MANUAL DO

SECRETÁRIO ESCOLAR
(ESCOLAS MUNICIPAIS)

JALES
2019
 ÍNDICE
1 – Apresentação ___________________________________________________________________ p.3

2 - Secretaria escolar ________________________________________________________________p. 4

3 - Vida legal do estabelecimento ______________________________________________________p.13

4 - Documentação geral______________________________________________________________p. 14

5 - Orientações para preenchimento da documentação escolar _______________________________ p.17

6 - Índice de legislação_______________________________________________________________p.59

7- Modelos de documentos oficiais _____________________________________________________p.61

2
 1 - APRESENTAÇÃO

Este manual tem o objetivo de subsidiar as atividades administrativas do secretário de escola, a fim de
otimizar o atendimento prestado à comunidade escolar. As instruções presentes aqui servem de apoio às
funções do secretário e não devem inibir o espírito de iniciativa, de criatividade e de motivação do
profissional. São subsídios que objetivam maximizar a eficácia da tomada de decisões e iniciativas
necessárias ao dia-a-dia na escola.

3
 2 - SECRETARIA ESCOLAR
A escola é uma organização que, como muitas outras, lida com pessoas. Sua peculiaridade está em ser a primeira instituição
que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. Mais ainda, uma instituição que, em complemento às famílias, tem a
missão de levar conhecimento às crianças. A experiência na escola contribui positivamente para desenvolver os sentimentos de
confiança e satisfação, de pertencer à sociedade e de exercer a cidadania.
A secretaria escolar é a porta de entrada da escola para a comunidade externa. Ela é também a produtora e guardiã da memória
e da documentação da instituição, de seus alunos e professores, e que garante o controle de toda a situação escolar em relação ao
atendimento, qualidade dos serviços e funcionamento de atividades na unidade.
A secretaria é um braço executivo da equipe de gestão escolar e dela depende o bom funcionamento da instituição. Ela é o
órgão responsável pelos serviços de escrituração, documentação, correspondência e processos referentes à vida do estabelecimento de
ensino e à vida escolar dos alunos, trabalhando coletivamente para a gestão administrativa e pedagógica da Unidade. Juntamente com
o seu Diretor, responde administrativamente e legalmente pela documentação escolar.
A secretaria escolar é importantíssima na dinâmica de uma escola. É através do correto lançamento e da efetivação dos
chamados registros escolares que são verificados:
 os direitos de um candidato à matrícula;
 a regularidade da vida escolar;
 o desenvolvimento da aprendizagem de um aluno;
 o acompanhamento pedagógico;
 os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de conclusão.
A secretaria escolar representa, perante a comunidade, o órgão de maior importância na produção e organização de informações
para dentro e para fora da escola. Para dentro da escola inclui as informações usadas por alunos, professores e gestores. Para fora inclui
informações às autoridades públicas responsáveis pela administração de redes de ensino e pelas políticas públicas.

4
 2.1 – ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO ESCOLAR
(Segundo Edital nº 001/20161 da Prefeitura Municipal de Jales)

 Conhecer o Projeto Político-Pedagógico do estabelecimento de ensino;

 Coordenar e Executar as tarefas decorrentes dos encargos da Secretaria;
 Organizar e manter em dia o arquivo escolar (livros atas, arquivo morto, livros ponto, etc.), a SED (Secretaria Escolar
Digital) e o registro de assentamento dos alunos, de forma a permitir, em qualquer época, a verificação da identidade e
regularidade da vida escolar no aluno e funcionários, e a autenticidade dos documentos escolares;
 Receber, redigir e expedir a correspondência que lhe for confiada, lavrar atas e termos, nos livros próprios;
 Organizar e manter em dia a coletânea de leis, regulamentos, diretrizes, portarias, circulares, resoluções e demais
documentos;
 Rever todos os expedientes a ser submetido ao despacho do Diretor;
 Elaborar relatórios e processos a serem encaminhados às autoridades superiores;
 Apresentar ao Diretor, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser assinados;
 Coordenar e supervisionar as atividades referentes à matrícula, transferência e conclusão de curso;
 Zelar pelo uso adequado e conservação dos bens materiais e equipamentos da Secretaria;
 Responder ao Censo Escolar Anual (Educacenso);
 Responder pela guarda e expedição da documentação escolar do aluno, respondendo por qualquer irregularidade;
 Organizar e manter atualizado o arquivo com os atos oficiais da vida legal da escola, referentes à sua estrutura e

1
Com alterações nossas

5
 funcionamento;
 Atender a comunidade escolar, na área de sua competência, prestando informações e orientações sobre legislação
vigente e a organização e funcionamento do estabelecimento de ensino, conforme disposições do Regimento Escolar;
 Orientar os professores quanto ao prazo de entrega das Cadernetas, com os resultados da frequência e do
aproveitamento escolar do aluno, bem como das papeletas e atas;
 Cumprir e fazer cumprir as obrigações inerentes às atividades administrativas da secretaria, quanto ao registro escolar
do aluno referente à documentação comprobatória de aproveitamento de estudos e regularização da vida escolar;
 Organizar o livro-ponto de professores e funcionários, encaminhando à SME (Clóvis), em Atestado de Frequência
(AF), a frequência e afastamentos destes servidores em relação as suas funções, por volta dos dias 16 a 18 de cada mês,
exceto dezembro, mês no qual é definida uma data posteriormente;
 Secretariar os Conselhos de Classe e reuniões, redigindo as respectivas atas2;
 Conferir, registrar e/ou patrimoniar3 materiais e equipamentos recebidos;
 Comunicar imediatamente à direção toda irregularidade que venha ocorrer na secretaria da escola;
 Participar de eventos, cursos, reuniões, sempre que convocado, ou por iniciativa própria, desde que autorizado pela
direção, visando ao aprimoramento profissional de sua função;
 Participar das reuniões de Horas de Trabalho Coletivo (HTC), na escola, e formação continuada oferecida pela
Secretaria de Educação;
 Fornecer dados estatísticos inerentes às atividades da secretaria escolar, quando solicitado;
 Manter pelo sigilo de informações pessoais de alunos, professores, funcionários e famílias e outros assuntos

2
O Edital menciona que são os secretários quem deve redigir as atas, contudo, as professoras as redigem e digitam, enviando no e-mail da escola. O secretário a repassa
ao coordenador pedagógico para este as conferir/corrigir, posteriormente o secretário faz alterações e padronizações necessárias, e cola as atas impressas no livro ata de
Conselho de Classe/Série/Ano, e solicita aos professores, diretor e coordenador que as assinem.
3
Quem patrimonia os materiais permanentes da escola é um servidor da prefeitura responsável por isso, o secretário o acompanha e guarda, na pasta correspondente o
documento entregue por ele com os dados do material patrimoniado.

6
pertinentes ao serviço;
 Manter e promover relacionamento cooperativo de trabalho com seus colegas, com alunos, com pais e com os
demais segmentos da comunidade escolar;
 E exercer as demais especificidades da sua função.

Há o Estatuto, Plano de Carreira e Remuneração dos Servidores da Educação Básica Pública do Município de Jales, sendo
este a Lei Complementar nº 227, de 03 de abril de 2012, contudo, ele não menciona o cargo de secretário de escola.

