BPM – INTEGRANDO PESSOAS E SISTEMAS

BPM – INTEGRANDO PESSOAS E

SISTEMAS

Carlos Aggio
carlos.aggio@softexpert.com
BPM – INTEGRANDO PESSOAS E SISTEMAS

1. Perspectiva orientada a processo

As novas estratégias para redução dos problemas encontrados no ambiente

organizacional, os novos modelos de gestão e as práticas aplicadas no ambiente
operacional têm acelerado o nível de interesse por parte dos CEO’s, CIO’s, CFO’s e
demais componentes do board executivo para o mercado de BPM. Motivada por fusões,
aquisições, novas diretrizes, compliances legais, regulatórios ou competitivos, a
complexidade dos ecossistemas empresariais evolui constantemente. Não sendo difícil
encontrar fatores adicionais que influenciem o universo dos negócios.

Após o investimento de muitas empresas em esforços relacionados à reengenharia

de processos na década de 80 e 90, alcançando resultados nulos ou até negativos nos
projetos, as lições aprendidas e as armadilhas criadas pela má execução da reengenharia
de processos geraram novos gaps dentro das corporações. Esse foi um dos gatilhos para
que uma nova onda surgisse, trazendo para dentro das organizações uma miscelânea de
sistemas especialistas, apoiada pela crescente força da Tecnologia da Informação.
Naquele momento, o ERP standalone não era mais capaz de satisfazer todas as
necessidades do negócio. Assim, a TI das organizações iniciava uma corrida contra o
tempo, passando a adquirir, desenvolver e implementar, com baixo planejamento e com
análises superficiais soluções complementares de produção e operação como CRM,
SCM, SRM, MRP, Web-Enabled, Procurement, entre outros.

A implantação dos sistemas focados em processos específicos, com alta

complexidade para customização das regras de negócio e fluxo do processo criou um
guarda-chuva heterogêneo, sem padronização, para cobrir as necessidades do negócio.
O foco das implementações eram aplicações data-centric, ou seja, o input e output das
informações eram os requisitos dos sistemas para a TI, não o processo, com isso,
qualquer necessidade de mudança no processo impactava em alto nível de codificação,
fato esse que poderia ser mitigado com uma abordagem process-centric.
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Com o surgimento do EAI (Enterprise Application Integration), uma nova

perspectiva para os sistemas legados pôde ser empreendida. Ultrapassando os limites
organizacionais, as soluções existentes em empresas parceiras podiam transacionar
dados de forma segura. No entanto, qualquer mudança nas tecnologias empregadas,
causava grande impacto para a integração desenvolvida, uma vez que essa era altamente
acoplada e dependente das tecnologias presentes nas duas pontas.

Figura 1 - Exemplo ilustrativo do modelo de integração de alto acoplamento (ponto-a-ponto).

A integração pouco flexível era apenas um dos problemas a serem geridos. Existia
(e existe ainda) a constante demanda gerada pelo negócio em busca da melhoria nos
processos. Essa necessidade alavancou o uso das soluções de workflow, que garantiam
a execução de processos menos complexos sem demandar esforço dos times de TI, de
modo que, os gestores de negócio perceberam rapidamente o potencial dessas
ferramentas na gestão de suas equipes.
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A crescente utilização das ferramentas de workflow resultou no aumento da

complexidade dos processos que estavam sendo automatizados, consequentemente
gerando novas exigências aos times de TI. Dentre essas, surgiam necessidades como:
gerar e controlar documentos durante a execução dos processos, decisões automáticas
baseadas em regras de negócio pré-definidas, padronização na representação visual dos
processos, aderência às normas de qualidade, indicadores de desempenho dos
processos, integração com os sistemas de gestão, simulação de processos, entre outras
necessidades. Esses requisitos desencadearam uma nova onda no início dos anos 2000,
chamada Business Process Management (BPM).

2. BPMS – Integration e Human Centric

Definir uma solução de BPM pode não ser uma tarefa tão simples, principalmente,
quando encontramos vários recursos pertinentes a esse contexto em ferramentas
distintas, solucionando diferentes necessidades.

A confusão começa com processos que requerem grande interação entre pessoas
(person-to-person), muitas dessas ferramentas, algumas nascidas na década de 90,
“revestiram suas roupagens” e foram para a Web adicionando BPM ao nome. No entanto,
um BPMS gerencia processos person-to-person, system-to-system, ou ainda, processos
com combinação entre os dois termos (e.g. person-to-system). Além disso, uma solução
de BPM deve incluir recursos avançados de modelagem de processos (e.g. BPMN-
compliant), portabilidade (e.g. XPDL, BPEL), gerador de códigos (e.g. J2EE), formulários
eletrônicos (e.g. Xforms), engine de execução de processos, BRE’s, BAM, ferramenta de
análise (e.g. BI + OLAP), UI customizáveis, recursos para integração out-of-the-box
agregado ao suporte para integração via Web Services, SOA-based e simulação de
processos.
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O conceito de simulação de processos tem alcançado um papel de destaque nas

soluções de BPM por possibilitar a simulação de cenários de execução após a definição
do modelo AS-IS, prevenindo a publicação de processos custosos, ou ainda, processos
falhos. Além disso, algumas ferramentas permitem a otimização de processos já
automatizados baseando-se em dados históricos. Tais ferramentas de simulação de
processos devem ainda permitir a associação de custos, recursos, executores e
apresentar informações estatísticas dos eventos ocorridos em tempo de execução.

