 2003)
Ainda segundo Terra (2003), o portal corporativo tem como objetivo primário:
...promover eficiência e vantagens competitivas para a organização que o

implementa. A idéia por trás desses portais é a de desbloquear a informação
armazenada na empresa, disponibilizando-a aos utilizadores através de um
único ponto de acesso. Esse ponto de acesso único, que lhe confere o signo
de “portal”, disponibiliza aplicações e informação personalizadas, essenciais
para a tomada de decisões nos níveis estratégico (de negócio), tático e
operacional.
Os portais de conhecimento são um tipo de portal de informação, com a

particularidade de serem focados na produção, aquisição, transmissão e gestão do
conhecimento, de acordo com os processos inerentes às atividades fins das instituições.
Além de serem baseados em tecnologia Web, os portais são excelentes meios de

divulgação de eventos de atividades fins relevantes, e de acesso rápido a informação,
aplicações e serviços de uma maneira personalizada, independente da onde o conteúdo se
origina.
5 CONTEXTUALIZAÇÃO GERAL - CENÁRIO EXTERNO
5.1 A gestão dos arquivos e a importância da disseminação dos seus conteúdos
Nas estruturas de governo dos níveis federal, estadual, municipal e do Distrito Federal,
que formam o Estado brasileiro, existe hoje uma ampla e complexa rede de arquivos,
produzidos no exercício de suas funções, cujo processo teve início na época da colonização do
país. O conteúdo desta rede é composto dos arquivos produzidos nas diversas instâncias dos
poderes executivo, legislativo e judiciário, nos níveis federal, estadual, municipal e do Distrito
Federal, na qual, de acordo com a legislação atual que regula a gestão dos arquivos no país,
devem ser incluídos os arquivos privados de interesse público e social, tanto de pessoas
físicas quanto de pessoas jurídicas.
Desta forma, pode-se afirmar que a informação contida nos citados arquivos é talvez a
fonte mais importante para retratar as principais ações nos três níveis de poder (executivo,
legislativo e judiciário) do governo, bem como usos, costumes, práticas culturais e políticas
dos diversos segmentos que formam a sociedade brasileira. Segundo o CONARQ:
.... a informação contida nos arquivos públicos e privados permeia todos os

setores da sociedade e os acompanha pela linha do tempo, retratando as
decisões e atividades governamentais, parlamentares e judiciárias, bem como

as práticas culturais e políticas dos grupos sociais. (SUBSÍDIOS, 2001)
Na citada estrutura de arquivos naturalmente encontram-se, ou deveriam estar

inseridos, os arquivos que registram toda nossa produção técnico-científica, cujas informações
e conhecimentos gerados são importantes, não só no cenário nacional quanto no internacional,
além da importância do registro da história das suas instituições geradoras,
independentemente de pertencerem ao setor público ou privado.
Daí a importância de uma política de arquivos séria, que tenha dentre seus objetivos a
mudança das condições e práticas que ainda caracterizam a maioria dos serviços arquivísticos,
com destaque ao setor governamental, principalmente por ser hoje o guardião tanto dos
arquivos públicos, quanto dos arquivos privados. Segundo o CONARQ, “As condições atuais
que caracterizam os serviços arquivísticos governamentais exigem uma nova postura que se
contraponha ao modelo tradicional de arquivo público.”
Para que esta mudança aconteça, se faz necessária uma nova visão dos governantes e
responsáveis pela gestão dos arquivos oficiais, no que diz respeito à guarda dos seus
documentos e à disseminação de seus conteúdos.
Alcançar este objetivo supõe o rompimento com a imagem de instituição

arquivística passiva que, por décadas, manteve um perfil monolítico e
centralizador de guarda da documentação gerada pela máquina do Estado.
Hoje, a implementação da política arquivística em nível nacional pauta-se
por uma estratégia que combine a descentralização da guarda de acervos
com a ampla disseminação de informações. (CONARQ/SUBSÍDIOS, 2001)
Graças ao empenho dos integrantes das Câmaras Técnicas do CONARQ, responsáveis

pela elaboração dos instrumentos de normas e diretrizes de gestão arquivística, norteadores da
gestão dos arquivos e bens que compõe o patrimônio histórico do país, a implementação da
política arquivística em nível nacional pauta-se hoje por uma estratégia que combina a
descentralização da guarda de acervos com a ampla disseminação de informações. Os citados
instrumentos denotam, em geral, o esforço para a correta organização dos arquivos e para a
gestão eficiente de recursos informacionais.
Apesar de já ser uma realidade a existência de todo um aparato de apoio, composto por
leis, normas, metodologias, técnicas e tecnologias que auxiliam as empresas e instituições, e
até as pessoas físicas a organizar e preservar corretamente todos os seus arquivos que
contenham informações importantes, sobretudo os conjuntos documentais de valor
permanente e dirigidos fundamentalmente para o público pesquisador e para a preservação da
memória nacional, ainda há muitos desafios a vencer.
6 CONTEXTUALIZAÇÃO LOCAL - CENÁRIO INTERNO

6.1 A gestão dos arquivos na instituição objeto de estudo
Para a identificação do problema de pesquisa foi eleita uma Fundação Pública Federal
constituída por catorze unidades espalhadas por cidades de onze estados da Federação, sendo
uma unidade central e treze unidades descentralizadas. Esta Fundação tem por finalidade o
desenvolvimento de estudos, ensino e pesquisa voltados para a prevenção de acidentes de
trabalho e doenças ocupacionais dos trabalhadores brasileiros, conforme estabelecido no seu
Estatuto.
No âmbito da administração pública federal, a Fundação está oficialmente enquadrada

como órgão da área de Ciência e Tecnologia. Os resultados do desenvolvimento das suas
atividades fim, além de atender às finalidades estabelecidas em seu Estatuto, norteiam estudos
para a formulação, implementação e avaliação de políticas públicas na prevenção de acidentes
e saúde do trabalhador brasileiro.
Apesar de ocupar lugar de destaque no cenário nacional e internacional na sua área de

atuação, ainda não possui um programa oficial ou sistema de gestão arquivística e
automatizada de seus documentos e informações. A gestão, o armazenamento e a preservação
dos documentos digitais de conteúdo técnico-científico, de forma correta, são de fundamental
importância para a continuidade dos seus próprios estudos, bem como para o
desenvolvimento intelectual dos profissionais da segurança e saúde do trabalho no Brasil e
países latino-americanos e até de países em desenvolvimento de outros continentes.
6.1.1 O processo de informatização da Fundação
Com o advento da microinformática e o surgimento de inúmeros tipos de software,

ocorreu a descentralização do processamento de dados gerados na realização das atividades
rotineiras das mais diversas áreas da Fundação. A microinformática possibilitou a todas as
áreas o registro e a gestão de seus dados em suas próprias estações de trabalho. Em seguida
foram criadas redes internas de transmissão de dados, o que possibilitou o acesso à internet e a
criação da intranet e extranet. Em seguida foram adquiridos software de alto desempenho e
para as mais diversas aplicabilidades.
Esta descentralização impulsionou na Fundação, nos últimos anos, um considerável

investimento em tecnologia de informática. A área que só processava dados, denominada
Central de Processamento de Dados (CPD), passou a ter nova atribuição, a de prestação de

serviços às demais áreas, tais como desenvolvimento e instalação de redes necessárias para a
transmissão de dados e acessos à internet, criação de “home page“ institucional, de extranet e
intranet; seleção, aquisição, instalação e manutenção de equipamentos de informática, etc. Na
esteira destas mudanças, teve início ainda nas instituições públicas, a terceirização dos
serviços da área-meio, na qual estão incluídas todas as atividades de informática.
Vale aqui ressaltar que, como nas contratações de materiais e serviços, as instituições
públicas, estão obrigadas a seguir normas estabelecidas por lei, em que um dos critérios é a
contratação pelo menor preço, nem sempre a empresa vencedora é a que reúne a melhor
técnica, ou seja, o conhecimento adequado ou suficiente para atender a contento todas as

