Gestão para Escritórios de

Advocacia Previdenciária
Samantha Albini
MINISTRANTE
Fundadora e franqueadora da Radar –
Gestão para Advogados. Consultora
especialista em estratégia,
Planejamento e Gestão dos serviços
Jurídicos. Advogada e ex-controller
jurídico.
Autora do livro “Controladoria Jurídica
para Escritórios de Advocacia e
Departamentos Jurídicos” (Juruá,
2014).

Já prestou consultorias e ministrou

cursos para dezenas de escritórios de
Direito Previdenciário em todo o país.
O MERCADO JURÍDICO ATUAL

1.081.967 advogados
A FALTA DE PREPARO NA GESTÃO

Não se
aprende a
gerir na
faculdade

Inicia na
advocacia
sem preparo
para gestão

Escritório cresce e a
necessidade de
gestão se mostra
urgente
A MUDANÇA NO PERFIL DO CLIENTE

Mais
exigente

Quer mais
informação Cliente Fácil acesso
ao processo

Compara
com
concorrentes
DIFERENCIAÇÃO E MELHORIA DE DESEMPENHO

É preciso de diferenciar = ser melhor

que o concorrente, se destacar
positivamente

É essencial melhorar o desempenho,

ser mais produtivo, ter mais foco, gerir
melhor o tempo.
Fazer mais com menos.
AS PRINCIPAIS FERRAMENTAS DE GESTÃO DO ESCRITÓRIO PREVIDENCIÁRIO

Planejamento Estratégico

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Software de Gestão
Controladoria Jurídica
Manual de Procedimentos
Indicadores de Desempenho
Gestão do Tempo
O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Missão: quem somos

Visão: para onde queremos ir
Valores: como pautamos nosso trabalho

Metas de: curto, médio e longo prazos

(indicadores de desempenho)
EXEMPLO

Missão: Prestar
serviços jurídicos diferenciados,
pautados na transparência e sempre na busca do
melhor resultado para o cliente.
Tornar-se referência em Direito Previdenciário
Visão:
no Paraná, no prazo de 3 anos.
Ética, Comprometimento, Lealdade, Inovação,
Valores:
Obstinação.
O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Definindo Estratégias:

Fazer exercício SWOT

SWOT é uma sigla que significa, em Inglês, as iniciais de Strongnesses,

Weaknesses, Opportunities and Threats.
Em Português pode ser traduzida como Pontos Fortes, Pontos Fracos (ou
frágeis), Oportunidades e Ameaças.

Trata-se de uma matriz muito útil para avaliação do ambiente externo e

interno, pela qual levantamos dados para conhecer melhor nosso negócio.
O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Criando as metas:

Como criar uma META? Regra SMART de fixação de metas, a saber:

eSpecífica
Mensurável
Atingível
Relevante
Temporal
 Meta 3
Meta 2
VISÃO

Meta 1
objetivos

MISSÃO
O SOFTWARE DE GESTÃO
 BANCO DE
DADOS
CONSOLIDADO

GESTÃO MAIS VISÃO

QUALITATIVA SISTÊMICA
SOFTWARE
DE
GESTÃO

INDICADORES
INTEGRAÇÃO DE
PARA
INFORMAÇÕES
PLANEJAMENTO

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PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES
Cadastro de Clientes, Fornecedores e Colaboradores
Gestão da pré-contratação Gerador de Documentos
Controle de Processos Administrativos e Judiciais Controle de Depósitos Judiciais
Controle Financeiro Integração com sites dos tribunais
Contas a Pagar e Receber Gerenciamento Físico de Documentos
Fluxo de Caixa Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Conta Corrente Banco de petições
Controle de Contratos de Honorários Banco de teses
Controle de Custas Processuais Gerenciamento de Biblioteca
Integração com solicitação de adiantamentos Importação de publicações
Integração com pagamentos de terceiros (correspondentes) Anexação automática de e-mails
Lançamento de horas Acesso aos clientes via internet
Cálculo Judicial Business Intelligence (BI)
Controle de Agendas Robotização
Controle de Cobranças
Emissão de relatórios Etc.
Criação de relatórios

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3 BONS SOFTWARES PARA A ÁREA PREVIDENCIÁRIA

❖Lysis
❖Integra/PROMAD
❖CPJ

(mas há mais de 50...)