7
 2.2 - PERFIL DO SECRETÁRIO ESCOLAR

Dignidade: o desempenho da profissão de secretário requer honra e dignidade; o secretário deve abster-se de
qualquer comportamento que pressuponha infração ou implique descrédito para a instituição;

Integridade: a lealdade e a boa fé são requisitos para exercer a profissão de secretário; o sigilo profissional exige a
observância rigorosa do princípio da confidencialidade e da responsabilidade nos fatos e notícias que o profissional
conhecer no exercício da sua profissão;

Discrição: é qualidade exigida para se salvaguardar o sigilo profissional. Constantemente chegam ao conhecimento
do secretário assuntos confidenciais relacionados à escola que exigem discrição e contenção;

Polidez: o secretário deve abster-se de comentários desrespeitosos, jocosos para com alunos, colegas de profissão e
superiores;

Presteza: oferecer a sua colaboração aos seus colegas, quando a sua intervenção for necessária para o trabalho e o
funcionamento da instituição;

Atualização: cultivar os conhecimentos pertinentes à área para que seu trabalho atinja o rendimento máximo;

Organização: a eficiência do secretário facilita o trabalho da direção;

8
Conhecimento e exatidão de procedimentos: o domínio dos procedimentos da secretaria poupa tempo, dá
segurança à administração do estabelecimento de ensino e diminui gastos, como por exemplo, com impressos errados.
Deve-se observar as normas regimentais da escola.

9
 2.3 – O DIA-A-DIA DA SECRETARIA
 Deixar a mesa sempre em ordem, sem excesso de papéis;
 Manter os equipamentos em condições de uso e em seus devidos lugares;
 Manter a atenção redobrada quando estiver conferindo a documentação escolar;
 Evitar idas e vindas ou levantar-se a todo o momento, ausentando-se do ambiente de trabalho;
 Não perder a calma diante de situações difíceis;
 Evitar choque de opiniões, sempre chegar a um consenso;
 Cumprir e fazer cumprir as determinações de superiores hierárquicos;
 Iniciar o dia com tarefas mais demoradas que exijam maior esforço físico e/ ou mental;
 Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do diretor;
 Apresentar ao diretor, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser assinados;
 Atender ao telefone dizendo o nome do estabelecimento de ensino com nitidez, repetindo tantas vezes
quanto necessário até que seja compreendido. Nunca se exaltar ou responder com impertinência a quem quer
que seja;
 Deixar disponível, junto ao telefone, caneta e bloco de anotações;
 Ler o Diário Oficial de Jales diariamente, para saber se saiu alguma publicação da Secretaria
Municipal de Educação e repassar para os responsáveis (como servidores, Diretor e Vice-Diretor), assim
como para saber se foi publicado Leis, Decretos, Portarias ou informações de servidores da Unidade, para
que todos os servidores tomem conhecimento;
 Organizar os prontuários dos servidores, em ordem alfabética, verificando se há os documentos
pessoais, como RG, CPF, comprovante de residência, comprovantes de escolarização, de estado civil, assim
como os demais que são obtidos ao longo da realização de suas funções na escola, como requerimentos,

10
atestados e declarações;
 Organizar os prontuários dos alunos, em ordem alfabética e por turma, verificando se todos os
documentos constam no prontuário, bem como se a Ficha Cadastral do Aluno está completa, em especial a
assinatura da matricula do ano corrente;
 Organizar as Fichas Informativas dos Alunos, sendo estas atualizadas anualmente, mantendo o
arquivo sempre completo, ou seja, com as fichas de todos os alunos por turma, pois esta possui informações
de importância à escola;
 Organizar o arquivo morto, por ano e ordem alfabética (no caso dos alunos) ou por ordem alfabética
(no caso dos servidores), de modo a facilitar a consulta do mesmo quando necessário;
 Logo após entregue os Atestados de Frequência à SME, repassar as faltas/afastamentos dos
servidores no controle de faltas e afastamento anual da escola (ver modelo no Anexo);
 Arquivar, em suas respectivas pastas, as publicações e legislações importantes aos servidores da
Unidade Escolar que são publicadas no Diário Oficial de Jales;
 Atualizar as listas piloto (secretaria, professores e coordenação/direção) sempre que a Unidade
Escolar receber alunos ou dar transferência a algum aluno;
 Afixar o quadro de aulas no mural da sala dos professores e secretaria no início do ano letivo;
 Controlar as substituições, tanto do professor adido quanto dos professores que virão a U.E. substituir
algum professor, no livro específico para isso, de forma a facilitar a verificação deste sempre que necessário;
 Controlar o patrimônio da escola: dar baixa quando a escola realizar a doação, por meio de um termo
de doação e solicitar, por meio de ofício, que a SME dê baixa no bem na relação patrimonial da escola. Este
ofício também é feito quando algum bem é levado para o almoxarifado ou lixão. Fazer termo de saída
quando o bem é emprestado à outra pessoa, física ou jurídica;

11
3 – VIDA LEGAL DO ESTABELECIMENTO DE ENSINO

A Escola Estadual de Primeiro Grau do Conjunto Habitacional José Antônio Caparroz Bogaz foi criada pelo
Decreto nº 34.609, de 03/02/1992, e atráves do Decreto nº 5066/10, de 23 de fevereiro de 2010, passou a ser
mantida pelo poder público municipal de Jales, com o nome de Escola Municipal COHAB José Antônio Caparroz
Bogaz. A partir de 20 de maio de 2010, através do decreto nº 3.741, de 7 de maio de 2010, passou a denominar-
se Escola Municipal Profª Iracema Pinheiro Candeo - Lola, com sede na Avenida Brasília, nº 934, COHAB
JACB, Jales Estado de São Paulo, CEP 15.707.638. Posteriormente, no dia 18 de outubro de 2010, teve a sua
sede transferida para a Rua Mirassol, nº 786, COHAB JACB, em Jales, Estado de São Paulo, CEP 15.707.664.

12
 4 – DOCUMENTAÇÃO GERAL
Considerando que a secretaria escolar é o primeiro contato com a comunidade escolar e com o público em geral,
o secretário deve deter os conhecimentos pertinentes para bem atender a clientela que procura os serviços prestados pelo
estabelecimento.
Os documentos devem caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão,
formalidade e uniformidade.
As comunicações/documentos de um órgão público devem permitir uma única interpretação e ser estritamente
impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem, pois há sempre um único comunicador (o Serviço
Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos p or um
órgão a outro), ou conjunto de cidadãos ou instituições tratadas de forma homogênea (o público). É inaceitável que um
texto legal não seja entendido pelos cidadãos4.

PROPOSTA PEDAGÓGICA5: é o documento da escola que contém:

- Sua organização, seus princípios e sua filosofia;
- Sua forma de atendimento, cursos e conteúdos ofertados, metodologia de ensino;
- Sua matriz curricular, regime, calendário escolar;
- Seus processos de avaliação, promoção, classificação, progressão parcial;
- Seus recursos materiais e humanos.

4
Para maiores informações conferir o Manual de Redação da Presidência da República, 2009.
5
A elaboração desta cabe ao Diretor da escola, sendo esta atualizada quadrienalmente.

13
 PLANO DE CURSO6: é o plano de trabalho pedagógico de cada curso: contém os objetivos do curso, o cronograma das
atividades propostas e o desenvolvimento dos conteúdos.

