MANUAL BÁSICO

CONTROLADORIA
JURIDICA DIGITAL
Gestão da Qualidade na Advocacia

1
 O escritório digital

Marketing
Jurídico digital
e fechamento
online

Automação
Taskscore
do
(pontuação
atendimento
por tarefa)
online

Controladoria
jurídica digital
Quer se qualificar mais em Controladoria
Jurídica? Saiba mais sobre nosso
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Mais informações no final deste ebook
 Área de
Atendimento e
financeiro

Área Técnico -
Jurídica Controladoria
Jurídica

4
 Contexto

• Advocacia tradicional em colapso

• Grandes escritórios pressionados por empresas e concorrência
•Queda na percepção de qualidade do serviço jurídico pela população
• Geração Y exigindo liberdade e flexibilidade nas relações profissionais
• Exigência de Proteção de Dados e Segurança de TI
• Teletrabalho exige novas formas de gerenciamento dos fluxos de trabalho
• Advocacia Digital estabelece novas relações com clientes e judiciário
• Softwares jurídicos ultrapassados não atendem mais necessidades
coletivas das equipes jurídicas não presenciais
 O que constitui a Controladoria Jurídica?

É a separação e autonomia da
parte operacional e
da parte técnico-jurídica:

Relatar Dados
Organização Operação de
e Informações
impecável e divisão retaguarda com alta
necessárias para
específica de tarefas qualidade e excelência
tomada de
e responsabilidades (Back office)
decisões
 Liberação dos advogados
para atuação com foco e
profundidade nas causas,
otimizando seu trabalho

Aumento de eficiência
em pelo menos 130%

Melhoria de 70% da
produtividade e qualidade
Vantagens
Econômicas
Metrificação completa e
Indicadores de desempenho

7
Como funciona a METODOLOGIA
da Controladoria Jurídica?

8
 Composições comuns da Controladoria Jurídica

Completa Enxuta
1 Controlador Jurídico
(Bacharel de Direito ou Advogado)

1 Controlador Jurídico e
Responsável pelas
responsável pelas intimações
intimações
ou (Bacharel ou Administrador de empresas)

Controladores de qualidade 1 Controlador de qualidade

e analista de dados
(sócio ½ período)
1 Analista de dados

4 Pessoas ou mais 2 Pessoas

9
 Perfil do Controlador Jurídico (Controller)

• Não precisa de OAB e pode ter formação em Direito, Administração

ou aprender com um curso próprio para esta formação.
• Gostar de administração e organização (prioridade total)
• Conhecer a estrutura do Judiciário;
• Conhecer regras operacionais de processos judiciais;
• Ter vivência em escritórios de 2 anos;
• Alta maturidade digital e domínio do software do escritório;
• Domínio dos sistemas de processos eletrônico (PJE, Eproc e PROJUDI)
• Conhecimento em Excel
• Proatividade
• Disponibilidade permanente
• Responsabilidade por si e pela equipe
• Autonomia e micro-autogestão eficiente
• Ser um líder servidor
• Saber preservar os relacionamentos obtendo colaboração geral
• Ser detalhista mas mantendo uma visão sistêmica
• Ter talento para Administração de pessoas e procedimentos
10
Autoridade do Controlador Jurídico (Controller)

O papel de Controlador Jurídico precisa de autoridade

A autoridade deve ter a obrigação de impor penalidades

inclusive aos sócios.

Jamais a autoridade pré-definida pode ser questionada a

posteriori.

Penalidades que não são executadas se tornam descrédito

11
Papéis funcionais:

Responsável por
intimações e compromissos:

Visa dar suporte a

tramitação processual de
tudo que não for técnico-
jurídico, mas sim operacional
a toda a equipe jurídica,
como obter documentos,
guias de custas, contratar
correspondentes, levantar
documentos e informações.

12
Papéis funcionais:

Controle de qualidade (Revisor

das peças):

Tem a responsabilidade de manter os

procedimentos para a revisão de
peças processuais importantes,
no sistema integral ou de
amostragem, analisar processos
perdidos e identificar padrões de
erros ou omissões, e zelar
pelo cumprimento de todos
os prazos antes do prazo fatal.