O MAIS IMPORTANTE É SABER USAR – E USAR!

Registro Controle Indicadores

✓Cadastrar tudo: clientes, procedimentos administrativos e judiciais

✓Registrar tudo: andamentos internos e processuais, anexar documentos
✓Controlar tudo: prazos, audiências, perícias, etc.
✓Gerar os relatórios de indicadores
PREPARAÇÃO PARA O USO

NÃO BASTA ADQUIRIR E USAR!

-Configurar: Administrador e usuários
-Parametrizar: Conforme cada escritório - TABELAS
-Padronizar: Inserções
-Controlar: Fazer com que todos usem, manter completo e
atualizado
-Criar os filtros ou relatórios necessários

ESTES SÃO DESAFIOS PARA O CONTROLLER JURÍDICO!

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A CONTROLADORIA JURÍDICA
A CONTROLADORIA JURÍDICA

Conselho de
Sócios

Administrativo- Controladoria
Técnico
Financeiro Jurídica
 Conselho de
Sócios

Administrativo- Controladoria
Técnico
Financeiro Jurídica
-Telefonia e recepção
-Cadastros de clientes
-Compras/ almoxarifado
-RH/Gestão de Pessoas
-Manutenção
-TI
-Logística
-Eventos
-Copa e limpeza
-Orçamento
-Fluxo de caixa
-Contas Pagar/Receber
-Gestão dos Contratos
-Custas, etc.
 Conselho de
Sócios

Administrativo- Controladoria
Técnico
Financeiro Jurídica
-Telefonia e recepção -Atendimento técnico
-Cadastros de clientes -Acompanhamento no
-Compras/ almoxarifado INSS/perícias
-RH/Gestão de Pessoas -Peticionamento
-Manutenção -Audiências
-TI
-Logística
-Eventos
-Copa e limpeza
-Orçamento
-Fluxo de caixa
-Contas Pagar/Receber
-Gestão dos Contratos
-Custas, etc.
 Conselho de
Sócios

Administrativo- Controladoria
Técnico
Financeiro Jurídica
-Telefonia e recepção -Atendimento técnico -Cadastros
-Cadastros de clientes -Acompanhamento no -Gestão documental
-Compras/ almoxarifado INSS/perícias -Publicações e Intimações
-RH/Gestão de Pessoas -Peticionamento -Agendamentos
-Manutenção -Audiências -Controles
-TI -Diligências
-Logística -Guias de custas
-Eventos -Gestão correspondentes
-Copa e limpeza -Distribuições e protocolos
-Orçamento -Acompanhamentos e
-Fluxo de caixa impulsionamentos
-Contas Pagar/Receber -Indicadores desempenho
-Gestão dos Contratos
-Custas, etc.
ORGANOGRAMA DO ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA PREVIDENCIÁRIO

Nível Estratégico Conselho de Sócios

Administrativo- Técnico
Nível Gerencial ou de Financeiro (ou Jurídico)
Controladoria Jurídica
Departamentalização Gerente Adm-Financ. Gerente Jurídico
Controller Jurídico

Funcionários e Advogados,
estagiários Funcionários e
Nível Operacional administrativos e
Assistentes Jurídicos,
Estagiários
financeiros Estagiários
A COMPOSIÇÃO DA CONTROLADORIA JURÍDICA

Composição tradicional
▪ 01 Controller Jurídico – advogado (a)
▪ 01 Assistente (Assistente Administrativo)
▪Estagiários (de Direito) de 1º a 6º período
▪ Funcionários (Auxiliares Administrativos)
Composição inicial possível
▪ 01 Controller Jurídico – advogado (a)
▪ 01 ou 02 Estagiários (de Direito)

Composição alternativa em casos excepcionais

▪ 01 Controller Jurídico – aluno avançado ou bacharel de Direito
▪ 01 ou 02 Estagiários (de Direito)
O ORGANOGRAMA DA CONTROLADORIA JURÍDICA

Controller
Jurídico

Assistente

Estagiário (s)
Aux. Adm. (s)
de Direito
*Ou somente estagiários.