REGIMENTO ESCOLAR7: é documento legal onde constam todos os dados do estabelecimento de ensino: cursos
ofertados, objetivos gerais e específicos, normas para admissão, avaliação, promoção e reprovação, obrigações, direitos e
deveres. É o conjunto das normas e regras que norteiam os procedimentos, os direitos e os deveres da equipe
administrativa, professores e educandos. O regimento constitui uma síntese do projeto político-pedagógico da escola.
Deve ser construído de forma participativa, envolvendo toda a comunidade escolar: corpo docente, corpo discente, pais
de alunos, direção, equipe pedagógica, funcionários da escola, Conselho Escolar e APM.

Embasamento Legal do Regimento Escolar: Constituição Federal; LDB nº 9394 / 96; Lei nº 8069 / 90 (Estatuto
da Criança e do Adolescente).

Estrutura do Regimento Escolar: deve ser ordenado por assunto, do geral para o particular, desenvolvido por
títulos, capítulos e seções e composto por artigos. Deve focalizar os elementos fundamentais indispensáveis ao
funcionamento de um estabelecimento de ensino.

REQUERIMENTO: documento de solicitação, através dele a pessoa física ou jurídica requer algo a quem de direito.

ATA: resumo escrito que regista fato, ocorrência e decisões de uma Assembleia, Sessão ou Reunião, para um determinado
fim.

6
Este deve ser elaborado por cada professor responsável pela turma ou especialista (Arte e Educação Física), em geral o secretário envia a estes professores o Plano de
Aula elaborado no ano anterior, no início do ano. O professor o atualiza e reenvia ao secretário no início do ano letivo, em data a ser determinada pelo diretor, sendo que
tais planos são arquivados no computador do secretário, podendo, também, ser impressos e arquivados na secretaria da escola.
7
Este é atualizado pelo Diretor da escola quando necessário ou, em especial, quando determinado pela Secretaria Municipal de Educação.

14
ATESTADO: afirma a veracidade de certo fato ou a existência de obrigação. Pode também comprovar a existência de um
ato que se consumou. Exemplo: idoneidade/boa conduta. Pode-se dizer que até certo ponto, o atestado é uma declaração e
a certidão é uma transcrição. Enquanto o atestado declara, a certidão é a transcrição de algo já existente.

DECLARAÇÃO: afirma a existência de um fato (modelos no Anexo).

CONVITE: instrumento pelo qual pede-se o comparecimento de alguém ou solicita-se sua presença em algum evento ou
em ato (modelos no Anexo).

CONVOCAÇÃO: semelhante ao convite, mas no sentido de intimação, obrigando o comparecimento, devendo ser
justificado o não comparecimento (modelos no Anexo).

CERTIDÃO: documento fornecido por autoridade competente a pedido de interessado, destinado a fazer certa a existência
de registro em livro, processo ou documento em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar forma a
inexistência de tal registrado.

ÓFICIO: tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também
com particularidades.

CORREIO ELETRÔNICO (E-MAIL): por seu baixo custo e celeridade, transforma-se na principal forma de
comunicação para transmissão de documentos. Deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação
oficial. A mensagem que encaminha algum conteúdo deve trazer informações mínimas sobre o seu conteúdo.

15
 5 - ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DA
DOCUMENTAÇÃO ESCOLAR

 MATRÍCULA

Para a efetivação da matrícula exige-se extrema atenção para a leitura e cópia dos dados pessoais dos alunos, que devem
ser retirados da certidão de nascimento para o preenchimento da FICHA CADASTRAL DO ALUNO (Anexo). Deve-se
recolher cópia dos seguintes documentos:

* Documentos do aluno:

- Certidão de nascimento;

- RG;

- CPF;

- Comprovante de residência* (em nome do responsável legal e atual – no máximo até os últimos 3 meses, contando o
corrente);

- Cartão do SUS;

- Carteira de vacinação (para as séries: Pré I, Pré II e 1º ano);

- Cartão do Benefício do Programa Bolsa Família (se receber).

16
* Documentos do Pai/Responsável legal:

- RG;

- CPF;

- Comprovante de estado civil;

- e-mail para uso no sistema SED.

* COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA:
(Resolução SEDUC – 40, de 23/08/2019)

“Serão aceitos como comprovantes de residência os seguintes itens, a seguir relacionados:

a. Contas, de água, gás, energia elétrica ou telefone (fixo ou móvel);

b. Contrato de aluguel em vigor, com firma do proprietário do imóvel reconhecida em cartório, acompanhado de um dos
comprovantes de conta de água, gás, energia elétrica ou telefone em nome do proprietário do imóvel;

c. Declaração do proprietário do imóvel confirmando a residência, com firma reconhecida em cartório, acompanhada de um
dos comprovantes de conta de água, gás, energia elétrica ou telefone em nome do proprietário do imóvel;

d. Declaração anual de IRPF;

e. Demonstrativo/comunicado do INSS ou da SRF;

f. Contracheque emitido por órgão público;

g. TRCT – Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;

17
h. Boleto bancário de mensalidade escolar, de mensalidade de plano de saúde, de condomínio ou de financiamento
habitacional;

i. Fatura de cartão de crédito;

j. Extrato/demonstrativo bancário de outras contas, corrente ou poupança;

k. Extrato/demonstrativo bancário de empréstimo ou aplicação financeira;

l. Extrato do FGTS;

m. Guia/carnê do IPTU ou IPVA;

n. CRLV – Certificado de Registro e Licenciamento de Veículos;

o. Infração de trânsito;

p. Laudo de avaliação de imóvel pela CAIXA;

q. Escritura ou Certidão de Ônus do imóvel;

r. Declaração firmada pelo próprio interessado ou por procurador bastante, conforme Lei 7.115/1983.”

18
Deferimento da Matrícula: o secretário deve atestar a regularidade e autenticidade dos documentos apresentados para
matrícula, para que o diretor defira ou indefira as matrículas.

Matrícula de Ingresso:

Pré I: o candidato deve ter 4 anos de idade ou facultativamente 3 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em que
cursará a série;

Pré II: o candidato deve ter 5 anos de idade ou facultativamente 4 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em
que cursará a série;

1º ano: o candidato deve ter 6 anos de idade ou facultativamente 5 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em
que cursará esta série.

2º ano: o candidato deve ter 7 anos de idade ou facultativamente 6 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em
que cursará a série;

3º ano: o candidato deve ter 8 anos de idade ou facultativamente 7 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em
que cursará a série;

4º ano: o candidato deve ter 9 anos de idade ou facultativamente 8 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em
que cursará a série;

5º ano: o candidato deve ter 10 anos de idade ou facultativamente 9 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em
que cursará a série;

19
Matrícula por Transferência: quando o aluno é recebido de outro estabelecimento de ensino, deverá apresentar declaração
de transferência e histórico escolar da escola de origem, além dos documentos pessoais e do responsável, mencionados
acima.

Cadastro do Aluno no Sistema SED (Secretaria Escolar Digital): é o local que contém todos os dados referentes ao aluno
e que dá suporte à expedição dos demais documentos dele. Deve-se preencher com a máxima atenção todos os campos com
os dados necessários.

Alimentação e Atualização do Sistema SED: o sistema deve ser alimentado ao final de cada bimestre ou semestre,
atualizando todos os campos conforme solicitado pela SME ou pela DRE. É de suma importância a atualização, no mínimo
anual, do endereço do aluno, pois o sistema matricula automaticamente o discente na escola mais próxima de sua residência.

