Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Curso Técnico em
Secretaria Escolar
Escrituração Escolar
Gildete Rodrigues dos Santos
Curso Técnico em
Secretaria Escolar
Educação a Distância
Recife
Referências ................................................................................................................................ 54
“Ao mexer com documentos escolares, estou lidando com vidas humanas!
Com seres que sonham e aspiram...
Que lutam, que brigam, que choram e que correm em busca
de uma vida melhor!Minhas mãos podem construir!
Minhas mãos podem edificar!
6
Será que para ele,
surgirá um novo
sol? Esse papel
parece coisa tão
fria.
Será que a vida deles é fria e vazia?
E a minha? Não! A minha vida é cheia de amor!
Eu sonho, eu choro, eu luto, eu brigo, eu corro, eu canto...!
O papel que parecia frio tocando em minhas mãos ficou quente e colorido com
cores dos sonhos dosJosés e das Marias que trabalham durante o dia e que a
noite estudam.
Que correria!
Sinto vivo o papel deles em minhas mãos, prometo a vocês Josés e Marias, que
suas vidas não serão vazias! E com maior cuidado e atenção carimbo e assino
os papéis, porém, eles nunca saberão que seus destinos estiveram em minhas
mãos. ”
7
1.Competência 01 | Conhecer os processos de credenciamento
institucional e autorização de cursos
Caro(a) estudante!
Nessa competência, iniciamos o caderno oferecendo a você conteúdo importante para
compreender os processos de Credenciamento Institucional bem como da autorização de cursos.
Para este alcance, buscaremos uma apresentação de material numa linguagem simples, mais
coloquial mesmo, tomando como base a interligação entre teoria e prática sobre o tema de
Escrituração Escolar.
Entretanto, caro aluno, com vistas a facilitar a sua compreensão do que será
discutido ao longo desta competência, é importante que ouça atentamente ao
Podcast aqui apresentado.
8
Figura 1 - Boneco 3D pensando
Fonte: https://br.depositphotos.com/stock-photos/boneco-3d-pensando.html
Descrição Imagem: Imagem de desenho de boneco na cor branca com as mãos na cabeça com setas azuis no chão
indicando caminhos distintos a seguir.
Responder a esta questão requer que antes possamos compreender alguns aspectos
relacionados ao tema do credenciamento de cursos. Então…
ATENÇÃO!!!
Credenciamento de Instituições de Educação Superior é a Expedição de ato
regulatório pelo Ministério da Educação, necessário para que uma Instituição
de Educação oferte cursos de graduação. Conforme previsto na legislação, os
atos devem passar por renovações periódicas após avaliação.
9
Portanto, a autorização e o reconhecimento de cursos e também o seu credenciamento,
obedece a um rigor legal e a prazos limitados. Os cursos também passam por reavaliações, após certo
tempo, recebendo assim renovação de autorização e funcionamento.
Outro aspecto importante é que os cursos para serem reconhecidos e credenciados são
avaliados e também reavaliados por alguns critérios, e cada um deles é de grande importância para
que a escola possa funcionar de maneira correta.
Citamos abaixo os critérios comumente encontrados nas fichas de avaliações:
Para ampliarmos essa reflexão vejamos com atenção o que está previsto no Art. 46 – Lei
de Diretrizes e Bases da Educação Nacional:
Art. 46. A autorização e o reconhecimento de cursos, bem como o credenciamento de
instituições de educação superior, terão prazos limitados, sendo renovados, periodicamente, após
processo regular de avaliação. (Regulamento)
(Vide Lei nº 10.870, de 2004).
Após essa leitura importante, sugerida a partir do link, vamos adiante afim de aprender
agora sobre os passos para o credenciamento de um curso. Nesse caso, vamos apresentar esta
reflexão tomando como norteador a situação de Credenciamento de um curso superior.
10
1.1 Acesso ao sistema
11
Figura 3 - Tela e-MEC
Fonte: http://emec.mec.gov.br/
Descrição de Imagem: Página lnicial – Cadastro Nacional de Cursos e Instituições de Educação Superior e-mec.
12
Figura 4- Tela e-MEC login
Fonte: http://emec.mec.gov.br/
Descrição de Imagem: Tela de Cadastro do e-MEC
Para você não ter dúvidas e seguir aprendendo mais sobre o tema, antes de
começar esse tópico, vamos conhecer alguns conceitos que podem facilitar a
compreensão.
13
• Reconhecimento – Esse ato é dado na segunda vez em que a escola se manifesta
junto à plataforma e-MEC.
• Renovação de Reconhecimento – A renovação acontece sempre a partir do
reconhecimento anterior.
Assim, de acordo com o MEC, as definições dos atos acima citados são apresentadas da
seguinte forma:
Credenciamento e Recredenciamento
Para iniciar suas atividades, as instituições de educação superior devem solicitar o
credenciamento junto ao MEC. De acordo com sua organização acadêmica, as IES (Instituição de
Ensino Superior) são credenciadas como: faculdades, centros universitários e universidades.
Inicialmente a IES é credenciada como faculdade. O credenciamento como universidade
ou centro universitário, com as respectivas prerrogativas de autonomia, depende do credenciamento
específico de instituição já credenciada, em funcionamento regular e com padrão satisfatório de
qualidade.