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FUNÇÃO DE CADA UM NA EQUIPE

Controller Jurídico: orienta, treina, acompanha, supervisiona, fiscaliza e confere tudo – faz a
análise mensal de resultados (indicadores de desempenho)
Assistente da CJ: braço direito do Controller e responsável pela CJ na ausência deste.
Administrativo com muito conhecimento jurídico (em alguns casos é assistente jurídico ou
bacharel). Pode executar as mesmas tarefas do Controller, talvez apenas tenha alguma
dificuldade com questões mais complexas ou com análise mensal de resultados.
Estagiários: atividades que exigem um pouco de conhecimento jurídico, tais como,
publicações, capturas da internet e push, agendamento de prazos, diligências externas,
distribuições, protocolos, acompanhamentos processuais, etc.
Funcionários: atividades que exigem menos conhecimento jurídico, tais como gestão
documental, cadastros, etc.

PORTANTO, HÁ VÁRIOS DESENHOS POSSÍVEIS PARA A DISTRIBUIÇÃO.

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PERFIL DO CONTROLLER JURÍDICO
Requisitos objetivos
Advogado (a)
Com experiência de pelo menos 2 anos – de preferência na área previdendiária
Conhecimento avançado no software de gestão
Conhecimento avançado no processo eletrônico
Conhecimento intermediário no excel (ou similar)
Experiência em gestão

Requisitos subjetivos
Organização
Proatividade
Iniciativa
São os mais relevantes! Disponibilidade
Responsabilidade
Autonomia
Liderança
Bom relacionamento
Visão sistêmica e também detalhista
Vocação para a gestão
PERFIL DO RESTANTE DA EQUIPE DA CONTROLADORIA JURÍDICA

Deve seguir o mesmo perfil do Controller.

Vocação para gestão
Visão sistêmica
Organização
Proatividade
Iniciativa

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A CONTROLADORIA JURÍDICA – MUITAS VANTAGENS!

Ganho de 100% a mais de eficiência e produtividade (qualidade-

segurança-agilidade).

Mais foco, qualidade e profundidade nas atividades técnicas.

Viabilização dos indicadores de desempenho

Redução de riscos, redução de custos, majoração de lucros

COMO IMPLANTAR

Selecionar/deslocar
Entender a Selecionar o restante da equipe,
ferramenta Controller Jurídico distribuir funções, PASSO A PASSO
dar treinamento

(Re) Configurar e Estrutura: espaço

Auditar/cadastrar
(re) parametrizar físico e sistema
tudo no sistema
sistema (requisitos de TI)

Revisar regras e Implantar os

Assumir a gestão
procedimentos relatórios e
jurídica (suporte ao
indicadores de
(escrever o Manual) setor técnico)
desempenho
COMO IMPLANTAR

Acompanhamentos
Citações e dos serviços
Gestão documental
intimações (processos e
consultivo)

Emissão de
Agendamentos de
Controles de relatórios –
compromissos e
compromissos informação ao
providências
cliente

Diligências, guias, Distribuições e Indicadores de

gestão de protocolos desempenho
correspondentes
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Descreve em detalhes os fluxos e procedimentos,

O que é?
desde um atendimento a um possível novo cliente,
ou ao recebimento de um possível novo serviço,
passando pela realização e acompanhamento desse
serviço, até a final prestação de contas ou encerramento –
e mesmo providências pós encerramento.

É personalizado para cada escritório.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

PADRONIZAÇÃO
PROCEDIMENTOS
FLUXO DE
POLÍTICA REGRA FORMULÁRIOS
TRABALHO
CHECK LISTS

Para isso: consultoria

EXEMPLO DE FLUXOGRAMA - JUDICIAL
AGENDAMENTOS
(feitos no dia da
contratação)

Entrega ao cliente Encaminha por

Agendamento
pasta com fluxo Advogado elabora mail ao Responsável
Contratação distribuição para Anota no Sistema Anota no Sistema
do processo e inicial responsável pela revisa
10 dias úteis
contrato assinado. revisão

Diligência APS
(para o próximo Libera para
dia de agenda distribuição ou
APS) solicita correção

Cálculo RMI
(1 dia depois Advogado prepara
diligência APS) inicial e
documentos para
distribuição

