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SUMÁRIO

1. Introdução........................................................................................................ 3
2.Quais tipos de negócios necessitam de organização de arquivos?.................. 4
3.Quais as possibilidades de projetos nesses negócios?.................................... 6
4.Como aproveitar as oportunidades na área de Organização de Arquivos?...... 7
5.Como conquistar essas oportunidades?........................................................... 8
6.Conclusão....................................................................................................... 14

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1. INTRODUÇÃO

No livro “A estratégia do Oceano Azul”, os autores W. Chan Kim e Rene Mauborgne explicam sobre
uma nova visão de negócios utilizada por grandes empresas como a Apple e a Uber: o oceano azul.
Esse conceito incentiva a busca por mercados não ou pouco explorados em vez de lutar por uma
fatia comercial saturada por concorrentes (oceano vermelho).
Mas como encontrar uma área de negócios com boas oportunidades e pouca concorrência? Esse
é o objetivo desse e-book. Nele, apresentaremos a você um “raio-x” do mercado de Organização
de Arquivos Corporativos e as excelentes possibilidades de trabalho para o Personal Organizer.
Prepare-se para ampliar os seus horizontes! Boa leitura!

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2.QUAIS TIPOS DE NEGÓCIOS NECESSITAM DE

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS?

Existem alguns tipos de negócios que, geralmente, tem facilidade em acumular documentos físicos.
Entre as áreas, estão:
• cartórios;
• cooperativas;
• hospitais;
• sindicatos;
• faculdades;
• imobiliárias;
• operadoras de planos de saúde;
• escritórios de advocacia e contabilidade;
• condomínios;
• clínicas de saúde;
• conselhos profissionais;
• empresas de consórcios.
Podemos acrescentar nessa lista os órgãos públicos de diversas esferas. Além da ausência de
uma cultura voltada para a Organização de Arquivos, eles enfrentam os obstáculos impostos pelas
exigências burocráticas dos processos licitatórios. Sendo assim, fica mais difícil contratar uma
empresa que possa realizar a Organização de Arquivos.

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Algo muito comum observado em todas as organizações é a similaridade entre as áreas que
tem maior carência na administração dos seus documentos. Entre elas está o setor de recursos
humanos com sua infinidade de dossiês contendo dados de funcionários.
Há também a área comercial que armazena dados cadastrais de clientes e fornecedores. Por
fim, os departamentos financeiros e de contabilidade acumulam inúmeros documentos como os
controles de despesas e receitas, além dos livros fiscais.
Contudo, não podemos generalizar taxando os perfis de negócios apresentados como “eternos
acumuladores de arquivos mal gerenciados”. Afinal, as empresas mais jovens e as que possuem
a cultura interna de inovação implantam soluções digitais que auxiliam muito nesse processo.
Embora, isso não signifique que todas essas instituições tenham os seus arquivos virtuais
organizados.
Às vezes, com a ajuda da tecnologia, a empresa resolve a necessidade de ter um espaço dedicado
para os documentos físicos, mas “esconde” nos dispositivos eletrônicos, o acúmulo desordenado
de papéis.
É claro que não importa o tamanho ou a área de negócios, toda empresa precisa acumular dados
e outros itens para cumprir as suas funções administrativas. Entretanto, o foco estratégico das
instituições normalmente é ampliar a margem de lucratividade e a sua atuação no mercado.
Sendo assim, deixam de lado a Organização dos Arquivos. Com o passar dos anos, essa falta de
gerenciamento torna-se um grande problema que afeta o desempenho da instituição. Esse é o
cenário encontrado em muitos negócios do mundo corporativo. Para o Personal Organizer significa
um “oceano azul” de oportunidades de trabalho e crescimento profissional.

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3.QUAIS AS POSSIBILIDADES DE PROJETOS NESSES

NEGÓCIOS?

Embora hajam vários tipos de projetos que podem ser elaborados para as empresas, o Personal
Organizer será mais bem-sucedido oferecendo soluções personalizadas para a Organização de
Arquivos. Pois cada negócio tem uma necessidade específica e o mercado de materiais para
Organização de Arquivos fornece soluções interessantes e eficientes.
Na maioria dos casos, as instituições têm problemas com a aglomeração de documentos físicos
desnecessários – o famoso “Arquivo Morto”. Diante disso, o Personal Organizer prestará um
serviço voltado para a avaliação, descarte e reorganização desses documentos.
Outro tipo de projeto pode ser desenvolvido nas instituições que já possuem uma Organização
de Arquivos, mas utilizam materiais inadequados na guarda dos documentos. Devido a isso, a
empresa talvez precise de um grande espaço para armazenar o arquivo físico.
Nesse caso, o Personal Organizer proporá soluções mais apropriadas. Por exemplo, em vez
das estantes de parafusos ou fichários de gavetas, os arquivos deslizantes darão uma excelente
economia de espaço e funcionalidade para o gerenciamento e manuseio dos documentos.