Fichas entregues aos pais no ato da matricula:

- Ficha Informativa;
- Autorização de quem pode retirar a criança na escola;
- Transporte escolar (caso irá fazer uso deste).

Se nunca estudou na escola o aluno tem que ser inscrito sob um RM (Livro ata de MATRÍCULA)
Se o aluno for transferido: fazer uma declaração de transferência (ver modelo no anexo), dar baixa no sistema se for
Educação Infantil, para outro estado ou escola particular e anotar no livro ata de TRANSFERÊNCIA.

Se o aluno encerrou o ciclo I, do Ensino Fundamental de 9 anos (5º ano), anotar no livro ata de TRANSFERÊNCIA.

Matrícula na SED
20
Caminho: GESTÃO ESCOLAR > CADASTRO DE ALUNOS > MATRÍCULA> MATRICULAR
ALUNO (A)

Aba Aberta: CONSULTA MATRÍCULA:

* Digitar o número da sala

21
*Ou pesquisar por filtros

22
Se for aluno novo, nunca estudou ou é proveniente de outro estado ir na aba aluno sem RA:

23
E preencher todas as abas:

24
Se o aluno já possui RA ir em adicionar:

25
Digitar o RA do aluno e a data de início na U.E.:

Depois de matriculado deve-se atualizar o endereço do aluno

26
 Caso a escola de origem já tenha dado baixa na matricula do aluno no sistema8, deve-se inscrever o aluno
FORA DA REDE PÚBLICA (somente para Ensino Fundamental) em: GESTÃO ESCOLAR > CADASTRO DE
ALUNOS> INSCRIÇÃO > INSCRIÇÃO – MATRÍCULA ANTECIPADA E CEEJA > ir em + NOVA
INSCRIÇÃO COM RA ou em + NOVA INSCRIÇÃO SEM RA:

8
Somente para a Educação Infantil ou segundo parágrafo 2º, artigo 14, da Resolução SEDUC-40, de 23-8-2019: “A escola
de origem somente deverá lançar, na SED, a baixa de transferência da matrícula do aluno nos casos de efetiva mudança
para outro estado/país ou para escola particular” (grifo nosso).
27
 Nos casos em que a escola receptora deve puxar o aluno:

Caminho: GESTÃO ESCOLAR > CADASTRO DE ALUNOS> MOVIMENTAÇÃO>

DESLOCAMENTO/TRANSFERÊNCIA > + INSCRIÇÃO:

28
 Abrirá a seguinte página:

Depois de feita a inscrição (para alunos fora da rede pública) ou a movimentação do aluno, deve-se matriculá-lo
na sala conforme orientações descritas acima.
29
 Turmas para matricula na EM Profª Iracema Pinheiro Candeo – Lola/EMEI Profª Diva Maciel Jorge
Berçário I – Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 4 meses a 1 ano
Berçário II A – Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 1 ano
Berçário II B – Horário: das 6h30min às 18h – Idade 1 ano
Maternal I A - Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 2 anos
Maternal I B - Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 2 anos
Maternal II A - Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 3 anos Educação Infantil
Maternal II B - Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 3 anos
Pré I A – Horário: das 7h30min às 11h30min - Idade: 4 anos
Pré I B – Horário: das 13h às 17h - Idade: 4 anos
Pré II A - Horário: das 7h30min às 11h30min – Idade: 5 anos
Pré II B – Horário: das 13h às 17h – Idade: 5 anos
1º ano A – Horário: das 7h às 12h – Idade: 6 anos
2º ano A – Horário: das 7h às 12h – Idade: 7 anos
3º ano A – Horário: das 7h às 12h – Idade: 8 anos Ensino Fundamental
4º ano A – Horário: das 7h às 12h – Idade: 9 anos
5º ano A – Horário: das 7h às 12h – Idade: 10 anos
Projeto A (alunos do Pré I A e Pré II A) – Horário: das 12h30min às 14h30min
Atividades
Projeto B (alunos do Pré II A e 1º ano) – Horário: das 12h30min às 14h30min
Complementares
Projeto C (alunos do 1º e 2º anos) – Horário: das 12h30min às 14h30min

Estas informações serão úteis para o Quadro Resumo e a Coleta de Classes do próximo ano, que devem ser
realizados na SED no final do ano corrente, entre outubro ou novembro.

30
  Ofícios, elementos essenciais9 (modelos no Anexo II):

Timbre

Localidade e data

Tipo e Número

Ementa (opcional)

Vocativo,

Texto

Fecho (ou cumprimento final)

Nome do emissor e cargo

Destinatário
Iniciais

9
Para maiores informações conferir o Manual de Redação da Presidência da República, 2009.

31
 Requerimento, elementos essenciais (modelos no Anexo III):

Invocação

Texto

Fecho (ou comprimento final)

Local e Data

Assinatura

32
 HISTÓRICO ESCOLAR (modelos no Anexo)
Temos dois modelos de histórico escolar utilizados pela escola: 1) De quando o aluno é transferido de
escola durante o ano letivo; 2) De quando o aluno é transferido no final do ano ou antes de iniciar o ano letivo, ou
de encerramento do ciclo I, do Ensino Fundamental de 9 anos, neste caso os alunos do 5º ano que vão para o 6º
ano da rede estadual.

As informações pessoais presente no histórico devem ser conforme a certidão de nascimento (nome do aluno,
município de nascimento, estado de nascimento e data de nascimento), e ficha cadastral do aluno (o RM e RA). As
demais informações do histórico e notas, devem ser conforme consolidado ou histórico escolar da escola de origem.
A parte diversificada deve estar conforme matricula na SED, com F (frequentou), se estiver matriculado em
Atividades Completares na SED e NF (não frequentou), se não estiver matriculado em Atividades Completares na
SED e, por fim, as faltas devem ser conforme os consolidados. Deve-se atentar às informações prestadas, de forma
que sejam fidedignas aos documentos as quais elas se embasam.
A relação dos históricos enviados à determinada Unidade Escolar deve constar na relação de remessa que
é enviada juntamente com os históricos, sendo que esta deve respeitar uma numeração de relação de remessa para
o ano e ser enviada em duas vias, sendo estas assinadas pela escola de origem. A escola receptora irá devolver uma
via assinatura por um responsável da escola e com a data de recebimento. Esta relação de remessa deve ser
arquivada na pasta de relação de remessas.
Estes históricos podem ser entreguem por meio das “caixinhas”, na SME, se a escola for municipal. Se
for de outros municípios ou estadual devem ser entregues por meio das caixinhas da DRE de Jales, se estiverem
vinculadas a esta, ou por meio dos correios, se não estiverem vinculadas a DRE, sendo importante que tenha AR
quando enviado pelos correios.