Digitalização dos
documentos (1 dia
depois do cálculo)
Controladoria
revisa e distribui

Prazo para
advogado elaborar
a inicial (1 dia
depois da
digitalização) Insere no push

Cliente
Recepção contata Completa ficha do
vem,recepção Insere agenda no
cliente para vir Sistema com vara
atende, leva Sistema para
buscar e número dos
documentos e recepção
documentos, etc. autos
número dos autos
EXEMPLO DE PROCEDIMENTO - JUDICIAL
Na contratação, deve-se entregar ao cliente uma pasta com o contrato de prestação de serviços jurídicos, uma cartilha do
fluxo do processo dele, e uma ficha de lançamento da movimentação processual dele.

Ao entregar a pasta ao cliente, deve-se explicar a ele o fluxo do processo (o que ele deve esperar).

Exemplo: Auxílio doença

Ao assinar o contrato, deve-se reter os documentos do cliente e explicar a ele o fluxo do processo dele, por exemplo:
agendar 10 dias úteis para fazer a inicial e protocolar, depois o chamaremos, a recepção entregará a ele documentos e lhe
daremos o número do processo e o caminho para acesso na internet. Então, o cliente já sairá com a primeira movimentação
do processo. Explicaremos que o processo é distribuído na Justiça Federal, e o juiz, após análise inicial, agendará perícia
médica para que seja verificado o estado de saúde do cliente, pois o INSS alega uma coisa e nós alegamos outra. Quando
agendada a perícia, nós o chamaremos aqui, para lhe avisar, ver se precisamos de mais algum documento. Avisaremos com
a máxima antecedência possível.
EXEMPLO DE PROCEDIMENTO - JUDICIAL
Depois, o cliente faz a perícia no local determinado (no consultório do perito ou na própria Justiça Federal - nós lhe daremos
o endereço). Feita a perícia, normalmente o médico perito tem um prazo para entregar o laudo (pode ocorrer de ser no
mesmo dia ou demorar um prazo). Recebendo o laudo, nossa equipe técnica vai analisar o laudo e fazer um contato com o
cliente, pedindo que o mesmo compareça ao escritório. Com base no resultado, vamos agir. Se o laudo for favorável, vai
para sentença e o cliente vai passar a receber o seu benefício de novo. Se for desfavorável, vamos nos manifestar no
processo, depois vai para sentença. O seu benefício vai ser implantado administrativamente e depois, num segundo
momento, o benefício vai ser implantado no tribunal.

Quando distribuído o processo, novamente chamaremos o cliente para vir buscar seus documentos, oportunidade em que
descartaremos a pasta física do escritório e entregaremos a ele o número do processo, endereço do site para consulta e o
login do Integra para acesso.

O fluxo a partir da distribuição da ação no Previdenciário Judicial segue os prazos de lei, sempre com o uso e registro de
todas as etapas no Sistema.
PRINCIPAIS FORMULÁRIOS E CHECK LISTS PARA A ADVOCACIA PREVIDENCIÁRIA

FORMULÁRIO DE ATENDIMENTO - EXEMPLO

PROFISSÃO: ____________________________________________________

1. Qual é o beneficio que recebe?

2. Está recebendo desde?
3. Contribuiu após a aposentadoria (se sim, providenciar o CNIS)?
4. Quando se trata de aposentadoria por invalidez, precisa do acompanhamento de outra pessoa? Se sim, desde quando?
5. Trabalhou na atividade rural? Esse tempo foi reconhecido?
6. Exerceu atividade insalubre ou perigosa? O INSS contou esse tempo?
7. Exerceu mais de uma atividade ao mesmo tempo?
8. Teve ação trabalhista?
9. Exerceu atividade de professor?
10. Sobre outros períodos:
a. Houve serviço militar?
b. Serviço público?
c. Aluno aprendiz?
d. Autônomo?
e. Períodos de CTPS não computados?
f. Trabalhou fora do país?

AS DEMAIS SITUAÇÕES SERÃO IDENTIFICADAS COM A ANÁLISE DO PROCESSO ADMINISTRATIVO.