O primeiro credenciamento da instituição tem prazo máximo de três anos para faculdades
e centros universitários, e de cinco anos para as universidades.
O recredenciamento deve ser solicitado pela IES ao final de cada ciclo avaliativo do
Sinaes1, junto à secretaria competente.
1
Criado pela Lei n° 10.861, de 14 de abril de 2004, o Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (Sinaes).
14
Agora aproveite para navegar na plataforma do e-MEC e descubra mais sobre
os credenciamentos de cursos.
Siga o link: http://portal.mec.gov.br/instituicoes-credenciadas
15
Figura 7 - Menu Regulação – Procurador Institucional
Fonte: http://emec.mec.gov.br
Descrição de Imagem: Tela de acesso sistema e-MEC
Vale ressaltar que a opção para cada ato só aparecerá se a consulta for feita
respeitando os prazos estabelecidos pelo calendário, publicado anualmente em
Portaria Normativa SERES/MEC. Fora dos períodos previstos no calendário, o
responsável pela instituição não irá visualizar a opção desejada.
16
Além disso o processo uma vez aberto no e-MEC terá um código específico, através do
qual poderá ser localizado a partir desse momento em diante. Concluindo o preenchimento das
diversas etapas e após a revisão cuidadosa das informações inseridas no sistema, é hora de protocolar
o processo de autorização de curso.
Salientamos que no caso de processo (s) vinculado (s) a credenciamento de Instituições
de Ensino Superior - IES, os processos devem ser protocolados simultaneamente, lembrando que,
junto ao credenciamento, deve ser registrado ao menos 1(um) curso e no máximo até 5 (cinco) cursos.
A realização do protocolo requer que sejam listados os processos vinculados à IES e selecionados
o (s) processo (s) a ser (em) protocolado (s), depois clicar no botão Iniciar processo. As figuras
apresentam os passos necessários:
Após realizar essa ação o protocolo é finalizado, desde que não haja pendências no
preenchimento. Qualquer pendência localizada é informada à IES. Caso não existam pendências, o
processo é protocolado e, nos casos de IES privadas, a GRU (Guia de Recolhimento da União) é gerada
para pagamento. Observar que após a finalização do protocolo o processo não pode ser mais
modificado e o início da análise está condicionado ao pagamento da GRU, ver imagem abaixo:
17
Figura 10 – Tela de marcação de processos| Protocolo
Fonte: http://emec.mec.gov.br
Descrição de Imagem: Tela de Sistema e-MEC
É importante observar que só estará disponível para análise do MEC o processo com
situação “PROTOCOLADO”, ok?
Caro(a) estudante, você aprendeu até aqui os procedimentos para o credenciamento,
recredenciamento de cursos para o Nível Superior. De forma resumida, compreendemos o processo
de acesso ao site, inscrição, entrega de documentos e acompanhamento do processo de validação de
curso no site do e-MEC.
Abaixo, esclareceremos algumas dúvidas comuns sobre o tema
quanto as diferenças entre autorização e reconhecimento de forma simples e
objetiva:
18
Figura 11 – Boneco segurando diploma
Fonte: http://blog.online.colostate.edu/wp-content/uploads/2013/12/degree-225x300.png
Descrição de Imagem: Boneco na cor branca vestindo beca na cor preta e chapéu preto e nas mãos um diploma comum
laço vermelho
Depois de realizada autenticação pelo procurador legal da instituição, o sistema demanda
obrigatoriamente outros procedimentos padrões.
Para que haja a tramitação é necessário considerar a sequência de fases que o Sistema e-
MEC solicita, ok? Dentre esses processos, temos:
• Diligência;
• Recurso;
• Avaliação;
• Impugnação e contrarrazão;
• Medida Cautelar e o Protocolo de Compromisso.
O responsável legal pela instituição precisa estar sempre atento a cada etapa dessas fases,
pois o acompanhamento será crucial para o fechamento do processo. Por exemplo: a diligência é um
procedimento que requer das instituições de ensino as documentações legais necessárias ao pedido
de credenciamento (coleta de provas), ou mesmo o deslocamento da equipe para verificar a
existência, ou não da instituição solicitante.
Caso haja algum impedimento legal sobre o pedido de credenciamento o portal indicará
a fase de recurso. Dessa forma, o representante precisará entrar com o pedido de impugnação de
decisões interlocutórias desprovidas de caráter definitivo, ou terminativa. O que significa que ocorreu
algum erro nos sistemas e/ou na validação do pedido de credenciamento e que deve ser sanado,
desde que seu procurador entre com o pedido.
19
Quando o pedido de credenciamento está na fase de avaliação, é necessário aguardar até
sair o parecer. Contudo, caso haja sinal de que o pedido passou para a fase de impugnação, o
procurador deverá de imediato solicitar pedido, sentença, alegando da parte contrária a decisão
administrativa, no intuito de anular seus efeitos e, com isso, proteger os interesses da instituição.
Concluindo essa fase, inicia-se a próxima fase da medida cautelar, na qual deve-se
observar que procedimentos podem ser tomados para prevenir, conservar, ou defender os direitos
da nova instituição.