33
 ATAS (modelos no Anexo)
É o documento que apresenta, resumidamente, todas as ocorrências e os assuntos tratados numa reunião,
assembleia ou convenção. A ata não admite rasuras, entrelinhas ou parágrafos.
Normas a cumprir, segundo o Manual de Redação da Presidência da República, 2009, com adaptações
nossas:
a) Poderão (as atas) ser lavradas em livro próprio com as páginas rubricadas, ou em folhas soltas, as quais
deverão ser arquivadas em pastas próprias separadas conforme as suas finalidades;
b) O texto das atas poderá ser manuscrito, datilografado ou digitado;
c) O texto deverá seguir uma sequência, sem espaços em braço, na ocorrência de erros, preencher com
traço e entre aspas, exemplo: (buarque);
d) As atas não devem conter abreviaturas e os números devem ser grafados também por extenso;
e) Deverão ser redigidos por um (a) secretária (a) efetivo (a) do órgão ou, na ausência, por um secretário
(a) “ad hoc” (designado (a) para a ocasião). As atas do Conselho de Classe/Série/Ano, serão escritas e
digitadas por cada professora da turma, estas serão corrigidas pelo Coordenador Pedagógico, na
ausência deste pela Direção. O secretário formata tais atas, para que todas estejam no mesmo padrão,
as cola no livro ata destinado a este fim e solicita a assinatura dos professores efetivos da escola, de
educação física e arte, assim como da direção e coordenação. O carimbo nestas atas é somente o da
direção.
f) No caso de erro, no momento da redação, usar as expressões chamadas corretivas: “isto é”; “ou seja”,
“ou melhor”, etc. Não use “digo”, pois o redator está escrevendo e não falando;
g) Utilizar linguagem clara, precisa, objetiva.

34
Elementos constitutivos de uma ata:
 Título: discriminação do nome do documento Ata;
 Data: registro por extenso da data e hora da reunião;
 Local: repartição/prédio e endereço do local;
 Relação dos Presentes: com sua identificação e cargo;
 Teor: assuntos tratados na reunião;
 Fecho: conclusão necessária para o encerramento
 Assinatura

Cada livro ata deve destinar-se a algum assunto específico, na escola Lola temos os seguintes livros atas,
com as seguintes numerações:
1 – CONSELHO DE ESCOLA
2 – HTPC
3 – PROFESSOR COORDENADOR
4 – ATRIBUIÇÃO DE AULA
5 – APM ASSEMBLEIA GERAL E DIRETORIA EXECUTIVA
6 – APM CONSELHO FISCAL
7 – GRÊMIO ESTUDANTIL
8- CONSELHO DE CLASSE/SÉRIE/ANO
9 – PROTOCOLO
10 – COMUNICADOS
11- REUNIÃO DE PAIS
12 - HTC
35
 13 – AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL
14 – ATAS DIVERSAS
15 - HTP
16 – FORMAÇÃO CONTINUADA
17- PNAIC (PLANO NACIONAL DE ALFABETIZAÇÃO NA IDADE CERTA)
18- ENTREGA DE UNIFORMES E MATERIAL ESCOLAR
19 – APM – CONSELHO DELIBERATIVO
20- REGISTRO DE ATRASO NA ENTRADA

Todo livro ata, assim como os livros pontos, devem apresentar termo de abertura e encerramento, neste
consta a finalidade de determinado livro, assim como a data de abertura, sendo esta a do primeiro documento
presente no livro ou um dia antes. O termo de encerramento deve apresentar a mesma data do termo de abertura10.
Quando um livro ata é encerrado o próximo aberto deve termo a mesma numeração do anterior, exemplo:
todo livro ata destinado as reuniões de HTC devem ter numeração 12. Já os livros pontos recebem numeração em
ordem crescente, quando são encerrados.

10
Ver modelos no Anexo VI

36
 CONVOCAÇÃO/CONVITE/COMUNICADOS
São colados no livro ata de comunicados (nº 10), deve-se colher as assinaturas das pessoas mencionadas
nestes documentos, assim como de quem convoca ou comunica. Cada documento colado neste livro ata recebe
uma numeração em ordem crescente, exemplo: documento 57, documento 58 como título do documento. Na frente
desta numeração descreve-se um tema para o documento, assim como apresenta-se uma data, em geral a data que
consta no documento ou a data de assinatura por parte das pessoas mencionadas neste.
Neste livro ata de comunicados também são colados comunicados, memorandos, circulares, editais e outros
documentos que são importantes serem informados a determinadas pessoas, sendo que deve-se colher a assinatura
dos interessados, assim como da direção.

 CONSOLIDADO (ver modelo anexo)

No consolidado de notas digitamos as notas e faltas, ao final de cada bimestre, que nos são repassadas pelos
professores, do 1º ao 5º ano, através das papeletas. Estes consolidados devem ser rubricados pelas professoras da
sala. Eles são usados para os históricos escolares, assim como para uso pedagógico e/ou dos professores.
As notas para o 1º ano são semestrais, ou seja, elas irão aparecer no Consolidado somente no 2º e 4º
bimestres, nos 1º e 3º bimestres são descritas somente as faltas dos alunos. As faltas são apresentadas somente para
a disciplina de Língua Portuguesa, pois é falta dia e não por disciplina.
O Consolidado deve ter capa, página para os bimestres do ano letivo (irá auxiliar nos históricos para durante
o ano letivo), o calendário (irá auxiliar no histórico durante o ano letivo, na contagem de dias letivos frequentados
pelo aluno até quando o mesmo solicitou transferência), grade curricular, pois pode haver mudanças nas disciplinas
das atividades complementares de um ano letivo para outro, caso isso ocorra as mesmas devem ser alteradas no
histórico e, por fim, as notas e faltas por turmas nas tabelas, conforme modelo.

37
  PAPELETAS
Devem ser entregues aos professores do 1º ao 5º anos (alguns dias, por volta de uma semana) antes do
Conselho de Classe/Série/Ano (este ocorre no final de cada bimestre), para eles passarem as notas e faltas de seus
alunos. Portanto, nestas papeletas deve constar os nomes dos alunos, assim como os que foram transferem, para
estes acrescenta-se o TE na frente de seus nomes. É uma papeleta por turma, para as disciplinas de Arte e Educação
Física, ou os professores preenchem na mesma papeleta do professor da turma, ou entrega uma via de cada turma
para elas. Exemplo: professor de Arte, entrega papeletas do 1º ao 5º ano, são 5 vias então. Elas devem rubricar
estas papeletas e colocarem a quantidades de aulas dadas e previstas.

 LISTA PILOTO
Há três listas pilotos de uso na escola, secretaria, direção/coordenação (que constam todas as turmas, desde
o Berçário I aos Projetos) e para a sala dos professores (do Pré I ao 5º ano).
Elas devem estar prontas antes de iniciarem as aulas, devem ser feitas em janeiro e atualizadas ao longo do
ano. Serão usadas para diversas atividades, conferencia dos professores, secretaria, inspetores, direção e
coordenação, resultados finais, para conferencia na SED e Educacenso, entre outras finalidades.
Nelas constam os nomes de todos os alunos por turma, segundo as listas da SED, devem ser atualizadas
constantemente, conforme os alunos que são transferidos ou recebidos pela escola. Nesta deve constar o nome da
professora da sala, o ano letivo, a turma, o número da sala (conforme a SED), o nome dos alunos, a data de
nascimento destes, bem como o RA e RM (este não se faz necessário para os alunos da EMEI).
Quanto as listas da SED, evitar classificar (reordenar os alunos) assim que as aulas se iniciam, pois pode
causar problemas com as listas e atividades dos professores em sala.

