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Conteúdo
Programático
● O que é Secretariado Escolar?.................................3
● Práticas de Secretariado……………………………...4
● Administração escolar………………………………...7
● Manual da secretaria escolar……………………….14
● Diário de classe………………………………………52
● Atas de resultados finais…………………………….56
● Requisitos legais de um secretário………………...57
● O secretário escolar na rede pública………………58
● A secretaria e suas interações……………………...60
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O que é Secretariado Escolar?
O setor de uma escola que cuida dos serviços de secretaria (matrículas, boletins,
documentos e arquivos escolares, atendimento à comunidade escolar, serviços
administrativos em geral etc.) é Secretariado Escolar e o responsável pelo setor é
chamado de secretário escolar.
Neste curso, o aluno irá aprender quais as práticas desenvolvidas pelo secretário e
o funcionamento de uma administração escolar, assim como qual o perfil de um
secretário, qual seu papel dentro da escola e quais são seus deveres.
O que faz um secretário escolar?
É o profissional que atua na gestão de registros e documentos escolares a auxilia
toda a gestão da escola, operacionalizando processos de matrícula e transferência
de alunos, organização de turma e registro de histórico escolares dos estudantes.
Além disso, controla e organiza arquivos com registros da vida acadêmica dos
alunos, atua com processos de registro de conclusão de cursos e colação de grau,
registro em atas atividades acadêmicas específicas, presta atendimento ao público
da comunidade escolar, controla e organiza arquivos com a vida acadêmica dos
estudantes, informa e orienta o corpo docente a respeito da organização e
funcionalidade de diários de classe etc.
Quais características um secretário escolar deve ter?
Por ter uma rotina bem agitada e intensa, a secretaria escolar precisa de um
profissional atento em suas atividades. Iniciativa, educação, bom senso,
organização e, acima de tudo, ética profissional, são algumas das características
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que o secretário escolar deve ter para bom funcionamento de sua função.
Práticas de secretariado
A secretaria escolar é de suma importância para o bom funcionamento da escola,
cabendo-lhe a organização e preservação de toda a documentação. É cheia de
demandas e atribuições e um sistema de gestão escolar é uma ferramenta
imprescindível para dar conta de todo esse fluxo.
Sua ampla função a colocar em relação direta com diferentes áreas de atuação da
unidade educativa, exigindo interação com todos os envolvidos no trabalho escolar,
pois seus objetivos são atingidos através do trabalho coletivo.
Compete ao Secretário Escolar:
● Conhecer o Projeto Político-Pedagógico (PPP) do estabelecimento de ensino;
● Cumprir a legislação em vigor e as instruções normativas emanadas da
Secretaria de Estado da Educação (SEED), que regem o registro escolar do
aluno e a vida legal do estabelecimento de ensino;
● Distribuir as tarefas decorrentes dos encargos da secretaria aos demais técnicos
administrativos;
● Receber, redigir e expedir a correspondência que lhe for confiada;
● Organizar a manter atualizados a coletânea de legislação, resoluções, instruções
normativas, ordens de serviço, ofícios e demais documentos;
● Efetivar e coordenar as atividades administrativas referentes à matrícula,
transferência e conclusão de curso;
● Elaborar relatórios e processos de ordem administrativa a serem encaminhados
às autoridades competentes;
● Encaminhar à direção, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser
assinados; 4
● Organizar e manter atualizado o arquivo escolar ativo e conservar o inativo, de
forma a permitir, em qualquer época, a verificação da identidade e da
regularidade da vida escolar do aluno e da autenticidade dos documentos
escolares;
● Responsabilizar-se pela guarda e expedição da documentação escolar do aluno,
respondendo por qualquer irregularidade;
● Manter atualizados os registros escolares dos alunos no sistema informatizado;
● Organizar e mantes atualizados o arquivo com os atos oficiais da vida legal da
escola, referentes à sua estrutura e funcionamento;
● Atender à comunidade escolar, na área de sua competência, prestando
informações e orientações sobre a legislação vigente e a organização e
funcionamento do estabelecimento de ensino, conforme disposições do
Regimento Escolar;
● Zelar pelo uso adequado e conservação dos materiais e equipamentos da
secretaria;
● Orientar os professores quanto ao prazo de entrega do livro Registro de Classe
com os resultados da frequência e do aproveitamento escolar dos alunos;
● Cumprir e fazer cumprir as obrigações inerentes às atividades administrativas da
secretaria quanto ao registro escolar do aluno, referente à documentação
comprobatória, de adaptação, aproveitamento de estudos, progressão parcial,
classificação, reclassificação e regularização da vida escolar;