Pode ser acumulado pelo Controlador ou outro

13
Demais Papéis funcionais:

Administrador
do software:

Visa manejar os acessos e

controlar os usuários. bem como
preservar a correta alimentação
e fluxo de informações através
do software bem como
gerenciar a pontuação de todos
os usuários.

Pode ser acumulado pelo Controlador ou outro

14
Papéis funcionais:

Analista de dados e
resultados:

Tem o escopo de organizar os

relatórios processuais e de
produtividade, destacando
informações relevantes para
crescimento e preservação da
qualidade do serviço e para a
gestão e apresentar todo mês
aos sócios;

15
 Papéis funcionais:

Uma pessoa apenas consegue facilmente exercer

todos estes papéis, se o escritório for pequeno.
16
Operação de Retaguarda (Back Office)
e Atendimento com Excelência

Responsabilidades exclusivas da Controladoria

17
 Quais são as responsabilidades atribuídas à CJ:

C
1. Acompanhar diariamente as intimações e distribuir as tarefas
através da Plataforma jurídica
2. Coleta de provas
3. Gerenciar contratação de correspondentes, freelancers e seus trabalhos
4. Revisar a qualidade das petições
5. Controlar a entrega antecipada dos prazos judiciais e cobrar cumprimento
6. Fazer todo saneamento das peças em especial iniciais, contestações e
recursos.
7. Custas: Gerar, entregar, comprovar pagamento e anexar nos processos.
8. Gerar os relatórios de administração da carteira de processos
9. Gerenciar e organizar o estoque de processos por tipos e grupos de ação
10. Dar suporte ao jurídico e ao atendimento em tudo que for solicitado

18
 Contratação de correspondentes
e gerenciamento de diligências

C
As recomendações são:

• Contratar novos correspondentes em plataformas de correspondentes

• Manter correspondentes favoritos no Menu Rede da ADVBOX –

Conta gratuita ate 100 processos: https://advbox.com.br/cadastro/?campaign=home_office

• Manter tabela padrão de preços médios dos serviços mais comuns

• Evitar pedidos sem prazo, pois os honorários são mais altos

19
 Contratação de correspondentes
e gerenciamento de diligências

C
Cadastre os
correspondentes:

Parceiros
permanentes podem
ser cadastrados na
ADVBOX, o que
facilita a gestão de
documentos e
processos enviados
para diligencias.

20
 Procedimentos da coleta de provas

Biblioteca de padrões
e “anti-padrões” Checklists e Tabela
de coleta de provas, no de provas
sentido de listar os produzidas por
procedimentos com êxito processo (menu
adotados pela equipe e modelos)
que as pessoas não
repitam procedimentos
ineficientes.

21
 Organizar a biblioteca de petições

Organizar os modelos de
petições e documentos
Mais comuns confere
uma agilidade e
uniformidade imensa na
equipe, facilitando a
produção e a atualização
conjunta e imediata de
toda equipe.

22
 Saneamento pré-ajuizamento,
distribuições e protocolos.

Requisitos para protocolo de petições iniciais:

Coisa julgada – se os fatos e fundamentos já foram

decididos

Litispendência – se há processo com os mesmos

fatos e partes, inclusive em grau recursal

Conexão – se há processo conexo com as mesmas

partes, a fim de reunir as demandas

a Competência está correta – Territorial,

procedimento e matéria.

Valor da causa (conhecer opções de aumento ou

redução do valor da causa não impedidos por lei)
Cabimento de justiça gratuita

Emissão e pagamento de custas iniciais

23
 Gestão de intimações e prazos

“Um sistema de controle de prazos muito

utilizado nos escritórios de advocacia em todo
o mundo, com a diferenciação de prazos finais
e prazos fatais.”