necessidades dos contratantes. No entanto, após contratadas, estas receberam a incumbência,
além dos serviços já descritos, de desenvolver sistemas de automação de todos os processos
administrativos. Desta forma, inicialmente alguns sistemas não automatizavam totalmente os
processos para os quais foram criados. E, os atuais sistemas em uso não estão integrados entre
si. Enfim, a automatização de processos se deu sem o devido planejamento por profissionais
devidamente qualificados para primeiro organizar ou redefinir fluxos, rotinas, normas e
procedimentos para depois nortear o desenvolvimento de cada projeto. No início da
terceirização das atividades técnicas da área de informática, muitos sistemas chegaram a ser
desenvolvidos sem a participação e o acompanhamento efetivos das pessoas ou das
respectivas áreas internas que conheciam o fluxo como um todo. Alguns destes sistemas
nunca chegaram a funcionar corretamente, sendo alguns substituídos e outros, apesar de
funcionando, encontram-se obsoletos.
Enquanto que nas empresas privadas geralmente os investimentos e ações voltadas

para a automação dos seus processos e serviços são precedidos de planejamento ancorado
num planejamento estratégico, o que faz com que paradoxalmente as mudanças não
desestruturem e sim façam parte da rotina, na instituição pesquisada acontece o contrário: não
existe planejamento organizacional estratégico e as mudanças de estrutura nem sempre vêm
acompanhadas da atualização dos seus instrumentos organizacionais. As estruturas
organizacionais, quando alteradas, sofrem pequenos ajustes em atendimento a exigências
legais, visando apenas normalizar a criação ou redistribuição de cargos de confiança. Estas
alterações deveriam ser seguidas, de imediato, da atualização dos demais instrumentos
reguladores, principalmente do seu Regimento Interno, o que nem sempre ocorre. Desta
forma, as atribuições de suas áreas ou unidades internas ficam indefinidas, o que impede ou
dificulta a atualização de organogramas, fluxos administrativos, delegação de competências,

distribuição de tarefas, etc. Com o surgimento da microinformática, os documentos
convencionais foram gradativamente sendo substituídos por documentos digitais.
Toda esta transformação ocorreu sem o devido planejamento inicial, e sem a devida
reorganização organizacional, de revisão da estrutura e dos processos administrativos, e a
criação de serviços essenciais, como a instituição de uma gestão arquivística de documentos e
informações, fundamental para o bom uso dos recursos informáticos adquiridos e
implantados, o que hoje dificulta sobremaneira a recuperação da informação, bem como a
manutenção, o acesso e a preservação adequada dos documentos arquivísticos digitais, de
acordo com a legislação vigente.
Apesar do alto investimento em tecnologia e automação de sistemas administrativos, a

Instituição enfrenta diariamente vários problemas decorrentes da falta de um planejamento
prévio para fins de identificar e definir as melhores soluções para alavancar a automação de
cada um de seus processos organizacionais.
6.1.2 Diagnóstico da gestão documental e da informação
A Fundação objeto de estudo deste trabalho ainda não possui um programa oficial de
gestão documental e da informação implantado. Por esta razão, encontra-se inundada de

dados e documentos, com suas informações não estruturadas. Suas decisões são baseadas
apenas na legislação vigente ou na experiência e vontade das pessoas, o que gera riscos e altos
custos. É comum a ocorrência de revisão, alteração, substituição ou cancelamento de
contratos firmados, atrasos de pagamentos, impossibilidade de atendimento de demandas
internas e externas relacionadas à sua atividade fim, etc. A maior parte do conhecimento
gerado por seus funcionários, constituídos por servidores efetivos e comissionados e uma
considerável porcentagem de terceirizados, se perde na medida em que estes se aposentam ou
se transferem para outras instituições públicas ou saem em busca de novas oportunidades na
iniciativa privada.
As atividades relacionadas à atividade fim da Instituição são executadas por equipes

multifuncionais e multidisciplinares, cujos integrantes estão lotados em suas diversas
unidades, sendo uma unidade central e 13 descentralizadas, localizadas em distintas cidades e
estados. Todas as unidades produzem e acumulam documentos e informações resultantes do
desenvolvimento de atividades fins, além de documentos administrativos em geral.
Teoricamente as unidades descentralizadas deveriam organizar e armazenar suas

informações produzidas em arquivos locais, e por meio destes controlar, transferir e recolher
os de guarda intermediária e permanente em um arquivo geral da unidade central.
Entretanto, como a Fundação ainda não possui um programa de gestão documental e

da informação e uma unidade formal e legalmente instituída, nem um espaço adequadamente
estruturado para a guarda intermediária e permanente, o que sabemos é que esse controle não
ocorre de forma efetiva. Muitos documentos são descartados pelas próprias áreas, sendo hoje
parte já destinada para reaproveitamento interno e depois para a reciclarem, seguindo
orientações do programa de reciclagem oficialmente instituído. Esta situação sugere que o
controle sobre os documentos e informações fica a critério de cada unidade administrativa,
sem, salvo raras exceções, aplicação de técnicas arquivísticas adequadas e descartes em de
acordo com a legislação vigente.
Atualmente, em termos de gestão dos documentos em formato convencional há apenas

um serviço de organização de documentos acumulados, os quais em sua grande maioria são
relativos às atividades meio e precisam ser mantidos para fins fiscais. Estes são transferidos
para um edifício cedido pelo governo do Estado de São Paulo devido à falta de espaço nas
instalações da própria Fundação. Este serviço está sendo executado sob supervisão de um
servidor efetivo e por funcionários vinculados a uma empresa que terceiriza mão de obra,
todos de nível intermediário e sem a devida formação técnica ou experiência em gestão
documental.
Em termos de gestão eletrônica de documentos e informações existem apenas

iniciativas tímidas e isoladas, implementadas por servidores leigos, lotados na Biblioteca
Central, cujo acervo é composto por livros, revistas e outras publicações técnico-científicas
externas, e por exemplares de todos os produtos resultantes do desenvolvimento das
atividades-fins da própria Fundação. Vale ressaltar que nestas iniciativas são usadas
tecnologias que funcionam de forma isolada, ou seja, não sob a forma de sistema. A
automatização do acervo da Biblioteca e a disponibilização de arquivos de outras áreas está

apenas parcialmente contemplada.
Desta forma, sem uma gestão documental arquivística, tanto para os documentos em
formato convencional quanto para os em formato digital, tem-se hoje apenas uma
disponibilização desordenada de arquivos e informações, dos quais uma considerável parcela
se encontra replicada diversas vezes nos servidores de rede e com inúmeros caminhos de
busca, via rede, na intranet/extranet e via portal institucional. Isto sem contar os sem número
de vezes que podem estar replicados - quando em formato papel, nos arquivos das áreas em
geral; e quanto em formato digital ou eletrônico, nas próprias estações de trabalho ou ainda
em diversas outras mídias.
6.1.3 Coleta de dados
A coleta de dados foi feita junto a tecnólogos e pesquisadores por meio de

observações, consultas informais e aplicação de um questionário simples sobre a geração,
tratamento, distribuição e dificuldades de localização e recuperação de documentos. Também
foi feita uma coleta de dados, leitura e análise de informações junto à área de Informática,
sobre o Portal, Intranet e Extranet, cujos meios vem sendo usados atualmente para a
disponibilização de parte dos documentos e informações técnicas e administrativas, julgadas
importantes, em atendimento às demandas e necessidades de algumas áreas e servidores da
Instituição. Esta coleta possibilitou identificar que, em termos de gestão da informação,
existem duas questões fundamentais que afetam a qualidade da gestão como um todo: a falta
de uma gestão documental e da informação adequada e automatizada, e a falta de integração
dos atuais sistemas, soluções e tecnologias já em uso na disponibilização e distribuição de
documentos e informações, tanto da área-meio quanto da área fim da Instituição.
O levantamento de dados e informações sobre a situação atual teve como foco