Passados as etapas anteriores, entramos na fase do protocolo de compromisso
(documento que regula e estabelece ações para o credenciamento de cursos) este documento visa
indicar em seu corpo o objeto (quem está sendo credenciado), o diagnóstico do pedido de
credenciamento, o comprometimento (compromisso) da instituição com as partes envolvidas – o
MEC, os alunos, professores e funcionários, informa também sobre a missão e o plano de
desenvolvimento institucional, a comunicação, a sociedade, entre outros itens que podem ser cruciais
a aprovação de uma nova instituição de ensino.
20
1.5 Pedido de autorização e reconhecimento junto à Gerência Regional (GRE)
Agora, vamos aprender como faremos a solicitação para o credenciamento de cursos das
escolas públicas por estados nas Gerências Regionais de Educação – GRE. Assim, devemos entender
que os primeiros passos para o pedido de credenciamento junto à GRE, ocorrem quando o
responsável se dirige à Gerência para preencher o formulário indicando interesse no credenciamento
de cursos e, para isso, precisará informar alguns itens obrigatórios como: endereço da instituição e
alvará de funcionamento (documento liberado pela prefeitura onde o imóvel está localizado). Depois
desses procedimentos o representante legal solicitará visita técnica para liberação de funcionamento,
o que deve ocorrer num prazo determinado pela Gerência de Educação.
Sempre é válido fazer uma pausa, escrever sobre o que entendeu para
aprender mais e melhor...
21
Assim, chegamos ao final desta competência e desejamos a você uma excelente
aprendizagem. No decorrer da competência, buscamos apresentar uma síntese do tema do
credenciamento. Desse modo, foram indicadas em etapas que vão desde o pedido para
credenciamento, iniciado pelo acesso ao site, e, em seguida a realização da inscrição, para depois
realizar a entrega de documentos. Importante ressaltar que devemos realizar o acompanhamento
sistemático do processo de validação de curso, seja no site do e-MEC, ou no caso das instituições
ligadas a GRE acompanhar no site específico.
Agora, fique ligado nas diversas maneiras de aprender, participando das atividades e
fóruns desta semana.
22
2.Competência 02 | Entender as normas sobre o calendário escolar,
avaliação, diário de classe e registro do livro de ponto
Nessa competência, aprenderemos sobre as instruções normativas relacionadas às
normas sobre Calendário Escolar, bem como sobre as diretrizes e os procedimentos para Implantação
do Sistema de Avaliação da Aprendizagem nas Escolas da Rede Estadual de Ensino de Pernambuco.
Ainda estudaremos as orientações referentes ao preenchimento do registro da jornada de trabalho.
Por fim, conheceremos também o método de preenchimento dos diários de classe, relativos aos
cursos do Ensino Fundamental dos Anos Finais e do Ensino Médio.
De acordo com o dicionário online Aulete Digital, Gestão é a ação ou resultado de gerir;
administrar. Enfim, trata-se da manutenção de controle sobre algumas tarefas realizadas por um
grupo, uma situação ou uma organização, de forma a garantir os melhores resultados. Ainda,
salientamos que o conceito de gestão pressupõe a ideia de participação, isto é, do trabalho associado
de pessoas analisando situações, decidindo sobre seus encaminhamentos e agindo sobre elas em
conjunto.
Sendo assim, lembramos que interações humanas adequadas e o bom relacionamento
entre as pessoas é a base para uma boa gestão, pois o (a) Secretário (a) Escolar desenvolve suas
tarefas com a comunidade escolar e por meio dela.
23
Figura 14 – Bonecos em circulo
Fonte: https://jugosfuentedesoda.files.wordpress.com/2013/05/mision.jpg
Descrição de Imagem: Bonecos em círculo de mãos dadas em diferentes cores: azul, amarelo, vermelho, laranja, verde,
rosa branco e lilás.
24
Figura 15 - Tela Siepe
Fonte: Plataforma SIEPE
Descrição de Imagem: Página eletrônica do SIEPE, em destaque: Usuário (1), Professor/analista técnica (2) e uso
exclusivo professores (3)
OBS: SIEPE - É a plataforma dos dados da Educação de Pernambuco, que permite acesso
as principais informações administrativas e de secretaria escolar para pais, professores e alunos
através do perfil acadêmico com registros de notas, comportamento, atividades, publicações e
informações gerais sobre as ações administrativas.
25
Tais normativas têm o objetivo de determinar os procedimentos cabíveis e adequados
para evitar transtornos administrativos e ingerências quanto ao trabalho de secretaria escolar.
Quanto ao texto da referida Instrução Normativa de nº 09/2013, o mesmo regulamenta
no sentido de orientar os procedimentos para a elaboração do Calendário Escolar das Escolas da Rede
Estadual de Pernambuco no ano letivo. Este documento é composto por 13 (treze) artigos que
determina as ações assumidas ao longo do referido ano letivo.
26
podemos visualizar os aspectos comuns aos calendários escolares das duas Redes Estaduais que
apresentam características comuns e geralmente presentes neste tipo de documento. Tais aspectos
nos ajudam a entender como funciona a estrutura do calendário e como devemos ler suas indicações.
27
Figura 17- Calendário escolar do Estado de Pernambuco ano 2023
Fonte: http://www.educacao.pe.gov.br/portal/?pag=1&men=68
Descrição: Calendário escolar do Estado de Pernambuco ano 2023.