38
  RELATÓRIO BOLSA FAMÍLIA
A cada dois meses a SME pede que a escola envie o relatório de frequência dos alunos que possuem bolsa
família, sendo este um modelo pronto, entregue pela SME à escola (ver modelo). O mesmo deve ser entregue à
SME no início do mês, o ofício que vem juntamente com o relatório menciona a data.
O secretário, para a elaboração do relatório, pauta-se na lista de frequência dos inspetores, a qual é arquivada
na secretaria. Menciona-se a quantidade de faltas, bem como a porcentagem desta, para o calculo da porcentagem
procede-se da seguinte forma:
Cada mês, no calendário escolar, tem uma quantidade de dias letivos, então:
Outubro: 22 dias letivos no calendário escolar de 2019
Situação Hipotética:
Bolsista: Miguel Costa da Conceição teve 3 faltas em outubro
Cálculo:
3 – 22 = 19 22 - 100% 19 x 100 = 22 x Y Y = 1900/22 Y = 86,3
19 - Y

Então, o aluno Miguel obteve 86% de frequência no mês de outubro.

Caso o aluno tenha sido transferido, informar a data de transferência, a escola atual, com o seu código
INEP. Caso tenha baixa frequência, ou seja, abaixo de 85%, deve ser informado o motivo, então é necessário
conferir no prontuário do aluno se há algum atestado médico, entrar em contato com os pais/responsáveis
questionando o motivo das faltas. Baseado nestas informações, conferir na tabela de motivo (ver modelo) qual está
relacionado às faltas e mencionar o código correspondente na frente da porcentagem das faltas. O responsável pelo
preenchimento (secretário) deve assinar o formulário, juntamente com o diretor. Tirar uma cópia para arquivar na
escola, na pasta correspondente.
39
  RESERVA DE VAGAS
Há na escola um caderno denominado “Reserva de matrículas”, nele é mencionado os dados da criança,
cujos pais/responsáveis pleiteiam uma vaga na escola, mas não há na série de interesse. Assim, quando surgir a
vaga a escola entra em contato com os pais/responsáveis.
Dados necessários no caderno:
- Data em que é pleiteada a vaga;
- Qual ano letivo há o interesse;
- Nome do aluno;
- Data de nascimento;
- Nome da mãe;
- Nome do pai;
- Endereço (nome da rua, nº e bairro);
- Transporte (será necessário? - este não passa no bairro do Jacb e nem no Monte Líbano. Distância máxima – do
Arapuã até a escola Lola);
- Projeto (tem interesse?);
- Turma;
- Período.

40
  ENTREGA DE MATERIAL DIDÁTICO E UNIFORMES
As entregas de uniformes e material escolar devem ser registradas no livro ata específico, denominado “Entrega
de uniformes, livros didáticos, paradidáticos e materiais escolares” (nº 18). As listas de entrega de uniformes, kits
de material escolar e livros didáticos devem ser assinadas pelos pais/responsáveis. Ao longo do dia-a-dia os
inspetores devem registrar a entrega de material aos alunos e professores nos campos específicos.
Tal cuidado deve-se ao fato do Tribunal de Contas aparecer a qualquer momento na escola e verificar tal livro,
visto que envolve dinheiro público.

 LIVRO PONTO
O Livro-Ponto é um documento de incontestável importância para a vida funcional do funcionário/servidor, por
isso, deverá ser preenchida a maioria dos campos. Ele embasará o preenchimento do Atestado de Frequência, assim
como outras informações pertinentes que façam uso da frequência do servidor.
Ele deve ser controlado e atualizado diariamente;
Deve-se evitar rasuras e emendas; caso ocorram deverão, necessariamente, serem ressalvadas;
A assinatura no Livro Ponto deverá ser, obrigatoriamente, diária, sob pena de responsabilidade;
As ausências deverão ser registradas sempre em vermelho e discriminado o motivo;
Todas as páginas do livro devem ser rubricadas pelo diretor;
Ao final de cada mês, a autoridade competente deverá analisar os registros das folhas de freqüência, as
observações, atestando a autenticidade das informações nelas contidas, assinar e carimbar;
Após o fechamento do Livro-Ponto, deverá ser arquivado em local seguro e sem perigo de deterioração.

41
 Faltas/Siglas:
Justificadas:
- Abonada (AB);
- Férias (F);
- Doação de Sangue (DS);
- Folga da Justiça Eleitoral (TRE);
- Atestados Médicos (Atestado Médico, para 1 dia - FM ou Licença Saúde, para mais de 1 dia11 - LS);
- Convocação para Júri ou audiências no fórum (TJ)
- Óbito de familiares (Licença Nojo - LN)
- Casamento (Licença Gala – G),
- Licença Gestante (LG)
- Licença-prêmio (LP)
- E outras que a SME determinar (exemplo: folga para quem tenha trabalho na aplicação de provas do concurso)

Injustificadas: todos os outros tipos de faltas, em especial àquelas sem comprovação documental. Os atestados de
dentistas, que não sejam extração de dentes e canal, não justificam faltas, bem como os de psicólogos, terapeutas
ocupacionais, assinados por auxiliares administrativos, coleta de sangue ou exames, devendo as horas não pagas
serem repostas posteriormente pelo servidor. Somente são aceitos atestados assinados por médicos, cabendo
observação aos casos de dentistas.

11
Para atestados médicos de 3 dias a 15 dias o servidor deve passar por perícia com o médico contrato pela prefeitura para este fim (observar a Lei Complementar nº293,
de 14 de junho de 2018, que diz que se deve fazer a perícia até o 5 dia do atestado). Para atestados a partir de 16 dias a pericia é realizada pelo Instituto Municipal de
Previdência Social de Jales, e deve ser agendada por esta instituição.

42
Os funcionários/ servidores não mais constarão do Livro-Ponto, a partir das seguintes ocorrências:
- Transferência;
- Remoção;
- Falecimento do funcionário ou servidor;
- Dispensa a pedido;
- Exoneração a pedido do funcionário;
- Exoneração a critério da Administração (cargo em comissão);
- Aposentadoria;
- Demissão em casos de penalidades.

Deve-se mencionar a data da ocorrência, bem como o tipo da mesma na última página do livro ponto do servidor.

Há na escola 2 livros pontos a serem assinados pelos servidores, sendo um para os professores e outro para
o administrativo. No administrativo assinam o diretor, coordenador pedagógico, secretário, agentes de organização
escolar, estagiários, ASE, auxiliares de limpeza, dentre outros.
No livro ponto dos professores (o maior) assinam os professores em ativa, os readaptados, também deve-
se mencionar neste aqueles que possuem sede na U.E., mas atuam na gestão em outra escola, exemplo, a Patrícia
Gazzola Fernandes teve sede na escola Lola, em 2019, de um dos seus cargos, mas atua como diretora na EM Prof.
Alberto Gandur, então deve-se mencioná-la no livro ponto e Atestado de Frequência com as observações de que
esta servidora exerce as funções de diretora na EM Prof. Alberto Gandur desde (data).

43
COMO PREENCHER OS LIVROS PONTOS:
Cada página do livro ponto é destinada a um servidor em especifico, devem ser feitas em ordem alfabética,
uma página por servidor a cada mês.
A assinatura do livro ponto por parte do servidor deve ser diária, em azul ou preta, padronizamos com o azul.