principal as dificuldades de localização e acesso aos documentos e informações necessários
para o desenvolvimento das atividades técnicas de ensino e pesquisa, ou seja, da atividade fim
da Instituição. Este levantamento de dados foi realizado em duas etapas. A primeira etapa
consistiu em levantar dados por meio de observações “in loco” e em conversas informais com
tecnólogos e pesquisadores, cujas informações foram usadas para a elaboração de um
questionário de perguntas. A segunda etapa consistiu na aplicação do citado questionário
composto de 14 perguntas simples e objetivas, com o objetivo de identificar essencialmente a
forma de arquivamento e as dificuldades no armazenamento, acesso e busca de documentos e
informações que estes têm no desenvolvimento de suas atividades técnicas.
Os questionários foram enviados para 15 tecnólogos e pesquisadores de nível superior

e com cursos de especialização, mestrado, doutorado e pós-doutorado, no Brasil e no exterior,
lotados na unidade central e em algumas unidades descentralizadas, e que participam do
desenvolvimento de atividades e projetos em nível local e nacional e do desenvolvimento de

atividades em nível internacional. Dos 15 tecnólogos e pesquisadores consultados, 10

responderam e devolveram o questionário, e 5 não se manifestaram.
6.1.4 Análise qualitativa descritiva dos dados coletados via aplicação de questionários
Apesar dos questionários respondidos e devolvidos representarem apenas dois terços

amostra, as informações obtidas foram consideras relevantes para uma compreensão mais
precisa do problema relacionado ao acesso e recuperação da informação, em razão da
ausência de um sistema de gestão arquivística e informatizada de documentos e informações.
Com a aplicação do questionário, constatou-se que atualmente o tratamento

dispensado aos documentos gerados na execução das atividades técnicas de ensino e pesquisa:
. É realizado de forma arcaica e indevida, sem o apoio de instrumentos que facilitem

a busca em futuras consultas;
. Que não há nas áreas qualquer instrumento básico de classificação de documentos

e de temporalidade documental, nem qualquer outro instrumento de orientação ou
estabelecimento de critérios, técnicas e metodologias baseadas em princípios da
arquivística;
. Que a tarefa de organizar e armazenar documentos nem sempre é executada só por

pessoas de apoio administrativo, mas também pelos próprios tecnólogos e
pesquisadores da Fundação;
. Que os servidores das áreas de apoio administrativo não possuem a devida

qualificação para a execução de tarefas de organizar, armazenar e preservar
documentos, independentemente do formato em que se encontram: convencional
ou digital;
. Que as buscas não são realizadas de forma padronizada; cada pesquisador

desenvolveu sua própria maneira de buscar informação;
. Que nem todos se utilizam dos meios de busca eletrônicas já disponíveis, via
Portal, Intranet, Extranet e na Biblioteca Central;
. Que há o desconhecimento, por parte de alguns questionados, do valor secundário

que os documentos produzidos e usados têm ou possam ter após serem
considerados não mais necessários para a execução de suas tarefas diárias;
. Que a maioria ainda desconhece soluções ou tecnologias aplicadas na gestão de

conteúdos organizacionais.
Baseado nestas constatações pode-se concluir que muitas informações valiosas para a
Instituição, além de não serem de fácil alcance dos tecnólogos e pesquisadores, podem
desaparecer em pouco tempo, por estarem guardados de forma indevida, e até em função da
constante troca de profissionais administrativos responsáveis pela elaboração e manutenção
dos documentos em papel e dos arquivos digitais. Outro ponto preocupante é a falta de
controle de versões, visto que no método convencional não existe a prática da guarda e
armazenamento de versões anteriores.
A constante troca dos ocupantes dos cargos da alta direção, somada à ausência de uma
fiscalização sistemática dos órgãos centrais responsáveis pelo acompanhamento do
cumprimento da legislação vigente, resulta até o presente na inexistência de investimentos em
todos os sentidos para a adequada gestão documental e da informação.
A atual situação da Instituição nos leva a crer que muito do que sabemos agora, muito
do que está codificado e escrito eletronicamente poderá se perder para sempre em pouco
tempo. É importante que se tenha a preocupação com a preservação de todos os documentos
gerados, principalmente com a confiabilidade e durabilidade das mídias digitais, pois segundo
indicam as pesquisas, a vida média de uma mídia óptica é de 30 anos, mas o seu equipamento
de leitura estará obsoleto em muito menos tempo. Esta realidade deve servir de alerta para a
necessidade do estabelecimento de uma política institucional para a preservação dos
documentos digitais.
Além dos problemas relativos à obsolescência dos softwares, hardwares e da

fragilidade das mídias, ainda temos a questão dos recursos tecnológicos da Instituição, os
quais são continuamente ampliados, alterados ou substituídos, o que gera um aumento da
complexidade.
Neste contexto, iniciativas e esforços para padronizar e automatizar os processos de

gestão documental, da informação e do conhecimento constituem-se num grande desafio, na
medida em que a Instituição ainda não possui planejamento estratégico nem uma política
oficial clara estabelecida para a resolução de todas estas questões.
A partir deste diagnóstico, revisão da literatura especializada – livros, revistas e artigos

científicos, trabalhos acadêmicos, e pesquisa de tecnologias e soluções junto ao mercado
fornecedor, pretende-se chegar a constatações e proposição de ações que visam subsidiar e
contribuir objetivamente para:
. A consolidação da visão dos gestores sobre a importância da correta e eficiente

gestão documental e da informação para o sucesso institucional;
. A importância da identificação prévia de tecnologias e soluções modernas,

adequadas à gestão arquivística e informatizada de documentos e informações, como apoio à
gestão do conhecimento, e que permitam o desenvolvimento das atividades fins da instituição
de forma colaborativa e integrada;
. A possibilidade do uso integral da capacidade das soluções já em uso na gestão de

documentos e informações, de forma integrada com a nova solução adotada, fazendo com
estas passem de meros veículos de divulgação de documentos a instrumentos facilitadores de
acesso e recuperação rápida da informação contida nos citados documentos; e
. Fazer com que técnicos e pesquisadores da instituição conheçam, tenham acesso e

possam compartilhar, disseminar e reutilizar todo o conhecimento gerado no desenvolvimento
de novas pesquisas.
Em fim, com este diagnóstico buscou-se identificar os principais problemas

relacionados à inexistência de uma gestão arquivística e informatizada na Instituição,
objetivando contribuir na identificação das soluções e tecnologias adequadas para a efetiva
gestão arquivística e informatizada de toda massa documental e informação produzida, e
assim criar as condições necessárias para a gerência do conhecimento propiciado por este
conteúdo, transformando-a numa ferramenta eficiente e eficaz para o alcance dos objetivos
fins da Instituição.
7 GESTÃO ARQUIVÍSTICA E INFORMATIZADA DE DOCUMENTOS
7.1 Considerações preliminares
Os documentos gerados nas empresas, especialmente os documentos arquivísticos,

tanto convencionais quanto digitais, são criados, guardados ou armazenados em decorrência
do cumprimento das atividades das instituições. Daí a necessidade de serem tratados de
acordo com princípios da arquivística, ou seja, devidamente armazenados e preservados
juntamente com os metadados
que descrevem seu conteúdo, estrutura e contexto, para que,
aqueles que precisam ser mantidos em função do seu valor de prova ou registro histórico,
sejam mantidos confiáveis e autênticos
ao longo do tempo, e os demais devidamente
descartados.
Todo este processo torna-se bem mais dinâmico e seguro e trará melhores resultados,
quando executado de forma compartilhada entre todas as áreas das organizações e apoiado por
um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).
Um dos objetivos da implantação de um SIGAD é a promoção da padronização na

gestão da documentação com o objetivo de garantir que o patrimônio documental seja
produzido e mantido de forma confiável, íntegra, autêntica e acessível.
7.2 Padrões para gerenciar documentos digitais num processo eletrônico
Em função da rápida obsolescência das tecnologias pelas quais foram gerados, os