28
Nos exemplos de calendários escolares apresentados acima, podemos observar o uso
frequente de cores e letras indicativas na legenda. São destaques importantes para que a secretaria
e os professores possam compreender o calendário e seguir cotidianamente.
Ressaltamos que o registro da jornada de trabalho destina-se aos servidores efetivos, bem
como os que possuem contratos temporários no Estado. Trata-se de instrumento (livro ata) que
garante legalmente as frequências absolutas (registro de presença) que comprovam a vida funcional
do(a) servidor(a).
Além de ser um instrumento comprobatório da frequência diária do efetivo exercício do
servidor(a), possibilitando dirimir contradições nas questões para a contagem de tempo em relação
à aposentadoria.
29
2.2.4 Orientações para o registro da jornada no livro de ponto
30
indicar a modificação da situação funcional do servidor (exoneração,
aposentadoria, licença sem vencimentos, remoção e óbito).
ATENÇÃO!!!
Ainda conforme o estatuto: Parágrafo 1: Cada três atrasos ou saídas
antecipadas durante o curso de um mesmo mês, será contabilizado como falta
podendo ser abonada se os mesmos forem compensados em um só dia, na
forma do disposto nesse caput.
Parágrafo 2: As faltas abonadas e compensadas não serão descontadas do
tempo de serviço.
2.2.6 Preenchimento dos diários de classe dos ensinos fundamental (anos finais) e
médio
31
recuperação, provas, exames finais, se houver; a execução do currículo, por meio
do conteúdo programático ministrado; a carga horária.
b) Realizar a comprovação da veracidade e a regularidade dos atos praticados.
(Compete à Secretaria Escolar fornecer ao professor o Diário de Classe com a
relação nominal dos estudantes, conforme a cópia da certidão de nascimento ou
casamento, de forma legível e sem rasuras e só a ela compete acrescentar o nome
dos alunos matriculados no decorrer do ano letivo e as observações referentes a
transferência, cancelamento, remanejamento, classificação, especificando o
amparo legal, bem como anular os espaços destinados à frequência dos mesmos).
32
Figura 19 – Diário de classe
Fonte: https://www.daclojaonline.com.br/media/catalog/product/cache
Descrição: Diário de classe fechado na cor azul com letras preta
Assim, o diário também serve para registrar os conceitos atribuídos nas diferentes
avaliações e do conteúdo desenvolvido durante o ano letivo. Documenta a trajetória do trabalho
cotidiano de professor e de alunos e é fundamental para que tal trabalho tenha legalidade e,
portanto, gere direitos. É de suma importância e de grande responsabilidade profissional o seu
preenchimento correto, pois o Diário de Classe é espelho do trabalho do professor e, por
consequência, da escola, sendo o documento primeiro a ser consultado quando há necessidade de
levantamento de dados sobre a vida escolar de cada aluno, por essa razão os Diários de Classe devem
ser arquivados em local adequado e seguro na escola ao final de cada ano letivo. Enfim, por ser um
documento oficial cabe observar suas características quanto a fidelidade, fidedignidade, bem como
manter a clareza de dados preservados.
Acrescentamos ainda que os Diários devem ter seus registos feitos manualmente, com
caneta de tinta azul ou preta, sem rasuras. Caso seja necessária alguma retificação, esta deve ser
33
rubricada e, no campo das observações, justificada – com a citação da página em que foi feita a
retificação.
34
3.Competência 03 | Conhecer, organizar e expedir os documentos
administrativo-pedagógicos
Antes de entrarmos diretamente no tema, precisamos pensar sobre aspectos importantes
da carreira do profissional de secretaria escolar, assim, vejamos as questões:
Além do mais, para facilitar a sua compreensão do que será discutido ao longo
desta competência, é importante que ouça atentamente ao Podcast aqui
apresentado.
35
O papel do(a) secretário(a) escolar representa uma função essencial para a Escola ou
Instituições de Ensino. O seu papel equivale a uma atuação de Gestor Administrativo. Dentre as
atribuições deste profissional podemos destacar: apontar aos gestores (diretores) decisões a serem
adotadas em relação a organização documental escolar; atender a comunidade; realizar análises
criteriosas dos documentos dos estudantes e verificar irregularidades ou inconsistências
dos mesmos documentos; além de atuar de forma a estabelecer ação conjunta com a orientação
pedagógica e demais setores escolares.
Desse modo ressaltamos que conjuntamente com os gestores, o secretário é o
profissional que responde administrativamente e legalmente pela documentação escolar, além de
ser o vínculo entre a administração e a equipe pedagógica. Cabe a este profissional ainda planejar,
coordenar e executar ações da secretaria da escola de modo a garantir o desenvolvimento regular
dos trabalhos administrativos rigorosamente dentro dos prazos legais que regem a educação e a
rotina escolar.
