PLANO DE COMUNICAÇÃO SPEG

APRESENTAÇÃO
A SPEG – Superintendência de Engenharia da COPASA MG elaborou um
Plano para ter uma comunicação mais efetiva, tanto com o público interno
quanto com os vários segmentos de público externo. Com isto, será possível
gerar um conhecimento maior e fidedigno, que irá refletir na melhoria da
imagem perante os vários públicos de atuação e em maior facilidade nos
relacionamentos.

A comunicação tem um papel fundamental na organização. Permite ampliar o

olhar corporativo e institucional, dentro de um modelo de gestão de negócio,
com ética, profissionalismo, respeito e valorização das pessoas e de seu
conhecimento.

Comunicar é um processo de troca e de compartilhamento. Não se pode ser

passivo, mas sim tomar ações para transmitir a sua imagem, o seu negócio, as
suas responsabilidades, as suas regras, os seus processos, os seus serviços
produtos e resultados, as suas diretrizes, metas e objetivos. Comunicar é
também ouvir, entender e perceber as pessoas. É estabelecer com os diversos
públicos um canal permanente de comunicação, onde a informação possa fluir,
ora como receptor, ora como emissor.

PÚBLICOS
Na SPEG, são vários os públicos, tanto internos quanto externos. Por isso é
importante ter ferramentas e formas de comunicação adequadas para atingir os
objetivos junto aos seus profissionais, Direção, clientes, fornecedores,
parceiros – os chamados STAKEHOLDERS.

CLIENTES

EQUIPE FORNECE-
INTERNA DORES

SPEG
GOVERNO PARCEIROS

DIREÇÃO
DA
EMPRESA

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Basicamente, esses são os grupos com os quais a SPEG se relaciona no

desempenho de suas atividades e atribuições. Cada um deles tem graus de
relacionamento e interesses diferentes, com sazonalidade, intensidade e
necessidade próprias. Porém, a comunicação, embora segmentada, deve ser
tratada de forma integrada.

VALORES A SEREM REPASSADOS

Na comunicação, devem-se passar valores, tais como, ética, transparência,
atribuições, responsabilidades, diretrizes e compromissos.

Neste sentido, devem ser considerados pelo menos quatro itens especiais:
- Ficar atento à formulação das mensagens que serão transmitidas a todos
os seus públicos, especialmente quando se tratar de temas sensíveis.
- Desenvolver os canais mais adequados para cada tipo de mensagem e
para cada público.
- Desenvolver mecanismos de FEEDBACK sobre a efetividade da
comunicação.
- Construir relacionamentos profissionais consistentes junto aos seus
STAKEHOLDERS, por meio de processos estruturados de diálogo.

COMUNICAÇÃO
INSTITUCIONAL

SEGMENTOS DE COMUNICAÇÃO
COMUNICAÇÃO GERENCIAL

COMUNICAÇÃO
DO NEGÓCIO

COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
A comunicação institucional é centrada no posicionamento de imagem e na
divulgação de objetivos, ações e valores associados ao negócio. É a
identidade. Diz quem é, em que acredita, como se comporta, o que considera

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importante, como foi o seu passado, como lida com o seu presente e o que
espera do futuro. Esta comunicação deve ser universal e aberta a todos os
seus STAKEHOLDERS, sem distinção.

COMUNICAÇÃO GERENCIAL
São todos os processos de comunicação da SPEG. Dá-se no ambiente interno,
entre a Direção, Superintendencia (incluindo área de APOIO), Divisões e
equipes.

COMUNICAÇÃO DO NEGÓCIO
É a comunicação voltada para a divulgação dos produtos, serviços e
resultados, específica para cada público.

PLANEJAMENTO E GESTÃO DA COMUNICAÇÃO

Para que a comunicação seja eficiente, coerente e assertiva, ela precisa ser
orientada por um planejamento. Uma vez planejadas, com objetivos claros,
estratégias de implementação, responsabilidades e recursos bem definidos, as
ações são potencializadas e têm maior chance de serem bem sucedidas.
Devem-se evitar as ações pontuais e sem sincronismo, nas quais dissipam-se
esforços e muitas vezes não se tem o efeito esperado.