documentos arquivísticos digitais que precisam ser mantidos em caráter temporário ou
permanente, necessitam de atenção especial. Mantê-los protegidos contra perdas e danos, e
disponíveis dentro das regras de liberdade de informação e privacidade estabelecidas na
legislação vigente, requer planejamento, criação e aplicação de políticas, normas,
procedimentos e pessoal capacitado, a fim de garantir uma gestão arquivística e automatizada
destes arquivos.
Para o alcance destes objetivos, no desenvolvimento de um SIGAD devem ser

atendidos requisitos mínimos, a exemplo dos preconizados nos instrumentos Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ
Brasil), elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de
Arquivos (Conarq) e Modelo de Requisitos para Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq),
desenvolvido pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo de Portugal. O MoReq
português, por sua vez, teve como base o Model Requirements for the Management of
Electronic Records (MoReq), elaborado pelo programa Intercâmbio de Dados entre
Administrações (IDA) da Comissão Européia.
Os citados modelos têm como objetivos comuns fornecer requisitos para o

desenvolvimento de sistemas de gestão de documentos digitais, não-digitais e híbridos, bem
como para a avaliação de sistemas informatizados já implantados nas instituições, visando à
certificação quanto ao grau de aderência destes ao modelo que estiver sendo proposto.
7.3 Aplicabilidade de tecnologias da informação na gestão de conteúdos
Uma solução de gestão de conteúdo deve capacitar as organizações a gerenciar e

utilizar todo o seu conteúdo durante todo o seu Ciclo de Vida, possibilitando captura,
gerenciamento de documentos e registros, arquivamento, integração, recuperação e
distribuição de arquivos e informações, como um conjunto integrado e escalonável de
ferramentas. A arquitetura do sistema deve permitir a expansão da solução de acordo com as
necessidades de cada organização.
7.3.1 A escolha das tecnologias

A exemplo do que ocorreu com outras tecnologias já bem conhecidas que prometiam
ser a solução perfeita para grandes problemas, assim também acontece hoje com as soluções
prontas oferecidas pelo mercado para a gestão do conteúdo. Ao compararmos as ofertas de
diferentes empresas, nos deparamos com promessas idênticas: todas dizem conter a receita
perfeita para solucionar todos os problemas relacionados à gestão documental, da informação
e do conhecimento de uma organização. Nesta questão, a maioria dos autores consultados é
unânime em afirmar que a escolha de uma solução pronta contendo em seu conjunto as
tecnologias mínimas necessárias para a composição de um sistema, senão perfeito, mas
próximo do “ideal”, é uma missão ainda difícil, devido ainda não existir para este tipo de
solução um modelo conceitual que nos sirva de amparo para não cairmos na armadilha da
solução perfeita que todos oferecem. Além disso, são poucas e muito recentes as experiências
de sucesso descritas na literatura de casos de sucesso que servem de parâmetro ou nos dão
algum indicativo para uma escolha mais acertada de tecnologias da informação com
aplicabilidade na gestão de conteúdos empresariais.
Por esta razão, as empresas que pretendem iniciar um processo de criação da estrutura
necessária para a gestão de seus conteúdos precisam atentar e identificar com bastante
antecedência, dentro de seus objetivos, quais suas reais necessidades imediatas e em longo
prazo, problemas, necessidades gerais, necessidades específicas, quais as tecnologias da
informação já em uso que servem ou possam ser mais bem utilizadas, quais os investimentos
que devem ou podem ser suportados, dentre outros, antes de tomar qualquer decisão. Tomar
todos estes cuidados tem ainda maior relevância nas empresas públicas, cujas aquisições
devem ser baseadas em critérios legalmente estabelecidos, geralmente restritivos e por vezes
inadequados para escolhas em que devem ser respeitadas necessidades e características
específicas inerentes ao fim a que se destinam. Daí a importância da identificação prévia e
criteriosa dos diversos aspectos que não podem ser ignorados na escolha das tecnologias para
a gestão de conteúdo.
Paralelamente à identificação prévia das reais necessidades, características específicas

e possibilidades de cada organização, a concepção de um modelo de arquitetura para a gestão
de conteúdo como apoio à gestão do conhecimento, é outro fator que poderá contribuir na
escolha mais acertada das tecnologias. Neste sentido, e até para suprir a inexistência de um
modelo conceitual que define as tecnologias mínimas necessárias, a exemplo de outras
soluções já plenamente consagradas, na literatura atual já existem inúmeras tentativas de
representar modelos de gestão do conteúdo e do conhecimento.
Para oferecer maior segurança aos gestores do sistema, as tecnologias ou aplicativos

que o compõe devem oferecer dispositivos ou formas variadas de restrição de acesso, a fim de
possibilitar aos gestores de aplicativos uma gerência de segurança que permita criar formas
seguras de controle de acesso, registros internos de logs, listas de menus dos registros
efetuados, etc.
Baseado nas citadas representações e descrição de suas funcionalidades, apresentamos

a seguir uma arquitetura modelo para gestão de conteúdo no qual estão representados os
recursos tecnológicos mínimos necessários, dos quais, alguns geralmente já fazem parte do
cotidiano das empresas que investiram na automação de seus processos.
7.4 Proposta de arquitetura modelo
A proposta de arquitetura modelo reúne as tecnologias básicas com funcionalidades

para a gerência de conteúdos empresariais, conforme representado na figura 1, abaixo:
Figura 1 – Proposta de Arquitetura Modelo de um SIGAD (ou SGC) – desenho do autor.
A arquitetura modelo apresentada pode ser empregada em organizações com

características e dimensões distintas, na qual se tentou representar, em blocos, as ações e
tecnologias que possibilitam localizar, criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e
distribuir todos os tipos de conteúdos empresariais - documentos convencionais e digitais,
informações e registros estruturados e não-estruturados.
O modelo apresentado contém características que permitem a integração da gestão do

conteúdo, englobando todos os processos. O acesso ao Sistema poderá ser feito via intranet e
Internet, o que possibilita um fácil e rápido acesso remoto, a partir de qualquer computador
conectado na Web, e deve ser restrito ou controlado através da autenticação de nome de
usuário e senha, a fim de garantir o controle dos gestores e oferecer maior segurança na
manutenção do sistema e confiabilidade do conteúdo disponibilizado.
7.5 Requisitos funcionais de um SIGAD
Para o gerenciamento de conteúdos empresariais em geral, de acordo com os

princípios da arquivística, apoiado por um Sistema Automatizado de Gestão Arquivística de
Documentos (SIGAD) que oferece funções e funcionalidade de acordo com os requisitos
definidos no Modelo de Requisitos e-ARQ Brasil, se faz necessário um conjunto de
tecnologias que possibilitam:
. A captura de documentos e informações (com transformação dos documentos em

formatos convencionais e microfilmes em imagens, bem como a reconstituição de
informações de documentos em imagem);
. O gerenciamento eletrônico de todos os documentos e informações produzidas nos

processos empresariais;
. A implementação da categorização de documentos, tabelas de temporalidade,

ações de disposição e controle de níveis de segurança;
. O monitoramento de todas as ações realizadas sobre os documentos em todo o seu

ciclo de vida;
. A integração do SIGAD com soluções já em uso, tais como: aplicativos

específicos, bancos de dados, repositórios de documentos (internos: portal
institucional, intranet e extranet; e externos: bibliotecas ou portais de domínio

públicos específicos para este fim);
. A publicação e distribuição segura de todo o conteúdo gerenciado, nos mais

diversos formatos e mediante o uso dos diversos meios de distribuição, tais como,
papel, fax, internet, extranet, intranet, portal, e-mail e serviços móveis (celulares);
. A criação de repositórios centralizados nos quais todas as informações vitais

podem residir.
. O acesso à versão correta de um documento ou registro;
. O gerenciamento do ciclo de vida completo do conteúdo, do princípio ao fim;
7.6 Funcionalidades de um SIGAD aplicáveis em instituições voltadas a pesquisa

científica
Além das funções e funcionalidades identificadas como necessárias num conjunto de