24
 Sistema RIDT

R I DT
“Recebe Intimações → Distribui Tarefas”

“Uma pessoa deve ter o papel permanente de realizar o RIDT

todos os dias pela manhã”

25
Gestão de intimações e prazos

26
 Padrão Dia menos 1 (D-1)

Visa um sistema de Ideal para equipes Ideal para estoques

controle de prazos mais pequenas e processos menores e revisões de
simples e ágil simples peças rápidas

O Prazo fatal neste padrão

Revisões são aleatórias e
é a véspera do prazo judicial.
podem ser feitas por
E o cumprimento da tarefa é no dia anterior à
amostragem
véspera: Prazo judicial menos 1 dia (D-1)
27
 Padrão Dia menos 1 (d-1)

Dias 5º dia útil Prazo

1º dia seguintes Prazo Final D-1 Véspera processual
Atrasadas

Publicação Diligencias Prazo entrega Véspera do Prazo Fatal Após limite

Assistente de suporte Providencia Prazo regular de Fatal Limite ultrapassado, Reunião para
recebe intimação, documentos, guia de entrega da peça ou neste dia as 9 horas esclarecer motivos
Dia de protocolo
distribui tarefas de custas, pagamento dia do evento. o prazo deve ser
da peça pronta,
retaguarda e de custas, provas Na ADVBOX consta retirado do
pela manhã.
solicitadas no como Prazo Final. responsável e
atendimento e marca
despacho, contrata A partir deste dia se atribuída penalidade.
prazo para entrega da A peça deve ter
correspondente e considera tarefa Outro advogado
peça para advogado anexa tudo no GED sido entregue no
atrasada. deve assumir a
responsável dia anterior, sob
tarefa em regime de
penalidade.
urgência.
Com a ADVBOX a Controladoria Jurídica tem tudo:

Caixa prioritária para prazos fatais – uso obrigatório para área técnica e controladoria

29
Com a ADVBOX a Controladoria Jurídica tem tudo:

Certifique que todos os usuários envolvidos com prazos estejam utilizando assim

30
Com a ADVBOX a Controladoria Jurídica tem tudo:

Certifique que todos sabem atribuir corretamente prazos de entrega e praz

31
 Email de Aviso:

Aviso por email para gestores, controlador e para o responsável

32
Procedimento da CJ de audiências e julgamentos

Para organizar as audiências e julgamentos

existe um procedimento de 6 passos

33
34
 Sistemas de processo eletrônico

E-proc PJE
desenvolvido desenvolvido PROJUDI Esaj
pela equipe pelo Conselho
técnica do TRF4 Nacional de
Justiça

E outros regionalizados ou sendo descontinuados: Apolo (RJ), Creta (RJ), E-

JUR, PJD, e-Themis (RS) e Tucujuris (AP) além dos processos físicos em
tramitação.

Em anexo temos a lista atualizada de tribunais e acessos aos sistemas.

35
 Intimações no processo judicial

Todos os dias cerca de 80% dos tribunais publicam na internet em PDF os seus
diários de justiça com todas as intimações judiciais de todos os processos.

Os robôs da ADVBOX varrem esses diários 3x por dia para busca do termo
monitorado – nome do advogado e OAB.
36
Intimações no processo eletronico

No processo eletrônico nos

sistemas E-proc, PJE e Projudi
existe um “painel do advogado”
➢ Processos pendentes de leitura:
Novas intimações não lidas.
➢ Processos com prazo aberto,
intimações lidas com o prazo
correndo
E os diários de Justiça estão sendo
extintos, sendo que estes tribunais
não publicam mais os diários de
justiça, tornando inúteis os robôs.

37
 Intimações no processo eletronico

Para estes tribunais, a ADVBOX lançou recentemente novos

robôs.

Estes robôs só conseguem a informação simulando o login do

usuário no sistema, mas a ADVBOX não abre o prazo legal ao ler.
38
A gestão estratégica começa pela
gestão dos estoques de processos.