PRINCIPAIS FORMULÁRIOS E CHECK LISTS PARA A ADVOCACIA PREVIDENCIÁRIA

EXEMPLO DE CHECK LIST DOS DOCUMENTOS PARA AUXILIO DOENÇA E OU APOSENTADORIA POR INVALIDEZ:

Atestados médicos

Laudos médicos

Exames médicos

Requisições para cirurgia e medicamentos

CNIS com remunerações

CTPS
PRINCIPAIS DOCUMENTOS E PROCEDIMENTOS PARA A ADVOCACIA PREVIDENCIÁRIA

Cartilha ou Guia do Cliente

Prazos para iniciais : 30 dias

D-1 e horário para prazos

INDICADORES DE DESEMPENHO
PRINCIPAIS INDICADORES PARA A ADVOCACIA PREVIDENCIÁRIA

Quantidade de atendimentos
Quantidades de contratações
Taxa de conversão (atendimentos vs. contratações)
Procedimentos administrativos ativos e por fase
Iniciais ajuizadas
Processos ativos e por fase
Vida média dos processos
Processos encerrados
Etc.
EXEMPLOS
120
100
80
60
40 Fases dos processos:
20
0 inicial;
atendimentos contratos 12%
execução;
19%
Taxa de conversão: 60%
recursal;
8% instrutória
; 23%

sentença;
38%
A GESTÃO DO SEU ESCRITÓRIO NAS SUAS MÃOS!

Planejamento
Estratégico

Gestão
Indicadores
GESTÃO DO TEMPO
GESTÃO DO TEMPO

É fundamental pois o TEMPO é nosso fator de

produtividade no trabalho.

Trabalhamos com SERVIÇOS, então não há como

ganharmos escala senão por meio das ferramentas
de gestão e da gestão do tempo.
GESTÃO DO TEMPO

A importância do FOCO

O que nos faz ter e manter o foco?

E quais nossos ladrões do foco?

GESTÃO DO TEMPO
Diariamente:
-30 minutos para informar-se: jornais, revistas, newsletters (informativos), sites
-reserve tempo, preferencialmente pela manhã, para foco total na produção intelectual ou
atividades que exijam mais concentração e falta de interrupção. O foco total também pode
se repetir à tarde.
-tenha um horário para “despachar”com a equipe – uma ou vezes por dia – restante do
tempo, sem interrupções, a não ser em casos urgentes que não possam esperar o próximo
horário de despacho

- adote reuniões periódicas, pré agendadas no calendário corporativo – buscar concentrar

pauta. Ser eficiente e produtivo.
- e-mails e whattsapp – ler 2 a 4 vezes ao dia, não é necessário mais que isso. – no
restante do tempo, desativar notificações automáticas, inclusive de redes sociais,
principalmente facebook
GESTÃO DO TEMPO

- contatos com clientes – depende muito do tipo de clientela, claro. Mas preferencialmente,
instituir um horário ou período.

- atendimentos – se possível, procure concentrar os atendimentos no escritório à tarde, de

forma que mantenha a manhã dedicada para o trabalho intelectual e interno. Ou concentre
em 2 a 3 dias na semana.
GESTÃO DO TEMPO
Exemplo:

8-8:30 h – informar-se
8:30-9 h – ler e responder mails, whatsapp, direcionar atividades para equipe
9-11 h – horário do foco total (mínimo 1,5 – ideal 2 h) – produção intelectual, revisões de
petições, planejamento, projetos
11-11:30 h – retornos de ligações de clientes (nova checagem de e-mail, whatsapp, etc,
somente se necessário – caso contrário melhor deixar para após o almoço)
11:30-12 h – despachar com equipe
12-13:30 h – ALMOÇO
13:30-14 h – checagem de e-mails, whatsapps, etc.
14-16 h – atendimentos (ou horário do foco total 2)
16-16:30h – retornos a clientes
16:30-17 h- despacho com equipe
17 h-17:30 h – organizar dia seguinte
DICAS SOBRE GESTÃO DO TEMPO

Use a agenda do sistema

Pratique o horário do foco total
Pratique dizer NÃO

Mico, chimpanzé e gorila

REUNIÃO

-É indispensável na administração de um escritório de advocacia

-Resolve diversos problemas comuns, como por exemplo a falta de comunicação, falta
de integração entre as equipes, dificuldades de liderança, dificuldades de
relacionamento interpessoal, dificuldades de relacionamento entre os departamentos,
falta de clareza sobre as informações, falta de clareza sobre os procedimentos de
trabalho, falta de envolvimento da equipe no trabalho, falta de comprometimento de
todos com os resultados, etc.