A figura abaixo ilustra o suporte do SoftExpert BPM ao conceito de simulação de

processos. A ferramenta se utiliza de cálculos probabilísticos ou determinísticos para
distribuição das rotas, além de incluir animação gráfica, controle de velocidade e
informações estatísticas durante a execução da simulação.

Figura 2 – Processo sendo simulado no SoftExpert BPM.

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Muitos players do mercado de BPMS mantêm sua herança no core competence da

organização, dessa forma, para melhor avaliação dos recursos providos por cada solução
e para que as reais necessidades de gestão de processos sejam atendidas, o mercado
segmentou as soluções de BPM em duas categorias principais: human-centric e
integration-centric. Pode-se afirmar que os human-centric BPMS (HC-BPMS) derivam-se

das soluções de workflow usadas para coordenação de atividades e tarefas humanas,

que incluíam ou não, tramitação de documentos durante seus fluxos de execução. Já os
integration-centric BPMS (IC-BPMS) têm suas raízes nos sistemas de EAI, os quais
representavam um mercado dominado por frameworks proprietários, mas que hoje, de
forma crescente, constituem soluções baseadas em padrões abertos, SOA-based e, nos
últimos anos, vêm sendo aprimorados com recursos de ESB (Enterprise Service Bus).

NOTA: Alguns especialistas utilizam a definição front-office e back-office BPMS, para os

conceitos de human-centric e integration-centric respectivamente.

Os IC-BPMS potencializam o desenvolvimento de aplicações compostas e focam

na integração entre os sistemas, estendendo os processos de negócio além dos limites da
organização. As ferramentas de IC-BPMS contemplam recursos do tipo model-driven para
construção das aplicações baseadas em serviços, onde através da orquestração e
coreografia de serviços disponíveis nos repositórios SOA, o reuso de componentes
promove redução expressiva em codificação para novas implementações, reduzindo uma
demanda de alto custo para a TI.

Através do desenvolvimento de aplicações compostas, as respostas para as

necessidades apresentadas pelo negócio podem ser realizadas de forma dinâmica, seja,
alterando o fluxo do processo de negócio, invocando serviços novos ou existentes no
repositório, ou ainda, definindo novas regras de negócio para tratamento das informações
pertinentes aos processos.
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As soluções de BPM focadas na interação humana, os HC-BPMS, suportam a

tomada de decisões e julgamentos realizados por pessoas durante a execução de seus
fluxos. Geralmente, estas soluções trazem de maneira embutida, ferramentas para
colaboração entre os usuários na realização de tarefas que requerem maior interação
humana.

No contexto dos HC-BPMS, uma característica que deve estar muito visível aos
patrocinadores e responsáveis pela escolha da ferramenta que será utilizada, é quais
tipos de processos com interação humana serão alvos da automatização. Isso porque
dentro desta grande categoria de soluções existem dois tipos muito relevantes e de alto
impacto para o sucesso do projeto, que são os processos orientados a documentos e
registros (document-centric) e os processos que envolvem vários níveis de decisão, rotas
e aprovações por seus respectivos participantes.

Entre as várias funcionalidades baseadas em colaboração que um HC-BPMS deve

oferecer, duas delas merecem atenção especial. A primeira seria suportar a criação de
tarefas ad hoc durante o processo em execução, gerando novos ramos na instância,
permitindo que sejam facilmente manipuladas e possuam o mesmo nível de
rastreabilidade exigido para o fluxo principal, mapeado previamente. A outra
funcionalidade diz respeito ao tratamento de exceções, onde várias situações comuns do
ambiente organizacional não podem ser previstas no modelo AS-IS ou TO-BE do
processo e requerem ações pontuais durante a execução das atividades. Alguns
exemplos como: retorno de atividades durante a instância do processo, cancelamento de
um determinado ramo da instância, definição de executores dinamicamente,
escalonamento de pendências, alteração do executor designado afetando apenas a
instância são alguns dos recursos essenciais para o tratamento de exceções.

Alguns BPMS oferecem ainda um dashboard operacional, que pode ser parte
integrante de um BAM (Business Activity Monitoring) ou, simplesmente, funcionam como
um cockpit para os usuários realizarem suas ações de maneira dinâmica.
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O SoftExpert BPM possui um dashboard operacional que proporciona aos

usuários o acesso dinâmico aos processos e atividades dentro de um único ambiente,
conforme ilustrado abaixo:

Figura 3 – Dashboard para acesso rápido e controle das instâncias no SoftExpert BPM.

Por fim, para alcançar um rápido ROI através de uma estratégia de BPM
sustentada por um BPMS, seja esse orientado a pessoas ou a sistemas, comece
desenvolvendo seu business case, mantendo o foco sobre os core processes e
especificando claramente os requisitos e expectativas do negócio, a fim de estabelecer a
melhor abordagem para a implementação corporativa de um BPM human-centric,
integration-centric ou ambos.
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Sobre Carlos Aggio

Gestor de Produto & Mercado da SoftExpert para Soluções de ECM/BPM. Certificado em
Information Technology Infrastructure Library (ITIL) pelo EXIN. Participa dos programas
ECM e BPM Specialist da Association for Information and Image Management (AIIM), é
membro profissional da AIIM desde 2003. É certificado pelo Dale Carnegie Training em
Sales Advantage. Autor de artigos publicados em revistas especializadas sobre ECM e
BPM, conta com mais de oito anos de experiência em Gestão de Produtos e Serviços de
TI.