Como o(a) secretário(a) escolar é um profissional que atua com estudantes, servidores(as)
e comunidade escolar, cabe a ele manter um bom relacionamento com as pessoas que se utilizam do
trabalho oferecido pela escola. Nesse sentido vale salientar o quanto é importante que o(a)
secretário(a) escolar desenvolva habilidades para realizar um bom atendimento, primando pela
capacidade de agir com iniciativa, dinamismo, estabilidade emocional, segurança nas decisões, ter
senso de cooperação, honestidade, discrição, respeito, cortesia, organização e outras características
que demonstre uma atividade confiável e bem orientada aos objetivos escolares de uma forma mais
ampla.
Para o secretário(a) escolar cumprir com eficiência as suas atribuições, um passo
importante a destacar é conhecer bem o Regimento Escolar e o Projeto Político Pedagógico da Escola,
além de reconhecer a legislação pertinente para intervir de modo correto nas diversas situações,
oferecendo soluções aos problemas da escola. Em relação a atuação cotidiana, prestar assessoria à
direção da escola, manutenção do arquivo escolar organizado e atualizado, participar no
planejamento geral da escola, promover a articulação com os setores administrativos-pedagógicos
36
da escola, preservar a documentação da escola sempre atualizada, assim como a segurança e guarda,
além do cumprimento dos prazos legais.
37
compõem a unidade escolar que são: corpo docente, corpo técnico administrativo pedagógico e o
corpo discente.
Nas atribuições de secretário(a) escolar, o mesmo deverá ordenar as seguintes ações
abaixo listadas, além de outras atividades para o bom andamento da escola:
a) Organizar os arquivos e registros observando a segurança, sigilo e acesso a quem
possa interessar, mantendo atualizado os documentos, sejam pareceres,
regulamentos, resoluções, instruções, circulares, portarias e demais documentos
pertencentes as atividades da escola;
b) Disponibilizar e deixar visível para a comunidade escolar, o Regimento da escola,
além dos documentos que representem as concepções pedagógicas, normas e
diretrizes da escola;
c) Gerenciar os processos de matrículas e ou transferência dos estudantes, garantido
a fiel transcrição dos documentos originais que devem ser emitidos sem rasuras;
d) Prestar atendimento e esclarecimentos aos órgãos reguladores do sistema de
ensino no sentido de acompanhar e oferecer as informações devidas.
e) Utilizar tecnologias de informação e comunicação, bem como fazer cursos que
auxilie na atualização de processos e mudanças relativas ao trabalho escolar
f) Alimentar os sistemas de informação para os censos exigidos, zelando pelo
cumprimento dos prazos e fidedignidade das informações prestadas na ocasião
O perfil do(a) Secretário(a) Escolar segue especificidades mais ou menos comuns aos
servidores(as) que atuam diretamente com os públicos interno e externo. Sempre tendo em mente
que este público é quem recebe e conta diretamente com os seus serviços. Conforme o Manual do
Secretário do Estado do Paraná alguns aspectos importantes são:
38
Aspecto Justificativa
Dignidade O desempenho da profissão de secretário
requer honra e dignidade; o secretário deve
abster-se de qualquer comportamento que
pressuponha infração ou implique descrédito
para a instituição.
Integridade A lealdade e a boa fé são requisitos para
exercer a profissão de secretário; o sigilo
profissional exige a observância rigorosa do
princípio da confidencialidade e da
responsabilidade no exercício da sua
profissão.
Discrição
É qualidade exigida para se salvaguardar o
sigilo profissional. Constantemente chegam
ao conhecimento do secretário assuntos
confidenciais relacionados à escola que
exigem discrição e contenção.
Polidez – O secretário deve abster-se de comentários
desrespeitosos, jocosos para com alunos,
colegas de profissão e superiores, assim
como duvidar da qualidade técnica das
chefias ou criticar a administração do
sistema.
Presteza e o funcionamento da instituição. – É de bom tom que o secretário possa
oferecer sempre que possível a sua
colaboração aos seus colegas.
39
Pequenos lembretes para o cotidiano da secretaria escolar
40
de ensino, sejam escolas ou faculdade em que estudaram para requerer documento de comprovação
de estudos, mesmo que após muitos anos após a realização dos referidos estudos.
Assim, torna-se indispensável que a gestão da Secretaria Escolar seja capaz de realizar de
modo adequado os procedimentos da escrituração do registro escolar e do arquivamento dessa
documentação, pois é de responsabilidade do estabelecimento de ensino fornecer, a qualquer
tempo, da forma mais rápida possível, a documentação solicitada. Como o número de estudantes
matriculados nas escolas tem sido ampliado, torna-se necessário guardar cada vez mais uma grande
quantidade de documentos, a consequência desses fatos gera um alto custo de manutenção de
espaço para realizar o armazenamento de toda a documentação. Assim existe uma grande
mobilização dos gestores para buscar fazer esse trabalho com maior eficácia e com menor
investimento possível.
Devido a necessidade de se tratar com seriedade esse aspecto relacionado a
documentação escolar, todo tratamento será dado a partir da observação dos preceitos da (Lei
9.605/98), que prevê responsabilidade penal, civil e administrativa aquele que “destruir, inutilizar ou
deteriorar documentos de guarda permanente”.
