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1- Resumo Executivo....................................................................................................................... 3
2 - BPM e suas definições ............................................................................................................... 5
2.1 BPMN ....................................................................................................................................... 5
2.2 BPMS........................................................................................................................................ 5
2.3 WORKFLOW ........................................................................................................................... 6
3 - Utilização de BPM e Casos de Sucesso de Implementação ............................................... 7
3.1 - Conhecimento do Nível de Maturidade de BPM ............................................................. 8
3.2 - Estrutura Organizacional de BPM ..................................................................................... 8
3.3 - Capacidade da Equipe ........................................................................................................ 9
3.4 - Apoio da Alta Administração ............................................................................................... 9
3.5 - Gerenciamento da Mudança .............................................................................................. 9
4 - Cases de Sucesso: ................................................................................................................... 10
4.1 – Adidas ................................................................................................................................. 10
4.1.1 - Objetivos....................................................................................................................... 10
4.1.2 - Resultados ................................................................................................................... 11
4.1.3 - A solução de BPM ....................................................................................................... 11
4.2 - AudiVW ................................................................................................................................ 11
4.2.1 - A situação ..................................................................................................................... 12
4.2.2 - O desafio ...................................................................................................................... 12
4.2.3 - A solução ...................................................................................................................... 12
4.2.4 - Os resultados............................................................................................................... 13
5 - Conclusão ................................................................................................................................... 13
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1- Resumo Executivo
Nos dias atuais o gerenciamento dos processos vem se difundindo cada vez mais
em empresas de todos os portes e segmentos.
Porém, principalmente por conta da cultura de gerenciar por cargos e funções nas
companhias, estes movimentos geraram melhorias, mas não foram totalmente capazes de
solucionar a questão inicial de cultura e paralelo a isso, se destaca a necessidade de áreas
de negócios terem uma demanda de sistemas informatizados para a gestão organizacional
que até este momento a tecnologia da informação não havia desenvolvido.
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Figura 1- Ciclo de Vida BPM
O conceito de Workflow, que teve sua origem nos anos 70, mas somente na década
de 90 teve sua ascensão com o grande aumento da produção de relatos acadêmicos e
empresarias sobre o desenvolvimento e uso de sistemas de Workflow – Fluxos de trabalho
e um pouco menos rica em relação ao seu gerenciamento. Como evolução deste conjunto
de processos e sistemas, e para suprir algumas falhas apontadas por especialistas surgiu
o conceito de Gerenciamento de Processos de negócios – BPM – Business Process
Management. Para SMITH e FINGAR (2003), o BPM intenta criar uma definição simples de
um processo de tal maneira que profissionais de diferentes áreas de uma organização
possam ver e manipular o mesmo processo por meio de uma representação adequada, e
agir nele segundo suas competências e responsabilidades. De acordo com os autores, o
que diferencia o BPM dos demais movimentos é o desenvolvimento de uma capacidade
que permite a área de negócios ter controle de suas necessidades presentes e futuras,
gozando o processo de visibilidade de ponta a ponta, e de agilidade e comunicação para
sua inovação. A partir daí, visa construir uma base de entendimento comum entre as
comunidades de negócios, de TI e de sistemas.
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2 - BPM e suas definições
O principal benefício do BPM é que ele permite a análise e melhoria contínua de todos os
processos organizacionais, realizando o sonho de todo e qualquer empresário ou gestor: reduzir os
custos e aumentar a produtividade em suas empresas.
2.1 BPMN
2.2 BPMS
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Suítes de gestão de Processos de Negócios, segundo GATNER (2016), BPMSs são
as principais aplicações de apoio a projetos e programas de BPM. Um BPMS suporta todo
o ciclo de vida de melhoria de processo - desde a descoberta de processos, definição e
concepção a implementação, monitorização e análise, e através de otimização contínua.
Sua abordagem orientada a modelo permite que os profissionais de negócios e de TI para
trabalhar em conjunto de forma mais colaborativa em todo o ciclo de vida do que é possível
com outras abordagens para a entrega da solução.
Uma outra definição por parte de TECHOPEDIA (2016) nos diz que BPMS é um tipo
de aplicação que se destina a simplificar os processos de negócio e fluxos de trabalho para
que eles se tornem mais eficientes e se adaptar a ambientes em constante mudança. Isto
permite às empresas gerenciar ciclos de vida processo inteiras através da definição e
manutenção de melhores práticas em seus processos
2.3 WORKFLOW
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Figura 2 - Exemplo de Workflow
A definição feita por Netto (2009) apud Hollingsworth (1995) a respeito de Workflow,
é a que o mesmo é a automação do processo de negócio, total ou parcialmente, na qual
documentos informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro através
de ações, através de regras pré-estabelecidas.
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É importante frisar que BPM é dependerá mudança cultural de todos os níveis hierárquicos
mais altos aos mais baixos, é uma disciplina de gestão é uma estratégia da organização.