tecnologias para um SIGAD de empresas em geral, procurou-se identificar e destacar em
separado, aquelas com especificidades relevantes ou importantes para empresas ou
instituições voltadas ao desenvolvimento de pesquisa científica. Em especial, para aquelas
com estrutura organizacional composta por mais de uma unidade de produção, situadas a
enormes distâncias ou que realizam pesquisas de campo nos mais diversos estados brasileiros.
No entanto, isto não significa que estas, que se encontram a seguir relacionadas, não sejam
importantes ou não devam ser consideradas para empresas e instituições de outros ramos de
atividades.
. O gerenciamento informatizado e compartilhado de documentos gerados no

desenvolvimento de atividades técnicas e de pesquisa científica;
. A integração de sistemas já em uso e dos aplicativos de criação, alteração e uso de

documentos em sua forma original (aplicativos do grupo Office e outros usados no
desenvolvimento de projetos de engenharia, etc), de apoio ao desenvolvimento de
pesquisa científica e de animação gráfica, áudio e vídeo;
6 Relational database (Banco de dados relacional): é um banco de dados que usa grupos de atributos comuns
encontrados no conjunto de dados. Um banco de dados relacional organiza seus dados em relações. Cada
relação
pode ser vista como uma tabela, onde cada coluna corresponde a atributos da relação e as linhas
correspondem
aos elementos da relação. O software utilizado para fazer este agrupamento é chamado de um sistema de
gerenciamento de banco de dados relacional. (Fonte:
http://www.dca.fee.unicamp.br/cursos/javadb/bdrel.html)
. A utilização de módulos que permitam a integração a sistemas de gerenciamento

de banco de dados relacionais (relational database)6;
. A realização de trabalho colaborativo, de forma que as equipes de diversas

unidades possam trabalhar em conjunto a qualquer tempo, quer se encontrem
próximas ou a enormes distâncias umas das outras; e
. O acesso a todo o conteúdo, via Web.
7.7 Tecnologias para a composição do sistema
Desta forma, para atender aos requisitos descritos, uma solução de SIGAD deve ser
composta, basicamente, por um conjunto das seguintes tecnologias:
. Para captura de documentos: Código de Barras, Scanners, OCR, ICR, e Forms

Processing;
. Para gerenciamento de imagens de documentos: Document Imaging (DI);
. Para gerenciamento de registros (documentos e arquivos): Records and

Information Management (RIM);
. Gerenciamento de documentos digitais: Document Management (DM);
. Para automação de processos e gerenciamento de fluxos de trabalho: Workflow e

BPM;
. Para armazenamento de dado documentos e arquivos: (COLD/ERM);
. Para integração entre aplicações, ferramentas e softwares: APIs, DLLs e EAI.
. Ferramentas de otimização dos meios de distribuição, tais como: Internet, Extranet,

Intranet, Portal, e-mail e serviços móveis;
. Módulos ou ferramentas para implementação de segurança: Infra-estrutura de

Chaves Públicas.
7.8 Vantagens e benefícios
Uma solução abrangente de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de

Documentos (SIGAD) possibilita:
. Tratar a informação não-gerenciada;
. Aprimorar a produtividade e agilidade do negócio;
. Promover melhor acesso à informação;
. Criar uma infra-estrutura de compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por

toda a organização;
. Reduzir custos com hardware e software;

. Integrar as informações chaves em um caminho único;
. Maximizar o valor e a qualidade do conteúdo empresarial, aprimorando o

desempenho geral da sua missão ou finalidade; e
. Criar modelos de dados para o cadastro e pesquisa de informações como, por

exemplo, CPF de um funcionário no RH.
. Definir parâmetros de configuração para cada digitalização por meio de scanners

ou multifuncionais.
. Localizar informações por qualquer palavra contida dentro dos arquivos já

armazenados.
. Assinar digitalmente documentos através de Tokens, Smart Cards ou Key Stores.
. Evitar a impressão descontrolada de informações e relatórios em papel;
. Gravar bases de dados em CD/DVD e discos rígidos;
. A definição de um ou mais fluxos de trabalhos, com associação de usuários e

grupos de usuários a cada passo do processo, facilitando a gestão e direcionamento
das tarefas.
. Reduzir custos de impressão, economia na guarda dos documentos e pesquisas

inteligentes no conteúdo das informações constantes nos relatórios.
. Que pessoas com especializações complementares ou coincidentes cheguem a

melhores resultados com maior rapidez;
7 Whiteboarding (quadro branco): Como o nome sugere, esse tipo de ferramenta cria um espaço de quadro
branco virtual similar aos quadros brancos normalmente presentes em salas de conferência, onde diferentes
participantes da conversa podem trabalhar com cores e estilos diferentes de caneta, e borrachas virtuais,
cujos
diagramas criados podem ser facilmente salvos, impressos, enviados por e-mail ou colados em outros
aplicativos. (Fonte: Microsoft)
. O enfoque de objetivos operacionais, tais como: poupar tempo, otimizar os

processos, cortar custos e melhorar o tempo de produção e a qualidade dos
produtos.
. Facilitação do canal de comunicação, o que possibilita interações curtas como

sessões de chat , mensagem instantânea , whiteboarding (quadro branco)7, etc;
. Gerenciamento do ciclo de vida de documentos e de objetos de conteúdo

envolvidos em um processo de negócio; e facilitação de projetos, organizando e
simplificando a maneira pela qual as pessoas trabalham em torno de um objetivo
comum; e
. Integração entre outras ferramentas e sistemas já em uso, independentemente de

elas estarem ou não rodando num mesmo ambiente.
Neste capítulo foi apresentada uma Arquitetura Modelo de um SIGAD e as

tecnologias para sua composição, bem como especificados os principais requisitos de funções
e funcionalidades que o sistema deve oferecer. Deve-se ressaltar que o modelo descrito
representa uma visão funcional da gestão do conteúdo como apoio à gestão do conhecimento,
a partir de seus princípios teóricos. Sendo assim, a etapa de desenvolvimento do modelo
concebido é necessária para que ele seja validado pelas instituições. Na citada etapa deve ser
aprofundada e atualizada a pesquisa teórica, além de levadas em consideração todas as
particularidades e necessidades de cada empresa ou instituição.
8 FORNECEDORES DE SOLUÇÕES E TECNOLOGIAS
8.1 Levantamento das alternativas do mercado
Inicialmente optou-se por uma pesquisa, via Internet, sobre fornecedores de

tecnologias da informação, usando as seguintes palavras-chave:
. Tecnologias de gestão documental e da informação;
. Tecnologias de gestão arquivística de documentos;

. Tecnologias de Gestão do conhecimento;
. Tecnologias de gestão do conteúdo.
A maioria dos sites oferece possibilidades de contatos, via e-mail, para solicitar
informações sobre as tecnologias oferecidas. Este canal foi bastante explorado, porque
permite a formalização dos contatos mantidos e o registro das informações fornecidas,
possibilitando uma análise comparativa entre os produtos disponíveis no mercado. As
respostas são dadas quase que imediatamente e elucidam dúvidas inicias, permitindo uma
filtragem dos fornecedores que oferecem soluções mais completas de gestão do conteúdo.
Um recurso bastante interessante adotado por alguns fornecedores são as

demonstrações eletrônicas de suas soluções, produzidas com o uso de um software específico,
feitas on-line ou enviadas por e-mail, as quais são elaboradas e apresentadas, percebe-se, por
pessoas com amplo conhecimento na área de gestão de conteúdos empresariais e do
funcionamento em profundidade de cada solução ou ferramenta. Estas demonstrações
possibilitam aos clientes conhecer os principais recursos e facilidades e, a partir daí, fazer
uma seleção prévia do grupo de empresas, cujos produtos reúnem as características mínimas
que justifiquem o aprofundamento da pesquisa, com vistas a selecionar os fornecedores com
possibilidades reais de participar de futuros certames ou licitações.
Num segundo momento, foram mantidos contatos por telefone com os profissionais de
vendas para obtenção de informações adicionais ou detalhes sobre algumas especificidades
das tecnologias, como por exemplo, se possibilitam gerenciamento e armazenamento de
documentos técnicos.
De forma geral, os fornecedores selecionados para a pesquisa oferecem produtos

variados que, apesar das diferentes denominações, muito pouco diferem nas funcionalidades e
vantagens descritas ou demonstradas.
8.2 Fornecedores de produtos variados
Os fornecedores oferecem uma ampla cobertura com soluções empacotadas, cada uma
delas voltada para um tipo de aplicação vertical, problema ou tipo de conteúdo das empresas.
Geralmente dispõe de produtos que permitem a integração entre suas várias soluções e
componentes, de modo que as empresas possam expandir suas implantações à medida que for
necessário.
8.3 Fornecedores de um único produto