● Organizar o livro-ponto de professores e funcionários, encaminhando ao setor
competente a sua frequência, em formulário próprio;
● Comunicar imediatamente à direção toda irregularidade que venha ocorrer na
secretaria do estabelecimento;
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● Participar de eventos, cursos e reuniões sempre que convocado – ou por
iniciativa própria, desde que autorizado pela direção – visando ao
aprimoramento profissional de sua função;
● Organizar a documentação dos alunos matriculados no ensino extracurricular
(CELEM – Centro de Línguas Estrangeiras Modernas, Atividades
complementares no contraturno, CAICs – Centro de Atenção Integral à Criança),
adequando conforme oferta do estabelecimento;
● Fornecer dados estatístico inerentes às atividades da secretaria escolar, quando
solicitado;
● Participar da avaliação institucional, conforme orientações da Secretaria de
Estado da Educação (SEED);
● Zelar pelo sigilo de informações pessoais de alunos, professores, funcionários e
famílias;
● Manter e promover relacionamento cooperativos de trabalho com seus colegas,
com pais e alunos e com os demais segmentos da comunidade escolar;
● Participar das atribuições decorrentes do Regimento Escolar e exercer as
específicas da sua função.
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Administração Escolar
O administrador escolar atua junto ao corpo docente e discente das instituições de
ensino, coordenando as práticas pedagógicas, acompanhando e analisando o
desenvolvimento do currículo, sendo o responsável legal e administrativo pelo
estabelecimento.
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O que faz um administrador escolar?
Para colocar isso em prática, o diretor precisa promover projetos que incluam a
participação mútua da escola e da comunidade, e se alimentar das ideias de sua
equipe através de debates e reuniões. Essa liderança precisa ser firme e buscar,
sempre, a união do time, sem esquecer de que muitas opiniões diferentes podem
potencializar a criatividade e trazer melhorias nos processos do saber oferecidos
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pela escola, ou seja, é um fator positivo.
Já para o professor Henrique Paro, da Faculdade de Educação da USP, na escola
básica o caráter mediador da administração escolar deve dar-se de maneira que,
tanto as atividades-meio – direção, serviços de secretaria, assistência escolar e
atividades complementares, como zeladoria, vigilância e atendimento de pais e
alunos – quando a própria atividade-fim – relação ensino-aprendizagem,
predominante da sala de aula – estejam impregnadas dos fins da educação. Caso
contrário, o resultado pode ser burocratização da atividade escolar por inteiro.
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Organização na educação infantil
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Secretaria escolar
Porta de entrada da escola para a comunidade externa, é também produtora e
guardiã da memória e documentação escolar, de seus alunos e professores, e
garante o controle de toda a situação escolar, pois é através dela que depende o
bom ou o mau funcionamento da organização escolar.
É o centro das atividades administrativas e pode ser considerada como base para
uma eficiente gestão escolar.
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É de responsabilidade da secretaria:
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Atribuições da secretaria escolar
São atribuições da secretaria escolar:
● Assistir os órgãos de administração, a direção, a equipe pedagógica, o corpo docente,
os funcionários da escola e pais e alunos;
● Proceder à matricula escolar dos alunos;
● Controlar e guardar livros registro de classe, livro-ponto e documentos pertinentes às
rotinas da escola;
● Manter os registros atualizados dos prontuários dos alunos, professores e
funcionários;
● Manter em dia o arquivo e os registros das fichas de avaliações e fichas individuais
dos alunos, por período letivo, de acordo com o regimento escolar;
● Fazer o controle das ocorrências diárias da escola: falta de funcionários, professores e
alunos;
● Representar o estabelecimento de ensino nas relações entre a escola e a comunidade
escolar;
● Expedir e assinar documentos previamente solicitados: declarações, históricos
escolares e outros;
● Encaminhar ao órgão competente os documentos de rotina e outros que forem
solicitados;
● Executar a redação e a gestão de correspondência;
● Organizar, preparar e agendar reuniões e assembleias;
● Elaborar atas de reuniões;
● Controlas as chamadas telefônicas recebidas e realizadas;
● Articular a comunicação interna – divulgar as informações pertinentes recebidas;
● Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
● Manter os quadros estatísticos da escola em dia;
● Manter atualizados e organizados os arquivos de legislação e da vida da escola;
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● Manter afixado em edital os atos oficiais do estabelecimento de ensino.
