O Mercado e as

Habilidades para ser

Assistente Virtual

Criado por Camile Just

Capítulo 1

Sua nova profissão

Nesse primeiro capítulo vamos falar sobre o mercado
de assistência virtual e as áreas de atuação. E também
já começar a criar seu novo trabalho, olhando de perto
as habilidades e recursos necessários para trabalhar
como assistente virtual.

É importante que você, durante ou após a leitura,

coloque a mão na massa para fazer acontecer! Liste
suas habilidades e os serviços que gostaria de prestar.

Esse é o primeiro passo para criar sua nova profissão!

Um abraço,
Camile

Um Assistente Virtual é um profissional que presta
serviços administrativos, financeiros, comerciais e
de secretariado, dando apoio técnico aos donos de
empresas, empresários e outros profissionais ocupados.
Os Assistentes Virtuais trabalham em seus próprios
escritórios e com seus próprios equipamentos e
ferramentas. Ele pode ajudar com qualquer tarefa
ou projeto que é feito geralmente por profissionais
internos, com a vantagem de que estará totalmente
focado na demanda do cliente, sempre atualizado
e utilizando as ferramentas mais eficientes para
cada tarefa. Além disso, o cliente paga pelo serviço
contratado, sem gastos e riscos trabalhistas.
A terceirização de tarefas administrativas está se
tornando uma ótima alternativa para as pequenas e
médias empresas. Além de economizar em encargos
trabalhistas, benefícios e no próprio espaço de
trabalho, as empresas estão cada vez mais em busca
da otimização de recursos.
O Brasil está vivendo um boom de empreendedorismo.
São muitas pessoas deixando o mercado de trabalho
tradicional e abrindo seus negócios. Todas elas precisam
de apoio administrativo e de outros tipos. Além das
pequenas e médias empresas e empreendedores
individuais, os profissionais liberais como arquitetos,
médicos, blogueiros e youtubers também precisam de
apoio para o seu trabalho e sua vida pessoal.
Trabalhando em seus escritórios baseados em casa
ou coworkings e fazendo uso da Internet, Assistentes
Virtuais são capazes de oferecer às pequenas e médias
empresas uma qualidade de suporte administrativo
com estrutura de grandes empresas, o que transmite
confiança para parceiros, clientes e fornecedores.
Como um Assistente Virtual pode
ajudar empresas e empreendedores?

Os Assistentes Virtuais podem assumir aquelas tarefas

que consomem muito tempo do empreendedor por
serem muito operacionais, por não serem o forte dele
ou mesmo por ele não gostar de fazê-las, desse modo
essas tarefas são transferidas para um profissional
com o conhecimento e as habilidades necessárias para
entregar resultados com agilidade e eficácia.

Assim, o empreendedor ganha mais tempo e

tranquilidade para focar na essência do seu negócio e
nas tarefas que realmente vão contribuir para atingir
suas metas.
 Exemplos reais de
clientes meus para
Consultor
ficar mais claro
do SEBRAE
Loja de Eram duas sócias, uma delas cuidava
Empadas da cozinha e a outra do atendimento.
Não tinham a menor ideia de quanto
gastavam e se estavam mesmo tendo
lucros. Me contrataram para fazer o
Marca de
controle financeiro.
Cosméticos
Eu colocava em um sistema todos os
gastos, controlava os recebimentos de
cartão e a cada semana enviava um
relatório geral sobre o desempenho do
negócio.
E-commerce Minha cliente tinha um e-commerce Dona
de brinquedos e estava cansada de de Casa
contratar funcionárias, dar todo o
treinamento e depois ter problemas
de comprometimento e produtividade.
Me contratou e eu entrava os novos
produtos, colocava as ofertas no ar e
respondia os comentários de clientes.
Meu cliente fez uma pesquisa para o
Sebrae e não queria gastar o tempo
dele subindo os dados para o sistema.
Me contratou e eu entrei todos os
dados da pesquisa pra ele.
Dois sócios criaram uma marca de
cosméticos masculinos, nenhum deles
tinha talento para vendas. Eu fazia
ligações para as lojas que onde eles
queriam vender, marcava reuniões e
mandava por email uma apresentação
dos produtos.
Aos 70 anos minha cliente diz que
já não tem paciência e energia para
algumas coisas. Então faço pra ela:
mudança de plano de telefonia,
recuperação de senha de aplicativos,
orçamentos para compra de materiais
da reforma da casa, configuração de
e-mail, facebook e outras redes sociais.
Áreas de
Atuação
Capítulo 2

