Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Descubra aqui!
agosto 30, 2017/em Organização /
É por situações como essa que saber como organizar os documentos é importante. Alguns
truques, e um pouquinho de burocracia, podem ajudar a poupar muito tempo e dinheiro
dentro de uma empresa.
Quer aprender a fazer isso? Então confira essas 4 dicas que separamos para você!
Pode ser um arquivo flutuante em sua sala, um armário com fechadura, um cofre etc. Tudo
depende de qual o volume dos documentos que precisam ser guardados.
DICA: é interessante guardar os documentos por pelo menos 5 anos em um local de fácil
acesso dentro da empresa. Depois desse prazo, é interessante ainda manter os
documentos em sua posse, mas já podem ser redirecionados para um armazenamento
externo, por exemplo. OK
Imagine que ocorreu um erro com o pagamento do aluguel. Você efetuou a operação, mas
o senhorio não identificou o recebimento. O que você faz?
a) Grita, xinga e fala sobre seus direitos para o senhor que está lhe cobrando. Afinal, você
pagou!
b) Mergulha de cabeça nas pilhas de papéis espalhados pela empresa e torce para
encontrar o comprovante de pagamento.
c) Abre o seu arquivo, vai na sessão “Contas”, na letra “A”, na subpasta “Aluguel” e pega o
último documento colocado ali.
Apesar de as pessoas gostarem muito da opção “b”, a opção “c” é a mais prática e
rentável para uma empresa.
No exemplo dado acima, nós teríamos a pasta “Contas” dividida por subpastas
organizadas em ordem alfabética. Na subpasta “Aluguel” os documentos estariam
organizados por datas. OK
O arquivo é escaneado
O documento virtual deve ser salvo no computador na pasta e subpasta referente a ele
(contas, contratos, recebimentos etc.)
Por mais burocrático que seja fazer todos esses processos, documentos organizados
ajudam a evitar o pagamento de multas, equívocos com clientes e até insatisfação de
funcionários por falta de informações. E, por esses motivos, é válido entender como
organizar documentos dentro de uma empresa e colocar em prática o conhecimento!
FAZER POSTERIORMENTE
E aí, gostou do conteúdo? Conseguimos ser úteis para você? Então compartilhe o texto
nas suas redes sociais! Quem sabe você acaba ajudando alguém.
E para saber mais sobre organização, baixe agora o E-book com os principais trechos do
Best Seller a Mágica da Arrumação de Marie Kondo. Um material exclusivo da Guardex
para você.