Apesar disso, o bom senso nos lembra de reconhecer que guardar toda a documentação
escolar por tempo indeterminado é inviável ou até mesmo impraticável. Desse modo, torna-se
necessário ter definido previamente o tempo de guarda de cada documento. O papel que caberá a
Secretaria Escolar, será fazer de forma periódica o descarte desses documentos que a escola não está
mais obrigada a manter em seus arquivos. Por isso é necessário saber reconhecer a partir de
classificação referente à natureza documento, o tempo que deve guardar ou descartar cada
documento.
Em relação a natureza dos documentos e o tempo de guarda veja abaixo:
Como o próprio termo já informa, deve ser guardado por um tempo extenso, prolongado.
GUARDA TEMPORÁRIA
41
Os documentos de guarda temporária podem ser eliminados decorridos certo prazo,
maior ou menor, normalmente abaixo de 05 anos.
Para alguns teóricos do assunto, o tempo de guarda permanente tem sido ampliado,
antes era de até 30 anos, mas na atualidade essa guarda dura 40 ou até 50 anos, pois muitas pessoas,
por razões diversas, tem decidido retomar os estudos após um longo período de afastamento
exigindo assim que as instituições disponibilizem a segunda via dos documentos tardiamente ao que
ficou antes convencionado.
Outro fato significativo em relação a guarda dos documentos tem relação também com
os recursos tecnológicos atualmente disponíveis, inclusive com leis que regulamentam essa guarda:
Uma das formas usadas para essa guarda é a microfilmagem que foi regulamentada pelo
Decreto no. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Este Decreto, que regulamenta a antiga Lei no.
5.455/68,embora seja do ano 1996 é o mais recente instrumento legal sobre o assunto. Devido ao
tempo, essalei não alcança apropriadamente os avanços tecnológicos de hoje, que oferecem outras
possibilidades de armazenamento em grande quantidade de documentos oferecendo muito mais
segurança, visto que além de ter um limite de armazenamento o ambiente de guarda virtual é quase
infinito e com raros riscos de sofrer impactos pelo tempo ou pelo lugar onde fica armazenado.
Quanto aos documentos físicos, a decisão de destruí-los deve ser bem planejada e
registrado todos os dados contidos no documento a ser descartado. Antes de descartar qualquer
documento é importante estabelecer critérios para essa decisão, ou seja, é necessário ter clara a
justificativa de eliminar ou guardar cada documento escolar. Apesar de não existir uma legislação
escolar que ofereça determinação quanto ao tempo máximo ou mínimo para se guardar os
documentos recomenda-se estabelecer normas internas que possibilitem critérios para ter controle
sobre o assunto.
Importante ainda observar que no caso da documentação dos docentes e demais
servidores da escola, estes deverão ser armazenados conforme a previsão das legislações trabalhistas
e previdenciárias existentes no território nacional.
42
ATENÇÃO
Não há legislação escolar que determine o tempo máximo ou mínimo de
guarda de documentos. Por isso, é bastante recomendável gerenciar
adequadamente a guarda e arquivo de documentos da Secretaria Escolar.
Sugere-se que seja construída uma tabela com a finalidade de definir o tempo de guarda
dos documentos produzidos pelo estabelecimento de ensino, reunindo na tabela os grupos de
documentos escolares com o tempo correspondente de guarda. Na construção da tabela, devemos
levar em consideração a importância que determinado documento representa para resgatar os dados
e para recompor uma segunda via do Histórico Escolar, do Diploma ou Certificado, objetivando assim
a segurança e veracidade dos dados do estudante, a regularidade dos estudos realizados e a
autenticidade do documento.
43
4.Competência 04 | Compreender o Projeto Político Pedagógico, o
Regimento Escolar, o Conselho Escolar e o Grêmio Estudantil e as suas
funções como instrumentos normalizadores das ações na escola
Vimos até aqui, nessa disciplina, aspectos relativos aos processos de credenciamento
institucional e autorização de cursos, além de alguns esclarecimentos quanto as normas do calendário
escolar, avaliação, diário de classe e registro do livro de ponto. Tratamos ainda na competência acima,
a organização e expedição da documentação escolar. Chegamos na última competência dessa
disciplina e nela vamos tentar compreender melhor o Projeto Político Pedagógico, o Regimento
Interno Escolar, o Conselho Escolar e o Grêmio Estudantil.
Sigamos!
O Projeto Político-Pedagógico – PPP é o principal instrumento para planejamento e
avaliação da instituição.
É a partir desse documento que podemos definir o rumo, a intenção e os processos
pedagógicos e administrativos que serão realizados para cumprir metas, expectativas e objetivos
propostos pela comunidade escolar e local, ou seja é este documento que determina a identidade da
escola e indica os caminhos para a prática docente e a busca pela aprendizagem.
44
IV. As atividades escolares em geral e as ações didático-pedagógicas a serem
desenvolvidas durante os períodos letivos;
V. A Matriz Curricular específica e a indicação da área ou fase de estudos, com a
respectiva carga horária de cada curso;
VI. Os processos de avaliação, classificação, reclassificação, promoção e dependência,
sendo esta última, especificamente, para o ensino médio;
VII. O plano de acompanhamento dos programas de acesso, permanência e
desempenho dos estudantes;
VIII. A organização do ano letivo, atendendo ao disposto na legislação;
IX. As condições físicas e materiais, existentes e previstas, da instituição de ensino;
X. A inclusão da pessoa com deficiência e o modo como ocorre o atendimento
educacional especializado;
XI. A especificação de momentos de estudo, o planejamento e a avaliação para os
profissionais da educação;
XII. A forma de organização da hora-atividade dos profissionais docentes;
XIII. A Metodologia de diagnóstico e avaliação da organização do trabalho pedagógico;
XIV. O plano de desenvolvimento escolar.
Apesar do tema do PPP já ser amplamente divulgado e conhecido por grande parte dos
professores e demais agentes educativos, é também natural que ainda existam dúvidas sobre o
conteúdo deste documento tão importante para a educação, por isso vamos tentar ampliar a reflexão
sobre o assunto ao longo deste texto.