39
 A gestão dos grupos
de ação deve se
adequar ao escritório.
Entre os modos mais
usados para esta
organização são:

• Por área do Direito:

Grupos de ação • Por subgrupos de

áreas:

• Por advogado:

• Por complexidade:

40
 Gerenciamento de Fases

Vantagens de gerenciar por fases:

• Previsibilidade de recursos necessários e necessidades de

contratação
• Redução de recursos humanos desnecessários ou
realocação;
• Manutenção do alto índice de lucratividade do escritório;
• Estoques de processos pela visão de fases processuais a
analisar
• Melhor projeção de receita futura e orçamento

41
Gerenciamento de Fases do serviço jurídico

** Dados do CNJ ano base 2018

Processos extintos no início reduzem a média

42
 Gerenciamento de Fases do serviço jurídico

Marketing e Produção Execução Arquivamento

Atendimento O Arquivamento é
Pós fechamento do Transformação da
contrato. coisa julgada em uma última fase
Novas safras de
dinheiro para o relevante para
processos mensal
Fase consultiva escritório e para o gestão de dados e
Fase Administrativa cliente. informações e uso
Atendimento se
Fase Judicial future em novos
refere ao
Fase Recursal casos.
atendimento inicial
43
 Gerenciamento de METRICAS de cada Fase

Fechamento Transito julgado

Marketing e Produção Execução Arquivamento

Atendimento Resultado anual de
Processos ganhos Valor de honorários
processos ganhos e
Novos contratos
Protocolos processsos perdidos
Contatos e leads administrativos Execuções exitosas
Evolução histórica
Novos Ajuizamentos e Honorários anual por grupo
Oportunidades e
contestações sucumbenciais ação
reuniões

Sentenças e Julgados 44
 Visão global do Estoque

Visão por fases

Prospecção Produção Execução Arquivo

Visão por Grupos de Ação

Trabalhista

Família

Bancário

Consumidor

45
Documentação e
Manuais Úteis
Crie para seu escritório

46
 • Canais de atendimento e
horários
• Gestão de documentos
• Tempo de retorno de contatos
• Atualização de contatos para
envio de informações
processuais
• Política de envio de relatórios
Manual de • Funcionamento da área do
Relacionamento cliente se houver
Regras contratuais acerca de
com o Cliente •
comunicação, honorários e
custas processuais
• Solicitações de reuniões,
videoconferências ou
telefonemas
• Confidencialidade

47
 Criação do Manual de procedimentos
e melhoria contínua
Estrutura Organizacional
Regras sobre a pontuação por tarefas
Relação com clientes em geral
Relacionamento e formas de
comunicação com o judiciário
Relacionamento interno da equipe
Regras sobre o aconselhamento jurídico
Uso do nome do escritório ou da marca
Padrões de uso dos softwares
Padrões de vestimenta e
apresentação pessoal
Penalidades
Relação com concorrentes
Definição de canais de comunicação e
envio de documentos
Regras de procedimento de custos,
pagamentos e ressarcimentos
Outras regras de procedimentos
financeiros
Busca, recepção e arquivamento de
documentos, físicos e digitais
Regras de senhas e segurança
de acessos
Regras de uso do email corporativo
e aparelhos de telefone
Suporte aos computadores e
procedimento de acesso a recursos
48
Governança da Informação

49
 O que é
compliance?

É o conjunto de normas e regulamentos adaptados

Compliance
às especificidades do negócio. Essas regras são
estabelecidas para a prevenção de crimes e desvios de
condutas dentro das empresas.

É a aplicação do conceito de compliance, baseado nos

Compliance mesmos pilares, só que voltado para as ferramentas
Digital
tecnológicas utilizadas. É a evolução da governança
corporativa, agora chamada de governança de TI.
 Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD

Os dados pessoais são todos os dados que identificam ou possam identificas uma
pessoa, sendo estes dados invioláveis, e devem ser capturados,
armazenados e tratados com total responsabilidade. O escritório pode ser
responsabilizados a partir da LGPD pelo vazamento de dados (digitais ou físicos),
inclusive responder por danos causados.
 Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD

Entretanto, existem procedimentos que são necessários serem estabelecidos e mantidos

através de um tratamento permanente pelo Controlador Jurídico. Estas são as tarefas
advindas da chamada Governança de TI.
Recebimento e validação de
documentos dos clientes e
terceiros