Outros fornecedores se especializam em um aspecto do mercado de Gestão de

Conteúdos Empresariais (ECM), oferecendo soluções altamente sofisticadas em uma ou duas
áreas, como gerenciamento de conteúdo da Web (WCM), imagem ou portais.
Embora suas soluções sejam especializadas em uma área principal, como por exemplo
gerenciamento de conteúdo da Web, estes fornecedores têm uma ampla parceria com outros
fornecedores de soluções no mercado de Gestão de Conteúdos Empresariais, e criam
adaptadores para as soluções de seus parceiros a fim de tornar mais simples para o cliente a
integração de suas soluções com outras, dentro do universo de soluções de ECM.
Os fornecedores de soluções para o mercado brasileiro são, em grande parte,

representantes de soluções norte-americanas ou européias.
8.4 Critérios de escolha dos fornecedores
Após o levantamento das alternativas do mercado, que possibilitou assistir e analisar

algumas das soluções que poderiam atender as necessidades da empresa pesquisada, bem
como consulta à literatura sobre escolha de tecnologias, é possível inferir que é necessário
elaborar um roteiro prévio dos critérios que devem servir de parâmetro para a escolha dos
fornecedores das tecnologias. Nestes devem ser levados em consideração diversos fatores que
variam de acordo com as reais necessidades de cada empresa ou instituição. Permitimos-nos
destacar apenas alguns que consideramos importantes:
Fator tecnologia
Em função da necessidade de gerenciar diversos tipos de documentos, a tecnologia

para a solução a ser adotada deve possuir características que abranjam o maior número
possível de documentos existentes na empresa ou instituição. Outro fator a ser considerado
neste quesito é a possibilidade de integração com a Internet, em função da necessidade de
transferir arquivos ou disponibilizá-los diretamente via Web.
Fator confiabilidade
O software a ser adotado dever ter alto índice de confiabilidade, em função de que
muitos documentos não serão mais emitidos em papel, passando a existir apenas
eletronicamente. Caso opte por não atender a esta característica, a empresa poderá executar
procedimentos não conformes com as exigências da qualidade.
Fator aderência às necessidades
Este fator deverá ser o diferencial dos critérios de análise a fim de escolher a solução
que apresente alto grau de aderência às reais necessidades existentes nas instituições.
Fator custos
Um dos fatores mais analisados num processo de compra de serviços ou produtos,

principalmente nas instituições públicas, é o preço. Considerando a importância na atualidade

da Gestão do Conteúdo, deve ser estabelecido que este fator somente tenha influência na
decisão caso surgirem alternativas semelhantes, com características idênticas ou que atendam
da mesma forma as necessidades da instituição, e com menor custo.
Ao tratar da compra das tecnologias, os autores consultados afirmam que é preciso se

ter muito cuidado, especialmente por se tratar da escolha das tecnologias para compor um
sistema de gestão de conteúdo. Não basta se ater apenas aos critérios normalmente usados nos
processos convencionais de compra de software, onde se compara dentre os diversos
fornecedores apenas as funcionalidades e preços das soluções ofertadas.
Esqueça este tipo de compra, ela pode até funcionar, mais ou menos, para
qualquer outro tipo de software, menos para Enterprise Content
Management. O principal é “a empresa perguntar a si mesma” que tipo de
conteúdo e conhecimento precisa, mas há uma série de outras perguntas que
irão ajudar muito a organização na hora de escolher um software dentre as
várias opções que irão, com certeza, aparecer. (CRUZ, 2007)
Para não errar na escolha das tecnologias, as empresas devem listar todos os fatores
considerados essenciais para a gestão do conhecimento, formular perguntas a respeito das
mais diversas funcionalidades que as tecnologias devem oferecer, bem como tentar responder
a todos sem deixar dúvidas. Para este fim é importante selecionar diversas obras e artigos de
autores especialistas no assunto, o que com certeza contribuirá para se estabelecer os
parâmetros e critérios que devem prevalecer na escolha de tecnologias de sistemas para a
gerência de conteúdos empresariais.
8.5 Outro aspecto a considerar
As tecnologias de Gestão de Conteúdo Empresarial, apesar de não se ter ainda um

modelo conceitual definido, atingiram, segundo os autores consultados, um maior grau de
maturidade, fator que contribui para que as empresas que decidirem por utilizá-las possam
fazer suas opções com mais tranqüilidade e com esperança de obter uma significativa
otimização de suas operações, ao mesmo tempo em que proporcionarão maior satisfação a
seus funcionários, colaboradores e clientes.
9 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Estamos vivendo na chamada era do conhecimento, num mundo sem fronteiras, em

que a economia está cada vez mais globalizada e as empresas mais competitivas.
A gerência do conhecimento é algo ainda novo, que surgiu nos últimos séculos, e está
intimamante vinculada à evolução tecnológica das últimas décadas. Com o surgimento da
Internet, as empresas aceleraram o processo de informatização, adotando diferentes
plataformas de hardware, diferentes sistemas operacionais e programas aplicativos para se
comunicarem entre si, não importando a localização física dos computadores. Esta infra-
estrutura viabilizou uma melhor aplicação de recursos e adoção de sistemas modernos
baseados em tecnologia da informação que permite o compartilhamento de todas as
informações.
A globalização atinge todos os setores da economia brasileira e conseqüentemente

toda sociedade. Neste contexto, muitas empresas já se modernizaram e partiram para sistemas
de gerenciamento de informações para difundir o seu conhecimento a todos que dela
necessitam. Outras ainda não o fizeram e hoje já têm dificuldades em gerir seus negócios.
Com a globalização, hoje se dispõe no Brasil de modernas tecnologias de

gerenciamento de documentos e informações que proporcionam facilidade e agilidade no
compartilhamento de informação e conhecimento em qualquer ramo de atividades.
Atualmente muito se propaga sobre novas tecnologias como sendo a solução perfeita
para o gerenciamento de conteúdo e do conhecimento das empresas. Evidentemente a
implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos composto por
tecnologias modernas e adequadas otimizará o uso dos recursos tecnológicos já disponíveis e
solucionará os atuais problemas da gestão, preservação e acesso aos documentos
convencionais, digitais e digitalizados das instituições. No entanto é preciso ter muito cuidado
para não cair em armadilhas e perder muito tempo e dinheiro.
Com os vários tipos de ferramentas e tecnologias disponíveis, as instituições estão

vulneráveis a precipitações que levam a erros graves na escolha e aquisição de tecnologias de
informação. No mundo da tecnologia da informação não existem fórmulas milagrosas que
atendam todas as expectativas e necessidades que se apresentam. Para não correr riscos, a
única forma segura de se proteger destes riscos é elaborar planos e projetos e pesquisar
previamente as melhoras soluções em recursos tecnológicos disponíveis no mercado a fim de
assegurar a seleção da ferramenta correta e necessária de acordo com as reais necessidades de

cada empresa ou organização.
REFERÊNCIAS
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gestão de empresas, racionalização de processos, gerenciamento de conhecimento. Rio de
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SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO NO BRASIL. Documento aprovado pelo Plenário do
CONARQ na sua 22ª Reunião Ordinária, em 12 de junho de 2001 Esta proposição foi
encaminhada ao Ministério da Ciência e Tecnologia em julho de 2001. Disponível em:
www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/livroverdeconarq.pdf. Acessado em 10 de out de
2009.
TEIXEIRA FILHO, Jayme. Gerenciando conhecimento: como a empresa pode usar a

memória organizacional e a inteligência competitiva no desenvolvimento dos negócios.
Rio de Janeiro: SENAC, 2000.
THING, Lowell. Dicionário de Tecnologia Whatis? com’s. Tradução: Bazán Tecnologia e