Para compreender o Projeto Político Pedagógico (PPP) é necessário ter sempre em mente
que se trata de um instrumento que reflete a proposta educacional da instituição de ensino. Desse
modo, torna-se documentação indispensável ao funcionamento escolar, portanto cada escola deverá
construir o seu próprio PPP tomando como referencial a Lei de Diretrizes e Bases da Educação
Nacional (LDB) mas também respeitando as especificidades da instituição e seus agentes.
Na elaboração do PPP podemos usar alguns critérios e estratégias que favorecem a sua
construção, a revisão, a disponibilidade e acessibilidade do documento a toda a comunidade escolar.
45
Uma vez construído, é preciso reconhecer que é um projeto aberto, inacabado por assim dizer, pois
a sociedade muda, a escola muda, as políticas e leis também podem mudar levando assim a
necessidade de alterar o PPP sempre que couber.
Salientamos que a construção do PPP poderá ser realizada a cada dois ou cinco anos,
cabendo revisar a partir das necessidades identificadas pelo corpo escolar ou a partir das mudanças
que possam ocorrer na escola e no ensino conforme já anunciado acima, respeitando sempre o marco
legal municipal, estadual e federal.
O resumo do PPP deve tomar como base as dimensões norteadoras das ações, objetivos,
metas, princípios e finalidades da educação. Desse modo, vale salientar que o nome PPP tem relação
com a ideia de abranger os conceitos de:
Projeto: por representar um plano concreto de propósitos e ações a serem efetivadas
com seus prazos e objetivos;
46
Político: por trazer uma visão de mundo e de sociedade que se deseja em sua intenção de
formação de cidadãos críticos, conscientes e responsáveis, capazes de intervir individual e
coletivamente na sociedade para torna-la cada vez mais justa e igualitária;
Pedagógico: porque determina e constitui atividades e procedimentos formativos
necessários ao processo de ensino e aprendizagem.
As dimensões acima são norteadoras na construção do PPP e favorecem na escolha da
direção e do percurso formativo para todos os envolvidos no processo educativo. Sendo ainda
importante ressaltar que a perspectiva participativo-democrática representa a sua força propulsora
desde a ação de construção do PPP, quanto ao conhecimento do seu conteúdo e as possibilidades de
revisão do mesmo.
Quanto a elaboração do Projeto Político Pedagógico será necessária que seja capaz de
contemplar no mínimo os seguintes tópicos:
• A missão da instituição formadora;
• A clientela ou público-alvo a serem formados;
• Os dados existentes sobre a aprendizagem desse público;
• A proposta de interação com as famílias;
• Os recursos humanos e estruturais disponíveis;
• As diretrizes pedagógicas escolhidas;
• O plano de ação a ser seguido.
47
Descrição: Um boneco segurando uma folha amarela.
Desse modo, podemos deduzir que Regimento escolar serve para reger o ensino e
subsidiar as normas cabíveis a formação na instituição escolar. Sendo assim um documento
obrigatório que apresenta as regras de funcionamento da instituição e deve ser conhecido
amplamente por toda a comunidade escolar.
A grosso modo, podemos dizer que ele prevê a partir de algumas regras quais são as
obrigações e direitos e deveres dos envolvidos no processo formativo. Além disso, o regimento vai
oferecer as informações sobre o funcionamento da escola.
O regimento é o manual elaborado de forma democrática sobre como todos os envolvidos
vão “vivenciar” a escola. Importante lembrar que alguns aspectos que compõe o regimento
obedecem às leis específicas da educação já existente, outros como já foi dito vão ser decididas
coletivamente por servidores docentes e técnicos e estudantes e suas famílias.
O regimento vai ter uma estreita relação com o PPP, visto que fundamenta as bases legais
de funcionamento da instituição escolar. O PPP estabelece as estratégias que vão ser usadas para a
formação durante o processo de ensino e aprendizagem formal.
As informações do que devem constar no regimento é extensa, pois cabe nesse
documento explicitar desde os níveis de oferta da educação na escola até a organização
administrativa, funcionamento dos órgãos colegiados, a atuação dos diversos setores, o calendário,
as normas para matrícula, cancelamento e transferência, as normas de convivência, as sanções para
os membros da comunidade escolar, as regras para utilização dos espaços, o sistema de controle de
frequência, as condições de aprovação e reprovação de alunos e os projetos especiais da instituição,
entre outras informações.
Depois de construído coletivamente, o documento final passa por aprovação do Conselho
Escolar e por homologação em um órgão regional da Secretaria de Educação Estadual ou Municipal.