De acordo com a BPM GLOBAL TRENDS (2016), podemos citar 5 fatores críticos que pode
indicar sucesso no uso do BPM na organização:
É fundamental antes de mais nada ter pleno conhecimento dos processos atuais e entender
de que forma são implementados dentro da organização e para buscar isso se aplica 02 pesquisas,
uma quantitativa e outra qualitativa em uma amostra estatística, desta forma conseguiremos
entender alguns pontos sobre os processos e a organização tais como:
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A definição, estruturação e implantação de uma Estrutura Organizacional de Gerenciamento
de Processos de Negócio é outro fator crítico para o sucesso da implantação de BPM. Assim é
necessário criar uma equipe, sendo ela formada por pessoas da própria organização ou não desde
que tenha os requisitos para estar à frente das iniciativas e projetos de processos, dar suporte aos
Donos dos Processos no acompanhamento dos processos, controlar os indicadores de
desempenho dos processos e agir quando eles não estiverem atingindo a meta estabelecida.
Na formação desta equipe, é preciso definir a metodologia de BPM que será utilizada, bem
como as técnicas, padrões, ferramentas de suporte ao gerenciamento de processos de negócio.
Esta equipe de BPM será responsável por disponibilizar formação e capacitação em BPM para a
organização, basicamente ela é responsável pela governança de BPM que será definida e aplicada.
Não tendo uma equipe com este proposito a organização estará assumindo um risco em
utilizar o BPM de forma errada, não estará seguindo uma lógica e disciplina organizacional. O nível
de atuação desta equipe dependerá da maturidade em BPM da organização, menor nível de
maturidade em BPM, maior será atuação da equipe de BPM.
Como dito no tópico anterior a equipe responsável pela Governança de BPM dentro da
organização formada por pessoas da própria empresa ou de fora deverão ser especialistas em
BPM. Tendo que estar constantemente se atualizando e capacitando pessoas dentro da
organização, desde os gestores da alta administração, passando pela média gerência até a equipe
operacional. É de extrema importância o domínio sobre metodologias, técnicas, padrões, notações
e ferramentas a serem utilizadas pela equipe de BPM.
A omissão de um alto cargo administrativo nesta etapa é um fator que pode decidir o
insucesso da implantação do BPM na organização. Lembrando que seguindo os fatores à risca, não
quer dizer sucesso garantido.
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que a adesão seja natural, mas esquecendo que já existe uma cultura dentro da organização e se
mal gerenciada gera insatisfações com resultados imprevisíveis.
Quando falamos em Gestão de Mudanças temos dois caminhos a serem seguidos, sendo o
Estrutural e Estratégico. E conforme a BPM GLOBAL TRENDS (2016) define:
4 - Cases de Sucesso:
4.1 – Adidas
4.1.1 - Objetivos
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4.1.2 - Resultados
7 projetos automatizam 25 processos, usados ativamente por 3.000 usuários internos que
suportam mais de 346.000 casos criados por ano;
Aprovação de contrato de Marketing Esportivo leva apenas 2 dias desde o primeiro contato,
melhorando várias ordens de magnitude;
Adidas começou sua busca por uma solução de BPM em 2010 depois de reconhecer a
necessidade de automatizar os fluxos de trabalho manuais de apoio às operações diárias em
numerosas partes do negócio global.
O processo de seleção que incluiu uma prova de conceito avaliou nove fornecedores e pré-
selecionou três. Deveriam preencher os requisitos fundamentais que incluíram: apoio BPMN,
integração com o SharePoint, desenvolvimento ágil e facilidade de uso a um preço competitivo.
Além disso, a equipe Adidas demonstrou especial, e forte interesse, na virtualização de entidade e
capacidades de modelagem de dados.
A equipe também ficou impressionada com o quão simples o processo Bizagi foi, que houve
uma reordenação de suas prioridades. Inicialmente, a integração com o SharePoint foi o principal
motivador e o suporte ao BPMN foi um item desejável. A maneira Bizagi desenvolveu a prova de
conceito deu à Adidas uma visão de quão poderoso o BPMN poderia ser e, portanto, o suporte
BPMN ganhou importância maior do que a integração com o SharePoint.
4.2 - AudiVW
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Audi Volkswagen Middle East (AVME) é uma subsidiária da AUDI AG. Ela fornece marketing,
vendas e suporte pós-vendas - incluindo a aquisição e distribuição de peças de automóveis - para
os seus parceiros na região. A operação é baseada em Dubai e suporta operações em 12 estados,
incluindo a Arábia Saudita, Emirados Árabes Unidos, Iraque, Iêmen e o Levant. O objetivo da
operação é garantir que Audi seja a maior marca premium e Volkswagen a mais forte marca da
massa de mercado no Oriente Médio.
4.2.1 - A situação
A AVME importa veículos da Audi e da Volkswagen, bem como partes (peças), para os seus
parceiros em toda a região. AVME já havia comprado um sistema de Business Process Management
(BPM). Apesar disso, a empresa decidiu adquirir um sistema de substituição para alcançar novas
melhorias no seu sistema de compra local e aumentar a sua qualidade e controle dos contratos.