Lingüística e Texto Digital. São Paulo : Futura, 2003
FONTES CONSULTADAS
CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Dicionário de

Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB - Núcleo São Paulo, 1996.
NEGREIRO Leandro R.; DIAS, Eduardo W. Automação de Arquivos no Brasil: os discursos

e seus momentos. Rio de janeiro, v.3, n.1, p. 38-53, jan./jun.2007. Disponível em:
http://www.arquivística.net. Acessado em: 05 fev 2010.
SOUSA, Renato Tarcisio Barbosa de. Arquivos ativos e massas documentais acumuladas
na administração pública brasileira: busca de novas soluções para velhos problemas. 1995.
Dissertação (Mestrado em Biblioteconomia e Documentação) – Faculdade de Estudos Sociais
Aplicados – FA, Universidade de Brasília, Brasília, 1995. Acessado em 12 nov 2009.
SANTOS, Flaviane Cezar dos; CHARÃO, Andréa S.; FLORES, Daniesl. Análise de
produtos para gerenciamento eletrônico de documentos. In: ENCONTRO NACIONAL
DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 4, 2003, Salvador. Anais do IV CINFORM: ciência da
informação: fronteira e tendências. Salvador: Editora da Universidade Federal da Bahia, 2003.
Disponível em: http://www.cinform.ufba.br/iv_anais/frames.html. Acesso em 31 out. 2009.
INNARELLI, Humberto Celeste - A preservação digital e seus mandamentos. In:

http://www.iantt.pt/downloads/PlanoPreservacaoDigital_v1.0.pdf. Acesso em 08 out 2009
8 ARQUIVO NACIONAL, Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, p. 27.
9 BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objeto princípios e rumos. São Paulo: AASP, 2002.
10 BRASIL. Lei 8.159, 08/01/1991, Art. 2º.
11 BRASIL. Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, Art. 15.
ANEXO I
GLOSSÁRIO DE DEFINIÇÕES E CONCEITOS TÉCNICOS
Arquivo
Ao termo arquivo correspondem quatro significados:
. “Conjunto de documentos (...)
. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico,

a conservação e o acesso a documentos.
. Instalações onde funcionam arquivos.

. Móvel destinado à guarda de documentos.”8
Segundo BELLOTTO, “Arquivos são conjuntos orgânicos de documentos produzidos /

recebidos / acumulados por um órgão público, uma organização privada ou uma pessoa, no
curso de suas atividades, independentemente do seu suporte, e que, passada sua utilização
ligada às razões pelas quais foram criados, podem ser preservados, por seu valor informativo,
para fins de pesquisa científica ou testemunho sociocultural.”9
A Lei Federal de Arquivos define arquivos com sendo um “os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”10 O decreto que
regulamentou esta lei define arquivos públicos como sendo “... os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do

Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público no exercício de seu cargo ou

função ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia

mista.”11
São duas as funções dos arquivos:
. função primária: servir à administração (valores primários)
. função secundária: servir à pesquisa e ao cidadão (valores secundários)
Do ponto de vista de sua função primária, os documentos de arquivo têm um duplo caráter
instrumental:
12 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de

gestão
arquivística de documentos; e-ARQ, p. 12.
13 CAMARGO e Bellotto. Dicionário de terminologia arquivística, p. 24.
14 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. CONARQ. Glossário de documentos arquivísticos digitais,

p. 8.
15 Ibidem, p. 7.
16 GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo, p. 20.
17 BERNARDES, Ieda Pimenta. Como fazer avaliação de documentos de arquiv0, p. 4.
18Por organicidade entende-se a qualidade “... segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e
atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas.” (CAMARGO e Bellotto, op.cit.,
p. 57.
19 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossário [...], 2004, p. 7. Ver tb: Conarq, Res. 20, art. 1º.,
§1º.
20 BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objeto princípios e rumos. São Paulo: AASP, 2002.
. instrumentos fundamentais para apoio à tomada de decisão e prestação de contas
. fonte de prova e garantia de direitos ao cidadão.12
Documento
Define-se documento como “Unidade constituída pela informação e seu suporte.”13 Com o
avanço da tecnologia, passamos a dispor de documentos eletrônicos, que são definidos como
uma “Unidade de registro de informações acessível por meio de um equipamento
eletrônico.”14 Os documentos digitais representam um avanço tecnológico em relação aos
anteriores, podendo ser definidos como “Unidade de registro de informações codificada por
meio de dígitos binários.”15
Documento arquivístico (ou documento de arquivo)
O documento arquivístico é o "... documento que um determinado organismo - seja ele pessoa
física ou jurídica - produz no exercício de suas funções e atividades.” Sendo que "Produção
(...) pode significar tanto a elaboração do documento pelo próprio organismo, como a
recepção e guarda)."16
Os documentos arquivísticos são: “Registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o

magnético ou ótico; produzidos ou acumulados por uma pessoa ou organização pública ou
privada, no exercício de suas funções e atividades.“17
É interessante examinar, ainda, mais outras conceituações de documento arquivístico:
“Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no

decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade 18 que possui
elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.”19;
“conjuntos orgânicos de documentos produzidos/recebidos/acumulados por um órgão público,

uma organização privada ou uma pessoa, no curso de suas atividades, independentemente do
seu suporte, e que, passada sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados, podem ser
preservados, por seu valor informativo, para fins de pesquisa científica ou testemunho
sociocultural.”20
21 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos e-Arq Brasil.
22 Ibidem
23 Ibidem
24 Ibidem
Documento arquivístico digital
É um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e

armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais:
textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio
eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório
de diversidade crescente.21
Documento arquivístico convencional
É um documento arquivístico produzido, tramitado e armazenado em formato não digital.22
e-ARQ Brasil
É uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem

cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão
arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e

autenticidade, assim como seu acesso.
Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos
arquivísticos digitais.23
Gestão Arquivística de Documentos
Na definição do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) “gestão arquivística de

documentos é “Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente.”24 Pode-se observar
que esta definição é a mesma dada pela Lei Federal de Arquivos para “gestão de documentos”
Ainda segundo o CONARQ, “Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das

atividades de um órgão ou entidade, independente do suporte em que se apresentam, registram
suas políticas, funções, procedimentos e decisões. Nesse sentido, constituem-se em
documentos arquivísticos, os quais conferem aos órgãos e entidades a capacidade de:
. Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o

controle social das informações;
. Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
. Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;
. Fornecer evidência em caso de litígios;
. Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos
. usuários ou clientes;
25 Ibidem
26 BRASIL. Lei 8.159, 08/01/1991, Art. 3º

27 Ibidem
28 CAMARGO e Bellotto, op. cit., p. .
29 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos e-ARQ Brasil.
. Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação,
. bem como a pesquisa histórica;
. Manter a memória corporativa e coletiva.25
Gestão de documentos
Considera-se “gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas (aqui

parece faltar uma palavra) à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.”26
Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um

órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura,
gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada
aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio
eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc.
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho

(workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios,
entre outras.
A literatura sobre GED geralmente distingue as seguintes funcionalidades: captura (ou

entrada), armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento e cita as tecnologias de
digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não
como componentes obrigatórios.27
Sistema de arquivos
Um sistema de arquivos, entendendo-se a palavra “arquivo” como sendo uma instituição, um