É necessário verificar qual o local de registro do regimento aprovado pela comunidade, pois ele muda
de uma rede de ensino para outra.
48
Como o PPP, o regimento também requer a manutenção de uma abertura para possíveis
alterações que acompanham as mudanças na sociedade, nas leis e nas decisões da escola no seu
caminhar.
Outro aspecto já mencionado, mas que vale ressaltar, é o fato de que o documento deve
ser acessível e conhecido por todos os envolvidos e interessados, seja entregando uma cópiaimpressa
no ato da matrícula aos pais e aos estudantes, bem como em sites públicos da instituição. O
regimento nesse caso opera como um guia, um manual a ser consultado para as diversas ocorrências
escolares, quanto as medidas cabíveis nas diversas situações.
O Conselho Escolar tem suas ações respaldadas através do seu próprio Estatuto ou
regimento, que define e regula a quantidade de membros, as formas de convocação para as reuniões
ordinárias e extraordinárias, como é realizado o processo de renovação dos conselheiros, dentre
outros assuntos que competem a essa instância.
49
• Participação na construção do Projeto Político-Pedagógico;
Caberá ainda ao Conselho Escolar, ações como a análise e aprovação do Calendário
Escolar no início de cada ano letivo, analisar também as questões encaminhadas pelos diversos
segmentos da escola, propondo sugestões e acompanhamento da execução das ações pedagógicas,
administrativas e financeiras da escola. A atuação do conselho envolve ainda a mobilização da
comunidade escolar para a participação em atividades para promoção de maior qualidade da
educação.
50
escola com o objetivo de representar o seu corpo discente de forma livre e autônoma. Ele promove
o diálogo entre estudantes e os profissionais que atuam na unidade, como professores,
coordenadores e diretor. Além da defesa dos interesses do alunado, o grêmio também é responsável
por realizar atividades culturais e esportivas no ambiente escolar.
Figura 25 - Grêmio
Fonte: https://cultura.culturamix.com/blog/wp-content/gallery/gremio-4/GREMIO.JPG
Descrição: Três bonecos nas cores azul , na parte superior do lado esquerdo cinco estrelas e em baixo escrito na cor
amarela a palavra Grêmio.
A atuação do Grêmio Estudantil representa os interesses dos alunos nas reuniões dos
representantes de classe, do Conselho Escolar e da associação de pais e mestres (APM). É nesse
momento que ele pode levar as demandas estudantis para professores, direção e comunidade, além
de participar de decisões que impactam diretamente na vida da escola. Além de outras ações que o
51
grêmio costuma organizar relacionadas a cultura, esporte, cidadania e política, social e de
comunicação.
Vale salientar que a formação do Grêmio Estudantil ocorre por eleição organizada pelos
próprios estudantes.
52
Conclusão
Caro estudante, no transcorrer dessa disciplina tivemos a oportunidade de ampliar a
nossa reflexão sobre a escrituração escolar. Nesse percurso conhecemos um pouco sobre como é
feito o credenciamento, reconhecimento e autorização de cursos.
Estudamos aspectos da rotina da escola quanto a documentação do calendário escolar,
avaliação, diários de classe, além de registro de frequência dos profissionais que atuam na educação
escolar entre outros temas relacionados ao assunto.
Acreditamos que você tenha aproveitado essa oportunidade para conhecer também a
organização e expedição de documentos pedagógicos, saber mais do papel e atuação cotidiana do(a)
secretário(a) escolar.
Enfim, podemos ampliar ainda a reflexão quanto ao Projeto Político Pedagógico,
Regimento Escolar, Grêmio Estudantil e a importância e função desses documentos e representação
na escola.
Desejamos que tenha sido uma oportunidade de ampliação de conhecimento, que
continua no ambiente, fóruns e avaliações, bem como nas leituras desse e de outros materiais sobre
o tema.
Que você tenha muito sucesso nesse caminho de aprendizagem e desenvolvimento
pessoal e profissional!!!
53
Referências
FREITAS, Olga. Administração de materiais. Brasília: Universidade de Brasília, 2009. 80 p. ISBN: 978-
85230-0980-9
MEDEIROS, João Bosco. B.; HERNANDES, Manual da secretária. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2004.
Manual do secretário escolar / Secretaria da Educação Básica do Ceará – Fortaleza: SEDUC, 2005 ISBN-
85-373-0043-8
MEC/SEB. Cadernos do Programa Nacional de Fortalecimento dos Conselhos Escolares. Brasília, 2004,
10 volumes.
SAVIANI, D. Da nova LDB ao novo plano nacional de educação: por uma outra política educacional.ed.
São Paulo: Autores Associados, 2004.
SERPA, A.L. Escrituração escolar: Curso Técnico em Secretaria escolar: Educação a distância / Almir
de Lima Serpa. – Recife: Secretaria Executiva de Educação Profissional de Pernambuco, 2018.
http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/manual_secretario.pdf
http://www.se.df.gov.br/wp-conteudo/uploads/2018/02/Manual-da-secretaria-escolar- 02out18.pdf
http://portal.mec.gov.br/docman/fevereiro-2016-pdf/33731-07-disciplinas-ft-se-caderno-12-
legislacao-escolar-pdf/file
54
Minicurrículo do Professor
55