O que é o Livro de Ocorrência?

O Livro de Ocorrência é uma transcrição oficial das ocorrências e rotinas de um turno de

trabalho. Funciona como um resumo fiel e objetivo das ocorrências, atos relevantes, rotina e ordens
passadas que aconteceram ou que influenciarão as atividades dos turnos de trabalho.
O Livro de Ocorrência deve registrar todas as informações relevantes relativas ao turno de
trabalho, e é um documento de valor jurídico, por essa razão, deve ser escrito de tal maneira que não
possam ser introduzidas modificações posteriores e com atenção especial ao texto, caligráfica e
escrita correta.

Importância do Livro de Ocorrência

• É um registro histórico que fornece informações sobre o posto de serviço;
• Auxilia na comunicação e registro de fatos relevantes;
• Ajuda na divulgação de informações relevantes sobre o serviço sem prejuízo ou distorção de
conteúdo;
• Permite que se oficialize algum fato ou comunicado, evitando acusações futuras de omissão;
• Permite o registro da distribuição dos colaboradores em seus postos de serviço de acordo
com os respectivos horários de trabalho;
• Serve como meio de consulta para tirar dúvidas sobre orientações passadas;
• Preserva o registro e a ordem dos acontecimentos;
• Facilita o controle e administração de material e equipamentos sob responsabilidade do
colaborador;
• Auxilia e oficializa a passagem de serviço entre os turnos de trabalho;
• Serve como meio de pesquisa e prova nos processos de investigação interna;
• Pode ser utilizado como meio auxiliar de prova em processos judiciais.

Características do Livro de Ocorrência

Como o próprio nome sugere, o livro de ocorrência, deverá ser escrito em um livro apropriado
para esse fim, modelo “Livro Registro Ata”.
As folhas do livro de ocorrência patrimonial deverão ser numeradas tipograficamente.
A numeração das folhas deverá seguir uma sequência numérica (normalmente numeradas de
um (1) a 50 (cinquenta); um (1) a cem (100) ou outras variações julgadas necessárias).
O livro de ocorrência deverá ser utilizado especificamente e unicamente para o registro de
ocorrência do posto de serviço;
O livro de ocorrência deverá conter termo de abertura e terno de encerramento.

Termo de Abertura e Encerramento

O termo de abertura e o termo de encerramento, o que lhes dá ao livro de ocorrência um
cunho oficial.
O termo de abertura é feito quando se inicia o livro e o de encerramento quando este está
totalmente preenchido ou o posto foi desativado por algum motivo, e pronto para arquivamento.
Os termos de abertura e de encerramento, deverão ser feitos e assinados pelo gestor.

Exemplos termo de abertura e enceramento:

TERMO DE ABERTURA
Contém o presente livro (quantidade de folhas) folhas tipograficamente numeradas, e servirá
para o Registro de Ocorrências dos turnos de serviço da (nome do posto de serviço) da (nome do
estabelecimento) situado a rua ____________, nº _____, bairro___________ na
cidade___________ estado de ___________.
Cidade, mês, ano.
_______________________________
Assinatura Gestor

TERMO DE ENCERRAMENTO
Contém o presente livro (quantidade de folhas) folhas tipograficamente numeradas, que foi
utilizado para o Registro de Ocorrências dos turnos de serviço da (nome do posto de serviço) da
(nome do estabelecimento) situado a rua ____________, nº _____, bairro___________ na
cidade___________ estado de ___________. O qual está sendo encerrado nesta data, tendo como
última folha preenchida a de número … (descrito extensa da numeração), e disponibilizado para
arquivamento e consultas posteriores.
Cidade, mês, ano.
_______________________________
Assinatura Gestor

Conteúdo do Livro de Ocorrência

1. Identificação do plantão, dia, mês e ano:

Espaço dedicado identificar o turno e data do plantão.

2. Distribuição dos Postos de Serviço:

Espaço dedicado ao registro da distribuição dos colaboradores nos postos de serviço.
Normalmente é feito uma tabela contendo o nome do posto de serviço, e registro do nome do
colaborador que ocupou o posto.

3. Recebimento do serviço:
Espaço dedicado a formalização e registro do recebimento serviço.
Exemplo: Recebi o serviço do (cargo) Pedro e das informações passadas por este – conforme
o caso - com todas as ordens em vigor.

4. Material:
Espaço dedicado a relação de material existente no posto de serviço e sob responsabilidade
do colaborador ou equipe de serviço
Exemplo: aparelhos eletrônicos, rádio HT, livros de registro, etc.

5. Ocorrências:
Espaço dedicado ao registro de ocorrências e ordens/orientações passadas no turno de
serviço;
O registro deve ser feito de forma resumida.
Dependendo da complexidade e importância da ocorrência, ela também deverá ser registrada
na Ficha de Notificação de Eventos Adversos.
Havendo necessidade de confecção da Ficha de Notificação de Eventos Adversos, o assunto
do(s) relatório(s) deverá(ão) ser registrado(s) nesse campo.
Caso não tenha ocorrido nada coloque apenas “Nada houve a registrar”.

6. Passagem do Serviço:
Espaço dedicado a formalização e registro da passagem do serviço.
Exemplo: Passei o serviço ao (cargo) Pedro, “sem alterações ou com alterações”– conforme
o caso -, com todas as ordens em vigor.

7. Assinatura
Espaço dedicado ao local, data e assinatura do fechamento da ocorrência.
O colaborador que redigiu deverá assinar no final do registro das ocorrências.

Como Escrever o Livro de Ocorrência

O conteúdo do livro de ocorrência dependerá das características e particularidades do posto
de serviço e das atividades desenvolvidas.
O Livro de Ocorrência deverá ser redigido de tal forma que dificulte qualquer modificação
posterior.
A escrita deverá ser clara, objetiva, sucinta e de fácil leitura e entendimento.
A caligrafia não precisa ser bonita ou desenhada, porém, deverá ser de fácil entendimento, de
forma a se evitar duvidas ou equívocos sobre o escrito.
 Erros na escrita
Em caso de erro no preenchimento do livro de ocorrência, deverá ser empregada a expressão
retificativa “digo ou leia-se”, como nos exemplos abaixo:
O uso do digo:
Exemplo: “A sala 23 deve permanecer aberta, digo, a sala 24.”
O uso do leia-se:
Exemplo: “Ressalva: onde se lê sala 23, leia-se sala 24.”
Quando se constatar erro ou omissão depois do encerramento do livro, usa-se a expressão
“em tempo” logo abaixo do encerramento do livro:
Exemplo: “Em tempo: Na linha vinte, página vinte e dois, onde se lê março, leia-se abril”.

Regras Gerais
• O livro de ocorrência deve ser considerado um documento sigiloso e de acesso restrito as
partes interessadas e autorizadas;
• O livro de ocorrência deve ser considerado um documento oficial e de valor jurídico, que
requer cuidados no seu uso e guarda;
• O livro de ocorrência deve ser escrito com caneta esferográfica azul ou preta;
• Não deve haver rasuras, folhas rasgadas, folhas arrancadas, uso de canetas marca texto,
manchas ou emendas;
• Não deve ser utilizado nenhum tipo de corretivo;
• Não deve ser pulado linhas ou folhas;
• Não devem ser anotados recados ou fatos particulares dos colaboradores que trabalham no
local.