9 Boas Práticas de Gestão de Documentos e Arquivos Digitais

03/04/2020 9 Boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais
9 Boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais
Práticas simples e úteis para pequenos advogados e grandes escritórios
Sumário: 1. Uma Pasta para cada Cliente, Uma Subpasta para cada
Processo; 2. Como Nomear as Pastas; 3. Dê nome aos Documentos Eletrônicos e aos
Escaneados; 4. Dê Nome às Peças Jurídicas; 5. Utilize Caracteres Simples; 6. Não
Abrevie; 7. Coloque Data nos Documentos com mais de uma Edição; 8. Ative a
Indexação do seu Sistema Operacional; 9. Software Recomendado; Conclusão
Somos a cada dia mais premidos pela necessidade a manter documentos no

computador, tanto os originalmente eletrônicos quanto os digitalizados.
Antigamente, se um documento não era encontrado no computador, os secretários

escarafunchavam o arquivo físico para recuperá-lo. Hoje não podemos nos dar ao luxo
da perda de eficiência, de tempo e de trabalho, mesmo porque muitos documentos
físicos voltam ao cliente assim que os digitalizamos, o que torna o retrabalho mais
custoso e por vezes vexatório.
A tecnologia deve facilitar a sua vida e, para isso, sumir nas suas mãos e sair da sua
frente na hora de realizar o seu trabalho intelectual. Se ela está, na verdade,
atrapalhando, ao ler este artigo você está dando um passo no caminho certo para o
trabalho organizado e bem-feito.
Vamos às boas práticas!
1. Uma pasta para cada cliente, uma subpasta

para cada processo
https://antoine.jusbrasil.com.br/artigos/116967219/9-boas-praticas-de-gestao-de-documentos-e-arquivos-digitais 1/8
Em primeiro lugar, na gestão de documentos, a divisão e subdivisão essencial é

composta de clientes e processos. Começa-se a organização pelas pastas (ou diretórios,
para os técnicos).
Crie uma pasta para cada cliente e, dentro da pasta do cliente, uma pasta para cada
processo. Os documentos do cliente podem ficar só na pasta principal do cliente, para
evitar uso desnecessário de espaço e mistura de novos e antigos, em caso de novos
comprovantes de endereço etc.
2. Como nomear as pastas

A pasta do cliente leva o nome completo do cliente, sem abreviar. Exemplo:
JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA
A pasta do processo, o nome completo do cliente e o nome completo da parte adversa.

Exemplo:
JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA x BANCO BOMBOM S.

A.
Caso haja vários processos entre as mesmas partes, use um hífen e uma palavra sobre o
assunto. Exemplo:

A. – Responsabilidade Civil

A. – Revisão Contratual
3. Dê nome aos documentos eletrônicos e aos

escaneados
Chame os documentos, dentro da pasta de clientes, pelo nome do próprio documento.

É desnecessário acrescentar o nome do cliente no arquivo, porque você possivelmente
não os consultará fora do contexto da própria pasta.
Assim, chame-os da seguinte maneira:
Declaração de Pobreza
Atestado Médico – CID K30
Controle de Jornada – Janeiro de 2014 – 15 Horas Extras
Muito melhor do que nomes de arquivo assim:
ATESTADO
DECLARAÇÃO
DOCUMENTO
Dica: coloque a data do fato provado pelo documento no próprio nome do

arquivo. Exemplo:
Carta de Cessação do Auxílio-Doença – 21.02.2013
Certidão de Casamento – Comunhão Universal – 10.10.1997
Certidão de Nascimento do NetoThalles Vieira – 25.12.2009
O detalhamento do nome arquivo dá um leve trabalho extra, mas facilitará

imensamente na elaboração da peça, ainda mais tendo em conta a demora
de abrir vários arquivos PDF. Claro que, se a data de nascimento do neto não for
relevante no processo, não precisa colocar no nome do arquivo.
A propósito, cada palavra começando com letra maiúscula, como nos

exemplos, cria um aspecto geral muito mais agradável aos títulos e nomes
de arquivo. Não deixe tudo maiúsculo nem minúsculo.
4. Dê nome às peças jurídicas