Secretário escolar
Atividades Atribuições
Realiza o Atende a comunidade externa e interna: pais, alunos, professores, diretores, contadores,
atendimento coordenadores, servidores representantes de órgãos públicos em geral.
Efetiva registros escolares e processa dados sobre matrícula, escrituração escolar dos
Conduz o alunos, fichas individuais, históricos escolares, certificados de conclusão de curso,
expediente transferência, censo escolar, entre outros.
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Auxiliares de secretaria escolar
Rotinas da secretaria
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Organizando o ambiente de trabalho
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➔ Elaborar instrumentos de controle de gestão que contribuam para a melhoria e
eficiência dos serviços de escrituração escolar;
➔ Registrar e tratar dados estatísticos, analisando-os e interpretando-os em
tabelas e gráficos;
➔ Manter o diretor informado sobre o prazo de validade dos atos autorizativos dos
cursos, respeitando os prazos de solicitação de renovação estabelecidos de 120
(cento e vinte) dias antes da data de expiração dos atos (Resolução nº 485/2009
– CEE/PA);
➔ Lavrar atas de resultados finais e de outros processos de avaliação.
➔ Realizar registros na documentação geral da escola e do aluno de forma legível,
sem rasuras, falsificações e incorreções, assegurando, assim, a confiabilidade
dos documentos.
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IMPORTANTE
1. Consideram-se incorreções: divergências entre nomes, datas, locais lançados
nos documentos escolares, abreviações de nomes e lançamentos de
frequências e notas equivocadas;
2. Consideram-se falsificações: adulterações de dados escolares;
3. Consideram-se rasuras: riscos, corretivos e raspagens sobre a escrita ou sobre
os dados da escrituração escolar.
RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES
1. Transcrição fiel do documento originário;
2. Documento legível sem rasuras e incorreções;
3. Os espaços não preenchidos dos documentos escolares devem ser encerrados
com um traço para evitar falsificações;
4. Nos espaços destinados às observações devem ser registradas as informações
mais significativas, não previstas no formulário;
5. Documentos oficiais da escola serão assinados pelo diretor e secretário
habilitados para a função, com os respectivos carimbos;
6. Responsabilidade e competência na assinatura do documento escolar;
7. Manter cópia do documento expedido;
8. Manter livro de controle para entrega de documentos;
9. Documentos pessoais em original não devem ser retidos na escola.
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O dia a dia na secretaria
A secretaria escolar é importante na dinâmica de uma escola, pois é através dos
registros escolares lançados corretamente que são verificados:
● Os direitos de um candidato à matrícula;
● A regularidade da vida escolar;
● O desenvolvimento da aprendizagem de um aluno;
● O acompanhamento pedagógico;
● Os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de
conclusão.
A secretaria representa, perante a comunidade, o órgão de maior importância na
produção e organização para dentro e fora da escola. Para isso, é recomendado:
● Deixar a mesa sempre em ordem, sem excesso de papeis;
● Manter os equipamentos em condições de uso e em seus devidos lugares;
● Manter a atenção redobrada quando estiver conferindo a documentação escolar;
● Evitar idas e vindas ou levantar-se a todo momento, ausentando-se do ambiente de
trabalho;
● Não perder a calma diante de situações difíceis;
● Evitar choque de opiniões; sempre chegar a um consenso;
● Cumprir e fazer cumprir as determinações de superiores hierárquicos;
● Distribuir as tarefas inerentes à secretaria entre os auxiliares;
● Iniciar o dia com tarefas mais demoradas que exijam maior esforço físico e/ou mental;
● Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do diretor;
● Apresentar ao diretor, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser assinados;
● Atender ao telefone dizendo o nome do estabelecimento de ensino e seu nome, com
nitidez, repetindo tantas vezes quanto necessário até que seja compreendido. Nunca se
exaltar ou responder com impertinência a quem quer que seja;
● Deixar disponível, junto ao telefone, caneta e bloco de anotações.
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Organização e funcionamento de uma secretaria escolar
ATENÇÃO: as estruturas devem ser organizadas por ordem cronológica, sem que
as vigentes devem vir em primeiro lugar.
É importante que em cada ato revogado seja registrado, em destaque, o ato que o
revogou.
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Legalização das instituições de ensino
Uma das funções do secretário escolar é estar atento quanto aos prazos de
validade dos atos de legalização das escolas, comunicando estes ao diretor.