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Foi aplicando todos os fatores citados que Tadeu Motta – Especialista em Organização de Arquivos
e Personal Organizer – conseguiu criar um projeto inteligente desenvolvido para uma Biblioteca
Técnica da área de engenharia da mineração que possui um acervo documental com diferentes
formatos.
Após um estudo aprofundado sobre a estrutura e as necessidades do negócio, Tadeu Motta
apresentou a solução: um arquivo deslizante com painéis personalizados sobre trilhos embutidos
em uma plataforma. Agora, a instituição tem um arquivo elegante, funcional e com um bom
aproveitamento do espaço.
Notou? O segredo para o sucesso do Personal Organizer está em ir “além do óbvio. Pelo contrário,
é necessário surpreender os clientes com equipamentos que acabem com as suas “dores” no
gerenciamento documental. Como consequência disso, ele consegue também entregar projetos
inovadores, com excelente custo-benefício e em prazos menores.

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4.COMO APROVEITAR AS OPORTUNIDADES NA ÁREA

DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS?

Apresentamos muitas dicas, mas nenhuma delas será alcançada sem uma capacitação em
Organização de Arquivos. De fato, um baixo nível de conhecimento desvaloriza os serviços e afasta
bons clientes. Por outro lado, a cultura do conhecimento ajuda a alcançar patamares elevados.
Afinal, para continuar a conseguir boas oportunidades de trabalho, o Personal Organizer não
pode “parar no tempo”. Pelo contrário, é essencial atualizar-se com os novos conhecimentos e
equipamentos do mercado de Organização de Arquivos.
Sendo assim, escolha um curso lecionado por um professor experiente no ramo de Organização de
Arquivos. Faça as aulas e inscreva-se nas mídias digitais do curso para receber novos conteúdos
sobre recentes capacitações disponíveis.
Quer uma sugestão? O curso on-line de Organização de Arquivos O Organizador é lecionado pelo
já citado Historiador, Especialista em Organização de Arquivos e Personal Organizer, Tadeu Motta.
Seus mais de 30 anos de experiência são repassados por meio de aulas que apresentam técnicas
e soluções eficientes para a Organização de Arquivos.
Com o conhecimento adquirido, o Personal Organizer ajudará a empresa em:
• economia de tempo;
• aumento da lucratividade;
• elevação da produtividade dos colaboradores;
• otimização das tarefas;
• organizar os espaços internos;
• propor mudanças no layout e disposição das baias e departamentos para alocar os documentos
de forma funcional.

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5.COMO CONQUISTAR ESSAS OPORTUNIDADES?

O Personal Organizer precisa ficar bem atento para identificar e usufruir das oportunidades da área
de Organização de Arquivos corporativos. Como citado no início deste e-book, há um “oceano azul”
de serviços pouco explorados.
Além disso, são trabalhos feitos por muitas pessoas que não oferecem soluções personalizadas,
nem funcionais. Para “garimpar” esse mercado, é necessário seguir as estratégias que daremos a
seguir.

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5.1. Analise o mercado de trabalho

Talvez excelentes possibilidades de trabalho estão perto de você. No tópico 2, citamos alguns
tipos de negócios que necessitam de uma ajuda especializada em Organização de Arquivos. Um
exemplo são os condomínios residenciais.
Eles são como pequenas cidades com milhares de habitantes. Sendo assim, os responsáveis pela
administração dos condomínios precisam arquivar vários tipos de documentos. Entre eles podemos
citar:
• atas das reuniões condominiais;
• contratos de prestação de serviços;
• notas de pagamento de impostos;
• manuais com o regimento interno;
• comprovantes de quitação da taxa de condomínio.
Mesmo em grandes centros urbanos, há uma boa demanda de serviços nas pequenas empresas.
Como é o caso dos escritórios de contabilidade, advocacia e também os microempreendedores
individuais (MEI). Esses últimos encaixam-se em uma nova realidade de mercado: o home office
(prestação de serviços a distância).
Embora os arquivos desses modelos de negócios sejam bem menores do que em grandes
empresas, ainda assim necessitam de uma consultoria profissional para a gestão de documentos
físicos e virtuais.
Pensemos agora em outra alternativa, até mesmo em pequenas cidades há hospitais e clínicas
médicas. Nesses locais, é enorme o número de prontuários médicos, fichas de cadastros de
pacientes, receitas de medicamentos, exames e guias de pagamento.
Pode até existir uma Organização de Arquivos, mas é funcional e prático, facilitando assim o
encontro de prontuários ou outros documentos em situações de emergência? Normalmente não.
Sendo assim, cria-se uma oportunidade de trabalho para o Personal Organizer elaborar um projeto
para esse tipo de instituição.