Dê nome aos bois; e aos documentos também. Atribuir um nome legível a cada
documento é essencial.
A nomeação dos documentos digitais e das petições elaboradas segue as mesmas dicas
do restante do artigo, com a diferença de que o nome das petições é mais detalhado,
porque pode ir para um banco de petições e servir para consulta em outros trabalhos.
A forma é livre, mas mantenha um padrão. Eu utilizo o seguinte modo para as

petições, que tem se mostrado eficiente:
Tipo de peça – Assunto – Maior detalhamento do assunto – CLIENTE x

PARTE ADVERSA
Por exemplo:
Contrarrazões à Contestação – Alimentos – Adolescente – EIKE BATISTA e

OUTROS x SERGIO RODRIGUES
Inicial – Trabalhista – Acidente de Trabalho – Motosserra – Responsabilidade

Solidária – JONAS BROTHER x ROCHA PEDRAS LTDA e CIA. PETROLEIRA
Com essa prática, encontrar essas peças posteriormente (sim, encontrar, é para isso
que você as guarda) ficará mais fácil, se não trivial e infalível. O mesmo vale para
documentos-modelo: ainda que estejam numa pasta específica de modelos, em vez do
nome das partes, use o nome MODELO:
Procuração - MODELO
Contrato de prestação de serviços - Família - Quota Litis - MODELO
Veja a próxima dica e entenda por que usar apenas hifens na separação de dados.
5. Utilize caracteres simples

Não utilize caracteres especiais, como “&” e “#”, nem mesmo vírgulas ou
parênteses. Esses caracteres são distorcidos ou, pior, não são aceitos em
alguns sistemas de protocolo eletrônico. Os pontos são universalmente aceitos;
as vírgulas, não. Na dúvida, use o traço (hífen) para separar cada informação contida
no nome do documento.
Mas sim, acentue as palavras, em prol da legibilidade. Até mesmo os acentos no

título do arquivo podem ser mal lidos em sistemas operacionais antigos, por exemplo,
mas são casos raros e de fácil resolução.
6. Não abrevie
Abreviar prejudica a procura futura. Se abreviar, use apenas abreviaturas previamente
estabelecidas, e use-as sempre. Padronize para todos os arquivos. Ou você acabará se
deparando com uma pasta de arquivos assim:
INI – Trab. – Valdemir Costa [não-recomendado]
Cont – Resp Civ. – Ind. Morais – HOMEM-ELÁSTICO vs SANEPAR [não-

recomendado]
Inicial – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR

LUNAR x INSS
Mistura pouco atrativa, não concorda? Em leitura individual, todos os nomes podem
fazer sentido, mas não são completos; e, na hora de procurar, um parto.
7. Coloque data nos documentos com mais de

uma edição
Date os seus documentos. Quem elaborou um trabalho de conclusão de curso sabe o

tempo e o esforço perdidos para decifrar qual versão imprimir (qual é a edição mais
recente, a “revisada e atualizada” ou a “atualizada e corrigida”?).
Não, não adianta confiar na data que o sistema mostra, pois ela pode mudar se você
abrir e salvar qualquer alteração, ou mesmo salvar sem querer antes de alterar uma
vírgula que seja. Alterar de um diretório para outro pode causar o mesmo problema.
Coloque a data completa no próprio nome. Exemplo:
Inicial – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR

LUNAR x INSS 21.12.2014
Ou ainda:
Inicial v. 1 – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR

LUNAR x INSS
Neste caso, mesmo sem data, sabemos que o arquivo que tiver “v. Número tal” no
nome não é a última versão. A mais recente, e correta, será a que não tiver essa
denominação. São dois modos de sempre saber com certeza qual é a última versão de
um arquivo.
8. Ative a indexação do seu sistema

operacional
Indexar os documentos significa que toda pesquisa que for realizada será mais rápida,
porque o computador terá uma tabela de busca, tanto para o nome do documento
quanto para o seu conteúdo. Assim, ao abrir a pasta com as peças nas quais deseja
pesquisar, o resultado virá com a economia de alguns segundos ou minutos, muito
valiosos para que você possa se concentrar apenas no trabalho.
Praticamente todos os sistemas operacionais modernos possuem a opção de indexar