O Conselho Estadual de Educação do Pará (CEE/PA) elaborou a Resolução nº
485/2009 que orienta o credenciamento de instituições escolares e autorização ou
renovação de autorização de cursos.
Assim como todo arquivo, é o lugar onde são guardados, de maneira que possam
ser encontrados com facilidade, os documentos que comprovam o registro dos
fatos relativos à vida escolar dos alunos e da instituição de ensino. E o
responsável por este arquivo é o secretário escolar, que deve organizá-lo de
forma que possa ser consultado com facilidade.
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Arquivo escolar: o que contém
Arquivo ativo
1. Pasta individual do aluno, contendo:
● Requerimento de matrícula do ano em curso;
● Ficha de matrícula;
● Certidão de nascimento ou casamento;
● Ficha individual;
● Histórico escolar (quando houver estudos anteriores);
● Declarações;
● Foto 3x4;
● Título de eleitor, quando maior de 18 anos e com comprovação de voto da
última eleição;
● Contrato de prestação de serviços educacionais, quando da instituição
privada;
● Atestados médicos (quando houver);
● Requerimentos diversos;
● Qualquer outro documento referente à vida do aluno conforme as normas da
instituição;
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2. Relatório anual das atividades;
3. Censo escolar;
4. Diário de classe;
5. Calendário escolar do ano letivo em curso;
6. Livro de matrícula (quando esta não for informatizada);
7. Livro para registro de certificados e diplomas;
8. Livro para registro de atas de resultados finais e atas especiais;
9. Pasta contendo a legislação do ensino atualizada;
10. Pasta de correspondência recebida e expedida;
11. Regimento escolar;
12. Projeto pedagógico;
13. Plano de trabalho anual;
14. Registro de frequência do pessoal.
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Arquivo passivo
Todos os documentos indicados no arquivo ativo, relativo a anos anteriores.
Condições para funcionamento
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O acesso à escola: matrícula
Atenção!
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Irregularidades na documentação escolar que podem ser identificadas:
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Transferência
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Casos de transferência
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Currículo: Base Nacional Comum (art.26 da LDB)
Atenção!
A partir do 6º ano é obrigatório a inclusão no currículo de uma língua estrangeira.
O ensino religioso é obrigatório no ensino fundamental para a escola pública e
optativa para o aluno.
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Documentos escolares
Documento eventual: aquele que tem vida curta e serve apenas para
documentar ou comprovar um fato eventual e circunstancial. Após seu uso será
arquivado com cópia para o interessado. Exemplo: declaração, portaria disciplinar
etc.
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Lembrete:
Compõem a vida escolar do aluno os documentos que são guardados na pasta
individual, anteriormente citada.
A pasta individual será organizada por série/ano, modalidade, nível, turma, turno e
por ordem alfabética.
Saiba mais sobre os documentos escolares:
1. Ficha de matrícula
Documento individual que será preenchido no momento em que for efetivada a
matrícula do aluno na escola. Deverá conter todos os dados pessoais do aluno,
inclusive endereço completo, telefone e e-mail.
Atenção!
Desde 2005 a ficha de matrícula deve trazer campo para indicação de cor e raça.
2. Ficha individual
Documento anual obrigatório, no qual deverá constar: ano civil, nome do aluno,
série/ano, etapa, nível, turma e turno que está cursando, indicando nota, conceito
ou resultado da avaliação diagnóstica, média para aprovação e, ainda, apuração
anual de frequência do aluno.
Deve conter espaço para dados pessoais, tais como filiação e endereço, e para as
observações e ocorrências que se fizerem necessárias. Além disso, deve conter
registros das doenças que exijam o conhecimento e encaminhamentos pela
escola, como: diabetes, hipertensão, epilepsia, doenças do coração, alergias etc.
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3. Ata de resultados finais (rendimento e frequência)
Documento onde é registrado o resultado final da situação do aluno no ano letivo,
sendo o documento que legitima a vida escolar e que servirá de base para
expedição do histórico escolar e guia de transferência.
4. Histórico escolar
Documento individual que registra toda a vida escolar do aluno, indicando as
séries/ano, ciclos ou etapas cursadas, rendimento e frequência.
Este também é o documento oficial para efeito de transferência.
5. Declaração
Documento eventual que atesta o resultado final obtido pelo aluno para efeito de
matrícula, até a emissão do histórico escolar. Pode servir, também, como atestado
de matricula ou outra finalidade.
6. Certificado ou diploma
Documento que comprova o término do nível ou modalidade de ensino.