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5.2. Conquiste parceiros de negócios

O Personal Organizer pode ser um bom profissional, mas sem uma forte rede de relacionamentos
(networking) talvez perca excelentes possibilidade de trabalho. Para isso, as redes sociais
profissionais como o LinkedIn são uma ótima estratégia. Essa mídia social conecta pessoas do
mundo todo e por meio de uma busca, acha-se muitos profissionais de Arquivologia.
O objetivo não é apenas aumentar a lista de contatos. Pelo contrário, a conquista de parceiros de
negócios envolve interações constantes por meio de chats, comentários nas postagens do contato
e envio de conteúdo relevante na rede social. Seria muito sensato investir também em encontros
físicos, como feiras, exposições, eventos e palestras voltadas para o mundo da Organização de
Arquivos.
Outra tática eficiente é encontrar fornecedores de equipamentos e materiais de qualidade para
a Organização de Arquivos. Essa atitude agregará um diferencial na prestação de serviços do
Personal Organizer. De início, talvez seja difícil conseguir grandes descontos, mas com o tempo, é
possível criar uma relação de confiança com os fornecedores levando a bons abatimentos.
Comece pesquisando sobre os preços, materiais e condições de pagamento de diversos
fornecedores. Por fim, opte pelo que fornece o melhor custo-benefício para que tenha um retorno
sobre o investimento (ROI) positivo. É de grande ajuda pode contar também com empresas de
microfilmagem, guarda de acervos e digitalização.

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5.3. Invista no marketing pessoal

O marketing pessoal (personal branding) envolve usar técnicas para “vender a si mesmo” ou sua
imagem no ramo em que atua. O objetivo é construir uma marca forte que o diferencie de outros
profissionais. Atualmente, as redes sociais apontam como o meio de comunicação mais eficiente
para essa prática.
No entanto, antes de utilizar essas mídias digitais, o Personal Organizer precisa montar uma
estratégia de marketing. Por exemplo, dependendo do formato do conteúdo, a rede social será
diferente. Digamos que o alvo é divulgar fotos dos serviços realizados na Organização de Arquivos
das empresas. Nesse caso, o Instagram seria o mais indicado.
Ou talvez o desejo seja explicar para o público alvo toda a história de um projeto desde a fase da
identificação das necessidades até a entrega da solução para o arquivo de uma empresa. Nada
melhor do que o Youtube – a maior plataforma de vídeos da internet.
Alguns preferem fazer lives (transmissões ao vivo) com os contatos da rede social. É uma
excelente forma de marketing pessoal que aproxima os clientes e cria um vínculo afetivo. Com
as lives é possível ensinar como fazer uma Organização de Arquivos e responder a dúvidas de
clientes. Se esse tipo de conteúdo for a escolha do Personal Organizer, o Facebook será o aliado
mais indicado.
Contudo, para que os conteúdos produzidos cheguem ao público certo, o Personal Organizer
precisa descobrir qual é o seu target (alvo) no marketing pessoal. Caso sejam as pequenas
empresas, use uma linguagem que combine com esse perfil corporativo.
Mostre como os desafios que enfrentam são sanados com os equipamentos adequados. Com
sinceridade, demonstre por que os seus serviços são diferentes dos demais profissionais e porque
seria uma boa escolha para o cliente.
A criação de um site com um layout bonito e apresentável auxilia na divulgação da marca pessoal.
Nele, o Personal Organizer pode incluir seções que descrevem os serviços, demonstrem os
projetos finalizados, apresentem comentários de clientes satisfeitos e os meios para contato.

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5.4. Use as ferramentas certas

Para melhorar as suas estratégias de marketing, o software Customer Relationship Management
(CRM) é muito indicado. Essa tecnologia otimiza a gestão do relacionamento com o cliente
permitindo o cadastro de pessoas e o registro de informações como o histórico de serviços e do
atendimento.
Por meio desses dados, o Personal Organizer consegue conhecer melhor o seu público-alvo
e direcionar os esforços para atrair e fidelizar clientes. Essa ferramenta auxiliará, por exemplo,
na escolha da rede social certa para a divulgação de serviços, acompanhará os resultados e
demonstrará uma visão realista sobre o sucesso da campanha.

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5.5. Formalize-se
Por fim, é importante que o profissional de Organização de Arquivos se formalize. Atualmente, o
sistema de microempreendedor individual (MEI) facilita essa formalização e traz para o Personal
Organizer os benefícios previdenciários e a possibilidade de contratar um funcionário.
Além disso, esse registro gera credibilidade para o negócio que passa a ser uma pessoa jurídica
credenciada em órgãos do governo. Pode-se também emitir notas fiscais dos serviços e conseguir
outras vantagens dadas as empresas como a concessão de crédito nas financeiras.

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6.CONCLUSÃO

Enfim, a área de Organização de Arquivos corporativos ainda crescerá muito nos próximos anos.
Aqueles profissionais que enxergam hoje essa tendência, sairão na frente de outros que ainda não
perceberam esse horizonte. Seguindo as dicas apresentadas em nosso e-book, temos certeza de
que será um profissional de sucesso.
Não apenas atraindo clientes e fornecendo serviços básicos a eles. Mas firmando-se como
um Personal Organizer diferenciado, ou seja, uma referência de serviços especializados,
personalizados e que ajudam as empresas a atingir o sucesso no mundo dos negócios!

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