Para se obter sucesso com o planejamento de comunicação, primeiramente é

preciso ter o comprometimento da Direção e dos Gestores. A comunicação
deve ser considerada como parte dos processos internos, na busca de
integração para a conquista dos objetivos, criação de valores, cumprimento da
missão e dos compromissos, melhoria de desempenho.

BRIEFING E DIAGNÓSTICO
É a base para a elaboração do Planejamento de Ações. É feito a partir de
informações sobre características do negócio, produtos e serviços, diretrizes,
valores, pontos fortes e fracos, públicos. Também é feito através de
informações extraídas de pesquisas de opinião, entrevistas, workshops, grupos
de discussão/trabalho e análise do funcionamento da comunicação,
especialmente dos seus veículos, formas e formatos.

DIRETRIZES / POLÍTICAS
As diretrizes irão nortear o trabalho de comunicação em todos os níveis. A
cultura deve ser respeitada na elaboração das ações. As políticas são as
orientações segundo as quais se sustentarão as decisões relacionadas à
comunicação. É onde se definem a gestão da comunicação, os procedimentos,
os porta-vozes, a gestão de crise, enfim, os macros comportamentos
comunicacionais.

OBJETIVOS E METAS
É quando se define os objetivos e metas a serem alcançados e os resultados
parciais, de forma geral e também em planos específicos. É o registro de onde
está e aonde quer chegar com a comunicação.

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ESTRATÉGIAS GERAIS
Consiste em definir como fazer para tornar a comunicação o mais eficiente
possível. É a segmentação dos públicos e suas prioridades, os canais a serem
usados, o teor da mensagem para cada público, periodicidade, o tempo mais
oportuno para cada ação, detectando as ameaças e as oportunidades.

AÇÕES ESPECÍFICAS
São as ações de comunicação direcionadas. Deve-se definir: público-alvo,
objetivo, justificativa, estratégia de implantação, providências, orçamentos (se
for o caso), responsáveis, cronograma e avaliação de resultados.

CONTROLE E AVALIAÇÃO DE RESULTADOS

Uma vez implementado o programa de comunicação, ele deve ter um
acompanhamento sistemático, por meio de cronogramas, fluxogramas,
CHECK-LISTS e outros instrumentos de controle.

A avaliação faz parte de todo planejamento e permite uma visão crítica sobre
as ações específicas e sobre toda a estratégia traçada. Pode-se, enfim,
verificar o positivo e o negativo e agir reativa ou pró ativamente sobre o
resultado.

MODELO BÁSICO DE PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO

Na implantação de um planejamento de comunicação deve-se seguir a
seguinte estratégia:

1. AÇÕES ESTRUTURAIS (identidade)

São as ações voltadas para fortalecer a imagem.
- Logomarcas – definir logos para cada os grandes projetos, ou grupo de
projetos, com o intuito de associar uma identidade e ser identificado e
reconhecido pelos STAKEHOLDERS – associar a imagem ao
produto/serviço.
- Lista de endereços – listagem segmentada e atualizada
sistematicamente, com nomes, endereços, telefone, e-mail, data de
aniversário dos públicos alvos.
- Padrões de formatos – Maneira de apresentar-se de forma profissional e
organizada. Formatos pré-definidos em todas as correspondências, em
conformidade com o objetivo, meio e público.

2. HABILITAÇÃO DE CANAIS DE COMUNICAÇÃO:

- Estabelecer os canais de comunicação em conformidade com objetivos
e públicos e suas regras (políticas). Aferir sua eficiência periodicamente.
- Ter um mix de canais formais, com público bem definido, periodicidade,
formato adequado e padronizado.

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- Estes canais ou veículos devem ter padrão visual, com conteúdo

coerente, objetivo e claro.