Forma de organização:
Todos estes documentos devem ser organizados por ordem cronológica e
arquivados na pasta do aluno.
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Atenção!
Somente escola credenciada com curso autorizado pelo CEE poderá expedir
Certificado e Diploma.
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Documentos de gestão escolar
Vários são os documentos que circulam dentro de uma escola, tanto os que se
referem à vida escolar dos alunos, quanto os que dizem respeito diretamente à
escola. Todos eles são essenciais para que a escola possa ser legalmente
constituída.
Entre os documentos que são importantes para que uma escola exerça sua
função estão:
● Projeto pedagógico
Também chamado de Proposta Pedagógica, trata-se de um documento, de gestão
de longo prazo, que detalha objetivos e metas, bem como as ações do processo
educativo a ser desenvolvido na e pela escola. Ele trará a concepção pedagógica
que orientará a ação educativa da escola, definindo os rumos, a intenção e os
processos que a escola utilizará para alcançar suas metas.
● Regimento escolar
É a lei maior da escola. Representa um pacto educativo que se firma entre o
sistema estadual de ensino, a escola e a família, devendo ser do conhecimento de
toda a comunidade escolar.
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Perfil do secretário escolar
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A ética profissional no trato de todo esse trabalho administrativo é
importantíssima. O padrão ético-profissional é definido a partir da compreensão de
pessoa e sociedade.
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Diário de classe
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Atribuições no preenchimento do diário de classe:
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3) Crie um sistema de código para o preenchimento
Muitas vezes, para que o relatório escolar não seja muito extenso, as tabelas
oferecem espaços limitados para o preenchimento das informações. Como nem
tudo pode ser preenchido com um “x”, ou o professor certamente terminará o
semestre atrapalhado, é interessante elaborar um sistema de códigos para este
preenchimento.
As faltas também devem ser anotadas previamente a lápis. Assim, caso alguma
falta precise ser abonada, o diário não será rasurado.
No mais, esteja sempre atento às regras da instituição para que o preenchimento
do relatório escolar não tenha equívocos.
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Ata de resultados finais
Atenção!
1. A Ata de Resultados Finais deve ser elaborada pelo secretário escolar/chefe de
secretaria, em conformidade com a relação nominal dos estudantes, na ordem
em que aparecem no diário de classe.
2. A nomenclatura das áreas de conhecimento ou componentes curriculares deve
ser registrada conforme o estabelecido na matriz curricular aprovada.
3. Os espaços em branco devem ser anulados.
4. Deve ser conferida e assinada pelo diretor e pelo secretário escolar/chefe de
secretaria, cabendo-lhe inteira responsabilidade por estes atos 56
Requisitos legais de um secretário
Exceções a essas normas são previstas onde haja carência de pessoal habilitado.
Nestes casos, a função de secretário pode ser exercida por professor primário que
preencha as seguintes condições:
1) Tenha título de professor expedido por estabelecimento credenciado;
2) Tenha curso de treinamento ou aperfeiçoamento de secretário; e
3) Seja aprovado em exame de suficiência.
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As atividades da secretaria envolvem, também, as três áreas de responsabilidade
do quadro a seguir:
Inspeção ou ● Colaboração
● Apresentação de situações para ratificação ou retificação
supervisão
● Presteza de informações
Pais e comunidade em ● Busca de soluções
geral ● Respeito ao sigilo profissional
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Levando-se em conta as atribuições de produção e guarda da documentação e de
atendimento a todos os componentes da comunidade escolar, inclusive da
comunidade externa, a secretaria deve localizar-se em lugar acessível, mas não
devassado.
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Referências bibliográficas:
http://blog.costaatacado.com.br/relatorio-escolar-saiba-como-preencher-diario-de-
classe/
http://www.race.nuca.ie.ufrj.br/ceae/m3/texto3.htm
http://secretariaescolardocinho.blogspot.com/2009/10/sao-deveres-da-secretaria-e
scolar.html
https://barcelonasuperficies.com.br/blog/administracao-escolar/
http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/manual_secretario.pdf
http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conte
udo=1464
http://use16.blogspot.com/2013/01/manual-de-orientacao-do-secretario.html
https://educacaoprofissional.seduc.ce.gov.br/images/material_didatico/secretaria_
escolar/secretaria_escolar_escrituracao_escolar.pdf
http://cevivendoeaprendendo.blogspot.com/2016/06/a-secretaria-escolar-organiza
cao-e.html
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