Serviços que você

pode prestar como
Assistente Virtual
São muitos os serviços que você pode oferecer aos seus
clientes. Na hora de escolher quais serviços prestar
é importante levar em conta suas habilidades, seu
conhecimento e seu gosto pessoal. Uma assistente
virtual não precisa oferecer todos os tipos de serviço,
somente os que se identificar.
Administrativo, Secretariado
e Assistência Pessoal

Gestão de agenda Digitação de planilhas e sistemas

Pagamentos pessoais Controlar datas e prazos
Compra de passagens aéreas Organizar arquivos e documentos digitais
Reserva de hotéis/serviços (carros, limpeza, prestadores Preparar apresentações
- encanador, eletricista, chaveiro)
Atualizar cadastros em geral
Organizar viagens usando pontos de fidelidade
Organizar reuniões e as pautas para reunião
Orçamentos diversos
Ser anfitriã de videoconferência
Organizar pagamentos dos empregados domésticos
(e-Social); Elaborar atas de reunião

Organizar documentos e NFs para Imposto de Renda; Gestão de processo para pequena empresa

Gerenciamento das tarefas da equipe; Organização de álbum de fotos digital

Gestão de estoque
Gestão de WhatsApp
Controle de lista de convidados
Gestão e confecção de contratos
Agendamento de consultas e exames
Pedidos de reembolsos médicos e acompanhamento do
crédito em conta
Pesquisas em geral
Pesquisa e Implantação de sistemas de gestão
Financeiro Comercial

Conciliação bancária Prospecção, follow-up de clientes e pós-venda

Emissão de boletos Cadastro de Clientes
Cobrança de inadimplentes Planejamentos de eventos
Contas a pagar Agendamento de reuniões, consultas e afins
Contas a receber Atendimento ao cliente
Relatório de faturamento Jornada do Cliente
Análise de gastos Sucesso do Cliente
Elaborar fluxo de caixa e DRE e fazer acompanhamento Criação de apresentação comercial e outros documentos
diário de gastos para loja virtual;
Suporte de atendimento ecommerce
Mapear e Implementar processos
Recuperação de boletos de loja virtual
Auditar processos e controles internos
Atendimento de chat de vendas e recuperação de vendas
Interagir com a contabilidade externa
Organização de aniversariantes do mês com envio de
Preparar controles diversos mensagens aos clientes
Calcular preço de venda Suporte a usuários/alunos/clientes
Preparar indicadores de desempenho Atualização de preços
Emissão de nota fiscal
Comunicação Gerenciamento orgânico das redes sociais (comentários,
curtidas, mensagens diretas)
e Marketing
Responder comentários em Redes Sociais
Transcrição de vídeo Atualização de informação nas mídias digitais
Redação de texto: blogs, postagens, artigos, materiais
diversos
Revisão de texto
Publicação/ postagem de imagens
Recursos Humanos
Pesquisa de conteúdo bruto
e Departamento Pessoal
Organização de parceiros de conteúdos Gestão de contratos de trabalho
Resumo de lives Contratação de funcionários
Construção de FAQ (perguntas frequentes) como base Folha de pagamento
para criação do conteúdo
Controle de férias
Adaptação de conteúdo para diferentes plataformas
Controle de pagamento de benefícios
Edição de vídeo
Liberação de benefícios
Criação de roteiros para vídeos e edição
Recrutamento e seleção
Decupagem de vídeos
Legendagem de vídeos
Adaptação de conteúdos das redes sociais para blogs
Criação e elaboração de formulários para conhecer
persona
Confecção de e-books
Elaborar e aplicar pesquisa de personas
Publicação de posts em rede social
Capítulo 3

Recursos e
Habilidades
Para começar a trabalhar como Assistente Virtual você
não precisa fazer grandes investimentos. Aliás, o básico
você já deve até ter: computador, internet e telefone.
Outros recursos necessários (mas não essenciais) são
cartão de visitas, email corporativo, impressora, scanner,
site, softwares, plataformas e programas de apoio para
prestar seus serviços. Por enquanto foque nos recursos
que você já tem. Os demais você vai conseguindo de
acordo com as necessidades de cada momento.
 Olhando para Para trabalhar como Assistente Virtual é preciso ter
algumas habilidades comportamentais, independente
si mesmo: dos serviços você irá oferecer, mas não se preocupe se

comportamento e você ainda não possui algumas delas, pois o importante

é reconhecer os pontos que você precisa trabalhar para
habilidades desenvolvê-las.

Com esforço e dedicação você poderá melhorar seus

pontos fracos e alcançar a excelência!