LIVRO PONTO ADMINISTRATIVO:

Preenche-se todos os campos:
 Mês/ano: Exemplo - 10/2019 (em vermelho)
 Servidor: nome do servidor – em vermelho
 RG: do servidor – em vermelho
 Cargo/função: em azul
 Jornada de trabalho: em azul
 Horário de trabalho e intervalo de almoço e descanso: em azul
 Assinalar se faz plantão (em geral não) e se tem horário de estudante
 O rodapé, assinatura do servidor, deve ser assinado somente no último dia do mês
 Na coluna hora marca-se o dia na semana, 2ª, 3ª, 4ª, 5ª, 6ª, S ou D, sendo sábado e domingo sempre em
vermelho e os demais dias da semana em azul, caso faça observações, como feriados, pontos facultativo,
estas devem ser em vermelho.

LIVRO PONTO PROFESSORES:

Campos principais a serem preenchidos:
 Professor: nome do professor, em vermelho
 RG: do professor, em vermelho
44
  Situação: PEB I, em azul
 Carga suplementar: caso o professor tenha carga suplementar além da sala, exemplo a carga horária com o
projeto, mas neste caso menciona-se somente as horas que são cumpridas na U.E., então as horas livres e
formação continuada não são mencionadas neste campo.
 Categoria: Efetiva ou ACT (contratada), em azul. Desde o ano de 2019 não há mais professores contratados
na rede municipal, somente efetivos, devido a uma determinação do Tribunal de Contas
 Disciplina: a turma (em azul), exemplo: 1º ano, Pré I B, Projeto de Tempo Integral – Projeto A, Educação
Física ou Arte. Caso seja professor readaptado ou adido mencionar neste campo
 Sede de controle de frequência: a sede do professor, que embasará o envio do AF.
 Segue-se a mesma regra para os dias, na coluna dias/sem. menciona-se 2ª, 3ª, 4ª, 5ª, 6ª, S ou D, sendo
sábado ou domingo em vermelho, os feridos, ausências ou pontos facultativos devem ser mencionados em
vermelho.
 No campo natureza menciona-se a sigla do tipo de falta obtido por parte do professor
 No campo observações aponta-se todas aquelas que forem pertinentes: recesso, férias, licença-prêmio,
licença saúde, etc.
 O secretário e diretor assinam no campo 9, quando encerrado o mês
Para como preencher o campo horário ver o Manual do Livro ponto, ANEXO II, lá está descrito de forma detalhada
como preencher este campo e outros do livro ponto do docente.

 BOLETIM ESCOLAR
Cabe ao secretário repassar as notas entregues pelos professores através das papeletas nos boletins (ver
modelo nos anexos) a serem entregues aos pais durante a reunião. Desta forma, visando facilitar, assim que iniciar
o ano letivo, o secretário pode transcrever os nomes dos alunos e seus números de chamada nos boletins, dessa
45
forma, quando for passar as notas ficará mais fácil. Nos boletins constam as notas até o 4º bimestre, contudo, como
há reunião de pais somente até o 3º bimestre, assim repassamos somente até este bimestre.

 RESULTADOS FINAIS
A Secretaria Municipal de Educação solicita que a escola entregue, em geral em janeiro ou fevereiro, os
resultados finais (ver modelo nos anexos) referentes ao ano letivo anterior, este corresponde a quantidade de alunos
matriculados, transferidos (recebidos e expedidos), de evasão, promovidos e retidos, tendo como referência a data
base do censo do ano anterior e depois desta. Assim, na primeira coluna, coloca-se a quantidade de alunos
matriculados na escola até a data base do censo, na segunda coluna os alunos recebidos de transferência após a
data base, na terceira coluna as transferências expedidas após a data base, na quarta coluna o total de matriculadas
efetivas (sendo esta a soma da coluna 1, com a 2 menos a 3), a mesma quantidade da coluna 4 repete-se na coluna
total dez/. As desistências/evasões, em geral ocorrem na EMEI, seriam os casos de abandono, por isso seus valores,
em geral, aparecem na tabela da Educação Infantil e não de Ensino Fundamental.
Posteriormente há a necessidade de informar a quantidade de alunos promovidos e retidos, apresentado
também a porcentagem destes em relação ao todo, ou seja, em relação ao valor da coluna total dez/.

 ATESTADO DE FREQUÊNCIA (AF)

O AF é elaborado do dia 21 do mês anterior ao dia 20 do mês corrente. Como mencionado acima, ele deverá
ser entregue na SME entre os dias 16 a 18 do mês corrente. Serão entregues os seguintes AFs:
- Estagiários;
- Funcionários efetivos;
- Professores;
- Professores de outras Unidades Escolares (estes devem ser colocados nas caixas das sedes dos professores)
46
 - E relação de atestados, sendo uma para os contratados (estagiários) e outra para os efetivos (funcionários
e professores)
Ela deve ser entregue da seguinte forma à SME: duas vias, uma para a escola (na qual constará recebido
com assinatura e data, a ser arquivado em pasta específica na escola) e outra para a SME (sendo esta com os
atestados originais). Grampeasse o AF dos contratados (1º) juntamente com a relação de atestados (2º),
posteriormente grampeasse o AF dos funcionários efetivos (1º), com o AF dos professores efetivos (2º) juntamente
com a relação de atestados (3º).

 SED12
As atividades a serem realizadas na Secretaria Escolar Digital, bem como as datas, são:
 Rendimento escolar (aprovado/reprovado) – dezembro ou janeiro
 Indicação de alunos ao transporte - janeiro
 Calendário escolar – fevereiro/março
 Matriz Curricular – abril/maio
 Associação de Professor à Classe – Maio
 Cadastro de profissional escolar – maio
 Lista Piloto, última quarta-feira do mês de maio do ano letivo
 Quadro resumo e coleta de classes – agosto ou outubro ou novembro
 Definição dos alunos para 1º e 6º anos – setembro
 Matricular alunos nas classes – outubro ou novembro

12
Para o passo a passo ver os tutoriais e manuais enviados pela Diretoria de ensino, uma vez que há constante mudanças.

47
  Declaração Censo escolar – dependências físicas, acessibilidade, equipamentos, materiais, instrumentos –
abril/maio

 CENSO13
As atividades a serem realizadas no site do Educacenso são:
 Matrícula Inicial/ Fechamento Censo – outubro:
“A Matrícula Inicial é a primeira fase de coleta do Censo Escolar. Nessa fase são coletados dados de escolas,
gestores, turmas, alunos e profissionais escolares em sala de aula, de todos os estabelecimentos públicos e
privados de educação básica e educação profissional, com base na realidade das escolas na data de referência
do Censo Escolar (última quarta-feira do mês de maio)” (Fonte: INEP). Após essa coleta, é aberto o site para
as escolares conferirem tais informações.
Inicia-se a coleta de dados da Matrícula Inicial no Sistema Educacenso. Para responder ao Censo Escolar,
são necessários registros administrativos que comprovem a veracidade das informações declaradas, tais como:
fichas de matrícula, diários de classe, fichas cadastrais dos profissionais e documentação dos gestores, dos
alunos e dos profissionais escolares. Quanto mais organizados esses documentos estiverem, mais fácil e preciso
será o preenchimento do Censo.