arquivos, seja todo o sistema, seja apenas uma ou mais diretórios. No Windows 7, por
exemplo, ative a indexação seguindo este tutorial. Escolha apenas os diretórios de
trabalho, assim o Windows não perderá tempo indexando arquivos do sistema e outros
locais inúteis.
9. Software recomendado
Se você nunca seguiu nenhum padrão, pode ter de renomear um a um os arquivos que
desejar para se adequar às boas práticas ora propugnadas.
Se você seguia mais ou menos um padrão, por exemplo, sempre usou maiúsculas em
tudo, ou utilizava o símbolo “&”, há um programa muito útil que pode auxiliar e
transformar, de uma só vez, milhares de “&” em "e", milhares de “PROCURAÇÃO DO
CLIENTE” em “Procuração Do Cliente” etc.
Chama-se Flash Renamer, que permite a utilização gratuita com algumas limitações.
Sem elas, custa U$ 19,95.
Conclusão
Nem o melhor dos sistemas de controle empresarial ou de gestão de processos (leia-se
CPJ) substituirá o uso padronizado de nomes completos.
Pelo contrário, a ilusão de “está no sistema, está garantido” acaba criando a cultura do
desleixo, que só se percebe quando mais se precisa e, nos grandes escritórios que
utilizam as ferramentas, a rotatividade de secretárias acaba gerando milhares de tipos
de nomes.
Agora, se me permite a recomendação, dedique agora uma ou duas horas organizando

seu banco de petições mais importantes de acordo com essas dicas, ou treinando a
secretária e outros colaboradores. São horas divertidas que se pagarão sozinhas. Ou
apenas passe a segui-las a partir de agora e perceberá maior produtividade e maior

conforto ao lidar com seu computador
No próximo artigo da série (publicado aqui), observe dicas de como

organizar os documentos para impressão ou protocolo eletrônico.

9 Boas Práticas de Gestão de Documentos e Arquivos Digitais

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

9 Boas Práticas de Gestão de Documentos e Arquivos Digitais

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

03/04/2020 9 Boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais

9 Boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais

Práticas simples e úteis para pequenos advogados e grandes escritórios

Somos a cada dia mais premidos pela necessidade a manter documentos no

Antigamente, se um documento não era encontrado no computador, os secretários

Vamos às boas práticas!

1. Uma pasta para cada cliente, uma subpasta

Em primeiro lugar, na gestão de documentos, a divisão e subdivisão essencial é

2. Como nomear as pastas

JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA

A pasta do processo, o nome completo do cliente e o nome completo da parte adversa.

JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA x BANCO BOMBOM S.

JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA x BANCO BOMBOM S.

JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA x BANCO BOMBOM S.

3. Dê nome aos documentos eletrônicos e aos

Chame os documentos, dentro da pasta de clientes, pelo nome do próprio documento.

Assim, chame-os da seguinte maneira:

Atestado Médico – CID K30

Controle de Jornada – Janeiro de 2014 – 15 Horas Extras

Muito melhor do que nomes de arquivo assim:

Dica: coloque a data do fato provado pelo documento no próprio nome do

Carta de Cessação do Auxílio-Doença – 21.02.2013

Certidão de Casamento – Comunhão Universal – 10.10.1997

Certidão de Nascimento do NetoThalles Vieira – 25.12.2009

O detalhamento do nome arquivo dá um leve trabalho extra, mas facilitará

A propósito, cada palavra começando com letra maiúscula, como nos

4. Dê nome às peças jurídicas

A forma é livre, mas mantenha um padrão. Eu utilizo o seguinte modo para as

Tipo de peça – Assunto – Maior detalhamento do assunto – CLIENTE x

Contrarrazões à Contestação – Alimentos – Adolescente – EIKE BATISTA e

Inicial – Trabalhista – Acidente de Trabalho – Motosserra – Responsabilidade

Contrato de prestação de serviços - Família - Quota Litis - MODELO

5. Utilize caracteres simples

Mas sim, acentue as palavras, em prol da legibilidade. Até mesmo os acentos no

INI – Trab. – Valdemir Costa [não-recomendado]

Cont – Resp Civ. – Ind. Morais – HOMEM-ELÁSTICO vs SANEPAR [não-

Inicial – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR

7. Coloque data nos documentos com mais de

Date os seus documentos. Quem elaborou um trabalho de conclusão de curso sabe o

Coloque a data completa no próprio nome. Exemplo:

Inicial – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR

Inicial v. 1 – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR

8. Ative a indexação do seu sistema

Praticamente todos os sistemas operacionais modernos possuem a opção de indexar

Agora, se me permite a recomendação, dedique agora uma ou duas horas organizando

apenas passe a segui-las a partir de agora e perceberá maior produtividade e maior

No próximo artigo da série (publicado aqui), observe dicas de como

Você também pode gostar