Proposta de Canais de Comunicação para a SPEG:

A) Publicações:
- Jornal eletrônico –. Para posicionar os STAKEHOLDERS dos
resultados alcançados, objetivos, metas e orientações em geral –
objetivo de motivação e integração – periodicidade trimestral.
- Boletim eletrônico – para divulgar rapidamente informações que
depois serão aprofundadas no jornal. Periodicidade mensal.
- Mural interno – conteúdo com disposição visual destacada nas áreas.
Engloba as divulgações do Boletim e Jornal interno.

As etapas de execução precisam ser bem estabelecidas, visando uma boa

pauta, uso de linguagem adequada, fidelidade ao cronograma e cuidados
na distribuição/disponibilização.

B) Workshops internos – por Divisões e geral da SPEG. É a oportunidade

dada ás equipes de interagir diretamente com a Superintendência e
Direção. Deve ter procedimentos e controles de registro e FEEDBACK para
que seja eficiente e cumpra seu papel motivacional e de integração.
Periodicidade trimestral.

C) Workshops externos –. É a oportunidade da SPEG fortalecer a sua

imagem e se integrar melhor com os clientes, fornecedores e parceiros.
Ouvir e ser ouvida. Deve ter procedimentos e controles de registro e
FEEDBACK. Periodicidade semestral.

D) Reuniões internas – estabelecer calendário semestral ou anual de

reuniões da Superintendência com a Direção, Superintendência com as
Gerencias e Gerencias com suas equipes. Deve ter controles de registro e
FEEDBACK. A pauta deve ser pré-divulgada, assim como horário de início
e término.

E) Programa interno de encontro com a Superintendência – Oportunidade

dada ao funcionário (independente do nível hierárquico ou Divisão) para
interagir com a superintendência, expor suas idéias, tirar duvidas – papel
motivacional e de integração. Deve ter controles de registro e FEEDBACK.
A participação pode ser espontânea e/ou por indicação das gerencias.
Periodicidade mensal.

F) Cartilhas ou crachás individuais para os funcionários contendo

resumidamente os valores, missão, visão, objetivos estratégicos – vista ao
PNQS.

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G) Padronização dos formulários e documentos associados a solicitação de

serviços, pareceres, laudos, termos de referencia, contratos, relatórios de
acompanhamento de projetos, relatório de diretrizes e de alternativas de
soluções, etc.

H) Definição de formatos, nomenclatura e local de armazenamento e

critérios de acesso aos documentos técnicos

I) Intranet / internet – Ter um espaço exclusivo da SPEG, segmentado por

Divisão e STAKEHOLDER. Para divulgar objetivos, metas, diretrizes,
padrões, processos, produtos e serviços (andamento dos projetos),
resultados alcançados. Se possível, ter estatísticas de acesso.

3. HABILITAÇÃO E PREPARO DAS PESSOAS:

É importante que os profissionais estejam capacitados para exercer suas
atividades e se sintam preparados para se interagir com os diversos
públicos, Para isso é necessário um plano de treinamento e capacitação
que trate as questões técnicas, administrativas e de relacionamento.

- Curso de inserção para novos profissionais – palestra e material com

orientações gerais a respeito da SPEG, assim como informações sobre
os processos, atribuições, responsabilidades, STAKEHOLDERS,
padrões, diretrizes, metas e objetivos.
- Plano de participação em eventos como feiras e exposições voltadas
para saneamento;
- Cursos de capacitação técnica para os profissionais, em conformidade
com as especialidades exigidas no pleno desenvolvimento e
acompanhamento de projetos de saneamento.
- Treinamentos motivacionais, de comunicação e de relacionamento.

4. CONCLUSÃO:
O Plano de comunicação é de suma importância para que existam padrões
e formalismo nas relações. As regras não devem ser rígidas, mas
orientadoras. Deve haver mecanismos de avaliação de resultados para
garantir os objetivos da comunicação eficaz, em cada segmento.

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