Dicas do Censo14:

13
Para o passo a passo ver os tutoriais e manuais enviados pela Diretoria de ensino, uma vez que há constante mudanças.
14
Fonte: INEP

48
 Mantenha os documentos dos alunos separados em pastas ou envelopes individuais – incluindo certidão de
nascimento ou outro documento pessoal –, etiquetados e classificados em ordem alfabética e guardados em
pastas específicas para cada turma;
 Os documentos dos professores e gestores podem ser organizados da mesma maneira, em pastas, para
facilitar a separação dos itens importantes, como documentos pessoais e de formação acadêmica/titulação;
 Organize o livro/pasta de transferências e documentos de enturmação (docentes, turmas e disciplinas
ministradas);
 É importante que os diários de classe estejam disponíveis na escola e atualizados de acordo com a
frequência dos alunos (inclusive das turmas de atividade complementar e atendimento educacional
especializado – AEE).

As escolas possuem 30 dias, após a abertura do Censo, para conferir e, se necessário, retificar os dados
declarados.

 Situação do aluno/ Encerramento do ano escolar do ano letivo anterior/ Admitir Alunos admitidos após a
data base do censo - abril
O módulo Situação do Aluno é a segunda etapa do Censo Escolar da Educação Básica e tem por objetivo coletar as
informações de rendimento e movimento, ao final do ano letivo, dos alunos que foram declarados na Matrícula Inicial do
Censo Escolar. Portanto, para fornecer informações sobre rendimento no Sistema Educacenso, a escola declara a condição
de aprovado ou reprovado do aluno. Há, também, outras situações em que o aluno pode se encontrar e que indicam o
movimento do aluno, são elas: transferido, deixou de frequentar ou falecido.
O fluxograma abaixo apresenta as informações que devem ser declaradas no módulo Situação do Aluno.

49
No entanto, existem outras possibilidades de declaração da situação do aluno de acordo com a etapa/modalidade de ensino:

- Sem movimentação: disponível para as turmas de educação infantil, nas quais não se aplicam as informações de rendimento
- aprovação ou reprovação;

- Curso em andamento: disponível para as turmas de EJA e de educação profissional concomitante, subsequente e integrada
a EJA, pois essas etapas podem apresentar duração do período letivo e organização do ensino diferenciados;

- Concluinte: disponível para as turmas em etapas de conclusão do ensino fundamental, médio, educação de jovens e adultos
ou educação profissional.

Para informações mais detalhadas acesse a Cartilha da Situação do Aluno.

50
Procedimentos para a etapa “Situação do Aluno”:

1. Menu principal – clicar em “Listar Turmas”

51
3. Clicar na (s) turma (s) sem marcação:

4. Informar o rendimento ou movimento do aluno

52
5. Alunos Admitidos – clicar em “Admitidos após o Censo” – Listar alunos admitidos

6. Clicar em “Admitir aluno”

53
7. Informar os dados para pesquisa:

54
8. Selecionar o aluno

55
9. Informar o rendimento ou movimento e clicar em “enviar”:

10. Após realizar as verificações e acertos - Encerramento do ano escolar:

56
57
 6 – ÍNDICE DE LEGISLAÇÃO 15

o Constituição Federal
o LDB nº 9394/96
o Lei nº 8069/90 – Estatuto da Criança e do Adolescente
o Lei Complementar nº 223, de 08 de dezembro de 2011 – Plano de Carreira e Remuneração dos profissionais do
Magistério Público da Educação Básica do Município de Jales
o Lei Complementar nº 227, de 03 de abril de 2012 – Estatuto, Plano de Carreira e Remuneração dos Servidores da
Educação Básica Pública do Município de Jales
o Lei Orgânica do Município
o Lei Complementar nº016/93, de 31 de maio de 1993 – Regime Jurídico dos Servidores Públicos
o Decreto nº 3716, de 5 maio de 2006 – Avaliação de desempenho dos servidores municipais em estágio probatório
o Lei complementar nº 160, de 11 de junho de 2008 – Diferença salarial para graduação e pós-graduação
o Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008 – Em dias de prova o estagiário tem a carga horária reduzida pela metade
o Lei nº 3.929, de 13 de outubro de 2011, alterada pelo Decreto nº 5.629, de 27 de dezembro de 2011 e alterada pelo
Decreto nº 5.934, de 02 de agosto de 2012 – Patrocínio de cursos de especialização, MBA, pós-graduação latu e
stricto sensu, mestrado e doutorado em áreas de interesse da Administração Pública Municipal ou correlatas ligadas à
Gestão Pública, aos servidores públicos municipais estáveis.
o Lei nº 3.744, de 11 de maio de 2010 – Proíbe a utilização de telefones celulares, Ipod, Jogos eletrônicos e similares
nos estabelecimentos da rede municipal de ensino de Jales

15
Todas as leis municipais mencionadas neste campo encontram-se na pasta de legislação na secretaria da escola.

58
o Decreto nº 7.796, de 16 de julho de 2019 – Proíbe ao servidor ou funcionário público municipal, durante o horário de
expediente, publicar ou interagir nas redes sociais e dá outras providências
o Deliberação CEE nº 166/2019 – Corte etário para matriculas
o Lei nº 4.782, de 02 de maio de 2018 – Torna obrigatória a divulgação eletrônica da lisa de espera para vagas
o Lei Complementar nº~286, de 19 de dezembro de 2017 – O coordenador das EMEIs tornam-se Vice-Diretores , de
provimento em comissão
o Lei Complementar nº 301, de 22 de janeiro de 2019 – Altera o artigo 54 da Lei Complementar nº 223, de 08 de
dezembro de 2011, sobre acúmulo de cargos – a carga horária para este passa a ser de até 66 h/a semanais
o Lei Complementar nº 293, de 14 de junho de 2018 – Estabelece a pericia médica para atestados de 03 a 15 dias, sendo
que esta deve ser realizada até o 5 dia prescrito no atestado.
o Decreto nº 7.181, de 31 de janeiro de 2018 – Horas extras
o Lei Complementar nº 100, de 27 de agosto de 2002 – Plano de carreira da Prefeitura Municipal de Jales
o Decreto nº 1.607/90 – Preenchimento de cargos, movimentação e promoção dos servidores municipais
o Lei complementar nº 71, de15 de dezembro de 1998, alterada pela Lei Complementar nº 150, de 13 de novembro de
2007 - Plano de Carreira, Vencimentos e Salários para os integrantes do Quadro do Magistério da Secretaria
Municipal da Educação
o Todo ano a SME lança Resoluções ou Portaria com: cronograma para classificação e atribuição de classes e/ou aulas;
elaboração de calendário escolar o ano letivo, formação continuada, entre outros.
o A Diretoria de Ensino também pode apresentar Resoluções para o ano letivo, em especial com as datas para os
lançamentos na SED

59
7 - MODELOS DE DOCUMENTOS OFICIAIS (anexos)

60
Ficha Cadastral do Aluno

61
Ofício

62
Ofício

63
Requerimento

64
Requerimento

65
Requerimento

66
Requerimento

67
Requerimento

*frente

68
*verso
69
Declaração de transferência

70
Declaração de matrícula/frequência

71
 HISTÓRICO

*Histórico de final de ano ou antes de iniciar o ano letivo

72
 HISTÓRICO

Histórico durante o ano letivo – frente

73
Histórico durante o ano letivo – verso

74
Relação de Remessa

75
 Ata

Página 1

76
Página 2

77
Termo de Abertura e Fechamento

78
Convite

79
Convocação

80
Papeleta

81
RESULTADOS FINAIS

82
83
84