órgão ou serviço, é constituído por um “Conjunto de arquivos de uma mesma esfera

governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que, independente da posição
que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e
articulado na consecução de objetivos técnicos comuns.”28
Sistema de informação
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas

computacionais que produzem, processam, armazenam e provêem acesso à informação
proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um
órgão ou entidade.29
Sistema de gestão arquivística de documentos
30 Ibidem
Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a

eficácia da gestão arquivística de documentos.30
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD
Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos deve ter como objetivo

principal criar um ambiente seguro, simples e completo para o tratamento de documentos,
desde captura, criação, trâmite, pesquisa até armazenamento, atendendo a todas as resoluções
e quesitos formais exigidos pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o qual o
conceitua e define suas funcionalidades da seguinte forma:
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de

gestão arquivística de documentos, processado por computador.
O SIGAD e aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e

documentos convencionais.
Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de

classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação,
armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a
médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e
autênticos.
No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de

documentos arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas
e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web,
bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade
crescente.
A partir dessas definições podemos tecer as seguintes considerações:
. Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no

órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos,
biblioteca, centro de documentação, serviço de comunicação entre outros;
. Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o

faz a partir de uma concepção orgânica, ou seja, os documentos possuem uma
inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso,
diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico
de ciclo de vida dos documentos;
. Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e

como tal sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política
arquivística no órgão ou entidade.
Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD:
. captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de

documentos arquivísticos;
. captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes

digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;
. gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação

orgânica entre os documentos;
. implementação de metadados associados aos documentos para descrever os

contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de

proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);
. integração entre documentos digitais e convencionais;

. foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
. avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles

considerados de valor permanente;
. aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;
. transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função de

exportação.
. gestão de preservação dos documentos.
Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
A lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 – Lei de Arquivos, estabelece, em seu artigo primeiro,
que “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de
arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico
e como elementos de prova e informação”. Por esta lei foram criados o Sistema Nacional de
Arquivos – SINAR e o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão central do
Sistema, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados,
conforme os decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995.
Integram o SINAR todos os arquivos públicos do país, isto é, os arquivos dos poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário, em nível federal, estadual e municipal, bem como os de
pessoas físicas e jurídicas de direito privado que a ele se filiem mediante convênio.
O CONARQ, por intermédio de suas câmaras técnicas, comissões especiais e grupos de

trabalho, constituídos por renomados profissionais da área, é responsável pela elaboração de
decretos regulamentadores da Lei de Arquivos, com destaque para os relativos à classificação
de documentos sigilosos, à transferência e recolhimento de acervos públicos, à destinação de
arquivos permanentes de empresas públicas em processo de desestatização e à declaração de
interesse público e social de arquivos privados, bem como do decreto regulamentador da lei
no 5.433, de 8 de maio de 1968 – Lei de Microfilmagem (Anexo IV).
São, ainda, elaborados pelo CONARQ instrumentos normativos que complementam os temas
acima referidos e disciplinam outras matérias, tais como: classificação, temporalidade e
destinação de documentos, capacitação de recursos humanos e terceirização de serviços
arquivísticos (Anexo IV). Para atender a questões específicas, o Conselho também aprova
textos técnicos de caráter normativo como, por exemplo, Subsídios para a implantação de
uma política municipal de arquivos; Recomendações para a construção de arquivos, e
Diretrizes gerais para a construção de web sites de instituições arquivísticas.
MACRO E MICRO REGIÕES DE MATO GROSSO

Fonte: http://www.politec.mt.gov.br/mapa_abrangencia.php
MACRO REGIÕES DE MATO GROSSO

VII
I
VI
II
V III
IV
Fonte: http://www.politec.mt.gov.br/mapa_abrangencia.php
PRIMAVERA DO LESTE
JUÍNA

Monografia Andre Silva Da Costa

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UNIC – UNIVERSIDADE DE CUIABÁ

UNIPÓS – União para o desenvolvimento da Pós-graduação

ESCOLA PÓS-GRADUADA DE ENGENHARIA DE SEGURANÇA DO TRABALHO

André Silva da Costa

APLICABILIDADE DE TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NA

André Silva da Costa

APLICABILIDADE DE TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NA

Trabalho de conclusão de curso apresentado à

Orientador: Prof. Esp. Engº Hermom Leal Moreira

Autor: André Silva da Costa

Título: Aplicabilidade de Tecnologias de Informação na Gestão de Documentos e

Dedico este trabalho:

A minha esposa Jacqueline, que me acompanhou por vezes como aluna

Aos colegas de curso, pelos bons momentos vividos e conhecimentos compartilhados.

À Instituição em que trabalho, pelo apoio à minha participação no programa de pós-graduação.

“É melhor lançar-se à luta, mesmo correndo o risco do

Acredite: o “tanque de reserva” do homem tem o dobro do

(Luiz Almeida Martins Filho)

Palavras-chave: Gestão Documental; Gestão da Informação; Gestão Arquivística de Documentos e

Key-words: Document Management, Information Management, Record and Information

2.1 Objetivo geral........................................................................................................................17

2.2 Objetivos específicos.............................................................................................................17

4.1 Considerações iniciais..........................................................................................................19

4.2 Fundamentos da Gerência do Conhecimento....................................................................22

4.3 Tecologias com aplicabilidade na gerência do conteúdo e do conhecimento..................25

4.3.1 Tecnologias para composição de um SIGAD (ECM).....................................................27

4.3.2 Portais de conhecimento...................................................................................................31

5 CONTEXTUALIZAÇÃO GERAL - CENÁRIO EXTERNO.............................................33

5.1 A gestão dos arquivos e a importância da disseminação dos seus conteúdos.................33

6 CONTEXTUALIZAÇÃO LOCAL - CENÁRIO INTERNO..............................................35

6.1 A gestão dos arquivos na instituição objeto de estudo......................................................35

6.1.1 O processo de informatização da Fundação...................................................................35

6.1.2 Diagnóstico da gestão documental e da informação.......................................................37

6.1.3 Coleta de dados..................................................................................................................39

7 GESTÃO ARQUIVÍSTICA E INFORMATIZADA DE DOCUMENTOS.......................43

7.1 Considerações preliminares.................................................................................................43

7.2 Padrões para gerenciar documentos digitais num processo eletrônico...........................43

7.3 Aplicabilidade de tecnologias da informação na gestão de conteúdos.............................44

7.3.1 A escolha das tecnologias..................................................................................................44

7.4 Proposta de arquitetura modelo..........................................................................................46

7.5 Requisitos funcionais de um SIGAD...................................................................................47

7.6 Funcionalidades de um SIGAD aplicáveis em instituições de pesquisa científica..........48

7.7 Tecnologias para a composição do sistema........................................................................49

7.8 Vantagens e benefícios.........................................................................................................49

8 FORNECEDORES DE SOLUÇÕES E TECNOLOGIAS..................................................52

8.1 Levantamento das alternativas do mercado......................................................................52

8.2 Fornecedores de produtos variados....................................................................................53

8.3 Fornecedores de um único produto....................................................................................53

8.4 Critérios de escolha dos fornecedores.................................................................................53

8.5 Outro aspecto a considerar..................................................................................................55

Nos tempos atuais é inegável o valor do conhecimento para o sucesso empresarial,

“A tecnologia desempenha papel de destaque na era do conhecimento, através da

A aplicação de modernas tecnologias de informação na gestão documental e da

O conhecimento já é reconhecido como um fator de sucesso na maioria das

pessoas leigas em geral.

As organizações que pretendem implantar uma gestão do conhecimento precisam criar

Com o crescimento e aperfeiçoamento da industria de informática surgiram novas

Em paralelo, os especialistas em gestão da informação empreenderam esforços no

A gestão do conhecimento está apoiada na Tecnologia da Informação, conhecidas

Neste trabalho estão descritas algumas das tecnologias e ferramentas pesquisadas,

de diversos sistemas de informação, exercendo assim papel importante no compartilhamento

No tocante à gestão dos arquivos e à importância da disseminação dos seus conteúdos,

Graças ao empenho dos integrantes das Câmaras Técnicas do CONARQ, responsáveis