-Influencia todas as áreas e toda a gestão do escritório de advocacia

REUNIÃO

Ela é CHATA?!

É improdutiva e penosa? Não leva a objetivo algum e faz com que se perca tempo?

Quem assim pensa, provavelmente participa ou faz reuniões, sem a técnica adequada.

Mas a reunião pode ser realizada de forma muito eficaz, tanto para quem a convoca, como
para os participantes, trazendo todos os resultados desejados.

Existe técnica adequada para criar, realizar e manter reuniões eficazes no escritório ou
departamento jurídico.
REUNIÃO
COMO fazer reuniões eficazes:

O segredo de uma reunião efetiva é o uso da técnica adequada, a saber:

a) fixar as datas das reuniões anualmente, em outubro, para o ano seguinte, com objeto,
participantes, dia, horário e duração fixos, por exemplo: “Reunião dos advogados do setor
tributário – toda última quinta-feira do mês, às 10:30 h, com duração de 1 h”;
b) duração de 1 h (ideal) ou no máximo 1,5 h (para reuniões menos frequentes e mais
complexas). Se necessário, indicar a duração da discussão e decisão sobre cada tópico da
pauta;
c) horário dentro do expediente comercial;
d) toda reunião deverá ter 1 condutor (para dirigir a reunião e fazer com que a pauta seja
observada e o horário cumprido) e 1 secretário (para construir a pauta e fazer a ata e
encaminhar a todos os participantes – ou salvá-la em ambiente compartilhado);
 REUNIÃO
e) comunicar aos envolvidos o calendário de reuniões do ano seguinte no final de outubro
do ano anterior e orientar para que todos se agendem, devido à importância das mesmas;

f) se a reunião contiver uma pauta fixa, já informá-la em outubro, juntamente com as datas e
horários;

g) no caso de pautas não fixas, os participantes deverão ter a oportunidade de sugerir pauta
por e-mail ao secretário. Este deverá construir a pauta até 2 dias úteis antes da reunião e
comunicar a todos, por e-mail, mediante o formulário de pauta e ata adequado – modelo
apresentado a seguir – para que todos saibam de antemão a pauta e possam se preparar e
colaborar efetivamente na reunião;

h) cuidar para que a pauta seja adequada à duração da reunião;

i) no mesmo e-mail, relembrar os participantes da reunião;

REUNIÃO
j) realizar a reunião, mesmo sem a presença de todos (para reforçar o caráter obrigatório e
de importância da reunião);

k) os líderes de equipe devem sempre dar o exemplo, agendando-se e programando-se

para comparecer às reuniões e somente faltar em casos de fato muito excepcionais,
mediante justificativa prévia a toda equipe, recomendando-se que a reunião seja realizada
mesmo sem a presença do líder (os colaboradores diretamente ligados à liderança devem
conduzir os assuntos);

l) ao entrar na sala de reunião, todos devem deixar seus celulares e tablets com a
recepcionista ou desligá-los, a fim de manter o foco na reunião. Se possível, deverá ser
evitado uso da internet;

m) após a reunião, o secretário deverá encaminhar por e-mail em até 1 dia útil, a ata da
mesma ou salvá-la em ambiente compartilhado;
REUNIÃO

Sugere-se o emprego de um Formulário de Pauta e Ata de Reunião, que deverá ser

utilizado para toda e qualquer reunião realizada, ordinária ou extraordinariamente,
organizando-se as informações. Deve ser preenchido no computador, tanto antes da
reunião – para o envio da pauta – como completado depois – na ata.
FORMULÁRIO DE PAUTA E ATA DE REUNIÃO INTERNA
TIPOS DE REUNIÃO

Pelo menos 3:

Estratégica – com sócios e/ou gestores/coordenadores - mensal

Técnica – com equipe técnica – semanal ou quinzenal

Geral – com todos – bimestral/trimestral/quadrimestral

 Obrigada!

Samantha Albini
41 3107-1530
radar@radardagestao.com.br
www.radardagestao.com.br