5 indícios de que sua

gestão de documentos
pode melhorar

keeva
 Os documentos da sua empresa são gerenciados da maneira
mais eficiente possível?

Se você costuma vivenciar alguma das situações listadas a se-
guir, possivelmente você está frente a frente com uma excelen-
te oportunidade de melhoria em seus processos de gestão de
documentos.

5 indícios de que sua gestão de documentos pode melhorar

 1
Demora para encontrar
um documento
 1. Demora para encontrar um documento

Já perdeu algum prazo ou deixou algum cliente esperando por

simplesmente não conseguir encontrar a informação contida em
um documento? Quanto tempo útil sua equipe já gastou procu-
rando por arquivos desaparecidos?

Não seria ótimo ter um método de busca que te ajudasse a en-

contrar a informação e o documento certo no tempo ideal?

5 indícios de que sua gestão de documentos pode melhorar

 2
Documentos
danificados
 2.Documentos danificados

Já teve algum prejuízo com documentos danificados? Por ma-

nuseio inadequado ou por enchente, incêndio, ou roubo?

As consequências de um caso como esse variam desde a ne-

cessidade de desembolsar uma grande quantia para emitir no-
vamente determinado documento, até a possibilidade de perder
um cliente.

5 indícios de que sua gestão de documentos pode melhorar

 2. Documentos danificados

Afinal, nem todos os documentos podem ser facilmente reemi-

tidos. E é bem mais fácil para seu concorrente tentar conquistar
um cliente que você decepcionou.

Agora imagina se seus documentos pudessem ficar protegidos

em um espaço onde nem falha de manuseio, nem incêndio,
nem enchente, nem roubo, pudesse danificá-los...

5 indícios de que sua gestão de documentos pode melhorar

 3
Vazamento de
informações confidenciais
 3. Vazamento de informações confidenciais

Alguma pessoa não autorizada já acabou tendo acesso a algum

documento que deveria ser confidencial? Isso pode acontecer,
por exemplo, se o documento em questão for deixado por des-
cuido em cima da mesa, ficando visível para qualquer um que
entre na sala. Ou se ficar armazenado em algum arquivo sem
nenhum método de controle de acesso.

5 indícios de que sua gestão de documentos pode melhorar

 3. Vazamento de informações confidenciais

Não seria melhor poder definir exatamente “quem” pode acessar

“o que” e “quem” pode fazer “o que” com cada um de seus do-
cumentos, criando regras de permissionamento que protejam
adequadamente as informações da sua empresa?

5 indícios de que sua gestão de documentos pode melhorar

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Ocupação demasiada
do espaço físico
com arquivos
 4. Ocupação demasiada do espaço físico
com arquivos

Quanto espaço físico da sua empresa está sendo utilizado para

o armazenamento de documentos/arquivos? Você já olhou para
esse espaço e pensou que ele poderia ser aproveitado de uma
maneira mais produtiva? Talvez com mais postos de trabalho
para expansão da equipe; com mais equipamentos que agilizem
as tarefas diárias; ou até mesmo com uma área de descanso
para agradar os colaboradores.

5 indícios de que sua gestão de documentos pode melhorar

 4. Ocupação demasiada do espaço físico
com arquivos

Não seria ótimo se todo esse arquivo pudesse ser armazenado

em um espaço seguro que não interfira na otimização da sua
empresa? E se eu te contar que com um sistema GED ele pode
ser armazenado na nuvem. E que isso é sinônimo de praticida-
de, rapidez e assertividade nas buscas por informações e muito
mais segurança.

5 indícios de que sua gestão de documentos pode melhorar

 5
Gastos exagerados
com recursos
de armazenamento
 5. Gastos exagerados com recursos
de armazenamento

Você sente que está gastando muito para manter e conservar

seu acervo de documentos? Tem custos de manutenção de ar-
quivo físico e/ou com hardware e pessoal qualificado para man-
ter servidores locais? Isso fora os custos com perda e danos de
documentos já citados anteriormente.

Vale a pena ponderar se não existe um método de armazena-

gem com uma relação de custo x benefício melhor, não vale?

5 indícios de que sua gestão de documentos pode melhorar

E então, se identificou com alguma destas situa-
ções? Se a resposta for sim, não se preocupe, o
primeiro passo você já deu: identificar o que pode
estar atrapalhando a evolução da sua empresa.
Agora é só encontrar as soluções para cada um
destes obstáculos. E quer uma dica? Certamente
com um único software GED de qualidade, você
conseguirá facilmente superar todos eles.

Conheça as soluções do Keeva,

agende uma demonstração.