Vamos a elas.
ORGA
É uma habilidade importantíssima para um Assistente
Virtual. Você precisa ser capaz de gerir o seu tempo e
organizar sua agenda já que para que o seu negócio
seja bem sucedido, você normalmente vai trabalhar
para mais de um cliente. Assim, você precisa ser capaz

NIZA
de gerenciar suas tarefas de forma adequada porque
não tem apenas uma pessoa a quem se reportar, você
tem várias e todas elas estão te pagando para você
fazer o seu trabalho.

Mantenha uma lista de tarefas dos projetos em que está

ÇÃO
trabalhando e agende um intervalo de tempo para cada
uma delas. Também não esqueça de agendar tempo
para divulgar o seu negócio, criar relacionamento com
possíveis clientes, além de manter os antigos. Você deve
tratar o seu negócio como se fosse um de seus clientes!
 É muito importante! Você precisa realmente conhecer
e ter habilidade para os serviços que está oferecendo.
Se tiver experiência e vivência com trabalhos

CON
administrativos, financeiros e comerciais, melhor ainda.
Se não tiver nem experiência, nem conhecimento, vai
ter que correr atrás para se especializar nos serviços
que quer prestar.

HECI
Você pode ser um Assistente Virtual generalista
ou oferecer serviços especializados, realmente não
importa, porque desde que você trabalhe com tarefas
em que você é hábil, todos estarão felizes.

O sucesso do seu negócio depende disso. Você precisa

MEN
entregar o que promete! No caso de querer entrar
nesse ramo sem ter conhecimento prévio, recomendo
que você se Capacite nas áreas que quer trabalhar e
comece prestando serviços para amigos e conhecidos,
cobrando pouco ou mesmo nada, pois isso vai te trazer

TO
experiência e segurança.

Muitas pessoas têm mais habilidades em sua “caixa

de ferramentas” do que percebem. Mapeie suas
habilidades e conhecimentos. Planeje-se e programe
um tempo na sua agenda para o seu desenvolvimento,
para estudar processos e conhecer ferramentas que
facilitem seu trabalho!
DISCI Disciplina e limites: Quanta autodisciplina você tem?
Você será seu próprio chefe, literalmente. Você precisará
definir seus horários e cumpri-los. Você poderá trabalhar

PLINA
em torno de sua programação familiar, mas precisará
ter certeza de que seus compromissos pessoais não
vão interferir no seu negócio e na relação com seus
clientes.

Você também precisará definir limites para si mesmo,

&LIMI
sua família e seus clientes. Deverá cuidar para não se
distrair enquanto faz networking ou pesquisas pela
internet… quando menos perceber você poderá estar
curtindo as fotos de parentes no facebook ou lendo
matérias que não tem a ver com o seu trabalho, ou seja,

TES
perdendo tempo do seu dia. Como já falei, é importante
separar um horário para fazer seu negócio crescer, mas
é preciso ter muito cuidado com as armadilhas.
 Essencial tanto para você conseguir novos clientes
como para manter os que já possui. Ser um Assistente

ATITU
Virtual proativo é entender que o sucesso dos negócios
dos seus clientes é também o sucesso do seu negócio!

É agir como parceiro, não como um simples contratado.

Aos poucos, através de networking (presencial ou
online) você irá criando uma rede de pessoas ao seu

DE
redor. Sempre que possível faça conexões entre essas
pessoas. Apresente quem você acha que pode ser útil,
um potencial cliente ou ainda você pode precisar dos
serviços de alguém.

PRO
Ao tomar uma atitude proativa e olhar para o
crescimento dos negócios dos seus clientes e parceiros
você estará aumentando sua reputação e fazendo seu
próprio negócio prosperar.

Se você é reativo em vez de proativo, você está

ATIVA
agindo como um empregado. Esta é uma mudança
de mentalidade que precisa ocorrer quando iniciar
o seu negócio: você está sendo pago, mas não é um
empregado. Você é um empresário e um parceiro dos
seus clientes. Faça essas perguntas a si mesmo: Quais
são os seus pontos fortes? Onde você poderia usá-los?
Seja honesto consigo mesmo.
Quer ter acesso aos
exercícios e ferramentas
que vão te ajudar a criar
sua nova profissão?

Não perca tempo!
Comece hoje mesmo a
criar sua profissão
No curso on-line Como ser assistente Virtual você vai
ter acesso a aulas em vídeo, exercícios, materiais de
apoio e um encontro semanal ao vivo comigo!
Você vai aprender também:
Definir os seus serviços e seus clientes;
Ferramentas e como prestar cada tipo de serviços;
Como cobrar pelos serviços e valores praticados
pelo mercado;
Modelos de propostas e contratos;
Como formalizar seu negócio;
Como conquistar e manter clientes.
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