4.2.2 - O desafio
AVME exigia uma solução que fosse amigável e de fácil utilização pelo usuário, que não
exigisse conhecimentos de programação ou altos níveis de conhecimento técnico internos. AVME
escolheu Kofax para fornecer um sistema de Business Process Management que seria usado para
as ordens de compras locais. O sistema deveria funcionar com o sistema Microsoft existente e
outros, incluindo SAP, e aumentar a capacidade operacional desses sistemas legados.
4.2.3 - A solução
Foi necessário achar uma solução que preencheram os critérios centrais da AVME - incluindo
a exigência mínima de codificação e o fato de poder ser implementado e operado pelo cliente, sem
a necessidade de altos níveis de perícia técnica.
O produto Kofax TotalAgility™ foi usado pela AVME para operar um sistema local de
encomenda (LPO), que é usado para adquirir as peças de compra, artigos de papelaria,
equipamentos de infraestrutura, material de campanha de marketing, suporte de vendas e a reserva
de espaços para eventos promocionais.
Ele processa aproximadamente 200 LPOs por mês para 80 usuários da empresa. O atributo
mais importante do novo sistema é a sua facilidade de utilização. Em vez de exigir código para
implementar e operar o sistema, funciona com base em um ponto simples, método de arrastar e
soltar que requer pouca ou nenhuma intervenção técnica. A implementação baseia-se no uso de
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"assistentes", que dão aos usuários simples orientações para seguir para completar as etapas de
implementação e tarefas de usuário. Essas etapas incluem a integração direta do novo software
com sistemas legados.
4.2.4 - Os resultados
O sistema irá custar menos conforme sua utilização for sendo dominada
5 - Conclusão
Tendo em vista os aspectos observados, conclui-se que BPM é uma disciplina, ou seja, um
conjunto de conceitos, padronizações, fluxos de trabalhos e não apenas um sistema, como muitas
vezes é visto.
Quando falamos em BPM você tem uma ferramenta de modelagem para fazer o desenho e
uma outra ferramenta para fazer a execução sendo que nos sistemas workflow os mesmos te
fornecem os relatórios de auditoria, acessos, acompanhamento de processos enquanto isso nos
sistemas de BPM (BPMS), estamos falando de uma grande ferramenta de análise, para fazer
analises profundas em cima dos processos. O BPM nada mais é do que a evolução do Workflow,
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ou seja, os detalhes dos processos dentro da organização, é claro que com uma infraestrutura muito
mais cara, pois você não consegue isso trabalhando em um mesmo nível de investimento.
Entretanto, a questão é até que ponto uma empresa precisa de tudo que o BPM oferece e
não simplesmente de um sistema de fluxo de processos, hoje em dia há muitas empresas pensando
em implementar o BPM, só que na verdade não tem nem como fazer toda essa integração, ou não
possui recursos financeiros para tal investimento, e na verdade o Workflow atenderia perfeitamente
as expectativas. Contudo, se o processo a ser gerenciado for mais detalhado a utilização do BPM
será mais vantajosa, devido a sua amplitude, flexibilidade e sofisticação.
Sendo assim, podemos dizer que BPM, bem como suas ferramentas, sejam elas os BPMS
ou Workflow, caminham juntos no universo corporativo competitivo, onde há uma necessidade
crescente de automatizar processos fundamentais, onde cada qual com a necessidade da
Organização, onde possam ser implantados.
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Bibliografia
BIZAGI. Adidas selects Bizagi for its. Bizagi, 2016. Disponivel em:
<http://resources.bizagi.com/docs/CaseStudy_adidas_en.pdf>. Acesso em: 15 abr. 2016.
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em: <http://www.bpmglobaltrends.com.br/>. Acesso em: 10 abr. 2016.
CAPOTE, G. BPM para Todos. São Paulo: Câmara Brasileira do Livro, 2012.
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glossary/bpms-business-process-management-suite/>. Acesso em: 15 abr. 2016.
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NETTO, F. S. Gerenciamento de Processos de Negócio - BPM segundo a Gestão Empresarial e
a Tecnologia da Informação: uma revisão conceitual - XXXIII Encontro da ANPAD. São Paulo:
[s.n.], 2009.
OBJECT MANAGEMENT GROUP. Object Management Group - Business Process Model and
Notation. BPMN ORG., 2016. Disponivel em: <http://www.bpmn.org/>. Acesso em: 26 abr. 2016.
SMITH, H.; FINGAR, P. Business Process Management - The Third Wave. 1ª. ed. [S.l.]: Tampa,
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Disponivel em: <https://www.techopedia.com/definition/28519/business-process-management-
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VENKI. BPM e workflow não são a mesma coisa: entenda suas semelhanças e diferenças. Venki,
2014. Disponivel em: <http://www.venki.com.br/blog/bpm-workflow/>. Acesso em: 10 abr. 2016.
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