53
Recebimento e validação de documentos dos
clientes e terceiros

Escritórios de advocacia estão recebendo um volume

muito maior de documentos e informações por
múltiplos canais de comunicação, como e-mail, chats,
mensagens instantâneas e outros.
 Verificação de autenticidade documental

Responsabilidade do Por isso, utilize preferencialmente:

Advogado:

➢ O advogado é responsável: Por

qualquer documento falso,
falsificado ou adulterado
juntado em processos controladoria@seuescritorio.com.br
administrativos ou judiciais
desde que prove o contrário, e a Ou
sociedade também.
➢ Prova de envio é proteção: A documentos@seuescritorio.com.br
melhor prova de isenção de
responsabilidade é a remessa
do documento por email pelo
cliente.

55
Recebimento e validação de documentos dos
clientes e terceiros

1. Definição de até 02 canais exclusivos para recepção de documentos;

2. Definição de 2* responsáveis para recepção e gerenciamento dos documentos;

3. Proibição de recepção de documentos por outros membros da equipe ou por

outros canais, salvo exceção de extrema urgência e necessidade;

4. Definição de checklists de validação dos documentos complexos e habituais;

5. Uso de compactador e editor de PDF próprio e não gratuitos em nuvem.

Recebimento e validação de documentos dos
clientes e terceiros

ADVOCACIA OPERA SÓ COM:

INFORMAÇÃO + COMUNICAÇÃO

Ou seja, dados.
 Segurança documental e
proteção das informações dos
clientes

58
Segurança documental e proteção das informações dos clientes

Vazamento de documentos e informações

Os escritórios de advocacia podem ser multados em até 2% da sua

receita anual em caso de vazamento, além do que, podem perder
contratos empresariais que tenham exigência de respeito as regras da
LGPD dos fornecedores e prestadores de serviço, devido as regras de
compliance.
Segurança documental e proteção das informações dos clientes

Controlador jurídico x DPO?

O Controlador Jurídico não é responsável pelo vazamento em si, mas é

o responsável pela adoção das medidas de treinamento do pessoal e
conscientização dos membros da equipe, comprovante periodicamente
o respeito às regras, pois a manutenção dos procedimentos reduz a
responsabilidade do escritório em caso de falha humana individual.
Segurança documental e proteção das informações

Extensão .advbox

Em relação a transmissão de petições, inclusive para revisão da

qualidade, a ADVBOX criou uma extensão própria .advbox para que
os documentos transitem através do Arquivo Digital interno ao
software, vinculado ao cliente para ser corrigido e salvo na nuvem, a
fim de evitar o envio por email, sistema de mensagens instantâneas ou
chats.
Quando você se comunica através da
Plataforma Jurídica, a alimentação de
informações é feita naturalmente com
riqueza de detalhes.

62
 Case 1 | Escritório Médio

Escritório especializado, com um estoque de 320 processos

administrativos, 1400 processos judiciais e 210 execuções

63
 Case 1 | Escritório Médio

64
Case 2 | Grande Escritório

65
 Case 2 | Grande Escritório

66
 Escritórios ineficientes sofrem

Como identificar uma gestão desatualizada:

(ou O que você deve banir para sempre do seu escritório)

• Gestão por controle de horários (ponto ou timesheet)

• Inexistência de padronização de procedimentos
• Cumprimento de prazos na última hora
• Excesso de reclamações dos clientes
• Baixo uso de novas tecnologias e corte de investimentos nessa área.
• Decisões não baseada em dados objetivos.
 Todo mês oferecemos uma qualificação básica em
Controladoria Jurídica com inscrições limitadas.

A inscrição é gratuita a todos os trabalhadores de

escritórios, advogados, secretárias, ou qualquer
interessado em se qualificar na área, mas algumas
vezes possui fila de espera.

Faça sua inscrição para participar, logo

retornaremos: FORMULÁRIO AQUI.

Seminário Mensal Controladoria Jurídica

68
Obrigado!

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